eee dis] von. [E]_ weve [] DecENTE CRORES os a — a ‘Thre Nol como carat el expedite, nee come he cep HOJA DE RUTA WL DESTATARIO [FECHA RECON, ReUTENTE 7 7INFORME 00190-2019-MINEDU/VMGLDIGEGED-DIFOCA |, A JOSE CARLOS DANIEL VERA CUBAS JEFE-ORECTOR-DIRECCION GENERAL DE GESTION 1§ DBESCENTRALIZADA Ces De LILIANA MAGALY VARGAS MALLAUPOMA Asunto |INFORME FINAL DE RESULTADOS DEL CURSO VIRTUAL: MEJORA DE PROCESOS PARA LA GESTION DE LAS DRE Y UGEL Focha SUEVES, 03 DE OCTUBRE DE 2019, Es grate igo a usted on relacén al documento de la oferancia, afin de sfaar lo siguiente: |. ANTECEDENTES 44. De conformidad a lo establecido en al atiulo 170 del Reglamento de COrganizacion y Funcones ~ ROF del Ministerio de Eduoacon (MINEDU), Ia Direccién de Fortalocmionto de Capacidades (OIFOCA) es la unided orgénica responsable de otlentar et fortalecimiento y desarrollo de capacidades: de personal de las Dieocones Regionales de Educacn (ORE), 0 las que hagan tus veces, y de las Uniadas de Gestion Educatva Local (UGEL), bajo enfoque de gestion por resultados, 412. En el mes de septiembre det alo 2018, la Diecciin do Apoyo a a Gestion Edueatva Desceniralzada (OAGED) y la DIFOCA, coordinaron el desarolo de isefo @ implamentacion del curso de Mera ce Proceso para la Gast do las DRE y UGEL, en el marco dl proyecto de sinplficacién administrative para las DRE y UGEL. ANAUISIS 2.4. De las condiciones previas al disefio Durante as acciones de planiicacion para el desarrlo del curso de Wejora de Procesos para la Gestién de las ORE y UGEL. los equpos de la DAGED y la DIFOCA asumiron os siguientes acuerdos Ex Pert PrimeroH + Designacion de responsables para la coordnacén de curso: Se cesigné a las ‘especiastas Cara Bravo y Mariela Mosqusia dela DAGED. + Desarrollo det csefio del curso sin wituazacén para esta primera versién, con royeccién a una segunda ec con recursos vtualzados. + Seleccién de un expero tematico para la elaboracin de los contenidos det curso y capacitacion de lo tutes: Se contrats al Ing, Luls Aberto Pérez Paodes, exprto en process. + Desarrolo de un programa de capaciacén sobre mejora de procesos para selecion de los especiatsias designados come tutores del curso para Ia formacin tomatic dl curso, 1+ Selecsén de forma evaluada, de 10 tutores expertestemiticos an melora de procesos. 1+ Eleceén de 54 procedimientos sdministatvos que serin asignados @ lac GED invtadas a patciparen el cureo, como parte del mapeo que se requerla recoger 22. Disefo del curso ‘Durante esta etapa se elabord la mala curicular, se estableieron las fechas d& fjecucén, la modalidad y ol sistema do ceriicacion del curso. La estuctura ‘metodoligica,procedimently de evaluacon del curso fe la siguiente “TCurse de Wejora de Procesos para la Gastién de las ORE y| UGEL | ' Mdaldad Sem presencia [— Contour af registro y modelo de procedimienios adrinistatvas Objetivo para generaclén de propuestas de mejor. | | Nombre ‘Competncis one: en prictca hetramientas para el registio de informacion y ‘modelad de los procesos asignados (AS Is) ¥a parti > ebo aplicar | teonicas para la mejora cel proceso (To Be). Competencia | yDesemPei© | Sesempeno | tis la metodologiay herramientas de a getén por pocesos para deer planter la majors de procaeoe. ‘+ Espocaista do planifieacin de las DREIGRE y USEL. Pablica + Especaisa de rcionatzaciin de tas OREIGRE) UGEL | Objetivo _—*Especialista a cargo 0 responsable del procedimionto asignado dolas OREIGRE y UGEL | ‘Alcanco -—*_-62IGED (OREIGRE/UGEL) convocades, {54 Procesos administatvos por mapear Saimetser Ex Pred Primero]eco Sienpe Inielo fin * Del 04 Febrero al 10 de Juno de 2019 Desde la DAGED, se realza la implomentacién del Proyecto de ‘Simpiicacin de Procedimienlos Administatves para fas UGEL y DRE, con el objeto de eiminar y dsminur las exigencies y | formatidades innecesarias, simptcar actvidades, requisites y costos “nnecesarios que venen asumiendo tanto et sector eduealén como | Joe usuarios © acministracos. Les scciones que plates el proyecto, considera la simpiicacion, rnormalzacion y documontacin de procedimontos conf nadad de brindar alas instancias educativas regionals y locales horamientas para una mejor gestién. En ese sentido, ol Curso de Uejoca de Procesos para la Gestion de las DRE y UGEL, se orienta a contribu al registro y modelado de 4 procedimientos. administravs, asigrados a cada insttucién de gestiin educatva descontaizada, {que aporta al rabajo de simpiticacon que reaiza la OAGED. Justieacion Las sesiones se desarrolaron en res momentos diferencias: 1. Aprendo: En esta fase se realizé la revisén y estudio de recursos vituales donde se presentaron los temas por cata Sesion, Para esta fase se constero documentas de lecture y Videoconferencias que fueron presentados postrormente ‘ome videos de contenido dela eon. 2, Profundizo: En esta fase se puso en pritca los conocenientos adguidos en la fase anterior y resoieron el | ‘lercicio que presenta un caso con preguntas abieas que | —— fespondieron, Para. relorzar 10 aprendkdo reckés | (calmer ses cops | | 8. Apo: En ea fas eran acide de apeacn | Seen acts "oe eaten i See ‘acompartamiento del tutor El trabajo realzado. en grupo, | Se cual ‘wogeivarene’ al "mataeee | Drocodimients asignades ya propuesta. de mojra_ Se | Sacer conte rr toons hese apes Sate sone ee a PTE Ye ‘+ Sesion 1 Marco Normative y mapa de reaciones ‘+ Sesion 2: Mapa Cross funcional Peni Pameno|+” Seaibn 3 Diagrama de jo. {Sesion 4 Tatler de creacion de mapas de procescs. Contos dt module Médulo I: Mejora de procesos (TO BE) ‘Sesion 5: Analisis paral mejora de procesos. | + Sesién 6: Técnicas para las mejoras de procesos. + Sesién 7: Tale de Mejora de procosos y contoles © implementactn de las majoras. Cont del maul I Sesién de cierre | a" "Encuesta de satstaccion jones de colaboraciin ene los | | raj eatbratie: Sons | | paripones de la ORE y UGEL segn ls sesines dl crs. S | | | Eases etn nono enc ts nb sso | | Sian etme caso us sane 2-88 8] | crterion de_|eadaln a 6% do cain fal Jl as, Dela eines | | precenale) oe tbsjoe combos equvalan a2 | fovaluacion Controle: Al fnaizar cada médulo, se plantea un cuestionario con preguntas sobre los confandos decerolados durante las sasionos | de los méduos. Esta evaivacién equivalia al 10% de la calficacion | final del creo. [Para realizar el seguimianto a la partcipacion se hizo uso de una ‘matrz que contenia los datos de is paricipanies y las actividades (que formaban parte dal curso, esta matiz era lonada con los datos | | ie la plataforma Edualonios Regiones, mansajes de ls tutores al (correo cfocamptamal.com y a tabla compartida con os tutores dal [Para ol acompafamienio de les parcipanies se conl6 con la) Seguimiento paticipacon “de 10 tore. espotaltas do DAGED, quines | YMonitoreo. desarolaron los siguientes roles Implementade . acompaftamiento al partipante duranie la implerentacin de + Asetoriatécriea sobre los trabajos colaberatwos y eericos| individuaes. ‘+ Evaliar los trabajos colaborativos. + Subir caifcaiones alae y platforms, * Bindar orientacon y absoler dudes y consutas @ los paricjpanes sobre proceso formato ‘riterios de Certieado. Aprobado con calicacion mayor o igual # 13,5 y haber certficaclén desarolado las actividades oblgatorias (controls, ejercicios y TEL Pend Pemaero|‘wabojos colaboratves) CConstancia de partcipacién: Ha cumplido con el desarrolo de les actividades oblgatoias (contoles, ejercios y trabajos colaborativos), pera no aprabs | Mota det” "6036 de parities learn la cariicacion dt curso, j 23 24 CConvoeatoria inscripcién on ol curso Para la convocatoria de partcpacon del curso de Mjora de Procesos para ka GGstn de las ORE y UGEL, sereaizaron las siguientes accones: ‘Se emis el Ofco Miliple N" 001-2018-MINEDLIVMGL-DIGEGED DIFOCA, e fecha 15 de enero del 2019, a través det cul se inv a las OREGRE y @ las UGEL de cada capital de Ia regio, a insenirse en el curso. En este ofico ‘se comunicé también los procesos atminisratves que fueron asigrades 2 ada entidad para coniderarios en el desarolo del curso. ‘Se convocd a 62 IGEDS prlorzadas, de las evales no partiparon la. DRE ‘Ancash, UGEL Maynas, UGEL lea, UGEL Cusco, UGEL Tumbes y UGEL Huancavelca ‘A solictud dla DAGED, se inv postariormente al inicio del curso a4 IGEDs (UGEL ilo, UGEL Chincha, UGEL Oxapampa, UGEL Daniel A. Carin, En total se cont con 60 IGEDs insortas enel curso, Dea implementacién dol curso ‘Se ealizaron las quienes actividades princpales de acompariamieno: Matriz de datos: Se cont6 con une matiz que contenia los dates de fs paticpantos y las actividades que formaban parte del curso; a cual se ‘actualizaba al termino de cada sesin, rgistrandose el cumplmiono do las actividades oblgatoriss. ‘Comunicacién por correo electrénico: Para las comunicaiones con tos tutores y atencién a los. partcipantes, se contd con @ core #lel-|a[alol= 36 [17 | |] a7 | | 9 |e] os ie) 34. 32, 33. 44 42, CONCLUSIONES Com la relizacién del mapeo de 100% de los procecimiontos asignados (64) por la DAGED se alcarzd el objetivo del curso, el cual e served ce insuno para ia simplicacion de procedimiantos administrative. Este resutado se ve fefljado en la meta alcanzada con el 56% de partcipantes aploe para catiearse y un 4% que rec constancas de partzipacion Enive ls principales dfcutades identiieadas por los patlpantes dels, fencuenta i referda a la fata de ecompafiamiento oporuno de parte do fs {utores. Asimismo, se reportaron problemas de conetividad que afectaron o ‘manejo dela plataorma Una de las principales foalezas del curso, es que se contaba con tutors especiaizads en el toma y responsables de asegurar un buen proto como resultado de los entrogabes. Elo fue manfestado on las encuestas donde Indioaban la buena actiud para absoWver sus dias y consuls para la ccomprension de los conteidos. RECOMENDACIONES Reatzar toda adaptacién 0 mocticacién del contenido del curso en la etapa do diseo afin de evar Iconsstencias durante Ia implementacion, Asinismo, 9° recomionda la contratacion de un experto con experiencia en el sector feducacién para la elaboracion de los contenides, a fn de acagurar el Planteamiento de ejemplos pertinentes 2 a realidad del partcpante, que permita que se identiique con los temas del curso Realzar una inducsin vitual o generar un tutorial que orierte a los paricipantes en la navegabildad dol aula vitual y reconecimionlo de 1s documentos orentadores que siempre deborin revsar, para asogurar que ‘conozzan las actividades del curso, TEL Peed Primero,Sea & Bindar sesiones semipresenciales, por tratarse de procesos fcrmatvos de fivel téeico, sustentado en el elevado porcentaje de partepantes que ‘xpresaron satisfacién con la etrategia metodoiogica aplceda por los tures fen las sesiones presenciales que two el cuts, rsaltando el itrcambio de ‘experiencia la exposicn de contenidos de os tutors. 44. Gonerar mejras en la platform Edutalontos Repiones de fara que se pueda oblener reportes automdtcos para evar un seguimiento manval de ceumpliiento de actividades del curso. 45. Se recomionda reir et presente informe y ol anexo adjnto ala Direccén Generel de Gestion Descenraizada, para los fines y scciones que estime pertinent Es tod cuanto debo informar para su conociientoy fines correspondents. cxaceer E.Pend Peimero|