Los documentos desempeñan un papel fundamental en las organizaciones.

Son elementos clave

para la comunicación, el almacenamiento y la transferencia de información dentro de la empresa.
La importancia de los documentos radica en que:

Registro de información: Los documentos son utilizados para capturar y registrar información
relevante para la organización, como acuerdos, contratos, informes, políticas, entre otros.

Comunicación: Los documentos facilitan la comunicación interna y externa dentro de la

organización. Permitir transmitir instrucciones, compartir conocimientos, realizar consultas y
mantener un registro de las interacciones.

Toma de decisiones: Los documentos proporcionados la base para la toma de decisiones

informadas. Al contar con información precisa y actualizada en los documentos, los líderes y los
equipos pueden evaluar diferentes opciones y seleccionar la mejor estrategia o curso de acción.

Cumplimiento normativo: En muchas industrias y países, existen normas y normativas que

requieren la documentación adecuada. Los documentos ayudan a cumplir con estos requisitos

Documentos personales: Esto incluye documentos como certificados de nacimiento, pasaportes,

tarjetas de identificación, licencias de conducir, documentos de seguro, registros médicos y otros
documentos personales importantes. Los procesos para su administración pueden incluir solicitud,
emisión, renovación y archivo seguro.

Documentos legales: Incluyen contratos, testamentos, poderes notariales, escrituras, acuerdos

legales, documentos de divorcio, demandas y otros documentos relacionados con asuntos legales.
Los procesos pueden implicar redacción, revisión, firma, notarización y archivo adecuado.

Documentos financieros: Estos son documentos relacionados con las finanzas personales o
comerciales, como estados de cuenta bancarios, facturas, declaraciones de impuestos, recibos,
cheques, informes financieros y documentos de inversión. Los procesos pueden incluir registro,
auditoría, pago, archivado y presentación de informes.

Documentos académicos: Incluyen diplomas, transcripciones, certificados educativos, informes de

calificaciones, ensayos y otros documentos relacionados con la educación. Los procesos pueden
involucrar solicitud, emisión, verificación y almacenamiento seguro.

Documentos empresariales: Esto abarca una amplia gama de documentos utilizados en entornos
empresariales, como propuestas, informes, presentaciones, contratos comerciales, registros
contables, políticas y procedimientos, y otros documentos corporativos. Los procesos pueden
incluir creación, revisión, aprobación, distribución y archivado.

Documentos médicos: Incluyen historias clínicas, recetas médicas, informes de laboratorio,

informes de formulario de diagnóstico, seguros de salud y otros documentos relacionados con la
atención médica. Los procesos pueden implicar recolección, registro, almacenamiento seguro y
transferencia autorizada.

Estos son solo ejemplos de clases de documentos comunes. Existen muchas otras categorías, como
documentos de seguros, documentos de propiedad, documentos de recursos humanos,
documentos de investigación, entre otros. Los procesos para administrar documentos pueden
variar según la organización y la jurisdicción, pero generalmente implican actividades como
creación, almacenamiento seguro, acceso controlado, mantenimiento, conservación y disposición
adecuada de los documentos.

a tipología documental se refiere a la clasificación o categorización de los documentos según su

contenido, formato, función o características específicas. Es una forma de organizar y gestionar la
información de manera eficiente.