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Auditora Integral / Auditora Multipropsito

La auditoria, surge como herramienta moderna del planteamiento y control para


establecer si los indicadores econmicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes
aspectos administrativos contables y financieros cumplen los objetivos y presupuestos de
la empresa.
De pronto nos acostumbramos a realizar procesos de auditora especfica en relacin con
un inters particular (Financiera, de gestin, de resultados, de cumplimiento, de control
interno etc.), prctica que a mi juicio est lejos de constituirse en una auditoria integral.
Tal afirmacin obedece a que por ejemplo, al realizar una auditora financiera, parecera
que sus resultados se limitaran a expresar una opinin sobre la razonabilidad de los
estados financieros, en trminos contables, es decir si los mismos responden a un criterio
bsico y fundamental que son las practicas determinadas en los rigores de la contabilidad.
Sin embargo el propsito de cualquier auditoria, sin dejar de lado la primera intensin,
nos lleva a evaluar y revisar los diferentes hallazgos, causas e impacto desde lo
contable, pero tambin su incidencia en lo jurdico/legal, en lo tcnico, en lo normativo,
en lo ambiental, en la gestin y resultado de sus propsitos, y por supuesto en el rigor
operativo y administrativo, de toda clase de transacciones, traducido en resultados
econmicos - financieros.
Lo mismo sucede con el control interno, al tener que observar que el sistema no tenga
falencias en el manejo de la informacin y comunicacin; en la idoneidad y capacidad del
recurso humano y otros elementos no menos importantes como las quejas sobre los
procesos especialmente misionales, donde los soportes, archivo, trmites, y dems
componentes nos aseguren y posibiliten realizar una auditoraintegral, que proporcione la
seguridad y la tranquilidad de lo evaluado frente a lo ejecutado por la administracin.
Las auditorias son importantes y necesarias porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organizacin, evento que slo es posible en la medida que se realice
todo de manera integral. Observemos algunos requerimientos para este tipo de auditora:

Revisin de polticas y estrategias de la empresa para direccionarlas hacia lo que


verdaderamente se busca.
Cuantificar en trminos financieros los diversos componentes de la planeacin,
para que su labor sea eficiente, efectiva y econmica.
Tomar los presupuestos como instrumento de gestin y control y norma de
comparacin permanente entre lo programado y lo ejecutado.

Inducir a los especialistas a pensar en las necesidades totales de las compaas, y


a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y
alternativas la importancia necesaria.

Presionar para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos bsicos.

Incrementar la participacin de los diferentes niveles de la organizacin.

Inducir a mantener un archivo de datos histricos y controlables.

Facilitar la coparticipacin e integracin de las diferentes reas.

Obligar a realizar un auto anlisis peridico.

Facilitar el control administrativo.

Ayudar a lograr mejor eficiencia en las operaciones.

Otros elementos a considerar:

De tipo administrativo.

Manuales de procesos y procedimientos.


Estilo de direccin.

Cdigos de tica y buen gobierno.

Perfiles del talento humano frente a las funciones y labores.

Mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo.

Archivos

Normograma por dependencia.

Medidas de seguridad sobre los bienes y recursos.

Segregacin de funciones. .

Inventarios fsicos de manera peridica.

Procesos de induccin y capacitacin.

Sistemas de comunicacin.

Atencin de: usuarios/clientes/afiliados.

Puntos de atencin al usuario/cliente/afiliado.

Planeacin, metas e indicadores.

Programas de bienestar social.

Manejo de los recursos fsicos.

Gestin y perfil de los interventores y supervisores de la contratacin.

Oficina de quejas y reclamos.

Manejo ambiental.

De tipo econmico

Plan de compras anual.


Inversiones temporales.

Fondos en disponible.

Manejo y utilizacin de los servicios pblicos.

Plantas de personal.

Tercerizacin de funciones propias de la entidad a travs de contratos.

Inventarios (medicamentos, productos perecederos).

Plizas de garantas sobre fondo y bienes.

Procesos laborales.

Defensa de los intereses de la entidad.

Informes bsicos y esenciales.

Parque automotor.

Novedades de nmina.

Utilizacin de la propiedad, planta y equipo.

De tipo contable- financiero

Portafolio de inversiones
Cartera de prstamos y sus garantas.

Gestin de cobro.

Arqueos de cajas menores y tesorera.

Cartera por edades para estimar provisiones.

Avalos de inmuebles.

Polticas evaluativas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones.

Conciliacin y confirmacin con reas fuente y/o usuario.

Calendario de entrega de informacin a contabilidad para su consolidacin.

Aplicativos y programas contables.

Aportes parafiscales, impuestos y otros.

Cultura contable en toda la organizacin.

Diferencia de saldos entre el rea fuente y contabilidad.

Notas explicativas.

De tipo jurdico- legal

Defensa de los intereses de la empresa.


Procesos judiciales en cabeza de pocos abogados.

Sistema de informacin automatizado de los procesos jurdicos.

Archivo de expedientes.

Interventora y seguimiento sobre los abogados y los procesos.

Causacin de las contingencias por cuenta de los procesos.

Proceso contractual.

Normatividad de la organizacin.

Tipo informtico

Equipos de computacin.
Sistema de informacin.

Decisiones

Informacin en lnea.

Trmites internos.

Manejo medio ambiente.

Registro de la informacin.

Manejo de datos maestros.

Procesos en lnea y en tiempo real.

Software.

Custodia y seguridad de equipos.

Back up. de informacin clave.

Mantenimiento de equipos (Antivirus).

Utilizacin de los equipos.

Caves de acceso sobre archivos reservados de la organizacin.

Manuales de procesos y fuentes de informacin.

Del Entorno

Normas y disposiciones.
Cuadros directivos, como el direccionamiento de objetivos y estrategias.

Procesos meritocrticos.

Competencia.

Globalizacin.

Cultura de control- basado en el autocontrol.

Ahora observemos como ciertos hallazgos como ejemplo, impactan no solo la parte
cuantitativa de las operaciones, si no demuestran debilidades de control interno, de
gestin, de cumplimiento y resultados de las empresas:

Hallazgos
Causas
Inadecuado manejo de los - reas desorganizadas.
inventarios y propiedad
Planta y equipo.
-Sin
asignacin
responsables idneos.

Efectos
-Detrimento patrimonial.
de-Asuncin de responsabilidades
fiscales.

- Informacin desactualizada -Mayores


gastos
por
mantenimiento,
vigilancia,
- Falta de inventarios eservicios pblicos, etc...
inspeccin fsica.
- Desgaste administrativo
- Inadecuado perfil del talento
humano.
- Dilucin de responsabilidades
- Deterioro ambiental

-Ineficiencia

- Sin manual de procesos y-Inadecuada gestin


procedimientos.
-Sobre o sub estimacin
- Kardex desactualizado
contable en la utilidad o el
patrimonio.
- Elementos improductivos o
vencidos.
- Sin plizas de seguros.
-Inadecuado
mantenimiento
(Hoja de vida).
- deficiente depreciacin o
valorizacin.

Inadecuada ejecucin del -Desconocimiento


de
los- Peculado por omisin.
presupuesto.
rigores normativos sobre el
presupuesto.
- Peculado por accin.
- Omisin en la elaboracin del-Detrimento patrimonial.
plan de compras anualizado.
-Perdida de recursos escasos.
Deficiente programacin y
recaudo de los ingresos.
-Debilitamiento de las reas
misionales.

Inobservancia
en
preservacin de la austeridad- Incumplimiento en las metas

del gasto.
-Permanentes
presupuestales.

y resultados sobre proyectos de


inversin.
traslados
Inadecuada gestin.

Acumulacin
de Deficiente
atencin
disponibilidades sin utilizar. cliente/usuario/afiliado.

al

-Inoportunidad en la revisin
de
los
informes
de
presupuesto.

Desconocimiento
del
normograma presupuestal.
-Deficiente capacitacin
socializacin.

- Ordenadores del gasto sin los


perfiles necesarios.
- -Desconocimiento de los
mapas de riesgo.
-Memoria
Institucional
deficiente.
Dbiles
sistemas
de -Ausencia de cultura contable. -Dictmenes negativos.
informacin financiera y
contable.
-Carencia de manuales de -Decisiones
Gerenciales
procedimientos contables yerrneas e inoportunas.
financieros.
- Sanciones permanentes por
Perfiles que no correspondenparte de las autoridades
a las funciones realizadas.
competentes.
- Inoportunidad en la entrega- Mala
imagen
de informacin contable yorganizacin.
financiera por parte de los
responsables.
-Deficiente capacitacin
socializacin.

- Dbil apoyo por parte del

de

la

rea de informativa.
Exceso
informacin
manual.

manejo
de
de
manera

Plataformas de informacin
sin la interfaces completas y
agiles.
Deficiente manejo de la -Inobservancia de la cartera-Sub y/o sobre estimacin
cartera.
por edades
de provisiones que afectan las
utilidades del ejercicio.
-Inexistencia de manuales de
procesos y procedimientos.
-Activos improductivos.
- Dbil cumplimiento
requisitos mnimos.

de-Desconocimiento normativo.

Garantas insuficientes.

-Afectacin en los flujos de caja


de tesorera.

-Inadecuada gestin de cobro-Debilitamiento patrimonial.


persuasivo y jurdico.
- Inadecuada clasificacin de
la cartera por edades.
Dbil defensa de los
intereses de la entidad.
Contratacin sin las debidas -Sin seleccin objetiva.
-Detrimento patrimonial.
formalidades
Sin
los
presupuestos- ineficiencia e ineficacia del
suficientes.
gasto e inversin pblica.
- Sin plizas y garantas.

Delitos contra la administracin


pblica.

Sin estudios de pre factibilidad y factibilidadDesequilibrio


en
adecuados.
organizacin pblica.

la

- Sin observancia de las- Corrupcin administrativa.


inhabilidades
eFavores burocrticos.
incompatibilidades previstas
por la ley.
Empobrecimiento econmico y
social.

- Inexistencia de manuales de
procesos y procedimientos.
Sin la adopcin de mapas de
riesgos.
Sin interventoras
- Sin documentacin necesaria.
- Anticipos sin legalizar.
-Ausencia de valores ticos y
morales,
-Dbiles
procesos
de
capacitacin y socializacin.
-Sin la legalizacin oportuna.
-Excesiva ampliacin de los
presupuestos en tiempo y
valor.
Incremento de los bienes Inadecuada gestin de cobroDesequilibrio financiero de las
recibidos en pago
de la cartera.
empresas.
- Limitacin de la capacidad de-Asuncin
de
pago del deudor.
improductivos
-Liquidacin
empresas.

activos

galopante

de- Mayores gastos en vigilancia.


servicios
pblicos,
mantenimiento, bodegaje etc,
Falta de polticas acertada de
cobranzas.
-Prdida econmica para quien
recibe.
-Normatividad absurda.
-Liberacin
de
responsabilidades de quien
entrega.
Pasivos Laborales sin los -Sistemas de informacin-Carencia
de
compromiso
rigores normativos
manuales
organizacional.
- Ausencia de manuales de - Poca cobertura y respaldo en
funciones
y
requisitossalud y pensiones.

mnimos.

Subestimacin de cuentas
para prestaciones econmicas.

-Incumplimiento en el pago de
aportes a la seguridad social. -Desgaste administrativo.
-Inadecuada causacin
prestaciones econmicas.

de-Dbil resultados en trminos


de calidad y de servicio.

-Inoportunidad en el traslado
de cesantas.
-Limitados
programas
capacitacin.

de

-Inoportunidad
en
la
elaboracin de novedades de
nmina.
-Estilo de direccin cerrado
con procesos de seleccin sin
meritcracia.
- Plantas paralelas.
-Estructuras organizacionales
piramidales.
- Dbiles clculos actuariales
de pensiones de jubilacin.

Hasta pronto.

Marco Hernando Bonilla Martnez


Blog: http://marcontrol.blogspot.com/

Consultor y Asesor en los procesos de Auditora con enfoque integral, Auditora interna de
Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con ms de 20 aos de experiencia.

Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados


al mejoramiento de las organizaciones.
Bogot, Colombia