EX

EXCELpara
Contadores

La
guía
QUE NECESITAS

profesión
en tu
XLS

La actividad contable es tan antigua como la Humanidad misma, desde siempre el

ser humano ha sentido la necesidad de llevar cuentas de sus actividades, incluso
mucho antes de escribir. Se dice que la práctica contable por partida simple, es
decir, aquella que involucra ingresos y egresos, ya existía seis mil años antes de
Cristo en civilizaciones como Egipto y Mesopotamia dándose a través de
sistemas contables rudimentarios.

Según múltiples investigaciones, la escritura debió surgir hacia el año 3.300 A.C.
como una necesidad de los mesopotámicos de dejar constancia de sus cuentas y
complementar sus metodologías contables. Desde el primer momento ha sido
indispensable registrar memorias y dejar constancia de datos económicos, de
patrimonio, bienes que se recolectaban, prestaban, enajenaban o administraban.

En este sentido, la contabilidad ha sido una disciplina transversal que ha

marcado la historia y sus formas de relatarla; así mismo, con el tiempo ha ido
transformando sus métodos, adoptando nuevas herramientas para su desarrollo.

Por ello, en esta práctica guía te llevaremos en un recorrido por los diferentes
métodos contables de la historia y haremos hincapié en Excel que hoy por hoy se
ha convertido en la principal herramienta contable de todos los profesionales. Así
que acomódate y toma nota que esto recién empieza.
Tabla de Contenido

Contenido Hoja

Sistemas de contabilidad a través del tiempo 1

Excel, qué es y cómo funciona 2

Importancia de Excel en la profesión contable 2

Tips para manejar Excel 3

1. Olvídate de las fórmulas volátiles o inconsistentes 3

2. Evita las fórmulas de matriz 3

3. Usa columnas auxiliares 3

4. Utiliza el formato condicional con precaución 3

5. Usa el modo de cálculo manual 3

6. Usa tablas de Excel y rangos con nombre 3

7. Divide tu libro de trabajo en varios archivos 3

8. Valida datos 3

9. Dale color a las celdas, filas o columnas activas 4

10. Usa tablas dinámicas 4

11. Haz búsquedas avanzadas de caracteres 4

Principales fórmulas de Excel 4

Buscarv 5

Buscarh 5

Coincidir 5

BDContar 5

BDExtraer 5

BDMax 6

BDProducto 6

BDPromedio 6

BDSuma 6

ABS 6

Aleatorio 6

SumaProducto 7

Contar 7

Estadísticas 7
 Excel para contadores: la guía que necesitas en tu profesión

Sistemas de contabilidad
a través del tiempo

A lo largo del tiempo las civilizaciones han buscado diferentes maneras de llevar sus
cuentas y dar respuesta a sus necesidades de comunicación y organización financiera,
a continuación, te presentamos una línea del tiempo donde te contamos brevemente la
historia de estos sistemas que han permitido llevar la contabilidad

Año Nombre

En el oriente medio se hallaron tablillas de arcilla las cuales se denominaron ábacos esta fue la primera herramienta
2.000 a.C. El Ábaco para realizar los cálculos. Creado y utilizado por los Sumerios

Se instaura el Quipu, una herramienta hecha de algodón o lana a base de pelo de llama o alpaca. Esta se coloreaba y
1.400 d.C El Quipu se anudaba. Una vez hecho los hilos se codificaban en valores numéricos siguiendo un sistema posicional de base
decimal.

Esta, fue la primera calculadora mecánica de la historia. Fue un novedoso aparato para la época capaz de sumar,
1.645 d.C La Pascalina restar, multiplicar y dividir mediante sumas o restas sucesivas. Es el antecesor directo de las calculadoras modernas
que hoy día conocemos. Creada por Blaise Pascal

Rueda En 1673 Gottfried Wilhem Leibniz, fue quien introdujo la rueda escalonada e invento la máquina para multiplicar
1,673 d.C escalonada directamente. Éste aparato podía sumar, restar, multiplicar y dividir; desarrolló el sistema numérico binario.

Máquina Calculadora mecánica capaz de calcular tablas de funciones numéricas por el método de diferencias. Creada por
1.816 Charles Babbage Físico, Matemático
analítica

Máquina La máquina tabuladora realizaba seguimiento de inventario, funcionando como un sistema de tabulación eléctrica.
1.890 Creado por Hollerith
tabuladora

Es un programa del tipo hoja de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una
1.985 Excel cuadrícula. Ayuda al contador a elaborar presupuesto, facturas, informes, recibos etc.

1.990 en Software Implementación de los primeros softwares contables. El software contable registra y procesa las transacciones
adelante contable históricas que se generan en una empresa o actividad productiva, destinados a sistematizar y simplificar las tareas
de contabilidad.

2.000 a.C.

1.400 d.C

1.645 d.C

1,673 d.C

1.816

1.890

1.985

1.990 en
adelante
El Ábaco El Quipu La Pascalina Rueda escalonada Máquina analítica Máquina tabuladora Excel Software contable

Hoja1
 Excel para contadores: la guía que necesitas en tu profesión

Excel,
qué es y cómo
funciona
Excel es una herramienta súper eficiente para agrupar datos y obtener información
significativa. Es ideal para realizar cálculos sencillos o el seguimiento de todo tipo de información.
Esto, a través de las cuadrículas de las celdas.

Aquí puedes poner números, textos o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan
en filas y columnas, lo que permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear
gráficos automáticos de dichas operaciones.

Importancia de Excel
en la profesión contable
Ya que en tu rol como contador debes manejar grandes volúmenes de información, los cuales tienes
que procesar, analizar, verificar y comunicar a las partes interesadas es necesario que cuentes con
herramientas que te permitan llevar de forma adecuada y organizada todos los datos que
obtienes día a día en tu labor, por ello usar Excel es una excelente opción.

Puedes llevar la información de todos tus clientes a través de las hojas de cálculo que crearás
conforme a las necesidades. Además, puedes organizar el plan de cuentas general de las empresas
donde trabajas u obtener una visión comercial real de tus acciones.

En otras palabras, manejar Excel en el desarrollo de tu ejercicio profesional es de gran importancia

porque va a permitirte gestionar de forma eficiente el inventario del negocio, realizar
cotizaciones y facturas personalizadas para cada uno de tus clientes. Además, de llevar
organizadamente todas las demás operaciones contables. Con Excel tienes opciones ilimitadas.

Sin contar que dominar Excel supone toda una ventaja a nivel profesional. De hecho, muchos
reclutadores buscan esta competencia, considerada como elemental en el mundo laboral hoy día.

Hoja2
 Excel para contadores: la guía que necesitas en tu profesión
Tips para
manejar Excel
01
Olvídate de las fórmulas volátiles
o inconsistentes
Existen funciones como NOW, HOY, INDIRECT,
RAND, OFFSET que recalculan cada vez que hay un
cambio en el libro de trabajo y está bien que las uses
siempre y cuando la base de datos que manejes sea
pequeña de lo contrario ralentizarás significativa-
mente el procesamiento de la información.
02
Evita las fórmulas de matriz
Aunque este tipo de fórmulas hacen un análisis a
profundidad de los datos, este acto toma mucho
tiempo y no resulta tan eficiente para el desarrollo
de la contabilidad y aún más, si tienes que llevar las
finanzas de varios clientes.
03
Usa columnas auxiliares
Es una de las funciones de Excel más sobrevaloradas
ya que, aunque no se suele usar constantemente
evita las fórmulas de matriz y previene que el
rendimiento del libro se afecte.
04
Utiliza el formato condicional con precaución
Este formato condicional aprovecha al máximo los
datos; sin embargo, si aplicas esta función en bases
de datos grandes o varias veces en el mismo libro
harás que la hoja de cálculo se ponga muy lenta.
Así que, si bien no está prohibido usar el formato
condicional sí debes hacerlo con precaución para no
entorpecer tus procesos.
Hoja3
Dado el auge de Excel en el desarrollo del ejercicio profesional
contable, es necesario que se haga un excelente uso de la herramienta
y aunque puede parecer una tarea titánica con estos tips será más fácil
de lo que imaginas, así que toma nota.
05
Usa el modo de cálculo manual
Como su nombre lo indica, este método le “informa”
a Excel cuándo se debe calcular manualmente, en
lugar de que lo haga el programa, ya que así
ahorrarás tiempo al no hacer que vuelva a calcular
funciones repetidamente.
Para cambiar al modo manual, añade a la pestaña
Fórmula -> Opciones de cálculo -> Manual
(presiona la tecla F9 para volver a calcular)
06
Usa tablas de Excel y rangos con nombre
Los paneles de datos que creas constantemente
puedes convertirlos en una tabla de Excel. Esta
función y los rangos con nombre son una
excelente estrategia para almacenar tus datos y
hallar más fácilmente la referencia.
07
Divide tu libro de trabajo en varios archivos
Es un consejo ideal para solucionar el problema de
las hojas muy lentas de Excel; por ejemplo: usa un
archivo para procesar los datos de entrada sin
procesar, otro para que realices los cálculos
necesarios y uno más para que se muestren los
resultados.
08
Valida datos
Es un tip mega importante porque te permite
controlar aquello que los usuarios finales pueden
escribir en una celda de la hoja de trabajo. Por lo que,
si esta llegase aquedar sin protección, simplemente
debes resaltar toda la hoja de trabajo y luego activar
Validación de datos (Datos -> Validación de datos
-> Validación de datos… o ALT + D + L).
 Excel para contadores: la guía que necesitas en tu profesión

09
Dale color a las celdas, filas o columnas activas
Hay dos métodos que se utilizan para colorear una
celda: asignar un color a la propiedad o utilizar
formato condicional. Ambos métodos se pueden
realizar manualmente sin ninguna programación. Sin
embargo, cuando desees que el color de una celda
siga a una acción, necesitarás un procedimiento de
VBA (Visual Basic para aplicaciones) denominado
evento Worksheet_SelectionChange.
10
Usa tablas dinámicas
Esta funcionalidad proporciona resúmenes de
grandes colecciones de datos; solo debes marcar
todas las columnas y filas que te gustaría incluir en tu
tabla y luego seleccionar «Tabla dinámica» en la
pestaña «Insertar». De este modo podrás tener una
mejor comprensión del análisis.
11
Haz búsquedas avanzadas de caracteres
Aunque muy seguramente sabes cómo realizar una
búsqueda rápida en tu hoja de cálculo de Excel hay
tres caracteres comodín que se usan para activar
una búsqueda avanzada y suelen ser muy útiles
cuando no estás seguro del resultado que buscas.
Estos son:
* (asterisco): representa caracteres que deben estar
presentes en la frase que deseas encontrar. Por
ejemplo, Ex * podría significar Excel, Excels, Example,
Expert, etc.
? (signo de interrogación): representa un solo
carácter. Por ejemplo, Tr? Mp podría significar Trump
o Tramp.
~ (tilde): se utiliza para identificar un carácter
comodín en el texto.

Principualalses
fórm
de
Excel
Ahora que ya conoces algunos tips que sí o
sí harán más fácil tu experiencia con Excel
es momento de que conozcas algunas de
las fórmulas más utilizadas.

Hoja4
 Excel para contadores: la guía que necesitas en tu profesión

Buscarv
Con esta fórmula puedes localizar un valor en la columna
izquierda de cualquier tabla, volviéndolo dentro de la misma fila
de la columna especificada. Es sin duda la mejor función de Excel
porque buscar un nombre, cuenta o monto en la base de datos
puede ser una labor titánica.

Buscarh
Localiza el valor requerido dentro de la primera tabla de valores y
devuelve el valor en la misma columna que se haya especificado. En
caso de que el dato no exista o no sea encontrado arrojará “error”.

La diferencia con la función BUSCARV es que mientras esta

indaga en la columna, la fórmula Buscarh lo hace dentro de la fila
que se ha seleccionado ahorrando esfuerzos en los libros que
contienen gran cantidad de información.

Coincidir
Esta función rastrea un dato determinado dentro de un rango
específico de celdas. Son informaciones importantes a ingresar,
tanto el valor como la categoría de las celdas en que este puede
hallarse.

BDContar
Esta fórmula permite contar las celdas que contengan números
dentro de cada columna registrada en la base de datos según las
condiciones que se hayan especificado. Opera columna por
columna, en otras palabras, esta función tendrá en cuenta las celdas
que no estén en blanco.

BDExtraer
Por su parte, esta función se encarga de extraer de las bases de
datos un registro único que solo se encuentra registrado en
dichas celdas y que debe ser especificado al momento de digitar
la fórmula. Ten en cuenta que, si ningún registro de la base de datos
cumple con los criterios requeridos o que estableciste, arrojará error.
Pero si hay más de un registro que responda a dichos criterios
devolverá el valor #NUM!

Hoja5
 Excel para contadores: la guía que necesitas en tu profesión

BDMax
Muestra en la tabla el total de coincidencias encontradas referentes
al parámetro ingresado en la fórmula. Mientras que la función
BDMIN, da a conocer un mínimo de los registros hallados bajo esa
búsqueda. Ambos patrones de búsqueda de datos sólo arrojan
información que cumpla con criterios específicos que se han
especificado por parte del usuario.

BDProducto
Sirve para multiplicar los valores hallados en los registros de la base
de datos. Con esta función es posible calcular cada registro
numérico que responda a los criterios definidos desde el inicio de
la operación; lo anterior en la totalidad de las bases de datos.

BDPromedio
Promedia los valores de la base de datos que cumplan con los
requisitos dados para ser calculados. Es clave para trabajos con
gran volumen de registros y campos que necesitan ser
promediados.

BDSuma
Suma los números existentes en la columna.

ABS
Con esta función puedes dar el valor absoluto de un número, es
decir, sin signos. Es de gran ayuda cuando requieres detallar una
cifra específica.

Aleatorio
Da como resultado un número distribuido aleatoriamente, siempre y
cuando éste fuere mayor que 0 y menor que 1. Entra en la categoría
de matemáticas y trigonometría.

Hoja6
 Excel para contadores: la guía que necesitas en tu profesión

SumaProducto
Multiplica los valores correspondientes a las cifras de las matrices
que han sido ingresadas, devolviendo como resultado la suma de
estos productos.

Contar
Cuenta el número de celdas que contienen números.

Estadísticas
Contabiliza las celdas con número y los valores presentes en la lista
de argumentos.

XLS
Hasta aquí nuestra guía de Excel para contadores, esperamos que haya sido de
gran ayuda para ti y ahora que sabes cómo funciona esta herramienta puedas
potenciar tu trabajo, salir de aprietos y regalar a tus clientes empresarios
información detallada y real de su contabilidad.

Recuerda que en Siigo|contífico contamos con las soluciones tecnológicas más

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cliente lo mejor de lo mejor.

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