4ª. UNIDAD.

CAPITAL DE TRABAJO
INTRODUCCIÓN

Toda empresa al inicio requiere de inversiones entre los socios de la misma. Como todas
las empresas, atraen deudas, ya sea con proveedores, bancos u otros documentos.

Para esto se cuenta con el capital de trabajo, el cual nos enseña con cuántos recursos es
que cuenta la empresa, para cubrir sus necesidades, después del pago de sus deudas.

Las deudas en una organización pueden ser a corto o largo plazo; para adquirir una
deuda se debe conocer cuál es el rendimiento de la empresa, para poder hacer frente a
esas deudas futuras, saber si se cuenta con un buen capital, y arriesgarse a que sus
planes funcionen.
 CAPITAL DE TRABAJO

Concepto.-

El capital de trabajo es el excedente del activo circulante sobre el pasivo a corto plazo.
Representa la capacidad de una compañía para llevar a cabo sus actividades con normalidad
en el corto plazo.

El capital de trabajo debe guardar una relación directa con el volumen de operaciones de la
empresa; a mayor nivel de operaciones del negocio, requerirá un capital de trabajo superior,
y a un menor nivel de operaciones sus requerimientos de capital de trabajo serán
proporcionalmente menores.

Importancia.

 Muestra un índice de estabilidad financiera o margen de protección para los

acreedores.
 Asegura en alto grado el mantenimiento del crédito de la compañía y provee lo
necesario para hacer frente a emergencias.
 Permite tener los inventarios a un nivel suficiente para satisfacer la demanda de
nuestros clientes.
 Hace posible pagar oportunamente todas las obligaciones y aprovechar las ventajas
de los descuentos por pronto pago.
 El capital de trabajo adecuado también capacita un negocio para soportar periodos de
depresión.

Capital de Trabajo Bruto: Es igual a la suma del activo circulante.

Capital de Trabajo Neto: Es el resultante de restar al activo circulante

el pasivo a corto plazo.

FINANCIAMIENTO Y CAPITAL DE TRABAJO.
Capital de trabajo; representa la parte de la inversión que circula de una forma u otra en la
conducción ordinaria del negocio. Abarca la transmisión continua del efectivo, a los
inventarios a cuentas por cobrar y de nuevo al efectivo. Como sustitutos del efectivo, los
valores negociables se consideran parte del capital de trabajo. Los pasivos representan el
financiamiento a corto plazo de la empresa por que incluyen todas las deudas de la empresa
que se vencen (deben pagarse) en 1 año o menos. Estas deudas incluyen generalmente los
montos que se debe a proveedores (cuentas por pagar), empleados y gobierno (deudas
acumuladas) y bancos (documentos por pagar), entre otros.

El financiamiento dentro del capital de trabajo se divide en dos categorías las cuales
se mencionan a continuación con su debida explicación:

FINANCIAMIENTO A LARGO PLAZO.

El financiamiento a largo plazo es aquella cuyo vencimiento (el plazo de devolución) es

superior a un año, o no existe obligación de devolución (fondos propios). Algunos ejemplos
son las ampliaciones de capital, autofinanciación, fondos de amortización, préstamos
bancarios, emisión de obligaciones, etc.

La palabra financiamiento por lo general implica largo plazo. Por lo tanto, una empresa que
planea financiar sus necesidades de deuda puede reemplazar a corto plazo con deuda a
largo plazo.

 Formas de Financiamiento a Largo Plazo.

 Hipoteca.- Es un traslado condicionado de propiedad que es otorgado por el

prestatario (deudor) al prestamista (acreedor) a fin de garantizar el pago del préstamo.
 Acciones.- Las acciones representan la participación patrimonial o de capital de un
accionista dentro de la organización a la que pertenece.
 Bonos.- Es un instrumento escrito en la forma de una promesa incondicional,
certificada, en la cual el prestatario promete pagar una suma especificada en una
futura fecha determinada, en unión a los intereses a una tasa determinada y en fechas
determinadas.
 Arrendamiento Financiero.- Es un contrato que se negocia entre el propietario de los
bienes(acreedor) y la empresa (arrendatario) a la cual se le permite el uso de esos
bienes durante un período determinado y mediante el pago de una renta específica,
sus estipulaciones pueden variar según la situación y las necesidades de cada una de
las partes.
FINANCIAMIENTO A CORTO PLAZO.

Para una empresa es fundamental la disponibilidad de financiamiento a corto plazo para su

funcionamiento. El financiamiento a corto plazo consiste en obligaciones que se espera que
venzan en menos de un año y que son necesarias para sostener gran parte de los activos
circulantes de la empresa, como Efectivo, Cuentas por Cobrar e Inventarios.

 Seguimiento del efectivo y del capital de trabajo neto.

En esta sección se analiza el proceso de cambio que afecta a los componentes del efectivo y
el capital de trabajo de 1 año al siguiente. El propósito es de describir las actividades
operativas de la empresa a corto plazo y el efecto que produce en el efectivo y el capital de
trabajo.

 El activo circulante: Está compuesto por efectivo y otros activos que se espera se
conviertan en efectivo durante el ejercicio anual. Los activos circulantes se presentan
en el activo en el balance general en orden de liquidez contable, esto es la facilidad
con que puede convertirse en efectivo a un precio justo y el tiempo que tarda dicha
inversión. Las cuatro partidas más importantes que se presentan en la sección de
activos son; afectivo, títulos de negociables, cuentas por pagar e inventarios.
 Pasivo circulante: Esta compuesta por obligaciones que se espera requerirían pago
en efectivo en menos de un año, o dentro del periodo de operación, lo que sea más
corto. Las tres partidas más importantes o principales del pasivo circulante son;
cuentas por pagar, salarios, impuestos y otros gastos para pagar acumulados; los
documentos por pagar.

El financiamiento a corto plazo maneja tres modelos o enfoques fundamentales

para la financiación del capital de trabajo.

Los tres modelos fundamentales de financiamiento del capital de trabajo son el enfoque
agresivo, el enfoque conservador y el enfoque moderador. Una firma adopta un modelo
agresivo utiliza mayor cantidad de fondos a corto plazo para financiar los activos circulantes.
El riesgo para la compañía se incrementa debido al riesgo de fluctuación generalmente a
bajo costo.

El enfoque conservador evita los fondos a corto plazo para reducir el riesgo, pero disminuye
el potencial de una máxima generación de valor debido al alto costo de una financiación a
largo plazo de deudas y capital contable. El modelo moderado intenta equilibrar los
problemas relacionados con el riesgo y el retorno.

Enfoque agresivo.

Implica la utilización de deudas a corto plazo para financiar por lo menos los activos
temporales de la firma, algunos a o todos sus activos circulantes permanentes y
posiblemente algunos de sus activos fijos a largo plazo.
Obsérvese la siguiente figura.17.3

Balance general

Activos pasivos y capital contable

Activos circulantes
Pasivos circulantes
temporales

Capital de
Activos circulantes 17.3 Muestra los activos de la empresa a la
trabajo
permanentes izquierda, y los pasivos circulantes y el
Pasivo a largo plazo
Activos fijos a largo capital de contable a la derecha. Al
restar los pasivos y capital contable. circulantes de los activos
plazo.
muestra que la estrategia de financiación
del capital de trabajo de la empresa es
para financiar casi todos los activos
circulantes con los pasivos circulantes generando un pequeño monto de capital de trabajo
neto.

El enfoque conservador.

Tomar dinero en préstamos a largo plazo se considera menos riesgoso que las deudas a
corto plazo. Esto se debe a que el prestatario tiene más tiempo para utilizar el dinero del
crédito antes de que venza el reembolso. Además, si las tasas de interés deben aumentar
durante el periodo del préstamo, el prestatario a largo plazo tiene otra ventaja.

El enfoque conservador de financiación del capital de trabajo implica la utilización de deudas

a largo plazo y capital contable para financiar todos los activos fijos a largo plazo y los activos
circulantes permanentes, además de una parte de los activos circulantes temporales.

Un gerente financiero que aplique un enfoque ultra-conservador utilizaría efectivo de los

propietarios para financiar todas las necesidades de financiación y no incurrirá en deudas.

Obsérvese la siguiente figura.17.4

Balance general
Activos pasivos y capital contable

Activos circulantes
Pasivos circulantes
temporales

Capital de
Activos circulantes trabajo
Figura 17.4
permanentes
El tamaño Pasivo a largo plazo relativo de las cuentas de
Activos fijos a largo y capital contable.
activos circulantes de activos
plazo.
circulantes y pasivos circulantes en la
figura revela la estrategia de financiación
del capital de trabajo de la firma. La
figura muestra que la compañía está
financiando casi todos los activos circulantes con los pasivos a largo plazo y el capital
contable, generando un alto nivel de trabajo neto.

El enfoque moderado.

Un concepto contable conocido como el principio de contrapartida plantea que el costo de un

activo debe reconocerse en el tiempo en que el activo suministra ingresos o beneficios al
negocio.

El principio de contrapartida puede aplicarse para definir una posición moderada entre los
enfoques agresivos y conservador de financiamiento del capital del trabajo. De acuerdo con
dicho principio, los activos circulantes temporales que sólo van a estar en el balance general
durante un tiempo breve deben financiarse con deudas a corto plazo es decir, pasivos
circulantes. Los activos circulantes permanentes y los activos fijos a largo plazo que
aparecen en el balance general durante un tiempo prolongado, deben financiarse a partir de
fuentes de deudas a largo plazo y capital contable. Obsérvese la figura 17.5 se explica el
enfoque moderado en el balance.

Obsérvese la siguiente figura.17.5

Balance general Pasivos circulantes

Activos circulantes
temporales Activos pasivos y capital contable

Activos circulantes Capital de

permanentes trabajo Pasivo a largo plazo
Activos fijos a largo y capital contable.
plazo.
Figura 17.5

Se observa que el enfoque de la firma con respecto a la política de financiamiento del capital
de trabajo consiste financiar sus activos circulantes permanentes con deudas a largo plazo y
capital contable, sus activos circulantes. Esto genera un nivel moderado de capital de trabajo
neto.

Ahora que se han analizado las tres políticas de financiación del capital de trabajo. Podemos
concluir que es de mucha importancia ya que a partir de la decisión que se tome determinara
la utilidad de la empresa.

LA ADMINISTRACION DEL EFECTIVO.

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el
medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las
operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La
administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto
de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y

además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la
empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable
del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno

adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía
para uso personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:
-Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
-Promover la contabilización adecuada de los datos.
-Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que
ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas
las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado
para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad
separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el
banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma
diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la administración del
capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la
larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma
colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para
cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia".
Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán
finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común
denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier

compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para
pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas
de cheques.

El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para
pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los
impuestos, los dividendos, etc.

Razones de mantener el efectivo:

Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:
1. Transacciones.
2. Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios.
3. Precaución.
4. Especulación.

Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos circulantes específicos,

puede contribuirse al objetivo global de la empresa. Keynes ha identificado tres motivos que
implican efectivo: el motivo transacción, el motivo precaución y el motivo especulación (The
General Theory of Employment, Interest, and Money, de John Maynard Keynes, New York;
Harcourt, 1936, 170 – 174).
El primero es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se presentan en el
curso normal de los negocios – pagos por compras, mano de obra y dividendos.
El segundo se relaciona con mantener un colchón o amortiguador para hacer frente a
eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del
negocio, menores cantidades por precaución se necesitarán. La posibilidad de obtener
préstamos de inmediato para afrontar este tipo de egresos de efectivo también reduce la
necesidad de este tipo de recursos. Es importante señalar que no todos los recursos para
transacciones de la organización y las cantidades por precaución tienen que mantenerse en
efectivo; es obvio que una parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi
representan dinero).
El motivo especulación se relaciona con mantener efectivo a fin de aprovechar los cambios
estimados en los precios de los valores. Cuando se espera que las tasas de interés
aumenten y que disminuyan los precios de los valores, este motivo sugiere que la
organización debe conservar efectivo hasta que se termine el incremento en las tasas de
interés.
Cuando se espera que las tasas de interés desciendan, el efectivo se puede invertir en
valores; la organización se beneficiará con cualquier descenso futuro en las tasas de interés
y aumentos en los precios de los valores, aunque la mayor parte no mantiene efectivo a fin
de aprovecharse de los cambios esperados en las tasas de interés. Por lo tanto este
desarrollo de materia se centrara en los motivos de transacción y precaución de la
organización, conservando estas cantidades en efectivo y en valores realizables.

La función de la administración de efectivo.

La administración del efectivo comprende el manejo del dinero de la organización y obtener
así la mayor disponibilidad de efectivo y el máximo de ingresos por intereses sobre cualquier
fondo que no se esté utilizando. En el extremo la función comienza cuando un cliente
extiende su cheque para pagarle a la organización una cuenta por cobrar; la función termina
cuando un proveedor, un empleado o el gobierno obtiene fondos cobrados por la
organización para el pago de una cuenta por pagar o una acumulación. Todos los activos
entre estos dos puntos caen dentro de la esfera de la administración del efectivo. Los
esfuerzos de la organización para hacer que los clientes paguen sus cuentas en tiempo
determinado caen dentro de la administración de las cuentas por cobrar. Por otra parte, su
decisión sobre cuando pagar las cuentas incluye la administración de las cuentas por pagar y
las acumulaciones.
Por lo general la tesorería o la gerencia financiera de una organización administra el efectivo.
El presupuesto de efectivo, útil para el proceso, suele ser una proyección mensual de los
ingresos y las deudas. El presupuesto de efectivo indica la posible disponibilidad del mismo
en relación tanto como el momento como la magnitud. En otras palabras, dice cuanto
efectivo es probable que se tenga, cuando y durante cuánto tiempo. Es necesario tomar en
cuenta la incertidumbre y, para hacerlo, se preparan presupuestos de efectivo múltiples bajo
supuestos alternos. En esta forma el presupuesto de efectivo sirve de base a la planeación y
control del mismo.
Además del presupuesto de efectivo la organización necesita contar con información
sistemática sobre el efectivo, así como cualquier tipo de sistema de control. Casi siempre la
información se maneja por computadora, a diferencia de otros sistemas manuales. En
cualquier caso, es necesario obtener informes frecuentes, de preferencia de forma diaria o
incluso con más frecuencia, sobre los saldos de efectivo en cada cuenta de banco, sobre el
efectivo pagado, sobre los saldos diarios promedios y sobre la situación en valores
realizables de la organización, así como un informe detallado de los cambios en esta
posición. Numerosos bancos proporcionan esta información vía Internet también es útil
disponer de información relativa a los ingresos y desembolsos de efectivo más importantes
que se esperan. Toda la información es esencial si la empresa desea administrar su efectivo
de modo eficiente.

Los Cuatro Principios Básicos para la Administración del Efectivo.

Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una
administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios
están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los
flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente,
influir sobre ellos para lograr el máximo provecho.
Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las
erogaciones de dinero.
Primer Principio: "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" .
Ejemplo: 
-Incrementar el volumen de ventas.
-Incrementar el precio de ventas.
- Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución).
-Eliminar descuentos.
 
Segundo Principio: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" 
Ejemplo: 
- Incrementar las ventas al contado 
- Pedir anticipos a clientes. 
- Reducir plazos de crédito. 

Tercer Principio: "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero" 
Ejemplo: 
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores). 
- Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa. 
- Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no tener Calidad).
 
Cuarto Principio: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero" 
Ejemplo: 
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. 
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a
necesitar.
 
Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo:
Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de
dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta.
Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el
primero. 
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación
de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo
del efectivo.
Importancia de la administración del efectivo.
La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes
de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la
empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su
vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una
reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una
"crisis de solvencia".
Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán
finalmente en activo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común
denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

Los "valores negociables" son instrumentos de inversión a corto plazo que la empresa utiliza
para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos. Cuando una empresa
experimenta una acumulación excesiva de efectivo, utilizará una parte de él como un
instrumento generador de intereses. Aun cuando los bancos comerciales pueden pagar
intereses sobre los depósitos a la vista, los clientes perciben generalmente tal compensación
por los saldos en sus cuentas, en forma de honorarios reducidos por servicio o tasas
menores de interés sobre préstamos, o bien ambas cosas.
Ciertos sistemas de obtención de intereses altamente líquidos permiten a la empresa
percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello sacrifiquen parte de su liquidez.
Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración
del efectivo son las siguientes:

1.- Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin ganar la posición crediticia de la
empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables.

2.- Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar
en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas.

3.- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a
procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por
pronto pago, de ser económicamente justificables, para alcanzar este objetivo.
La dificultad principal de la administración del efectivo proviene de la falta de coordinación
entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto de costos.

ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR

Concepto.

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Documentos por Cobrar.

La cuenta de documentos por cobrar registra los aumentos y disminución derivados de la
venta de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de servicios, única y
exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagares) a favor
de la empresa.

Por lo tanto, se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de
exigir a los subscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentación)
derivado de la venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a
crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.
 Debe + Documentos por Cobrar - haber
Se carga: Se abona:
Al iniciarse el ejercicio Durante el ejercicio
1.- del importe de su saldo deudor, 1.- del importe del valor nominal de
que representa el derecho de la los documentos cobrados endosados
entidad a exigir a los suscriptores de o cancelados por la entidad.
titulo de crédito a favor de la entidad
el pago de los mismos, derivados de 2.- del importe del valor nominal de
la venta a crédito de conceptos los documentos que se consideren
distintos a las mercancías o la totalmente incorporables.
prestación de servicios.
Al finalizar el ejercicio.
Durante el ejercicio Del importe del valor nominal de los
2.- del valor nominal de los títulos de documentos que se consideren
crédito (letras de cambio, pagares) totalmente incorporables.
expedidos a favor de la empresa Del importe de su saldo para saldarla
(para cierre de libros)

Saldo.
Su saldo es deudor y representa el importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras
de cambio, pagares) expedidos a favor de la entidad, por las cuales se tiene el derecho de
exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado.

Presentación.
Se presentan el balance general dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente
después del efectivo (caja, bancos, fondos, inversiones temporales), formando parte de las
cuentas por cobrar.

Reglas de Presentación.
Considerando su disponibilidad, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de
exigencia inmediata o a corto plazo, y a largo plazo. se consideran como cuentas por cobrar
a corto plazo, aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo, aquellas cuya
disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año posterior a la fecha de
balance, con excepción de aquellos casos en que el ciclo normal de operaciones exceda de
este periodo, debiendo, en este caso, hacerse la revelación correspondiente en el cuerpo del
balance general o en una nota a los estados financieros.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el balance general como activo
circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables.
La cantidad a vencer a más de un año del ciclo normal de las operaciones, deberán
presentarse fuera del activo circulante.
Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de cuentas por cobrar:

a) A cargo de clientes.

b) A cargo de otros deudores.

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de
la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la
actividad norma de la misma. En caso de servicios, los derechos devengados deben
presentarse como cuentas por cobrar aun cuando no estuvieran facturados a la fecha de
cierre de operaciones de la entidad.

En el segundo grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de
otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia.

Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue
constituida la entidad, tales como: Prestamos a accionistas y a funcionarios y empleados,
reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. Si los montos
involucrados no son de importancia, pueden mostrarse como otras cuentas por cobrar.

Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben

presentarse en renglón por separado dentro del grupo cuentas por cobrar, debido a que
frecuentemente tienen características especiales en cuanto a s exigibilidad. Si se considera
que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos más bien tienen el
carácter de inversiones por parte de la entidad, deberán clasificarse en capítulo especial del
activo no circulante.

Los saldos acreedores en las cuentas por cobrar, deben clasificarse como cuentas por pagar,
si su importancia relativa lo amerita.

Los intereses devengados, así como los costos y gastos incurridos, rembolsables, que se
deriven de las operaciones que dieron origen a las cuentas por cobrar, deben considerarse
como parte de las mismas.

Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando parte de las
cuentas por cobrar, deben presentarse deduciéndose del saldo de la cuenta en la que fueron
cargados.

Cuando el saldo en cuentas por cobrar de una entidad, incluya partidas importantes a cargo
de una sola persona física o moral, su importe deberá mostrarse por separado dentro del
rubro genérico cuentas por cobrar o, en su defecto, revelarse a través de una nota a los
estaos financieros.

Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán,
cuando sea aplicable, compensarse para efectos de presentación en el balance general,
mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda.
Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc., deben ser
mostradas en el balance general como deducciones a las cuentas por cobrar. En caso de
que se presente el saldo neto, debe mencionarse en nota a los estados financieros el importe
de la estimación efectuada.

Debe quedar claramente establecido en el balance general o en las notas a los estados
financieros, la situación de las cuentas por cobrar con respecto a gravámenes de cualquier
tipo que recaigan sobre ellas, restricciones que tengan por estar condicionada su
recuperabilidad a terminación de obras, prestación de servicios, etcétera.

Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse
este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros.

Tratándose de cuentas por cobrar a largo plazo deberán indicarse los vencimientos y tasas
de interés, en su caso.

Deberá revelarse el monto del pasivo contingente para la entidad, por documentos y cuentas
por cobrar vendidos o descontados con responsabilidad para la entidad.

Los saldos a cargo de propietarios, accionistas o socios de una entidad, que representen
capital suscrito no exhibido, no deberán incluirse dentro del rubro de cuentas por cobrar.

Administración de Cuentas por Cobrar (crédito).

Si usted le pregunta a los administradores financieros si preferirían vender sus productos al
contado o a crédito, esperaría que ellos le contestaran algo como esto: “si los niveles de
ventas no se ven afectados, daremos preferencia a las ventas al contado porque el pago es
cierto e inmediato, y porque los costos derivados de la concesión de crédito y del
mantenimiento de las cuentas por cobrar se eliminarían”.

¿Por qué las empresas venden a crédito?

La principal razón por la que la mayoría de las empresas ofrecen ventas a crédito es por que
sus competidores también ofrecen a crédito.

Considere que haría usted si tuviera la oportunidad de comprar el mismo producto al mismo
precio a dos empresas distintas, pero una le exige el pago en el momento de la compra,
mientras que la otra le permite pagar el producto un mes después sin ningún costo adicional.

El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costo directo e indirecto, pero también un
beneficio importante: la concesión del crédito debe incrementar las utilidades.

Por lo tanto, para maximizar la riqueza de los accionistas, un administrador financiero debe
entender como puede administrar de una manera eficaz las actividades de crédito de las
empresas.
Política de Crédito.
Conjunto de decisiones que pretenden las normas de crédito de una empresa, los términos
de crédito, los métodos empleados para cobrar las cuentas de crédito y los procedimientos
para controlar el crédito.

Las principales variables contables que afectan a la demanda por los productos de una
compañía son los precios de ventas, la calidad del producto, la publicidad y la política de
crédito de la empresa. A la vez, esta incluye los factores que exponemos a continuación.

Normas de Crédito.
Reglas que indican la solides financiera mínima que un cliente debe tener para que se le
conceda crédito.

Se refiere a la solidez y a la dignidad crediticia que un cliente debe exhibir para aspirar a que
se le conceda un crédito. Las normas de crédito de la empresa se aplican para determinar
cuales son los clientes que califican según los términos regulares de crédito y la cantidad de
crédito que deberían recibir. Los principales factores que se consideran cuando se fijan
normas de crédito se relacionan con la probabilidad de que un cliente pague lentamente o
que tal vez genere una perdida por ser la suya una cuenta incobrable.

La determinación de la calidad de crédito, o de la dignidad de crédito, de un cliente es

probablemente la parte más difícil de la administración de los saldos acreedores. Sin
embargo, la evaluación del crédito es una practica bien conocida y un buen administrador
puede elaborar juicios razonablemente exactos de la probabilidad de incumplimiento que
muestren diferentes clases de clientes, con base en los análisis de posición financiera actual
de la empresa y la evaluación delos factores que pudieran afectarla en el futuro.

Términos de Crédito.
Condiciones de pago ofrecida a los clientes a crédito; tales termino incluyen la amplitud del
periodo de crédito y cualesquier descuentos en efectivo que se ofrezcan. Los términos de
crédito son las condiciones que regulan las ventas a crédito especialmente respecto a los
convenios de pago.

La empresas necesitan determinar las fechas en la cual empiezan el periodo de crédito, el

tiempo en que disponen el cliente para pagar las compras a crédito antes de que su compra
se considere atrasada y si se deberían ofrecer descuentos en efectivo por pronto pago.

Un examen de los términos de crédito ofrecido por las empresas de estados unidos muestra
importantes variaciones a lo largo del as industrias, ya que los términos oscilan desde el
efectivo antes de la entrega y el efectivo simultaneo a la entrega hasta la oferta de
descuentos en efectivo por pronto pago. Por ejemplo, una empresa que ofrece términos de
2/10, 30 le proporcionan a sus clientes un descuento de 2% sobre el precio de compra, si la
compra se paga en el decimo día del mes o antes de esa fecha,dentro del ciclo de
facturación de otro modo, la totalidad de la cuenta (el monto neto) debe pagarse el día 30.
Debido a la naturaleza competitiva del crédito comercial, la mayoría de los administradores
financieros, cuando fijan los términos de crédito, aplican las normas de la industria en la cual
operan.

Período de Crédito.
Tiempo a lo largo del cual se concede el crédito; después de esa fecha, la cuanta se
considera atrasada.

Descuento en Efectivo.
Reducción del precio de factura de los bines, ofrecida por el vendedor para estimular el
pronto pago.

Política de Cobranza.
Procedimientos que aplica una empresa para solicitar el pago de sus cuentas por cobrar.

La política de cobranza se refiere a los procedimientos que sigue la empresa para solicitar el
pago de sus cuentas por cobrar. La empresa necesita determinar la fecha y la manera en la
cual la notificación de la venta a crédito se transmitirá al comprador. Mientras mas rápido
reciba un cliente una factura, más pronto terminara de pagar la cuenta.

En el mundo de hoy en día, las empresas recurren mas al empleo de medios electrónicos
para “enviar” las facturas a los clientes. Una de las decisiones mas importantes de la política
de cobranza es la manera como deben manejarse las cuentas atrasadas.

Por ejemplo, se puede enviar una notificación a los clientes cuando una cuenta tenga un
atraso de 10 días, o una más severa, seguida de una llamada telefónica, si el pago no se
recibe dentro de 30 días; por ultimo la cuanta podría remitirse a una agencia de cobranza
después de 90 días.

CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

Proceso de evaluación de la política de crédito, utilizado para determinar si ha ocurrido un
cambie en el patrón de pago de los clientes.

Una ves que una empresa establece su política de crédito desea operar en los limites de la
misma. Por lo tanto, es importante que las empresas examinen sus cuentas por cobrar en
forma periódica para determinar si los patrones de pago de los clientes han cambiado a tal
grado que las operaciones se encuentren fuera de los límites de la política establecida. Por
ejemplo, si el saldo en cuentas por cobrar aumenta, ya sea porque la cantidad de ventas
“malas”, o incobrables, aumente o porque el tiempo promedio requerido para cobrar la venta
actual a crédito aumenten, la empresa debería considerar la posibilidad de introducir cambios
en su política de crédito. El control de las cuentas por cobrar se refiere al proceso que se
aplica para evaluar la política de crédito a efectos de determinar si ha ocurrido un cambio en
los patrones de pago de los clientes.

Tradicionalmente las empresas han controlado las cuentas por cobrar por medio de métodos
que miden que el crédito permanece pendiente de cobro. Dos de tales métodos son los días
de ventas pendientes de créditos (DVPC) y el reporte de antigüedad de las cuentas por
cobrar.

Días de Ventas Pendientes de Cobro (dvpc).

Plazo promedio requerido para solicitar el pago de las cuentas por cobrar; también se conoce
como periodo promedio de cobranza.

Representa el tiempo promedio que se requiere para cobrar las cuentas a crédito. Los días
pendientes de cobro se calculan dividiendo las ventas anuales a crédito entre las ventas
diarias a crédito.

Por ejemplo, determinamos que el periodo de las cuentas por cobrar, es decir, los días
pendientes de cobro, de unilate en el año 2000 era de 43.2 días. Los días pendientes de
cobro de 43.2 días se pueden comparar con los términos de créditos ofrecidos por dicha
empresa. Si los términos de crédito de unilate son de 2/10 neto 30, sabemos que ciertos
clientes no son muy puntuales para pagar sus cuentas. De hecho, si una gran cantidad de
clientes paga su cuentadentro de los 10 días para aprovechar el descuento, los otros, en
promedio, tendrían que tomar mucho más de 43,2 días una forma de verificar esta
posibilidad es usando el reporte de antigüedad que describimos a continuación.

Reporte de antigüedad de las Cuentas por Cobrar.

Reporte que muestra el tiempo que las cuentas por cobrar han estado pendientes de cobro;
el reporte divide las cuentas por cobrar en periodos específicos, lo cual suministra
información acerca de la proporción de cuentas por cobrar al corriente y atrasadas, con base
en plazos determinados.

El reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar es una clasificación de las cuentas por
cobrar de una empresa con base en la antigüedad de las mismas. El cuadro a continuación
contiene el reporte de antigüedad de unilate al 31 de diciembre del año 2000.

Por lo general el formato estándar de estos reportes incluye categorías clasificadas por mes,
debido a que los bancos y analistas financieros solicitan que las compañías reporten la
antigüedad de sus cuentas por cobrar en esta forma.

Sin embargo se puede lograr una mayor precisión, y por lo tanto un mejor control de la
información, mediante el empleo de categorías mas pequeñas para clasificar la antigüedad
de las cuentas (esto es, una o dos semanas).
 ANTIGÜEDAD MONTO FRACCION DEL TOTAL
DE LA CUENTA NETO EN DE LAS CUENTAS
(EN DIAS) CIRCULACON POR COBRAR DIAS
PROMEDIO
0-30 $ 72 000 40% 18
31-60 $ 90 000 50% 55
61-90 $ 10 800 6% 77
Mas de 90 $ 7 200 4% 97
$180 000 100%

De acuerdo con el reporte de unilate, solo el 40% de las ventas a crédito del mes de
diciembre del año 2000 fueron cobradas dentro del periodo de 30 días, por lo tanto, 60% de
la cobranza estaban atrasadas. Algunas tenían atrasos de unos cuantos días, mientras otras
triplicaban o cuadruplicaban el periodo de 30 días.

La administración debe vigilar constantemente los días de ventas pendientes de crédito y el

reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar para detectar tendencias, comparar la
experiencia de cobranza de la empresa con sus términos de crédito y evaluar la eficacia con
la que el departamento de crédito opera en comparación con otras empresas de la misma
industria. Si los días de ventas pendientes de crédito empiezan a aumentar o si el reporte de
antigüedad muestra un porcentaje creciente de cuentas atrasadas, es probable que la
política de crédito de la empresa necesite reforzarse.

Sin embargo, debemos ser muy cuidadosos cuando interpretamos los cambios en los días de
ventas pendientes de cobro o en el reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar, puesto
que si una empresa experimenta variaciones estacionales muy agudas, o si crece
rápidamente, ambas medidas podrían verse distorsionadas.

ANALISIS DE LOS CAMBIOS PROPUESTOS EN LA POLITICA DE CREDITO.

Cuando se toman decisiones acerca de un cambio en una política de crédito la cuestión
fundamental es la siguiente.

¿Obtendrá la empresa un beneficio neto?

A menos de que los beneficios adicionales que esperan recibirse de un cambio en una
política de crédito sean superiores a los costos emergentes, el cambio de política no debería
realizarse.
Para ilustrar como debemos evaluar si un cambio propuesto en una política de crédito es
apropiado, examinemos lo que sucedería si unilate introdujera cambios para reducir su
periodo de cobranza promedio. Suponga que el administrador financiero de la empresa ha
propuesto que esta meta se logre en el año 2001.mediante:

1) una facturación más rápida y el ejercicio de mayor presión sobre las cuentas
atrasadas para que sean pagadas.
2) La rigorizicion de las normas de crédito actuales.

En este último caso, el departamento de crédito debe examinar de manera mas severa las
posiciones financieras de los clientes a crédito y sostendrá el crédito de los clientes
“habitualmente moroso”.

Es evidente que estas dos acciones darán como resultado un incremento directo de los
costos asociados con la política de crédito de unilate; de hecho, se espera que las
evaluaciones de crédito y los costos de las cobranzas aumenten de 16 a 17 millones de
dólares.

Al mismo tiempo, a pesar de que la empresa tiene una base de clientes extremadamente
leales, se espera una perdida de dos millones de dólares de ventas anuales en favor de los
competidores, porque algunos clientes se les reducirán su margen de crédito o incluso se les
eliminara.

Sin embargo debido a los cambios en la política de crédito tendrá un efecto pequeño, si es
que alguno, sobre”bu8enos” créditos, el administrador financiero no debe esperar que haya
un cambio en los porcentajes de clientes (20%) que aprovechan el descuento en efectivo.

Si se aprueba los cambios propuestos en la política de crédito, el periodo promedio de

cobranza (PPC), de las cuentas por cobrar se podráreducir desde 43.2 días hasta 35.6 días,
lo cual es mas congruente con los términos de crédito ofrecidos por unilate(2/10neto 30), y
mas cercano al promedio de cobranza se reduce, la cantidad que se “insuma” en cuentas por
cobrar se reducirá, lo cual significa que existirá una menor cantidad de fondos
“comprometidos” en las cuentas por cobrar.

¿Debería la empresa adoptar la propuesta del administrador financiero? Para responder

la pregunta, debemos calcular los costos y los beneficios marginales asociados con el
cambio de la política de crédito actual para determinar si la propuesta es mas ventajosa que
la imperante.

Los costos obvio para la empresa incluyen un decremento de dos millones de dólares en
ventas y un incremento de un millón en costos de crédito y cobranza, lo cual, en forma
combinada, reducirá las utilidades gravables en tres millones de dólares. Sin embargo, la
disminución de las ventas también reducirá los costos operativos variables en millones de
dólares =$ 2 millones por 0.82 además, las disminuciones tanto delas ventas a crédito como
del promedio de cobranza significan que una menor cantidad de fondos estará
“comprometida” en las cuentas por cobrar, por lo tanto los costos de oportunidad, o de
mantenimiento, de las cuentas por cobrar también serán inferiores.

Para calcular el costo de mantenimiento, necesitamos determinar la cantidad de fondos que

unilate invertirá en cuentas por cobrar y el “costo” de esta inversión.

La cantidad invertida en cuentas por cobrar puede calcularse determinando el monto que la
empresa desembolsó por los productos vendidos a crédito, sobre el cual no se ha recibido
ningún pago en efectivo.

Inversión en cuentas Por cobrar = saldo promedio x razón de

En cuentas por cobrar costo variable

= [PPC x (ventas por día)] x razón de costo variable

= [PPC X (s/360)] x v

Obsérvese que solamente los costos variables entran en el cálculo, porque esta cantidad es
la que representa los fondos que la empresa ha “comprometido” en cuentas por cobrar, que
es el monto que debe ser financiado. En el caso de unilate textiles, las inversiones en
cuentas por cobrar asociadas con las políticas de crédito actuales y las propuestas son las
que se describen a continuación.

$ 1656.6 millones
Inversiones en cuentas por cobrar =[43.2dias x ( )] x (0.82)
Política existente 360

= $198.8 millones x 0.82

= 163 millones

1654.6 millones
Inversiones en cuentas por cobrar = [35.6 días x ( )] x (0.82)
Política propuesta 360

= $163.6 millones x (0.82)

= $ 134.2 millones
Unas ves que el cálculo de la inversión en cuentas por cobrar, el costo de mantenimiento de
esta cuenta (costo de oportunidad) puede calcularse determinando la cantidad de
rendimiento que estos fondos hubieran invertido en alguna otra parte:

Costo de mantenimiento
de las cuentas por cobrar = inversión en cuentas X costo de oportunidad
por cobrar

= [PPC x (s/360)] x v x KAR

Donde k AR representa el costo de oportunidad asociado con los fondos “comprometidos” en

cuentas por cobrar. Por lo tanto, si el costo de oportunidad de los fondos invertidos en
cuentas por cobrar es de 10%, el costo de mantenimiento de las cuentas por cobrar con las
políticas existentes y propuestas seria como se describe a continuación:

Costo de mantenimiento de
cuentas por cobrar política actual= $163 millones x 0.10 = 13.4 millones de dólares

Costo de mantenimiento
delas cuentas por
cobrar política propuesta= $ 134.2 millones x 0.10 = 13.4 millones de dólares

Si se adoptan los cambios propuestos, las inversiones requeridas en cuentas por cobrar
disminuirá en 28.8 millones de dólares = $ 163.0 millones - $134.2 millones, lo cual reducirá
su costo de mantenimiento en 2.9 millones de dólares, desde 16.3 millones hasta 13.4
millones.

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.
Es necesario cuidar que se mantenga el inventario suficiente para asegurar el flujo de las
operaciones de producción y venta. El inventario consiste en las existencias del producto que
la empresa ofrece a la venta, así como los componentes que forman el producto. Por
ejemplo, el inventario de productos terminados puede ser el número de automóviles,
refrigeradores o comestibles que están disponibles para la venta.

Si el mantenimiento del inventario resulta costoso, ¿para qué se tiene?.

En primer lugar, el inventario permite ganar tiempo. Puesto que ni la producción ni la entrega
pueden ser instantáneas, se debe de contar con existencias del producto a las cuales se
pueda recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el
largo proceso de producción. En segundo lugar, el inventario permite hacer frente a la
competencia. Si la empresa no satisface la demanda del cliente de manera rápida y
completa, el cliente se irá con un competidor que pueda hacerlo. Esto hace que las empresas
no sólo almacenen inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera sino
también una cantidad adicional (existencias de seguridad) para satisfacer la demanda
inesperada. En tercer lugar, el inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de
continuidad en el proceso de producción. En cuarto lugar, el inventario es una protección
contra los aumentos de precios y la escasez de materias primas.

El objetivo de la administración de inventarios, igual que la administración de efectivo, tiene

dos aspectos que se contraponen. Por una parte, se quiere minimizar la inversión en
inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros
proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra parte, hay que
asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la
demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen
sin obstáculos. Los dos aspectos del objetivo son conflictivos. Reduciendo el inventario se
minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda y
obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventarios
se disminuyen las probabilidades de no poder hacer frente a la demanda y de interrumpir las
operaciones de producción y venta, pero también aumenta la inversión.

Puesto que el nivel óptimo va asociado con el costo mínimo, se deben considerar los costos,
los cuales se clasifican en dos categorías básicas. En una figuran los costos relacionados
con el pedido de inventario; es decir los gastos relacionados con la formulación de los
pedidos necesarios para reponer las existencias. En la segunda figuran los costos asociados
con la conservación de del inventario, llamados tradicionalmente costos de manejo. Los
costos de almacenamiento como alumbrado, mantenimiento, impuestos, depreciación,
servicios de vigilancia, seguros y el costo del capital que se utiliza para financiar las compras
pertenecen a esta categoría.

La cantidad óptima, llamada lote económico (EOQ), se obtiene cuando se minimizan los
costos totales de manejo y de pedido. Si se conoce la demanda, se pueden equilibrar las dos
categorías de costos para encontrar un mínimo, puesto que los costos de manejo aumentan
al aumentar la cantidad que se ordena, mientras que los costos de pedir disminuyen al
aumentar la cantidad de cada pedido.

El director de finanzas que está alerta se vale de los informes a cerca del estado actual del
inventario para hacer los ajustes que exige el medio comercial siempre cambiante. Debe
saber el estado que guarda el inventario en todo momento, ya que la información
extemporánea puede dar lugar a errores de juicio muy costosos para la empresa y para la
reputación del director de finanzas. Por ejemplo, si uno se entera 3 meses después de que el
producto X no se vende porque se produjo una disminución en la demanda, y que la empresa
está acumulando un inventario de ese producto que no será posible vender, se estará en una
situación desventajosa. Un competidor que haya obtenido la información una semana
después de producirse el cambio en la demanda será capaz de hacer frente a los
acontecimientos. La propia empresa estará cargando con un inventario indeseable e
incurriendo con gastos extraordinarios. Ambas cosas se podían haber evitado estando al
corriente de la situación.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS.

Las dos partes del objetivo son las siguientes: 1) minimizar la inversión en inventarios
y, 2) hacer frente a la demanda del producto facilitando las funciones de producción y ventas.

Minimización de la inversión en inventarios

El inventario absolutamente mínimo es de cero. La empresa podría no tener ninguno y

producir sobre pedido. Sin embargo, esto no resulta posible para la gran mayoría de las
empresas, puesto que deben de satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en
caso contrario el pedido pasará a los competidores que puedan hacerlo, y deben también
contar con inventarios para asegurar los programas de producción.

Afrontando la demanda.

Si el objetivo de la administración de inventarios fuera sólo maximizar las ventas

satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades
excesivamente grandes del producto. Así, jamás incurriría en los costos asociados con la
falta de satisfacción de dicha demanda, ni soportaría los que provienen de la pérdida de un
cliente que se pasa con un competidor, de la pérdida de la buena voluntad del cliente, de la
pérdida de utilidades y de las interrupciones y demoras en la producción.

Sin embargo, resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos, paralizando

un capital que se podría emplear con provecho, por ejemplo, en evitar la posibilidad de no
poder hacer frente a la demanda.

Consideraciones para determinar el inventario óptimo.

Básicamente son los siguientes: 1) los costos asociados con el proceso de pedir y, 2)
los costos asociados con el manejo de inventario.
Costos de pedir.

Los costos asociados con el proceso de pedir son esencialmente aquellos en que se incurre
cada vez que se ordena inventario. Cuando se formula un pedido, ya sea a un proveedor
externo o al propio departamento de producción, se incurre en el costo de formulación de la
orden (Q) que incluye los gastos secretariales, de papel y de contabilidad.
Una vez llenada la forma, se incurre en los costos de preparación del cambio de
producción, si el producto lo fabrica la misma empresa. Esto puede significar el reajuste de la
maquinaria para adaptarla a las especificaciones del nuevo producto. Además, las piezas de
prueba y los desperdicios de la primera tanda dan lugar a otros gastos. Si el pedido se
ordena a un proveedor externo, se incurre en gastos de recepción e inspección de artículos.

Costo de manejo

Los costos de manejo van asociados fundamentalmente con el financiamiento,

almacenamiento y conservación del inventario. Como es preciso protegerlo, la empresa
incurre en gastos de almacenamiento como impuestos prediales, depreciación de los
edificios, mantenimiento, servicios y vigilancia. También tiene que pagar un seguro para
proteger el inventario contra incendio o robo, y en algunas partes se paga impuestos por la
posesión de inventarios. Está igualmente el costo del deterioro por hurto u obsolescencia. Si
el inventario desmerece por la edad o porque pasa de moda debido a los adelantos
tecnológicos o a los cambios que se operen en el gusto del consumidor, no se podrá vender
al precio de antes, suponiendo que llegue a venderse. La empresa tiene que absorber esa
pérdida.

Determinación del lote óptimo.

Determinación gráfica del EOQ.

En la figura se puede ver que los costos totales de pedir aumentan con el número de veces
que se hace el pedido durante el periodo de operación. Si, como en la figura, la colocación
de cada pedido cuesta $50, ese será el costo total de un pedido. El costo total de 2 pedidos
será de $100, y así sucesivamente. La tabla ilustra este incremento. La figura y la tabla que
la complementa se puede expresar por medio de una fórmula:

TOC= N x P donde TOC= Costos totales de pedir, N= Número de pedidos hechos durante el
periodo, P= Costo por pedido

Por ejemplo, si N es igual a 30 y P es igual a $50, los costos totales de pedir (TOC) durante
el periodo son de $1,500. Además N se puede expresar como la demanda total del periodo
dividida entre la cantidad de inventario que se recibe cada vez que se hace un pedido.
Expresado por medio de símbolos,
 N= D/Q
En donde D= La demanda del producto que se espera en el periodo
Q= La cantidad de inventario que se recibe cada vez que se hace un pedido

Por ejemplo, si se espera que la demanda del periodo (D) sea de 3,000 unidades y la
cantidad que se ordene cada vez es de 100 unidades (Q), la empresa hará 30 pedidos
durante el año. Los costos totales de pedir se pueden calcular de este modo:

N= D/Q P
Donde se ha sustituido D/Q en lugar de N en la ecuación
Costo total de ordenar ($)

250

200

150

100

50

1 2 3 4 5 No. De órdenes

Costo total de pedir en relación con el número de pedidos que se colocan.

Tabla
Número de pedidos Costos por pedidos Costo total de pedir
1 $50 $50
2 $50 $100
3 $50 $150
4 $50 $200
5 $50 $250

Costos totales de manejo en relación con la cantidad que se recibe en cada pedido.

Así como se expresaron los costos totales de pedir por medio de una fórmula,
también se pueden expresar los costos totales de manejo, del modo siguiente:

TCC= INV x C
En donde
 TCC= Costos totales de manejo
INV= Promedio de unidades en inventario, en un momento cualquiera
C= Costo de manejo por unidad

Por ejemplo, si el inventario promedio (INV) fuera de 100 unidades y los costos de manejo
por unidad (C) fueran de $2, los costos totales de manejo(TCC) serían de $200.

Determinación matemática de EOQ.

El costo total (TC) se puede hallar sumando los costos totales de pedido (TOC) a los costos
totales de manejo (TCC):
TC= TOC + TCC
Donde
TC= costos totales
TOC= costos totales de pedir
TCC= costos totales de manejo
Ahora se trata de definir promedio (INV) con más cuidado y en términos de la cantidad que
se ordena (Q). El inventario promedio se puede definir como Q/2, porque si se hubieran
ordenado y recibido, por ejemplo, 500 unidades al principio del periodo sabiendo con certeza
que se venderían exactamente 500 durante el mismo, se dispondrían de cero unidades al
terminar el periodo. Promediando los inventarios inicial y final se hallaría que el inventario
promedio de todo el periodo fue de 250 unidades. Expresado en símbolos, el cálculo es
como sigue:
INV= Q+0/2=Q/2
En donde

INV= El inventario promedio

Q= El pedido original, o sea el inventario inicial

Implicaciones para el director de Finanzas

El lote económico (EOQ) indica al director de finanzas que la relación entre el lote y la
demanda (D), los costos de pedido (P). El valor del inventario (S), y los costos de manejo (I)
no es proporcional. Más bien, Q* se relaciona con las otras variables mediante una función
cuadrática, y tal relación implica que hay economías de escalas que permiten al director de
finanzas disminuir la inversión en inventario a medida que crece la empresa. Cada aumento
adicional de la demanda exige un incremento menos que proporcional del inventario.

Existencias de Seguridad.
La mayoría de las empresas deben de mantener ciertas existencias de seguridad para hacer
frente a una demanda mayor que la esperada. Al director de finanzas le toca determinar qué
tan amplias deben ser esas existencias, suponiendo que las haya.

El problema.

En vez de agotar el inventario exactamente al finalizar el periodo, o sea cuando llega la

nueva remesa, puede ocurrir que no se esté en situación de atender la demanda real, sea
porque la nueva remesa no llegó a tiempo o porque la demanda fue mayor de lo que se
esperaba. Para no agotar las existencias ni quedar mal con los clientes, perdiendo las ventas
y las utilidades consiguientes, o para no trastornar el programa de producción por falta de
inventario de materias primas, es preciso contar con algunas existencias de seguridad que
consisten en unidades adicionales de inventario en exceso de la demanda estimada y por
encima del nivel del EOQ de principios del periodo.

Sin embargo, la conservación de un inventario adicional resulta costosa, igual que si se

tratara de existencias regulares que mantiene la empresa para satisfacer la demanda normal;
pero resulta igualmente costosa la falta de inventario que impida satisfacer la demanda
inesperada. El costo más fácil de identificar en este caso es el de las utilidades que se
pierden por causa de ventas que no se llevaron a cabo por falta de mercancías. Más difícil de
medir, aunque quizá de importancia igual, es el daño que pueden sufrir las relaciones con el
cliente cuando la empresa no puede satisfacer las necesidades de éste.

El cliente se pasará definitivamente a la competencia si las insuficiencias son críticas e

interfieren constantemente con sus operaciones. Por último, el programa de producción se
desorganizará por falta de inventario de materias primas. Esto resulta costoso por el tiempo
que se pierde y por los gastos de reanudación en que se incurre innecesariamente.

Determinación de las existencias de seguridad óptimas.

Lo primero que hay que advertir es que una vez más, se presenta el caso en que los costos
de manejo se elevan al aumentar las existencias de seguridad, mientras que los costos de
“no tener” disminuyen al aumentar las existencias en cuestión.
También hay que advertir que, por tratarse de una demanda incierta hay que
tener en cuenta la posibilidad de quedarse sin existencias a cada nivel de seguridad, para
derivar el costo total esperado a dicho nivel.

Control del Inventario.

Una vez que el director de finanzas ha determinado el lote económico y las existencias de
seguridad óptimas, ¿cómo sabe cuándo debe reordenar?
La respuesta radica en el control físico que ejerce en el inventario sabiendo constantemente
su situación y establecimiento el punto de reorden apropiado.

Un método de control de inventario.

La falta de un informe exacto y actualizado le inducirá a pensar que se dispone de

existencias suficientes cuando en realidad están peligrosamente bajas y se agotarán antes
de que se puedan reordenar. También podrá creer que el inventario se está vendiendo como
se esperaba cuando lo cierto es que la demanda no se materializó y la empresa está
acumulando mercancía que no podrá vender.

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR.

Las cuentas y documentos por pagar representan obligaciones a corto plazo, estas se
constituyen por adquisición de materia prima o servicios por la obtención de préstamos para
financiamiento que son parte del activo, gastos e impuestos por pagar acumulados, anticipo
clientes, participación de empleados y trabajadores, estos poseen un plazo máximo de un
año.

Son la principal fuente de financiamiento no garantizado a corto plazo para empresas

comerciales. Resultan de las transacciones en las que se compra la mercancía pero no se
entrega una nota firmada que demuestre la obligación del comprador con el vendedor.

Papel en el ciclo de conversión en efectivo.

 El periodo promedio de pago es el componente final del ciclo de conversión de

efectivo. Consta de dos partes:

 El tiempo desde la compra de materias primas hasta que la empresa envía el pago.

 El tiempo de flotación del pago. (El tiempo que pasa desde que la empresa envió su
pago hasta que el proveedor retira los fondos utilizables de la cuenta de la empresa).

 El objetivo de la empresa que compra es pagar de la manera más lenta posible, sin
dañar su calificación de crédito. Hacer el pago el último día, favorece el ciclo de
conversión del efectivo porque alarga el período promedio de pago.

 El período promedio de pago es el tiempo que transcurre desde la compra hasta que
la empresa emite el pago.
Cargos por pagar.

 Son deudas que contrae la empresa por servicios recibidos.

Generalmente tienen un plazo definido para pagar, por ejemplo:

 Electricidad, telecomunicaciones, agua potable, cuotas de mantenimiento.

 También son cargos por pagar los sueldos y los impuestos.

 Si el pago es por medio de cheque, el período se alarga hasta el momento en que los
fondos son acreditados en la cuenta del proveedor y puede disponer de ellos. Si el
proveedor nos acepta cheque pre fechado, el período se prolonga unos días más.

 A este tiempo que transcurre desde la emisión del pago hasta que el efectivo está a
disposición del proveedor se le llama “flotación”.

Análisis de condiciones de crédito.

Las condiciones de crédito que los proveedores le ofrecen a una empresa le permiten
retrasar los pagos por sus compras. Puesto que el costo del proveedor de tener su dinero
invertido en la mercancía después de venderla tal vez se refleje en el precio de compra, el
comprador ya esta pagando indirectamente ese beneficio . Por consiguiente, el comprador
debe analizar con cuidado las condiciones de crédito para determinar la mejor estrategia de
crédito comercial.

 Los plazos que dan los proveedores permiten a la empresa atrasar los pagos por la
compra de mercaderías.

 El costo del proveedor de tener su dinero invertido en las mercaderías después de

venderlas, forma parte del precio.

 El comprador debe analizar las condiciones de crédito para determinar la mejor

estrategia de crédito comercial.

 Si un proveedor extiende las condiciones de crédito que incluyen un descuento por

pronto pago, el comprador tiene dos opciones:

 Aceptar el descuento por pronto pago o renunciar a él.

 Si una empresa pretende aceptar un descuento por pronto pago, debe pagar, de ser
posible en el último día del período de descuento.

 El costo de renunciar a un descuento por pronto pago es la tasa de interés implícita

que se paga por retrasar durante un número adicional de días de pago de una deuda.
  En otras palabras, el costo de renunciar a un descuento por pronto pago es, el interés
que la empresa está pagando por mantener su dinero durante un número de días.

 El administrador financiero debe determinar si es aconsejable aceptar un descuento

por pronto pago.

 Si el porcentaje de costo obtenido como resultado de no hacer uso de un descuento

es inferior a la tasa bancaria promedio, no es conveniente hacer uso del descuento.

 Si el porcentaje es mayor que la tasa bancaria, es conveniente tomar el descuento.

 Los descuentos por pronto pago pueden representar una fuente importante de
rentabilidad adicional, pero también pueden representar un castigo a la liquidez.

Calculo del costo de renunciar al descuento:

(CD / 100%-CD) (360/N).

CD = % DESCUENTO POR PRONTO PAGO.

N = NUMERO DE DÍAS QUE SE PUEDE RETRASAR EL PAGO RENUNCIANDO AL DESCUENTO