INFORME COMPETENCIA DE TRAMITAR CORRESPONDENCIA

Lugar y Fecha: Bucaramanga 19 de abr. de 2023

ELABORADO POR: Aidé Yuliana Mora Rivas

1.Objetivo General
El objetivo general de esta competencia claramente es abrir nuestros conocimientos a un tema
que abarca gran parte de lo que vamos a desarrollar en la técnica de aprendizaje.

2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS
2.1Identificar cada tema visto
2.2Analizar de manera eficaz cada evidencia.
2.3 Colocar en práctica cada aprendizaje

3.TEMAS VISTOS EN LA COMPETENCIA

3.1HISTORIA DE LOS CORREOS EN COLOMBIA

La historia de los correos nos da conocimientos de la forma en cómo se implementó el correo ya
que en esa época la situación de las comunicaciones era critica nos cuenta quienes hicieron parte
de este proceso y de cómo se llevó a cabo su desarrollo.
Empezando el siglo XVIII los correos en el nuevo mundo estuvieron en manos de particulares, debido
al privilegio que concedió la reina doña Juana, el 14 de mayo de 1514, a Don Lorenzo Galíndez de
Carvajal y Asus herederos nombrándolo “correo mayor de las indias descubiertas o por descubrir”
También nos dice en que año fueron las primeras carreras una de las primeras en el año 1750 a la
cual se le llamo “la carrera de Cartagena “estas líneas de correo fueron establecidas por Don juan
Pizarro de Márquez virrey de la nueva granada e iban de Santa fe, Cartagena y Quito. Al año
siguiente, en 1751, se establecieron dos nuevas carreras para comunicar al virreinato con la
capitanía general de Venezuela
La prefilatelia colombiana cubre el período 1770- 1859. La marca postal más antigua conocida es la
de Santafé, de enero de 1771, seguida de las marcas de Pasto, Cartagena, etc.

3.2 RECEPCIÓN, TRAMITE Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Son una serie de pasos que se usan para clasificar de una manera eficaz los documentos, este
proceso se lleva a cabo con la acogida o recepción, identificación, gestión y distribución y
finalmente con su registro. De esta manera procedemos a darle el trámite correspondiente
cumpliendo demanera ordenada cada fase.

3.3 ACUERDO 060 DEL 2001

El acuerdo nos dice que toda empresa pública o privada debe establecer en sus unidades de
correspondencia los alineamientos y procedimientos de los programas de gestión documental
para así dar la producción recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los
documentos. Así mismo nos dice que toda unidad de correspondencia debe contar con personal
suficiente y debidamente capacitado, que se permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el
trámite de las comunicaciones ya sean oficiales o de correspondencia.

3.4 FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

Es un Conjunto de actividades y funciones que cumplen las entidades estatales en aras de satisfacer
las necesidades generales de los ciudadanos de acuerdo con la Constitución y la ley.
función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en
los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad,
mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Teniendo en
cuenta los principios fundamentales que son:
• Planeación
• Organización
• Dirección
• Control
También vemos en esta evidencia temas como:
• Los tipos de empresa
• La misión y visión empresarial
• Los tipos de organigramas
• Los manuales de funciones
• El ciclo PHVA.

3.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA Y NORMATIVIDAD

Nos guiamos en La ley 1712 del 2014 y la iso 9001 donde nos muestran toda la normatividad que
tenemos que seguir para implementar una buena gestión documental en las empresas ya sean
públicas o privadas.
También cabe recalcar que cada tema visto en esta evidencia tuvo una investigación clara y concisa
donde se pueden resaltar los principios de transparencia y accesos a información pública donde
interpretamos, el acceso de información y donde adoptamos un criterio de razonabilidad y
proporcionalidad, así mismo aplicando todos los principios tales como:
• Principio de transparencia
• Principio de buena fe
• Principio de facilitación
• Principio de no discriminación
• Principio de gratitud.
Entre otros, es un tema extenso donde adquirimos conocimientos esenciales y esperamos poder
captar una amplia información más adelante.

3.6 GLOSARIO ARCHIVÍSTICO

Con este glosario identificamos los tipos de documentos que hay en el archivo general de la nación
tales como el:
• Documento activo
• Documento análogo
• Documento cartográfico
• Documento de apoyo
• Documento de archivo
• Documento digital
 • Documento esencia
• Documento inactivo
En esta evidencia podemos clasificar e interpretar de una forma más clara los tipos y formas de
hacer un documento.

CONCLUSIÓN
Con este resumen podemos concluir y dar constancia de todas las evidencias aprendidas durante la
competencia de tramitar correspondencia, dejamos expuestos todos nuestros conocimientos y
también cabe resaltar que fue una experiencia muy enriquecedora para cada uno de nosotros,
personalmente espero poner en práctica cada conocimiento adquirido.

________________________________
Aide Yuliana Mora Rivas
Aprendiz
Se Adjuntan Anexos (3) Formatos de Prestamos y registros de correspondencia.
 Proceso Gestión Documental Versión: 02
Código:
Formato de consulta y prestamo de documentos GD-F-020

TIPO DE SERVICIO: CONSULTA No. REGISTRO: 2

INFORMACIÓN DEL/LOS SOLICITANTES

CIUDAD Y FECHA DE LA SOLICITUD: 18/04/2023
SOLICITANTE DE LA INFORMACIÓN QUIEN RECIBE LA INFORMACION
NOMBRE DEL SOLICITANTE:Aide Yuliana Mora Rivas NOMBRE DE QUIEN RECIBE LA INFORMACIÓN:Kerla Moreno Hernandez

CARGO:Auxiliar de Archivo CARGO:Auxiliar de Archivo

DEPENDENCIA: Archivo Central DEPENDENCIA:Grupo de Formacion Integral, Promocion y relaciones Coorporativas
IP:112 IP:110
E-mail:aymora740@soy.sena.edu.co E-mail:kmoreno362@soy.sena.edu.co
Entidad externa:
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO O Actas Comité de Ev aluacion y Seguimiento, con un numero de folios de 211 perteneciente a la carpeta N°8 de
INFORMACIÓN SOLICITADA: la caj a N°1

OBJETO DE LA SOLICITUD: Prestamos para v erificar datos personales

CANAL DE COMUNICACIÓN
En sala: Via E-mail: Via Telefonica:

Por Escrito: x No. Radicado: 2 Fecha de Radicación 18 de abril de 2023

Observaciones:

CARACTERISTICAS DEL SERVICO SUMINISTRADO: INFORMACIÓN: CONSULTA: FOTOCOPIAS: DIGITALIZACIÓN

CARACTERÍSTICAS
TIPO DE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
AUTÉNTICA SIMPLE COPIA CON MERITO EJECUTIVO

No. DE COPIAS SIMPLES: _____________ No. DE COPIAS AUTENTICAS: ______________ No. DE PRIMERAS COPIAS: ________________

FECHA DE PRESTAMO: 18 de abril del 2023 TIEMPO DE PRESTAMO: 7 DÍAS FECHA LIMITE DE DEVOLUCIÓN: 27 de abril del 2023

SOPORTE DE ENTREGA:

CONCEPTO DEL SERVICIO SUMINISTRADO

Por favor registre de 1 a 5 el nivel de satisfacción por el servicio ofrecido, en donde 1 es el nivel de satisfacción más bajo y
5 el más alto

Nivel de claridad y conocimiento de quien presto el

Plazos de entrega o prestación del servicio 1 3 3 4 5 servico 1 2 3 4 5

Indíque el nivel de satisfacción en la calidad del Si tuviera que poner una nota global al servicio de
1 3 3 4 5 información ofrecido , ¿qué puntuación le daría? 1 2 3 4 5
sertvico recibido

Observaciones:

________________________________________________ ________________________________________________
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SOLICITA EL SERVICIO NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE EL SERVICIO

_____________________________________________________
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SUMINISTRA EL SERVICIO

SECRETARÌA GENERAL - Grupo Administraciòn de Documentos

GD-F-020

Página 1
 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

Año _______
Pág. _______
ARCHIVADO
PASA CONTE EN:
Regi PROCEDENCIA DETALLE STADO
A SERIE DOC.
Fecha Recibido stro
Nº Entidad o N
Lugar Fecha Asunto Anexos Fecha
persona º
A M D A M D A M D
Universidad
Francisco de
2004 Paula Información de Oscar
R04-
10 20 Santander, Cúcuta 2004 10 15 diagnóstico 5 Gualdron
02735
Vicerrectoría institucional González
académica,
Sergio Iván
Quintero Ayala

2012 Colciencias, Conceptos de la

R12- Oscar
06 21 Sonia Esperanza Bogotá 2012 06 06 evaluación 6
03017 Gualdron
Monroy Varela financiera

Colciencias,
2014 Álvaro
R14- Liliana María Solicitud de
12 04 Bogotá 2014 11 11 13 Ramírez
05879 Zapata reintegro
Bustamante
García
 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DESPACHADA

Fecha Despacho DESTINO DETALLE RESPUESTA

Reg. Nº Fecha Observaciones

D M A Entidad o persona Lugar Asunto Anexos Nº
D M A

Acciones
2-2017- Leidy Marcela
17 10 2017 B/manga de
013697 Ramírez Remolina
Formación

Acciones
2-2017- Claudia Patricia Ríos
17 10 2017 Floridablanca de
013700 Galindo
Formación

Acciones
2-2017- Laura Katherine
17 10 2017 B/manga de
013702 Guarín Ardila
Formación