VIRÚ – LEGAL 2018

GUÍA PARA EL USO DEL

SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS

1 de 17
 VIRÚ – LEGAL 2018

La presente guía tiene por objetivo orientar a los usuarios en el uso del Sistema de Gestión
de Contratos desde la Plataforma Web http://tic.viru.com.pe/, lo cual les permitirá
generar sus solicitudes de creación o revisión de documentos de forma exitosa para su
atención.

¿Cuál es el objetivo del Sistema de Gestión de Documentos?

El sistema permitirá a los usuarios solicitar la elaboración y/o revisión de los documentos con
implicancias legales que estén relacionados al desarrollo de sus actividades de forma clara y
precisa, brindando la información necesaria al Área Legal para atender sus solicitudes rápida y
eficientemente. También les permitirá conocer el plazo en el que su solicitud será atendida así
como el estado en que se encuentra su requerimiento.

¿Quiénes tendrán acceso al Sistema de Gestión de Documentos?

Todos los usuarios que, por la naturaleza de sus funciones, tenga contacto con documentos que
generen implicancias legales para la empresa.

¿Necesito solicitar contratos para todas mis operaciones?

Con la finalidad de velar por los intereses de la empresa y disminuir el riesgo en las operaciones,
se han establecido los siguientes parámetros para la solicitud de contratos*:

Todas las operaciones relacionadas a inversiones: ejecución de obras civiles,

metalmecánicas, de desarrollo de proyectos de electrificación, adquisición de equipos,
suministro de bienes o servicios, etc., cuya inversión sea igual o supere los S/30,000.00
(Treinta mil con 00/100 Soles), requieren obligatoriamente de la elaboración de un
contrato. La compraventa de inmuebles siempre requerirá de la elaboración de un
contrato.

Aquellas operaciones que no estén relacionadas a inversiones: compraventa de

plántulas, alquiler de maquinaria y equipos, arrendamiento de locales y/o almacenes
de producto, producción por encargo (maquila), etc. cuyo monto sea igual o supere los
S/60,000.00 (Sesenta mil con 00/100 Soles), requieren contrato de forma obligatoria.

Todas las operaciones que no se encuentren inmersas en los supuestos descritos en

los numerales 1 y 2, necesitarán contrato solo si la Jefatura/Gerencia a cargo o el Área
Legal consideran necesaria su elaboración a fin de disminuir el riesgo en la operación.

* El uso del sistema no aplica para la solicitud de contratos de arrendamiento de terrenos

agrícolas (para cultivo), ni compraventa de materia prima; los cuales cuentan con un
procedimiento específico.

2 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

¿Cuál es el flujo del proceso de atención de solicitudes?1

Las solicitudes serán generadas por los usuarios que requieran la elaboración y/o revisión de
documentos, y serán aprobadas por su Jefatura o Gerencia a cargo.

Una vez con la aprobación de la Jefatura/Gerencia correspondiente, la solicitud se deriva al Área

Legal para su aprobación.

Cuando la Jefatura del Área Legal haya verificado que la solicitud cumple con todos los requisitos
necesarios según el tipo de documento, asignará la atención de la misma a un miembro de su
equipo, señalando el plazo de atención.

Una vez que el documento haya sido elaborado/revisado, será enviado al usuario para su
conformidad, previa validación por la Jefatura del Área Legal.

Envío de la
Usuario genera Retorno a Jefatura
solicitud a la
solicitud del Área Legal para
Jefatura del Área
revisión
Legal

Aprobación de la Asignación de la Envío al usuario

Jefatura/Gerencia solicitud para su para su validación y
responsable atención conformidad

Cuando el usuario reciba el documento formulado por el Área Legal, podrán presentarse dos
situaciones:

El usuario está Acepta el documento enviado

conforme con por Legal. Con ello se genera un
el borrador del código que será incluido en la
documento versión final del documento
requerido.

Rechaza el borrador indicando

sus observaciones y los cambios El usuario no
que son necesarios. Legal está conforme
reformula el documento y lo con el
envía al usuario nuevamente borrador del
para su evaluación. documento

1
Para mayor detalle del flujo y muestra de generación de solicitudes, revisar el Anexo 02.

3 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

La atención de la solicitud culminará cuando el Área Legal envíe el documento final en PDF, con
su respectiva codificación:

¿Qué debo tener en cuenta al generar una solicitud de

elaboración y/o revisión de documentos?
Para que tu solicitud sea ingresada de forma correcta debes tener en cuenta lo siguiente:

Completa todos los requisitos por documento. Es indispensable. A mayor información, el

Área Legal podrá realizar su trabajo de forma más rápida y eficiente.

Solicita la elaboración/revisión de tus documentos con anticipación.

Reconoce los tipos de documentos que pueden generarse en la operación. Para ello,
puedes valerte del detalle consignado en el Anexo 01 de la presente guía.

Si tienes alguna duda, comunícate con nosotros. El equipo del Área Legal está presto a
ayudarte para que tu solicitud sea atendida en el menor tiempo y de la mejor forma
posible.

4 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

ANEXO 01
Tipos de documentos

Contrato de arrendamiento:
Una de las partes se obliga a ceder temporalmente a la otra el uso
de un bien a cambio del pago de una renta convenida por ambas
partes.
Ejemplo: Arrendamiento de oficinas, almacenes, equipos, etc.

Contrato de suministro:
Quien brinda el suministro se obliga a ejecutar en favor de otra
persona prestaciones periódicas o continuadas de bienes.
Ejemplo: Suministro de energía eléctrica, de gas, de repuestos, etc.

Contrato de locación de servicios:

Quien brinda el servicio se obliga, sin estar subordinado al
contratante, a prestarle sus servicios por cierto tiempo o para un
trabajo determinado, a cambio de una retribución.
Ejemplo: Locación de servicios de asesoría, de seguridad, de
transporte, etc.

Contrato de obra:
El contratista se obliga a hacer una obra determinada y el comitente
a pagarle una retribución (construcción y/o modificación de
infraestructuras).
Ejemplo: Construcción de cerco, ampliación de oficinas, etc.

Contrato de compraventa:
El vendedor se obliga a transferir la propiedad de un bien mueble o
inmueble al comprador y éste a pagar su precio en dinero.
Ejemplo: compraventa de maquinaria, de terrenos, de oficinas, etc.

Contrato de exclusividad:
El firmante o contratado se compromete a no realizar labores ni
para otro cliente/proveedor ni por cuenta propia.

5 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

Contrato de producción por encargo (maquila):

Una de las partes se obliga a elaborar de manera exclusiva un
producto o una parte de él. El productor se obliga a suministrar al
procesador la materia prima con el derecho de participar, en las
proporciones que convengan, sobre el o los productos finales
resultantes, los que deberán ser de idéntica calidad a los que el
procesador retenga para sí.
Ejemplo: Producción por encargo de empaquetado de materia
prima, etc.

Acuerdo de compra (Purchase Agreement):

Contrato escrito que el Comprador y el Vendedor firman definiendo
los términos y condiciones bajo los cuales se transferirán
determinados bienes (productos).

Acuerdo de confidencialidad:
Documento que vincula a las partes, obligándolas a mantener
reserva sobre la información que compartan en el desarrollo de
actividades conjuntas.

Carta de reclamo:
Documento enviado a un tercero, mediante el cual se solicita la
devolución de un bien, el pago de un servicio, una indemnización,
etc., como producto de una relación contractual o extracontractual
fallida.

Carta de respuesta:
Documento dirigido a un proveedor o cliente, dando respuesta a una
solicitud inicial, de información o pedido documentario.

6 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

ANEXO 02
Uso del sistema

Para solicitud de elaboración de documentos:

1. Ingresar a la Plataforma Web: http://tic.viru.com.pe/ y consignar su usuario y
contraseña2:

2. Una vez en el entorno web, elegir la opción “Gestión de

contratos”/Proceso/Solicitudes/Nuevo:

Hacer clic aquí

2 El usuario y contraseña es el mismo que usamos para ingresar al módulo de entregas a rendir.

7 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

3. A continuación, se precisarán los datos necesarios para la atención de la solicitud. En

este caso, al tratarse de la elaboración de un documento, seleccionaremos la opción
“Solicitud de creación”:

Importante: Debemos
completar todos los
espacios consignados.

4. Luego, seleccionamos el tipo de documento cuya creación se necesita, de acuerdo a los

alcances indicados en el Anexo 01. Es importante identificar correctamente el tipo de
documento que se requiere ya que de ello dependerá la información que requiera el
Área Legal para la atención de tu solicitud.

Elegir el tipo de
documento de acuerdo a
la lista descrita en el
Anexo 01

5. Indicar si el cliente/proveedor es una persona natural, persona jurídica o no domiciliada:

- Persona Natural: Es una persona física que ejerce derechos y cumple obligaciones
a título personal.

8 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

- Persona Jurídica: Es una entidad conformada por una, dos o más personas naturales
o jurídicas que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de la empresa
creada.

- No domiciliado: persona natural o jurídica peruana que adquiere residencia fuera

del país; o persona natural o jurídica extranjera, sin domicilio permanente en el Perú
o que teniendo el domicilio se ausentan por más de 183 días durante un período
cualquiera que comprende 12 meses.

6. Indícanos si se trata de un contrato nuevo (cuando la relación con el cliente/proveedor

se produce por primera vez sobre un aspecto en particular) o una adenda (cuando a una
relación ya establecida se agrega/modifica una condición en particular: plazo, monto,
obligaciones, etc.).

7. Completar los siguientes espacios:

Sociedad: Virú, Caynarachi Urbem o Midoni.
Idioma: Español, inglés u otro (indicar).
Moneda: Soles, dólares o euros.
Monto: debe consignarse el monto total del contrato y si incluye o no IGV.

9 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

Si existiese algún comentario

respecto a la solicitud, podrá
indicarse en el campo
“observaciones”.

8. Cada solicitud ingresada tiene requisitos particulares de acuerdo a la información

consignada (tipo de documento-tipo de persona). Completa los requisitos de forma clara
y precisa con la finalidad de permitir al equipo del Área Legal atender tu solicitud de
forma rápida y eficiente. Una vez completados los requisitos, dale clic a “Guardar”.

9. Registrada la solicitud, está lista para ser enviada a la Jefatura/Gerencia para su

aprobación:

10 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

Muestra los detalles Edita los campos

consignado en la antes de su envío para
solicitud. aprobación.

Envía la solicitud a la Cancela la solicitud.

Jefatura/Gerencia
para su aprobación.

10. Tu Jefe/Gerente a cargo podrá aceptar o rechazar la solicitud generada por el miembro
autorizado de tu equipo; para ello, se dirigirá al campo “Apro. Sol. Gerencias”, la cual
mostrará el siguiente detalle:

El Jefe/Gerente puede Aprueba la solicitud:

visualizar el detalle de la con ello la deriva al
solicitud y los documentos Área Legal para su
que la sustentan. atención.

Rechaza la solicitud:
la retorna al usuario
para su corrección.

11. Cuando el Jefe del Área Legal reciba la solicitud aprobada, asignará la atención de esta
a un miembro de su equipo. El usuario podrá visualizar cuál es la persona a cargo de la
elaboración/revisión del documento, así como también el plazo en que su
requerimiento será atendido:

Persona que atenderá

la solicitud, asignada
por el Jefe de Legal

Tiempo de atención
de la solicitud 11 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

12. El equipo del Área Legal atenderá la solicitud dentro del plazo señalado; el borrador del
documento será enviado por la Jefatura del Área Legal al usuario para su revisión. En
este punto, el usuario podrá acceder al documento y verificar si está de acuerdo o no
con el contenido:

Al hacer clic en visualizar,

tendrá accedo al borrador
del documento

Clic aquí para

descargar el borrador

13. Si estás de acuerdo con el contenido del borrador, apruébalo. Con ello, se generará un
código, el cual será consignado en el documento final que te hará llegar el Área Legal.

Aprueba el
documento: Con ello
se asigna un código al
mismo. Legal envía la
versión final en PDF.

12 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

14. Si no estás de acuerdo con el contenido del borrador, puedes rechazarlo. En ese caso,
deberás indicar el porqué de tu disconformidad, adjuntando el documento con los
comentarios que reflejen los cambios que necesitas. Con ello, el Área Legal reformulará
el documento y te lo enviará nuevamente para tu validación hasta lograr la conformidad
del usuario.

Rechaza el documento:
Debe indicar por qué y
enviar el Word con sus
comentarios. Legal
reformula y envía para
su conformidad.

Para tu solicitud de revisión de documentos:

1. Ingresar a la Plataforma Web: http://tic.viru.com.pe/ y consignar su usuario y
contraseña3:

2. Una vez en el entorno web, debes elegir la opción “Gestión de

contratos”/Proceso/Solicitudes/Nuevo:

3 El usuario y contraseña es el mismo que usamos para ingresar al módulo de entregas a rendir.

13 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

Hacer clic aquí

3. A continuación, se precisarán los datos necesarios para la atención de tu solicitud. En

este caso, al tratarse de la elaboración de un documento, seleccionaremos la opción
“Solicitud de revisión”.

De la misma forma que con las solicitudes de elaboración de documentos, deberás

completar todos los espacios: tipo de contrato, tipo de documento, tipo de persona,
idioma, sociedad, moneda, monto.

Importante: Debemos
completar todos los
espacios consignados.

4. Las solicitudes de revisión se emplean cuando el proveedor/cliente ha elaborado por

cuenta propia un proyecto de documento, el cual debe ser revisado por el Área Legal a
fin de evaluar el riesgo en las operaciones. Es por ello que, a efectos de realizar la
revisión, los usuarios deben anexar a su requerimiento el documento enviado por el
proveedor/cliente.

14 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

El resto de requisitos a completar dependerá de las características de cada documento. Sin

perjuicio de ello, todos y cada uno de los campos debe estar completo, de lo contrario la
solicitud será rechazada.

5. Una vez registrada la solicitud, está lista para ser enviada a la Jefatura/Gerencia para su
aprobación:

Muestra los detalles Edita los campos

consignados en la antes de su envío para
solicitud. aprobación.

Envía la solicitud a la Cancela la solicitud.

Jefatura/Gerencia
para su aprobación.

6. El Jefe/Gerente a cargo podrá aceptar o rechazar la solicitud generada por el miembro

autorizado de tu equipo; para ello, se dirigirá al campo “Apro. Sol. Gerencias”, la cual
mostrará lo siguiente:

El Jefe/Gerente puede Aprueba la solicitud:

visualizar el detalle de la con ello la deriva al
solicitud y los documentos Área Legal para su
que la sustentan. atención.

15 de 17

Rechaza la solicitud:
VIRÚ – LEGAL 2018

7. Cuando el Jefe del Área Legal reciba la solicitud aprobada, asignará la atención de esta
a un miembro de su equipo. El usuario podrá visualizar cuál es la persona a cargo de la
elaboración/revisión del documento, así como también el plazo en que su
requerimiento será atendido:

Persona que atenderá

la solicitud, asignada
por el Jefe de Legal

Tiempo de atención
de la solicitud

8. El equipo del Área Legal atenderá la solicitud dentro del plazo señalado; el borrador del
documento será enviado por la Jefatura del Área Legal al usuario para su revisión. En
este punto, el usuario podrá acceder al documento y verificar si está de acuerdo o no
con el contenido:

Al hacer clic en visualizar,

tendrá accedo al borrador
del documento

Clic aquí para

descargar el borrador

16 de 17
VIRÚ – LEGAL 2018

9. Si el usuario está de acuerdo con el contenido del borrador, deberá aprobarlo. Con ello,
se generará un código, el cual será consignado en el documento final que le hará llegar
el Área Legal.

Aprueba el
documento: Con ello
se asigna un código al
mismo. Legal envía la
versión final en PDF.

10. Si no estás de acuerdo con el contenido del borrador, puedes rechazarlo. En ese caso,
deberás indicar el porqué de tu disconformidad, adjuntando el documento con los
comentarios que reflejen los cambios a ser efectuados. Con ello, el Área Legal
reformulará el documento y lo enviará nuevamente para su validación hasta lograr la
conformidad del usuario.

Rechaza el documento:
Debes indicar por qué y
enviar el documento con
tus comentarios. Legal
reformula y envía para
su conformidad.

17 de 17