Procedimiento Donaciones

INSTITUTO AEROPUERTO INTERNACIONAL DE MAIQUETÍA
OFICINA DE GESTIÓN SOCIAL
PROCEDIMIENTO PARA EL
OTORGAMIENTO DE DONACIONES
DEL IAIM
MAIQUETÍA, OCTUBRE 2015

PÁGINA INTENCIONALMENTE DEJADA EN BLANCO
CÓDIGO:
SGC-IAIM-P-OGS-011-15
PROCEDIMIENTO PARA EL FECHA: OCTUBRE 2015
VERSIÓN: 01
DEL IAIM
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: HOJA DE APROBACIÓN
NIVEL DE APROBACIÓN FECHA FIRMA Y SELLO
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL
Sergio Alejandro Silvio Prato
CONSULTORÍA JURÍDICA
Avelina Franco Sevillano
OFICINA DE GESTIÓN SOCIAL

Oneida Méndez
OFICINA DE PLANIFICACIÓN
Y PRESUPUESTO
Livlith Indira Orta Narváez
APROBADO EN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
REUNIÓN Nº: PUNTO DE AGENDA Nº:
DECISIÓN Nº: FECHA DE DECISIÓN:

PARTICIPANTES
UNIDADES QUE INTERVIENEN RESPONSABLES
Oficina de Gestión Social Thais González
Angélica Mata
Oficina de Planificación y Presupuesto Mayela Velásquez
Leidy Núñez
LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO

CANTIDAD CONDICIÓN RESPONSABLE DEL ÁREA
01 Copia controlada (Digital) Dirección General
01 Copia controlada (Físico) Oficina de Gestión Social
Oficina de Planificación y
01 Copia controlada (Digital) Presupuesto/
División de Presupuesto
Oficina de Planificación y
01 Original en Físico y Digital Presupuesto/
División de Organización y Sistemas
OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

CÓDIGO:
VERSIÓN: 01
DEL IAIM
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: HOJA DE APROBACIÓN

CÓDIGO:
OTORGAMIENTO DE DONACIONES PÁGINA: 5 DE 36
DEL IAIM VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: REGISTRO DE REVISIONES Y CORRECCIONES
NRO. DE FECHA DE FECHA PÁG. REGISTRADO

DESCRIPCIÓN FIRMA
REVISIÓN REVISIÓN PUBLICACIÓN NRO. POR:

CÓDIGO:
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: REGISTRO DE REVISIONES Y CORRECCIONES

CÓDIGO:
N° REVISIÓN: 01
ASUNTO: LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS
Página Fecha Revisión Página Fecha Revisión

1 26
2 27
3 28
4 29
5 30
6 31
7 32
8 33
9 34
10 35
11 36
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

CÓDIGO:
N° REVISIÓN: 01
ASUNTO: LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: PROCEDIMIENTO
1. Unidad de Origen: Dirección General y Oficina de Gestión Social del Instituto Aeropuerto
Internacional de Maiquetía (IAIM).
2. Propósito: Normalizar el otorgamiento de donaciones del IAIM, mediante el

establecimiento de actividades, normas y responsabilidades para quienes intervienen, a fin
de garantizar una gestión eficaz y eficiente.
3. Alcance: El presente procedimiento abarca desde la recepción de los recaudos hasta la

entrega del cheque para cubrir la necesidad del beneficiario, e intervienen Dirección
General, Oficina de Gestión Social, Oficina de Planificación y Presupuesto y Dirección de
Administración y Finanzas.
4. Responsabilidad y Autoridad:
Dirección General, debe:
a. Decidir el otorgamiento del beneficio de ayuda o donación, previa evaluación de los
registros que avalan la necesidad del solicitante.
Oficina de Gestión Social, debe:

a. Informar a los interesados de los requisitos a cumplir para formalizar la solicitud de
otorgamiento de donaciones.
b. Recibir y verificar que toda solicitud recibida, cumpla con los requisitos para su
tramitación.
c. Realizar estudio social a través de la ejecución de entrevistas, inspecciones y/o visitas,
para detectar la condición actual del solicitante de la donación.
d. Emitir el informe social por cada estudio realizado.
e. Enviar a la Dirección General el reporte de ayudas económicas de los casos avalados
por el Trabajador Social en el Informe, para su evaluación y decisión.
f. Registrar y tramitar las solicitudes de ayuda o donaciones de acuerdo a las
instrucciones impartidas por la Dirección General.
CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
g. Elaborar Punto de Cuenta solicitando la aprobación de la ayuda económica, dirigido a

los responsables de Dirección General, Subdirección General, Oficina de Gestión
Social y Consultoría Jurídica.
h. Gestionar ante la Dirección de Administración y Finanzas (Unidad de Control de
Contrato) el registro del proveedor del beneficiario.
a. Preparar Expediente de cada beneficiario, con todo los registros presentados por el
solicitante y generados en la ejecución del procedimiento.
b. Elaborar Solicitud de Pago para dar inicio a la ejecución de pago.
c. Gestionar ante la Oficina de Planificación y Presupuesto, la emisión de los registros
presupuestarios (Precompromiso y Compromiso).
d. Cumplir con las actividades y normas descritas para esta Unidad, en el presente
documento.
Oficina de Planificación y Presupuesto, debe:

a. Asesorar a las Unidades Usuarias del IAIM sobre los aspectos presupuestarios.
b. Verificar que toda solicitud recibida, cumpla con los requisitos para su tramitación.
c. Emitir los registros presupuestarios de acuerdo a los lineamientos internos
establecidos.
d. Certificar la disponibilidad presupuestaria, a través de la emisión de los registros
correspondientes.
e. Realizar cualquier otra actividad vinculada al procedimiento e inherente al ámbito
presupuestario.
f. Cumplir con las actividades y normas descritas para esta Unidad, en el presente
documento.
Dirección de Administración y Finanzas, debe:

a. Verificar que toda solicitud de pago recibida, cumpla con los requisitos para su
tramitación.
b. Emitir los registros de Orden Pago, Comprobante de Pago y Cheque.
CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
c. Cumplir con lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos para la

Tramitación General de Pagos y Emisión de Cheque.
d. Realizar las actividades contables de las operaciones realizadas.
e. Cumplir con las actividades y normas descritas para esta Unidad, en el presente
documento.
5. Documento de Referencia:
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Enmienda Nº 1 publicada en
Gaceta Oficial Nº 5.908 Extraordinario de fecha 19 de febrero de 2009.
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control Fiscal,
publicada en Gaceta Oficial Nº 6.013 Extraordinario de fecha 23 de diciembre de 2010.
 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial N° 2.818.
Extraordinario de fecha 01 de julio de 1981.
 Ley que Establece el Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial
Nº 6.152 de fecha 18 de noviembre de 2014.
 Ley del Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía, publicada en Gaceta Oficial
Nº 29.585 Extraordinaria de fecha 16 de agosto de 1971.
 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del
sector Público, publicado en Gaceta Oficial N° 6.154 Extraordinario de fecha 19 de
noviembre de 2014.
 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites
Administrativos, publicado en Gaceta Oficial Nº 6.149 Extraordinario, de fecha 18 de
noviembre de 2014.
 Reglamento Parcial Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema Presupuestario, Gaceta Oficial Nº 5781 Extraordinario de
fecha 12 de agosto de 2005.
 Reglamento de la Ley del Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía, Gaceta
Oficial Nº 30.331 de fecha 15 de febrero de 1974.

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
 Reglamento Interno del Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía, de fecha 05 de

octubre del 2007.
 Providencia Nº 066, mediante la cual se dicta el Clasificador Presupuestario de
Recursos y Egresos, publicado en Gaceta Oficial N° 6.144 Extraordinario de fecha 29
de septiembre de 2014.
 Manual de la Calidad del IAIM, Versión 02 de fecha mayo de 2015.
 Manual de Normas y Procedimientos para la Tramitación General de Pagos y Emisión
de Cheque, de fecha 28 de junio de 2002.
 Instructivo de Trabajo para la Normalización de Documentos Técnicos del IAIM, Versión
04 de fecha enero de 2015.
6. Definiciones:
Ayudas: Acción humana tendiente a resolver las necesidades de una persona o grupo
social.
Beneficiario: Persona que obtiene un beneficio o provecho de un contrato, donación,
entre otros.
Cheque: Documento por el cual el librador (persona que expide o emite el cheque y lo
firma), ordena contra el librado (entidad bancaria) en el cual tiene fondos, pague una
determinada suma al beneficiario o tenedor.
Compromiso: Registro que constituye una afectación preventiva de los créditos
presupuestarios.
Disponibilidad presupuestaria: Es el recurso presupuestario que permite realizar
aquellos compromisos de gastos que ocurran en el IAIM.
Donaciones: Es el acto que consiste en dar fondos o bienes a personas, instituciones
sin fines de lucro, organismos descentralizados que proporcionan servicios sociales y
comunales para estimular actividades educativas, hospitalarias, científicas y culturales de
interés general.

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
Expediente: Conjunto de documentos archivados que conforman el registro de

solicitudes de bienes y/o servicios, así como pagos que implican compromisos
financieros.
Orden de Pago: Es la autorización para que se haga efectiva la Solicitud del Pago.
Organizaciones comunitarias: Son las organizaciones que existen o pueden existir en
el seno de las comunidades y agrupan un conjunto de personas con base a objetivos e
intereses comunes, para desarrollar actividades propias en el área que les ocupa.
Solicitante: Persona que realiza una petición o busca una cosa siguiendo un
procedimiento establecido o de manera formal.
7. Acrónimos:
DAF Dirección de Administración y Finanzas.

IAIM Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía.
IVA Impuesto al Valor Agregado.
N/A No Aplica
OGS Oficina de Gestión Social.
OPP Oficina de Planificación y Presupuesto.
RIF Registro Único de Información Fiscal.
SIGA Sistema Integrado de Gestión Administrativa.
SGC Sistema de Gestión de Calidad.
8. Condiciones Generales:
Del documento
8.1. El presente procedimiento entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación por
parte del Consejo de Administración del IAIM.
8.2. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o políticas internas que afecte el
procedimiento descrito, implica realizar una actualización del mismo. En este sentido,
sólo la División de Organización y Sistemas, adscrita a la Oficina de Planificación y
CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
Presupuesto, es la unidad facultada para realizar los cambios correspondientes,

previa solicitud formal de la unidad usuaria del documento.
8.3. El presente documento, debe estar a disposición del personal responsable de aplicar
el procedimiento descrito, para conocimiento y fiel cumplimiento.
8.4. La mención de personas y cargos en masculino tiene en las disposiciones de este
documento un sentido genérico, referido siempre por igual a hombres y mujeres. La
precitada se sustenta en el artículo 3 del Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y del Sistema de Control Fiscal.
De los requisitos para las ayudas y donaciones

8.5. Las donaciones que refiere el presente documento, están destinadas a la atención de
requerimientos justificados de personas naturales y jurídicas de carácter público o
privado, y organizaciones comunitarias que soliciten la contribución del IAIM para
atenuar situaciones de necesidad social. Estas contribuciones pueden ser de dos
tipos:
 Ayuda económica.
 Entrega de equipos e insumos.
8.6. El IAIM solo otorgará donaciones en las siguientes áreas:

Áreas de atención Requerimiento especifico
Salud  Medicamentos, gastos médicos-quirúrgicos, equipos y
otros.
 Eventos académicos científicos.
Educación  Acondicionamiento de áreas.
 Dotación de mobiliario escolar, de oficina, entre otros.

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
Áreas de atención Requerimiento especifico

 Materiales e Implementos deportivos.
 Eventos y competencias deportivas.
Deporte y Cultura  Eventos culturales.
 Instrumentos relacionados con la actividad cultural y
asistencia a las asociaciones culturales y deportivas
 Ayuda económica para arreglo de vivienda.

 Ayudas funerarias.
Comunitaria  Consejos Comunales.
 Eventos vecinales y organizaciones legalmente constituidas
no gubernamentales.
 Ayudas económicas o entrega de equipos e insumos a
instituciones públicas o privadas de carácter benéfico,
Institucional
legalmente constituidas.
 Cualquier otra que estime el IAIM otorgar por su urgencia.
8.7. Para formalizar la solicitud de donación ante el IAIM, el solicitante debe presentar a
la recepción de la Oficina de Gestión Social ubicada en el nivel 2, Carta explicativa
dirigida al Director General del IAIM y los requisitos establecidos para la persona
natural o jurídica, según corresponda, descritos a continuación:
Solicitante: Persona natural

 Una (01) copia de la cédula de identidad del solicitante y en caso de ser trabajador
del IAIM anexar, adicionalmente, una (01) copia de la tarjeta de identificación.
 Presupuesto, con los siguientes requisitos:
-Nombre y apellido o razón social del vendedor o prestador del servicio.
-Registro único de Información Fiscal (RIF)
-Dirección fiscal

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
-Teléfonos, entre otros.

-Sello de la empresa.
Nota: No se tramitará la solicitud de donación, en facturas pagadas.
 Informe médico y estudios realizados (en caso de ayuda para salud).
 Fotos del lugar a acondicionar (en caso de ayuda para mejora de vivienda,
acondicionamiento de áreas, entre otros).
 Cualquier otro documento que el solicitante considere para la correcta valoración
de su solicitud.
Solicitante: Persona Jurídica Público o Privado sin Fines de Lucro y Organizaciones

Comunitarias
 Una (01) copia del registro único de información fiscal (RIF) vigente, de la persona
jurídica de carácter público o privado.
 Acta constitutiva de la Persona Jurídica o Consejo Comunal a los efectos del
registro respectivo.
 Presentación, según el caso, del proyecto a desarrollar con la ayuda a otorgar.
 Fotos del lugar a acondicionar con la ayuda solicitada.
 Presupuesto, con los siguientes requisitos:
-Nombre y apellido o razón social del vendedor o prestador del servicio.
-Registro de Información Fiscal (RIF)
-Dirección fiscal
-Teléfonos, entre otros.
-Sello de la empresa
Nota: No se tramitará la solicitud de donación, en facturas pagadas.
 Cualquier otro documento que el solicitante considere para la correcta valoración
de su solicitud.
8.8. Los requisitos descritos en el numeral 8.7 deben difundirse al personal designado en
la recepción de la Oficina Gestión Social, para informar de forma clara y precisa a los
interesados.
CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
8.9. La Carta explicativa y los requisitos presentados por cada solicitante, deben
agruparse para evitar la pérdida de los registros recibidos.
Estudio, evaluación y otorgamiento de las ayudas o donaciones

8.10. Con la finalidad de detectar la veracidad de la información suministrada y de la
condición actual del interesado, se debe realizar estudio social a todo solicitante de
donación.
8.11. El estudio social debe practicarlo un especialista en Trabajo Social, el cual empleará
según el caso, los métodos siguientes para la evaluación de cada solicitud:
 Entrevista, personal o vía telefónica, al solicitante.
 Inspecciones al lugar que será objeto de la ayuda económica o entrega de
equipos e insumos, según el caso.
 Visitas programadas a Instituciones u Organizaciones solicitantes de la ayuda
económica o entrega de equipos e insumos, según el caso. (Previas y posterior
al otorgamiento).
8.12. Una vez completado el estudio, el especialista de Trabajo Social, debe emitir el
informe correspondiente en el que acredite la condición del solicitante, a los fines de
que del Director General, tome decisión en base a dicho informe.
8.13. Toda solicitud de donación, está sujeta a la evaluación y aprobación del Director
General.
8.14. En la evaluación, el Director General determinará la aprobación total o parcial del
monto solicitado.
8.15. Podrán ser negadas aquellas solicitudes en las que pese al cumplimiento de los
requisitos establecidos, se demuestre en la evaluación que el solicitante se
encuentre para el momento, en cualquiera de los siguientes supuestos:
 En situación contraria a la planteada en la solicitud presentada.
 Que el tipo de requerimiento no sea pertinente con la problemática planteada.

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
8.16. Toda vez que la Dirección General emita decisión sobre las solicitudes de donación,
la Oficina de Gestión Social, debe informar a los solicitantes sobre la condición de su
solicitud.
De los pagos de ayuda o donaciones

8.17. Se debe garantizar que antes de proceder actos que impliquen compromisos
financieros, se cuente con la disponibilidad presupuestaria correspondiente, en este
sentido, la Oficina de Planificación y Presupuesto es la unidad facultada para emitir
los comprobantes presupuestarios, previa solicitud formal de la Oficina de Gestión
Social.
8.18. Todo gasto por concepto de donación, debe imputarse a la cuenta de Egresos
identificada con el código presupuestario 4.07.00.00.00, según Clasificador
Presupuestario de Recursos y Egresos vigente.
8.19. Para efectos administrativos y financieros, se debe registrar en el Sistema Integrado
de Gestión Administrativa (SIGA) a la empresa que proveerá al beneficiario del
servicio o insumo. Es por ello, que la Oficina de Gestión Social, debe suministrar a la
Unidad de Control de Contratos los registros que detallen la información del
proveedor, con la finalidad de evitar errores en los datos registrados.
8.20. Los desembolsos por conceptos de donaciones, debe efectuarse en un pago único a
nombre del proveedor de servicios o insumos reflejado en el presupuesto, por ningún
motivo al beneficiario o a un intermediario.

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
9. Descripción del Procedimiento: Donaciones Otorgadas por el IAIM.

RESPONSABLE ACCIÓN
Oficina de Gestión Social 1. Recibe del solicitante Carta explicativa de
Recepción solicitud de donación y requisitos
establecidos; verifica la conformidad de los
recaudos presentados:
1.1. De no ser conforme los recaudos
presentados, devuelve al solicitante
los documentos e informa sobre los
requisitos que debe consignar.
1.2. De ser conforme recaudos, agrupa
los documentos del solicitante y envía
al Área de Articulación Social para su
revisión.
Área de Articulación Social 2. Recibe de la recepción documentación
Trabajador Social consignada por el solicitante de donación y
revisa para determinar el método de
estudio que aplicará (entrevista-
inspecciones- visitas).
3. Realiza estudio social para la verificación
de los datos suministrados y de la
necesidad del solicitante sobre el
requerimiento.
4. Elabora Informe Social (SGC-IAIM-F-OGS-
034-15), plasmando la información
recopilada a través del estudio y avala la
necesidad del solicitante.
5. Efectúa el llenado del Reporte de Ayudas

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
RESPONSABLE ACCIÓN
Económicas (SGC-IAIM-F-OGS-045-15)
con las solicitudes avaladas por el
trabajador social.
6. Envía a la Dirección General, Reporte de
ayudas económicas, Informe Social y los
soportes presentados por el solicitante.
Dirección General 7. Recibe de la Oficina de Gestión Social,
Reporte de ayudas económicas y anexos.
8. Examina la documentación recibida y
determina, según la particularidad de caso,
la aprobación total o parcial del monto
solicitado, registra en el cuerpo del Reporte
las instrucciones para cada caso.
9. Envía a la Oficina de Gestión Social,
Reporte de ayudas económicas con las
instrucciones y documentos anexos
Oficina de Gestión Social 10. Recibe de la Dirección General, Reporte de
ayudas económicas y documentos anexos,
procesa de acuerdo a las instrucciones:
10.1. En el caso de ser negada la
solicitud, informa a la parte interesada.
“Fin del proceso”
10.2. En el caso de ser aprobada solicitud,
informa a la parte interesada y dirige
Memorando o Correo electrónico a la
Dirección de Administración y
Finanzas, Unidad de Control de

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
RESPONSABLE ACCIÓN
Contrato, solicitando el registro en el
SIGA de la empresa que proveerá el
servicio o insumo al beneficiario, e
indica el motivo de dicha solicitud y
demás información pertinente, adjunta
presupuesto o cualquier otro registro
con la información del proveedor.
Dirección de Administración y Finanzas 11. Recibe de la Oficina de Gestión Social,
Unidad de Control de Contratos Memorando o Correo electrónico y
documentos anexos, verifica que la
información recibida es pertinente para
realizar el registro.
11.1. De no ser conforme la información
para efectuar el registro, se comunica
vía telefónica con la Oficina de Gestión
Social e indica la información que se
requiere para tramitar la solicitud. Una
vez recibida, aplica el siguiente
numeral.
11.2. De ser conforme la información para
efectuar el registro, ingresa en el
SIGA los datos del proveedor.
12. Informa a la Oficina de Gestión Social, vía
Correo electrónico y/o telefónica, que fue
procesada la solicitud de registro.
Oficina de Gestión Social 13. Recibe de la Unidad de Control de
Contratos, la confirmación de registro al

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
RESPONSABLE ACCIÓN
proveedor.
14. Redacta Memorando a la Oficina de
Planificación y Presupuesto, solicitando el
Comprobante de Precompromiso y anexa
los siguientes soportes:
 Una (01) copia del documento de
Identidad y/o tarjeta de identificación
del empleado.
 Una (01) copia de la Carta
explicativa.
 Una (01) copia del Presupuesto
presentado.
Oficina de Gestión Social  Una (01) copia del Reporte de
ayudas económicas con las
instrucciones del Director. (opcional)
Nota: si el apartado presupuestario se
solicitase por más de un beneficiario, se
remitirá, por cada uno de ellos, los soportes
descritos en el numeral 14.
Oficina de Planificación y Presupuesto 15. Recibe de la Oficina de Gestión Social,
División de Presupuesto Memorando de solicitud de Precompromiso
y documentos anexos.
16. Revisa y aplica el procedimiento
correspondiente, genera el Comprobante
de Precompromiso, firman los responsables
y remite mediante Memorando a la Oficina
de Gestión Social.

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
RESPONSABLE ACCIÓN
Oficina de Gestión Social 17. Recibe de la Oficina de Planificación y
Presupuesto, Comprobante (s) de
Precompromiso.
18. Prepara Expediente físico del/los
beneficiario (s), incluyendo los siguientes
documentos:
 Comprobante de Precompromiso.
 Memorando de solicitud
Precompromiso presupuestario.
 Presupuesto.
 Reporte de ayudas económicas
 Todos los recaudos presentados por
el beneficiario de la ayuda o
donación (persona natural o jurídica)
 Cualquier otro documento
presentado por el beneficiario.
19. Elabora Punto de Cuenta solicitando la
aprobación de donación, dirigido a Director
General, Subdirector General y Consultor
Jurídico, y anexa Expediente del
beneficiario. Una vez recibida la aprobación
formal y Expediente (s), procede al
siguiente numeral.
20. Reproduce copia físico o digital de los
documentos que conforman el Expediente.
21. Genera Solicitud de Pago, en dos (02)
originales, firman los responsables y se

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
RESPONSABLE ACCIÓN
distribuyen de la siguiente forma:
21.1. Solicitud de Pago (Original Nº 1):
Se anexa al Expediente y se archiva
en la Oficina de Gestión Social para
control interno.
Nota: Los registros digitales serán
para el resguardo de la Oficina de
Gestión Social, solo se archivará
físicamente la Solicitud de Pago.
21.2. Solicitud de Pago (Original Nº 2): Se
incluye al grupo de documentos copias
del Expediente y remite a la Oficina de
Planificación y Presupuesto para la
autorización presupuestaria.
Oficina de Planificación y Presupuesto 22. Recibe de la Oficina de Gestión Social,
División de Presupuesto Solicitud de Pago y copia del Expediente.
23. Aplica el procedimiento correspondiente,
genera el Compromiso Presupuestario y
firman los responsables.
24. Incluye Compromiso presupuestario al
grupo de documentos (expediente).
25. Envía a la Dirección de Administración y
Finanzas, Solicitud de Pago y la
documentación (expediente) para los
trámites de pago.
Dirección de Administración y Finanzas 26. Recibe de la Oficina de Planificación y
División de Finanzas Presupuesto, Solicitud de Pago y la

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
RESPONSABLE ACCIÓN
documentación (expediente).
27. Verifica la documentación recibida para
determinar si cumple con los requisitos
para la tramitación del pago.
27.1. De no cumplir con los requisitos,
devuelve a la Oficina de Planificación
y Presupuesto o a la Oficina de
Gestión Social, según corresponda,
para que efectúe las correcciones.
27.2. De cumplir con los requisitos, aplica
el procedimiento correspondiente para
generar Orden de Pago. Una vez
generada, firman los responsables,
envía conjuntamente con la
documentación (expediente) y entrega
a Caja Habilitaduría para la emisión de
Cheque.
Caja Habilitaduría 28. Recibe Orden de pago y aplica el
procedimiento correspondiente para la
emisión Cheque.
29. Genera Comprobante de pago y Cheque, y
envía conjuntamente con la Orden de pago
y soportes (expediente) al jefe de División.
Jefe de División 30. Recibe de Caja Habilitaduría, Comprobante
de pago, Cheque, Orden de pago y demás
soportes, verifica que los datos del Cheque
sea consistente con los Registros de Pago.

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
RESPONSABLE ACCIÓN
30.1. De no ser conforme los datos del
cheque y soportes toma las
medidas para su corrección.
30.2. De estar conforme, envía al
despacho del Director, Registros de
pago y soportes (expediente).
Director 31. Recibe del jefe de División de Finanzas,
Registros de pago y soportes (expediente),
suscribe el Cheque y gestiona la firma del
Director General.
31.1. Una vez recibido el Cheque
debidamente suscrito por el Director
General y soportes (expediente),
envía a la División de Finanzas para
la entrega al beneficiario.
División de Finanzas 32. Recibe de la Dirección de Administración y
Caja Habilitaduría Finanzas, los Registros de pago
debidamente firmado por los responsables
y soportes (expediente).
33. Comunica al beneficiario el día, hora y lugar
que puede hacer retiro del Cheque. Una
vez presente el beneficiario en la Caja
Habilitaduría, se hace entrega del Cheque
y se le solicita firmar los registros que
avalan la entrega.
34. Incluye los registros de entrega de cheque
como parte de los soportes (expediente) y

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
RESPONSABLE ACCIÓN
envía a la División de Contabilidad para su
registro contable.
División de Contabilidad 35. Recibe de la División de Finanzas, la
documentación generada del trámite,
realiza asiento contable y archiva la
documentación para control interno. “Fin
del Proceso”
10. Registros Generados en el procedimiento:

Nombre Unidad Almacenamiento Tiempo de
Código Disposición
del Registro Responsable y Protección Retención
Oficina de
Recaudos presentados por el Gestión Social- Carpeta de fibra,
N/A tamaño oficio/ 1-3 años Archivo inactivo
solicitante Articulación
Social archivo
Oficina de
SGC-IAIM-F- Carpeta de fibra,
OGS-034-15 Gestión Social-
Informe Social tamaño oficio/ 1-3 años Archivo inactivo
Articulación
Social archivo
Oficina de
SGC-IAIM-F- Carpeta de fibra,
OGS-045-15 Reporte de Ayudas o Gestión Social-
tamaño oficio/ 1-3 años Archivo inactivo
Donaciones Articulación
Social archivo
-Digital:
Memorando o Correo -Servidor -Digital: supresión del
electrónico dirigido a la Unidad Outlook(Digital) determinado servidor.
Oficina de
N/A de control de Contratos, por el usuario
Gestión Social - Físico: Carpeta
solicitando el registro del -Físico: 1-3
tipo Oslo -Físico: Archivo
proveedor. años.
inactivo.
Memorando solicitando el
SGC-IAIM-F- Oficina de Carpeta tipo
OPP-008-13 Comprobante de 1-3 años Archivo inactivo.
Gestión Social Oslo/archivo
Precompromiso
Oficina de
N/A Comprobante de Carpeta tipo
Planificación y 1-3 años Archivo inactivo.
Precompromiso Oslo/archivo
Presupuesto
SGC-IAIM-F- Punto de Cuenta solicitando la Carpeta de fibra
Oficina de
OPP-006-13 aprobación de las solicitudes tamaño 1-3 años Archivo inactivo.
Gestión Social
de Ayuda o Donación Oficio/archivo
Oficina de Carpeta de fibra

N/A Solicitud de Pago tamaño Oficio o 1-3 años Archivo inactivo.
Gestión Social
Oslo/archivo
N/A OPP-División Carpeta
Compromiso Presupuestario 1-3 años Archivo inactivo.
Presupuesto Oslo/archivo

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
Nombre Unidad Almacenamiento Tiempo de

Código Disposición
del Registro Responsable y Protección Retención
SGC-IAIM-F- DAF-División de Carpeta
Orden de Pago 10 años Archivo inactivo.
DAF-003-15 Finanzas Oslo/archivo
N/A DAF-División de Carpeta
Comprobante de Pago 10 años Archivo inactivo.
Finanzas Oslo/archivo
N/A DAF-División de Carpeta
Cheque (Copia) 10 años Archivo inactivo.
Finanzas Oslo/archivo
DAF-División de Servidor del SIGA/
N/A Registro Contable 10 años Archivo inactivo
Contabilidad
Carpeta Oslo
11. Distribución y Archivo:

Reposan en: Dirección General, Oficina de Gestión Social, Oficina de Planificación y
Presupuesto y Dirección de Administración y Finanzas.
12. Anexos:
Reporte de Ayuda Económica (Ver Anexo 1)
Informe Social (Ver Anexo 2)

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: ANEXOS
REPORTE DE AYUDAS ECONÓMICAS
1 2
Para: Fecha:
3
Asunto:
5 6
4 Datos del Descripción del 7 8
Nº Monto Instrucciones
Solicitante Requerimiento
9 10
Elaborado por: Autorizado por:
Rev.00 SGC-IAIM-F-OGS-045-15

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: ANEXOS
Instructivo de Llenado
Título: “Reporte de Ayudas Económica”.

Objetivo: Presentar Director General las solicitudes de Ayudas o Donaciones recibidas por la
Oficina de Gestión Social, con la finalidad de obtener instrucciones para su tramitación.
Distribución:
Original: Oficina de Gestión Social.
Copia 1: Dirección General.
Copia 2: Oficina de Planificación y Presupuesto-División de Presupuesto.
Copia 3: Dirección de Administración y Finanzas-División de Finanzas.
Ítems:
1. Para: Indicar nombre, apellido y cargo de la autoridad a quien es dirigido el reporte.
2. Fecha: Indicar día, mes y año de elaboración del reporte.
3. Asunto: Indicar la finalidad de la remisión del reporte o cualquier otra información
pertinente.
4. Nº: Indicar numeración correlativa de la fila.
5. Datos del Solicitante: Indicar nombre y apellido o Razón Social de la persona natural o
jurídica que solicita la ayuda.
6. Descripción del Requerimiento: Indicar tipo de requerimiento solicitado.
7. Monto: Indicar el valor en términos monetarios de la ayuda o donación, establecido en el
presupuesto presentado por el solicitante.
8. Instrucciones: Indicar conformidad y el monto autorizado de cada solicitud, o por el
contrario, la negativa a la misma (Solo para uso del Director General o de la
Autoridad a quien se le confiera la responsabilidad).
9. Elaborado por: Nombre, apellido y cargo del responsable de la elaboración del Reporte.
10. Autorizado por: Nombre, apellido y cargo del responsable de la Oficina de Gestión
Social.

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: ANEXOS
Informe Social
1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN
1.1 1.2
Nombres y Apellidos: Cédula de Identidad:
1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
Sexo: Edad: Fecha de Nacimiento: Nacionalidad: Estado Civil:
1.8
Dirección:
1.9
Punto de Referencia:
1.10 1.11 1.12
Teléfono Local: Teléfono Oficina: Teléfono Celular:
1.13 1.14
Ocupación: Nivel de Instrucción:
2. DESCRIPCIÓN DEL CASO

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: ANEXOS
3. ÁREA SOCIO-DEMOGRÁFICA
3.6
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Nivel de 3.7
Nombre y Apellido Edad Sexo Parentesco Estado Civil Ocupación
Instrucción
4. ÁREA SOCIOECONÓMICA
4.6
4.2 4.4 4.5 Gastos
4.1 4.3 Otros Total Ingreso 4.7
Nombre y Apellido Sueldo Personales Bs. Aporte
Parentesco ingresos Individual
Mensual
4.8
Total Aporte Familiar:
Balance del Presupuesto Familiar:
4.10
4.9 Gasto Bs.
Partida de Gastos Balance Familiar
mensual
Alimentación
Agua
Alquiler 4.12
Total Aporte Familiar:
Luz
4.13
(Menos)Total Gastos:
Gas
4.14
Teléfono Diferencia:
Medicinas
Pasajes en transporte público
Servicio de TV por Cable e Internet
4.14
Total

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: ANEXOS
5. ÁREA FÍSICO AMBIENTAL

Espacios de la Vivienda:
5.1
Tipo de 5.2 N° de
5.3 Operativo
Espacio Espacios
Sala
Comedor
Cocina
Dormitorio
Baño
Patio
5.4
Total Espacios
Servicios de la Vivienda:
5.5 5.6 5.7
Tipo de Servicio Condición/Calidad/Frecuencia Observación
Electricidad
Teléfono
Agua Potable
Sistema de Eliminación de
Excretas y Aguas Servidas
Recolección de Basura
6. Conclusiones y Recomendaciones
7. Datos de Especialista en Trabajo Social

7.1
Nombre y Apellido:
7.3
7.2 Firma:
Cédula de Identidad:
Rev. 00 SGC-IAIM-F-OGS-034-15

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: ANEXOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Título: “Informe Social”.
Objetivo: Recopilar información de antecedentes personales (Historia Familiar), familiares de apoyo (red de apoyo
primario), dinámica familiar, evaluación económica, situación sanitaria y educativa, así como otros que sean
relevantes para describir y acreditar la situación actual del solicitante y de su grupo familiar en particular.
Distribución:
Original: Unidad de Origen.
Copia: Unidades Involucradas.
Ítems:
1. Datos de Identificación: Los campos desplegados del numeral 1, recopila información básica de la persona
objeto del estudio social y deben ser llenados en su totalidad.
1.1 Colocar nombres y apellidos de la persona objeto del estudio social.
1.2 Indicar el número del documento de identidad de la persona objeto del estudio social.
1.3 Indicar el género del solicitante de la persona objeto del estudio social.
1.4 Indicar edad de la persona objeto del estudio social.
1.5 Colocar fecha de nacimiento de la persona objeto del estudio social.
1.6 Colocar nacionalidad de la persona objeto del estudio social.
1.7 Indicar estado civil de la persona objeto del estudio social.
1.8 Indicar la dirección donde habita la persona objeto del estudio social.
1.9 Indicar un punto de referencia que pueda ayudar a identificar la dirección de la persona objeto del estudio
social.
1.10 Indicar un número de teléfono local donde se pueda contactar a la persona objeto del estudio social.
1.11 Indicar un número de teléfono celular donde se pueda contactar a la persona objeto del estudio social.
1.12 Indicar un número de teléfono celular donde se pueda contactar a la persona objeto del estudio social.
1.13 Reflejar la labor que desempeña la persona objeto del estudio social.
1.14 Indicar el grado académico de la persona objeto del estudio social.
2. Descripción del Caso: Realizar una descripción de la razón por la cual solicita la ayuda económica.
3. Área Socio demográfica:

3.1 Listar nombres y apellidos de los integrantes de la carga familiar de la persona objeto del estudio social.
3.2 Colocar edad de cada integrante de la carga familiar.
3.3 Reflejar el género de cada integrante de la carga familiar.
3.4 Colocar el parentesco o vínculo familiar de cada integrante de la carga familiar con la persona objeto del
estudio social.

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: ANEXOS
3.5 Reflejar el estado civil de cada integrante de la carga familiar.

3.6 Indicar el nivel de instrucción de cada integrante de la carga familiar.
3.7 Colocar la labor que desempeña cada integrante de la carga familiar.
4. Área Socioeconómica:
4.1 Listar nombres y apellidos de los integrantes de la familia que realizan algún aporte económico en el
hogar de la persona objeto del estudio social.
4.2 Colocar el parentesco o vínculo familiar con la persona objeto del estudio social.
4.3 Indicar el sueldo que devenga los integrantes de la familia de la persona objeto del estudio social.
4.4 Colocar otros ingresos que pueda obtener los integrantes de la familia de la persona objeto del estudio
social.
4.5 Reflejar el resultado de la suma de Sueldo+ Otros ingresos.
4.6 Indicar el monto en bolívares de los gastos personales (mensuales) de cada integrante del grupo familiar
de la persona objeto del estudio social.
4.7 Expresar la cantidad de dinero que aporta cada integrante del grupo familiar de la persona objeto del
estudio social.
4.8 Expresar el total de la suma de la columna aporte.
Balance del Presupuesto familiar
4.9 En este campo se describen los gastos por concepto de alimentación, agua, alquiler, luz, gas, teléfono,
medicinas, pasaje en transporte público y servicios de TV por cable e internet.
4.10 Expresar el monto en bolívares según la partida de gastos que corresponda.
4.11 Indicar el total de la suma de todas las partidas.
4.12 Colocar el total del ingreso familiar, reflejado en el numeral 4.8.
4.13 Colocar el total de gastos familiar, reflejado en el numeral 4.11
4.14 Colocar el resultado de la sustracción de los numerales 4.12 y 4.13.
5. Área Físico ambiental:

Espacios de la vivienda
5.1 En este campo se describen los espacios (sala, comedor, cocina, dormitorio, baño y patio) de la vivienda
que ocupa la persona objeto del estudio social.
5.2 Colocar la cantidad de espacios (sala, comedor, cocina, dormitorio, baño y patio) de la vivienda.
5.3 Indicar cantidad de espacios (sala, comedor, cocina, dormitorio, baño y patio) que se encuentran activos o
habilitados en la vivienda que ocupa la persona objeto del estudio social. Ejemplo: Dormitorios 2 de 3

CÓDIGO:
DEL IAIM
VERSIÓN: 01
N° REVISIÓN:00
ASUNTO: ANEXOS
5.4 Colocar el total de espacios que contiene la vivienda y en la siguiente columna el total de espacio
operativo de la vivienda.
Servicios de la vivienda
5.5 En este campo se describen los servicios (electricidad, teléfono, agua potable, sistema de eliminación de
excretas y aguas servidas, recolección de basura) que utilizan en la vivienda.
5.6 Colocar la frecuencia con la que utilizan los servicios de electricidad, teléfono, agua potable, sistema de
eliminación de excretas, aguas servidas y recolección de basura y la calidad o condición de los mismos.
5.7 Indicar si tiene alguna observación sobre los servicios de electricidad, teléfono, agua potable, sistema de
eliminación de excretas, aguas servidas y recolección de basura.
6. Conclusiones y recomendaciones: emitir dictamen basado en la información recopilada, interpretación y

valoración de la situación. Es aquí donde corresponde interrelacionar, interpretar y valorar los datos
expuestos en el estudio, para ello hay que señalar: El problema -Las causas-Las consecuencias derivadas
del problema y las personas afectadas. Los posibles riesgos futuros de continuar el problema. Las
potencialidades y recursos detectados en las personas y en la situación. En la valoración de la situación el
profesional indica su dictamen, en base a su formación. Es en este apartado donde es posible que
difiramos del dictamen de otros profesionales.
7. Datos del Especialista en Trabajo Social

7.1 Colocar el nombre y apellido del emisor del informe.
7.2 Colocar el número del documento de identidad del emisor del informe.
7.3 Espacio destinado para la firma del emisor del informe, que avala el informe realizado.

Procedimiento Donaciones

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Procedimiento Donaciones

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

INSTITUTO AEROPUERTO INTERNACIONAL DE MAIQUETÍA

OFICINA DE GESTIÓN SOCIAL

MAIQUETÍA, OCTUBRE 2015

ASUNTO: HOJA DE APROBACIÓN

NIVEL DE APROBACIÓN FECHA FIRMA Y SELLO

OFICINA DE GESTIÓN SOCIAL

REUNIÓN Nº: PUNTO DE AGENDA Nº:

DECISIÓN Nº: FECHA DE DECISIÓN:

Oficina de Gestión Social Thais González

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO

01 Copia controlada (Digital) Dirección General

01 Copia controlada (Físico) Oficina de Gestión Social

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

ASUNTO: HOJA DE APROBACIÓN

PÁGINA INTENCIONALMENTE DEJADA EN BLANCO

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

ASUNTO: REGISTRO DE REVISIONES Y CORRECCIONES

NRO. DE FECHA DE FECHA PÁG. REGISTRADO

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

ASUNTO: REGISTRO DE REVISIONES Y CORRECCIONES

PÁGINA INTENCIONALMENTE DEJADA EN BLANCO

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

ASUNTO: LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS

Página Fecha Revisión Página Fecha Revisión

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

ASUNTO: LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS

PÁGINA INTENCIONALMENTE DEJADA EN BLANCO

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

2. Propósito: Normalizar el otorgamiento de donaciones del IAIM, mediante el

3. Alcance: El presente procedimiento abarca desde la recepción de los recaudos hasta la

Oficina de Gestión Social, debe:

g. Elaborar Punto de Cuenta solicitando la aprobación de la ayuda económica, dirigido a

Oficina de Planificación y Presupuesto, debe:

Dirección de Administración y Finanzas, debe:

c. Cumplir con lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos para la

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

 Reglamento Interno del Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía, de fecha 05 de

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

Expediente: Conjunto de documentos archivados que conforman el registro de

DAF Dirección de Administración y Finanzas.

Presupuesto, es la unidad facultada para realizar los cambios correspondientes,

De los requisitos para las ayudas y donaciones

8.6. El IAIM solo otorgará donaciones en las siguientes áreas:

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

Áreas de atención Requerimiento especifico

 Ayuda económica para arreglo de vivienda.

Solicitante: Persona natural

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

-Teléfonos, entre otros.

Solicitante: Persona Jurídica Público o Privado sin Fines de Lucro y Organizaciones

Estudio, evaluación y otorgamiento de las ayudas o donaciones

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

De los pagos de ayuda o donaciones

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

9. Descripción del Procedimiento: Donaciones Otorgadas por el IAIM.

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15

OFICINA DE GESTION SOCIAL SGC-IAIM-F-OPP-009-15