Tema: Procesamiento y mantenimiento de archivos y bases de datos.

Procesamiento y mantenimiento de archivos

Introducción.
Dentro de la computadora, los datos están organizados en archivos. Un archivo simplemente es un
conjunto de datos que tiene un nombre determinado. Un archivo que el usuario puede abrir y
utilizar, normalmente se conoce como documento. A pesar de que muchas personas consideran
que un documento es simplemente texto, un documento de computadora puede incluir muchos
tipos de datos. Por ejemplo, un documento de computadora puede ser un archivo de texto (como
una carta), un conjunto de números (como un presupuesto), un clip de video (el cual incluye
imágenes y sonidos) o cualquier combinación de estos elementos. Los programas también están
organizados en archivos y éstos contienen las instrucciones y datos que un programa necesita para
funcionar y realizar tareas.

Procesamiento de archivos.
Existen diversas formas de procesar archivos. Se puede simplemente filtrar la entrada para obtener
una salida, o se pueden realizar operaciones más complejas como el corte de control o el apareo.
El corte de control es una técnica de procesamiento de datos ordenados por diversos criterios, que
permite agruparlos para obtener subtotales. El apareo es una técnica de procesamiento que
involucra dos archivos con datos ordenados, y permite generar una salida combinada a partir de
estos dos archivos.
Operaciones en el procesamiento de archivos:
1. Creación: Es la asignación de un espacio en el medio de almacenamiento mediante la
colocación del nombre del archivo en el directorio.
2. Apertura: Es el establecimiento de un canal de comunicación con un archivo determinado.
3. Ampliación: Permite incrementar el tamaño del archivo.
4. Cierre: Es la cancelación de un canal de comunicación previamente establecido con un
archivo.
5. Eliminación: Es el borrado físico del archivo en el medio de almacenamiento.

Mantenimiento de archivos.

Incluye todas las operaciones que sufre un archivo desde su creación hasta su eliminación o
borrado.

1. Actualización: consiste en eliminar o modificar los datos ya existentes, o bien introducir

nuevos datos. Consta de altas, bajas y modificaciones.
- Altas: consiste en la adición de un nuevo registro.
- Bajas: es la acción de eliminar un registro de un archivo.
- Modificaciones: es la acción de editar un registro de un archivo.
2. Consulta: tiene por finalidad obtener información parcial o total de los datos almacenados y
presentarlos en dispositivos de salida: pantalla o impresora, como resultados o listados en
un archivo.
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Procesamiento tradicional de archivos y problemas surgidos en él.

En el procesamiento de archivos, los datos se organizan, almacenan y procesan en archivos
independientes de registros de datos. En el enfoque tradicional del procesamiento de archivos que
se usaba en el procesamiento de información de negocios durante muchos años, cada aplicación
de negocios era diseñada para utilizar uno o varios archivos que contenían tipos específicos de
registros de datos. Por ejemplo, se diseñó una aplicación bancaria de procesamiento de cuentas de
cheques para acceder y actualizar un archivo de datos que contenía registros especializados de
datos de los clientes con cuentas de cheques del banco.

Con el tiempo se concluyó que ese enfoque era demasiado engorroso, costoso e inflexible para
proporcionar la información necesaria a fin de administrar los negocios modernos, por lo que fue
reemplazado por el enfoque de administración de base de datos. Antes de hablar superficialmente
sobre la administración de base de datos, mencionaré los problemas más destacables del enfoque
tradicional del procesamiento de archivos:

● Redundancia de datos: datos duplicados (misma información) en diferentes archivos. Al

tener varios archivos con datos repetidos, al momento de actualizar la información había
que hacerla en todos los archivos de manera manual.
● Falta de integración de datos: tener datos en archivos independientes hizo difícil
proporcionar a los usuarios finales información para solicitudes específicas que requerían
acceder a datos almacenados en diferentes archivos. Tenían que desarrollarse programas
especiales para recuperar datos de cada archivo independiente, lo cual resultaba difícil,
consumía mucho tiempo y era muy costoso.
● Dependencia de datos: en los sistemas de procesamiento de archivos, los componentes
principales de un sistema, la organización de los archivos, sus ubicaciones físicas en el
hardware de almacenamiento, y el software de aplicación utilizado para acceder a esos
archivos, dependían unos de otros de manera importante. Por ejemplo, los programas de
aplicación contenían referencias al formato específico de los datos almacenados en los
archivos que utilizaban. Así, los cambios en el formato y en la estructura de los datos y
registros de un archivo requerían que los cambios se hicieran a todos los programas que
utilizaran ese archivo.

Procesamiento de archivos con el enfoque de administración de bases de datos.

El enfoque de administración de bases de datos consolida de manera formal los registros de datos
en archivos separados dentro de bases de datos, que pueden ser accedidas por muchos programas
de aplicación diferentes. Además, un sistema de administración de bases de datos (DBMS, siglas
del término database management system) actúa como un interfaz de software entre los usuarios
y las bases de datos. Esto ayuda a los usuarios a acceder con facilidad a la información de una base
de datos. Por eso, la administración de base de datos implica el uso de software de administración
de bases de datos para controlar la forma en que se crean, consultan y se da mantenimiento a las
bases de datos y proporcionar la información necesaria a los usuarios finales.

Por ejemplo, los registros de clientes y otros tipos comunes de datos son necesarios para diferentes
aplicaciones bancarias, tales como procesamiento de cheques, sistemas de cajeros automáticos,
tarjetas de crédito bancarias, cuentas de ahorros y contabilidad de créditos revolventes. Estos datos
pueden consolidarse en una base común de datos de clientes, en lugar de mantenerlos en archivos
separados para cada una de esas aplicaciones.
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Procesamiento y mantenimiento de bases de datos

Introducción a las bases de datos.

Hoy en día las bases de datos son una necesidad indispensable en la gestión de las empresas, por
tal motivo se debe garantizar su disponibilidad, consistencia de datos y privacidad en todo
momento. Las bases de datos son las que dominan la tecnología y las que dominan el mundo.

Una base de datos es un conjunto de información organizada y estructurada en tablas que se

almacenan en un sistema informático. Éstas tablas contienen datos relacionados entre sí, y están
diseñadas para permitir la recuperación, actualización y gestión de la información de manera
eficiente y segura. Las bases de datos se utilizan en una amplia variedad de aplicaciones, desde la
gestión de inventarios y clientes hasta la investigación científica y el análisis de datos empresariales;
entonces, las bases de datos son un conjunto de información almacenada y consultada
sistemáticamente. Los datos a su vez son la base de las operaciones de las empresas.

Las bases de datos han evolucionado desde el nacimiento de este concepto, y hay varios tipos de
ellas de acuerdo con las necesidades de cada sistema o software. Además, ahora no solo están las
bases de datos veloces sino también en la nube y las autogestionadas.

Procesamiento de base de datos.

Es el conjunto de técnicas y herramientas utilizadas para manipular, organizar y analizar grandes

cantidades de datos. Esto incluye tareas como la limpieza de datos, la normalización, la agregación
y la generación de informes.

El objetivo primordial del procesamiento de base de datos es hacer que los datos sean más
accesibles y útiles para los usuarios finales, ayudando a mejorar la toma de decisiones y la eficiencia
empresarial. Los profesionales en base de datos utilizan herramientas y lenguajes de programación
como SQL para procesar y analizar datos.

Mantenimiento de base datos.

Una base de datos sin mantenimiento puede desarrollar problemas en una o más áreas, lo cual a
largo plazo puede provocar un mal rendimiento de la aplicación o incluso tiempos de inactividad y
pérdidas de datos. Los equipos, máquinas, sistemas e instalaciones han evolucionado y han
cambiado a lo largo de los tiempos, haciéndose cada vez más sofisticados, exigiendo una manera
continua en los procesos de mantenimiento y un trabajo más riguroso por parte del gestor de
mantenimiento.

Lo que llamamos mantenimiento de base de datos es un proceso continuo que implica la versión,
actualización y optimización de las estructuras y contenido de las tablas para garantizar su
eficiencia y seguridad. Esto incluye la realización de copias de seguridad periódicas, la eliminación
de datos obsoletos o duplicados, la optimización de consultas y la implementación de medidas de
seguridad para proteger la información, teniendo en cuenta que el mantenimiento de datos es un
servicio de respaldo y soporte administrativo que mantiene la salud de los datos intactos. El
objetivo primordial de estos servicios de mantenimiento y actualización de datos es alinear la
recopilación de datos con sus objetivos empresariales. Esto implica: control y seguimiento de base
de datos (reglas de negocio), mantenimientos de estructura de datos, reducción en los tiempos de
inactividad, mejora en la velocidad de las transacciones, mitigación de riesgos, optimización de
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base de datos, mejora en la indexación, configuraciones de fondos, ajustes de rendimiento en la

base de datos.

Aunque haya habido una evolución de los equipos e instalaciones, las necesidades de
mantenimiento siguen siendo semejantes. Por está razón y entendiendo el mantenimiento como
un conjunto de acciones técnicas que permiten regular el funcionamiento normal de esos mismos
equipos, podemos dividirlo en tres grandes grupos: Mantenimiento correctivo, mantenimiento
preventivo y mantenimiento predictivo.

1. Mantenimiento correctivo: cuando se avería un equipo, hay que repararlo (o sustituirlo).

También llamado mantenimiento reactivo, en otras palabras, es la actividad técnica
ejecutada después de producirse una avería y tiene como objetivo restaurar el activo a una
condición en la que puede funcionar como desee, ya sea debido a su situación.
- Ventajas: es ideal para equipos de baja prioridad, sin los cuales las operaciones de la
empresa pueden seguir funcionando normalmente. Lo mismo se aplica a equipos de bajo
valor, ya que el trabajo necesario para realizar su mantenimiento o supervisión constante
puede resultar más caro que la reparación o sustitución en caso de avería. Ejemplos de ello
puede ser una bombilla, que puede usarse hasta que se funda y debe, en ese momento,
sustituirse, y como no hace mucha programación para este planteamiento, su costo es muy
bajo, en comparación con las alternativas.
- Desventajas: no es recomendable confiar en el mantenimiento correctivo para activos de
prioridad media o alta. Una vez que no se realizan este tipo de acciones preventivas en un
estrategia de mantenimiento correctivo el tiempo de vida terminará siendo más corto. Con
esto se quiere decir que, no se debe aplicar a equipos de elevada prioridad o valor, ya que,
conducirá a paradas inesperadas y probablemente, elevados costos de reparación.
2. Mantenimiento preventivo: ocurre de modo cíclico y programado, independiente de las
condición del activo y con el objetivo de evitar averías y minimizar las consecuencias de
colapsos de equipos. Usualmente, el mantenimiento preventivo surge por oposición al
mantenimiento correctivo. En lugar de esperar a que se produzca la avería, este tipo de
mantenimiento tiene como prioridad prevenir que eso ocurra. Su frecuencia es definida por
el gestor de mantenimiento con base en una valoración de la vida útil del equipo y en las
recomendaciones del fabricante. Las acciones de mantenimiento preventivo incluyen
versiones periódicas, inspecciones y limpieza de piezas.
- Ventajas: Es imprescindible en los equipos esenciales para el funcionamiento normal de la
empresa. Cuánto mayor es el riesgo asociado a una determinada avería, mayor es la
necesidad de mantenimiento preventivo para aumentar la vida útil del activo y reducir el
downtime no planificado.
- Desventajas: el efecto se agrava cuando un planteamiento preventivo es aplicado a activos
de baja prioridad o bajo coste que podrían generar costes más bajos si solamente fueran
reparados de manera reactiva.
3. Mantenimiento predictivo: este es el más reciente de todos los tipos de mantenimiento, y
el que requiere más inversión a nivel tecnológico. Su objetivo es prever cuándo es que una
avería está a punto de producirse. Se basa en la condición física y operativa de los equipos a
través de la supervisión regular y pruebas de la condición y rendimiento de los equipos, usa
de técnicas avanzadas como análisis de vibración, análisis de aceite, acústico, prueba de
infrarrojos o imagen térmica.
- Ventajas: Ya que, este planteamiento se basa en la condición física u operativa de los activos
en el momento del mantenimiento, intenta detectar el fallo en su fase todavía oculta, antes
de que haya cualquier tipo de señal visible y en su fase potencial. El mantenimiento
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efectuado será más informado, necesario y oportuno, ya que el equipo solo se someterá al
mantenimiento cuando una avería es prevista, lo que hará más bajo los costes y tiempo de
mano de obra invertidos en el mantenimiento.
- Desventajas: La necesidad de invertir en equipos de supervisión específicos, hace la
implementación de esta estrategia muy cara, y por eso, no está al alcance de la capacidad
de pequeñas y medianas empresas. No es un planteamiento rentable para activos que no
sean esenciales al funcionamiento adecuado de sus operaciones.

Capacidades de los mantenimientos.

1. Mantenimiento predictivo vs. mantenimiento preventivo: A pesar de que representa una

inversión elevada, el mantenimiento predictivo puede representar grandes ahorros a largo
plazo. Este es más eficaz detectando averías y es más incisivo con relación a las acciones
realmente necesarias.
2. Mantenimiento preventivo vs. mantenimiento centrado en la confiabilidad: Existen
tendencias para confundir mantenimiento preventivo con mantenimiento centrado en la
confiabilidad, o decir que son los mismos, en realidad no es así. El objetivo del
mantenimiento centrado en la confiabilidad es aumentar la disponibilidad de los activos,
esto exige una inversión en el mantenimiento preventivo. Existen varios tipos de
mantenimientos que encajan en una estrategia centrada en la confiabilidad incluyendo el
mantenimiento predictivo. Aunque el mantenimiento preventivo y el mantenimiento
centrado en la confiabilidad coinciden, no se sobreponen totalmente, ni deben usarse como
sinónimos.
3. Mantenimiento correctivo vs. mantenimiento de emergencia: No confundamos
mantenimiento correctivo con mantenimiento de emergencia, que ocurren en diferentes
fases de una avería. El mantenimiento correctivo se realiza en un momento en que
determinado daño físico o alteración en el funcionamiento normal del equipo es evidente
(fallo funcional). El mantenimiento de emergencia, ocurre después de una avería total del
equipo, exigiendo mantenimiento urgente (y tiene, normalmente, costes más elevados).

Procesamiento y mantenimiento de archivos y bases de datos en la Administración.

Aplicación del Mantenimiento y Procesamiento de Archivos en la Carrera de Administración.

Dentro del mundo administrativo/ laboral los archivos son creados por personas e instituciones en
el desarrollo de sus tareas, todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con
frecuencia a sus documentos que han producido o recibido para la búsqueda de información de
productos, transacciones y actos administrativos para la toma de decisiones.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que
pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o
invertir tiempo y recursos en la búsqueda de información.

La importancia de los archivos radica en tres razones fundamentales:

1. Facilitan la gestión de la Administración Pública e Instituciones, proporcionando acceso a los

documentos.
2. Permiten al ciudadano/a ejercitar su derecho de acceso a la información, poniendo a su
disposición los documentos administrativos, técnicos y jurídicos.
3. Preservan la memoria colectiva de las naciones, las regiones, las comunidades.
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Bases de Datos y su Aplicación en la Carrera de Administración.

Las bases de datos tienen una gran relevancia a nivel administrativo/ empresarial, considerándose
una de las mayores aportaciones que ha dado la informática a las empresas.

Las principales utilidades que ofrece una base de datos a la administración son las siguientes:

1. Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa.

2. Facilitar que se compartan los datos entre los miembros de la empresa.
3. Evitar la redundancia y mejorar la organización.
4. Visualizar datos de un cliente o potencial: interacciones, ventas, datos de contacto.
5. Conectar los datos de operaciones, facturación e interacciones con cada cliente o potencial.

En la actualidad, cualquier organización, por más pequeña que sea, debe contar con una base de
datos con la cual organizarse y gestionar sus acciones dentro de la misma. Aumentando la eficacia
y por tanto, una mejora en la productividad.

Procesamiento y mantenimiento de archivos y bases de datos en la Contaduría

Aplicación del Mantenimiento y procesamiento de archivos en la carrera de contaduría

Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las actividades
comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los
movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo. Estos
deben ser auditados por distintos organismos gubernamentales;

El archivo en donde se muestran los montos de la factura funciona como una versión digital del
mismo y ya cumple con los estándares de contabilidad fiscal.

Cuando se envía, el contador importa este documento directamente a los programas que preparan
las obligaciones contables y fiscales. Incluso puede descargar este archivo mediante certificación
digital.

Aplicación de las Bases de datos en la carrera de Contaduría.

Los sistemas de contabilidad son aplicaciones de base de datos personalizadas que se utilizan para
gestionar información financiera. Los formularios personalizados se utilizan para llevar un registro
de activos, pasivos, del inventario y de las transacciones entre clientes y proveedores. Los
resúmenes de resultados, balances, órdenes de compra y facturas generadas son informes
personalizados basados en la información que se introduce en la base de datos. Las aplicaciones
contables pueden ser ejecutadas en una sola computadora que sea adecuada para una pequeña
empresa o en un entorno compartido de red, para poder suplir las necesidades de múltiples
departamentos y ubicaciones en organizaciones más grandes. "Microsoft Money", "Quicken,
"QuickBooks" y "Peachtree" son sistemas de contabilidad construidos sobre aplicaciones de base de
datos.