Contabilidad y su aplicación

Un nuevo enfoque
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PRÓLOGO

El presente libro expone en detalle los temas que se tratan al iniciar estudios en el área
contable, está enfocado a cursos de contabilidad de primer nivel en donde se introduce al
estudiante en el concepto de contabilidad y su aplicación desde el punto de vista de empresas
de servicios y empresas comerciales. Posteriormente se procede al aprendizaje y análisis de
las primeras cuentas de activo, en donde se profundiza primeramente en las cuentas de
efectivo, caja chica y sus respectivas herramientas de control como la conciliación bancaria
en sus tres formas básicas y el arqueo de caja chica. Se continúa el estudio con las
inversiones en títulos negociables y finalmente se estudian las cuentas y documentos por
cobrar.

Se ha partido de la normativa vigente representada por las Normas Internacionales de

Información Financiera (NIIF) conocidas en inglés como International Financial Reporting
Standars (IFRS) para ir presentando al estudiante información detallada y actualizada de
cada uno de los temas.

El texto aquí expuesto representa el esfuerzo de los autores para que los estudiantes del área
de negocios y otras carreras asociadas al ámbito económico, cuenten con un material
actualizado que apoye el estudio de los principales aspectos contables desarrollados en
cursos de contabilidad de primer nivel que se imparten a nivel universitario, teniendo como
fin primordial preparar a los futuros profesionales para que puedan enfrentar retos cuando
ingresen al mercado laboral.

Los objetivos de enseñanza se presentan al inicio de cada capítulo para orientar al estudiante
acerca de los conocimientos que debe adquirir al finalizar el estudio de cada contenido.

Para cada uno de los contenidos que requieren aplicación práctica, se encuentran a
disposición del lector ejemplos explicativos a fin de afianzar la comprensión del tema en
desarrollo y de la misma manera brindar al estudiante una referencia para que
posteriormente ponga sus conocimientos en práctica, por medio de la solución de diferentes
y variados ejercicios que se presentan al final de cada capítulo.

Para la elaboración de este material se ha contado con el apoyo de profesores, estudiantes y

profesionales de contaduría que por medio de sugerencias han aportado ideas para la mejora
del mismo, a los cuales brindamos un profundo agradecimiento por hacer este proyecto
posible.

Agradecemos de antemano cualquier comentario, consejo o propuesta de los usuarios de

este libro con el fin de mejorar y satisfacer de la mejor manera sus necesidades en próximas
ediciones.
MSc. Rídiguer Artavia Barboza
MBA. Susana Badilla Quesada
Profesores de la Escuela de Administración de Negocios, Carrera de Contaduría Pública
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SOBRE LOS AUTORES

Rídiguer Artavia Barboza, se graduó en Administración de Negocios con énfasis en Contabilidad de

la Universidad de Costa Rica (UCR). Posteriormente obtuvo su Máster en Administración de Empresas
del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Es miembro del Colegio de Contadores Públicos de Costa
Rica. Como profesor de la Universidad de Costa Rica ha impartido las cátedras de Sistemas de Costeo
Básico, Sistemas de Costeo Gerencial, Aplicaciones de Costos en Decisiones de Corto Plazo,
Contabilidad General I y Contabilidad General II, Contabilidad Intermedia I y Contabilidad Intermedia
II, Contabilizaciones Especiales, Contabilidad Avanzada I y Contabilidad Avanzada II. Además los
cursos: Elementos de Contabilidad I y Elementos de Contabilidad II para la Maestría en Administración
de Negocios. Ha realizado labores como profesional independiente en el área de auditoría y consultoría
técnica contable desde 1988 hasta la fecha. Instructor en NIIF y NIA del Colegio de Contadores
Públicos de Costa Rica (PROMECIF). Ha publicado artículos en la revista del Colegio de Contadores
Privados de Costa Rica y autor de material didáctico para varios cursos de la Universidad de Costa
Rica. Es el actual coordinador del área de contabilidad y coordinador de la carrera de Contaduría
Pública de la Escuela de Negocios de la UCR.

Susana Badilla Quesada, es graduada de la Licenciatura en Contaduría Pública de la Universidad de

Costa Rica (UCR) y Máster en Administración y Dirección de Empresas con énfasis en Finanzas, de la
misma Institución. Como profesora de la Escuela de Administración de Negocios de la UCR se ha
desempeñado en las cátedras de Principios de Contabilidad, Estructura de la Contabilidad, Análisis de
Costos para la Toma de Decisiones, Contabilidad Básica, y Laboratorio de Contabilidad Básica,
Contabilidad Intermedia I y Laboratorio Contabilidad Intermedia I, Contabilidad Avanzada I, Sistemas
de Costeo Básico, Sistemas de Costeo Gerencial y otros cursos del área de negocios como Introducción
a la Administración de Negocios, Liderazgo Gerencial y Manejo del Cambio, Economía Internacional,
Globalización y Gestión Gerencial. También ha impartido cursos en los Programas de Educación
Continua para la Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación entre ellos, el módulo
de Normas Internacionales de Información Financiera y el módulo Financiero Contable. Para el
Programa Social: “Mujeres Construyendo un Mejor Futuro” el módulo de Administración Contable.
Actualmente está ligada a la investigación y acción social, y ha trabajado en conjunto con el
Departamento de Docencia de la UCR para promover el aprendizaje con medios lúdicos. Además de la
docencia se desempeña como profesional independiente brindando consultoría tributaria y contable, así
como auditoría fiscal desde 2005.
 CAPÍTULO I.

INTRODUCCIÓN A LOS CONCEPTOS CONTABLES

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Objetivos del capítulo

1. Comprender la importancia del comercio, su origen y sus operaciones en el

desarrollo del ciclo de la contabilidad.
2. Conocer los diferentes tipos de comerciantes (personas físicas y jurídicas),
y los diferentes tipos de empresas.
3. Conocer los principales documentos comerciales utilizados en la
contabilidad.
4. Conocer la definición de contabilidad, contador y los diferentes tipos de
contabilidad.
5. Conocer los propósitos de la contabilidad y los aspectos legales que la rigen.
6. Comprender los componentes básicos de la estructura de la contabilidad, la
ecuación contable, sistemas contables, y el uso de signos, ceros, paréntesis
y rayas en los estados financieros.
7. Comprender el concepto de cuenta, partes de la cuenta y su funcionamiento
mediante la regla del cargo y abono.
8. Conocer el concepto de catálogo de cuentas y sus objetivos.
 CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN A LOS CONCEPTOS
CONTABLES

1.1. Orígenes del comercio

En sus orígenes, el comercio se daba mediante el trueque, es decir, se intercambiaban

unos productos por otros. No existía el dinero, por lo que si tenías un excedente de
granos de arroz, ibas al mercado y lo que adquirías lo pagabas con tus granos de arroz.

Conforme pasaba el tiempo, la gente se percató de que era muy difícil medir lo que
costaba un producto en granos de arroz, por lo que se inventaron las monedas, que
estaban acuñadas en oro, plata o bronce, con el fin de poder medir más adecuadamente
su valor. Posteriormente, se creó el dinero (billetes) cuya característica es tener un
valor intrínseco, que nos permite adquirir distintos bienes y servicios que necesitamos.

Es así como hoy en día existen mercados cuya actividad comercial está basada en la
adquisición y venta de diferentes productos que están disponibles para los que tienen
el dinero suficiente para adquirirlos.

En esta actividad comercial intervienen al menos dos personas, una que compra y otra
que vende, realizando un acto de comercio que se llama la compra-venta. En la
mayoría de países, la actividad comercial se encuentra regida por un Código de
Comercio. Según dichos códigos, pueden ejercer el comercio las personas físicas con
capacidad jurídica que ejerzan en nombre propio actos de comercio, haciendo de ello
su ocupación habitual; entre ellas: las empresas individuales de responsabilidad
limitada, las sociedades constituidas según dicho código, las sociedades extranjeras
cuando actúen como distribuidores de los productos fabricados por su compañía en
su país, o bien sociedades extranjeras que ejerzan el comercio en nuestros respectivos
países.

1.2. Tipos de comerciantes

De lo anterior se entiende que las personas físicas pueden ejercer el comercio al igual
que las personas jurídicas.

Las personas físicas pueden ejercer sus actividades comerciales como personas físicas
con actividades lucrativas, es decir, a título personal o bien de manera independiente
formando una empresa individual de responsabilidad limitada (EIRL), en la cual su
patrimonio personal se encuentra separado del patrimonio de su empresa.

Por otro lado las personas jurídicas ejercen el comercio en forma colectiva, tienen
personería jurídica y tienen tanto derechos como obligaciones, pero no actúan como
un sujeto sino como una organización. Existen diferentes tipos de personas jurídicas
según el país, por ejemplo en Costa Rica y según lo establece el Código de Comercio
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se tienen: la sociedad en nombre colectivo, la sociedad en comandita simple, la

sociedad de responsabilidad limitada y la más común la sociedad anónima.

Sociedad en nombre colectivo: existe bajo una razón social y en la que todos los
socios responden de modo subsidiario pero ilimitada y solidariamente, de las
obligaciones sociales. La razón social se formará con el nombre y apellido o sólo el
apellido de uno o más socios, con el aditamento "y Compañía" u otra expresión
equivalente que indique la existencia de más socios, si los hubiere.

Sociedad en comandita simple: está formada por socios comanditados o gestores a

quienes les corresponde la representación y administración, y por socios
comanditarios que no participan en la gestión y cuya responsabilidad se limita al
aporte del capital. Los socios gestores o comanditados son responsables por el
monto del capital suscrito. La razón o firma social deberá formarse necesariamente
con el nombre, nombres o apellidos de los socios gestores o comanditados, y el
aditamento de "y Compañía, Sociedad en Comandita", lo que podrá abreviarse "S.
en C."

Sociedad de responsabilidad limitada: En la sociedad de responsabilidad limitada

los socios responderán únicamente con sus aportes, salvo los casos en que la ley
amplíe esa responsabilidad. Estas sociedades podrán tener una razón social, o
denominarse por su objeto, o por el nombre que los socios quieran darle, y será
requisito indispensable, en todo caso, el aditamento de "Sociedad de
Responsabilidad Limitada" o solamente "Limitada", pudiéndose abreviar así:
"S.R.L.", o "Ltda.". El capital social estará representado por cuotas nominativas, que
no son trasmisibles por endoso. Todo traspaso de cuotas, para que afecte a terceros,
deberá necesariamente constar en el libro de actas o registro de socios de la sociedad,
o tener fecha cierta y podrá, además, inscribirse en el Registro Mercantil.

Sociedad anónima: En la sociedad anónima, el capital social estará dividido en

acciones y los socios sólo se obligan al pago de sus aportaciones. La denominación
se formará libremente, pero deberá ser distinta de la de cualquier sociedad
preexistente, de manera que no se preste a confusión; es propiedad exclusiva de la
sociedad e irá precedida o seguida de las palabras "Sociedad Anónima" o de su
abreviatura "S.A."1

Surge aquí, un concepto que es la empresa o negocio. Una empresa o negocio es la

organización de varios elementos productivos para la realización de una determinada
actividad económica, según acuerdo de una o más personas, que mediante la
coordinación de dichos factores productivos, elaboran un determinado producto o
servicio, para su respectiva comercialización.

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Definiciones descritas en el Código de Comercio de Costa Rica, Ley Nº 3284, del
10/09/2012
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1.2.1. Tipos de empresas

Dentro de las empresas se encuentran las lucrativas, que tienen como fin el generar
ganancias, sin embargo, pueden existir empresas, cuyo fin no es lucrativo, sino más
bien de servicio social, como por ejemplo las organizaciones no gubernamentales,
cooperativas, asociaciones solidaristas y otras.

Las empresas también se pueden clasificar en: empresas de servicios, empresas

comerciales y empresas industriales o de manufactura. Dependiendo de qué tipo de
actividad realice una empresa, así será el sistema de contabilidad que necesite.

1.3. Los documentos comerciales

Como se ha expuesto en secciones anteriores, los comerciantes realizan actividades

o transacciones las cuales deben ser consideradas por la contabilidad. Para iniciar
dicho proceso, la contabilidad necesita conocer cuál fue el tipo de negociación o
transacción que realizó el comerciante. Para cumplir este fin, el comerciante
necesita dejar evidencia de su transacción y lo realiza por medio de los llamados
documentos comerciales. A continuación se estudian los documentos comerciales
más utilizados y relevantes en el comercio actual.

1.3.1. Vale

Este tipo de documento es

empleado por algunas empresas
como comprobante de respaldo
para el adelanto de dinero a sus
empleados, por concepto tales
como: adelanto de sueldo,
adelanto para gastos por viáticos,
adelanto para compras. La
persona encargada de custodiar
este tipo de documento es
normalmente el encargado de la
Caja Chica, quién será el responsable de reponer el dinero en caso de que extravíe los
documentos originales. Algunas veces, los documentos originales de vale se entregan
a otros departamentos de la empresa para que procedan a su cobro, por ejemplo los
vales por adelantos de sueldo se envían a la sección encargada para que se rebajan de
la planilla.
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1.3.2. Recibo

Es un documento que se entrega a

cambio de una cierta cantidad de
dinero que se recibe en pago de
una obligación. El recibo puede
hacerse en cualquier papel,
pueden comprarse las fórmulas
impresas que se venden en las
librerías o diseñarse
especialmente según las
necesidades de la empresa para
hacerlas en una imprenta. Es recomendable que estén pre enumerados y que se lleve
un control estricto para que no se pierde ninguno. Normalmente se confecciona en
duplicado, pero si fuere necesario pueden tener más copias. En caso de que se deba
anular este documento, no debe romperse ni estropearse, sino que debe anotarse
mediante sello o en forma manual la palabra NULO. Este justificante se utiliza
cuando se recibe dinero por servicios, abonos de clientes, etc.

1.3.3. Factura

Representa un documento legal que se emite a raíz de un contrato de compra-venta, y

según los Códigos de Comercio, será título ejecutivo contra el comprador por la suma
al descubierto, si está firmada por el comprador, por su mandatario o por su encargado,
debidamente autorizado por escrito (orden de compra) y siempre que se le agregue el
timbre fiscal correspondiente al presentarla al cobro judicial.

La factura es un elemento de juicio para contabilizar, por lo que ocupa un lugar

preferente entre los formularios que utiliza una empresa. Por ello, las leyes fiscales
de cada país, definen ciertas normas para regularla. Normalmente se le exige a los
comerciantes que están sujetos al pago de impuestos, el emitir facturas debidamente
autorizadas por la Administración Tributaria de su país. Aunque varía según el estado
o país, por lo general los requerimientos para las facturas deben ser:

a- La forma impresa debe tener:

1- Nombre del contribuyente o razón social y la denominación del negocio
(nombre de fantasía si existe).
2- Número de cédula de identidad o de cédula jurídica del contribuyente.
3- Numeración consecutiva.
4- Espacio para la fecha de la transacción.
5- Condiciones de la venta: contado, crédito, en consignación, etc., cuando
corresponda.
6- Identificación de la impresión y nombre del impresor (al pie de imprenta).
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b- Al momento de la emisión la factura debe contener:

1- Redacción en español o idioma autorizado y como mínimo extenderse en
duplicado; el original se entregará al comprador y el duplicado será el
documento que ampare el asiento contable del vendedor.
2- Fecha de emisión.
3- Nombre completo o razón social del comprador.
4- Número de cédula de identidad o de cédula jurídica del comprador.
5- Detalle de la mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, precio
unitario, expresado en moneda nacional o autorizada. Aquí se especificará
por ejemplo el concepto de la clase de mercancía: nombre, modelo, calidad,
serie, etc.
6- Descuentos concedidos, con inclusión de su naturaleza y montos cuando
corresponda.
7- Impuestos a que está afecta la venta de mercancías o servicios, si corresponde.
8- El monto total de la venta.

Sin embargo, la factura puede llevar como complemento:

a- Entregado por (empleado vendedor).

b- Realizado por (auxiliar de contabilidad).
c- Recibido conforme (comprador).
d- Leyendas específicas tales como: “Esta factura devengará intereses moratorios de
ley si no ha sido cancelada 30 días después de la fecha de hoy” o “No se aceptan
reclamos una vez que la mercadería haya salido de nuestro almacén”.

En empresas como los supermercados, farmacias y otros, se acepta el uso de la caja

registradora como medio de control de los ingresos, para lo cual se requiere la
autorización previa de la Administración Tributaria correspondiente. En estos casos,
las cintas de control y los tiquetes que emitan estas cajas, deberán cumplir los
requisitos que establece la normativa del país.

En algunos países también se utiliza la llamada factura electrónica, que es un

documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en
formato electrónico. Para utilizar la factura electrónica los comerciantes deben
registrar en la institución que corresponda en su país la firma digital para documentos
electrónicos.
Entre los beneficios de la factura electrónica se tienen:
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a- Disminución de los
costos de operación (disminución
de papeleo, imprenta, bodegaje y
despacho de facturas).
b- Agilidad en el proceso
de trámite y gestión de cobro.
c- Disminución de tiempo
en procesos administrativos.
d- Aumenta la
productividad para las empresas,
pues se asegura la eficacia y
seguridad en el intercambio de
información.

Como se indicó anteriormente las

empresas pueden usar dos clases de facturas: las de Contado y las de Crédito. La
factura de contado puede ser en dos tantos (original para el cliente y la copia como
comprobante para la contabilidad). La factura de crédito puede ser en cuatro tantos
(original firmada para el cobro, copia para el cliente, copia para la contabilidad, copia
para el consecutivo o archivo general). La factura original de venta al crédito queda
en el archivo de custodia para efectos de cobro, la cual será entregada al cliente cuando
cancele totalmente.

En la actualidad se utilizan comprobantes electrónicos tributarios, también llamada

factura electrónica, los cuales son documentos electrónicos autorizados por la
Administración Tributaria, que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios,
los cuales deben ser generados, expresados y transmitidos en formato electrónico en
el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio, tales como tiquete
electrónico, factura electrónica y las notas de crédito y débito electrónicas, así como
cualquier otro que la Administración Tributaria autorice.

1.3.4. Cheque

El cheque es una orden incondicional de pago girada contra un banco y pagadera a la

vista, debe constar por escrito en una de las fórmulas suministradas por el banco
girado al cuentacorrentista y debe contener:

a- Nombre del girado;

b- Lugar y fecha de expedición;
c- Nombre de la persona a cuya orden se gira o mención de ser al portador;
d- Mandato puro y simple de pagar una suma determinada, la cual debe ser escrita
en letras
e- y también en cifras, o con máquina protectora; y
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f- Firma del girador, de su apoderado o de su persona autorizada para firmar en su

nombre.
g- El cheque deberá ser necesariamente escrito con tinta o a máquina y la firma que
la
h- cubra deberá ser autógrafa (escrita a mano).

El cuentacorrentista puede confeccionar sus propios cheques cuando tenga la

autorización del banco, siempre que tengan los datos necesarios para identificar al
girador y al tomador, así como la seguridad para evitar alteraciones o falsificaciones.

1.3.4.1. Firmas en los cheques

Existen cuentas individuales, en cuyo caso los cheques se pagan si ostentan la firma
de la única persona que ha sido registrada en las tarjetas de comprobación de firmas,
que están en poder de los bancos. También están las cuentas colectivas que permiten
el retiro de fondos mediante cheques firmados por cualquiera de las personas cuyas
firmas están registradas en las tarjetas. Este último sistema podría usarse cuando
varios funcionarios de la empresa están autorizados a disponer de los fondos de la
cuenta corriente.

Otra forma de registro de firmas es la cuenta mancomunada. Cuando se da esta

forma se exige que todo cheque contenga las dos firmas o más firmas registradas, pues
de lo contrario no se procederá a su pago. Este sistema es para controlar pagos en una
forma más estrecha, haciendo que en la emisión de todo cheque tengan que intervenir
dos o más personas, con el fin de evitar malos manejos de los fondos depositados en
el banco.

1.3.4.2. Cheque certificado

Algunas veces se necesita garantizar que el cheque emitido tiene fondos. Para ello el
librador o cualquier tenedor puede exigir al banco que certifique en el cheque que en
la cuenta existen fondos suficientes para pagarlo. Las expresiones "certificado",
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"visto bueno" u otra similar, firmadas y fechadas por el banco, son suficientes para
obligar al banco al pago del cheque, quedando libres de toda responsabilidad el
girador y los endosantes. Por lo tanto, este cheque certificado es casi como dinero en
efectivo. La certificación o visto bueno debe constar siempre en el mismo cheque.
No puede anularse, y la única manera de recuperar el dinero de este tipo de cheque es
mediante su presentación al banco, ya sea para cambiarlo o para su destrucción.

Cuando una empresa emite un cheque produce una operación contable que debe
quedar anotada en los libros de la contabilidad y para ello pueden usarse dos tipos de
cheques:

a- El cheque corriente de tamaño pequeño que viene en las fórmulas que

normalmente le entrega el banco a su cuentacorrentista para uso personal.
b- El cheque comprobante que es el procedimiento que se usa en toda empresa
importante, que permite mayor detalle y control en el sistema contable.

1.3.5. Boleta de depósito bancario

Este comprobante representa la parte contraria del cheque, y sirve para aumentar la
cuenta corriente. Por los depósitos de dinero que reciba el Banco, éste entregará un
comprobante o recibo que debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Lugar de emisión
2. La fecha
3. El nombre del Banco
4. El nombre del cliente
5. La suma recibida
6. Sello o marca del Banco

Este último punto es muy importante, ya que representa la garantía para el Banco y el
cuentacorrentista de los valores depositados. Por lo tanto, sólo serán válidos los
depósitos cuyos comprobantes respectivos ostenten lo siguiente:
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a- Contramarca de la máquina convalidadora y sello del cajero recibidor.

b- El sello del cajero recibidor y contramarca del oficial de contabilidad.
c- Numerador, firma y sello del cajero recibidor.

Esta fórmula es entregada por el banco a su cuentacorrentista normalmente sin costo

alguno. Este formulario normalmente viene en dos tantos, original y copia. Algunos
traen columnas para detallar las monedas, billetes, cheques y otros valores que se
depositan.

1.3.6. Nota de débito

Este documento sirve para notificar a una persona o empresa que su cuenta a sido
cargada (debitada), dándose en dicho comprobante las razones al respecto. Es muy
importante que el nombre de este comprobante "NOTA DE DÉBITO" esté escrito
en un lugar sobresaliente en el documento, para que guarde el verdadero significado.
Este justificante es un débito para quien lo recibe y un crédito para quien lo entrega.