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PROCEDIMIENTO Código: FD.

MP-01

Elaborado: Asistente de Logística


MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL
PUESTO DE ASISTENTE DE Área: Logística y transportes
LOGÍSTICA Y TRANSPORTES Versión: 001

FECHA DE EMISIÓN: 07/11/22 Aprobado: Gerencia General

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL


PUESTO DE ASISTENTE DE LOGÍSTICA
Y TRANSPORTES

Elaborado por: Revisado 1 por: Revisado 2 por: Aprobado por:


Urcia Reyes Johm N.
Fecha de Elaboración: Fecha de Elaboración: Fecha de Elaboración: Fecha de Elaboración:

MOCHE - TRUJILLO – LA LIBERTAD


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1. INTRODUCCIÓN
El puesto de Asistente de Logística y transportes abarca labores en las diferentes etapas de
la cadena de suministro, así como en la gestión para la oportuna devolución de los gastos
de transportistas y usuarios que generan compras.

2. OBJETIVOS
+

} Objetivo General
- Especificar el perfil y todas las funciones del cargo de Asistente de Logística y
transportes en la empresa Forestales Daxsa S.A.C. con el presente procedimiento.

2.1. Objetivos Específicos


- Mostrar paso a paso las actividades del área.
- Realizar gráficos y diagramas de proceso o flujo.
- Especificar con ilustraciones los procesos a realizar en el sistema.

3. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

3.1. REPORTES DIARIOS


 De forma diaria entre 6:45 am y 7:00 am se establece comunicación con el Sr.
Samuel Alfaro Cerna, Gerente Comercial, para informar respecto a los
pendientes del día y si existe alguna nueva solicitud de su parte, en caso de que
no exista respuesta telefónica se deja por medio escrito los pendientes por
WhatsApp.

 De forma diaria entre 4:30 pm y las 6:00 pm se establece comunicación con el


Sr. Samuel Alfaro Cerna, Gerente Comercial, para informar respecto a las tareas
del día y si existe alguna observación, incidencia ocurrida, o por lo contrario
todo está conforme y listo para cerrar el día. Adicionalmente se realiza el
llenado del “FORMATO DE REPORTE DE ACTIVIDADES PENDIENTES”
para plasmar las actividades para el próximo día y se le debe enviar en imagen
por WhatsApp.

Fecha: 5/11/22

ITEM PENDIENTES

1 Llevar Taladro inhalambrico a SERVITEC en Guzman Barron 364A


Comprar codos, T y accesorios de PVC para implementación de
2
Grifo en la parte posterior de la impregnadora.
Solicitar aprobación para el cambio de llantas del Montacargas y
3
su Vulcanizado
4 Culminar reporte de Gastos sin sustento pendientes
5 Actualizar mi base de datos de requerimientos pendientes
Organizar, verificar e imprimir liquidaciones de gasto enviadas
6
por Manuel
Sacar copias de las liquidaciones de gasto culminadas y
7
almacenar en su respectivo archivador
Seguimiento a requerimientos en general y realizar compras
8 rápidas o de emergencia en diferentes establecimientos entre
Moche y Trujillo.
Generar las órdenes de compra y de servicios que se requieran
9
ante un nuevo requerimiento.
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 De forma diaria se reporta en el Grupo de WhatsApp de nombre


“PROGRAMACIÒN DE CARGAS” la ubicación y condición actual de los
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transportistas y sus unidades, esta se realiza en base al siguiente esquema de


ejemplo:

FECHA: 05/11/22 - SABADO

BUENOS DIAS CON TODOS


• T2H-949 (SR. MARSEL CUSQUISIBAN) - Entrando a Trujillo.
• TAU-802 (SR. FRANCISCO SANCHEZ) - En Beta Olmos.
• TAF-884 (SR. JULIO GALLARDO) - Ingresando a Lucllapuquio.
• TCB-808 (SR. PAUL CHAVEZ) - En almacén Limoncarro.

Tanto el día como la ubicación van cambiando según los conductores se


reporten en el grupo de WhatsApp llamado “INCIDENCIAS -
TRANSPORTE”, este reporte se envía entre 7:30 am y 8:30 am máximo todos
los días.

Dado el caso algún conductor por falta de cobertura o por otros motivos no
pueda establecer comunicación y no se pueda reportar ni con llamada, me apoyo
de las herramientas de GPS brindadas por Hunter Monitor o por Volvo GPS, de
las cuales podemos obtener la información más cercana del vehículo, posición y
hora de conexión, pudiendo reportar las coordenadas, la hora y el lugar más
cercano al punto, a continuación, se presenta un ejemplo.

Es importante recalcar que por el grupo de “INCIDENCIAS – TRANSPORTE”


se indica a los conductores no olvidar reportarse de forma obligatoria todos los
días antes de iniciar labores.

 De forma diaria se debe verificar en la página de la Sutran si alguna de las


unidades de la empresa ha obtenido alguna infracción, se debe ingresar placa
por placa, así como el código de verificación para obtener el resultado, se
muestra un ejemplo a continuación.
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http://www.sutran.gob.pe/consultas/record-de-infracciones/record-de-
infracciones/
Así también se verifica la casilla electrónica del MTC de la empresa si existe
alguna notificación nueva, se selecciona “PERSONA JURIDICA” y se ingresan
los datos correspondientes, se inicia sesión y se verifica si existe algún mensaje
nuevo a la fecha.

https://casilla.mtc.gob.pe/app/loginCasilla.html#!/
En caso de existir infracción o alguna notificación nueva en la casilla
electrónica, se informa al área de “Administración” y se cambia el mensaje
diario enviado por el grupo de WhatsApp “PROGRAMACIÒN DE CARGAS”
por lo que corresponda, este se envía entre 7:30 y 9:00 máximo. El ejemplo se
presenta a continuación.

FECHA: 5/11/2022 – SÁBADO


▪︎CASILLA ELECTRÓNICA: NO HAY NINGÚN MENSAJE NUEVO A LA FECHA
▪︎INFRACCIONES:
T2H-949 (SR. MARCEL CUSQUISIBAN) - NO TIENE INFRACCIONES
TAU-802 (SR. FRANCISCO SANCHEZ) - NO TIENE INFRACCIONES
TAF-884 (SR. JULIO GALLARDO) - NO TIENE INFRACCIONES
TCB-808 (SR. PAUL CHAVEZ) - NO TIENE INFRACCIONES
AMU-924 (SR. YORDANI VALERA) - NO TIENE INFRACCIONES
BEN-824 (SR. ADRIANO VALDEZ) - SIN INFRACCIONES NUEVAS A LA FECHA
T4U848 (SR. ALEJANDRO CARRANZA) - SIN INFRACCIONES NUEVAS A LA FECHA
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 De forma diaria debo solicitar por el grupo de WhatsApp “INCIDENCIAS –


TRANSPORTE” entre 7:45 am y 9:00 am los requerimientos o necesidades que
cualquiera de los conductores requiera para sus unidades y para el buen
desempeño de sus funciones. Adicionalmente se solicita que sean específicos en
sus pedidos, con datos técnicos y para cuando se requiere en caso de ser de
Urgencia.

 De forma diaria se debe verificar las unidades presentes en las instalaciones, así
como asegurar que estén en óptimas condiciones para su correcto
funcionamiento, haciendo firmar al encargado del área de Producción donde
deje en constancia la Operatividad de las unidades o por lo contrario si requiere
algún tipo de Mantenimiento preventivo o correctivo.

 De forma diaria se debe inspeccionar las áreas de trabajo entre 4:45 pm y 5:05
pm, verificando que todo esté debidamente ordenado y limpio, caso contrario
tomar fotografías y subirlas al Grupo de WhatsApp “MANTENIMIENTO –
TRANSPORTE” y negar la salida de los trabajadores hasta dejar sus áreas
correctamente.

3.2. REGISTRO DE REQUERIMIENTOS, COMPRAS DE URGENCIA Y


APROBACIONES

De forma diaria, tanto en las instalaciones de Moche como por WhatsApp, el


personal realiza diferentes requerimientos en su día a día, en ocasiones con el debido
tiempo, pero en su mayoría son de última hora.

En el caso de recibir requerimientos de un personal que se encuentra en las mismas


instalaciones se le hace llenar el “Formato de Requerimiento” que se detallara en el
ANEXO 1, este debe indicar todos los datos requeridos en el formato y describir lo
mejor posible el producto, con código en caso de tenerlo y marca recomendada, así
como el Proveedor de ser posible.

En el caso de personal que no se encuentra en las instalaciones, los requerimientos se


hacen por los Grupos de WhatsApp, el grupo de “MANTENIMIENTO –
TRANSPORTE” para requerimiento relacionados al mantenimiento en General y en
“INCIDENCIAS – TRANSPORTE” para cualquier requerimiento de los
conductores para el buen desempeño de sus funciones.
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Posteriormente me encargo de registrarlo en una base de datos para darle número de


serie de requerimiento y posterior seguimiento, indicando si está pendiente de
cotización, cotizado y por aprobar, aprobado y por pago, cancelado y por recoger, o
recogido y atendido.

Al momento de registrar el requerimiento, hago las consultas de ser necesario con el


Señor Samuel Alfaro y el Señor Yordani Valera para mayor información y cualquier
observación al respecto, posteriormente me recomiendan algún proveedor con el cual
posteriormente hago contacto para que me prepare una cotización.

Dicha cotización una vez se me remite, se le toma captura de forma adecuada y se


reenvía por el grupo de WhatsApp “APROBACIONES – LOGISTICA”, en la cual
se notifica al Señor Samuel Alfaro para pueda proceder con su “Aprobado”, salvo
casos en los que los requerimientos guarden relación con útiles y/o herramientas de
oficina, limpieza o aseo, las aprobaciones se coordinan con la Señora Diana Araujo,
quien también aprueba los requerimientos en el caso al Señor Samuel Alfaro no se le
pueda contactar y el requerimiento sea urgente.

En el caso ninguno de los dos Gerentes responda pasado los 20 minutos y el pedido
sea urgente, la Señora Emilia López, administradora de la empresa es quien tiene
facultad para dar aprobación si así lo cree ella conveniente.

Al momento de enviar la captura de la cotización, se redacta un párrafo en el que se


especifique para que máquina, equipo u proceso se utilizara la compra y el costo
total incluido IGV.
En los casos en los que sea imposible el cotizar y se tenga que salir a buscar en
tiendas y establecimientos, las cotizaciones del momento se comunican por llamada
o envían al Chat directo de la persona que aprobara el requerimiento, se notifica la
salida de las instalaciones por el grupo de WhatsApp “MANTENIMIENTO –
TRANSPORTE”, indicando motivo y dejando en evidencia mi hora de salida.
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Para efectos de los requerimientos en General es el Señor Samuel Alfaro con quien
se realiza la coordinación, se le consulta si está de acuerdo con el precio y el da su
aprobación, posteriormente también se publica la compra por el Grupo
“MANTENIMIENTO – TRANSPORTE” donde usualmente posteara su Aprobado
en caso de ser compras grandes, siempre indicando en que maquina u proceso se
utilizara la compra, o si es para stock o quien está solicitando dicha compra, por
último el costo; se muestra un ejemplo a continuación.
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3.3. ELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIO


Una vez aprobada una cotización por el grupo de WhatsApp “APROBACIONES –
LOGISTICA”, tengo autorización para generar su orden de Compra, la cual se crea
en el Sistema SPRINTER, accediendo al Módulo de “Gestión de Compras”, y luego
en “Órdenes de compra”.

Posteriormente en el formulario de registro que me aparece le doy en añadir Nuevo


registro para continuar con la Orden de compra nueva.

Una vez añadido el nuevo registro procedo a llenar todos los datos necesarios, es
importante recalcar que para las compras de Logística se utiliza la Serie “00002”,
unidad Negocio y punto de Emisión “01”.
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Ingreso el RUC del proveedor asegurándome que este bien digitado y


automáticamente me aparece la Razón Social, en caso de no estar registrado se
registra el nuevo proveedor en el módulo “Maestros”, “Catalogo de Terceros”.

Una vez seleccionado, nos abre un formulario de registro al cual igualmente le


daremos en añadir nuevo registro, seguidamente ingreso el RUC y automáticamente
me llenara los demás datos, selecciono que es un Proveedor y posteriormente se le da
en Guardar.
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Una ves registrado el proveedor, regreso a la orden de compra y lo digito en Código


y Razón Social, si el producto a comprar se tratase de un activo, en la lista
desplegable de Tipo lo selecciono.

Se especifica según acuerdo con el Proveedor si el pago es al contado, con crédito o


50/50, según corresponda.

Adicionalmente se especifica la moneda (01 para soles y 02 para dólares) y se dan


las observaciones del caso, especificando para que máquina, vehículo o proceso se
realiza la compra.

Posteriormente doy clic en el botón + para añadir una nueva fila en la cual me
solicitaran el código del producto con su descripción, la unidad de medida, cantidad
a comprar, costo unitario y porcentaje de descuento.
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Una vez añadida la nueva fila, se hace clic en el espacio del código y se presiona F2
para que me aparezca el cuadro de búsqueda, en los espacios superiores se digita o
bien el código en el primer recuadro o el nombre en el segundo, se da ENTER y
realiza la búsqueda.

En este caso no se encuentra el material a comprar, por lo que se debe añadir un


nuevo producto, esto lo realizo en el modulo “Maestros”, sección “Catálogo de
productos”.

Se añade un nuevo registro, lo más relevante siempre es identificar bien a que


familia pertenece, en este caso es un Material, con F2 buscamos su familia y
posteriormente registramos el nombre, en el código Sunat se busca una cuenta
relacionada al producto.
En caso de tener Servicios, se selecciona la opción, de lo contrario se deja en
Existencia y en Mercadería/Mat. Prima, se le da la unidad de medida y se marca la
casilla se compra para que nos aparezca el producto en el cuadro de búsqueda, para
finalizar se da en guardar.
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Una vez guardado el producto regresamos a la Orden de compra y ya podemos


identificar el producto, puedo seguir añadiendo más productos según mi pedido y
cotización. Los precios al ser añadidos deben ingresarse sin IGV, de lo contrario se
debe marcar la opción “Los precios incluyen IGV”, labor no recomendable por
motivo de observaciones posteriores en el área contabilidad al no cuadrar los montos
por centavos de diferencia.

Una vez culminado me cercioro que en la sección de importes la cantidad total final
sea igual al monto a cancelar según la cotización, revisado ello guardo la orden de
compra y la exporto en PDF para imprimirla o enviarla al proveedor en caso de ser
compra a crédito.

Para las ordenes de servicio el proceso es muy similar, con la diferencia que debo
especificar el servicio en observaciones, no es necesario añadir más servicios en el
“Catalogo de productos”, simplemente especificar si es un servicio Técnico,
electricista, de transporte, etc., e indicar motivo con su código de máquina, vehículo
o especificando el proceso o proyecto al cual será usado.
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Si se conoce el centro de costos, se agrega, en este ejemplo seria el F1D-024.


Una vez guardada y exportadas las ordenes de compra o de servicios, estas se
imprimen junto a su cotización y a la aprobación hecha en el grupo de WhatsApp
“APROBACIONES – LOGÍSTICA”.

Los documentos se suben al área de Administración con la Señora Emilia López,


quien dará revisión y aprueba la orden, en los casos de ordenes de servicio con un
monto superior a los 350 soles siempre se consulta antes con contabilidad si tiene
detracción o no y cuanto es lo que se debe pagar de ello, y con esa información
posteriormente la Administradora da su V°B° y pasa la orden a Tesorería, quien
realiza los pagos.

Se hace la consulta constantemente al área de Tesorería sobre si ya se efectuó el


pago, una vez me envié el comprobante de pago se le reenvía al proveedor para
confirmar la compra y se solicita se facture lo más pronto posible.

Una vez el proveedor me envié la factura, esta se remite al área de tesorería,


cerrando el ciclo de compra.

3.4. REGISTRO DE INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACÉN


Posterior al recibir una compra, el área de contabilidad por parte de Tesorería recibe
las Facturas para proceder a realizar las conciliaciones, posteriormente registran lo
comprado como ingreso de almacén, anexando la orden de compra.

Una vez el área contable ingrese la compra, yo debo dar salida de ser el caso para
que no se altere el inventario, utilizando el módulo de “Almacenes”, en la sección
“Movimiento de Salida de almacén”, se da clic en agregar registro para proceder a
registrar la salida.
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Una vez disponible el registro, debo llenar los datos indicados y posteriormente
dándole clic en el +, agregar los elementos tal cual se hace en la orden de compra,
asegurándome que los costos unitarios y unidades de medidas sean los mismos con
los que se realizó la orden de compra previa.

Posteriormente se guarda y de ser el caso se imprime para que quede la constancia de


entrega, en los casos en los que las compras las haya realizado directamente mi
persona, el ingreso a almacén los realizo yo mismo, debiendo utilizar el mismo
módulo, pero la sección “Movimiento de Ingreso de almacén”.
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Se añade el nuevo registro y se procede con los datos requeridos en los cuadros de
dialogo, terminado ello se le da clic en el botón + y se procede con la búsqueda de la
Orden de compra.

Se busca la orden de compra y automáticamente las filas serán llenadas con los
productos señalados, en el caso de las compras directas usualmente no tienen
órdenes por lo cual se requiere añadir una a una o en el mejor de los casos crear una
orden de compra propia.
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En algunos de los casos se requerirá realizar transferencia entre almacenes de


diferentes activos, máquinas, motores, etc. Por lo cual se muestra también que existe
en el mismo modulo la sección “Movimiento de Transferencia para Almacenes”, en
los cuales se me permite dar salida de mi almacén general e ingreso a cualquiera de
los otros almacenes de la empresa Forestales Daxsa S.A.C. según sea el caso.

Como herramienta de control, en el mismo módulo tengo el “Reporte de Stocks de


almacén”, en el cual se me permite visualizar el stock virtual y poder comparar
mensualmente con mi inventario físico para realizar ajustes y regularizar cualquier
disconformidad en el sistema.
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3.5. ORDEN Y LIMPIEZA DEL ALMACÉN

De forma diaria, se realizan despachos de herramientas, materiales, búsqueda y


entrega de repuestos, etc. Debido a esto el almacén requiere constantemente se
barrido desde sus filas posteriores hasta la puerta, igualmente las veredas de la parte
exterior requieren ser barridas con mayor frecuencia, el tapete sacudido y las puertas
y ventanas una limpieza con trapo. Realizar un barrido de todo el almacén toma unos
20 a 25 minutos.

Cada andamio permite tener una clasificación por espacios según el código asignado,
por ello cada repuesto y/o material se identifica y separa por grupos para poder
identificarlo rápidamente cuando estos se requieran.

Es un trabajo pendiente poder identificar cada elemento del almacén y asignarle el


código de ubicación en el sistema.
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3.6. COMPILACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA CONTABILIDAD

Tanto al recoger paqueterías como recibir productos enviados a nuestras


instalaciones, se reciben Guías de remisión y facturas constantemente que no
necesariamente tienen Orden de compra o de servicio, por lo que debo estar al
pendiente de ello y organizarlas con el siguiente orden:
1. Factura
2. Orden de compra o servicio
3. Guía de remisión remitente y/o transportista
4. Cotización
5. Aprobación por medio escrito en los grupos de WhatsApp o firmada
directamente en las cotizaciones
6. Fotografías del producto recibido en las instalaciones.

Toda esta documentación ya organizada debe ser subida al área de contabilidad lo


antes posible para los trámites correspondientes.

3.7. LIQUIDACIONES DE GASTO DE CONDUCTORES Y USUARIOS

Para liquidar los gastos de los trabajadores que se me designe realizar una
liquidación, se debe entender que existen dos medios por los cuales hacerlo, uno es
por los gatos con sustento, los cuales incluyen todo tipo de documentación contable
como facturas, boletas, tickets, etc., en los que especifique el RUC y razón social del
remitente y el RUC y razón social de nuestra empresa, así como un número y serie
de comprobante y su fecha de emisión. El otro medio son los gastos sin sustento,
aquellos que por motivos de fuerza mayor se realizaron con proveedores informales
que no emiten ningún tipo de documentación contable.

A) Gastos con sustento


Los gastos con sustento que a la fecha el área ha realizado y realiza son de los
siguientes en mención:
- Gallardo Marin Julio Edilberto - Conductor
- Cusquisiban Mirando Segundo Marsel - Conductor
- Sanchez Trujillo Francisco - Conductor
- Chavez Avalos Micky Paul - Conducto
- Valdez Vasquez Adriano Adrienzen - Conductor
- Carranza Alayo Alejandro – Conductor
- Alfaro Cerna Samuel – Gerente Comercial
- Urcia Reyes Johm Nicols – Asistente de Logística y transporte
- Valera Leon Yordani – Jefe de Proyectos

A esta lista se añadirán más usuarios según de la indicación el Jefe inmediato el


señor Samuel Alfaro.

Las liquidaciones llegan a mi control de dos formas, por fotografías o en físico,


lo que se hace es registrarlas en el sistema Sprinter con el modulo “Gestión de
compras”, apartado “Transacciones”, sección “Liquidación de gastos”.

Usualmente los conductores llenas sus gastos en un reporte de gastos (ANEXO


02) del cual hacen la sumatoria general de su gasto por cada viaje realizado (Con
y sin sustento), estos reportes para viajes al norte de Trujillo llegan a manos
inicialmente del encargado de Almacén Limoncarro, quien cuando dispone de
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tiempo sube los reportes al sistema y posteriormente me envía las fotografías con
el número de asiento, o simplemente me envía las fotografías para yo hacer el
ingreso, todo depende y varia de las condiciones y movimiento laboral del
almacén en Limoncarro.

Los conductores que realizan viajes al Sur de Trujillo me hacen entrega directa
del reporte a mi persona para poder gestionarlo lo más pronto posible su
reembolso de lo gastado.

Para los casos de los demás usuarios, los gastos son usualmente relacionados con
compras de urgencia o de necesidad inmediata y de bajo costo donde el
trabajador pone dinero de su bolsillo o de su caja chica en caso de tenerla y
posteriormente debe reponerse dicho monto, cada comprobante debe tener su
reporte en el grupo de WhatsApp “MANTENIMIENTO – TRANSPORTES”, y
en caso de montos grandes la debida aprobación del señor Samuel Alfaro.

Para ingresar cada comprobante inicialmente se verifica que estos estén con los
datos correctos de la empresa, RUC, razón social y dirección, así también en
caso de las boletas verificar no existan borrones, faltas ortográficas o datos
incompletos.

Una vez verificado cada comprobante, en los casos de que en alguno de ellos la
tinta sea de aquellas que con el pasar de los días se borran, se deberá sacar una
fotocopia y pegar la original al costado, en el caso de comprobantes pequeños
como boletas se pegan en hojas A4 para mayor orden.

Para el caso de las fotos, se debe descargar cada una de ellas, ingresar en un
archivo Word, recortar y mejorar la nitidez, para que al momento de imprimir
sea clara la lectura de los datos de cada una de ellas.

Para el registro en el sistema, una vez hallamos seleccionado la sección


“Liquidación de gastos”.se abre el cuadro de dialogo y se debe dar clic en nuevo
registro.
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Una vez habilitado el registro se inicia el llenado de los datos requeridos, en el


apartado código se ingresa el número de DNI del usuario a liquidar, en el
apartado Serie se coloca el año seguido del número del mes (por ejemplo
“202211”), luego se le da enter y automáticamente aparece el número de
Liquidación de gasto que le corresponda, se coloca la fecha actual de registro
que debe ser más reciente que cualquiera de las fechas de emisión de los
comprobantes.

En el apartado Glosa, en el caso de conductores se coloca, por ejemplo:


“REPORTE DE GASTOS DE VIAJE T2H-949 N°128”, la placa según la
unidad la cual está operando el conductor y el número final varía según el
reporte del vehículo operado y según van aumentando los reportes, es un número
de serie consecutivo.

En el apartado Glosa, en el caso de otros usuarios, se coloca, por ejemplo:


“REPORTE DE GASTOS DEL MES DE NOVIEMBRE N°01”, el número
según la cantidad de reportes ya realizada.

Se especifica si el gasto es en soles o dólares, cuando sean de diferente moneda,


se debe hacer un reporte para cada uno, separado del otro.

Una vez llenados todos los datos principales, se añade una fila para dar inicio
con el registro de comprobantes, dándole clic al botón +, ingresamos el RUC
indicado en el comprobante, seguidamente seleccionamos el tipo de documento
como se muestra en la imagen.
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Una vez seleccionado el tipo de documento, procedo prudentemente a colocar el


número y serie del documento, seguido de la fecha de emisión.

Posteriormente ingreso el número de cuenta a la que pertenece el comprobante,


según me indicaron las cuentas con el número 93 son para conductores, la 95
para gerencia y la 92 para compras en general relacionadas a mantenimiento y
logística, debiendo evitar usar las cuentas que en su tercer digito lleven el
número 1.
Pulsando F2 nos aparece el cuadro de dialogo que se presenta a continuación, en
él se da búsqueda de las cuentas correspondientes.

Posterior al número de cuenta, se selecciona el centro del costo, pulsando F2, en


los reportes de conductores se utilizan las placas, en el caso de reportes de
combustible, lavado, repuestos para mantenimiento y todo gasto relacionado a la
maquina o vehículo, el centro de costo es su placa. Para gastos de
representación, hospedaje, alimentación del Gerencia, se utiliza la cuenta del
nombre de su área. Para los demás casos el centro de costos es del área de
Logística.
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Posteriormente se selecciona el tipo de moneda, dólares o soles según


corresponda. Al pasar a la glosa, se procura especificar en qué se está utilizando
dicha compra, es necesario borrar el nombre que sale automáticamente y
especificar, normalmente se usa el nombre del centro de costo.

Seleccionamos el tipo de bien, que son usualmente el número 5. “Otros gastos”.

Seleccionamos luego el tipo de adquisición, usualmente es el número 1.


“Destino gravado”, pero en el caso de boletas se usa el número 4. “No
Gravadas”.
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Posteriormente se digita el valor de la compra sin IGV, siendo observador en que


el monto total sea el mismo con decimales incluidos al del comprobante de pago,

Visto esto se da en “Aceptar” y posteriormente se repite el proceso añadiendo


más y más comprobantes.

Al finalizar el ingreso de todo se verifica en la parte superior, el total de totales


cuadre con la suma de los montos ingresados, posteriormente se guarda la
liquidación y se exporta en PDF para imprimir.

B) Gastos sin sustento


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4. ANEXOS

ANEXO 01 – FORMATO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES,


SUMINISTROS Y HERRAMIENTAS

Localidad : TRUJILLO -MOCHE N° Req:

REQUERIMIENTO MATERIALES, SUMINISTROS Y/O HERRAMIENTAS


Solicitado por: Área:

Motivo, máquina o proceso: Código:

Fecha Req: Fecha Max Req:

Código Cant. Und. Descripción Marca Provedor Recom.


1

Motivo del requerimiento:

Solicitado por: Aprobado por : Atendido por:

Nombre: Nombre: Nombre:


PROCEDIMIENTO Código: FD.MP-01
Versión: 001
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL PUESTO DE Vigente: Noviembre 2022
ASISTENTE DE LOGÍSTICA Y TRANSPORTES Página 24 de 25

ANEXO 02 – FORMATO DE REPORTE DE GASTOS DE VIAJE

REPORTE DE GASTOS POR VIAJE

RUTA: COMBUSTIBLE
FECHA LUGAR FAC/BOL GALONES KILOMETRAJE
CONDUCTOR:

PLACA:
FECHA DE SALIDA:
FECHA DE LLEGADA:
TOTAL CONSUMIDO -
GASTOS VARIOS
DETALLE MONTO T.G
PEAJES
CONTROL DE COMBUSTIBLE
KILOMETRO INICIAL
KILOMETRO FINAL
RECORRIDO TOTAL

CONSUMO TOTAL COMBUSTIBLE


CONSUMO POR VIAJE DE COMB. - REAL
CONSUMO POR VIAJE DE COMB. - SEGÚN
DIFERENCIA

EFECTIVO
FECHA LUGAR QUIEN DIO TIPO IMPORTE

SALDO ANTERIOR
TOTAL
TOTAL -

CARGA DE IDA CARGA DE VUELTA

NOTA: TODOSAUTORIZADO
LOS GASTOSPOR GERENCIA
SERAN SUSTENTADOS CON
RESUMEN DE GASTOS FACTURA O BOLETA, LOS DOCUMENTOS DEBEN ESTAR
EFECTIVO TOTAL CORRECTAMENTE LLENADOS O IMPRESOS, CUALQUIER ERROR
GASTOS TOTAL - O BORRON DESCARTARA LA VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO Y
SALDO A FAVOR EL CONDUCTOR ASUMIRA AL SER SU RESPONSABILIDAD.

SALDO A

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