Establecer los lineamientos para llevar a cabo la importación de los materiales comercializados en

Interlaken Maquinaria S.A. DE C.V.

Planeación y compras

o Mantener la comunicación con el proveedor para él envió de las órdenes de compra y los
datos del forwarder.
o Solicitar documentación a los diferentes proveedores
o Solicitar la confirmación de zarpes de acuerdo con el ETD proporcionado
o Firmar las cartas de trabajo para cada operación
o Negociar los proveedores de servicios tarifas y conficiones (forwarder-transportistas-
Agentes-aduanales)

Lineamientos

Se debe abrir una carpeta digital por cada operación. Se incluye en ella de los documentos enviado
por el proveedor, factura, packing list, BL y certificado de origen cuando aplique, se identifica por
orden de compra.

Se conserva un expediente físico por operación en nuestros archivos

Para el caso del BL se debe revisar las condiciones, es decir: contra copia o contra original y realizar
los envíos correspondientes.

Para el caso de los transportes contratados por INTERLAKEN MAQUINARIA, se envía formato de
solicitud de transporte por correo al transportista con copia al agente aduanal para que se
coordinen las operaciones correspondientes.

Para el caso de productos nuevos solicitar al proveedor la fracción arancelaria sugerida.

Terminología

o Proveedores de servicios: Agentes aduanales, transportistas, navieras, forwarders,

instancias oficiales, etc.
o BL: (Bill of Lading): Conocimiento de embarque
o ETA: (Estiamted Time of Arrival): Fecha estimada de arribo
o ETD: (Estimated Time of Departure): Fecha estimada de salida
o Telex reléase: Conocimiento de embarque virtual (BL)
o INCOTERM: Términos internacionales de comercio utilizados para establecer las
condiciones y responsabilidades de cada una de las partes (comprador y vendedor)
 o Ex Works (Fuera de fabrica): E l fabricante ha cumplido su obligación de entrega al poner la
mercancía en las puertas de su fábrica a disposición del comprador, no es responsable de
la carga del producto.
o FOB: (Free on Board/Libre a bordo): Significa que la mercancía es puesta a borde del
buque con los gastos, derechos y riesgos a cargo del vendedor hasta que la mercancía
haya pasado el borde del barco, con el flete excluido, exige que el vendedor despache la
mercancía de exportación.
o CIF: (Cost insurance freight/costo seguro y flete): Significa que el vendedor es responsable
hasta que la mercancía es puesta en el puerto de destino.
o DAP: (Deliver at Place): El comprador será el responsable de entregar la mercancía en el
lugar convenido sin que se descargue la mercancía del medio de transporte contratado
por él, pero preparadas para su descarga.
o CFR: (Cost and freight) Costo y flete: El vendedor para los gastos y flete necesarios para
hacer llegar la mercancía al puerto de destino convenido.
o Formato de incrementables: Regla de carácter general de comercio exterior, se utiliza para
declarar cualquier dato omitido en factura y que deba ser declarado en pedimento y/o
hacer cualquier aclaración, así como señalar incrementables.
o PO: Orden de compra
o PI: Proforma Invoice
o COVE: Comprobante de valor electrónico
o Booking: Reserva de espacio en avión o buque para la transportación de nuestras
mercancías.
o DODA: Documento para despacho aduanero

Desarrollo

Operación EX WORKS

1. Solicitar cotización de los costos de origen, recolección y flete al forwarder por correo
electrónico.
2. Negociar costos y/o confirmar aceptación de la cotización al forwarder por correo
electrónico.

Operación EX WORKS Y FOB

Para ambos casos:

Planeación y compras

1. Confirmar al proveedor datos del forwarder con el que se realizará el embarque para su
coordinación.
2. Solicitar por medio del formato FCA-FOB información del embarque.
3. Enviar al proveedor de servicio (forwarder) la orden de compra, solicitando la
coordinación del embarque por correo electrónico.

Proveedor de servicios forwarder

4. Recabar los documentos necesarios para la elaboración de booking

 5. Dar aviso de itinerario y confirmar fechas de embarque ETD y fecha estimada de llegada a
puerto ETA
6. Enviar draft de bl para su revisión a tráfico por correo electrónico

Trafico / Logística

7. Revisar y dar el Vo. Bo. Al borrador para su impresión. En caso de haber correcciones
solicitar los cambios por correo electrónico.
8. Gestionar y dar seguimiento a la obtención de los documentos indicados en la orden de
compra para la importación.
9. Dar seguimiento a las fechas de embarque y solicitar documentos de importación después
de la fecha de embarque.
10. Recibir y revisar los documentos digitales: factura, packing list, BL etc.
11. Solicitar a los proveedores las modificaciones que sean necesarias.

Asistente de logística/Gerente de trafico

1. Recibir los documentos digitales y/o físicos por parte de los proveedores.
2. Imprimir los documentos digitales (Cuando aplique): factura, packing list, BL, Pedimento.
3. Generar expedientes digitales y físicos por operación.

Asistente de logística/Gerente de trafico

1. Entregar documentos a personal de almacén lo siguiente:

o Factura
o Packing List
o Pedimento

Elaborar las cartas correspondientes para el despacho

1. Carta garantía (cuando aplique)

2. Formato incrementables (Cuando aplique)
3. Carta instrucciones (Cuando aplique)
4. Carta poder (Cuando aplique)
5. Solicitud de transporte

Asistente de logística/Coordinador de logística

1. Enviar cartas elaboradas al Agente aduanal y/o naviera (cuando aplique) por correo
electrónico o mensajería (cuando aplique)
2. Enviar solicitud de transporte por correo electrónico al transportista para la carga
3. Archivar los documentos restantes en la carpeta correspondiente (digital y físico)

Coordinador de logística

1. Pre-clasificar los productos en la página de SIICEX utilizando la fracción sugerida por el

proveedor, enviar al agente aduanal y esperar la confirmación de la clasificación
arancelaria.
2. Recibir y revisar proforma de pedimento enviada por el Agente aduanal por correo
electrónico.
 3. Recibir y evaluar cotización de gastos mediante su registro en archivo
4. Enviar cotización al área de cuentas por pagar por correo electrónico solicitando la
transferencia correspondiente.

Cuentas por pagar

1. Realizar las transferencias solicitadas y enviar comprobantes de pago correspondientes

Agente Aduanal

1. Enviar al área de logística pedimento pagado y notificar fecha de despacho

Gerente de logística

1. Notificar por correo electrónico a los procesos de Ventas, Servicio y almacén la fecha del
arribo del contenedor al almacén
2. Dar seguimiento al despacho y entrega de la mercancía vía correo electrónico y/o llamada
telefónica con el agente aduanal y/o transportista

Asistente de logística

1. Recibir del proceso de almacén fotografías del proceso de descarga del contenedor
confirmando la recepción de las mercancías.
2. Se archiva en carpeta física los documentos de importación

Coordinador de logística

1. Recibir por parte del agente aduanal una vez se confirma el regreso del vacío cuenta de
gastos, Manifestación de valor, hoja de cálculo y anexo y pedimento

Almacén

1. Realizar preparación de mercancía para la entrega a proveedor de transporte en

coordinación con logística.

Asistente de logística

1. Solicita fletes nacionales para la distribución del equipo y facturas de los proveedores
2. Entrega a cuentas por pagar las facturas de los proveedores para programación de pagos

Cuentas por pagar

1. Confirma liquidación a proveedores de servicios enviando evidencias por correo

electrónico