TEORIA DE LA INFORMACION

Unidad N° 1
Unidad 1. La Gestión de los datos en la era de la Información

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
 INTRODUCCIÓN
La información es el activo más importante dentro de una
organización, y es permeada por diferentes actores, procesos y
tecnologías. Este Espacio Académico Teoría de la Información amplía
el conocimiento del profesional de CIDBA de tal forma que visione
cómo mejorar el desempeño de una organización, al empoderarlo
como un líder comprometido
con la innovación impulsada
por la información.

Igualmente, que le permita

responder frente a la
tendencia mundial que apunta
a la necesidad de formar
profesionales que identifiquen
los principios rectores de la
gestión de la información, las
metas, los objetivos de todos
los temas de gestión de datos,
las responsabilidades además
de los resultados finales que
espera toda organización.
 DESARROLLO
Los Datos como activos de la Organización

A nivel mundial, se identifican las personas y la información

como componentes invaluables de las organizaciones y, aun así,
en la actualidad son pocas las que reconocen el potencial de
estos activos. Por otra parte, aunque no existen atributos
financieros que la midan, comprender su importancia redunda en
un mejor entendimiento de su valor y podría servir como una
justificación para las grandes inversiones alrededor de los
sistemas de información.

Los atributos de la información como un activo intangible son

objeto de diversos estudios que muestran que en la actualidad
esta denominación es aún problemática, ya que la utilización del
término activo parece sugerir que la información debiera figurar
en el balance económico de las empresas (Oppenheim, Stenson,
& Wilson, 2001). Es decir, los activos de la empresa permiten
alcanzar sus objetivos y por lo

tanto deben ser administrados con suma atención. La captura y

el uso de dichos activos se controlan de manera cuidadosa al
igual que las inversiones (International, 2010) .

Cualquier organización que dinámicamente se enfrente con un

entorno cambiante no sólo debe procesar la información
eficientemente, sino también crear información y conocimiento.
Analizar la organización en términos de su diseño y capacidad
para procesar la información impuesta por el medio ambiente
constituye un enfoque importante para interpretar ciertos
aspectos de las actividades organizacionales. Sin embargo, se
puede argumentar que la interacción de la organización con su
entorno, junto con el significado por el cual crea y distribuye
información y conocimiento, son más importantes cuando se
trata de construir una entendimiento activo y dinámico de la
organización (Nonaka, 1994).
 Las empresas están yendo más allá del uso tácito de los datos y
la información, diferentes empresas a nivel mundial, como
Nissan, NEC, Honda, Hewlett-Packard, Xerox, Motorola, 3M, and
General Electric perfeccionan sus habilidades de creación de
conocimiento en diversas áreas tales como el desarrollo y la
introducción de nuevos productos, acortando los tiempos en el
ciclo de diseño, colaborando y al mismo tiempo compitiendo y
superando las barreras existentes para entrar en nuevos
mercados. En el mismo sentido, el carácter competitivo del
conocimiento en términos de valor y tiempo muestra que el
conocimiento no es un bien estático y su valor radica en su
explotación para entregar Nuevos Valores de Mercado o
expectativas desestabilizando posiciones existentes de
productos competitivos en términos de entrada al mercado y con
valor relativo. Autores como Geus proponen que la única
verdadera ventaja competitiva reside en la capacidad de
aprender más rápido que la competencia, entonces la naturaleza
y la relación de ciertas palabras clave, incluyendo el
conocimiento, la tecnología, los datos y la información debe ser
entendidos en todos los niveles de la organización (Nonaka I,
1994).

El mundo empresarial está requiriendo profesionales de la

información que permitan aprovechar los activos de datos
mediante la creación de ventajas competitivas a través de un
mayor conocimiento de sus clientes, los usos innovadores de la
información y la eficiencia operativa. Las empresas están
utilizando datos para ofrecer mejores productos y servicios,
reducir los costos y los riesgos. Las agencias gubernamentales,
instituciones educativas y organizaciones sin fines de lucro
también necesitan datos de alta calidad para guiar sus
actividades operacionales, tácticas y estratégicas.
Datos, información y conocimiento

Los Datos

Los datos se definen como la mínima unidad semántica,

corresponden a los elementos primarios de la información y que
por sí solos son irrelevantes como a apoyo a la toma de
decisiones.

SEGÚN DAVENPORT Y PRUSAK (1999), define el dato como

un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real.

Dentro de un contexto empresarial, el concepto de dato es

definido como un registro de transacciones. Un dato no dice
nada sobre el porqué de las cosas, y por sí mismo tiene poca o
ninguna relevancia o propósito.

En las organizaciones actuales normalmente almacenan datos

mediante el uso de tecnologías.
Desde un punto de vista cuantitativo, las empresas evalúan la
gestión de los datos en términos de coste, velocidad y
capacidad.

Todas las organizaciones necesitan datos y algunos sectores

son totalmente dependientes de ellos. Bancos, compañías de
seguros, agencias gubernamentales y la Seguridad Social son
ejemplos obvios. En este tipo de organizaciones la buena
gestión de los datos es esencial para su funcionamiento, ya que
operan con millones de transacciones diarias. Pero en general,
para la mayoría de las empresas tener muchos datos no siempre
es bueno. Las organizaciones almacenan datos sin sentido.
Realmente esta actitud no tiene sentido por dos razones. La
primera es que demasiados datos hacen más complicado
identificar aquellos que son relevantes. Segundo, y todavía más
importante, es que los datos no tienen significado en sí mismos.

Los datos describen únicamente una parte de lo que pasa en la

realidad y no proporcionan juicios de valor o interpretaciones, y
por lo tanto no son orientativos para la acción. La toma de
decisiones se basará en datos, pero estos nunca dirán lo que
hacer. Los datos no dicen nada acerca de lo que es importante o
no. A pesar de todo, los datos son importantes para las
organizaciones, ya que son la base para la creación de
información.
 La Información

La información son
datos procesados que tienen un significado (relevancia y
propósito) y por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar
decisiones al disminuir su incertidumbre.

Una colección de datos es información de acuerdo al poder de

discernimiento que tenga el receptor y que va depender de las
asociaciones pasadas que haya experimentado

SEGÚN DAVENPORT Y PRUSAK (1999), igualmente como lo

han hecho muchos investigadores que han estudiado el
concepto de información, lo describe como un mensaje,
normalmente bajo la forma de un documento o algún tipo de
comunicación audible o visible.
Como cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor. La
información es capaz de cambiar la forma en que el receptor
percibe algo, es capaz de impactar sobre sus juicios de valor y
comportamientos. Tiene que informar; son datos que marcan la
diferencia.

La palabra “informar” significa originalmente “dar forma a “y la

información es capaz de formar a la persona que la consigue,
proporcionando ciertas diferencias en su interior o exterior. Por lo
tanto, estrictamente hablando, es el receptor, y no el emisor, el
que decide si el mensaje que ha recibido es realmente
información, es decir, si realmente le informa. Un informe lleno
de tablas inconexas, puede ser considerado información por el
que lo escribe, pero a su vez puede ser juzgado como “ruido” por
el que lo recibe.

A diferencia de los datos, la información tiene significado

(relevancia y propósito). No sólo puede formar potencialmente al
que la recibe, sino que está organizada para algún propósito.

Los datos se convierten en información cuando su creador les

añade significado. Transformamos datos en información
añadiéndoles valor en varios sentidos. Hay varios métodos:

• Contextualizando: sabemos para qué propósito se generaron

los datos.
• Categorizando: conocemos las unidades de análisis de los
componentes principales de los datos.
• Calculando: los datos pueden haber sido analizados
matemática o estadísticamente.
• Corrigiendo: los errores se han eliminado de los datos.
• Condensando: los datos se han podido resumir de forma más
concisa.
Con la existencia de las tecnologías, específicamente las
computadoras, pueden ayudar a añadir valor y transformar datos
en información, pero es muy difícil que puedan ayudar a analizar
el contexto de dicha información. Un problema muy común es
confundir la información (o el conocimiento) con la tecnología
que la soporta. Desde la televisión a Internet, es importante tener
en cuenta que el medio no es el mensaje; lo que se intercambia
es más importante que el medio que se usa para

hacerlo, muchas veces se comenta que tener un teléfono no

garantiza mantener conversaciones brillantes. En definitiva, que
actualmente tengamos acceso a más tecnologías de la
información no implica que hayamos mejorado nuestro nivel de
información.

El Conocimiento

Se define como el acto o condición de conocer algo con

familiaridad, la cual se obtiene a través de la experiencia o
asociación.

Según la Real academia:

 Acción y efecto de conocer.

 Entendimiento, inteligencia, razón natural.
 Cada una de las facultades sensoriales del hombre en la
medida en que están activas. Perder, recobrar el
conocimiento.
 Noción, ciencia, sabiduría.
 venir en ~ de algo.
  Llegar a enterarse de ello

SEGÚN DAVENPORT Y PRUSAK (1999), considera que la

mayoría de la gente tiene la sensación intuitiva de que el
conocimiento es algo más amplio, más profundo y más rico que
los datos y la información.

Para Davenport y Prusak (1999) el conocimiento es una mezcla

de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve
como marco para la incorporación de nuevas experiencias e
información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la
mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia
no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de
datos, sino que también está en rutinas organizativas, procesos,
prácticas, y normas. Esta definición indica que ese conocimiento
no es simple, que es una mezcla de varios elementos; es un flujo
al mismo tiempo que tiene una estructura formalizada; es
intuitivo y difícil de captar en palabras o de entender plenamente
de forma lógica. El conocimiento existe dentro de las personas,
como parte de la complejidad humana y de nuestra
impredecibilidad. Aunque se piensa que los activos de
conocimiento son mucho más difíciles de manejar, el
conocimiento puede ser visto como un proceso (flujo) o como
algo acumulado.

Estas actividades de creación de conocimiento tienen lugar

dentro y entre personas. Al igual que encontramos datos en
registros, e información en mensajes, podemos obtenemos
conocimiento de individuos, grupos de conocimiento, o incluso
en rutinas organizativas.

Para precisar lo que significa la creación de conocimientos, en

primer lugar, es necesario establecer la diferencia entre
conocimiento e información. A ese respecto, Ikujiro y Philippe
(2000: 8) aseveran lo siguiente: Aunque los conceptos de
información y conocimiento se utilizan indistintamente, existe una
clara diferencia entre ambos. La información es un flujo de
mensajes, mientras que el conocimiento se crea precisamente
mediante este flujo de información, anclado a las convicciones y
el compromiso del sujeto. La información proporciona un nuevo
punto de vista para interpretar acontecimientos u objetos; por
tanto, la información es un medio o un material necesario para
obtener y construir el conocimiento. La información influye en el
conocimiento, añadiéndole algo o reestructurándolo.

Datos estructurados y no estructurados:

En el curso de su vida, los datos pueden ser extraídos,
exportados, importados, migrados, validados, editados,
actualizados, refinados, transformados, convertidos, integrados,
divididos, agregados, referenciados, revisados, informados,
analizados, minados, resguardados, restaurados, archivados y
recuperados antes de ser eventualmente eliminados.

Hoy en día, hay demasiada información disponible, y la mayoría

no ha sido creada por nosotros. Gracias a esta inclusión, y a la
existencia de una amplia gama de fuentes como la Web,
dispositivos móviles, Smartphone, la nube, etc., la la necesidad
de trabajar con esta información se ha acelerado: no sólo en
términos de soportes documentales como imágenes, o archivos
de voz, sino en términos de cómo está estructurada- y entonces
cómo gestionarla fácilmente.

Antes de comentar sobre el ciclo de vida de la información, es

importante conocer que existe información estructurada y no
estructurada.
La información estructurada es información que es altamente
definida y no solamente está destinada a ser procesada por un
programa de un computador, sino que está lista para ser – como
la mayoría de la información almacenada en bases de datos
relacionales y actuar en consecuencia con las soluciones
alineadas del negocio y toma de decisiones.

La información no estructurada es, bien sea, información que no

tiene una estructura definida, y probablemente será leída y
utilizada por las personas. Como por ejemplo, la mayoría de la
información producida por aplicaciones de oficina como
procesadores de texto, diapositivas.

La información semi-estructurada es información que está en

medio, como facturas, órdenes de compra y recibos, que no solo
contienen datos para ser procesados por un computador, sino
que vienen en formatos y diseños que primero necesitan ser
identificados y clasificados. Esta es una actividad que
frecuentemente es realizada por personas, aunque su
automatización se está incrementando. Cuando se considera el
efecto que tendría sobre el negocio el no gestionar estos
elementos, se puede pensar en la disminución de utilidades,
pérdida de tiempo, productividad, posiblemente el no
cumplimiento con legislación o políticas corporativas, el riesgo de
la interrupción del negocio si los repositorios son destruidos,
entre otros.
 INFORMACIÓN NO-ESTRUCTURADA INFORMACIÓN ESTRUCTURADA

Utilizada por personas

 Imágenes
 Documentos de oficina Procesados por sistemas
 Gráficas y dibujos  Bases de datos
 Impresiones  Datos ordenados
 Contenido de páginas  Vendas
Web  Contabilidad
 Video  Recursos Humanos
 Documentos
enriquecidos

Por lo general, el 80% de los activos de datos de una organización reside

en formatos relativamente no estructurados. Los datos fluyen dentro y
fuera de los almacenes de datos y se empaquetan para su entrega en
productos de información

Los datos sólo tienen valor cuando se utilizan realmente, o

pueden ser útiles en el futuro. Todas las etapas del ciclo de vida
de datos tienen costos y riesgos asociados, pero sólo la etapa de
"utilización" agrega valor al negocio.

Ciclo de vida de los datos

Cuando los datos y la información son consideradas por una

organización como activos, toma valor y relevancia su ciclo de
vida.

Los datos son creados o son adquiridos, son almacenados y

mantenidos, son utilizados y a veces eliminados. Es decir, el
 ciclo de vida de los datos son todas las etapas por las cuales
pasan los datos desde su creación hasta la disposición final de
los mismos.

Para diseñar un buen sistema de información es necesario diseñar

cada una de las etapas de los datos o información.

Cuando se gestiona con eficacia, el ciclo de vida de datos comienza

incluso antes de la adquisición de datos, con la planificación de los
datos de la empresa, la especificación de los datos y la habilitación de
la captura de datos, entrega, almacenamiento y control.
 Fase 2: Almacenar

Una vez que se crea un dato, se almacena en el lugar planeado para ello.
En este punto, se debe asegurar que los datos almacenados están
protegidos y que se han implementado los controles de seguridad de datos
necesarios.

Fase 3: Usar

Una vez que se crea un dato, se almacena y posteriormente se utiliza. Durante esta
etapa, los datos se visualizan, procesan, modifican y guardan. Aquí, los controles de
seguridad se aplican a los datos en el punto de uso. Debe supervisar la actividad del
usuario y aplicar controles de seguridad para garantizar la prevención de fugas de
datos.

Fase 4: Compartir

Los datos se comparten constantemente entre empleados, clientes y socios,

lo que requiere una estrategia que supervise continuamente los almacenes
de datos para nuevas instancias de datos confidenciales. Los datos se
mueven entre una variedad de ubicaciones de almacenamiento público y
privado, aplicaciones y entornos operativos, y es accedido por varios
propietarios de datos desde diferentes dispositivos y plataformas. Esto
puede suceder en cualquier etapa del ciclo de vida de la seguridad de los
datos, por lo que es importante aplicar los controles de seguridad adecuados
en el momento adecuado.
 Fase 5: Archivar

En algún momento, los datos pueden dejar su uso activo y ser

archivados. Una vez archivado, es importante que los datos estén
disponibles y protegidos.

Fase 6: Eliminar

El volumen de datos archivados crece inevitablemente, y mientras

que usted puede desear ahorrar todos sus datos para siempre, eso
no es factible. Los costos y los problemas de cumplimiento ejercen
presión y lo obligan a eliminar los datos
que ya no necesita.

Gestión de la información.

Concepto

Concepto: Proceso mediatizado

por un conjunto de actividades que
permiten la obtención de
información, lo más pertinente,
relevante y económica posible, para
ser usada en el desarrollo y el éxito
de una organización. Genera nuevos
conocimientos.
Gestionar la Información es ir en busca de nuevos significados,
análisis, aplicar el principio de que el todo, es más que la suma de las
partes. Es producir un impacto en el ambiente de cualquier
organización.

Es un proceso que debe estar presente en cada uno de los pasos de

la organización, es un proceso y a la vez un subproceso. Requiere
acción, decisión y evaluación.

Mediante la gestión se proporcionan los recursos de información

necesarios para una buena toma de decisiones, se desarrollan
nuevos conocimientos que posibilitan calidad y eficiencia en los
servicios y productos de las organizaciones.

Existen diferentes definiciones de algunos Autores así:

Woodman (1985) plantea:

«La gestión de información es todo lo que tiene que ver con obtener la información correcta, en la forma
adecuada, para la persona indicada, al costo correcto, en el momento oportuno, en el lugar indicado para tomar la
acción precisa.»

White (1985) la denomina como:

«La coordinación eficiente y eficaz de la información procedente de fuentes

internas y externas.»

Para Ponjuán cuando se menciona gestión de información se refiere a la gestión que se desarrolla en un
Sistema de Información (si se trata de que el sistema tenga como propósito obtener salidas informacionales) y
la define como:
« [...] el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos,
humanos, materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento
básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre en cualquier organización. Es propia también de
unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información.»

Objetivos

La gestión de información tiene el objetivo de: (Ponjuán, 2004)

 Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.

 Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.
 Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de información.
 Asegurar un suministro continuo de la información.
Funciones

Páez Urdaneta (1990) considera como funciones de la gestión de información:

1. Determinar las necesidades internas de información (relativas a las

funciones, actividades y procesos administrativos de la

organización) y satisfacerlas competitivamente.
2. Determinar las necesidades de inteligencia externa de la
organización y satisfacerlas competitivamente.
3. Desarrollar la base informacional de la organización y garantizar su
accesibilidad.
4. Optimizar el flujo organizacional de la información y el nivel de las
comunicaciones.
5. Desarrollar la estructura informacional de la organización y
garantizar su operatividad.
6. Manejar eficientemente los recursos institucionales de información,
mejorar las inversiones sucesivas en ellos, y optimizar su valor y su
aprovechamiento organizacional.
7. .Garantizar la integridad y accesibilidad a la memoria corporativa.

8. Evaluar periódicamente la calidad e impacto del soporte

informacional para la gestión y el desarrollo de la organización.
9. Optimizar el aprovechamiento de la base y la estructura
informacionales de la organización para incrementar su
productividad o el rendimiento de la inversión.
10. Establecer, aplicar y supervisar los procedimientos relativos a la

seguridad de la información organizacional.

11. Entrenar a los miembros de la organización en el manejo o la

utilización, de los Recursos informacionales de la organización.

12. Contribuir a modernizar u optimizar las actividades
organizacionales y los procesos administrativos, relacionados con
ellas.
13. Garantizar la calidad de los productos informacionales de la

organización, y asegurar su dimensión efectiva.

Sistemas de Gestión de Información

Algunos autores como Davis y Olson (1985) conceptualizan los

sistemas de gestión de información como un…
«Sistema integrado y automatizado para proveer la información que sostenga las funciones de operatividad,
gestión y toma de decisiones en una organización.»

Moreiro González (1998) lo define como:

«El conjunto de políticas y normas relacionadas entre sí que se establecen para el acceso y tratamiento de los

recursos de información, incluye los registros administrativos y los archivos, el soporte tecnológico de los
recursos y el público a que se destina. En su evolución el sistema puede manejar la función de inteligencia
corporativa y generar productos de inteligencia.»

Un Sistema de Gestión de Información permite la gestión de los recursos de

información tanto internos como externos. Su finalidad es generar servicios y
productos que respondan a las necesidades y sobrepasen las expectativas de los
usuarios, posibilitando que el sistema trabaje eficientemente y económicamente a
la vez. El Sistema de Gestión de Información aprovecha al máximo sus recursos
de información en función de la mejora continua y de la toma de decisiones
organizacional a todos los niveles jerárquicos desde la cúspide estratégica hasta
la base operativa.

BIBLIOGRAFÍA

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calcular el valor de los recursos intangibles de su empresa, Barcelona:
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 Ponjuán Dante, Gloria (2007). Gestión de la Información. Gijón: Trea.
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