Modulo II Introducción SAP-MM

Luis de los Heros

Docente - Consultor MM
 AGENDA

 Estructura Organizativa

 Datos Maestros

 Proceso de Aprovisionamiento

 Clases de Documento de Compras

Estructura Organizacional
 Estructura Organizacional
 Los niveles de organización de SAP representan las estructuras
legales u organizativas de una compañía y es fundamental
para todas las actividades que se realice en el sistema.

Esta compuesto de la siguiente forma :

Mandante .- Es una unidad autónoma tanto en el

aspecto legal como organizativo ejemplo: Grupo Corporativo.

Sociedad .- Representa una unidad independiente que

realiza sus propios resúmenes financieros ejemplo: Empresa.

Centro .- Es una unidad organizativa dentro de Logística

puede ser área de producción, aprovisionamiento, ejemplo: Tienda.

Almacén .- Es una unidad organizativa que permite diferenciar

los stocks de material dentro del centro ejemplo Alm. Devolución.

Organización Compras .- Es una unidad organizativa

dentro de la logística que se encarga en negociar plazos y condiciones

compra ejemplo: área de compras.

Grupo de Compras.- Es una unidad organizativa clave

responsable de aprovisionamiento del material ejemplo: comprador.

Estructura Organizacional SAP vrs. Compañía
Niveles de Organización de Gestión Stock
Organización Compras .- Es una unidad organizativa dentro de la logística que se encarga en negociar plazos y condiciones

compra ejemplo: área de compras ó área de adquisiciones .

En el aprovisionamiento especifico de un centro la organización de compras es responsable del aprovisionamiento de materiales para un
solo centro.

Organización de Compras especifica de un Centro

Si una organización de compras debe adquirir materiales y servicios para varios centros que pertenecen a una sociedad, se puede
configurar una organización de compras para todos los centros para cada sociedad.

Organización de Compras para todos los Centro

Si una organización de compras debe adquirir materiales y servicios para varios centros que pertenecen a sociedades diferentes .
Este proceso se refiere a una organización de compras multisociedad cuando tienes una área de compras centralizada que adquiere
materiales o servicios para diferentes empresas esto se aplica para un grupo corporativo..

Organización de Compras multisociedad

QUE HEMOS APRENDIDO ¿?
¿SE PUEDE ASIGNAR UN CENTRO A VARIAS SOCIEDADES?

VERDADERO
FALSO X

Un centro solo se puede asignar una sociedad. Por otra

parte, esta asignación es esencial.
¿UNA ORGANIZACIÓN DE COMPRAS PUEDE FUNCIONAR
PARA VARIOS CENTROS?

VERDADERO X
FALSO

Si una organización de compras es asignada a una

sociedad, solo puede aplicarse a los centros de esta
sociedad.
También una organización de compras puede
pertenecer a varias sociedades multisociedad y entonces
puede funcionar para varios centros
¿UNA ORGANIZACIÓN DE COMPRAS DEBE ASIGANRSE A
UNA SOCIEDAD?

VERDADERO
FALSO X

La asignación de una organización de compras a una

sociedad es opcional existe el concepto multisociedad
Datos Maestros
 Para evitar la duplicidad de información en los datos más críticos se diseñaron los datos maestros. Los datos maestros son datos únicos, críticos,
dentro de la compañía que se van a relaciona con el resto de la información. Así, usando el código asignado al dato maestro se podrá
acceder a toda la información relacionada que contenga.

 Dentro del ámbito de los ERPs, y más concretamente, en SAP, los datos maestros los podemos encontrar en todos los módulos que lo componen.

Datos Maestros en el Proceso de Aprovisionamiento

 Los Siguientes registros son parte de los datos más importantes del proceso de aprovisionamiento:

El Registro Maestro de Proveedores

 Datos Generales.- Son validos para un único mandante

(Corporación) su información es utilizado en forma
global en todo el sistema se puede acceder con las
siguientes transacciones :
XK01 : Creación
XK02 : Modificación C
XK03 : Visualización

 Datos Sociedad .- Es información que se actualiza a

nivel sociedad (compañía) es valido para la
contabilidad se puede acceder con las siguientes
transacciones : C
FK01 : Creación C
FK02 : Modificación
FK03 : Visualización

 Datos Organización de Compras .- Contiene

información de compras que incluye la moneda del
pedido , datos de compra. se puede acceder con las
siguientes transacciones : C
MK01 : Creación
MK02 : Modificación
MK03 : Visualización
El Registro Maestro de Proveedores a niveles de organización
 Caso Practico Registro del Maestro de Proveedores

 Cree un registro maestro de proveedores T-K5009## de forma central para los niveles de organización Sociedad 1000 y organización de Compras
1000. Cree este registro maestro de proveedores con el Grupo de cuentas ZTMM.

Solución

a) Seleccione : Logística ---> Gestión de materiales --- > Compras --- > Datos maestros --- > Proveedores --- > Central --- > Crear ( XK01)

Código: T-K5009##
Dónde: ## Es el nro. Orden
Sociedad: 1000
Organización Compras: 1000
Grupos de Cuentas : ZTMM
.

1)
2) 3)

4)
 Modificar el registro de maestro proveedores.

Solución:

a) Seleccione :

Logística ---> Gestión de materiales --- > Compras --- > Datos maestros --- > Proveedores --- > Compras --- > Modificar ( MK02)

b) Indique los siguientes datos en la pantalla Inicial:

Campo

Proveedor : T-K5009##

Organización Compras : 1000

c) Seleccione la casilla de verificación de compras y seleccione intro:

d) Indique los siguientes datos en la vista Datos de Compra

Campo:

Vendedor : Sr. Vendedor

Teléfono : 089-123654
 El Registro Maestro de Materiales

 Es la Fuente central de datos específicos de material de una empresa. Se utiliza en todas las áreas de logísticas. Mediante la integración de todos
los datos de material en un objeto de base de datos único, se evita el problema de la redundancia de datos. Todas las áreas, como compras,
gestión de stocks , planificación de necesidades y verificación de facturas pueden utilizar los datos grabados.

 Los datos archivados en el maestro de materiales se necesitan para muchas actividades entre ellas , las siguientes:

 Datos de compras para realizar pedidos.

 Datos de gestión de stocks para contabilizar los movimientos de

mercaderías y las gestión de inventarios.

 Datos de contabilidad para la valorización de material.

 Datos de planificación de material para la planificación de

necesidades de material.

El sistema se puede acceder con las siguientes transacciones

MM01 : Creación
MM02 : Modificación
MM03 : Visualización
Maestro de Materiales
 Actualización del registro maestro de materiales

Pantallas de datos en la actualización del registro maestro de materiales

 Creación del Registro Maestro de Materiales
Al crear un nuevo registro maestro de materiales , se debe seleccionar un tipo de material y un ramo al que se debe asignar al material. Los
materiales con las mismas propiedades se asigna al mismo tipo de material.

 Tipo Material .- Los tipos de material lo tenemos definidos en SAP si se

necesita mas tipos se puede definir por configuración tenemos definidos
como estándar las materias primas, los productos semiacabados y los
productos acabados.

Controla las siguientes funciones:

 Asignación de Numeración

 Clase de aprovisionamiento

 Área de especialización

 Selección Campos

 Determinación Ctas, etc.

 Ramo .- Nos indica el material de que tipo giro de negocio esta

asignado el material.

Controla las siguientes funciones:

 Selección de Pantalla que se visualizan y secuencia

 Los campos específicos del ramo que muestra cada

pantalla.
 Caso Practico Registro del Maestro de Materiales

 Cree un registro maestro de materiales con el numero T-M5009## Seleccione el Ramo Ingeniería mecánica y tipo de material materia prima.

 Cree las vistas Datos básicos 1,Compras, Texto de pedido y datos del Centro / almacén 1 para el centro 1000 y el Almacén 0001.

Código : T-M5009##
Dónde: ## Es el nro. Orden
Ramo: Comercio 1
Tipo Material : Mercadería AEM

1) 2)
 3)

4) 5)
6) 7)
8) 9)
QUE HEMOS APRENDIDO ¿?
¿Qué accesos vía menús o transacciones puede usar para
crear un registro maestro de proveedores en Compras?

 Logística ---> Gestión de materiales --- > Compras --- > Datos
maestros --- > Proveedores --- > Central --- > Crear ( XK01)

 Logística ---> Gestión de materiales --- > Compras --- > Datos
maestros --- > Proveedores --- > Compras --- > Crear ( MK01)
¿Para que niveles de organización se introducen datos en
el registro maestros proveedores?

A. Mandante X
B. Sociedad X
C. Organización de Compras X
D. Centro/Sub-rango

E. Proveedor CPD
¿Al crear un registro maestro para un proveedor se deben registrar
todos los datos para compras y contabilidad en un solo paso?

VERDADERO
FALSO X

Puede crear proveedores de forma central (un paso) o

no ( varios pasos) . En este ultimo caso, cada
departamento indica sus elementos de datos relevantes.
 ¿Cuáles de los siguientes elementos se necesitan para guardar
datos en un maestro de materiales?

A. Datos de compras para realizar pedidos X

B. Datos de gestión de stocks para contabilizar movimientos de mercadería X

C. Datos de planificación de material se necesitan para la planificación necesidades X

D. Datos de contabilidad para la valoración de material. X
E. Datos de solicitudes de compras.
Si desea crear un registro maestro para un material que pretende
aprovisionar de forma externa para el almacén ¿Qué vistas se
deben crear (como mínimo) para poder reproducir este proceso
de aprovisionamiento en el sistema ?

A. Compras X
B. Contabilidad X
C. Centro / Almacén general

D. Ventas
Proceso de Aprovisionamiento
 El ciclo de aprovisionamiento es el conjunto de actividades mediante las que se abastece a la empresa del material necesario para su
funcionamiento.

Existen cuatro formas de aprovisionamiento que mencionamos a continuación :

 Proceso de aprovisionamiento externo

 Traslados de Stock con pedido de traslado

 Subcontratación

 Consignación de proveedor
 Proceso de Aprovisionamiento Externo
 El aprovisionamiento externo de materiales se basa en un ciclo de actividades comprende de las siguientes etapas:
1. Determinación de Necesidades.- Cree manualmente una solicitud de pedido para informar al departamento de compras sobre las
necesidades de materiales.

2. Determinación de Fuente de Aprovisionamiento.- El Sistema da soporte a los compradores a la hora de determinar las posibles
fuentes de aprovisionamiento se puede usar al crear peticiones de oferta (cotizaciones) así como para hacer referencia a pedidos y
contratos ya existentes.

3. Selección del Proveedor .- Analice fácilmente las comparaciones de precios entre varias ofertas para seleccionar proveedores.

4. Tratamientos de Pedidos .- Cree pedidos manualmente puede copiar datos de otros documentos emplo: Solped , Pedido u oferta para
completar automáticamente las entradas generales que se tenga que hacer . También tiene la opción de trabajar contratos.

5. Supervisión de Pedidos.- Controla status en el pedido en Sistema

6. Entrada de Mercancías.- Realiza la recepción de la mercadería haciendo referencia al pedido.

7. Verificación de Facturas .- Se ingresa la Factura referenciando al pedido para la verificación del calculo y la precisión de la mercadería
con relación a lo recepcionado.

8. Gestión de Pagos .- Inicia el programas de pagos para las obligaciones a los proveedores . El departamento de Contabilidad es
responsable de activar este programa en forma regular.
 Proceso de Traslado de Stock con pedidos de traslado
 En la clase de aprovisionamiento de traslado , las mercaderías se adquieren y se entregan internamente.
 Proceso de Subcontratación
 En este proceso , su empresa solicita material o productos a un proveedor externo. A diferencia del proceso de aprovisionamiento externo normal. En
la subcontratación la empresa facilita al proveedor ( Subcontratista ) algunos o todos los componentes requeridos para fabricar el material.
 Proceso de Consignación
 La consignación se refiere a situaciones donde un proveedor le proporciona el material que usted almacena, pero que debe pagar
inmediatamente. El proveedor sigue siendo propietario del material hasta que usted retire alguna cantidad de este de su stock en consignación.
Surge una obligación para con el proveedor cuando usted retira una cantidad del material del stock en consignación. Estas extracciones se liquidan
en periodos acordados.
Clases de Documentos de
Compras
 El sistema SAP gestiona los pedidos como documentos. Los pedidos se pueden agrupar en
tantas clases de documento como se desee.

El sistema nos permite definir lo siguiente:

 crear nuevas clases de documento

 definir intervalos de posición

 asignar las clases de documento a un grupo de rangos de números

 definir intervalo de rangos de números

Se puede configurar nuevas las clases de documentos de acuerdo a la necesidad del

Cliente .

Para diferenciar entre las clases de documento estándar con las clase documentos creados
por la necesidad del Cliente se antepone una la letra Z por ejemplo:

ZSUM  Ordenes de Compra de Suministros

ZACT  Ordenes de Compra de Activos.