Tablas Dinmicas y Grficos Dinmicos

Tabla Dinmica
Las tablas dinmicas son tablas interactivas que permiten al usuario agrupar y resumir grandes cantidades de datos en un formato conciso y tabular, para analizar e informar los contenidos ms fcilmente. Pueden clasificar, contar y resumir los datos, y estn disponibles en muchos programas de hojas de clculos. Una ventaja de esta caracterstica en Excel, es que te permite reordenar, esconder y mostrar campos con distintas categoras dentro de la tabla dinmica, para as proveer vistas alternativas de los datos. Sigue leyendo para averiguar cmo crear tus tablas dinmicas en Excel. Para crear una Tabla Dinmica, primero se debe partir de una base de datos. Para realizar esta tabla, vamos a la pestaa Insertar, luego Tabla dinmica y seleccionamos la primera opcin.

Luego nos salda un cuadro como el siguiente que dice Crear tabla dinmica, en la cual seleccionaremos el rango de la tabla y luego la ubicacin donde se debe ubicar la tabla dinmica a crear.

Una vez que hayamos aceptado nuestro libro de Excel se podr visualizar de la siguiente manera:

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1.

En seleccionar campos, aparecen los botones a agregar, pueden ser arrastrados de un rea a la otra (Filtro de informe", "Rtulos de columna", "Rtulos de fila" y "Valores"), aunque los que tengan valores numricos siempre aparecern en el campo valores.

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A medida que seleccionemos los campos, que debamos agregar a la tabla irn apareciendo en el libro, a partir de la celda en la cual hayamos decidido colocar la tabla.

Aplicar Filtros
Otra de las cualidades que tiene una tabla dinmica es que se le pueden aplicar filtros a los resultados, para facilitarnos la visualizacin nicamente de los datos que deseemos observar. Las cabeceras en el panel estn acompaadas de una lista desplegable (solo los que se encuentren en rotulo de fila), donde podremos escoger su orden, o filtrar solo los campos que queramos que se vean.

Fuente de datos externa

La utilizacin de una fuente de datos externa, es utilizar archivos o bases de datos que no se encuentren almacenadas dentro de un libro Excel, mediante una conexin con la otra aplicacin de la cual se quiere extraer los datos.

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Crear una tabla con base de datos externa

Para crear una tabla con una base de datos externa, lo que debemos hacer es sobre el men Insertar, seleccionamos Tabla dinmica y luego seleccionamos la segunda opcin Utilice una fuente de datos externa

Filtro Informe
Un filtro informe es un elemento de la tabla dinmica, la cual nos permite mostrar un sub conjunto de datos en un informe de tabla dinmica o grafico dinmico. Cumple la funcin de administrar la presentacin de grandes cantidades de datos y poder centrarse en un subconjunto de datos en el informe. Lo que hay que hacer es arrastrar el o los campos que se deseen filtrar hasta el rea Filtro informe y en una celda se visualisara el el campo que nosotros arrastramos, con una lista desplegable para marcar solo lo que deseemos que se observe.

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Campo calculado
Para trabajar con campo calculado debemos y a la pestaa opciones (Herramientas de la tabla dinmica), nos situaremos sobre formulas y dentro de la lista desplegable seleccionaremos la primer opcin activa Campo calculado.

A continuacin nos saldr una ventana denominada Insertar campo calculado, en ella realizaremos la formula que deseemos teniendo en cuenta las columnas que tenemos en la tabla. Por ejemplo calcularemos el valor del importe total, en el recuadro Nombre colocaremos el nombre con el que luego se visualizara la nueva columna, en Formula colocaremos el calculo que necesitemos hacer, en este caso cantidad * importe, para obtener el importe total.

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Configuracin de campo valor

Para configurar el valor de un campo debemos hacer click derecho sobre la cabecera de la columna y en el men que nos aparece seleccionamos la opcin Configuracin e campo valor.

Luego se nos abrir un cuadro como es siguiente con diferentes opciones para configurar el campo seleccionado. En el mismo se encuentran 2 pestaas, una es Resumir valores por y la otra es Mostrar valores como.

Resumir valores: en la cual podemos decidir si la agrupacin de valores que realiza la tabla es en forma de suma, promedio, cuenta, etc.

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Mostrar valores como: es la que nos permite decidir si el valor que se muestra en cada celda (dentro de la tabla) se compare con algn otro campo o no.

Opciones de la tabla dinmica

1. Diseo y formato:
a. Seleccin de diseo. i. Combinar y centrar celdas con etiquetas: se activa esta casilla para combinar celdas de elementos de columnas y filas externos de manera que pueda centrar los elementos horizontal y verticalmente. ii. Sangra de etiquetas de fila en forma compacta: se utiliza para aplicar sangra al rea de los rtulos de fila si el informe de la tabla tiene un formato compacto. iii. Mostrar campos en rea de filtro de informe: Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los campos del rea del filtro del informe de arriba abajo. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el rea de filtro de informe de izquierda a derecha. iv. Campos de filtro de informe por columna: Escriba o seleccione el nmero de campos que desea mostrar antes de mostrar otra columna o fila en funcin del valor en Mostrar campos en rea de filtro de informe. b. Seleccin de formato.

i. Para valores errneos, mostrar: Active esta casilla de

verificacin y escriba el texto, que desea que aparezca en la celda en lugar de un mensaje de error.

ii. Para celdas vacas, mostrar: Active esta casilla de

verificacin y, a continuacin, escriba un texto, que desea que aparezca en la celda en lugar de la celda en blanco.

iii. Autoajustar anchos de columnas al actualizar: Active

esta casilla de verificacin para ajustar las columnas de la tabla dinmica automticamente al tamao del texto o valor de nmero ms extenso.

iv. Mantener el formato de la celda al actualizar: Active esta

casilla de verificacin para guardar el formato y el diseo del informe de la tabla dinmica de manera que se utilice cada vez que realice una operacin en la tabla dinmica.

2. Totales y filtros
a. Seccin Totales generales

i. Mostrar totales generales de las filas: Active o desactive

esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar la columna Total general situada junto a la ltima columna.

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ii. Mostrar totales generales de las columnas: Active o

desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar la fila Total general situada en la parte inferior del informe de la tabla dinmica. b. Seccin Filtros

i. Subtotales de elementos filtrados de pgina: Active o

desactive esta casilla de verificacin para incluir o excluir elementos filtrados de informes en subtotales.

ii. Marcar totales con el signo * Active o desactive esta casilla

de verificacin para mostrar u ocultar un asterisco junto a los totales. Este asterisco indica que los valores visibles que se muestran y utilizan cuando Excel calcula el total, no son los nicos valores que se utilizan en el clculo.

iii. Permitir varios filtros por campo: Active esta casilla de

verificacin para insertar todos los valores, incluidos los que estn ocultos por un filtro, cuando Excel calcula los subtotales y el total general. c. Seccin Ordenar

i. Usar listas personalizadas al ordenar: Active o desactive

esta casilla de verificacin para habilitar o deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel al ordenar grandes cantidades de datos. ordena listas. Si desactiva esta casilla de verificacin mejorar el rendimiento

3. Mostrar
a. Seccin Presentacin

i. Mostrar botones para expandir y contraer: Active esta

casilla de verificacin para mostrar el botn ms (+) o el botn menos (-) que utiliza para expandir o contraer rtulos de filas o columnas.

ii. Mostrar informacin contextual sobre herramientas:

Active esta casilla de verificacin para que aparezca la informacin de datos. contextual sobre herramientas que muestra informacin sobre el valor, fila o columna de un campo o valor

iii. Mostrar

propiedades

en

informacin

sobre

herramientas: Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar la informacin contextual sobre herramientas que muestra informacin sobre las propiedades de un elemento.

iv. Mostrar ttulos de campo y filtrar listas desplegables:

Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar ttulos de tabla dinmica al principio del informe de tabla dinmica y filtrar flechas desplegables en rtulos de filas y columnas.

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v. Diseo de tabla dinmica clsica: Active o desactive esta

casilla de verificacin para habilitar o deshabilitar la opcin de arrastrar campos dentro y fuera del dinmica. informe de tabla

vi. Mostrar elementos sin datos en las filas: Active o

desactive para mostrar u ocultar los elementos de fila que no tienen valores.

vii. Mostrar elementos sin datos en las columnas: Active o

desactive para mostrar u ocultar los elementos de columna que no tienen valores.

viii. Mostrar rtulos de elementos cuando no hay campos en

las reas de valores: Activar o desactivar para mostrar u ocultar rtulos de elementos cuando no hay campos en el rea de valores.

ix. Mostrar miembros calculados desde el servidor OLAP:

Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar los miembros calculados en una dimensin. Esta casilla de verificacin no afecta a las medidas calculadas. b. Seccin Lista de campos Las dos opciones siguientes se excluyen mutuamente.

i. Ordenar de A a Z: Active esta casilla de verificacin para

ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinmica por criterio de ordenacin alfabtico.

ii. Ordenar segn origen de datos: Active esta casilla de

verificacin para ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinmica segn el orden especificado en el origen de datos externo.

4. Impresin i. Imprimir

botones

para

expandir

contraer

al

mostrarlos en una tabla dinmica: Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar los botones para expandir y contraer al imprimir un informe de tabla dinmica.

ii. Repetir etiquetas de fila en cada pgina impresa: Active

o desactive esta casilla de verificacin para repetir los rtulos del elemento actual del rea de rtulos de fila en todas las pginas de un informe de tabla dinmica impreso.

iii. Establecer ttulos a imprimir: Active o desactive esta casilla

de verificacin para habilitar o deshabilitar la repeticin de encabezados de campos de filas y columnas y de rtulos de elementos de columna en todas las pginas impresas de un informe de tabla dinmica.

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5. Datos
a. Seccin Datos de tabla dinmica

i. Guardar datos de origen con el archivo: Active o desactive

esta casilla de verificacin para guardar los datos del origen de datos externo con el libro.

ii. Habilitar informacin detallada: Active o desactive esta

casilla de verificacin para habilitar la informacin detallada del origen de datos y, a continuacin, mostrar los datos en una nueva hoja de clculo.

iii. Actualizar al abrir el archivo: Active o desactive esta casilla

de verificacin para actualizar los datos al abrir el libro de Excel que contiene este informe de tabla dinmica. b. Seccin Mantener los elementos eliminados del origen de datos

i. Nmero de elementos que se van a recuperar por

campo: Para especificar el nmero de elementos de cada campo que se almacenarn temporalmente con el libro en la cach, seleccione una de estas opciones: Automtico Ninguno campo. Mx El nmero mximo de elementos nicos para cada campo. El nmero predeterminado de Ningn elemento nico para cada elementos nicos para cada campo.

Diferencias entre filtros avanzados y tablas dinmicas.

Se filtra sutilizando como referencia la base, Fcil de usar: este debe ser su principal pero los datos se extraen de afuera. atributo, con solo algunos clicks puedo resumir una gran cantidad de datos y Se filtra segn las siguientes condiciones: mostrarlos de la manera en que los necesite. Mnimo un campo como criterio. Independiente del nivel de la consulta que Mnimo un campo como destino. est haciendo, con muy pocas otras El nombre de los campos que se utiliza para herramientas puedo en dos clicks, el criterio y el lugar donde se copian los datos mostrar todas las ventas de un determinado tiene que ser exactamente igual a como vendedor, por poner un ejemplo. figura en la base de datos. Para filtrar nueva informacin se tiene que Dinmicas: justamente haciendo referencia a especificar nuevamente los criterios y los su nombre; el hecho de que sea tan fcil datos que se quieren extraer. agregar y quitar dimensiones hacen que sea Si se cambian los datos en la base, as como la herramienta ideal para, por ejemplo, llevar su estructura, no se actualiza en el filtro (hay los datos a una reunin y comenzar a sacar Pgina 10

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que ejecutarlo nuevamente). El lugar donde se establecen los criterios como el lugar donde se especifica que se copian los datos tienen que estar separados entre si por una columna y de la base de datos. Los criterios que se utilizan son: Y (las condiciones van en la misma fila), O (las condiciones van una debajo de la otra).

informacin "on demand" o trabajar con los datos en equipo. Trabajo en varias dimensiones: Siempre se habla de las frmulas "tridimensionales" cuando se hace referencia a que Excel puede trabajar en fila, columna y hoja. En Tablas Dinmicas podemos trabajar con 3 dimensiones de datos: Fila, Columna y Filtro (o Pgina como se llamaba hasta Excel 2007). De esta forma es posible agregar un nivel ms de "resumen" que cuesta conseguirlo con frmulas normales. Mltiples vistas y clculos: Es muy sencillo cambiar las visualizaciones de los datos y los estadsticos resumen, con un par de clicks puedo: cambiar la funcin de agrupacin (SUMA, CONTAR, PROMEDIO) o bien cambiar la forma en que se muestran los datos: como % del total, de la fila o incluso como diferencias porcentuales. Adems podemos agregar campos o elementos calculados para complementar el anlisis.

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Grafico Dinmico
Un grafico dinmico es un grafico que se basa en los datos que se encuentran en una tabla dinmica. Y es reajustable al aplicar filtro sobre la informacin. Esta grafica es la que nos gua y nos da una ayuda visual para poder comprender la tabla dinmica. Para visualizar un grafico lo que debemos hacer es ubicarse sobre la tabla que ser utilizado como base del grafico, luego ubicarse en la pestaa Insertar, despus en Tabla Dinmica y seleccionamos la segunda opcin Grafico Dinmico.

Visualizaremos una ventana como la de la tabla dinmica, porque que vallamos trabajando la tabla se visualizaran grficamente los cambios o modificaciones que nosotros realicemos sobre la misma.

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