CAPITULO I

EL PROBLEMA

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las organizaciones, están compuestas por un grupo de personas que

se encargan de administrar los recursos existentes a través del trabajo en

equipo para obtener una meta u objetivo común. Su utilidad principal se

centra en producir bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la

comunidad debido a que se encuentran inmersas en un entorno social,

compensando así el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los

empresarios; de igual manera influyen directamente en la vida del ser

humano puesto que se establece una relación recíproca entre ambos, desde

el momento en que éstas son creadas y durante su desarrollo, ayudando a

establecer el nivel de vida de las personas.

Las organizaciones presentan un conjunto de etapas que forman

parte del proceso administrativo, las cuales son la planificación, organización,

dirección y control. Estas son indispensables para que una empresa pueda

lograr sus objetivos, ya que se establecen detalladamente las estrategias,

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políticas, programas, presupuestos y procedimientos así como también se

efectúa la división del trabajo, realizando la descripción de funciones y la

jerarquización de los distintos departamentos que conforman la empresa. De

igual forma si se tiene una buena dirección se logra una mejor comunicación

entre los empleados promoviendo la integración y motivación de los mismos,

lo que va a ser determinante en el buen funcionamiento de la organización.

La etapa de control en las organizaciones según SOLOMON, VARGO

y SCHROEDER (1998, p. 167) consiste en el plan de organización y todos

los métodos y medidas coordinados que adopta una empresa para

salvaguardar sus activos, verificar la precisión y confiabilidad de sus datos

contables, promover la eficiencia operativa y aumentar el acatamiento de las

políticas administrativas preescritas. Esta es de gran utilidad para las

empresas, dado que establecen pautas que van a permitir corregir las

actividades de manera exitosa para alcanzar los planes establecidos,

detectar y analizar las causas de las desviaciones para que no se vuelvan a

presentar en el futuro, localizando las áreas responsables de la compañía

desde el momento en que se establecen las correcciones, ajustando éstas a

las necesidades de la empresa de manera clave para el logro de los

objetivos.

De acuerdo a lo anteriormente mencionado, es necesario para toda

empresa establecer mecanismos que sirvan de apoyo a la misma para que

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ésta proteja sus activos y verifique la confiabilidad y precisión de la

información financiera generada; si bien es cierto uno de estos mecanismos

es el control interno, definido según COOPERS y LYBRAND (1.997, p. 16)

como un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el

resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un

grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos. El

Control Interno sirve para asignar autoridad y responsabilidad tanto para las

actividades de gestión como para el establecimiento de las relaciones de

jerarquía y de las políticas de autorización, de igual manera es de gran

utilidad puesto que es indispensable para las empresas tener planteados sus

objetivos en cada una de sus áreas, y así proporcionarles un grado

razonable de seguridad acerca de la consecución de los mismos y de

aquellos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y

cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Según CEPEDA (1997, p. 18) el Control Interno es una actitud, un

compromiso de todas y cada una de las personas de una organización,

desde la Gerencia hasta el nivel organizacional más bajo. Con este

instrumento se fijaran los procedimientos a seguir, asignando previamente

las autorizaciones; la segregación de funciones así como una serie de

limitaciones de tal manera que permita alcanzar las metas y objetivos de una

forma eficaz y eficiente para así evitar sobresaltos innecesarios y sorpresas

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sobre la marcha de la organización con el propósito final de preservar la

existencia de ésta y apoyar su desarrollo.

De acuerdo con el autor el control interno presenta las siguientes

características:

Ø El control interno está conformado por los sistemas contables,

financieros, de planeación, de verificación, de información y operacionales de

la organización.

Ø Es inherente al desarrollo de las actividades de la organización

Ø Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes

Ø Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la

cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y

realización de conciliaciones estén debidamente separadas.

Ø Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de

todas las normas de la organización

Ø No mide desviaciones, permite identificarlas

De acuerdo con las ideas expuestas, el pasar por alto en las

organizaciones un adecuado sistema de control interno administrativo trae

consecuencias relevantes que se reflejan sobre todo en el área

administrativa y contable. Tal es el caso de la empresa Welltech, C.A. la cual

surge en el año 1995 de la asociación entre CPVEN y Well Flow

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Technologies para ofrecer un servicio a la industria petrolera venezolana,

dedicándose a la limpieza interna del revestidor en pozos de petróleo y gas a

través de medios químicos y mecánicos que maximizan la capacidad de

producción del pozo. El sistema de limpieza combina la acción de

solventes/surfactantes con la de una herramienta especial para liberar al

revestidor de cemento, sólidos de lodo y otros residuos que causan daños a

la formación.

Según la jefe de administración, el problema que se presenta en la

empresa es que no se cumple efectivamente con los controles internos

administrativos debido a que las operaciones son realizadas indistintamente

por el personal sin ser revisados por una persona diferente a quien las

ejecuta. Esto trae como consecuencia que todo el trabajo de registro de

transacciones recaiga sobre una sola persona, sin dar oportunidad de ser

revisadas por otra persona debidamente autorizada.

Algunas de estas operaciones son:

- Elaboración, revisión y aprobación de conciliaciones bancarias

- Emisión y registro de cuentas por cobrar

- Elaboración y revisión de cheques

- Registros contables y posteo al computador.

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En síntesis no está presente uno de los elementos primordiales que

conforman el control interno administrativo como lo es la segregación de

funciones, a causa de esto el proceso se debilita porque pueden surgir

errores en un momento dado puesto que no existe una revisión de las

transacciones que realiza el jefe de administración, esto puede causar

retrasos en el procedimiento de elaboración de conciliaciones bancarias al

momento de presentarse un déficit o exceso de dinero en las notas de debito

o crédito al no estar delimitadas claramente las funciones del personal que

labora en la administración; de esta forma la persona encargada por falta de

visualización o detalle podría fácilmente cuadrar con crédito o debito en una

forma de salir del problema.

Por otra parte la jefe de administración también se encarga de

preparar las facturas y por no existir un chequeo posterior a la realización de

la misma se pueden pasar por alto aspectos como no modificar a la ultima

tasa de cambio en moneda extranjera o se pueden presentar errores como

tomar un renglón de un servicio o producto equivocado lo que produce que la

factura sea devuelta y origine un reproceso. En cuanto al registro de las

cuentas por cobrar la persona que codifica es el mismo que realiza el posteo

y le hace el seguimiento para cobrar.

Igualmente la elaboración y revisión de cheques presenta debilidades

que se traducen en errores al momento de realizarlos, obteniendo como

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resultado la devolución del mismo por parte del beneficiario, presentándose

aquí otro proceso adicional que involucra tiempo perdido; por otra parte, en el

supuesto caso de que la persona encargada de realizar y firmar los cheques

no contara con la ética profesional pudiera presentarse la situación de que

ésta tome dinero para su beneficio propio o el de otras personas de la

empresa.

Por último, el registro contable y posteo al computador involucra todas

las funciones anteriores y si se presentaran errores en ellas

consecuentemente se daría un retraso tanto en las conciliaciones como en

las demás actividades posteriores ejecutadas en el sistema.

Es por todo esto que en la empresa Welltech, C.A. se encuentra

seriamente debilitado el control interno, pudiendo éste ser corregido por

medio de un sistema de control interno que les permita establecer

claramente los procedimientos a seguir para el cumplimiento de las

actividades así como también las funciones y responsabilidades en cada uno

de los puestos.

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

El sistema de control interno administrativo es indispensable para

preservar la existencia de las organizaciones y apoyar su desarrollo de tal

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manera que cumpla con los objetivos planteados, es por ello que se hace

necesario diseñar un sistema de control interno administrativo del efectivo y

las cuentas por cobrar para la empresa Welltech, C.A

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema de control interno administrativo del efectivo y las

cuentas por cobrar para la empresa Welltech, C.A.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Ø Diagnosticar la situación actual del sistema de control interno

administrativo del efectivo y las cuentas por cobrar de la empresa

Welltech, C.A.

Ø Analizar las políticas, objetivos y planes organizacionales actuales

del sistema de control interno del efectivo y las cuentas por cobrar.

Ø Analizar los procedimientos de las operaciones relacionadas con

las cuentas por cobrar y el efectivo

Ø Analizar el sistema de preservación, registro y custodia del efectivo

y las cuentas por cobrar

Ø Evaluar la segregación de funciones relacionadas con las cuentas

por cobrar y el efectivo

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Ø Establecer la segregación de las actividades relacionadas con el

manejo del efectivo y las cuentas por cobrar

Ø Diseñar normas, políticas, métodos y procedimientos de control

interno para las cuentas por cobrar y el efectivo

3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El desarrollo de un sistema de control interno administrativo, servirá de

base para el funcionamiento eficiente de cualquier empresa, debido a que

permite establecer las funciones básicas necesarios para llevar a cabo las

operaciones especialmente las relacionadas con el manejo del efectivo y las

cuentas por cobrar.

De igual manera el diseño del sistema de control interno administrativo

permitirá solventar la situación actual de la empresa Welltech, C.A. puesto

que constituirá un instrumento que facultará a la administración para

coordinar sus actividades de manera efectiva y eficaz a través del empleo

formal de las normas, políticas, métodos y procedimientos para la

elaboración, registro y custodia del efectivo y las cuentas por cobrar los

cuales componen uno de los pilares fundamentales para el mantenimiento de

la liquidez y solvencia de la organización.

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Por otra parte este diseño aportará un beneficio a la sociedad

concediendo una posible solución a aquellas empresas que estén

atravesando una problemática similar, sirviéndole de guía para el alcance de

sus objetivos,

Así mismo, brindará información necesaria para realizar otras

investigaciones relacionadas con el problema dejando profundizar más en los

estudios efectuados.

4. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La investigación se realizará en la empresa Welltech, C.A. ubicada en

Ciudad Ojeda del Municipio Lagunillas del Estado Zulia, en el área contable –

administrativa en el período comprendido entre Septiembre del 2000 a Julio

del 2001.