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Jara Asistencial

Manual de Citación Simple

Manual de Consultas Externas:

Citación Simple

V 1.0

Julio de 2008

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................3

1.1 DEFINICIÓN DE ORDEN CLÍNICA ................................................................................................4

1.1.1 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN EN LA ORDEN CLÍNICA .........................................5

2. DESCRIPCION DEL PTC ..................................................................................................................6

3. CITACIÓN SIMPLE ............................................................................................................................8

3.1 FUNCIÓN DE SOLICITUD DE CITA. .............................................................................................9

3.2 IDENTIFICACIÓN DE PACIENTE ................................................................................................10

3.3 PETICIONARIO DE LA CITA........................................................................................................11

3.4 SELECCIÓN DE PRESTACIÓN...................................................................................................14

3.5 INCLUSIÓN EN LA LISTA DE ESPERA ......................................................................................16

3.6 BÚSQUEDA DE HUECO PARA LA PLANIFICACIÓN.................................................................17

3.7 BÚSQUEDA VISUAL DE HUECO ................................................................................................21

3.8 COMPROBACIÓN DE LA CREACIÓN DE CITAS.......................................................................24

3.8.1 AGENDA DE PACIENTE.......................................................................................................24

3.9 MODIFICACIÓN Y BORRADO DE CITAS ...................................................................................27

3.9.1 ANULACIÓN DE UNA CITA ..................................................................................................27

3.10 REPROGRAMACIÓN DE CITACIÓN SIMPLE.........................................................................30

3.11 MODIFICACIÓN DE PREFERENCIAS AL BUSCAR HUECO .................................................34

3.12 COLISIONES.............................................................................................................................36

3.13 ANEXO I: PARÁMETROS DE LA VENTANA BÚSQUEDA DE CITACIONES ........................37

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1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de este manual es explicar cómo se realiza la planificación. Este módulo está ubicado dentro
del proceso de Consultas Externas.

En concreto se analizará el proceso de:

• Citación Simple

Esta funcionalidad permite solicitar una prestación para un paciente y realizar la planificación de la
misma, indicándose la fecha y hora en que se llevará a cabo la consulta.

Para ello es necesaria una previa introducción del concepto de Orden Clínica.

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1.1 DEFINICIÓN DE ORDEN CLÍNICA

¿QUÉ ES UNA ORDEN CLÍNICA?

Petición de una Unidad Organizativa a otra para realizar una serie de prestaciones / servicios a un
determinado paciente.

¿PARA QUE UTILIZAMOS ÓRDENES CLÍNICAS?

• Para solicitar prestaciones / servicios de una Unidad organizativa a otra unidad.

• Para gestión: inclusión, control, etc. de la lista de espera para la prestación / servicio que se
solicita (por ejemplo una primera consulta)

• En general, para prerregistrar citas cuando el que solicita la cita no tiene autorización o no puede
planificarla.

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1.1.1 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN EN LA ORDEN CLÍNICA

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2. DESCRIPCION DEL PTC

El entorno del Puesto de Trabajo Clínico característico para la planificación es el


siguiente.

Se describen las vistas de las que dispone el Puesto de Trabajo Clínico.

1. Vista . Se permite citar a pacientes y planificarlos. Dentro del proceso de citación se


puede seleccionar la prestación a realizar y la fecha y hora en que se llevará a cabo la citación.

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Seguidamente se explican los botones de esta vista.

Botón Descripción del botón

Permite crear una solicitud de una o varias prestaciones para cierto paciente.
Asimismo se le puede indicar la planificación o dejarla para un futuro.

Permite visualizar la agenda de un paciente con todas las prestaciones solicitadas.

Permite visualizar los episodios que tiene un determinado paciente.

Permite visualizar, crear y modificar los datos de la historia clínica de un paciente y


así como ver el historial de préstamos.

Permite visualizar toda la ‘vida’ de ese paciente en el servicio de Salud.

Permite visualizar gráficamente las agendas del centro.

2. Vista . Se visualizan todos los pacientes citados para todas las consultas en el
día correspondiente. Se tratará en la captura de actividad.

3. Vista . Se visualizan las citas programadas para el día en cuestión así como
las consultas comenzadas y no concluidas incluidas las no programadas. Se tratará en la
captura de actividad.

4. Vista Se visualizan todas las consultas que han sido concluidas para el día
en cuestión, todas ellas tendrán el icono de concluida. Se tratará en la captura de actividad.

5. Vista . Desde esta vista se podrán visualizar, dependiendo de la selección que


se haga:

o OC Pendientes de planificar: todas las solicitudes creadas pero que no se planificaron,


existiendo la opción de planificarlas.

o OC Pendientes de Datos: todas las solicitudes creadas y que no se planificaron por


falta de algún dato.

o OC Realizadas: todas las solicitudes planificadas y realizadas (ya llevadas a cabo).

o OC Canceladas/Rechazadas: tanto las solicitudes canceladas como las rechazadas.

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3. CITACIÓN SIMPLE

La Citación Simple se refiere a la asignación de una única prestación o servicio a un paciente.

Para el presente caso, se dispone de un único ordenante que solicita a una única Unidad de Tratamiento
un determinado servicio para el paciente (auque esa solicitud lleve consigo la realización de varias
pruebas al paciente)

A continuación se describen los pasos del proceso de creación de cita.

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3.1 FUNCIÓN DE SOLICITUD DE CITA.

- Entorno de citación

Para acceder al entorno característico de citación se selecciona la vista .

- Función solicitud de cita

Tras pulsar en la vista, aparece el siguiente entorno.

Para realizar una solicitud se pulsa en el botón .

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3.2 IDENTIFICACIÓN DE PACIENTE

- Identificación de paciente

Tras pulsar en se lanza la ventana ‘Listado de pacientes’ para la identificación del


paciente, (esta búsqueda de paciente se describe detalladamente en el Manual Anexo Búsqueda de
Pacientes en Jara).

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3.3 PETICIONARIO DE LA CITA

Para dar una cita en el sistema es necesario cumplimentar una serie de datos que se encuentran en la
orden clínica.

En primer lugar hay que rellenar los datos referentes a la cabecera de la orden clínica:

- Datos del Paciente y Orden. Se especifican los datos del paciente, la unidad organizativa y el
empleado responsable.

Los datos del paciente se rellenan automáticamente, por lo que solo es necesario completar los 3
campos pertenecientes al peticionario de la orden: ‘Ordenante’, ‘UO médica ordenante’ y ‘Empleado
responsable’.

En la siguiente tabla se explican los campos de datos de la orden.

Campo Descripción del campo de entrada de datos

Al pulsar sobre el campo aparece la pestaña y


Unidad de
al seleccionarla (o pulsar la tecla F4) se lanza la ventana ‘Ayuda para entradas Un
Tratamiento
Organ/Un Edif’, en la que se puede elegir la unidad de tratamiento.

La unidad médica se completará automáticamente al indicar unidad de tratamiento (y


pulsar la tecla ‘Intro’) en caso de estar relacionada con un único servicio médico.
Unidad Médica
De cualquier modo, al pulsar sobre el campo ‘UO médica ordenante’ aparece la
pestaña y al seleccionarla (o pulsar F4) se lanza la ventana ‘Buscar unidades
organizativas’, en la que se puede elegir la Unid. Médica.

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Al pulsar sobre el campo ‘Empl. resp.’ Aparece la pestaña y al seleccionarla (o


Empleado
pulsar F4) se lanza la ventana: ‘Listado de pacientes: Acceso’, en la que se puede
Responsable
indicar el empleado responsable (el que pide la prestación).

Seguidamente se muestran los menús desplegables:

- Unidad de Tratamiento Ordenante

- Unidad Médica Ordenante. Aparecerán las diferentes unidades médicas para la unidad de
tratamiento seleccionada, este campo se rellena automáticamente al completar la Unidad
organizativa ordenante.

- Empleado Responsable, aparece un listado de profesionales pertenecientes ala Unidad


Organizativa Ordenante elegida anteriormente.

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3.4 SELECCIÓN DE PRESTACIÓN

- Función ‘Posición de orden nueva’

Se completan los datos referentes a la Posición de la Orden Clínica, esta parte contiene (una vez
seleccionada) la prestación que se realizará.

Tras especificar los datos de la Orden, se selecciona el botón (o pulsar F5) para
crear una orden nueva.

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- Selección de Solicitud Simple

De manera automática se lanza la ventana de ‘Solicitudes Posibles’ que permite seleccionar la solicitud
para el paciente (sólo se selecciona una ya que es citación simple; si fuesen más sería múltiple). Una
solicitud puede ser una prestación administrativa (primera visita, visita sucesiva), diagnóstica,
terapéutica, etc.

El proceso para seleccionar una prestación consiste en seleccionar el recuadro contiguo a la orden y

pulsar en (o pulsar Intro).

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3.5 INCLUSIÓN EN LA LISTA DE ESPERA

Este dato se completa en el cuerpo de la orden clínica: Datos Médicos, Permisos y Garante.

Una vez elegida la posición de la orden de una “Primera Consulta”, se incluye al paciente en la lista de
espera correspondiente, para ello, se despliega el cuerpo de la orden clínica pulsando en

y se abre la pestaña “Permisos” donde se rellena el campo “Fecha de


inclusión” con la fecha del volante. En este campo por defecto se completa con la fecha actual, en caso
de ser diferente se modifica.

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3.6 BÚSQUEDA DE HUECO PARA LA PLANIFICACIÓN

- Función ‘Buscar cita’

Una vez elegida la posición de la orden nueva, aparece la ventana ‘Creación de Orden Clínica’ con la

prestación indicada. Para planificarla se pulsa el botón de búsqueda de citación .

En este momento el ‘Status’ de la orden clínica es ‘Solicitada’ ya que aún no se ha planificado.

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- Planificación de la cita

Tras pulsar en el botón de búsqueda se despliega la ventana de ’Búsqueda de Citaciones’. Por defecto
aparece en la pestaña ‘Criterios principales’ la fecha y hora del primer hueco libre para atender la
solicitud.

- En el caso en el que no se desee la cita ofrecida, los datos se pueden modificar, utilizando los

botones de , para desplazarse en


los huecos, semanas o días. Para más detalle consultar el Anexo I: Parámetros de la ventana
Búsqueda de Citaciones, que se encuentra en la página 36 de este Manual.

- Si se acepta la cita propuesta por el sistema:


Grabar cita

Pulsar (o F11). en la ventana ‘Búsqueda de citaciones’.

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Grabar solicitud

Pulsar (o F11). En la ventana ‘Creación de orden clínica’. Aparece la orden clínica ya planificada.

Se puede observar como el ‘Status’ de la solicitud ha pasado a ser ‘Planificada’, pues ya se le ha


asignado fecha y hora.

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Al confirmar la cita, se lanza la agenda del paciente con los datos de la cita:

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3.7 BÚSQUEDA VISUAL DE HUECO

La búsqueda visual de hueco , es una función que se encuentra en la Búsqueda de


Citaciones, se usa en los casos en los que se desee conocer el porcentaje de ocupación de las agendas
adscritas a la UO deseada, antes de proceder a grabar la cita:

Como se ve en la imagen siguiente, se representa la ocupación de la agenda por diferentes colores


dependiendo del porcentaje. Cada recuadro contiene información sobre:

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Desde esta misma pantalla, se puede seleccionar la cita deseada haciendo doble clic en el recuadro
deseado, si se hace doble clic en unos de los recuadros, no siendo este el primero ofrecido, se deberá
completar el permiso, con el motivo de la ausencia temporal.

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3.8 COMPROBACIÓN DE LA CREACIÓN DE CITAS

3.8.1 AGENDA DE PACIENTE

- Acceso a la Agenda de Paciente

Desde el entorno del PTC se pulsa la función . Mediante la agenda se consigue


comprobar las citas existentes para cierto paciente.

- Selección del paciente para buscar citas

Tras pulsar en la función ‘Agenda de paciente’ se despliega la ventana’ Listado de pacientes’.

Al igual que en la creación de la solicitud (para más detalle consultar el Manual Anexo de Búsqueda de
paciente)

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Tras haber elegido al paciente aparece la ventana de ‘Agenda de paciente’ con las citas que existan para
dicho paciente.

En esta ventana aparece un resumen de los datos de las citas del paciente. Además se permite acceder

a la orden clínica haciendo doble clic sobre el nombre de la cita . Tras hacerlo se
despliega la ventana de ‘Modificar orden clínica’.

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3.9 MODIFICACIÓN Y BORRADO DE CITAS

3.9.1 ANULACIÓN DE UNA CITA

Desde “Agenda de Paciente” se selecciona la hora de la cita y a continuación se pulsa el botón .

Seguidamente aparece una pantalla en la que se indica el motivo de anulación de la cita. Se abre el
desplegable, se visualiza un listado con diferentes opciones, es importante aclarar, que se pueden
anular citas por error administrativo, por duplicidad, por anulación de agenda, etc., pero si
anulamos la cita y seleccionamos uno de los siguientes motivos, además de anular la cita,
sacamos al paciente de la Lista de Espera (LE):

- Prest. Otro Cen: prestación Efectuada en otro Centro SES

- Prest. Cen Conc: Prestación Efectuada en Centro Concertado

- Exitus: Fallecimiento (Pendiente de transporte)

- Ilocalización: Ilocalización: (Pendiente de transporte)

- Solicitud médic.: Decisión Médica

- Solicitud pac.: Renuncia Voluntaria del paciente

Se acepta el motivo de anulación:

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Solo se anulará la cita en estado “Planificado", de manera que se mantiene la orden clínica y la posición
de la orden y la cita pasa a estado “Solicitado” a la espera de ser planificada de nuevo (siempre que el
motivo de anulación no sea uno de los que te excluye de la L.E, como es en nuestro caso)

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3.10 REPROGRAMACIÓN DE CITACIÓN SIMPLE


1
Es necesario indicar que existe la posibilidad de cambiar la fecha y hora de citación de la solicitud, ya
sea por un error en la cita, se desee aplazarla o adelantarla, etc.

En primer lugar se busca la cita a reprogramar, para ello se accede desde la vista de “Citación” y
pulsando el botón “Agenda del paciente”.

A continuación se selecciona la cita que se va a reprogramar (doble click.)

1
La opción de cambiar cita está estrechamente ligada con el epígrafe de ‘Reprogramación’. Para más información véase el manual
de Citación Avanzada.

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Se parte de la situación en la que la OC está planificada (con asignación de fecha y hora). Se hace clic

en la cita:

El objetivo es cambiar la fecha y hora de la cita planificada, para ello se pulsa nuevamente el botón

“Buscar citación” . Aparece una nueva pantalla para indicar el motivo de la reprogramación, el cual

se elige en el desplegable y se acepta en .

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Seguidamente aparece la pantalla de búsqueda de citaciones donde se busca una nueva cita, pulsando

los diferentes botones que ofrece la ventana dependiendo de la fecha de la cita ,

, . Al modificar la fecha de la cita es necesario completar la fecha y


motivo del permiso. Para finalizar grabar la cita.

Posteriormente, en la pantalla ‘Modificar Orden Clínica” se confirma la cita pulsando el botón

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En “Agenda del paciente” se comprueba la reprogramación, además la cita aparece con un nuevo icono

que indica que esa cita ha sido reprogramada.

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3.11 MODIFICACIÓN DE PREFERENCIAS AL BUSCAR HUECO

Antes de buscar ‘Huecos libres’ es posible indicar ciertas preferencias, que luego a la hora de planificar

la cita pulsando se tendrán presentes (si es posible). Se pulsa en el botón ‘Modelo de citación
Modificar’.

A continuación se lanza una ventana en la que se pueden especificar ciertas preferencias de la consulta,
por ejemplo:

- Fecha, Hora y Mes Preferente.

- Tipo de planificación.

- Profesional y/o sala preferente.

- Dependencias con el sucesor. Estos campos tendrán sentido siempre que haya varias
prestaciones (citación múltiple), para entablar relaciones entre ellas.

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Una vez indicada las preferencias deseadas, se guardan los cambios pulsando en .

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3.12 COLISIONES

Existe la posibilidad de dar 2 citas para el mismo día a un paciente, sin embargo el sistema emite un
mensaje de aviso, indicando que ese paciente ya tiene una cita.

Esta colisión de citas se puede aceptar o rechazar. Si se acepta , se mantienen las 2 citas para el

mismo día. Si se rechaza , se procede a la búsqueda de un nuevo hueco .

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3.13 ANEXO I: PARÁMETROS DE LA VENTANA BÚSQUEDA DE


CITACIONES

Se detallan en forma de tabla los diferentes parámetros configurables de la ventana búsqueda de


citaciones.

- Botón Búsqueda de Citaciones Libres

Botón Descripción de Botón

El botón ‘Citaciones libres’ se utiliza para buscar citas cuando se han modificado
algunos de los parámetros de selección de propia ventana ‘Búsqueda de Citaciones’.
Un ejemplo es cuando se restringe la búsqueda a ciertos días de la semana o se
indica otro tipo de cita (sucesivas, preferentes, etc.)

- Pestañas Unidad, Prestaciones y Agenda

Campo Descripción del Campo

UO Médica Unidad organizativa médica de la solicitud (aparece por defecto).

UO Tratam. Unidad de tratamiento de la solicitud (aparece por defecto).

Prestaciones Tipo de prestación que se realiza (aparece por defecto según lo seleccionado en la lista
ranking de peticiones al añadir orden nueva).

Pers./Sala Permite indicar la agenda concreta en la que buscar cita.

- Tipo de cita

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Campo Descripción del Campo

T. Planif. Permite realizar la asignación de horas a la consulta teniendo en cuenta los periodos
disponibles para citaciones.
En la figura siguiente denominada ‘Listado de aciertos’ se reflejan las posibilidades
existentes.

Preferente Es un ‘flag’ que permite indicar que sea preferente el ‘Tipo de Planif’.

P. pediátrico Es un ‘flag’ que permite indicar que el paciente es pediátrico.

Hospitalizado Es un ‘flag’ que permite indicar que el paciente está hospitalizado.

- Otros indicadores

Campo Descripción del Campo

Ignorar límite de Permite planificar la cita en un hueco aunque se haya sobrepasado el límite
sobrecarga de citas para ese período temporal.

Ignorar cierre de Permite planificar la cita aunque se haya cerrado la agenda de ese período.
agenda

Considerar tramos Permite planificar la cita en tramos definidos como ‘especiales’.


especiales

- De Fecha

Campo Descripción del Campo

Semana Momento expresado en semanas a partir del cual se deberá planificar una hora de consulta.
En el campo de al lado se indica la fecha en que se inicia la búsqueda de un periodo
disponible para citaciones en la programación de consultas.

Excepto Permite restringir los turnos y días completos de la semana.

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- Permisos

Es necesario indicarlos (la aplicación los pide) cuando no se elige el primer hueco que hay tras
realizar la búsqueda.

Campo Descripción del Campo

InPermiso Fecha inicio del permiso.

FeFinPerm Fecha fin del permiso.

Texto motivo ausencia Motivo de la ausencia.

- Propuestas de Citaciones
2
Si se ha modificado alguno de los parámetros previos (excluyendo ‘Permisos’ , que se realiza si los

pide la aplicación) se pulsará en primer lugar y aparecerá el primer hueco.

Si no se quiere ese hueco se puede modificar buscando otras fechas

2
Los permisos son obligatorios rellenarlos siempre que no se elija el primer hueco que da el sistema y sea una ‘Primera Consulta’.

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Botón Descripción del Botón

Al pulsar sobre este botón la aplicación muestra el siguiente hueco libre


encontrado bajo las condiciones de búsqueda impuestas. Van cambiado los
campos ‘Hora de’ y ‘A hora’. Se pulsa tantas veces como se requiera hasta
encontrar el hueco buscado.

Al pulsar en aparece una semana más que la que se mostraba previamente en


‘Fecha’. Del mismo modo si se pulsa en aparece la semana anterior.

Al pulsar en aparece un día más que el que aparecía previamente. Asimismo al


pulsar en aparece un día menos.

- Otros criterios

Otros campos que se pueden especificar se muestran en la siguiente figura.

Botón Descripción del Botón

Per. Permite seleccionar el margen de tiempo en el que buscan huecos para la citación.
búsqueda
Por defecto son ‘21’ días pero si en ese margen no encuentran huecos el sistema
pregunta si se quiere seguir buscando.

Modo Permite indicar si se quiere imprimir el resultado de la solicitud y cuándo. Una vez
impresión elegida una opción se mantiene hasta que no se modifique otra vez.
En la figura siguiente se muestran las opciones existentes que son:
- Impresión a petición: se imprimirá posteriormente si el usuario pide la impresión.
- Impresión inmediata: se imprime al grabar la orden.
- Sin impresión: no se imprime.

Caso de pulsar ‘Impresión inmediata’ se lanza la ventana ‘Imprimir’ que permite elegir el Disp. de salida y

previsualizar la impresión en archivo o directamente en papel .

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