ARIBA

Portal Proveedores

Guía rápida para Proveedores

ENTENDIMIENTO INICIAL DE LA GUÍA:
En esta guía paso a paso podrás encontrar los siguientes procesos:

❖ 1. Gestión de alta del proveedor: Portal ARIBA Proveedores

Creación de usuario, Mail y generación de contraseña
Datos iniciales del Proveedor
Categoría de bien o servicio principal
Lugar de expedición/entrega de servicio

1.A. Cuestionarios solicitados por Globant

[Due Diligence]: Preguntas referidas a Seguridad
[Vendor Form/Registro del Proveedor]: Datos Societarios / Impositivos / Bancarios.

❖ 2. Tips de navegación dentro del portal:

2.A. Sección Proposals & Questionnaires
2.B. Sección ARIBA Network
2.C. Sección Ticketera y Estados de Facturas
BENEFICIOS - PORTAL ARIBA PROVEEDORES

La solución del portal de proveedores es para

GLOBANT, un repositorio central que contiene
toda la información de los proveedores dentro de
SAP Ariba Cloud.

Integración de datos de proveedores con

soluciones de aprovisionamiento estratégico y
gestión de contratos en una única plataforma
centralizada.

Proceso integral de gestión del ciclo de vida del

proveedor para todo el aprovisionamiento y la
adquisición.

ARIBA
Portal Proveedores
1. Gestión de alta del proveedor
PASO A PASO
 CREACIÓN DE USUARIO

Recibirás un correo electrónico con la

invitación a registrarse al portal Ariba,
donde encontrarás un enlace/link
para crear una cuenta estándar.

IMPORTANTE:

Globant opera actualmente con cuentas Standard (sin costo alguno para Proveedores). La invitación vía mail lo direccionará
a crear una cuenta de este tipo y operar sin costo.
En caso de que usted posea anteriormente un tipo de cuenta distinta (por ej. Enterprise como proveedor de otro cliente), por
favor considere que si utiliza dicha cuenta, tendrá un costo adicional al utilizarla también con Globant.

En caso de no querer incurrir en nuevos costos, sugerimos registrarse como si fuese la primera vez que opera con Ariba
siguiendo el link del mail recibido, o creándola de cero desde este sitio
Propiedad de Globant | Información confidencial
CREACION DE USUARIO - Registro de proveedor en Ariba

¿Qué significa Registrarse como

Proveedor?

Estar registrado como proveedor Globant

implica que podrá ser invitado a futuras
licitaciones, recibir órdenes de compra, avisos
de pago y consultar sus facturas a través de la
plataforma de negocios Globant.
 CREACIÓN DE USUARIO
Deberás completar todos los campos que tengan (*)

En esta sección configurarás tus datos de usuario y

gestionarás tu contraseña (la que deberá contener
al menos un caracter especial) e idioma.

Por default traerá tu correo electrónico, que será

tu usuario de acceso al portal más adelante,
siempre que tildes la opción “utilizar mi dirección
de correo electrónico como nombre de usuario”
[Tildar ese campo]

Con estos datos, ya creaste tu usuario.

Recibirás un correo de confirmación de tu
correo electrónico, donde podrás continuar con
la carga de los campos siguientes:
CREACIÓN DE USUARIO
Para encontrar la categoría que
mejor se adapte al producto o
servicio que comercializas,
sugerimos explorar el campo
“Examinar” para ver todas las
opciones disponibles.

El campo “categorías de
servicio y producto” abrirá un
menú desplegable con
diferentes opciones, como se
muestra en la siguiente
imagen.
Si no encuentra
específicamente la categoría
del servicio que presta, por
favor elegir la opción más
parecida, para continuar.
CREACIÓN DE USUARIO
Recibirás un nuevo correo electrónico desde la
casilla:
Ariba Commerce Cloud
<ordersender-prod@ansmtp.ariba.com>
con asunto: Welcome to SAP Business Network
con un resumen de tus datos principales:
Nombre de la compañía, usuario y ID.

Es importante tener en cuenta que al recibir

este mail, aún queda finalizar la carga de
los pasos siguientes (completar formularios
de alta de Proveedor) para finalizar el
registro completo de tu usuario.
CONSIDERACIONES GENERALES
● Ingresarás al portal de inicio de ARIBA.
Deberás ingresar desde Business Network >
ARIBA Proposals & Questionnaires para comenzar.

● Debajo, en la sección CUESTIONARIOS DE REGISTRO,

te aparecerán dos cuestionarios solicitados por Globant
(registro de proveedor y due diligence).

● En caso de visualizar sólo un cuestionario, o ninguno de

ellos, sugerimos que puedas loguearte desde otro
navegador, o eliminar las cookies del navegador actual.
Si no fue posible solucionar el problema, contactá vía mail
a nuestro equipo de Proveedores de Globant.

ACLARACION:
No es necesario que completes el perfil de proveedor
desde el ícono de tu usuario.
Con la información proporcionada en ambos
cuestionarios es suficiente para registrarte y operar con
Globant.
 CUESTIONARIOS
Al ingresar a ARIBA Proposal & Questionnaires, podrá visualizar el nombre de Globant en el lado izquierdo de la pantalla y
ambos cuestionarios en la sección inferior, donde podrá completar la información requerida con los datos de su empresa, así
como dar seguimiento del estado de su registro.

El estado del registro irá cambiando según cada parte del proceso y su flujo de aprobación posterior por Globant.
Para el seguimiento, deberás prestar atención a ambos estados (margen izquierdo y margen derecho) marcados en rojo.

El estado comenzará con la combinación de “ABIERTO” (margen izquierdo) e “Invitado” (margen derecho). Una vez que te registres en
ARIBA el estado cambiará a "EN REGISTRO". Al completar ambos cuestionarios (o al menos uno), el estado de la derecha pasará a
"Pendiente de aprobación". Cuando Globant apruebe ambos cuestionarios, el estado será “Registrado”.

¿Cómo saber cuando finalizan todos estos pasos y puedo comenzar a operar?
Ambos cuestionarios y estados deberán aparecer:
● “COMPLETADO” (m. izquierdo)
● “REGISTRADO” (m. derecho)
 CUESTIONARIOS- reenvío de información
En caso de que durante el proceso de revisión y aprobación, desde Globant soliciten completar más información, recibirás
un mail con la notificación. Para poder subsanar o agregar la información requerida, deberás ingresar al portal y seleccionar
el cuestionario por el cual solicitamos más información. El estado de este proceso será “Pendiente de Reenvío” hasta que
completes esta información y se reinicie el proceso de aprobación.

El estado de la izquierda, volverá

a aparecer como “ABIERTO”
hasta que se agregue la
información faltante dentro del
cuestionario.

Para ingresar a corregir o agregar esta información, deberás seleccionar el

cuestionario y la opción de “Revisar respuesta” para que el cuestionario se
vuelva editable y permita modificar la información y volverlo a enviar.
CUESTIONARIOS- Due Diligence
En este formulario deberás completar datos iniciales de usuario, y completar todas las preguntas SI/NO de seguridad.
Este formulario será el mismo para todos los países.

Una vez respondidas todas las

preguntas del cuestionario, el
proveedor debe seleccionar en
la opción “ACEPTO” y enviar el
formulario para su revisión y
aprobación por el equipo de
GLOBANT.
CUESTIONARIOS- Vendor Form/Registro del Proveedor
En este formulario deberás completar nuevamente algunos datos iniciales de usuario, y adicionalmente:
● Datos Societarios (Razón Social, Dirección, CUIT, entre otros)
● Datos Bancarios (Código Swift, CBU, Iban, entre otros) → pueden variar mínimamente por la configuración de cada país.
● Datos Impositivos → estos datos varían dependiendo el país del alta del Proveedor.

Si sos de Argentina,
preparamos una guía rápida
con un ejemplo paso a paso.
Podés verla desde acá
Finalización del Registro: Relación comercial establecida en Ariba Network.

Cuando Globant revise y apruebe la información proporcionada en el cuestionario, recibirá un correo electrónico que
indicará que ha establecido una relación comercial con Globant en Ariba Network.

Puede ingresar al portal Ariba Network a través del link recibido vía
mail, o loguearse con su usuario y contraseña a través del
siguiente link

Ingresar desde el icono marcado, indicando usuario y contraseña:

IMPORTANTE:
Una vez creada su cuenta,
ingrese haciendo clic en
Iniciar sesión.
[NO ingresar desde
“suscribirse”, ya que por
esta vía creará una nueva
cuenta por error].
 CONFIGURE SU CUENTA - Mail para recibir Notificaciones
En cualquier momento de su configuración, puede ingresar desde su perfil de usuario (ícono con sus iniciales correspondientes) y agregar
uno o varios mail adicionales para configurar su cuenta y establecer el método preferido de enrutamiento de notificaciones.

Importante: Para poder agregar más de un correo

electrónico de notificación, deberá informarlos en el mismo
campo, separados por una coma y sin espacios.
Ej:
aaa@globant.com,bbb@globant.com

Enrutamiento de Pedido Electrónico

Configurar mail de notificaciones referidos a sus pedidos,
órdenes de compra o acuse recibo.
Se podrán cargar un máximo de 5 correos de notificación.

Enrutamiento de Factura Electrónica

Configurar mail de notificaciones referidos al estado de las

facturas.

Se podrán cargar un máximo de 3 correos de notificación.

2. Tips de navegación
PASO A PASO
 CONSIDERACIONES GENERALES DE NAVEGACIÓN
Ingresando con tu usuario y clave desde el portal de inicio de ARIBA:

Desde Business Network >

● 1. ARIBA Proposals & Questionnaires:

Podrás visualizar las invitaciones recibidas para participar de propuestas de cotización o información (RFP, RFI).

● 2. A]. SAP BUSINESS NETWORK: Podrás visualizar tus Órdenes de Compra, confirmación y expedición de pedidos.

● 2. B]. SAP BUSINESS NETWORK: Encontrarás información de tus pedidos, remesas/transferencias, visualizaciones de Facturas.
 1. ARIBA PROPOSALS & QUESTIONNAIRES
En este apartado, como Proveedor podrás visualizar la invitación a participar de una cotización o información y los pasos que
deberás completar en caso de querer participar:
● Recibirás un mail de Globant invitándote a participar de una cotización.

● Sección EVENTOS: Al ingresar desde el link, podrás visualizar toda la información:

. Título del pedido de solicitud, (lo elige quien inicia el pedido de Globant)
. ID del evento (Se genera automáticamente)
. Tipo de Evento: RFI (Request for Information) / RFP (Request for Proposal)
. End time: Fecha de cierre o fin del evento. Permitirá conocer si el evento se
encuentra finalizado o si aún es posible su participación.
. Participó: Si/No (si como Proveedor participaste del pedido o no)

● STATUS DE EVENTOS:
. Abierto (la invitación a participar continúa abierta)
. Selección pendiente (la elección del proveedor aún está en curso)
. Finalizado (Evento cerrado con proveedor asignado)

NOTIFICACIONES:
Sugerimos entrar periódicamente al portal ARIBA y visualizar si el estado
del evento pasó de “Selección pendiente” a “Finalizado”.
Adicionalmente, en algunas ocasiones podrá recibir un correo
electrónico con la notificación de que usted no fue seleccionado para el
evento de adjudicación.
 1. ARIBA PROPOSALS & QUESTIONNAIRES
Para ingresar a un pedido “abierto” y participar de la cotización, ingresá desde la sección EVENTOS al link del pedido que querés
ingresar; y podrás visualizar y completar todo el detalle requerido:

IMPORTANTE: Tiempo restante

Este recuadro indica el tiempo restante que como Proveedor tenés para poder
cotizar y/o detallar la información requerida.
Una vez que el tiempo finaliza, ya no será posible participar.

Cuando este tiempo finalice,

recibirás un correo electrónico
que indique que ya finalizó el
pedido y no se permitirán más
cotizaciones.
 1. ARIBA PROPOSALS & QUESTIONNAIRES
En cada pedido, desde la sección Checklist podrás:

1. Revisar detalles del evento

Acceso al material introductorio del evento al que fuiste invitado.

2. Revisar y aceptar pre requisitos

Para poder participar de una cotización, deberás aceptar
siempre los pre-requisitos.

Este paso funciona como blocker. En caso de no aceptarlos,

recibirás este mensaje y no podrás avanzar en tu solicitud.
 1. ARIBA PROPOSALS & QUESTIONNAIRES
3. Seleccionar Artículos en línea
Deberás tildar los artículos para los cuales vas a cotizar,
y seleccionar Confirmar Items seleccionados.

Event Bidding Currency

En ocasiones, la opción
de editar la moneda
estará disponible desde
acá.

4. Enviar respuesta
Deberás visualizar todo el contenido y prestar atención a
estos puntos más relevantes y mandatorios:
Punto 3. Requerimientos (Podrás visualizar y descargar el TIP:
adjunto -de corresponder- por el solicitante de Globant, Para pasar a
los puntos 3
donde especifica las condiciones técnicas del pedido). a 5, hacé
scroll en esta
Punto 4. Propuesta Técnica (Deberás adjuntar tu propuesta barra
técnica).

Punto 5. Propuesta Económica (deberás adjuntar tu

propuesta económica y completar precio -moneda USD- y
fecha disponible para entregar el producto o servicio)
 1. ARIBA PROPOSALS & QUESTIONNAIRES

Una vez completada toda la info de la sección 4. seleccionar: Enviar respuesta > luego confirmar Ok.

Una vez enviado recibirás este mensaje:

En caso de ser necesario, y precises cambiar la información enviada (por errores, omisiones, cambios en las fechas
estimadas, precios o mejoras en la propuesta), podrás revisar y editar tu respuesta.
Una vez cargados los cambios, deberás volver a enviarlo, siguiendo el paso anterior.
2. ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK
En este apartado, como Proveedor podrás visualizar tus Órdenes de Compra, confirmación y expedición de pedidos.

Podrás ordenar y filtrar los

campos en base a:
Order Number
Ingresando desde SAP Business Network, podrás
Customer
visualizar la pantalla HOME. En la sección ORDERS
Amount
podrás utilizar filtros según necesites: Date
Order Status (Received, New,
Changed)
 2. ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Confirmación de OC
IMPORTANTE:
En caso de ser seleccionado como Proveedor ganador de un pedido de cotización, recibirás un mail de confirmación.

Podés ingresar desde el link donde se encuentra el número de OC que fuiste adjudicado.

Desde la OC, podrás visualizar detalles de todo el pedido (importe, términos de pago, detalles envío, soporte/consultas)

Para confirmarla, deberás seleccionar Create order confirmation > Confirm Entire Order

Como mandatorio, sólo deberás cargar el campo: # Confirmation, donde sugerimos que para mejor tracking posterior
puedas indicar el número de OC (10 números) o el que definas mejor para tu propio seguimiento.
También sugerimos cargar: Campo de entrega estimada /est. shipping date) y adjuntar tu REMITO
Luego seleccionar Siguiente
2.A] ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Expedición del pedido
Una vez confirmada la OC, se actualizará el estado de la PR (Purchase Requisition) en el perfil del requirente de Globant.

El siguiente paso es la EXPEDICIÓN / Create Ship Notice

El único campo mandatorio será: Shipping > Packing slip ID donde sugerimos para un mejor tracking posterior, utilizar el
número de REMITO en este apartado o el que consideres conveniente.
Adicionalmente, sugerimos cargar: Shipping date, luego SIGUIENTE y ENVIAR
2.A] ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Generación de Documentos
Se generarán dos documentos (dependerá del número cargado en ambos), pero en caso de haber seguido las
instrucciones sugeridas, encontrarás el número de tu OC y el número de REMITO

Haciendo clic en ambos links, puedo ingresar a visualizar la información cargada.

En caso de necesitar salir hacia atrás, puedo seleccionar DONE

Volviendo al Home / portal inicial del Proveedor, podrás visualizar los Status de cada paso:

El status pasa a ENVIADO/SHIPPED

Cambiará a RECIBIDO/RECEIVED una vez que el usuario requirente

realice la recepción en el Portal ARIBA.
 2.B] ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Visualización de pedidos

En caso de no visualizar
previamente la
sección/tarjeta que
necesites dentro del panel
de trabajo (Ej. Facturas,
Remeras, etc), es posible
agregarlas desde la opción
“Personalizar”.

Números
de OC

Desde la Página de Inicio/Home, podrás acceder a tu panel de trabajo. Desde aquí podrá visualizar:
(1) Documentos que tiene por gestionar (pedidos)
(2) Utilizar los filtros para revisar y/o re-organizar sus pedidos
(3) Al realizar clic en el botón ••• dentro de la columna acción, podrá re-enviar una copia del pedido a su email.
(4) Para visualizar el documento y sus especificaciones, podés hacer clic en el número de la orden de compra (ver slide sig)
2.B] ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Visualización de pedidos

Una vez que ingreses al pedido, podrás visualizar los detalles del mismo, tales como:

❖ Número de pedido / Orden de Compra

❖ Estado del pedido (Nuevo, Confirmado, Recibido y/o Recibido parcialmente)
❖ Información del Cliente (Globant) y Proveedor
 2.B] ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Visualización de pedidos

❖ Es posible descargar el documento desde la siguiente opción.

❖ En la misma página, podrá visualizar las líneas del pedido y descripciones de cada ítem.
 2.B] ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Visualización de tus Facturas

❖ Seleccione la sección de FACTURAS para visualizar su documento. Y luego acceda a través del campo “número de factura” para
visualizar mayor detalle.

❖ La columna referencia mostrará el ID de la orden de compra cuando esté asociada a la Factura, y vacío cuando no esté asociada.
❖ Para las Facturas SIN Orden de Compra, las mismas serán visibles dentro de Ariba Network a partir de que haya sido
contabilizada en SAP. Posteriormente, usted podrá visualizar la fecha de pago programada.
 2.B] ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Visualización de tus Facturas

❖ La información de su factura
será visible, y podrá
descargar el documento en
versión PDF y/o imprimirlo.
❖ Aquí encontrará información
de las secciones Detalles,
Pagos Programados e
Histórico.

❖ FECHA ESTIMADA DE
PAGO:
En la pestaña de Pagos
programados, usted podrá
visualizar la fecha
estimada de pago.
 2.B] ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Visualización Avisos de pago (Remesa)

❖ Volviendo a panel de trabajo o sección inicial, dentro de la sección REMESAS podrá buscar documentos de avisos de pago
Podrá visualizar información sobre la fecha de pago, e importes a pagar por Globant

❖ Seleccione el número o ID en la columna transacción para visualizar su documento.

 2.B] ARIBA > SAP BUSINESS NETWORK - Visualización Avisos de pago (Remesa)
❖ Visualice la información de su pago y transferencia en la sección AVISO DE REMESA
❖ Podrá encontrar mayor detalle en la sección Artículos en línea.

Aquí podrás
descargar los
documentos de
retenciones y
orden de pago
 2.C] TICKETERA Y ESTADOS FACTURAS - Creación de Tickets y Visualización
Estados de Facturas
❖ Cree su Consulta a través de la ticketera interna dentro de la tool
❖ Visualice los estados de sus facturas

❖ Haciendo click en mesa de

ayuda le aparecerán estas dos
opciones

Aquí podrás ingresar a la mesa

de ayuda con acceso a la
ticketera y estados de facturas
2.C] TICKETERA Y ESTADOS FACTURAS - Creación de Tickets

Ingrese su consulta a través de

este botón.

Va a encontrar las siguientes categorías:

❖ Comprobantes Bancarios
❖ Consultas de órdenes de compra
❖ Consulta estado de facturas
❖ Facturas que no ve en sistema
❖ Retenciones
❖ Error de pagos
❖ Others
2.C] TICKETERA Y ESTADOS FACTURAS - Visualización Estados de Facturas

Tenga en cuenta modificar la

fecha requerida para su
búsqueda.
¡Gracias!
Si tenés alguna duda o pregunta, podés
contactarnos:

1. ALTA/REGISTRO de USUARIO
vendormaintenance@globant.com

2. NAVEGACIÓN
2.A] Confirmación/Expedición de pedidos:
procurementariba@globant.com
2.B] Visualización de Facturas:
vendormaintenance@globant.com