1

Diseño de un proceso y gestiòn documental

Gustavo A, Rosales Gonzalez. Emilli D, Torroledo, Hugo Perdomo Torres, Laura V, Cardona
Londoño, Sergio Andres Gonzalez Herran

Fundación universitaria Área Andina Facultad de ciencias administrativas, económicas y

financieras.
Administración de empresas
Darwin Rodriguez Olaya
DISEÑO DE PROCESOS
202210-1A - 124
04 Abril 2022
 2

Introducción 3
Objetivos 4
Objetivo General. 4
Objetivos Específicos 5
PROCESO EMPRESARIAL 6
Panamericana Librería y Papelería S.A - Proceso de importación 6
Análisis del proceso (falencias, mejoras y cambios innovadores) 7
Conclusiones 9
Referencias bibliográficas 10
 3

Introducción

Al ir pasando el tiempo las empresas tienen la necesidad de ir realizando ajustes a los

procesos internos, esto dado que por la globalización y constante investigación los clientes y
usuarios son más exigentes cada día. Luego de una ardua investigación a la Librería y
Papelería Panamericana se logró identificar que ellos tienen una serie de oportunidades de
mejora ya que al pasar los años aún se encuentran utilizando softwares antiguos, si bien es
cierto, estos aún cumplen con su función, se está viendo afectados los tiempos de ejecución
de actividades de gran importancia.
En el presente documento se relacionan las oportunidades de mejora de la Librería y
Papelería Panamericana, como pueden mejorarlas y como la automatización de procesos
puede contribuir de manera significativa a esta empresa.
 4

Objetivos

Objetivo General.

Analizar los procesos que lleva a cabo la empresa Librería y Papelería

Panamericana, logrando así la identificación de las oportunidades de mejora que se
tiene en algunos de ellos, proponiendo soluciones a través de la automatización de
procesos.

Objetivos Específicos

● Identificar posibles falencias de la empresa Librería y Papelería

Panamericana.
● Proponer soluciones para solucionar las falencias identificadas.
● Proponer y aplicar un proceso de automatización de procesos para la
empresa Librería y Papelería Panamericana.
 5

PROCESO EMPRESARIAL

1. Panamericana Librería y Papelería S.A - Proceso de importación

Este proceso se encarga de la gestión logística que implica traer productos de otro país para
ser utilizados en territorio nacional. Este proceso tiene gran variedad de subprocesos tanto
interna como externamente de la compañía.
Cabe resaltar que no todos estos procesos son iguales, estos varían según sus características
las cuales pueden ser: término de negociación, tipo de productos, país de origen, modalidad
de transporte (aéreo / marítimo) tarifas, proveedor, requerimientos especiales de los
productos, entre otras. Estas características son las que definen el rumbo, el nivel de
complejidad, las actividades y pasos a seguir del proceso.
En las siguientes imágenes se evidenciará un ejemplo del proceso de importación de
productos con las siguientes características plasmado en un diagrama de flujo vertical.

Características:
● Productos: cuadros decorativos
● País de origen: China
● Modalidad de transporte: marítima
● Término de negociación: FOB (Franco a bordo)
● Requerimientos especiales: no tiene.
● Término de pago: combinado 20% anticipado 80% 1 día después de fecha del
documento de transporte.
 6

● Análisis del proceso (falencias, mejoras y cambios innovadores)

DOF
FORTALEZAS DEBILIDADES:
1. Gran variedad de 1. El sistema interno de
herramientas para la la empresa SYSDOS
elaboración de la es obsoleto para el
documentación registro de

A
requerida.
2. Los pagos al exterior
se realizan dentro del
tiempo acordado con
los proveedores.
información.
2. No hay una base de
datos amplia de
partidas arancelarias
dentro de la empresa.

OPORTUNIDADES: Implementación de un Desarrollo de un sistema

1. Cambio de aplicativo que permita la nuevo que permita tener una
reglamentos técnicos elaboración automática de la amplia base de datos de
de los productos que documentación requerida y partidas arancelarias y las
favorezcan el que facilite la gestión de la normatividades que rigen a
proceso. parte cambiaria de la cada una de estas.
2. Reservas rápido en el empresa.
puerto de origen.

AMENAZAS: Elaboración automática de Al tener una base de datos

1. Retrasos en las los documentos es de partidas arancelarias las
navieras y puertos de importante ya que si los navieras y la DIAN no
empaque y destino documentos requeridos se tendrán inconvenientes al
2. Inspecciones físicas realizan en el menor tiempo momento de realizar el
de mercancía por posible facilita la gestión en proceso tanto desde puerto
parte de la DIAN los puertos y navieras. como en el momento de la
nacionalización de la
mercancía.

Como se puede evidenciar en este análisis DOFA este proceso puede ser afectado por
distintos factores tanto internos como externos, en el caso de los factores externos, en muchos
de estos no podemos intervenir ya que dependen de la situación que se presente en el
entorno. Pero principalmente lo ideal es innovar en los aspectos internos de la empresa con la
implementación de un aplicativo que facilite todos los procesos.
 7

● Proceso de automatización de los procesos

La automatización son aquellos procesos en el cual enfocamos atención puntual para

impulsar la organización en la reducción de costos, reestructurando la mano de obra y
aumentando el tiempo de ejecución de las empresas reemplazando la mano de obra con
sistemas de software y así vincular todos los sectores de la empresa en un solo sistema para
así mismo ver resultados, fallas y realizar correcciones en tiempo real a través de la misma.

Teniendo en cuenta que este proceso se puede ver afectado ya sea por un proveedor que no
sigue instrucciones, los retrasos de las navieras, altos costos en fletes y seguros entre otros. Se
puede decir que un aspecto a mejorar internamente en la empresa es el sistema que al pasar
de los años y los avances en la tecnología se ha vuelto obsoleto en muchas de sus
aplicaciones, una posible alternativa para mejorar este aspecto es la implementación de un
sistema automatizado con una base de datos amplia de proveedores, productos, partidas
arancelarias, clasificación, acreedores que permitan ahorrar tiempo y costos aumentando así
mismo la rentabilidad de los productos.
 8

● Gestión documental, la seguridad de la información y licencias de uso.

Como gestión documental dentro de la empresa Panamericana libreria y papeleria S.A se

tiene el siguiente orden:
- Orden de compra: Es el documento por medio del cual llega el proceso al
departamento de comercio en este especifican los productos, referencias, proveedor.
- Documento de transporte: Este es un soporte de suma importancia en el momento de
zarpe de la mercancía y de nacionalización.
- Factura comercial y lista de empaque: Son los soportes requeridos por la DIAN para
realizar el proceso de nacionalización.
- Factura de servicios (fletes internacional, agenciamiento, bodegajes y flete nacional):
Estas facturas son las que remiten las agencias de aduanas, transportadores
nacionales, depósitos etc.
- Declaración de importación: Por medio de este documento se soporta la
nacionalización de la mercancía y los impuestos que cada producto debe pagar de
acuerdo a la partida arancelaria.
- Declaración andina valor: Todas las importaciones mayores que pasen los USD 5.000.
- Liquidación de impuestos: Por medio de este la empresa se informa a detalle de los
impuestos que tuvo que pagar dicha importación ante la DIAN.
- Liquidación de costo: La liquidación del costo refleja todo el proceso, pagos a
terceros, valor de mercancía, tasas de cambio etc.

Como seguridad de la información, en la empresa se manejan las siguientes plataformas y

programas digitales.
- SIGLO XXI: Esta página tiene licencia de Copyright ya que son exclusivas de la
DIAN y para hacer uso de ellas se debe tener un usuario y una contraseña asignados
por ellos. Por otra parte para la firma de estos documentos se tiene una firma
electrónica a la cual solo tiene acceso personal autorizado.
 9

● Recomendaciones del grupo sobre la innovación en los procesos.

La innovación en los procesos es de gran importancia ya que un proceso que no tiene

cambios innovadores tiende a volverse obsoleto y sus resultados dejan de ser
positivos. En este caso al ser un proceso que se puede ver afectado tanto a nivel
interno como externo de la empresa; la implementación de un aplicativo empresarial
que tenga una amplia base de datos en proveedores, productos, acreedores entre otros.

Esta propuesta será de gran ayuda en la automatización de procesos, reducción de

tiempo y costos.
 10

Conclusiòn
Este módulo nos enseñó a distinguir cada proceso de las diferentes empresas
estudiadas, donde se evidencio cada falencia y posible oportunidad de mejora de cada
una de ellas. En el caso de Panamericana se considera que es importante una mejoría
en el proceso de desarrollo de los software para automatizar el proceso de
importación, destacando que cuando la empresa tiende a implementar lo antes
mencionado, se tiene una mejora en los procesos de calidad para la organización.

Referencias bibliográficas
https://www.panamericana.com.co/links-interes/quienes-somos
11