CÓDIGO: SA-P60-PR05 VERSIÓN: 1 FECHA: Abril 30 de 2020

PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DE INSIGNIAS DIGITALES

OBJETIVO ALCANCE

Inicia con la solicitud de expedición de insignias digitales por parte de

MACROPROCESO Otorgar una insignia digital de la Universidad, de manera que se una instancia o unidad de la Universidad hasta el otorgamiento de la
puedan atender las solicitudes que sobre este particular se hagan insignia a una persona en la plataforma correspondiente.
desde las diferentes instancias y unidades de la Universidad.
 GESTIÓN DE SOPORTE
ACADÉMICO
DEFINICIONES
PROCESO  Insignia digital: certificación de un talento(s), competencia(s), logro(s), conocimiento(s), habilidad(es), independientemente de si estos
 CERTIFICACIONES fueron adquiridos como parte de un programa en progreso o de un curso corto. Se expide con la intención de que lo certificado sea
fácilmente identificable (a través de los metadatos de la insignia) y verificable por un tercero a través de mecanismos digitales. Además, le
ACADÉMICAS
permite al usuario final exponer o compartir sus logros en medios de difisuón digital, como por ejemplo en las redes sociales: Facebook,
Instagrama, Twitter y Linkedin, entre otros.
 Nivel de la insignia: La Universidad ha establecido niveles con el fin de clasificar las diferentes insignias que se otorgarán, de acuerdo con
la significación que tiene cada logro. La creación de un nivel debe ser aprobado por el Secretario General de la Universidad.
 Categoría de la insignia: Dentro de cada nivel existirán 5 categorías, que indicarán el grado de valor o complejidad que tendrá el logro
obtenido.
 Niveles y categoría aprobados: El Secretario General de la Universidad aprobó la estructura de insignias digitales para la Universidad. (Ver
formato de decisión 000030 – Estructura de Niveles y Categorías para insignias digitales y documento con la estructura Insignias
Digitales.pptx)
 Representación gráfica de la insignia: cada categoría, dentro de cada nivel, contará con un diseño gráfico y color particular.
 Unidad: Unidad de la Universidad que solicita la expedición de una insignia digital. Debe contar con el aval de la Vicerrectoría a la que está
adscrita la unidad o con el aval de la Rectoría cuando se trate de unidades adscrita a ella; de igual manera funcionaría para la Seccional Cali.
 Criterios para otorgar la insignia: la Unidad que otorga la insignia debe definir los criterios que debe cumplir la persona para que se le
otorgue. Por ejemplo: aprobar la asignatura y obtener una calificación final mínima, realizar el curso y culminar alguna una tarea específica,
a todos los estudiantes que obtienen una distinción, etc.
 Plataforma de emisión de las insignias: es la plataforma tecnológica definida por la Universidad, interna o un tercero, para emitir las
insignias digitales.

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información
de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de la Secretaria General de la Pontificia Universidad Javeriana.

Oficina de Secretaria General

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PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DE INSIGNIAS DIGITALES

CONDICIONES GENERALES

 La insignia se otorga de manera institucional.

 Cualquier persona que cumpla o que ya haya cumplido con los criterios para obtener una insignia digital la podrá solicitar cancelando los derechos de expedición que
establezca la Universidad. La solicitud deberá hacerla a la unidad a la que está o estaba adscrito.
 Los datos mínimos que se deben suministrar para la expedición de la insignia, que se debe enviar en el formato de Solicitud de Emisión de Insignias Digitales, son los
siguientes:
o Sede que la otorga: Sede Central Bogotá, Seccional Cali
o Nivel de la insignia
o Categoría de la insignia
o Nombre de la insignia
o Descripción de la insignia
o Talento(s), competencia(s), logro(s), conocimiento(s) y habilidad(es) que confiere la insignia
o Fecha y hora de expedición de la insignia (si no se indica la hora se expedirán en el transcurso de la fecha indicada)
o Fecha de vencimiento (solo en caso que la insignia tenga vigencia)
o Nombres y apellidos de la persona a quien se le otorga la insignia
o Tipo y documento de identidad de la persona a quien se le otorga la insignia
o EmpID (ID del SIU) de la persona a quien se le otorga la insignia
 Se recomienda evaluar la insignia a otorgar de manera que no se expidan para cualquier tipo de logro ni a todas las personas, de manera que se mantenga el valor de
prestigio que confiere la insignia.
 En el SIU debe quedar registro de las personas y de las insignias otorgadas.
 La solicitud de expedición de insginia digital debe venir con el aval de la Vicerrectoria a la que esta adscrita la unidad o con el aval de Rectoría si la unidad esta adscrita a
ella; de igual manera funcionaría para la Seccional Cali.
 La solicitud debe contener los criterios por los cuales se otorga la insignia.
 La solicitud debe estar acompañada de un archivo de Excel de acuerdo con el formato establecido que contiene la información que se requiere para la emisión de la
insignia.

Oficina de Secretaria General

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PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DE INSIGNIAS DIGITALES
CREACIÓN DE INSIGNIAS DIGITALES
INICIO
1 Responsable en la unidad
Solicita la expedición de
insignia digital.
2 Secretario General
No
Revisa la solicitud
Aprueba el nivel?
Sí
Responsable Oficina de
3 Admisiones y Registro
académico
Crea y parametriza la insignia.
Oficina de Secretaria General
CÓDIGO: SA-P60-PR05 VERSIÓN: 1 FECHA: Abril 30 de 2020
Responsable Oficina de
4 Admisiones y Registro
académico
Informa a la unidad la creación y
parametriza de la insignia.
la
5 Secretario General
Realiza la solicitud de expedición
de insignias.
Si no existe un nivel
para atender la FIN
solicitud, el
Secretario General
puede crear un
nuevo nivel.
En caso de ser un
nivel nuevo solicita
el desarrollo de la
representación
gráfica teniendo en
cuenta el Manual
de identidad Visual
vigente de la
Universidad.
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PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DE INSIGNIAS DIGITALES
SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE INSIGNIAS DIGITALES
INICIO
1 Responsable en la unidad
Solicita la emisión de las insignias
digitales.
No
La información esta
completa?
Sí
Responsable Oficina de
2 Admisiones y Registro
académico
Registra la información para la
emisión de la insignia.
Responsable Oficina de
3 Admisiones y Registro
académico
Emite la insignia y valida
información registrada.
Oficina de Secretaria General
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Responsable Oficina de
4 Admisiones y Registro
académico
Registra la información de
validación y v erificación de la
emisión de la insignia en SIU.
Responsable Oficina de
5 Admisiones y Registro
académico
Comunica a la persona la
expedición de la insignia.
Se registra la Responsable Oficina de
información tanto 6 Admisiones y Registro
en SIU como en la académico
plataforma de
emisión de insignia.
Informa a la unidad que la
insignias fueron emitidas.
En caso de ser un
nivel nuevo solicita
el desarrollo de la
representación
gráfica teniendo en
cuenta el Manual
FIN
de identidad Visual
vigente de la
la Universidad.
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PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DE INSIGNIAS DIGITALES

REVISADO POR APROBADO POR

Director Admisiones y Registro Académico Secretario General

Oficina de Secretaria General

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