Archivo o Repositorio

¿Qué es?

Un repositorio, depósito o archivo es un sitio centralizado donde se almacena y

mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos.
Los repositorios son sistemas de recuperación de información que almacenan y
mantienen, de manera centralizada y estandarizada, información en formato digital,
que es lo opuesto al formato analógico (papel, microfichas, etc.), habitualmente en
bases de datos o archivos informáticos.

Importancia:

El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su

propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de
documentos que son necesarios conservar en su base de datos. Los archivos
custodian decisiones, actuaciones y memoria, además conservan un patrimonio
único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los
documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor
y su significado.

Características:

 Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con
otro que esté en la misma ubicación.
 Extensión.
 Tamaño.
 Descripción.
 Ubicación.
 Formato.

Ventajas y Desventajas de Un archivo digital:

Ventajas

 Se favorece conservación de los originales, evitando su desgaste, deterioro o

extravío
 Reducción del espacio físico dedicado a papel, lo que evita costes directos e
indirectos.
 Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.
Desventajas
 Es necesario depurar el documento frecuentemente
 Pérdida de la información por manipulación
 Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos