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MATRIZ DE 8 SECTORES

Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Centro Universitario de Quiché, Facultad de Humanidades
Curso Monitoreo y Acompañamiento Pedagógico

Guía de Matriz de 8 sectores

Fecha: ______________________________________________ Lugar: ________________ _______________________________

Nombre de quien Entrevista: ____________________________________Firma:_________________________ Sello de la

escuela o
colegio

Información a obtener con el Diagnóstico

Es normal que cuando alguien se inicia en la labor proyectista y de investigador no tenga idea por dónde
empezar para lograr los objetivos que se propone, por esa razón en este texto, por considerar que su
aplicación posibilita un amplio conocimiento de la institución o comunidad, se adopta la guía propuesta
por Elisa Delgado Moreira en su texto “Elaboración de Proyectos en Centros Infantiles” la que asumió
CONMODIFICACIONES DE: Alvarado a. M. “La supervisión educativa, teoría y práctica” Memoria de
Seminario de Graduación de Licenciatura en Administración Educativa. San José, Universidad de Costa
Rica, 1992. (las porciones que aparecen en cursiva constituyen agregados que el autor de este texto
considera pertinentes).

I SECTOR - COMUNIDAD
II SECTOR – DE LA INSTITUCIÓN
III SECTOR – DE FINANZAS
IV SECTOR – RECURSOS HUMANOS

V SECTOR – CURRÍCULUM
(Para el caso de una institución de servicios educativos)

VI SECTOR -ADMINISTRATIVO

VII SECTOR – DE RELACIONES

VIII. SECTOR – FILOSÓFICO, POLÍTICO, LEGAL
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MATRIZ DE 8 SECTORES
Guía para la Elaboración del
Diagnóstico
I SECTOR - COMUNIDAD

ÁREAS INDICADORES

1. Geográfica 1.1 Localización

1.2 Tamaño
1.3 Clima, hidrografía, suelo, principales accidentes.
1.4 Recursos naturales, aspectos ambientales, lo que más se cosecha.
1.5 Fauna, flora.

2. Histórica 2.1 Primeros pobladores.

2.2 Sucesos históricos importantes.
2.3 Personalidades presentes y pasadas.
2.4 Lugares de orgullo local.

3. Política 3.1 Gobierno local

3.2 Organización
3.3 administrativa
3.4 Organizaciones políticas
Organizaciones civiles apolíticas

4. Social 4.1 Ocupación de los habitantes.

4.2 Producción, distribución de productos.
4.3 Agencias educacionales: escuelas, colegios, otras.
4.4 Agencias sociales de salud y otros.
4.5 Vivienda (tipos)
4.6 Centros de recreación
4.7 Transporte
4.8 Comunicaciones
4.9 Grupos religiosos
4.10 Clubes o asociaciones sociales
4.11 Composición étnica.
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MATRIZ DE 8 SECTORES
Ejercicio:

1. Elabore el plan para realizar l diagnóstico

e de la institución o empresa en que usted trabaja (ver los elementos
indicados al inicio de este módulo).

2. Haga un ensayo de la matriz Foda de su grupo de estudio (grado, semestre o asistentes del curso).

3. Forme con otros cuatro compañerosp un grupo supuesto multidisciplinario o de

m miembros de una x
comunidad y hagan la lista d sus enecesidades y elaboren como informe conjunto un diagrama de árbol de
problemas.

4. Elabore un comentario respecto al uso de las técnicas ensayadas en los numerales anteriores.

5. Con ayuda de su instructor o docente, determine en qué consisten y cuáles son las técnicas de
investigación participativas y las no participativas.

Para el diagnóstico podemos utilizar…

7 sectores, Foda, lluvia

de ideas, marco lógico.

De la información obtenida, señale los siguientes aspectos:

Principales problemas Factores que originan Solución que requieren Alternativa posible
del sector los problemas los problemas para la solución
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MATRIZ DE 8 SECTORES

II SECTOR – DE LA INSTITUCIÓN

ÁREAS INDICADORES

1. Localización geográfica 1.1 Ubicación (dirección)

1.2 Vías de acceso

2. Localización administrativa 2.1 Tipo de institución (oficial, privada, otra)

2.2 Región, área, distrito

3. Historia de la Institución 3.1 Origen

3.2 Fundadores y organizadores
3.3 Sucesos o épocas especiales

4. Edificio 4.1 Área construida (aproximadamente)

4.2 Área descubierta (aproximadamente)
4.3 Estado de conservación
4.4 Locales disponibles
4.5 Condiciones y usos

5. Ambientes y equipamiento 5.1 Salones específicos (clases, de sesiones…)

(incluye mobiliario, equipo 5.2 Oficinas
y materiales) 5.3 Cocina
5.4 Comedor
5.5 Servicios sanitarios
5.6 Biblioteca
5.7 Bodega (s)
5.8 Gimnasio, salón multiusos
5.9 Salón de proyecciones
5.10 Talleres.
5.11 Canchas
5.12 Centro de producciones o reproducciones.
5.13 Otros.

De la información recopilada, señale los siguientes aspectos:

Principales problemas Factores que originan Solución que requieren Alternativa posible
del sector los problemas los problemas para la solución
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MATRIZ DE 8 SECTORES

III SECTOR – DE FINANZAS

ÁREAS INDICADORES

1. Fuentes de financiamiento 1.1 Presupuesto de la nación

1.2 Iniciativa privada
1.3 Cooperativa
1.4 Venta de productos y servicios
1.5 Rentas
1.6 Donaciones, otros…

2. Costos 2.1 Salarios

2.2 Materiales y suministros
2.3 Servicios profesionales
2.4 Reparaciones y construcciones
2.5 Mantenimiento
2.6 Servicios generales 8electricidad, teléfono, agua…)
otros…

3. Control de finanzas 3.1 Estado de cuentas

3.2 Disponibilidad de fondos
3.3 Auditoría interna y externa
3.4 Manejo de Libros contables
3.5 Otros controles

De la información recopilada, señale los siguientes aspectos:

Principales problemas Factores que originan Solución que requieren Alternativa posible
del sector los problemas los problemas para la solución
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IV SECTOR – RECURSOS HUMANOS

ÁREAS INDICADORES

1. Personal operativo 1.1 Total, de laborantes

1.2 Total, de laborantes fijos e interinos
1.3 Porcentaje de personal que se incorpora o retira anualmente.
1.4 Antigüedad del personal
1.5 Tipos de laborantes (profesional, técnico…)
1.6 Asistencia del personal
1.7 Residencia del personal
1.8 Horarios, otros….

2. Personal IGUAL QUE EL NUMERAL 1

administrativo 2.1 Total, de laborantes
2.2 Total, de laborantes fijos e interinos
2.3 Porcentaje de personal que se incorpora o retira anualmente.
2.4 Antigüedad del personal
2.5 Tipos de laborantes (profesional, técnico…)
2.6 Asistencia del personal
2.7 Residencia del personal
2.8 Horarios, otros….

3. Usuarios 3.1 Cantidad de usuarios

3.2 Comportamiento anual de usuarios
3.3 Clasificación de usuarios por sexo, edad, procedencia
3.4 Situación socioeconómica

4. Personal de servicio IGUAL QUE EL NUMERAL 1

De la información recopilada, señale los siguientes aspectos:

Principales problemas Factores que originan Solución que requieren Alternativa posible
del sector los problemas los problemas para la solución
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MATRIZ DE 8 SECTORES

V SECTOR – CURRÍCULUM
(Para el caso de una institución de servicios educativos)

SECTOR DE OPERACIONES/ACCIONES
ÁREAS INDICADORES
1.1 Nivel que atiende
1. Plan de estudios 1.2 Áreas que cubre
Servicios 1.3 Programas especiales
1.4 Currículum oculto
1.5 Tipo de acciones que realiza
1.6 Tipo de servicios
1.7 Procesos educativos
2.1 Tipo de horario: flexible, rígido, variado, uniforme
2. Horario institucional 2.2 Maneras de elaborar el horario
2.3 Horas de atención para los usuarios
2.4 Horas dedicadas a las actividades normales
2.5 Horas dedicadas a actividades especiales
2.6 Tipo de jornada (matutina, vespertina, nocturna, mixta…)
3.1 Número de docentes que confeccionan su material
3. Material didáctico 3.2 Número de docentes que utilizan textos
(Materias primas) 3.3 Tipos de texto que se utilizan
3.4 Frecuencia con que los alumnos participan en la elaboración del
material didáctico
3.5 Materias/materiales utilizados
3.6 Fuentes de obtención de las materias
3.7 Elaboración de productos
4.1 Metodología utilizada por los docentes
4. Métodos y técnicas 4.2 Criterios para agrupar a los alumnos
Procedimientos 4.3 Frecuencia de visitas o excursiones con los alumnos
4.4 Tipos de técnicas utilizadas
4.5 Planteamiento
4.6 Capacitación
4.7 Inscripciones o membresía
4.8 Ejecución de diversa finalidad
4.9 Convocatoria, selección, contratación e inducción de personal (y
otros propios de cada institución)
5.1 Criterios utilizados para evaluar en general
5. Evaluación 5.2 Tipos de evaluación
5.3 Características de los criterios de evaluación
5.4 Controles de calidad (eficiencia, eficacia)

De la información recopilada, señale los siguientes aspectos:

Principales problemas Factores que originan Solución que requieren Alternativa posible
del sector los problemas los problemas para la solución
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MATRIZ DE 8 SECTORES

VI SECTOR – ADMINISTRATIVO

ÁREAS INDICADORES
1.1 Tipo de planes (corto, mediano, largo plazo)
1. Planteamiento 1.2 Elementos de los planes
1.3 Forma de implementar los planes
1.4 Base de los planes: políticas, estrategias, objetivos, actividades.
1.5 Planes de contingencia
2.1 Niveles jerárquicos de organización
2. Organización 2.2 Organigrama
2.3 Funciones cargo/nivel
2.4 Existencia o no de manuales de funciones
2.5 Régimen de trabajo
2.6 Existencia de manuales de procedimientos
3.1 Existencia o no de informativos internos
3. Coordinación 3.2 Existencia o no de carteleras
3.3 Formularios para las comunicaciones escritas
3.4 Tipos de comunicación
3.5 Periodicidad de reuniones técnicas de personal
3.6 Reuniones de reprogramación
4.1 Normas de control
4. Control 4.2 Registros de asistencia
4.3 Evaluación del personal
4.4 Inventario de actividades realizadas
4.5 Actualización de inventarios físicos de la institución
4.6 Elaboración de expedientes administrativos
5.1 Mecanismos de supervisión
5. Supervisión 5.2 Periodicidad de supervisiones
5.3 Personal encargado de la supervisión
5.4 Tipo de supervisión
5.5 Instrumentos de supervisión

De la información recopilada, señale los siguientes aspectos:

Principales problemas Factores que originan Solución que requieren Alternativa posible
del sector los problemas los problemas para la solución
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MATRIZ DE 8 SECTORES

VII SECTOR – DE RELACIONES

ÁREAS INDICADORES
1.1 Estado/forma de atención a los usuarios
1. Institución – 1.2 Intercambios deportivos
usuarios 1.3 Actividades sociales (fiestas, ferias…)
1.4 Actividades culturales (concursos, exposiciones…)
1.5 Actividades académicas (seminarios, conferencias, capacitaciones)
2. Institución 2.1 Cooperación
con otras 2.2 Culturales
instituciones 2.3 Sociales
3. Institución 3.1 Con agencias locales y nacionales (municipales y otros).
con la 3.2 Asociaciones locales (clubes y otros)
comunidad 3.3 Proyección
3.4 Extensión

De la información recopilada, señale los siguientes aspectos:

Principales problemas Factores que originan Solución que requieren Alternativa posible
del sector los problemas los problemas para la solución
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MATRIZ DE 8 SECTORES

VIII SECTOR – FILOSÓFICO, POLÍTICO, LEGAL

ÁREAS INDICADORES
1.1 Principios filosóficos de la institución.
1. Filosofía de la 1.2 Visión
institución 1.3 Misión
2. Políticas de la 2.1 Políticas institucionales
Institución 2.2 Estrategias
2.3 Objetivos (o metas)
3. Aspectos legales 3.1 Personería jurídica
3.2 Marco legar que abarca a la institución (leyes generales,
Acuerdos, reglamentos, otros.)
3.3 Reglamentos internos.

De la información recopilada, señale los siguientes aspectos:

Principales problemas Factores que originan Solución que requieren Alternativa posible
del sector los problemas los problemas para la solución
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MATRIZ DE 8 SECTORES

El desarrollo o aplicación de la anterior guía permite obtener una visión amplia, es decir
una descripción muy ilustrativa de la institución, pero si no se analiza críticamente la
información de cada sector, resulta un poco difícil poder concretizar los problemas posibles
latentes o evidentes. La información de cada sector debe ser cuestionada en cuanto a sí es
lo que debería ser, sí funciona adecuadamente, es completa y satisfactoria, etc. Además,
debe tomarse nota de que la anterior es solo una guía, la cual puede ser aplicada total,
parcial o modificada, según las características o condiciones de la institución y los
propósitos del proyectista.

El paso final de la aplicación de la guía consiste en reunir los cuadros de problemas

identificados en cada sector y luego del análisis crítico debe establecerse una jerarquía entre los
mismos, esto posibilitará LA IDENTIFICACIÓN/SELECCIÓN O DEFINICIÓN DEL PROBLEMA O LA
NECESIDAD QUE TENDRÁ SUS SATISFACTORES POR MEDIO DE UN PROYECTO.

Otra manera de obtener amplia información de una institución es aplicar el método de

FACETAS propuesta por Oscar Serafini para la evaluación institucional.

Finalmente es necesario indicar que el propósito fundamental del diagnóstico es responder a

las siguientes cuestiones del investigador (proyectista) ¿Qué es la institución? ¿Cómo está la
institución? ¿Cómo funciona? ¿En dónde está la institución’ ¿A quiénes sirve y cómo? Es en esencia
como hacer una fotografía (externa) y una radiografía (interna) de la institución o comunidad que se
estudia. El conocimiento que se obtenga permitirá plantear otras cuestiones como ¿Qué le hace falta?
¿En qué falla? ¿Qué necesita? Las respuestas que se den permitirán identificar y definir la situación
problemática o necesidad que origine la formulación de un proyecto.

¿Qué debe quedar como producto del diagnóstico?

Además de que como consecuencia del proceso de investigación realizado se tiene un

panorama amplio de la institución, su descripción, sus componentes, etc. debe, el proyectista-
investigador, luego del análisis de la información recolectada visualizar, lo más ampliamente posible,
las carencias o ausencias observadas o detectadas y hacer su respectivo listado.

Por ejemplo:

La institución “X” localizada en la comunidad “Y” muestra los siguiente:

1. La institución no tiene muro perimetral.

2. Riesgo de ingreso de personas o animales no deseables en las instalaciones.
3. Las ventanas no tienen balcones.
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MATRIZ DE 8 SECTORES

4. No se cuenta con un guardián.

5. Las instalaciones no cuentan con sistema de alarma.
6. La parte posterior de las instalaciones están al borde de terreno con marcado proceso de
erosión.
7. Basura orgánica y plástica dentro de la propiedad.
8. Excretas humanas y de semovientes junto a áreas de trabajo.
9. Poca caudal de agua en los servicios sanitarios.
10. No se tienen depósitos de agua para garantizar el uso humano.
11. Más del 50% de la red de drenajes está expuesta al ambiente.
12. Porquerizas sin condiciones sanitarias alrededor de la institución.
13. No se atiende adecuadamente a los familiares de usuarios.
14. No existen canales adecuados de comunicación intra institucional.
15. No se participa con otras instituciones.
16. Poca relación con la comunidad.
17. No se tiene manejo transparente de los fondos institucionales.
18. Dudas en las inversiones y compras.
19. No se llevan controles específicos de asistencia del personal.
20. Libro de actas desactualizado.
21. No se tiene libro de conocimientos.
22. Libro de salarios sin registro de personal y de sus salarios.
23. No existe un marco filosófico que oriente las actividades institucionales.
24. No se cuenta con equipo audiovisual para el desarrollo de actividades.
25. Material y recursos de apoyo obsoletos y en mal estado.
26. Etc., etc…

Al contar con la lista de ausencias o carencias se procede a agruparlas según se refieran a un

mismo ESTADO NEGATIVO (que realmente es el problema), ejemplo:

De la lista anterior, los numerales del 1 al 6 se refieren a INSEGURIDAD, del 7 al 12 a

INSALUBRIDAD, del 13 al 16 INCOMUNICACIÓN O MALAS RELACIONES HUMANAS, 17 y 18
DESCONFIANZA E C O N Ó M I C A , 19 a 22 ADMINISTRACIÓN DEFICIENTE, 23
INCONSISTENCIA INSTITUCIONAL, 24 y 25 POBREZA DE SOPORTE OPERATIVO.
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MATRIZ DE 8 SECTORES

Esos estados definidos SON LOS PROBLEMAS que tiene la institución y los
factores que los provocan son las carencias y ausencias listadas como resultado del
diagnóstico. Suplir las ausencias o carencias posibilita la definición de soluciones que
pueden convertirse en proyectos a ejecutiva.
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MATRIZ DE 8 SECTORES

Ver el siguiente cuadro que se basa en lo anterior:

PROBLEMAS FACTORES QUE LOS PRODUCEN SOLUCIONES

1. Ausencia de muro perimetral 1. Construir muro perimetral.
1. Inseguridad 2. Ingreso de personas y animales no 2. Colocar balcones.
deseados. 3. Contratar guardianes.
3. Ausencia de balcones en las 4. Colocar sistema de alarma.
ventanas. 5. Construir muro de contención.
4. Ausencia de guardián.
5. Ausencia de sistema de alarma. NOTA: La solución resuelve el factor 1 y 2.
6. Terreno erosionado en parte
posterior.
1. Basura orgánica y plástica dentro 1. Colocar colectores de basura.
2. Insalubridad de la propiedad. 2. Construir nuevas baterías de
2. Excretas en áreas de trabajo. sanitarios.
3. Poca agua en los servicios 3. Colocar depósitos de agua en
sanitarios. sanitarios.
4. No hay depósitos de agua para 4. Colocar depósitos de agua para
consumo humano. consumo humano.
5. Drenajes expuestos al ambiente. 5. Arreglar drenajes.
6. Porquerizas circunvecinas a la 6. Gestionar traslado de las porquerizas.
institución.
1. No se atiende adecuadamente a 1. Organizar cursos de relaciones
3. Malas usuarios. humanas.
relaciones 2. No hay adecuados canales de 2. Organizar sistema de información
humanas o comunicación. interinstitucional.
Incomunicación 3. No se participa con otras 3. Organizar omisión de
instituciones. participación interinstitucional.
4. Poca relación con la comunidad. 4. Diseñar programa de proyección a la
comunidad.
1. No se tiene manejo transparente 1. Establecer normativos de control de
4. Desconfianza de fondos. flujo de fondos.
económica 2. Dudas en las inversiones y 2. Realizar auditoría interna.
compras.
1. No se llevan controles de 1. Establecer mecanismos de control de
5. Administración asistencia del personal. asistencia.
deficiente 2. Libros de actas desactualizados. 2. Actualizar libro de actas.
3. No se tiene libro de 3. Adquirir y habilitar libro de
conocimientos. conocimientos.
4. Libro de salarios sin registro de 4. Operar el libro de salarios.
personal y de sus salarios.
6. Inconsistencia 1. No existe marco filosófico que 1. Elaborar Misión, Visión y políticas
institucional oriente las actividades institucionales.
institucionales.
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MATRIZ DE 8 SECTORES

7. Pobreza de 1. No se cuenta con equipo 1. Adquirir equipo audiovisual.

soporte audiovisual. 2. Renovar y actualizar los recursos.
operativo. 2. Material y recursos obsoletos.

Puede notarse en el ejemplo anterior de análisis de problemas que las soluciones

propuestas son diversas, unas más difíciles de lograr y otras menos, unas más extensas y otras
breves, etc. La realización de todas propicia la ejecución de varios proyectos el cual va a salir
del análisis y priorización que se haga de los problemas, e decir, visualizado el cuadro anterior,
es necesario escoger, de acuerdo con criterios precisos y con los involucrados, el problema que
se va a enfrentar. Hecho esto entonces se someten a análisis de viabilidad y factibilidad LAS
OPCIONES de solución propuestas en el cuadro, así si se escogiera el problema número 1,
tendría que analizarse las cinco soluciones propuestas para dicho problema. Con estas dos
últimas acciones se finaliza el diagnóstico.

Como parte del proceso de ejercicio profesional supervisado –EPS- el proyectista debe
presentar un informe de su diagnóstico con la siguiente estructura:

A. En el caso de que esté involucrada una sola institución o comunidad:

1.1 Datos generales de la institución /comunidad:
1.1.1 Nombre de la institución
1.1.2 Tipo de la institución (por lo general, productos, procesos, servicios o
por su naturaleza: estatal, autónoma, semiautónoma, ONG, OSC,
privada, etc.
1.1.3 UBICACIÓN GEOGRÁFICA.
1.1.4 VISIÓN (SI LA TIENE)
1.1.5 Misión (si la tiene)
1.1.6 Políticas
1.1.7 Objetivos
1.1.8 Metas
1.1.9 Estructura organización
1.1.10 Recursos (humanos, materiales, financieros.

1.2 Procedimiento(s) / técnica(s) utilizados para efectuar el diagnóstico.

1.3 Lista y análisis de problemas (cuadro con base a carencias)
1.4 Análisis de viabilidad y factibilidad
1.5 Problema seleccionado
1.6 Solución propuesta como viable y factible
1.7 Fuentes utilizadas para realizar el diagnóstico
1.8 Apéndice. Toda la información obtenida con la aplicación de las técnicas y sus
respectivos instrumentos.
1.9 Anexos. (lo que considere necesario.
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MATRIZ DE 8 SECTORES

B. Si el caso corresponde a la situación en que existe una institución/comunidad

patrocinante y una beneficiada, entonces el informe debe estructurarse de la
siguiente manera:
1.1 Datos generales de la institución patrocinante.
1.1.1 Nombre de la institución.
1.1.2 Tipo de institución por lo que genera o por su naturaleza.
1.1.3 Ubicación geográfica.
1.1.4 Visión (si la tiene)
1.1.5 Misión (si la tiene)
1.1.6 Políticas
1.1.7 Objetivos
1.1.8 Metas
1.1.9 Estructura organizacional
1.1.10 Recursos (humanos, materiales, financieros)

1.2 Procedimientos(s)/técnicas(s) utilizados para hacer el diagnóstico (de todo el

diagnóstico es decir lo aplicado con la institución patrocinante y la patrocinada).
1.3 Lista y análisis de problemas (de aquí debe surgir la conexión hacia la
institución o comunidad beneficiada con el proyecto)
1.4 Datos de la institución o comunidad beneficiada:
1.4.1 Nombre de la institución/comunidad
1.4.2 Tipo de institución por lo que genera o su naturaleza.
1.4.3 Ubicación geográfica.
1.4.4 Visión (si la tiene)
1.4.5 Misión (si la tiene)
1.4.6 Políticas (si la tiene)
1.4.7 Objetivos
1.4.8 Metas
1.4.9 Estructura organización
1.4.10 Recursos (humanos, materiales, financieros)

1.5 Lista y análisis de problemas (con base a las carencias detectadas en la

institución).
1.6 Análisis de viabilidad y factibilidad
1.7 Problema seleccionado.
1.8 Solución propuesta como viable y factible.
1.9 Fuentes utilizadas.
1.10 Apéndice (toda la información obtenida con la aplicación de las técnicas y sus
respectivos instrumentos de investigación)
1.11 Anexos. Lo que se considere necesario.
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MATRIZ DE 8 SECTORES

Nota: en ocasiones la institución patrocinante, de antemano, tiene decidido lo que hará con
los patrocinados, independientemente del diagnóstico, y sólo esperan del epesista que sea
el director o gerente del proyecto. En estos casos, se realiza el diagnóstico y luego en el
aspecto de problema seleccionado se hace la anotación de que el proyecto a realizar se hace
por petición y decisión de los patrocinadores y se procede a diseñar lo solicitado.