Dpto.

Salud Odontológica Comunitaria

Administración de Servicios de Salud Bucal
Administración General
Tema Nº 1
Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para lograr que sus actividades sean bajo la
mayor efectividad posible y para ello ha utilizado en cierto grado la Administración; la cual se realiza a
través de un conjunto de fases que se efectúan sistemáticamente y que coexisten simultáneamente,
conformando así el Proceso Administrativo. Los sistemas de atención de salud se valen de dicho proceso,
el cual se aplica en el tiempo y espacio, operando con criterios de eficiencia y eficacia, a partir del manejo
de los recursos materiales por parte del talento humano, buscando obtener el objetivo de mejorar y
mantener el nivel de salud de la sociedad.
¿Para qué estudiar Administración en odontología? Todos tenemos un interés permanente en el
mejoramiento de la forma en que se administran las organizaciones, por cuanto interactuamos con ellas
todos los días de nuestra vida y además podemos formar parte de alguna. Todos estos pueden ser ejemplos
de una deficiente administración. En ocasiones, nos incomoda tener que permanecer horas para renovar
la licencia de manejar, o para entregar en una entidad bancaria los requisitos al abrir una cuenta, cuando
se cierran las clínicas de la facultad porque hay asamblea de empleados y estás por dar de alta un paciente,
siendo estos algunos ejemplos de una administración deficiente. Por el contrario, las organizaciones
manejadas eficientemente crecen y prosperan fundamentado su accionar gerencial en un proceso
administrativo acorde a sus propósitos y razón de ser.
Por otra parte, como profesional de la odontología una vez que entres al mercado laboral pasarás a
administrar o a ser administrado, pudiendo trabajar en organizaciones de salud públicas o privadas, como
pueden ser la universidad o empresas que cuenten con departamentos que incluyan la salud bucal como
es el caso de Polar, Coca-Cola, o compañías de seguros, será necesario y conveniente que el odontólogo
cuente con nociones de lo que es el proceso administrativo, para comprender la manera en que los
gerentes se conducen y manejan los engranajes internos de las organizaciones. Se puede decir entonces,
que la administración es una actividad inherente a cualquier grupo social.
Dicho Proceso Administrativo, se divide en cuatro fases como son la Planificación, Organización,
Dirección y Control, estas no están bien definidas en cuanto a su inicio y culminación, desarrollándose
por tanto de manera cíclica, es decir, se empieza por planificar y se termina por controlar. En esta última
fase del control debe producirse la retroalimentación del proceso, la cual se constituirá en insumo
fundamental para rediseñar el ciclo administrativo que se ha llevado a cabo, lo que equivale a realizar
una nueva fase de Planificación en un ciclo posterior.
 ADMINISTRACIÓN

Es un proceso llevado a cabo por un grupo social, para alcanzar determinados objetivos establecidos
por una organización con la máxima productividad en términos de eficacia y eficiencia. Este proceso
comprende las fases o funciones primarias en las que participan los administradores como son la
planificación, organización, dirección y control. Se puede observar que el concepto de administración
está integrado por los siguientes elementos:
º Grupo social: Para que la administración exista, es necesario que se dé dentro de un grupo social.
º Objetivos: Fines y resultados que la administración siempre esta enfocada en lograr.
º Eficacia: Es la capacidad para determinar y lograr los objetivos apropiados satisfaciendo los
requerimientos del producto o servicio.
º Eficiencia: Es la capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la
organización.
º Productividad: Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado
bien o servicio. Es la obtención del máximo resultado con el mínimo de recursos, en términos de
eficiencia y eficacia.

Características de la Administración

o Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una

empresa industrial, que en el ejército, en un hospital o en un evento deportivo, etc.
o Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o sistemas de una organización formal.
o Valor instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta
ser un medio para lograr un fin y no un fin en si mismo, mediante ésta se busca obtener
determinados resultados.
o Unidad temporal: Con fines didácticos se distingan diversas fases. La administración es un
proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente, sus fases no se dan
aisladamente.
o Especificidad: La administración no puede confundirse con otras disciplinas a fines, como por
ejemplo la contabilidad ya que presenta características propias.
o Interdisciplinariedad: La administración es afín con todas las ciencias y técnicas relacionadas
con la eficiencia en el trabajo.
o Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo
social al cual se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.
 Importancia de la Administración

La importancia de la administración en una organización, radica en el hecho de que es a través de

ésta que se adoptará una manera ordenada, constante y específica para el desarrollo de todo el proceso
previamente pautado, los pasos necesarios para llegar a cumplir a cabalidad con los objetivos planteados.
1. Con la universalidad de la administración se demuestra que esta es imprescindible para el buen
funcionamiento de cualquier organización social.
2. Permite simplificar el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr
mayor rapidez y efectividad.
3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa esta en relación directa con la aplicación de
una buena administración.
4. Por medio de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que
optimiza el aprovechamiento de los recursos, mejora las relaciones humanas y genera empleo. Se
mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad.
5. Permite obtener una visión sobre las actividades internas de las organizaciones y la forma en que
los gerentes se comportan.
A lo largo de nuestra vida pertenecemos a diferentes organizaciones, clubes, universidades, equipos
deportivos, orquestas, organizaciones religiosas, empresas, entre otras. Algunas organizaciones como el
ejército y las grandes corporaciones tienen estructuras muy formales, otras, como un equipo de baseball
de un colegio, tienen una estructura más informal. Sin embargo, todas las organizaciones, sean formales
o informales, están compuestas por un grupo de personas que buscan los beneficios de trabajar juntas
con el propósito de alcanzar un fin común.
Se puede decir entonces que una ORGANIZACIÓN, es un convenio sistemático entre personas que
forman una estructura de relaciones e interactúan para llevar a cabo un propósito específico, es decir, un
patrón de relaciones simultáneas entrelazadas, por medio de las cuales las personas bajo el mando de los
gerentes persiguen un propósito común, el de producir bienes y/o servicios para satisfacer las
necesidades de una comunidad, como puede ser el caso de las organizaciones de salud bucal.
La administración consiste en darle forma de manera consciente y constante a las organizaciones a
través de los gerentes, quienes con su desempeño gerencial podrán alcanzar los objetivos propuestos. Es
por ello, que el éxito que puede tener una organización al lograr sus propósitos y satisfacer sus
obligaciones sociales dependen en gran medida de sus gerentes, si estos realizan debidamente su trabajo
aplicando los principios de la administración, es muy probable que la organización obtenga exitosamente
sus fines.
 Proceso Administrativo

Un proceso se puede definir como el conjunto de pasos realizados sistemáticamente, que permiten
llevar a cabo una actividad. La administración se realiza a través de un conjunto de fases, Planificación,
Organización, Dirección y Control, que se efectúan sistemáticamente y que coexisten simultáneamente,
conformando así el Proceso Administrativo.

Naturaleza Interactiva del Proceso Administrativo

PLANIFICACIÓN

CONTROL ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

Cuando se administra una organización se da dentro de dos Etapas:

Etapa Mecánica o Estructural: Es la parte teórica de la administración, donde se establece lo que
debe hacerse, se dirige siempre hacia el futuro. La fases de Planificación y Organización forman parte
de esta etapa.
Etapa Dinámica u Operativa: En la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo
establecido durante la etapa de estructuración, se refiere a como manejar la organización. Esta abarca las
fases de Dirección y Control.

Objetivos - Metas
Estrategias
Etapa Mecánica Planificación Programas
o Planes de Acción
Estructural División del Trabajo
Organización Definición de Jerarquía
Proceso Departamentalización
Administrativo Motivación
Dirección Comunicación
Resolución de Conflictos
Etapa Dinámica Supervisión
u Medición
Operativa Control Comparación
Corrección
Retroalimentación
 Fases del Proceso Administrativo

Fase de Planificación: Fase del proceso administrativo donde se establecen los objetivos, metas,
estrategias y se desarrollan los planes de acción para coordinar las actividades de una organización.
Fase de Organización: Es donde se ordena y distribuye el trabajo, la autoridad, los recursos, entre
los miembros de una organización. En esta fase se determina quién llevará a cabo las diferentes
actividades, como deben agruparse, quién informa a quién y dónde se toman las decisiones.
Fase de Dirección: Es donde se dirige e influye en las actividades de los miembros de un grupo u
organización con respecto a una tarea. Incluye la motivación, el liderazgo, la selección de los canales de
comunicación más efectivos y la resolución de conflictos.
Fase de Control: Es el acto de supervisar, comparar y corregir, en donde se asegura que el desempeño
real se ajuste a las actividades y metas planificadas, en esta fase del control se miden los resultados y se
comparan con las normas establecidas, aplicando medidas correctivas cuando se detectan desviaciones
del estándar y se retroalimenta el sistema.

Niveles Gerenciales de la Administración

Todas las organizaciones cuentan con personas que laboran en ellas realizando diferentes actividades
que las llevarán a alcanzar sus objetivos. De manera que los integrantes de una organización se dividen
en dos categorías: Operativos y Gerentes. Los Operativos, son personas que trabajan en forma directa en
un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros. Los Gerentes, son
individuos que tiene la tarea de servirle a la organización para alcanzar sus objetivos, dirigen las
actividades de otras personas, o sea que controlan subordinados y están encargados de llevar a cabo el
proceso administrativo de una organización, ejemplo de ellos podrían ser, el rector de una universidad,
el decano de una facultad, el director de un servicio, un supervisor de ventas, etc. Los gerentes pueden
trabajar en diferentes niveles de una organización y en diferentes rangos de actividades dentro de ellas.
Estableciéndose los siguientes niveles de la administración según la jerarquía:
GERENCIA DE PRIMERA LÍNEA
Este es el nivel de enlace entre la producción y operaciones de cada departamento y el resto de la
organización. Es ocupada por los Gerentes de Primera Línea que son las personas responsables de la
producción de bienes y servicios, tienen bajo su mando los empleados que ocupan el nivel de Operativos
en la organización quienes ejecutan las labores básicas de producción, por tanto los Gerentes de Primera
Línea dirigen a empleados que no son gerentes, no supervisan a otros gerentes y en ocasiones algunos
pueden cumplir actividades de Operativos, con frecuencia los gerentes de primera línea reciben el nombre
de Supervisor, Jefes de ventas. Ejemplo: El manager de un equipo de béisbol, el supervisor de un grupo
de vendedores, los coordinadores de unidad curricular en una facultad, el jefe de cirugía en un hospital.
GERENCIA MEDIA
Los Gerentes Medios, o también llamados administradores de mandos intermedios; tienen entre sus
funciones coordinar y dirigir las actividades, determinar los productos y servicios a ofrecer, son los que
reciben amplias estrategias y políticas generales de la Alta Gerencia y las traducen en objetivos, metas y
planes específicos para que sean ejecutados por los Gerentes de Primera Línea. Dirigen actividades de
gerentes de niveles más bajos y en ocasiones, también las de empleados de operaciones. Su principal
responsabilidad es dirigir las actividades que sirven para poner en práctica las políticas de su organización
y equilibrar las demandas de sus gerentes y las capacidades de sus subordinados. Dependen del nivel más
alto. Ejemplo: jefes de departamento, coordinador de postrado, gerente de ventas, director de finanzas,
jefe del servicio de odontología en un hospital.
ALTA GERENCIA
Está formada por un grupo pequeño de personas que son responsables de administrar toda la
organización, establecen las metas, políticas y estrategias de operaciones de la organización. Dirigen la
interacción de la organización con su entorno; estas personas reciben el nombre de Ejecutivos. Algunos
cargos típicos de la alta gerencia son director de escuela, presidente, decano, rector.

Niveles de la Administración

Alta Gerencia

Gerencia Media

Gerencia de Primera Línea

 Operativos

Habilidades Gerenciales

Todo gerente requiere contar con ciertas destrezas para un buen desempeño gerencial, estas son las
denominadas habilidades técnica, humanística y conceptual, si bien las tres son esenciales, su
importancia relativa dependerá sobretodo del rango del gerente en la organización, ya que según el nivel
gerencial en el que se encuentre deberá tener más desarrollada una habilidad que otra. De esta manera se
puede decir que la habilidad técnica es más importante en la gerencia de primera línea, se relaciona
directamente al trabajo con objetos técnicos o físicos, la habilidad humanística, aunque importante para
los gerentes de todos los niveles, es fundamental para la gerencia media, ya que necesita la capacidad
para despertar las habilidades técnicas de sus subalternos; y la habilidad conceptual va aumentando
conforme se asciende por los estratos del sistema administrativo, está habilidad estará más desarrollada
en la alta gerencia donde se perciben los problemas como un todo.
HABILIDAD TÉCNICA: Es la destreza para usar y aplicar los procedimientos, técnicas y competencias
específicas de un campo. Estas habilidades comprenden la capacidad de utilizar experiencias o
conocimientos especializados. Las destrezas que obtienen un estudiante de odontología en el transcurso
de la carrera, en el área de operatoria, imagenología, de diagnóstico, son ejemplos de habilidades técnicas.
HABILIDAD HUMANÍSTICA: Es la destreza y capacidad para trabajar, dirigir, motivar y resolver
conflictos con los demás, sea en forma individual o en grupo. Muchas personas son diestras en los
aspectos técnicos, pero ineficaces en tratar con los demás, no saben escuchar, son incapaces de entender
las posibilidades de los otros o tienen dificultades para manejar los conflictos. Puesto que los
administradores hacen las cosas a través de otras personas, deben tener habilidades humanísticas, para
comunicar, motivar y delegar. En un cargo como es el de asistente al decano de una facultad la habilidad
humanística debe reflejarse en su trabajo como mediador y negociador en cualquier situación que así lo
amerite, al igual que en la labor del docente, con sus superiores, colegas y alumnos.
HABILIDAD CONCEPTUAL: Es la facultad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas,
coordinar e integrar las actividades y los intereses de una organización. Esta implica comprender la
organización como un todo, entender como una de sus partes depende de las otras y anticipar como un
cambio en alguna parte afectará al todo. Como es el caso del decano junto a su consejo de facultad, el
tribunal disciplinario y el presidente del colegio de odontólogos, o el presidente de alguna organización.

RELACIÓN DE LOS NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN CON LAS HABILIDADES GERENCIALES

NIVEL HABILIDAD
ALTA GERENCIA CONCEPTUAL

GERENCIA MEDIA
HUMANÍSTICA
GERENCIA DE
PRIMERA LÍNEA TÉCNICA
 Roles de un Administrador

“Un buen gerente establece vínculos con la gente, gestiona la información y tiene
habilidad para tomar decisiones” Henry Mintzberg

Según éste economista, profesor y sociólogo canadiense, los gerentes no

solamente realizaban las funciones básicas de la administración clásica, sino que
desarrollaban una mayor cantidad de roles, Mintzberg identificó 10 roles que
podían ejercer los directivos de forma individual o conjunta, clasificándolos en
tres áreas muy relacionadas entre sí: la primera, enfocada en las relaciones
1939- Actual
interpersonales; la segunda, como centro en el manejo de la información; y la
tercera, relacionada con la toma de decisiones. El término ROL, se puede definir como las categorías
específicas de comportamiento de los administradores.
ROLES INTERPERSONALES
El rol de figura central como representante de la empresa, que la representa ante el Estado y otros
organismos públicos y privados. Se requiere que todos los administradores desempeñen funciones que
tienen una naturaleza ceremonial y simbólica. Por ejemplo, cuando el rector de una universidad entrega
diplomas en una graduación, o un supervisor de fábrica acompaña en una visita a la planta a un grupo de
estudiantes de bachillerato. Los administradores tienen un rol de líder, este rol incluye la capacitación,
motivación, orientación y disciplina de los empleados, fundamentales para el logro de los objetivos
organizacionales. El tercer rol dentro del agrupamiento interpersonal es el rol de enlace, esta actividad
fue descrita como el contacto de fuentes externas que proporcionan información al administrador, estas
fuentes son individuos o grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera
de la organización, por ejemplo el gerente de ventas que obtiene información del gerente de personal en
la misma compañía, tiene una relación interna de enlace; cuando ese gerente de ventas tiene contacto con
otro ejecutivo de ventas a través de una asociación comercial de mercadotecnia, tiene una relación externa
de enlace.
ROLES INFORMATIVOS
Todos los administradores, hasta determinado grado, reciben y captan información de organizaciones
fuera de la suya. Por lo común, esto se hace actualmente por medio de las redes sociales y al hablar con
diferentes personas para conocer los cambios en los gustos del público, o lo que pueden estar planeando
lo competidores, a esto Mintzberg lo denominó el rol de seguimiento o vigilancia. Los administradores
también actúan como conducto para transmitir información a los integrantes de la organización, siendo
este el rol de diseminador de información. Cuando ellos representan a la organización también
desempeñan el rol de vocero transmitiendo información interna y externa. Comunican hacia el exterior
de la empresa: medios de comunicación, competencia, cámaras, gremios, ferias y exposiciones.
ROLES DECISIONALES
Por último, Mintzberg identificó cuatro roles que giran alrededor de la toma de decisiones: El rol de
emprendedores, son los administradores que inician y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el
desempeño de su organización. El segundo es el rol manejadores de disturbios, son quienes toman
acciones correctivas en respuestas a los problemas dentro de la organización no previstos con
anterioridad. El tercer rol es el de asignadores de recursos, son los administradores responsables de
distribuir el tiempo, presupuestos, talento humano, recursos físicos y financieros. Por último, los
administradores desempeñan el rol de negociadores cuando analizan y negocian con otros grupos y así
obtienen ventajas para sus propias unidades, por ejemplo, el negociar con grupos externos como los
proveedores, el gerente es quien conduce las negociaciones de contratos, compras, asociaciones y otras
situaciones en las que hay diferencias de criterios.
En general los estudios de Mintzberg prueban la idea de que los gerentes realizan roles semejantes
sin importar la organización o el nivel en que se encuentren. El propósito de una estructura organizacional
es propiciar un ambiente para el desarrollo y trabajo humano, es entonces una herramienta administrativa
y no un fin en sí mismo. Aunque la estructura organizacional, como los departamentos en los cuales está
organizada la empresa, definen las tareas a realizar, los roles también se deben establecer con base en las
habilidades del personal disponible.