Unidad 7

Elaboración y
socialización de
informe final
7.1 I ntro ducción
Cuando el proyecto haya finalizado llega el momento de hacer un balance y, usual-
mente ocurre, que se cae en una mirada anecdótica acerca de lo que fue la ejecución
del proyecto. Hay miles de historias, hazañas, fracasos y éxitos que se quisieran com-
partir con las personas que no ejecutaron el proyecto, teniendo en cuenta que no han
vivido la experiencia; sin embargo, se trata de mirar con ojos objetivos el resultado
alcanzado, así como los espacios de aprendizaje.
En esta unidad se presentan los componentes más importantes que deben tener-
se en cuenta a la hora de construir el informe final para lograr comunicar de manera
asertiva los logros, fracasos y lo más importante los aprendizajes, asegurándose de
satisfacer las expectativas de todas las partes interesadas.

7.2 . O b j e tivo
Establecer los elementos básicos que tiene un informe final de gestión de un pro-
yecto, el cual deberá ser socializado ante los interesados y, en el caso de este ejercicio
pedagógico, ante la comunidad universitaria.

7.3 . Competencia
Al finalizar la unidad:
- Conocerán los elementos básicos que debe incluir dentro del informe final de ges-
tión de un proyecto y el sentido de la socialización de los resultados desde el aprendi-
zaje alcanzado.

7.4 . E s tructura de contenid o

a) Elementos básicos para la elaboración del informe final.

Contenido

a) Elementos básicos para la elaboración del informe final.

Informar cuál fue el nivel de desempeño de un proyecto requiere establecer los pun-
tos importantes que serán de interés para las personas que recibirán la información.
Según el PMBOK® “Los informes de desempeño deben suministrar información en un
nivel adecuado para cada audiencia. El formato puede variar desde un informe de esta-
do simple hasta informes más elaborados. Un informe de estado simple puede revelar
información sobre el desempeño, como el porcentaje completado o los indicadores de
estado para cada área (p.ej., el alcance, el cronograma, los costos y la calidad)”.10
Para efectos del ejercicio pedagógico propuesto en la Guía de lineamientos para el
desarrollo de proyectos estudiantiles del Programa de Gestión de Proyectos del Área
de Acompañamiento Integral, el informe deberá incluir:
- Los objetivos y metas propuestos y alcanzados
- Las actividades propuestas y las realizadas, incluyendo la evaluación de las sa-
lidas extramurales (de representación institucional o de soporte al desarrollo del
proyecto), si las hubo.
- Los resultados obtenidos incluyendo su impacto (medidos en términos de indicado-
res). Al presentar estas cifras, se dará una mirada al desempeño del proyecto y el nivel
de cumplimiento con los objetivos trazados al iniciar el proyecto. Es importante ser
fiel en las cifras que se presenten, porque, aunque alguno de los indicadores no haya
logrado su nivel de aceptación, esta información es de vital importancia para futuros
proyectos y contiene aprendizajes aplicables, no sólo para los ejecutores del proyecto,
sino para todas las partes interesadas. Los indicadores no solo deben ser presentados
con cifras, deben también acompañarse de un análisis del comportamiento del mismo.
- El presupuesto proyectado y ejecutado (con los soportes de facturas correspondien-
tes). Es necesario hacer esto para cada rubro que se determinó en la propuesta, inclu-
yendo la relación costo/beneficio presentada en el literal b) del numeral 2.6.4. La pre-
sentación de la relación costo/beneficio es uno de los aspectos claves en la presentación
del informe final. Es importante resaltar dentro del informe cuán grande fue el beneficio
obtenido por las partes interesadas y que costó esta intervención, en proyectos de tipo
empresarial se puede adicionar el indicador de TIR (tasa interna de retorno) o el EBIT-
DA (Beneficios antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización).
- Si se adelantaron modificaciones y ajustes, exponer las causas.
- Una autoevaluación de la experiencia de participar en la ejecución del proyecto.
En este apartado usted reflexionará sobre las lecciones aprendidas. Esto es, apren-
dizajes generados durante la ejecución del proyecto. Estos aprendizajes pueden
ser de dos tipos:
i. Aprendizajes generados desde los obstáculos o dificultades:
Los aprendizajes con este origen son de importante registro y divulgación. La estruc-
tura sugerida para esto es contestando las siguientes preguntas:
- ¿Qué nos pasó? / ¿Superamos el obstáculo o la dificultad?
- Si la respuesta es sí, la idea es poder contar la forma en la que se generó la solución
o el método utilizado para superar la dificultad.
 - Si la respuesta es no, es importante documentar cuáles fueron esos aspectos que no
permitieron el logro del objetivo propuesto.
- ¿Cuál es la sugerencia para evitar que este obstáculo o dificultad no se vuelva a pre-
sentar?
- ¿Cuál es la sugerencia para la próxima vez que se presente?
ii. Aprendizajes generados desde la gestión propia del proyecto
Este tipo de aprendizaje viene de la experiencia propia de cada uno de los integran-
tes del equipo ejecutor. Para registrarlas y compartirlas se sugiere seguir la siguiente
estructura de preguntas:
- ¿Cuál fue el mayor aprendizaje al ser parte del proyecto?
- ¿Qué fue importante para darse cuenta de eso?
Finalmente, la medición de impacto, esto es, el efecto que tuvo sobre la comunidad
objetivo. Es importante aclarar que el impacto no sólo sucede en la población inter-
venida, sino que también en el equipo que ha ejecutado el proyecto, por lo tanto, es
importante que quede registrado este reconocimiento.
Felicitaciones
¡ Ya ti en e todo listo para fo r m u la r o p r e s e n t a r s u
proyecto !
Con base en el Acuerdo 20 de 2018 del Consejo de Bienestar Universitario, usted
ha cumplido satisfactoriamente el requisito establecido para presentar proyectos
en esta vigencia.
En este punto, si usted ha realizado cada una de las actividades propuestas a lo lar-
go de las unidades estará en capacidad de formular y presentar ante el Comité de
Asuntos de Bienestar Universitario (CABU) y el Programa Gestión de Proyectos su
propuesta de proyecto para ser evaluada y, de ser aprobada, financiada. En algunos
casos recibirá retroalimentación para ajustar algunos elementos formulados, en otros,
estará listo para empezar a poner en acción todo lo que usted y su grupo han creado.
También estará en la capacidad de presentar un informe de la gestión de su proyecto
que muestre al mundo lo que usted y su grupo de trabajo son capaces de lograr.
Recuerde que el recurso más importante para su proyecto es usted mismo y por lo
tanto todo el conocimiento, la creatividad, la actitud y el esfuerzo que invierta, hará
de su proyecto y de su experiencia en formularlo y ejecutarlo toda una aventura.

Nota:
Una vez terminado el curso, se emitirá un listado de los estudiantes que cursaron
y terminaron la totalidad de las actividades, con un puntaje igual o superior al 75%,
lo cual será verificado por la Dirección de Bienestar Universitario de Sede o Facul-
tad, cuando el estudiante presente su proyecto a la convocatoria del Programa de
Gestión de Proyectos. ¡No se emite certificación!
Más información en http://bienestar.bogota.unal.edu.co/pgp/micrositio/Index.
html

E ncu e s ta de satisfacción
Por favor diligenciar la encuesta que se encuentra en el siguiente enlace:
https://forms.gle/99WCETD1EsadfEqP6