Copia certificada

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Para otros usos de este término, véase Copia certificada (desambiguación).

Sello de copia compulsada, Cataluña (España)

Una copia certificada, copia compulsada (en España) o copia autenticada1 es una
reproducción documental (habitualmente fotocopia) fiel al documento original, que
atestigua mediante el sellado o rúbrica de una entidad competente que la misma no
ha sido manipulada posteriormente a su impresión o confección. De este modo el
destinatario de la copia puede asegurarse de que el documento que recibe es una
copia exacta del documento original. Como en el caso de las declaraciones juradas y
traducciones juradas, una copia certificada es un documento de carácter legal
reconocido jurídicamente como fidedigno.

Índice
1 Fines
2 Legislación
2.1 España
2.2 México
3 Véase también
4 Referencias
Fines

Copia certificada de una sentencia judicial, Reino Unido.

Sello de copia compulsada, Alemania

Las copias certificadas son normalmente requeridas por:

Instituciones de la administración pública

Para la mayoría de trámites en las oficinas de la administración pública se
requieren documentos originales, sobre todo tratándose de aquellos que se expiden
especialmente para el caso (como lo es la prueba médica para la tramitación de una
licencia), o bien copias certificadas de documentos únicos, como lo son el carnet
de identidad, el pasaporte o el certificado de nacimiento. Cuando se trata de
entrevistas presenciales, muchas veces se requiere la presentación del original en
el acto y la entrega de una copia certificada para proceder a la gestión. Por
ejemplo, una copia compulsada de la titulación académica es requerida para poder
acceder a la clasificación de «académico» o «ingeniero», entre otras, en las
oficinas de empleo de algunos países.

Universidades
Un uso común de las copias certificadas son las entregadas a las instituciones
académicas durante el proceso de admisión, que incluyen los expedientes escolares
("notas"), titulaciones, historial académico anterior y cualquier acta de
calificaciones que podría tener efecto en la admisión o rechazo del candidato. La
compulsa suele realizarse por las instituciones expedidoras del título en cuestión
(normalmente imprimiendo las copias directamente desde su base de datos) o, en caso
de no ser accesibles, por cualquier entidad reconocida después de cotejar la
fotocopia con el original. En algunos países se pueden solicitar dichas copias al
ministerio de educación o el que corresponda.2 Cuando la institución académica a la
que se postula se encuentra en otro país, y sobre todo cuando el idioma del país de
origen es distinto o no es reconocido por las autoridades locales, las copias
certificadas se suelen entregar junto con traducciones juradas de los documentos
presentados. Dependiendo del sistema aplicable, la traducción se puede hacer a
partir del documento original y posteriormente se compulsa (sirviendo el mismo
documento para ambos procedimientos), y otras veces se hace a partir de la copia
compulsada, entregándose los dos documentos.1
Gestión de permisos y licencias
Las copias certificadas son uno de los requisitos habituales en la tramitación de
licencias y permisos en una variedad de ámbitos, como el permiso de conducir o la
licencia de armas. Muchas veces son las instituciones encargadas de impartir la
formación las que solicitan la documentación pertinente para luego tramitarla ante
las autoridades competentes. Autoescuelas, escuelas de vuelo y galerías de tiro son
algunas de las entidades de formación que requieren documentación certificada
previo inicio de la formación.

Juzgados
Bancos
Centros de salud
Fuerzas armadas y cuerpos del orden
Misiones diplomáticas en el extranjero
Legislación
Cada país dispone de ciertos procedimientos y técnicas que permiten dotar de
autenticidad al contenido de las copias compulsadas. Muchos procedimientos
requieren el documento original, es decir que no se pueden satisfacer por medio de
una copia, aunque fuera certificada o compulsada. En muchos casos son los propios
originales los que deben ser legalizados, sobre todo cuando se trata de trámites
internacionales. Tanto en este caso como en el de las copias compulsadas cuyo
destino son otros países, muchas veces el proceso de legalización requiere el
apostillado.

En cuanto a las personas, físicas o jurídicas, competentes para certificar,

autenticar o compulsar las copias, en algunos países es competencia de los notarios
y ciertas instituciones públicas y en otros lo puede realizar cualquier abogado
colegiado. Como es el caso de la declaración jurada, entre las instituciones
competentes pueden figurar, según qué país, ministerios, ayuntamientos, consulados,
juzgados, registros (civil, de la propiedad, etc.), oficinas de correo y hasta
ciertas instituciones privadas como bancos. La única condición que suele haber es
que la persona que certifica la copia domine el idioma en el que está escrita.1

España
En España existen varios métodos para acreditar la autenticidad de una copia.
Cuando el destino del documento es una administración pública, es la oficina de
registro de esa administración la que tiene la obligación de realizar el cotejo y
compulsa del documento presentado, posteriormente incorporando la copia al escrito,
solicitud o comunicación para su envío.3 Muchas veces se requiere al solicitante la
entrega de una copia simple para que esta sea compulsada.

Cuando se requiere la copia de un documento expedido por una administración

pública, la misma puede ser expedida en su propio registro (impresa directamente de
su archivo digital y por tanto ya compulsada). Para ello los ministerios cuentan
con registros estatales4 que facilitan la tarea a los solicitantes. Normalmente,
las administraciones no son competentes para compulsar documentes no expedidos por
las mismas, excepto en el caso de ayuntamientos, delegaciones del gobierno y
consulados.

Las copias de títulos, notas y expedientes académicos suelen expedirse por las
propias universidades e instituciones relevantes a solicitud del titular. Aunque no
se trata de la compulsa de una fotocopia sino de un documento expedido por la
propia entidad, el mismo se considera una copia y no un original.

Las oficinas de Correos son quizás la forma más accesible y económica para
compulsar una copia.4 Sin embargo, este tipo de compulsas no es admisible para
todos los supuestos. En el caso de los títulos universitarios, solo se puede
realizar una sola compulsa, y esta será válida estrictamente para un trámite
directamente vinculado al Estado, como conseguir un empleo en ministerio público
y/o presentar documentaciones requeridas en oposiciones.4

En España cualquier documento puede ser compulsado por un notario. Se trata de un

trámite distinto y relativamente caro ya que, a diferencia de los anteriores, no se
trata de un simple sello sino un documento notarial en papel timbrado que lleva la
pegatina de la fe pública notarial.5

México
De acuerdo con la Ley del Notariado (Artículo 154), una copia certificada es la
reproducción total o parcial de un documento oficial expedido por una institución,
como una escritura o un acta, así como los documentos adicionales que pueda
contener (documentos del apéndice).67

Habitualmente son las instituciones correspondientes las que expiden las copias
certificadas previa solicitud del titular o su consentimiento, mientras que, a
diferencia de otros países, en México los notarios solo pueden certificar copias
que acompañan declaraciones, manifestaciones o avisos fiscales o administrativos
(cuando sean admisibles de acuerdo con las leyes aplicables, ya que en muchos cosas
se requieren los originales).

Véase también
Traducción jurada
Declaración jurada
Postilla de la Haya
Referencias
«Copia compulsada, copia certificada o copia autenticada – Sarah Schneider
Sprachdienste – Servicios Lingüísticos». Consultado el 29 de agosto de 2020.
«Certificaciones y compulsas». www.educacionyfp.gob.es. Consultado el 30 de agosto
de 2020.
«Hemeroteca CEOE CEPYME Cuenca». www.ceoecuenca.es. Consultado el 30 de agosto de
2020.
«¿Cómo se compulsa un documento oficial o título universitario? – SERVILEGAL
ABOGADOS». www.gruposervilegal.com. Consultado el 30 de agosto de 2020.
«1. Acceso según situación académica y documentación a aportar - PDF Free
Download». docplayer.es. Consultado el 30 de agosto de 2020.
Jurídico, Diccionario. «Copia certificada». Diccionario Jurídico. Consultado el 30
de agosto de 2020.
«¿Qué es una copia certificada?». 408053407-CASTELL NOTARIA Y ABOGADOS. Consultado
el 30 de agosto de 2020.
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