DISEÑO DE UNA PLATAFORMA QUE PERMITE LA OPTIMIZACIÓN DE

LOS PROCESOS DE MATRÍCULA, ASISTENCIA, CALIFICACIÓN Y

CERTIFICACIÓN DEL INSTITUTO ENGLISH W.A.N. EN EL DISTRITO
ESPECIAL, INDUSTRIAL, PORTUARIO, BIODIVERSO Y ECOTURÍSTICO
DE BUENAVENTURA.

Autor:

ANDRES DAVID PORTOCARRERO CASTRO.

ASESOR SUGERIDO:

UNIVERSIDAD DEL PACIFICO

BUENAVENTURA
2019
 DISEÑO DE UNA PLATAFORMA QUE PERMITE LA OPTIMIZACIÓN DE LOS
PROCESOS DE MATRÍCULA, ASISTENCIA, CALIFICACIÓN Y CERTIFICACIÓN
DEL INSTITUTO ENGLISH W.A.N. EN EL DISTRITO ESPECIAL, INDUSTRIAL,
PORTUARIO, BIODIVERSO Y ECOTURÍSTICO DE BUENAVENTURA.

INTRODUCCIÓN.

En la actualidad en el  Distrito Especial, Industrial, Portuario, Biodiverso y

Ecoturístico de Buenaventura se ha visto un incremento en las visitas y
estadías de extranjeros , además se sabe que por ser uno de los principales
puertos de Colombia necesita tener un conocimiento de otros idiomas para
poder entrar en comunicación con las personas de otros países que hablan un
idioma diferente al español, y constantemente entran en contacto con los
habitantes de la ciudad, lo que causa que aumente la demanda de
interesados en el conocimiento de lenguas extrajeras y6 a medida de la
cantidad de interesados crece también surge el aumento en instituciones que
se dedican a la enseñanza de los mismos.

Por así decirlo, sabemos que contamos con una gran cantidad de academias e
institutos que desempeñan una buena labor en la enseñanza, pero en los
procesos ajenos a la misma se están quedando cortos. Por eso se están
buscando alternativas para darle solución a estos inconvenientes y la posible
solución a esos aspectos los vamos es estar tratando en este trabajo para que
el lector tenga conocimiento de los temas involucrados.

ANTECEDENTES.

Actualmente el instituto ENGLISH W.A.N. esta localizado en el Distrito de

Buenaventura nace el 20 de febrero del 2018 con la resolución #0420078 y NIT
901108503-7 queda localizada en el núcleo del barrio dorado. Cuya misión
nace con la idea de hacer más asequible el aprendizaje del idioma inglés en la
ciudad de Buenaventura
Debido al aumento de la demanda de estudiantes el instituto ha estado
buscando una salida al problema administrativo, pero hasta el momento no ha
contado con una herramienta sistémica que permita darle solución.

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 JUSTIFICACIÓN.

En la actualidad, el aprendizaje de un idioma extranjero se ha convertido en

una necesidad, por lo que se ha generado un aumento en la población que
decide estudiarlo, sin embargo, los institutos y academias que se dedican a la
enseñanza tienen una deficiencia en la administración de la información, como
en el caso de del instituto ENGLISH W.A.N. que necesita actualizarse. y el
primer paso es el desarrollo de una plataforma que les permita incrementar la
eficiencia y eficacia en la mayoría de procesos administrativos.
Con el desarrollo de esta plataforma el instituto obtendrá beneficios tales como
la automatización en el proceso de pago de matrícula de los estudiantes y del
mismo modo la realización de la matricula académica para llevar un mejor
manejo de esto, además poder llevar un control de calificaciones o resultados
según sea el caso, asignación de horarios. sin olvidar detalles como generar
certificados para estudiantes y egresados. Lo más importante es que todos los
procesos se pueden realizar desde cualquier lugar que tenga acceso a internet.

PLANEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Actualmente en el Distrito Especial, Industrial, Portuario, Biodiverso y

Ecoturístico de Buenaventura existen una gran cantidad de academias e
institutos dedicados a la enseñanza de lenguas extranjeras a nivel técnico
laboral. Y además se está presentado un aumento de la población estudiantil
en estas, pero la manera en la que se realizan algunos procesos
administrativos en la mayoría de estas academias es a “lápiz y papel”, lo que
hace que no se realicen las tareas de manera óptima, debido a ello existe el
margen de perdida de datos en las diferentes dependencias por la cantidad de
actividades que se necesitan realizar y que no tienen un control adecuado.
Es el caso del instituto investigado ENGLISH W.A.N. que presenta problemas
para la realización de tareas: Tales como pago de matrículas y mensualidad
que no proporciona un soporte estable que garantice el compromiso de ambos
loados, causando que no se pueda llevar a cabo el control de estudiantes que
tienen permitido asistir a las clases, otra problemática es el control de archivos
para otorgar certificados a estudiantes y egresados. sin olvidar la manera en la
que se almacenan las notas y resultados de evaluaciones por nivel o semestre.

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 Agregándole el almacenamiento de datos personales y académicos de forma
física (papel) lo que causa que haya perdidas de tales documentos por factores
ambientales (humedad, polvo entre ot5ros), de plagas (roedores, cucarachas,
termitas,) y sin olvidar un posible desastre natural (terremoto, tsunami, entre
otros).

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo optimizar (mejorar) los procesos administrativos (matrícula, asistencia,

calificación y certificación) del instituto ENGLISH W.A.N. del Distrito Especial,
Industrial, Portuario, Biodiverso y Ecoturístico de Buenaventura?

OBJETIVOS

GENERAL

 Diseñar un sistema que permita Optimizar (mejorar) los procesos

administrativos (matrícula, asistencia, calificación y certificación) del instituto
educativo ENGLISH W.A.N. dedicado a la enseñanza del idioma extranjero
(inglés) en la ciudad de Buenaventura.

ESPECÍFICOS

 Establecer el respectivo análisis de los requerimientos necesarios para el

desarrollo del sistema.

 Diseñar la estructura del sistema que permita la optimización en la

administración de la información.

 Desarrollar el prototipo del sistema para la administración de la información en

el instituto.

MARCO TEORICO

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Para la pertinencia de esta investigación, se tendrán en cuenta conceptos
como optimización, procesos administrativos, y UML que han sido presentados
por distintos autores.
La optimización es en sí misma, es el mejoramiento del funcionamiento o
realización de una actividad y el desarrollo de esta a través de la gestión
perfeccionada de los recursos requeridos para la misma. Según Merino (p.13)
“Una de las herramientas que actualmente proporciona decisiones más fiables
es la Optimización, campo en el que confluyen las Matemáticas y las Ciencias
de la Computación. El propósito de ´esta es construir y resolver de forma
efectiva modelos realistas de la situación que se estudia, con objeto de permitir
que los tomadores de decisiones exploren una amplia variedad de posibles
alternativas. Más concretamente, la Optimización se refiere al análisis y
resolución de problemas en que se debe tomar una solución entre un conjunto
de soluciones factibles”. En ese sentido, este concepto de optimización puede
ser aplicado es distintos ámbitos.
Por otra parte, las empresas y entidades al interior de sus estructuras
organizativas, a menudo generan diferentes procesos para llevar a cabo sus
actividades que permitan generar los resultados necesarios y de ese modo
alcanzar objetivos específicos. No obstante, la optimización varía su
clasificación según el objetivo del problema a resolver, depende de si lo que se
desea es maximizar o minimizar una cantidad, sujeta a una serie de
limitaciones que restringen la decisión (p.9).
La optimización es, por tanto, como lo expresa Chris Croft “Un proceso que
implica medir y analizar lo que una empresa produce y buscar las formas de
hacerlo de manera más eficiente, es decir más rápido y de mejor calidad”.
En la actualidad, mejorar los procesos en una compañía aumenta la
rentabilidad, y es indispensable en un mundo competitivo. “Aunque cada
empresa o negocio es diferente, existen algunas técnicas que se pueden
utilizar para descubrir el potencial de optimización de cualquier proceso”
(Croft.p.1)
La dinámica del proceso administrativo estudia la integración, dirección y el
control, fases que aunadas a la planeación y organización conforma en su
totalidad el proceso administrativo.
Con base en lo anterior, los procesos administrativos no están exentos de ser
optimizados. La optimización de los procesos administrativos, en todos los tipos
de entidades e instituciones, han sido una manera que permite a estas ser más
eficientes en las actividades diarias que se realizan al interior de las mismas.
Los procesos administrativos se entienden en entidades educativas desde el
uso de plataformas que les permita organizar, archivar, y manejar de forma ágil
y eficaz los procesos de matrícula, calificaciones, certificaciones entre otras.

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En cuanto al comportamiento de la plataforma, no existen una que cumpla con
todos los requisitos de la que se quiere elaborar, pero si algunas que tienen un
funcionamiento parecido que pueden servir de guía, entre estas podemos
mencionar algunas de ellas:
Academusoft: Integra un gran número de aplicaciones modulares para el
manejo funcional de cada componente administrativo y académico de la
institución, con entornos gráficos que facilitan un menor tiempo de respuesta,
pensados en el usuario final y con las características de seguridad y eficiencia
imprescindibles para la toma de decisiones. Este campus tiene módulos como:
Inscripción, Registro, Recursos Académicos, Carga Académica, Matrícula
Académica, Matricula Financiera, Recursos Físicos, Horarios, Grados y
Egresados.

aGora: es una suite de gestión completa e integrada que cubre todas las necesidades
de cualquier centro docente en términos de planificación, gestión y control académico,
comercial, económico, etc. el software, que cuenta con el respaldo de miles de
usuarios en todo el mundo, es escalable, potente y de rápida implantación.
Desde un mismo entorno podrás gestionar alumnos y clientes, definir tu
planning académico, controlar tus gastos, emitir facturas o gestionar los cobros.
La aplicación ofrece cientos de utilidades y herramientas de decisión e
inteligencia de negocio, que te ayudarán a responder preguntas, como a cuánto
ascendieron las ventas del mes de abril, en qué periodo del año hemos
realizado más matrículas, cual es el día del mes que más clientes pagan,
cuántos alumnos del año pasado se han vuelto a matricular este año, qué
grupo ha sido el más rentable este año, etc.

METODOLOGIA.

El tipo de investigación del proyecto será descriptivo con enfoque cualitativo.

Es importante mencionar la institución en la que se trabajará es ENGLISH
W.A.N. ya que dispone de la información necesaria para el desarrollo del
proyecto y tiene un especial interés por el mismo. Esta institución está
localizada en la ciudad de Buenaventura Valle del Cauca. y se utilizara
metodologías de desarrollo de software el cual cumple el papel de controlar las
etapas del proyecto desde el inicio hasta el cierre, así como modelos UML que
se encargan de detallar los procedimientos del software y por último los
gestores de bases de datos cuya función es administrar la información. A
continuación, se detallará el paso a paso de cómo se desarrollará el sistema.

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 La identificación y recolección de la información necesaria para el
levantamiento de requerimientos, se desarrollará a través de las respectivas
entrevistas, revisión documental y observación participante. Después se
realizará el respectivo análisis y negociación, para finalmente hacer la
documentación con el sistema ERS.
 Posteriormente se realizará la debida documentación para el diseño del
sistema utilizando modelos arquitectónicos, de componentes, de objetos y de
secuencia que propone UML.
 Finalmente se realizará el prototipado siguiendo los parámetros establecidos
anteriormente en el diseño del sistema.

RESULTADOS ESPERADOS

Lo que se espera con el desarrollo de este sistema, es que el instituto

ENGLISH W.A.N. aumente la eficiencia y eficacia en la mayoría de los
procesos administrativos (matrícula, asistencia, calificación y certificación)

PRESUPUESTO

Ítem Costo en pesos

colombianos
Portátil ASUS Vivobook S410UA - Intel Core i5 - 14" 2.599.000
Mano de obra. 7.000.000
Administración (5% Subtotisial) 5.00.000
Imprevistos, (5% Subtotal) 500.000
Utilidad, (10% Subtotal) 900.000
Impuestos 1.600.000
Total 13.099.000

El proyecto será financiado por el instituto ENGLISH W.A.N.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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 Objetivo
ACTIVIDAD
especifico
1 1.1 Estudio del sistema.
1.2 Documentación del plan de desarrollo.
1.3 Medición de alcance
2 2.1 Entrevista y diálogos con los administrativos del instituto.
2.2 Elicitación de requerimientos.
2.3 Documentación de entrevistas y requerimientos.
3 3.1 Establecimientos de estructura de datos
3.2 Arquitectura general del software.
3.3 Representaciones de interfaz y algoritmos.
4 4.1 Ejecución los componentes del diseño.
4.2 Programación las funciones que deberá cumplir la aplicación
4.3 Construcción de los elementos previamente mencionados en el diseño.

CRONOGRAMA

SEMANAS
ACTIVIDADES 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
1.1
1.2
1.3
2.1
2.2
2.3
3.1
3.2
3.3
4.1
4.2
4.3

WEBGRAFÍA

 https://www.usergioarboleda.edu.co/wp-content/uploads/2016/01/guia-el-
anteproyecto.pdf?5a274e.
 http://www.finanzaspersonales.co/trabajo-y-educacion/articulo/estudiar-
ingles-en-donde-estudiar-ingles-en-colombia/71351.
 https://www.monografias.com/trabajos102/ejemplo-anteproyecto/ejemplo-
anteproyecto.shtml.
 https://es.scribd.com/doc/85137149/Ejemplo-Anteproyecto Investigacion.

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