UNIVERSIDA

D
TECMILENIO
CAMPUS LAGUNA

Integrantes del equipo:

Eunice de la Rosa
Emmanuel García
Luis Iglesias
Ricardo Rodríguez
Alejandro Ramírez
 Karla Sandoval

Índice

Introducción………………………………………..1
Organigrama General……….…………………..2
Actividades de los Puestos……………………...3
Diagramas de Flujo……………………………….4
INTRODUCCIÓN

Actualmente los integrantes del equipo, estamos

cursando la materia de Reingeniería de Procesos, del
cual, a través de este, hemos adquiridos los
conocimientos necesarios para poder realizar este
proyecto.

El profesor de esta materia es el Lic. Raúl Vera Lara,

quién nos realizó la petición de poder realizar este
proyecto para poner en práctica los que hemos
adquirido a través del curso, de quién hemos tenido el
apoyo y la asesoría necesaria para poder realizarlo de
una manera adecuada.

Organigrama de la Camerata de Coahuila

Actividades de los puestos:
Puesto: Coordinación Relaciones Publicas
Ocupante: Sonia Aguirre

 Contactar con medios de comunicación tales como: Radio, TV., Gráficos y Escritos, para
realizar la difusión de la campaña de la temporada de conciertos.
 Verificación y especificación para la compañía de outsourcing de diseños, carteleras,
banners, trípticos, Spots, etc.
 Monitoreo de la difusión de los proyectos a exponer.
 Coordinar la Distribución del outsourcing en la publicidad en la zona Lagunera, carteleras,
banners, folletos, etc.
 Otorga la autorización de campaña publicitaria al outsourcing de diseño, después de recibir
la aceptación del Gerente General.
 Encargada de organizar las Ruedas de Prensa, al inicio de cada temporada de conciertos ó de
al tener un invitado especial.
 Se encuentra en la entrada de cada concierto, dando la bienvenida los asistentes, de esta
forma participando de anfitriona de los eventos de la camerata.
 Entrevistar, Elegir y Contratar a las Edecanes, que estarán en las entradas de los conciertos.
 Capturar el número de asistentes al Teatro, después de cada concierto.
 Encargada de la actualización de la página web de la camerata.

Puesto: Coordinación de Contabilidad

Ocupante: Gustavo Hernández

 Lleva control de la venta de entradas de taquilla.

 Evalúa los presupuestos asignados por el Gerente General.
 Efectúa los trámites de alta y pagos de impuestos en Hacienda.
 Realiza las altas del proceso de Seguro Social e INFONAVIT.
 Realiza los estados generales y de resultados de la organización.
 Efectúa los pagos a los diferentes proveedores.
 Confirma el monto y recaudación de los diversos donativos.
 Responsable de los pagos y liquidaciones de los músicos.
 Registra la hora de llegada y salida del personal a las instalaciones.

Puesto: Coordinación Artística

Ocupante: Francisco Rivera
  Contar con todos los requerimientos técnicos que son necesarios para cualquier tipo de
concierto, dentro y fuera del teatro. (Giras en concierto)
 Se encarga de contactar a los invitados y lo necesario para su estadía, como:
 Transporte (avión / autobús)

 Honorarios

 Hospedajes
 Realiza la contratación de nuevos músicos.
 En caso de que los nuevos músicos sean extranjeros, se tiene que realizar los trámites ante
Migración.
 Esta encargado de la Logística para los conciertos, como:
 Contar con los Requerimientos técnicos como: las luces, equipo,
instrumentos, infraestructura, entre otras.

 Tiempos de ensayos y conciertos.

 Salidas Avión/Autobús.

 Traslados en caso de ser músicos extranjeros o de igual manera en las giras.

 Viáticos: alimentación, hospedaje, transportación.

 Orden de la Programación del concierto.

 Verificar los Lugares y Espacios donde se realizara el concierto.

Puesto: Asistente

Ocupante: Hilda Muslera Galarza

 Confirmación de boletos para las renovaciones de los abonados.

 Elaboración los recibos de pago para los abonados.
 Cobro de los recibos de abonos durante cada temporada de conciertos.
 Elaboración de recibos de abonos para patrocinadores.
 Envío de recibos por cobro por Estafeta.
 Cobro de recibos de patrocinadores locales.
 Archivar y control de copias de recibo.
 Comunicación con TicketMaster para informar sobre los lugares bloqueados para los
abonados para boletos.
 Elaboración de croquis de los lugares bloqueados para los boletos abonados.
 Elaboración y entrega de cortesías y vales para medios de comunicación, músicos y escuelas
de música locales.
 Dirigir y monitorear la asistencia de cortesías y vales en conciertos.
  Comunicación verbal para recordatorios de boletos abonados.
 Atención a visitantes en general en conciertos.
 Atención a conmutador de oficinas
 Atención personalizada en oficinas para visitantes y personal administrativo.
 Controlar la entrada y salidas de efectivo en Caja Chica.
 Elaboración de recibos de la Caja Chica diariamente.
 Administrar y controlar el presupuesto en efectivo para gastos menores.
 Elaborar cheque semanal de reposición de Caja Chica
 Elaborar recibos sobre la entrada y salida de efectivo semanalmente en la Caja Chica.

Puesto: Coordinador Técnico

Ocupante: Jesús Murillo Pérez

 Tener todos los instrumentos en orden para los ensayos y conciertos.
 En ensayos y conciertos, realizar el montaje de sillas, atriles y percusiones de músicos.
 Revisar en cada ensayo la iluminación y la concha acústica.
 Mantenimiento en general a instrumentos de la orquesta, atriles, sillas, pódium.
 Chofer del director en giras de la orquesta.
 Ayudante en general del mensajero.
 Entrega de abonos para los conciertos por temporadas.

Puesto: Asistente

Ocupante: Montserrat Gómez Barajas

 Asistir al maestro Ramón Shade, director artístico (citas, llamadas telefónicas, captura de
cartas, envío de mails, etc.)
 Apoyo en el área gerencial, así como al coordinador artístico.
 Elaboración y pago de cheques por honorarios a músicos de la orquesta y personal
administrativo.
 Revisión y clasificación de facturas.
 Elaboración y entrega de cheques a proveedores.
 Elaboración y entrega de cheques para conciertos (honorarios, hospedaje, viáticos etc.)
 Elaboración de reservaciones de hotel para solistas, directores y músicos.
 Elaboración y envío de reportes de actividades de la orquesta al CONACULTA.
 Elaboración y envío de informe trimestral de actividades, informe final e informe financiero
al CONACULTA.
  Elaboración de contratos para músicos.
 Planificar las citas y/o juntas de patronato.
 Montaje de catering para juntas de patronato, así como para los conciertos por temporada.

Puesto: Asistente

Ocupante: Gabriela Claro

 Aplica más a lo que respecta en mensajería.
 Recoge y deposita cheques.
 Ayudante de limpieza física de oficina
 Envía fax
 Trae el café y el desayuno

Puesto: Bibliotecario

Ocupante: Fernando Torres

 Realizar la programación de trípticos.
 Conseguir préstamos de personal de otra orquesta
 Renta de obras de teatro y compra de equipo técnico (tales como: instrumentos,
amplificadores, cables, micrófonos, entre otros) necesarios para la realización de ensayos y
conciertos.
 Alistar las partituras requeridas por el director.
 Llegar antes a cada concierto, ya que se encarga de la instalación de equipo técnico.
 Preparar el equipo técnico a utilizar en conciertos y/o ensayos.
 Ayudar a la instalación de equipo técnico para la realizar de conciertos.
 Cubrir las actividades en caso de incapacidad de algún miembro del personal administrativo.

Diagramas de Flujos.
 Compañía Outsourcing de diseño.Gerente General
Inicio
Otorga el presupuesto para Relacion

Revisar el análisis de presupuesto

Diagrama de Flujo de Relaciones Públicas

Seleccionar diseño Grafico de outsourcing

Carteleras
Banners
Trípticos
ecificar requerimientos a la compañía publicitaria. Folletos
Spots publicitarios

Revisar diseños, entregados por outsourcing No

Autoriza el diseño apropiado para la campaña de publicid

No
Si
Autorizar

Coordinar la aplicación de campaña

Si

Distribuir en la zona lagunera de publicidad impresa.

Evaluar Campaña Publicitaria

ampaña publicitaria en Medios Masivos (TV, Radio, Internet)

Organizar Rueda de prensa

Seleccionar edecanes para fechas del concierto.

No
Contratar edecanes

Si

Anfitriona de eventos.

Capturar número de entrada de clientes

Fin
Diagrama de Flujo de
Contabilidad
Gerente General
Inicio

Otorga el presupuesto

Realizar Presupuesto
(Transporte, Honorarios
Viáticos en general)

Informar a la Secretaria Elaborar actas para

de Hacienda y Crédito Seguro Social y Realizar
Público. procesos del INFONAVIT

Búsqueda de posibles
donantes.

No
Confirmar Donativos

Si

Pagar Personal

Checador de personal
(entradas y salidas)

Dar de alta en INFONAVIT

Recopilar Datos

Elaborar Estados Financieros Mensuales

No

Si

Realizar el Pagos a Fin

Proveedores
 Diagrama de Flujo de Logística

Inicio Francisco Rivera

Revisa el

Presupuesto

Contratar

Músicos

Extranjeros o Nacionales
Si Tramites

Migración

No
Viáticos: Alimentación,
Hospedaje, Transporte

Revisar la logística para

los conciertos

Verificar los lugares y

espacios para los
conciertos.

Contar con los

requerimientos para e
concierto: luces, equipo,
traslados.

Especificar los tiempos

de ensayo, concierto y
el programa.

Fin
 Diagrama de Flujo de Asistente
INICIO
Monserrat Gómez Barajas

Recibe llamadas telefónicas

ASISTENTE DIRECTA Citas
DEL DIRECTOR Captura de cartas
MUSICAL Envío de mails.

Pago a músicos y CONTABILIDAD

personal de oficina

Elaboración de Para proveedores

CONTABILIDAD
cheques Para honorarios
Viáticos y hospedaje

Reservaciones de hotel
para músicos, solistas y
directores.

RELACIONES
Capturar número de
PÚBLICAS
clientes que ingresaron al
teatro

Elaboración y envío de
reportes de actividades de
la orquesta y reporte
trimestral y final financiero
a CONACULTA

Elaboración de
contratos de músicos.

Citas a juntas de
patronato y elaboración
de carpetas con orden del
día

Apoyo en conciertos de RELACIONES

temporada y didácticos. PÚBLICAS

FIN
 INICIO Diagrama de Flujo de Asistente
Gabriela Claro Carrillo

Entregar invitaciones
Entrega de abonos
Mensajería en general
Entrega de boletos
Publicidad en las calles

Recoger y Hacer depósitos

depositar cheques
Hacer pagos

PERSONAL DE
Limpieza de oficinas
LIMPIEZA (CONSERJE)

Envío de fax OTRA

ASISTENTE

FIN
 Diagrama de Flujo de Coordinador
técnico

Inicio

NO
Tener ordenado
ensayos y
conciertos (giras o

No hay
SI
Temporadas

NO Montar sillas, atriles

y percusiones, en
conciertos o
No hay
concierto o
SI
ensayo Mantenimiento de
Revisar iluminación y
concha acústica. En iluminación e
Conciertos. instrumentos

Recoger todo al final de

ensayo o concierto

Trasladar Artistas y
maestros de música.

Asistir en envíos de paquetes,

mensajes, cheques, pagos,
donativos, etc.

Entregar a los clientes los bonos

por temporada (2 veces al año)

FIN
 Diagrama de Flujo de Bibliotecario

Inicio

NO SI
Renta de obras y compra de materiales Giras de presentación
No hay conciertos

SI
Ayuda a montar y desmontar
Material para Conciertos

Conseguir préstamos de personal a otras orquestas

Carga y descarga el camión en giras

Material individual para miembros de la orquesta y director

Colocar material al inicio de conciertos y recaudación al finalizar estos

Fin
 Diagrama de Flujo de Asistente
Hilda Muslera

Inicio

*Confirmación de las renovaciones.

*Elaboración de los recibos.
Boletos Abonados
*Cobro de los recibos de los abonados.
*Envió de recordatorios para abonados.

*Elaboración de los recibos.

Patrocinadores
*Cobro de recibos.
*Archivo y control de copias de recibos.

Paquetería
*Envía recibos por cobro por Estafeta

*Comunicación para informar sobre los lugares bloqueados.

Ticketmaster *Elaboración de los croquis para abonados y bloqueados.

*Elaboración y entrega de cortesías (300 aproximadamente).

Cortesías
*Control de asistencia con cortesías.

*Atención a visitantes.
Recepción *Recibo de correspondencia.
*Invitaciones a eventos

*Atención a conmutador
Atención
*Atención llamada a gerencia y
demás personal.

*Elaboración de recibos diariamente.

Caja Chica CONTABILIDAD
*Elaborar cheque semanal de
reposición de caja chica

FIN