Autor: Miguel Aguirre

Fecha de Elaboración: 1 de Abril 2019

Fecha de Última Revisión: 1 de Abril 2019

APROBACIÓN

Dirección General. Dirección General.

Grupo Plasencia. Grupo Plasencia.

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO

LÍNEA DE DENUNCIA
 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO LINEA DE DENUNCIA

CONTENIDO

I. OBJETIVO ...................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

II. ALCANCE ....................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
III. DEFINICIONES ............................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
IV. RESPONSABILIDADES. ................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
V. PROCEDIMIENTO ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido.7
1. Correo de Denuncia..…………………………………………………………………………………………………….7

2. Administración del Correo de Denuncia ………………………………………………………………….….. 7

3. Seguimiento de denuncia……………………………………………………………………………………………. 8

4. Aprobación de la investigación……………………………………………………………………………………. 8

5. Reportes e indicadores….…………………………………………………………………………………………….. 9

VI. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS........................................ ¡Error! Marcador no definido.0

El contenido de este documento es propiedad de Grupo Plasencia y es para uso exclusivo del personal por lo que no podrá distribuirse
y/o difundirse por ningún medio sin la previa autorización del emisor original.

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 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO LINEA DE DENUNCIA

I. OBJETIVO

La política busca establecer el mecanismo por el cual las personas puedan comunicar,
denunciar, sugerir o manifestar cualquier inconformidad sobre todas aquellas
irregularidades o prácticas que detecten en el proceso diario de sus actividades, con la
finalidad de prevenir, evitar o solucionar cualquier problema que afecte a Grupo
Plasencia, la relación con su personal y su patrimonio.

Asimismo, se establecen los lineamientos generales para garantizar una adecuada

administración y uso del “Correo de Denuncia” (denuncia@grupoplasencia.com), que
garantice la confidencialidad y seguimiento a las investigaciones, así como la solución de
los casos denunciados.

II. ALCANCE

Esta política es aplicable a todos los colaboradores que desempeñan su trabajo en Grupo
Plasencia y todos los terceros relacionados.

III. DEFINICIONES.

a) Denuncia: Comunicación efectuada por una persona acerca de un hecho que

derive en la posible desviación a las normas éticas, políticas y procedimientos.
b) Irregularidad: Acto, actividad o situación que está fuera de la norma interna o de
la ley.
c) Administrador: Persona asignada para el control y utilización de las herramientas
de denuncia, quien recibe, documenta, da seguimiento y reporta las denuncias
por irregularidades recibidas, y genera los reportes mensuales.
d) Comité de Ética: Se encuentra integrado por un equipo multidisciplinario, que
evaluará la información del sistema de denuncia, con el objetivo de determinar
sobre cual se autorizará una línea de investigación.
e) Correo de Denuncia: Medio establecido por Grupo Plasencia para identificar las
irregularidades detectadas en la empresa.

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 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO LINEA DE DENUNCIA

f) Tablero de control: Resumen informativo dirigido al Comité de Ética sobre la

administración de la Línea de Denuncia para asegurar su adecuada funcionalidad.
g) Tipos de denuncias a reportar: El sistema está orientado a reportar denuncias
como hechos delictivos incurridos o por incurrir, fraudes, inconformidades,
acosos, maltratos, conflictos de intereses, inadecuado clima laboral, robo,
sugerencias, faltas al código de ética y/o reglamento interior de trabajo; es decir;
todos aquellos asuntos en los que la empresa pueda corregir, eliminar y/o
mejorar sus procesos, la relación entre su personal y/o actividades.
h) Línea ética / correo de denuncia / línea de denuncia: Correo electrónico cuya
cuenta es denuncia@grupoplasencia.com y en el cual se recibirán las denuncias
tanto de empleados, clientes y/o proveedores.
i) Líneas de investigación: Son aquellas denuncias clasificadas con grado crítico
alto y que requieren de investigación especial por tratarse de violaciones al
Código de Ética y sus políticas oficiales que ponen en riesgo el patrimonio de
Grupo Plasencia. Se debe someter a consenso del Comité de Ética la asignación
de la persona o área que dará seguimiento a la denuncia.

IV. RESPONSABILIDADES.

1. Administrador del correo de denuncia :

a) Concentrar las denuncias asignando un folio que permita su identificación y

clasificación por criticidad (rojo - crítico, amarillo – moderado y verde - bajo).
b) Sobre las denuncias recibidas que no se clasifiquen con criticidad alta (no
ameriten una línea de investigación) serán enviadas previo análisis del Comité de
Ética a la Gerencia General y/o Director de Marca de cada agencia responsable
para dar seguimiento a los asuntos tratados en las denuncias.
c) Las denuncias con criticidad alta, serán analizadas en las reuniones de trabajo del
Comité de Ética para asignar a los responsables del seguimiento. En su caso, el
administrador del Correo de Denuncia podrá convocar a una reunión
extraordinaria ante la recepción de una denuncia crítica.
d) Mantener la información de las denuncias de forma confidencial y anónima.
e) Contactar al usuario denunciante para tratar de obtener más información en
caso de ser necesario.
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 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO LINEA DE DENUNCIA

f) Resguardar toda la información de las denuncias y soporte de las mismas.

g) Brindar información suficiente al responsable del seguimiento del caso, para
iniciar la investigación y solución del mismo.
h) Generar un informe mensual al Comité de Ética acerca del estatus de las
denuncias recibidas, para ser analizadas en las reuniones de trabajo.
i) Dar seguimiento a las denuncias para actualizar el estatus en el tablero.
j) Mantener un expediente de las denuncias, las minutas con los acuerdos y la
información estadística generada.

2. Directores de Marca, Gerentes Generales de la agencia y personal clave

responsables del seguimiento:

a) Dar respuesta a las denuncias asignadas que fueron catalogadas como no críticas
en un lapso no mayor a cinco días hábiles contados a partir de la recepción del
mismo.
b) Informar al Administrador del Correo de Denuncia sobre aquellas denuncias cuya
investigación resulte falsa para que se comuniquen a los Directores de Marca y
Gerencia General de las agencias, para que se tomen las acciones correctivas
ante denuncias personalizadas.

3. Denunciante o usuario:

a) Todo colaborador o usuario tiene la obligación y compromiso moral con la

empresa de denunciar la violación a cualquier Ley o incumplimiento, al Código de
Ética o a sus políticas oficiales. De lo contrario será responsable solidario con la
persona o personas que comenten la falta.
b) Detallar lo más posible sus denuncias con el objetivo de efectuar una mejor
investigación.
c) Utilizar el correo de contacto de forma responsable, ética y honesta para
reportar actividades que a criterio propio consideren importantes.

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 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO LINEA DE DENUNCIA

d) En caso de duda referente a una posible irregularidad o evento que afecte a

Grupo Plasencia, se consultará con el Comité de Ética, Jefe de Auditoria Interna o
Recursos Humanos ó, en última instancia, con Dirección corporativa.
e) Evitar el uso de correo de contacto para solicitar información o aclarar dudas que
puedan ser resueltas por otros medios.
f) Cualquier abuso del correo de contacto, será sujeto a las sanciones establecidas.
g) Evitar las denuncias a nombres de terceros.

4. Comité de Ética:

h) Tiene la responsabilidad de determinar de acuerdo a la criticidad de la denuncia,

si se establece una línea de investigación, con la finalidad de atender y dar
resolución a la misma.
i) Debe revisar y aprobar la estrategia de investigación para las denuncias
clasificadas con criticidad alta, para lo cual podrá asignar el proyecto a la propia
área de Auditoria Interna o bien incluir a un especialista en Auditoria Forense
que esté en condiciones de formalizar los peritajes técnicos para soportar la
denuncia en caso de ser necesario.

V. PROCEDIMIENTO

1. Correo de Denuncia

Es la dirección a la cual los usuarios enviarán sus denuncias

denuncia@grupoplasencia.com, mismas que de manera simultánea reciben correo
electrónico los miembros del Comité de Ética.

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 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO LINEA DE DENUNCIA

Herramientas de contacto

E-mail
denuncia@grupoplasencia.com

CORREO DE
CONTACTO

Comité
de Líneas de
Ética investigación

2. Administración del Correo de Denuncia

a) El Administrador del Correo de Denuncia concentrará las denuncias recibidas en

una base de datos.

b) Se deberá de concentrar las denuncias asignando un folio que permita su

identificación y clasificación por criticidad (rojo - crítico, amarillo – moderado y
verde - bajo).

c) El Administrador realizará un concentrado a detalle de todas las denuncias

recibidas y las clasificará en las siguientes categorías:

 Maltrato y abuso.
 Robo y corrupción.
 Pagos y salarios.
 Desviaciones a políticas y procedimientos.
 Acoso.
 Otros.

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 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO LINEA DE DENUNCIA

d) Deberá convocar al Comité de Ética de manera mensual y presentará el resumen o

tablero con las denuncias recibidas y su estatus. El Comité aprobará la asignación
o estrategia de las líneas de investigación, y dará a los trabajos de investigación.

e) En caso de que el informante ofrezca datos de contacto y solicite

retroalimentación, el Comité instruirá al Administrador la comunicación de
avances o cierre del sistema de denuncia con planes de acción.

3. Seguimiento de denuncia

a) Las denuncias recibidas que no fueron consideradas con criticidad alta serán
asignadas al Director de Marca y/o Gerencia General de la agencia que
corresponda. El Administrador enviará la información y solicitará realizar la
investigación de forma confidencial y garantizando la protección de los
informantes.

b) El Administrador del Correo de Denuncia dará seguimiento a cada denuncia hasta

la solución o cierre de la misma.

4. Aprobación de investigación

a) La asignación de recursos para atender una denuncia con criticidad alta y se

proceda a una investigación será autorizado por el Comité de Ética.

5. Reportes e indicadores

a) El Administrador del Correo de Denuncia realizará el reporte de seguimiento

ejecutivo para asegurar una adecuada documentación y seguimiento a las
denuncias recibidas. El reporte deberá incluir el folio, la criticidad de la denuncia,
el estatus de la investigación, asunto de la denuncia, área y agencia a la cual se
denuncia.

b) Realizará un informe bimestral dirigido a la Dirección General, que incluya el

número de denuncias, porque medio se recibieron, así como el resumen de las
observaciones críticas y los planes que se siguieron para su investigación.

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