Facultad de Ciencias Financieras y Contables

UNIDAD II
FASE DE PLANEAMIENTO

SEMANA Nº 12
Elaboración de observaciones de auditoria.
Comunicación de hallazgos y evaluación de
comentarios y aclaraciones.

Asignatura: Auditoria Operativa II

CPC. Julio Bernal Bazalar
Período Académico 2022-1
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Elaboración de observaciones

Las observaciones se refieren a hechos o

situaciones de carácter significativo y de
interés para la entidad examinada, cuya
naturaleza deficiente permita
oportunidades de mejora o corrección, y
que se sustentan con evidencia suficiente
y apropiada resultante de la evaluación
efectuada.
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Elaboración de observaciones

Las observaciones, para su mejor comprensión, se presentan

de manera ordenada, sistemática, lógica y numerada
correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios
y describiendo sus elementos o atributos característicos.
Las observaciones deben estar acompañadas con la
documentación sustentante debidamente autenticada. Con
tal propósito, dicha presentación considera en su desarrollo
expositivo los aspectos esenciales siguientes:
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Elaboración de observaciones
1) Sumilla

Es el titulo o encabezamiento que identifica el asunto materia

de la observación, considerando la condición y el efecto.

“En el acto de presentación de propuestas de 01 de abril de

2021, la empresa Administración de Servicios Complementarios
SAC ganadora de la Buen Pro del Concurso Público Nº 001-
2021, no se encontraba vigente como Proveedor de Servicios en
el Registro Nacional de Proveedores (RNP)”.
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Elaboración de observaciones
2) Presentación del hecho

Breve desarrollo de la sumilla, relatando en forma ordenada y objetiva

los hechos advertidos con indicación de los atributos de la observación

Con fecha 01 de abril de 2021, el Comité Especial en acto público lleva a cabo
la etapa de presentación de propuestas del Concurso Público N° 001-2021-, y
recepciona la propuesta Técnica y Económica de la empresa Administración
de Servicios Complementarios S.A.C..
Los integrantes del Comité Especial, tuvieron inconvenientes para realizar la
verificación del Registro Nacional de Proveedores (RNP) de los participantes
del Concurso Público, debido a diversos inconvenientes (error al ingresar al
portal OSCE, error al ingresar al portal RNP, lentitud y error en el SEACE),
imposibilitándose la verificación de los RNP de cada participante.
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Elaboración de observaciones

3) Elementos de la observación
(condición, criterio, efecto y causa)
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Elementos de la Condición
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Elementos del Criterio
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Elementos de la Causa
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Elementos del Efecto
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Elaboración de observaciones

4) Comentarlos de las personas comprendidas en los hechos

Son las respuestas brindadas a la comunicación de las

desviaciones de cumplimiento, por el personal comprendido en
la observación, las mismas que han sido evaluadas y expresan la
opinión respecto de ellas, remitiendo su desarrollo a un
apéndice del informe.
De no haberse dado respuesta a la comunicación de las
desviaciones de cumplimiento o de haber sido esta
extemporánea, dicha circunstancia será expuesta en el informe
de modo referencial.
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CARACTERÍSTICAS RELEVANTES DE HALLAZGOS DE
AUDITORIA

 Importante o significativo
 Basado en hechos y evidencias
documentadas y sustentadas
 Objetivo y completo
 Convincente y fiable
 De interés para la administración
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PROCESO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE
AUDITORIA

La comunicación de hallazgo es el proceso mediante el cual, una vez

evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple
con hacerlas de conocimiento de las personas encontradas en los
mismos, están o no prestando servicios en la entidad examinada, con
el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o
comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la
adopción oportuna de acciones correctivas.
Los hallazgos a comunicar revelarán no obstante la situación o hecho
detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de medición
transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial
identificado (efecto); así como la razón que motivo el hecho o
incumplimiento establecido (causa), cuando esta última haya podido
ser identificada a la fecha de la comunicación.
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INFORMACIÓN AL TITULAR DE LA ENTIDAD DE LA
COMUNICACIÓN DEL HALLAZGO

El inicio del proceso de comunicación de detección será puesto

oportunamente en el conocimiento del titular de la entidad
auditada, con el propósito que este disponga que a través de las
áreas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes
que Podrían necesitar las personas comunicadas para multas de
la presentación de sus aclaraciones o comentarios
documentados. La comunicación cursada por la comisión de
auditoria constituye la acreditación para que el auditado solicite
las facilidades del caso a la entidad auditada
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A QUIENES DEBEN COMUNICARSE LOS HALLAZGOS

Para efecto de la comunicación de descubrimiento se considera su

materialidad y/o importancia relativa, su vinculación a la participación
y competencia personal del destinatario. Para efecto de comunicar los
resultados de auditoria, el auditor debe establecer previamente su
vinculación y participación funcional o personal con los hechos
señalados en la condición; es decir no basta se identifique que visó o
suscribió los documentos que se tienen como evidencia de los hechos.
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MEDIOS PARA COMUNICAR LOS HALLAZGOS

La comunicación debe ser por escrito

y su entrega al destinatario es directa
y reservada, debiendo acreditarse la
recepción correspondiente.

 Puede hacerse la comunicación

por:
 Correo electrónico
 Correo postal
 CD Otros medios magnéticos
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PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESCARGOS

El auditor debe evaluar cada uno de los comentarios y/o descargos que
presentan los auditados a quienes se le ha comunicado los distintos.

Si venció el plazo otorgado para la presentación de los comentarios

y/o descargos no se recibe información alguna el auditor debe revelar
esta situación en el informe correspondiente.

En caso de que se recibiera los descargos después del plazo otorgado

a criterio del auditor puede considerarlo en su evaluación, toda vez
que no tiene obligación de evaluar e incorporar los comentarios o
descargos presentados extemporáneamente al plazo otorgado.
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PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESCARGOS

La presentación de los descargos en el informe de auditoria se
puede realizar de la siguiente manera: Inmediatamente después de
señalar los elementos de la observación como parte de la redacción
del hecho observado. Este procedimiento es recomendable cuando
no son muchos los funcionarios integrados en la observación y la
evaluación de los descargos es muy precisa y no implica mucha
información y comentarios adicionales por parte del auditor. Otra
posibilidad es que la evaluación se presente en anexo al informe.
Este procedimiento es recomendable para casos en los cuales se
encuentran comprometidos muchos funcionarios y los descargos son
muy amplios o voluminosos.
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Aspectos a tener en cuenta en la evaluaciones de los
comentarios y/o aclaraciones
Los servidores y/o funcionarios comprendidos en los hallazgos de auditoría,
deben tener en cuenta que éstos sólo pueden ser desvirtuados por:
1. La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la
percepción de la condición observado.
2. La demostración de la aplicación equívoca del criterio de auditoría.
3. La existencia de normas específicas no consideradas en el momento de la
estructuración del criterio de auditoría.
4. La demostración que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra
persona, en cuyo caso la comisión deberá trasladar este hallazgo a tal
persona.
5. Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y
documentación presentada anteriormente no modificará el hallazgo
comunicado.
6. Asimismo, todo hallazgo de auditoria no respondido será considerado en
el informe final.
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Opinión del auditor respecto a los descargos evaluados

Al término del proceso de la evaluación de los descargos el

auditor debe expresar su opinión respecto a la información
recibida como descargo, a efecto de revelar si los nuevos
elementos de juicios o argumentos presentados levantan los
hechos observados o se mantiene los asuntos de la
comunicación. En algunos casos es recomendable que el
auditor efectúe una breve exposición de los criterios técnicos
en la que se sustenta su opinión para mantener los hechos
observados.