TRABAJO ESTANDARIZADO EL SOPORTE

DE LA MEJORA CONTINUA
La mejora continua que es un elemento clave de LEAN MANUFACTURING, de
hecho, más que ser una herramienta es una actitud de vida de las personas que
están a cargo de un sistema LEAN, eliminar el desperdicio es clave en cualquier
transformación LEAN. La Mejora Continua se ha identificado como un elemento
clave de una empresa LEAN y se le presenta como un aspecto fundamental para el
éxito de LEAN MANUFACTURING en cualquier organización, sin embargo, poco se
habla de la Estandarización, y esta es lo que de alguna manera soporta esta Mejora
Continua. Poco se habla de la ESTANDARIZACIÓN, sin embargo, sin ésta, los
esfuerzos de Mejora Continua que se llevan a cabo de poco servirían.

LA ESTANDARIZACIÓN DESDE LA ALTA DIRECCIÓN

La mirada común de la Alta Dirección hacia la ESTANDARIZACIÓN ha sido en que
tener, las instrucciones, realizar auditorías y un formato donde se muestren los
pasos a seguir, el proceso ya se tiene “estandarizado” y con esto automáticamente
va a aumentar la productividad y eficiencia de nuestro centro de trabajo; nada más
lejos de la realidad que esto. La realidad es que se deben de tener en cuenta más
aspectos, por ejemplo, que esta estandarización también debe de aplicarse a las
tareas administrativas de los Gerentes.
Estandarice la Estandarización, primero enseñe las herramientas a toda la
organización
El primer punto que la dirección debe de observar es que estos documentos deben
de ser realizados por las personas que están haciendo las tareas y los ingenieros
que saben los puntos clave del proceso y como cumplirlos, es decir, los asociados,
operadores o cómo les llame en su organización. Para esto, estas personas deben
de ser entrenados en el llenado de estos documentos, pero aún más importante en
el marco conceptual del documento, es decir, en el propósito del documento, así
entenderán que no es un documento más, es una herramienta que nos va a ayudar
a ser mejores como personas y como organización.
Utilice el lenguaje como medio evangelizador
Los líderes deben de estar siempre mencionando las palabras Mejora Continua y
Estandarización, esto siempre debe de salir en cualquier conversación, si un líder
no menciona estos términos, como espera que su equipo tenga en cuenta la
importancia de los mismos.
Utilice el ciclo PHVA ò PDCA
Todas las herramientas tanto de Calidad como de Mejora, se basan en este simple
concepto. Planifique las actividades que involucran la aplicación de la herramienta,
el primer punto de planificación es decidir en qué área o proceso va a empezar a
aplicar la estandarización, en el caso de que no tenga nada, si ya tiene aplicada la
herramienta en todos sus procesos, debe de empezar nuevamente el ciclo para que
a lo que llama Mejora Continua, realmente lo sea. Tambièn debe de planificar cada
cuando va a actualizar los documentos, de esta manera se manda el mensaje a las
personas de que esto va a continuar y no es un programa u ocurrencia de alguien.
Audite el seguimiento del estándar
Esto es parte fundamental de la Estandarización, auditar que lo que determinamos
realmente se sigue, es la piedra angular mara que la herramienta dé sus frutos. Al
establecer un programa de auditorías, la Alta Dirección manda el mensaje de que
se preocupa por la repetitividad del proceso y la calidad de los productos o servicios
que la organización entrega a sus clientes. Este punto es parte del HACER del ciclo
PHVA
Revise los resultados y tome acciones.
La revisión por parte de la Alta Dirección y la toma de acciones de acuerdo al
resultado de las auditorías, manda el mensaje a la organización de que este es una
herramienta viva, que sirve de base para la Mejora Continua, Con esto cubre los
dos últimos puntos del Ciclo PHVA, VERIFICAR Y ACTUAR.
BENEFICIOS DE LA ESTANDARIZACIÒN.
Normalmente el beneficio que se ve al aplicar la Estandarización en nuestros
procesos es la transparencia para identificar dónde se están haciendo bien ò mal
las cosas, sin embargo, esto a su vez nos trae otros beneficios que normalmente no
se ven a primera vista.
1 El trabajo se vuelve estable y predecible. Esto a su vez implica trabajar en un
ambiente de tranquilidad para todos los empleados, pues todos saben que es lo que
se debe de hacer y cómo se debe de hacer. Cuándo se encuentra una situación
anormal es más fácil de identificar.
2. Se quita la culpa de la persona que comete el error. Al haber un defecto a
pesar del estándar, el error recae primero en el estándar antes que en la persona,
con lo que se deberá de empezar a buscar como el sistema falló antes de culpar al
empleado.
3. Desarrollo del sentido de pertenencia y Accountability. Al tener un estándar
desarrollado por las personas piso y los ingenieros, se tiene una referencia basada
en una metodología y no en las decisiones arbitrarias de un jefe.
4. Se facilita el cambio. Al tener un estándar se tiene una referencia de dónde
estamos y es más fácil determinar a dónde queremos llegar. Al saber esto es muy
fácil identificar la Mejoras que se deben de hacer, e introducirlas en nuestro
estándar.
LA TRAMPA DE LA ESTANDARIZACIÒN Y CÒMO SOLUCIONARLO
Al hacer nuestras auditorías, lo que estamos haciendo es buscar que no se desvíe
la persona que hace el trabajo, de lo que está marcado que debe de seguir. Cuando
encontramos una desviación al accionar de las personas de acuerdo al estándar
surge el dilema, ¿le pido a la persona que siga a rajatabla el estándar? Ò ¿le
aplaudo su capacidad por innovar sobre algo ya establecido?
La decisión que toman los líderes depende en gran medida por la cultura
organizacional de la empresa y aquí es dónde empieza el Dilema, Trampa o cómo
le quieras llamar. Siempre nos han dicho que seguir el proceso como está definido
nos va a llevar a reducir la variabilidad y asegurar que vamos a obtener la calidad
que se promete a nuestros clientes, sin embargo, también nos han dicho que
atreverse a cambiar es el primer paso para la INNOVACIOÒN, entonces surge la
pregunta ¿qué hacer en esta situación?
1. Investiga primero porqué la persona no está siguiendo el estándar.
Regañar, culpar e incluso castigar a las personas por no seguir el estándar
cuando no se les ha enseñado no es la mejor manera de corregir la situación,
esto pasa a menudo. Si a la persona se le enseñó el estándar y no lo sigue,
demuestra que su organización tiene más problemas, por ejemplo RH no
contrató a la persona adecuada para el puesto, no tiene un sistema eficaz de
sugerencias, ò simplemente el estándar ya no es el correcto para la situación
actual del proceso.
2. Pida que se regrese al estándar y explique por qué. Es importante
explicarle a la persona porqué debe de regresar y seguir el estándar que está
definido, y comprométase a evaluar la forma en que lo estaba haciendo la
persona, pues esto implica que puede tener piezas que no cumplen con la
calidad esperada, ò ya tiene una mejora al proceso que ya trae beneficios y
debe de ser documentada.
3. Identifique si el problema es Sistémico. Al hacer el análisis y evaluación
vea si en otros procesos, estaciones de trabajo ò áreas tienen el mismo
problema de no seguir los estándares, si es así la forma en que llevas a cabo
el trabajo estandarizado no es la correcta.
Para resumir estos puntos les dejo 3 pasos para Establecer el TRABAJO
ESTANDARIZADO en su empresa, y si ya lo tiene establecido son 3 puntos de guía
para evaluarlo.
1 Tiene estándares desarrollados y lo llevan a tener procesos estables.
2 Usa los Estándares para Enseñar, Auditar e Identificar el desperdicio.
3 Desarrolla y Mejora sus procesos mediante la Eliminación del Desperdicio y la
Solución de Problemas utilizando los Estándares establecidos como referencia

Espero esto nos haga reflexionar en ¿còmo aplicamos la herramienta de

TRABAJO ESTANDARIZADO en nuestra organizaciòn?
Hacedores de Empresa es momento de empezar a gestionar nuestras empresas
desde la Excelencia
Recuerden la meta es convertir a 100K PYMES en grandes empresas, ayúdenme
a lograrlo compartiendo esta inforaciòn
SALUDOS HACEDORES DE EMPRESA, nos leemos en la siguiente entrega.

ALFONSO FERNÀNDEZ