SODEXO S.A.

Revisión :1
Procedimiento solicitud de herramientas y Fecha :
materiales, por contingencias Pág. : 1 de 6

Procedimiento de Trabajo

Solicitud de herramientas y
materiales, por contingencias

SODEXO S.A.

REVISIONES
Rev. Fecha Elaborado/Modificado Revisado/Aprobado Revisado/Aprobado
0 31-05-2019 ENCARGADO DE ADM. CONTRATO JEFE DE OPERACIONES
LOGÍSTICA

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I. Propósito
El objetivo del Procedimiento es solicitar Herramientas y materiales, en caso de contingencia.

I. Alcance
Este procedimiento será aplicado a todos los supervisores que necesiten herramienta (s) y material (es), para el
desarrollo de proyecto (s), que correspondan al área de Obras Civiles de la empresa SODEXO S.A. ubicada sector
quebrada caserones, fundo carrizalillo, siendo éste difundido a toda la línea de mando, que ejecuten la actividad.

II. Responsabilidades
Jefe de Operaciones: Es el responsable de revisar y aprobar internamente este procedimiento. Una vez que el
documento este operativo para implementarlo, deberá garantizar su cumplimiento.

Administrador de Contratos: Es el responsable de verificar que el presente procedimiento se comunique en un

lenguaje adecuado, de manera tal, que el contenido de este sea comprendido por todos los que deben participar en el
proceso de solicitud de herramientas y materiales.

Encargado de Logística: Es el responsable de gestionar la revisión, ejecución y disposición de la plataforma necesaria

para centralizar la información correspondiente a solicitudes de herramientas y materiales, por contingencia,
entregada por los supervisores que mantienen la información requerida, para posteriormente solicitar cotización.

Supervisor: Es responsable de dar a conocer el contenido del procedimiento al personal que se encuentra a su cargo,
dejando constancia por escrito o de manera digital de esto.

Ejecutará, velará e informará permanentemente a sus jefaturas respecto a toda la información generada a través del
presente procedimiento y todas las acciones tomadas para desarrollar una operación eficiente y segura.

Deberá asegurar el correcto ingreso de datos en la planilla Excel, siendo esta compartida por el Área de Logística.
También deberá adjuntar imágenes de manera clara del proyecto asociado, justificando los recursos que necesita para
la contingencia. Una vez ingrese los datos e imágenes en la planilla, deberá informar por medio de correo electrónico
al Encargado de Logística para solicitar validación y autorización de cotización.

Técnicos en Mantención: Son responsables de informar a su jefatura la falta de algún recurso que se necesite como
contingencia.

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III. Definiciones
Contingencia: Suceso que puede suceder o no, especialmente un problema que se plantea de forma imprevista.

Supervisor: Se encarga de supervisar un trabajo o una actividad realizados por otra persona.

Excel: Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones,
desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

Responsable: Ser consciente de sus obligaciones y actúa conforme a ellas.

Informar: Hacer que alguien se entere de una cosa que desconoce.

Adjuntar: Llevar a cabo una acción, especialmente un proyecto, un encargo o una orden.

Procedimiento: Método o modo de tramitar o ejecutar una cosa.

Digital: Suministra los datos mediante dígitos o elementos finitos o discretos.

Cumplimiento: Acción de cumplir o cumplirse.

Crisis: Situación grave y decisiva que pone en peligro el desarrollo de un asunto o un proceso.

Trazabilidad: Proceso preestablecido que permite conocer en un momento concreto el histórico, la ubicación y la
trayectoria de un determinado producto.

Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre distintas computadoras interconectadas a
través de una red.

Asegurar: Hacer que algo quede seguro, fijo o firme y no caiga, se rompa, se deshaga, etc. Hacer que alguien o algo
quede libre de daño o perjuicio.

Revisar: Examinar o analizar una cosa con atención y cuidado.

Participar: Actuar, junto con otras personas, en un suceso, un acto o una actividad, generalmente con el mismo nivel
de implicación.

Google Driver: Permite almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a documentos, archivos y carpetas de todo
tipo en un único lugar: la Nube.

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IV. Razones por las cuales se deben verificar las actividades en el proceso de solicitud de herramientas y
materiales.
1. Evitar desorganización y desorden de información.

2. Evitar duplicidad y la perdida de datos.

3. Evitar problemas de fluides, agilidad y acceso de información.

4. Alcanzar un flujo continuo de información por medio de colaboración grupal.

5. Evitar, reducir, y en su caso, anticipar disponer de los elementos para finalizar proyectos.

6. Asegurar la calidad del servicio.

7. Asegurar trazabilidad de información y gestión.

V. Descripción de la Actividad
1. Identificación y Registro de Contingencia

Una vez la supervisión o jefatura de terreno, identifique, proyecte y confirme la falta de herramienta o material con las
cantidades que necesitará, deberá ingresar a la planilla Excel dispuesta por el Encargado de Logística, por medio de un
enlace compartido. Dejando registro (redactar en la planilla) de la herramienta o material que requiere, adjuntado
imágenes del proyecto en crisis. Por último, deberá enviar correo electrónico al Encargado de Logística anunciando el
ingreso de datos, para continuar con el proceso de solicitud.

2. Comunicación y Presentación

Se debe mantener comunicación fluida entre el Supervisor y Encargado de Logística. Es un punto crucial para realizar la
verificación y confirmación de solicitud, la cual se transformará en cotización, para finalmente convertirse en transacción de
compra, logrando disponer de las herramientas u/o materiales en las operaciones o proyectos en crisis.

Los sistemas de comunicación entre las 2 partes deben ser probados y validados antes de comenzar la operación final.

Utilizar en forma permanente el Archivo Excel con las indicaciones anteriores.

Utilizar en forma permanente correo electrónico para informar el registro de herramientas y/o materiales.

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3. Flujograma de Proceso: Solicitud de Herramientas y Materiales, por Contingencia

El proceso inicia desde la información relacionada con la falta de herramientas y/o materiales del proyecto en curso, que es
entregada por los Téc. Mantención, o la identificación y corroboración directa por parte de Supervisión del área obras
civiles, quien deberá proceder a ingresar solicitud de herramientas y/o materiales en la planilla Excel definida, para la carga,
compartimiento y respaldo de datos, los cuales se almacenaran en la plataforma Google Driver, posteriormente deberá
confirmar la carga de información (redacción e imágenes en Excel) por medio de correo electrónico, dirigido al Encargado
de Logística quien verificara los datos e imágenes, enviando correo electrónico mencionando la solicitud propuesta al Adm.
de Contratos y Jefe de Operaciones, quienes evaluaran la información de solicitud, determinando si es fiable de seguir
curso para solicitar cotización o debe realizarse una nueva revisión por parte de Supervisión.

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4. Herramienta: Planilla EXCEL – Google Driver

La planilla Excel, cuenta con 8 encabezados (pie de columna), en los cuales se registra la información:
Encabezados: FECHA, QUIEN INFORMA, PROYECTO, DESCRIPCIÓN, CANTIDADES, APROBACIÓN y CODIGO DE SOLICITUD.
Se debe adjuntar imágenes de manera legible y en relación con el proyecto, para justificar la solicitud.

5. Estados de Solicitud

La planilla Excel, se identifican los siguientes estados, los cuales asigna el JEFE DE OPERACIONES.

ESTADOS DE SOLICITUD CONTINUIDAD

APROBADO SI ENCARGADO DE LOGÍSTICA
REEVALUACIÓN EN PROCESO SUPERVISOR
NO APROBADO NO DESCARTADO

APROBADO: El Encargado de Logística continua y finaliza el proceso de solicitud.

REEVALUACIÓN: El supervisor debe plantear y justificar nuevamente la solicitud.
NO APROBADO: Se rechaza la solicitud.

1. Código de Solicitud

El Encargado de Logística asigna código a solicitud a la cotización, ejemplo: 01/29/11/2022, para efectos de trazabilidad en
el sistema interno.