ESTUDIO DE LAS ETAPAS Y LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

LA PREVISIÓN

Ya hemos señalado los diferentes criterios de los estudiosos en relación al número de etapas del
proceso administrativo, es el caso de la Previsión, que muchos la incluyen como un elemento de la
Planeación, nuestro criterio está de acuerdo con el de Reyes Ponce (1993) al considerarla como
una etapa previa a la planeación, aunque finalmente, lo importante es considerarla dentro del
proceso de administración.
La previsión implica ver anticipadamente, y responde a la pregunta ¿qué puede hacerse?. y en
consecuencia, es base necesaria para la planeación, ya que fija objetivos y plantea la selección de
cursos de acción.

Los elementos de la previsión son.

 Objetivos (fines que se persiguen)
 Investigación (factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan en la
búsqueda de esos objetivos)
 Cursos alternativos de acción, ( nos permitan escoger alguno de ellos como base de
nuestros planes)

DEFINICIÓN
Podemos definir la previsión como la etapa de la administración en el que, con base en la
consideración de las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por
una investigación científica, se determinan los principales cursos de acción que permiten realizar
los objetivos organizacionales.

 
 
Principios orientadores en la previsión

El principio de la previsibilidad
“Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán
certeza completa, ya que por el número de factores y a la intervención de decisiones humanas,
siempre existirá en la empresa un riesgo”

La previsión administrativa descansa en una probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto
más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuanto más puedan aplicarse a
dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.

En la previsión del futuro, encontramos tres situaciones básicas:

 Certeza: Seguridad de que ocurra o no, una cosa
 Incertidumbre: Carencia de elementos para predecir cómo se presentan los
acontecimientos del futuro
 Probabilidad,:  Existencia de motivos fundados para concluir que hay mayores posibilidades
de la ocurrencia de algo en un sentido o en otro.

El principio de la objetividad,
“las previsiones deben descansar en hechos más bien que en opiniones subjetivas”

Es sabido que el hombre de empresa siempre pide “hechos” para sacar conclusiones. El éxito de
una empresa y de cada operación descansa en la cantidad y calidad de la información de que
disponga. La razón obvia es que la naturaleza tiende a repetirse si las circunstancias son iguales o
similares.

Un ejemplo concreto de este principio es la creciente utilización de presupuestos como base para
las previsiones de ventas, gastos, costos, etc. basados en “hechos” de años anteriores, que
permitan predecir con bastante exactitud cuales serán las ventas, gastos, costos, etc. para el
siguiente periodo.
El principio de la medición,
“las predicciones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no sólo
cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse”.

Hasta hace poco, la mayor parte de las previsiones descansaban sobre hechos que eran medidos
de forma cualitativa (cualidades sociales o humanas); sin embargo, hoy en día con la utilización de
las matemáticas y la estadística, es posible medir no solo de manera cualitativa, sino
cuantitativamente de manera integral.

Medición cualitativa Medición cuantitativa

Medir la conducta humana Resultados obtenidos
aspectos subjetivos
 Don de mando  Ventas realizadas
 Realización ejecutiva  Utilidad obtenida
 Lealtad  Participación en el
mercado

LOS ELEMENTOS DE LA PREVISIÓN

1) OBJETIVOS.
Utilizamos los objetivos para expresar lo que queremos lograr, son los resultados específicos que
queremos obtener como resultado del proceso administrativo. Un objetivo expresa un intento que
describe un cambio propuesto que es medible y observable. La fijación de los objetivos legitiman a
la organización.

En sí, los objetivos, son hipótesis que señalan lo que queremos alcanzar como un resultado
preconcebido mediante el desempeño de actividades y con uso de recursos. Como toda hipótesis
científicamente preconcebida, requiere de elementos necesarios y suficientes para alcanzarse. La
previsión debe señalarlos y seguirlos para disminuir la incertidumbre, que siempre, aunque en
diversos grados se presenta en las organizaciones.

Aunque parezca obvio, la correcta definición y la debida jerarquización de los objetivos, deben
precisarse y observarse ya que a veces se pierden de vista y se persiguen cosas  muy distintas a
los fines de la organización.
Clasificación de los objetivos

La literatura presenta una extensa gama de clasificaciones de los objetivos, la falta de una
adecuada definición conceptual deriva muchas veces en confusión. Presentamos algunas de las
clasificaciones más usadas.
 Objetivos individuales y organizacionales.- Para distinguir los objetivos de las
personas con los de la organización
 Objetivos generales y particulares.- Según la amplitud en relación a departamentos o
subordinados de una organización
 Objetivos básicos, secundarios y colaterales.- Los objetivos secundarios y colaterales
son medios para la consecución de objetivos básicos o primordiales.
 Objetivos estratégicos, técnicos y operativos.- Alta dirección: estratégicos; gerencia
media: técnicos; y niveles inferiores: operativos
 Objetivos a corto y largo plazo
 Jerarquía de objetivos: Actividades, Resultados, Propósitos y Fines.

Algunas reglas para elaborar objetivos

Reglas Negativas:
 No debe tomarse como objetivo lo que puede ser tan sólo sus síntomas o efectos.
 No debe confundirse el objetivo con uno de los medios para alcanzarlo
 No deben tomarse como posibilidades contradictorias las que quizá sólo son contrarias.
 Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias del objetivo con los más
parecidos.

Reglas Positivas
 Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus puntos de
vista representan ángulos distintos y complementarios.
 El objetivo debe fijarse por escrito en los casos de mayor importancia.
 Deben aplicarse las seis preguntas: QUE, COMO, QUIEN, DONDE, CUANDO y
PORQUE
 El objetivo debe ser perfectamente conocido y eficazmente querido por todos los que
han de ayudar a realizarlo.
 Los objetivos deben ser estables
2) LA INVESTIGACIÓN.
Es la base de la previsión y tiene como finalidad, determinar los medios más adecuados para
alcanzar el objetivo fijado.

Reglas de la investigación
1. Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y negativos que habrán de
influir en la obtención del objetivo propuesto, y para ello, clasificarlos adecuadamente.
2. Deben distinguirse los factores mensurables de los de mera apreciación
3. Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance,
tratando de determinar dónde y cómo encontrar aquellos que podemos allegarnos, sus
fuentes, su costo de adquisición, etc.
4. Deben seleccionarse los factores estratégicos
Son factores estratégicos
 Los factores variables o modificables. Si algún factor no puede cambiarse, habrá
que tomarlo en cuenta, pero no se puede actuar sobre él.
 Los que influyen más sobre otros factores en amplitud y en intensidad como el
capital.
 Todos los factores sin los cuales no puede cambiarse ninguno o muy pocos de los
demás.
 Entre dos factores de igual importancia, es estratégico el menos costoso y más
rápido para obtener.
 Los factores limitantes (críticos, más débiles) que nos causan mayores problemas
como  relaciones sindicales o el factor humano.
5. Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el fin de buscar el modo
de prever y evitar los efectos dañosos que pueda producir.

Técnicas de investigación
 La observación
 La encuesta
 La entrevista
3) CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN.

Los cursos alternativos de acción resuelven el problema de cómo lograr la más eficiente
adaptación posible de los medios al fin. Dado el carácter contingencial de las organizaciones, la
previsión diseña cursos de acción para escoger,  cambiar, o alternar según las circunstancias.

Algunas reglas
 Debemos esforzarnos por pensar cómo podríamos lograr el mismo fin que nos hemos
propuesto, pero con diversos medios
 Podemos, por el contrario, analizar si la investigación de los medios no nos indica alguna
modificación, precisión, ampliación o reducción en el objetivo inicialmente señalado.
 Debemos aplicar aquí también la regla de no tomar el dilema: “se hace o no se hace”, sino
analizar combinaciones intermedias
 En los organismos ya en operación, vale la pena qué efectos podría producir “la no acción”
 Para valorizar los diversos cursos de acción que se presenten, con el fin de escoger el
mejor o los mejores, deben usarse pueden usarse como criterios:
 El riesgo esperado, comparado con los posibles beneficios
 La mayor economía de esfuerzos
 El tiempo necesario para desarrollar cada curso
 La imitación de recursos con que pueda contarse, sobre todo los de tipo humano. Muchas
veces se piensa en un programa magnífico, sin considerar si los hombres con que
podemos contar serán adecuados para realizarlo

Técnicas sobre los cursos alternativos de acción

Investigación de operaciones
 Calculo de probabilidades
 Teoría de juegos
 Teoría de las “colas” o líneas de espera
 Programación lineal
 La teoría de la búsqueda
 La teoría del valor
LA PLANEACIÓN
 
La planeación responde a lo que va a hacerse,  planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro
modo, no habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura
acción.
Definiciones de planeación:
George R. Terry dice que planeación es “escoger, relacionar hechos para prever y formular
actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados”. ( )
Jiménez Castro ( ) lo describe como “el proceso administrativo a escoger y realizar los mejores
métodos para satisfacer determinadas políticas y lograr los objetivos”

 
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
El principio de la precisión.-  Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas,
sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
El principio de la flexibilidad.-  Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste,
ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la
previsión.
El principio de la unidad.-  Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe
uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la organización deben estar, de tal modo
coordinados  e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un sólo plan general..
 
1. POLÍTICAS
                Las políticas señalan algunos medios genéricos para lograr las metas, son criterios
generales que orientan la acción, se distinguen de las normas o reglas porque son más generales y
permiten a subordinados utilizar criterios para las decisiones que les corresponde tomar, lo que no
sucede con las normas específicas o reglas concretas que son señalamientos imperativos de lo
que debe realizarse sin criterios de decisión de quien las aplica.
                Las políticas, también consideradas como “normas generales”, deben cumplir con tres
funciones (Reyes Ponce): inspirar, interpretar y suplir normas.
                Por la forma de originarse las políticas se dividen en:
Externamente impuestas:  Por la Constitución, por la Ley, por contratos colectivos con sindicatos,
por Tratados de Comercio, etc.
Políticas de apelación:  Algunos la llaman “jurisprudencia administrativa” se formula a través de
consultas que los jefes intermedios hacen a sus superiores,  decidiendo por tres o cuatro
resoluciones semejantes, una norma de aplicación o interpretación.
Políticas expresamente formuladas:  Son las que de una manera precisa por escrito, se formulan
para regir en términos generales una organización.
Las políticas representan uno de los medios básicos para poder delegar autoridad, ya que sin ellas,
es imposible que el delegado ejecute su función con el sentido que requieren los propósitos de la
organización; éstas deben ser claras y presentadas por escrito; deben ser conocidas en todos los
niveles de su aplicación, las políticas formuladas y guardadas no pueden cumplir su misión;
además, debe cuidarse la existencia de un coordinador de la aplicación de las políticas, pues, de
otro modo,  puede haber contradicciones en su aplicación; finalmente, debe fijarse un término en el
cual toda política sea revisada para evitar orientaciones inoperantes. 
 
2. PROCEDIMIENTOS
                Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los
mejores resultados en cada función concreta de una organización. El procedimiento, se forma por
varios métodos que se articulan en una secuencia. Los procedimientos se dan en todos los niveles
de la organización, pero son más numerosos en los niveles de operación, a diferencia de las
políticas que se forman en los altos niveles.
                Los métodos son unidades de acción de suyo indivisibles, más bien son de carácter
técnico que administrativo, así tenemos el procedimiento para seleccionar al personal o para tomar
decisiones y los métodos para realizar una encuesta,  para pruebas psicológicas, etc.
            REGLAS PARA PROCEDIMIENTOS
1ª. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, gráficamente.
2ª. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina
(defecto) como la superespecialización (exceso).
3ª.  Regla  Debe evitarse la duplicación innecesaria de los procedimientos.
 
 3. PROGRAMAS
                Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan objetivos y la
secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo  requerido para realizar cada una de sus
partes.
                El programa regula la marcha y misión de las labores de la organización. Un programa
efectivo controla el trabajo para alcanzar un equilibrio entre los diversos factores que influyen en el 
mismo.
                Los programas pueden ser generales o particulares, según se refieran a toda la
organización o a una sección de la misma; pueden ser a corto o a largo plazo según su duración.
 
                REGLAS DE LOS PROGRAMAS
                1ª.  Regla. Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la suprema
autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr su pleno éxito.
                2ª.  Regla  Debe siempre “venderse la idea” lograr el convencimiento de las personas
que habrán de aplicarlos.
                3ª.  Regla Debe estudiarse el “momento” más oportuno para iniciar la operación de un
programa nuevo. 
 
4.   PRESUPUESTOS
Son una modalidad  especial de los programas, cuya característica esencial consiste en la
determinación cuantitativa de los elementos programados. 
 
BIBLIOGRAFIA
Laris Casillas Francisco. ADMINISTRACIÓN INTEGRAL. Ed, CECSA , 1977. Méx.
Reyes Ponce Agustín ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Teoría y Práctica. LIMUSA NORIEGA.
1993. Méx.
Munch Galindo, García Martínez. FUNDAMENTO DE ADMINISTRACIÓN , Ed. Trillas, 1991
Harrington J. H. ADMINISTRACIÓN TOTAL DEL MEJORAMIENTO CONTINUO. Mc Graw Hill
1996. Colombia.