Manual de Procesos Técnicos

y de Consulta para la
creación de Archivos
Judiciales Comunitarios

José Rubén Orantes García

Centro de Investigaciones Multidisciplinarias
sobre Chiapas y la Frontera Sur
Universidad Nacional Autónoma de México
Contenido
Manual de Procesos Técnicos y de Consulta para la creación de Archivos
Judiciales Comunitarios. ......................................................................................... 8

Presentación ........................................................................................................... 8

I. Archivo de concentración judicial ............................................................... 12

1. Definición......................................................................................................... 13

2. Funciones ........................................................................................................ 13

3. Objetivos ......................................................................................................... 15

4. Organización ................................................................................................... 15

Recepción: ...................................................................................................... 15

Acomodo: ........................................................................................................ 16

5. Clasificación Primaria ...................................................................................... 17

Definición......................................................................................................... 17

Revisión y clasificación inicial.......................................................................... 18

Ubicación cronológica ..................................................................................... 19

6. Descarte o depuración .................................................................................... 20

7. Traslados de documentación del Archivo de Concentración al Archivo histórico

judicial comunitario. ............................................................................................... 23

II Archivo histórico judicial comunitario ........................................................... 24

1. Recepción de documentos .............................................................................. 25

Requisitos de recepción .................................................................................. 25

Procedimiento ................................................................................................. 25

Acomodo ......................................................................................................... 26

2. Clasificación .................................................................................................... 27

Clasificación por ramo ..................................................................................... 28

 Clasificación por asunto .................................................................................. 28

Ubicación cronológica ..................................................................................... 28

Acomodo en carpetas ..................................................................................... 28

Criterio de formación de expedientes .............................................................. 29

3. Catalogación ................................................................................................... 30

Definición......................................................................................................... 30

Catalogación parcial ........................................................................................ 30

Identificación ................................................................................................... 30

Expediente único. ............................................................................................ 30

Colección......................................................................................................... 31

La ficha catalográfica ...................................................................................... 31

Para expediente .............................................................................................. 31

Para colección ................................................................................................. 31

Signatura topográfica ...................................................................................... 32

Asiento principal .............................................................................................. 34

Personal .......................................................................................................... 34

Corporativo ...................................................................................................... 34

Resumen o título ............................................................................................. 36

Catalogación para expediente ......................................................................... 36

Catalogación para colección ........................................................................... 37

Alcance y contenido ........................................................................................ 38

Descripción física ............................................................................................ 39

Numeración antigua ........................................................................................ 39

Asunto general ................................................................................................ 40

Responsabilidad .............................................................................................. 40
 Información adicional ...................................................................................... 41

Catálogos emanados de la catalogación parcial ............................................. 41

i) Catálogo topográfico ................................................................................ 41

ii) Catálogo de autores. ................................................................................ 42

iii) De materias (o Temático) ......................................................................... 42

iv) Catálogo Geográfico. ............................................................................... 43

v) Catálogo cronológico................................................................................ 43

vi) Catálogo de expediente ........................................................................... 44

Actividades complementarias de la sección de Procesos Técnicos ................ 45

Preparación de los materiales ......................................................................... 45

Actividades del encargado de circulación........................................................ 46

Revisión y sellado de expedientes .................................................................. 46

Guardado de expedientes en las cajas ........................................................... 47

Intercalación de cajas en la estantería ............................................................ 48

Rotulación ....................................................................................................... 49

Actividades complementarias .......................................................................... 49

4. Servicios al público .........................................................................50

Consulta .......................................................................................................... 50

Procedimiento para el lector ............................................................................ 50

Procedimiento para el encargado de circulación ............................................. 50

Reproducción de documentos ......................................................................... 51

Procedimiento para el lector ............................................................................ 51

Procedimiento para el encargado de circulación ............................................. 52

III- Bibliografía ......................................................................................53

Nota Aclaratoria
Este Manual está dedicado a estudiantes o personas que tengan la
iniciativa de rescatar archivos jurídicos de sus comunidades, sin ser
profesionales de la Archivística. Lugares en donde existe información
escrita, pero que, por falta de recursos económicos, cuidado o
desconocimiento en el trabajo de archivos, se pierde o es destruida
por roedores, insectos o condiciones climáticas adversas para su
conservación. Por ello, este Material Escolar está escrito de forma
sencilla y entendible, como herramienta para la creación de Archivos
Jurídicos Comunitarios, en donde las formas de acceso y consulta a
documentos que guardan parte de la historia legal de los pueblos, de
las personas, sea valorizada por sus habitantes.
 Manual de Procesos Técnicos y de Consulta para
la creación de Archivos Judiciales Comunitarios.

Presentación
A principios de marzo de 1996 me proponía estudiar como antropólogo jurídico el
municipio de San Pedro Chenalhó, en el estado de Chiapas, México. Iba con un
triple propósito, realizar observación de controversias, entrevistas con informantes
clave y trabajar en el archivo jurídico de su cabecera municipal. Las dos primeras
actividades las realicé con algunos contratiempos suscitados por problemas
políticos y de derechos humanos, disputas entre partidos políticos, grupos
paramilitares y campesinos tzotziles pedranos (gentilicio que se les da a los
habitantes de ese municipio por su santo patrono, San Pedro), que llegaron al
clímax de violencia con la matanza de Acteal (Orantes, 2007). No obstante, a todo
ello pude revisar el Archivo Histórico Jurídico de ese municipio que se encontraba
en lamentable estado.
Documentos de diferentes instancias municipales atados con lazos y sin
orden, cajas de cartón que guardaban un puñado de folders, de casos legales,
defunciones, notas de compra y una enorme cantidad de expedientes de
demandas por pensión alimenticia. Ni hablar de aquellas fojas amarillas por el
paso del tiempo o aquellas que habían sido víctimas del apetito voraz de algún
roedor o insecto. Todo esto representaba un monumental inconveniente para
poder ejecutar el ordenamiento de los documentos, respetando, desde las

8
técnicas archivísticas, el llamado principio de procedencia1. Por la situación
política que en ese momento se vivía en este municipio no me fue permitido
realizar ninguna clasificación de documentos, tuve que dejar las cajas del Archivo
tal y como las había encontrado.
Después de esta experiencia, no tan exitosa en cuestión de archivos,
realicé otra investigación desde la Antropología Jurídica, en el municipio de
Tenejapa, Chiapas. Llevaba el mismo interés y propósito que en San Pedro
Chenalhó, pero para esta ocasión corrí con mejor fortuna. Después de solicitar el
permiso correspondiente frente a las autoridades del municipio, me permitieron
trabajar el archivo jurídico, que estaba en el olvido total y representaba para las
autoridades un montón de documentos sucios, maltrechos, atados con lazos, que
les quitaba espacio en la pequeña oficina de los jueces de paz y conciliación
indígena (Orantes, 2014, 2016).
Durante el tiempo que estuve trabajando con los documentos del archivo,
en una de las mesas del juzgado, fui custodiado por tres mayoles (policías
tradicionales), que no perdían detalle de todos mis movimientos y veían con
asombro como desmontaba cuidadosamente los atados con carpetas y papeles
empolvados.
Opté, primeramente, por ordenar las memorias e informes de presidentes
municipales tenejapanecos desde la década de los cuarenta, en el siglo XX, para
localizar los diversos asuntos tratados por la administración pública: deslinde de
terrenos, obras públicas: pavimentación, drenaje, luz eléctrica, etc. Este primer
acercamiento permitió un cuadro general del desarrollo de la administración
pública en este municipio y por tanto de los múltiples asuntos tratados por las

1 De acuerdo con Francisco Acevedo Gutiérrez (2004), en su Introducción a la Organización de

Archivos, Archivo General de la Nación (p. 8), el principio de procedencia o de respeto a los fondos
establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo con las
instituciones o entidades que los produjeron.
9
administraciones. De esta manera se realizó una lista de ramos que cubren las
diferentes oficinas municipales y su respectiva documentación.
Después del acomodo por ramos de toda la documentación,
aproximadamente cincuenta paquetes atados, de diferentes dimensiones, me
propuse clasificar y catalogar los expedientes. Ya que una de las tareas de todo
Archivo es facilitar la utilización de los documentos y esto puede ser posible
mediante la clasificación y catalogación de estos. El sistema de clasificación del
Archivo jurídico tenejapaneco surgió de la confrontación de los asuntos tratados
por diferentes oficinas de gobierno municipal y asentadas en las memorias e
informes de gobierno con los asuntos contenidos en los expedientes de cada ramo
y localizados mediante una revisión general del acervo. Así formé tablas de
clasificación que especificaban los asuntos que integraban cada ramo, una
especie de tesauros, que se perfecciona y completa conforme avanza el trabajo y
clasificación de los documentos.
En el archivo jurídico tenejapaneco, además del acervo documental, se
encontraban en todos los atados de fojas, otro tipo de materiales como folletos,
impresos (decretos; circulares), mapas, planos e ilustraciones que requieren otro
sistema de clasificación y catalogación.
La realización de una clasificación y catalogación del material documental
planteó la necesidad de sistematizar los diversos procesos técnicos que se llevan
a cabo en un Archivo que funciona como tal, no únicamente clasificar y catalogar
las actividades complementarias a estos procesos, sino también los
procedimientos que se podrían seguir en una sección de fotocopiado o escaneado
de documentos del acervo a investigadores.
Se necesitaba ordenar las actividades del Archivo de Tenejapa, tales como
la elaboración/recepción de documentos y su clasificación. Esta propuesta quedó
inconclusa cuando por órdenes gubernamentales se llevaron todos los archivos de

10
todos los municipios de Chiapas a un edificio ubicado en Berriozábal. Destruyendo
el trabajo de clasificación que habíamos emprendido.
Este revés nos hizo reflexionar acerca de la necesidad que pueden tener no
únicamente colegas, abogados, antropólogos jurídicos o personal técnico, sino
más bien estudiantes y/o personas que se enfrentan por primera vez a un montón
de cajas y atados de documentos sin sentido aparente. Por ello, la importancia de
generar una herramienta de trabajo sin complicaciones, con un lenguaje
entendible y que sea una guía que ayude a la utilización de los documentos a
personas novatas en la archivística en sus comunidades.

11
I. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN JUDICIAL

12
En la actualidad no se puede negar la importancia de la archivística como ciencia
auxiliar, no solo de la historia sino de otras ciencias sociales. Su objeto son los
archivos y su fin conservar y hacer recuperable la información documental a partir
de principios teóricos y procedimientos adecuados. Es la gestora de organizar y
conservar los archivos y, por consiguiente, de los documentos históricos. En este
caso comenzaremos por definir que es un archivo, enfocado al aspecto judicial.

1. Definición
El Archivo de Concentración judicial idealmente es el espacio donde se
recoge la información legal en forma organizada. Esto es guardar,
conservar y proteger documentos enviados por las diferentes instancias
dedicadas a la aplicación y ejercicio de la justicia que generen escritos de
resolución, actas de acuerdo, demandas, etcétera. El Archivo de
Concentración judicial puede ser municipal, Departamental, Distrital, Estatal
o Federal. Sin embargo, y para el caso de este manual, nos enfocaremos a
instancias locales, municipales o departamentales, es decir, a esos
Archivos de Concentración Judicial que muestran desorganización enorme,
pero que al trabajarles representan una fuente de información importante
para entender la historia legal desde lo local.

2. Funciones
• Recibir la documentación no vigente de instancias por debajo de la
cabecera municipal o departamental: acuerdos, actas, denuncias
generadas en rancherías, parajes, comunidades, villas, pueblos.

13
• Ordenar sistemáticamente los archivos que aloja.
• Custodiar y conservar los documentos del repositorio (es decir el espacio en
donde se resguardarán los documentos).
• Seleccionar aquellos documentos que pasaran al Archivo de Concentración
judicial de una instancia superior (Archivo Judicial del Estado o
Departamento o bien al de la República).
• Diagnosticar el lapso de vida útil de sus documentos, así como su
conservación (micro fílmica o física) o destrucción (cuando un documento
no reúne los requisitos para ser un documento histórico. Recordando que
no por ser antiguo el documento tiene algún valor).
• A partir de su clasificación, proporcionar el servicio de consulta a personas
autorizadas por autoridades locales.

14
 3. Objetivos
• Concentrar los documentos no vigentes de todas las instancias legales por
debajo de la cabecera municipal.
• Proveer documentos al Archivo histórico judicial comunitario de
documentación clasificada primariamente.

4. Organización

Recepción:
La recepción del material en el Archivo de Concentración se reglamentará bajo los
siguientes lineamientos:

a) Las instancias por debajo de la cabecera municipal o departamento

solicitaran al encargado del archivo jurídico la custodia de su
documentación no vigente, indicando las razones del envío, y
proporcionaran al Archivo histórico judicial comunitario la información, lo
más completa posible, del acervo que enviaran.
b) Una vez autorizada la custodia se procede a enviar las solicitudes al
Archivo histórico judicial comunitario y al encargado del Archivo de
Concentración para realizar los siguientes pasos:

▪ Llenar la forma de recepción de documentos, lo cual hará la

dependencia solicitante.
▪ Verificar la capacidad del Archivo de Concentración para
alojarla y conservarla.
▪ Disponer el personal que asesore en el envío, el traslado y la
recepción en el local.

15
Acomodo:
• Habrá que realizar acuse de recibo y acomodar la documentación
que se reciba.
• Ordenar los legajos en la estantería de arriba hacia abajo por cada
anaquel, sin sobrepasar la parte media del entrepaño y acomodando
el mayor peso a los lados y en la parte inferior de la estantería.
• El orden que guardaran los legajos en la estantería será el que
poseían en la dependencia original, hasta donde sea posible.
• Colocación de letreros que identifiquen cada dependencia: uno del
nombre del acervo, por ejemplo, Procuraduría General del Estado,
otros por cada entrepaño, por ejemplo, Correspondencia, 2010.

16
 5. Clasificación Primaria

Definición
El soporte del sistema de clasificación y catalogación del Archivo histórico judicial
comunitario será el ordenamiento por ramos de la administración judicial en el
Estado o Departamento, rubros que tendrán una organización a partir de asuntos
generales. Cada ramo está dividido en los asuntos generales que tratan los
expedientes y se encuentran descritos en las tablas elaboradas para tal efecto.

17
 Para adoptar este sistema se tomó en cuenta el principio de procedencia; es
decir los documentos deben conservarse en el orden que establece su
dependencia de origen.

Los documentos serán clasificados por dependencias, asunto y año.

Revisión y clasificación inicial

Cada legajo2, paquete o caja (según donde estén guardados) será revisado para
ubicar los expedientes en el ramo y año o años correspondientes, siguiendo estos
pasos:

Signos externos: Disposición del texto, escritura, sellos, papel sellado,

etc. Debe tenerse muy en cuenta la nota que se refiere a la
“Sección” (pueda decir 1ª., 2ª., 3ª., etc.) pues ella nos indica en
cual ramo se debe ubicar.

Signos internos: autoridades e instituciones mencionadas, registros

antiguos del documento, etc.

Otros auxiliares para determinar el ramo a que pertenecen los

documentos y la forma de agrupación pueden ser:

a) los resúmenes3 explicativos de cada ramo;

b) el análisis de las memorias e informes de los presidentes

municipales, departamentales o gobernadores;

c) la asesoría del encargado o jefe de Procesos Técnicos.

2 Se realizará una relación del contenido con una breve descripción de cada documento, la fecha y
número de orden, con el objetivo de facilitar su localización.
3 El extracto o resumen sintetiza el contenido o el asunto de referencia.

18
 Si el expediente comprende dos o más ramos y no indica la sección, se
podrá ubicar tomando en cuenta: la oficina que tramitó o participó más en
la gestoría, por ejemplo: se solicita la intervención de la autoridad para
que permita la construcción de un camino que pasa por una propiedad
particular, en el cual ya participaron otras instancias como el presidente
municipal, el juzgado en donde originó la demanda el particular; este
expediente podría ubicarse en los ramos de Gobierno, Fomento o
justicia, pero como la oficina de fomento fue la que participo más en la
tramitación, se clasifica en el ramo de Fomento.

Cuando se haya identificado el ramo de un documento, pero el asunto

trasciende más en otro ramo, se clasifica en este último. Por ejemplo: en
un litigio entre el ayuntamiento y los vecinos por conservar un edificio
particular que funciona como colegio de educación superior; aunque se
tramitó en un juzgado y por ello podría ubicarse en el ramo de Justicia,
se clasificara en el ramo de Educación porque trasciende más en el
aspecto educativo.

En tanto no se clasifique por asuntos, la documentación se agrupará

solamente por ramo y por año o por dependencia y año, según sea el
caso.

Cada legajo se ordenará internamente por año, mes y día, partiendo del
más antiguo al más reciente.

Ubicación cronológica
Una vez identificado el ramo al cual pertenece el documento, se localiza la fecha.
Esta debe ser la de la expedición del documento mismo o la correspondiente a la
información que contiene.

19
 La fecha de expedición del documento es la que determina su ubicación
cronológica.

Los expedientes de fechas distintas se ubicarán por la más antigua; esto

es, si contiene documentos de fechas 1936, 1940 y 1957, se acomodará
en 1936.

Cuando se trate de estadísticas o informes generales que se refieran a

datos de fechas anteriores, se ubicaran por la fecha de la información.
Por ejemplo, una estadística de instrucción primaria, elaborada en 2019
pero cuyos datos corresponden a 2018, este será el año en que se
colocará.

Cuando los pasos anteriores ya se hayan realizado, la documentación

volverá a la estantería con su identificación debidamente señalada en
cada caja.

Los archivistas concebirán las etiquetas que se requieran para cada caja,
señalando su ramo o dependencia y el año.

Se supervisará el acomodo de cada caja, para que estas queden en su

lugar correspondiente dentro de la estantería.

El acomodo de las cajas lo realizará el personal de intendencia en los

términos señalados en el punto anterior.

6. Descarte o depuración
Para el descarte de documentos se tomará en cuenta lo siguiente:

• Se conservarán todos aquellos documentos que muestren la organización,

los procedimientos y las políticas de la institución legal, sus antecedentes y
razón de ser, así como los objetivos iniciales y subsiguientes de la misma.
20
• Los manuales de ejecución, de organización, y de procedimientos legales.
• Los documentos que contribuyan a la comprensión de la organización y del
funcionamiento de las instituciones legales.
• Los documentos utilizados para definir la aplicación de la justicia.
• Delegaciones de autoridad.
• Los convenios entre dependencias.
• Las agendas, actas o minutas (con todos sus anexos) de las reuniones en
que haya participado la institución o dependencia. Reuniones internas o con
organismos centralizados o descentralizados con los cuales lleve relación
constante y tengan que ver con su funcionamiento
• Los documentos que se refieran directamente la política general de la
institución, procedimientos, y sistema de organización.
• También deberán conservarse aquellos documentos que consignen el
• desarrollo de la institución jurídica.
• Directorios internos (actuales y pasados).
• Informes narrativos que describan las actividades de la institución (estos
informes deben ser reunidos a nivel de dirección, para que tengan
suficiente precisión y generalidad.
• Materiales ofrecidos a la información pública y boletines de prensa.
• Documentos divulgados que se refieran a actividades y programas de la
dependencia.
• Documentos de planificación.
• Informes especiales, estudios o encuestas acerca de la administración y
formas de operación de la institución.
• Programas anuales para justificación del presupuesto.
• Informes anuales para comprobación del gasto público.
• Recopilación de datos para la formulación de informes (sean municipales,
distritales, anuales, estatales o presidenciales).
21
 • Entran también en el aspecto de conservación los documentos que normen
las actividades de las instituciones y la legislación respectiva.
• Reglamentos, acuerdos, circulares, etc.
• Estudios y dictámenes sobre consultas de carácter jurídico.
• Legislación y jurisprudencia que afecten a la institución legal.

Otro aspecto es el de los recursos humanos y las personalidades, por lo que

deberán conservarse los documentos inherentes a estos.

• Profesiogramas, definiciones de puestos, etc.

• Plantilla y censos de personal.
• Programas de capacitación y adiestramiento; expedientes indicativos al
respecto.
• Contratos colectivos de trabajo (muestras de contratos individuales).
• Enumeración y documentación genérica directamente relacionada con
prestaciones y servicios sociales a los trabajadores de la institución.
• Expedientes de personalidades relevantes.
• Muestras de expedientes típicos de personal.

De acuerdo con los puntos anteriores los documentos que pueden ser eliminados
son:

• Aquellos que ya no tengan trámite legal, contable y administrativo.

• Se eliminarán los documentos reemplazables, como las copias, cuando se
conozca la existencia y ubicación del original.
• Los manuscritos originales cuando también estén impresos.
• Los documentos que estén microfilmados cuando no tengan ningún valor
especial.
• Una comisión formada exprofeso será la que indique cuales documentos
pueden ser depurados.
22
Nota: cualquier duda que haya sobre la depuración de determinados documentos,
la dirección conjuntamente con la comisión depuradora emitirá dictamen expreso
en este sentido, una vez analizados los documentos de que se trate.

7. Traslados de documentación del Archivo de Concentración

al Archivo histórico judicial comunitario.
Toda la documentación legal que se encuentre en el Archivo de concentración que
sean casos legales resueltos y que hayan cumplido un tiempo marcado por la ley,
pasará al Archivo histórico judicial comunitario.

Los requisitos para traslados serán fundamentalmente los siguientes:

• Que la documentación sea de carácter histórico, lo cual habrá de ser

dictaminado por una comisión que designe el archivo histórico judicial
comunitario.
• Que exista la aprobación de la secretaria general de gobierno.
• Que las condiciones físicas del archivo histórico judicial comunitario
permitan tal recepción (espacio suficiente).
• Que haya sido revisada con todo cuidado y seleccionada.
• Que el estado físico de los documentos se aceptable y, a la vez, susceptible
de ser consultada.
• Que esté debidamente fumigada.
• Que tenga el inventario la relación correspondiente.

Procedimientos que seguir para el traslado de documentos:

Los traslados se harán en unidades que faciliten las instancias de gobierno.
Serán supervisados por las personas que designe la dirección del Archivos
judiciales comunitarios y por el encargado del archivo de concentración,
previa relación o inventario de la propia documentación.

23
II. ARCHIVO HISTÓRICO JUDICIAL COMUNITARIO

24
 1. Recepción de documentos
El archivo histórico judicial comunitario recibirá la documentación procedente de
archivo de concentración que haya sido preparada para tal efecto.

Requisitos de recepción
• Que la documentación sea de carácter histórico.

• Que exista la aprobación de la secretaria general de gobierno.

• Que los documentos tengan una antigüedad mínima de 20 años.

• Que exista el espacio suficiente en el local del Archivo histórico judicial

comunitario para albergar los documentos.

• Que la documentación tenga el inventario o la relación correspondiente.

• Que esté debidamente ordenada, con los datos necesarios para su

identificación, esto es, clasificada primariamente.

• Que haya sido fumigada.

Procedimiento
Para realizar la recepción de documentos en el Archivos judiciales
comunitario se siguen estas indicaciones:
• Establecer la periodicidad y el volumen de cada remesa.
• Disponer el personal que recibirá cada remesa.
• Confrontar la documentación con el inventario de esta para
comprobar que se reciba toda la que se indica.

25
 Ejemplo básico de elementos que debe de llevar una carátula:

Acomodo
La dirección del Archivo histórico judicial comunitario estudiará la
problemática de acceso y acomodo de la documentación que se reciba, y

26
 determinará con el encargado de circulación el lugar donde se acomodará
dentro de la estantería.
La periodicidad de los traslados será cada quince días.
Se recibirán como máximo 500 legajos o cajas por cada
remesa.
La recepción estará al cuidado del encargado de circulación.
El acomodo y el orden que tendrá la documentación en la estantería se sujeta al
principio de procedencia. Además, se parte del supuesto que ya estará
clasificada primariamente. Se dispondrá de la manera tradicional: de
izquierda a derecha y de arriba hacia abajo por cada anaquel.
Dependencias estatales. Si la documentación proviene de las dependencias del
gobierno estatal se integrará al acervo general, distribuido por ramos hasta
1940 y por dependencias desde esa fecha a la actualidad.
Archivos municipales. Cuando se trata de acervos de municipios se
acomodarán por los ramos de su competencia.
Archivos particulares. En caso de acervos de personas físicas o morales, o de
otros estados, se ordenan de acuerdo con la denominación
correspondiente a su procedencia.

2. Clasificación
De la misma manera que en el archivo de concentración, los documentos del
acervo del Archivo histórico judicial comunitario clasifican tomando en cuenta el
principio de procedencia y la organización por ramos y asuntos generales de la
administración pública del Estado de Chiapas.
Los ramos se encuentran desglosados en las tablas de clasificación que se
elaboraron y contienen los asuntos inherentes a cada ramo. En las tablas se
indica la letra clave asignada a cada ramo. Los asuntos generales de los ramos

27
 se han numerado progresivamente. Con estos elementos (clave del ramo y
número del asunto) se integrará – posteriormente – la asignatura topográfica o
clave de identificación del documento.
La clasificación se ara por ramo, asunto y año.

Clasificación por ramo

Para ella se siguen los mismos lineamientos que se indicaron en la parte
correspondiente a la clasificación en el archivo de concentración.

Clasificación por asunto

La clasificación por asunto de un ramo determinado se basará en:

Lectura del expediente (puede ser parcial si logra identificarse

plenamente el asunto con ella, o total cuando así se requiera)
teniendo en cuenta las tablas de clasificación.

Consulta de fuentes bibliográficas.

Ubicación cronológica
Después de haber identificado el ramo y el asunto al cual corresponda el
documento se localiza su fecha. Se siguen los lineamientos señalados al respecto
en el archivo de concentración.

Acomodo en carpetas
Se colocarán en carpetas en las cuales se anotará los primeros tres elementos de
la asignatura topográfica en el margen superior izquierdo y en el extremo derecho
el asunto general.

28
 Además, en el margen inferior derecho se anotará el número de fojas que
integran el expediente – todo esto también con lápiz -. Los expedientes
podrán conservar su carpeta original cuando la misma contenga
anotaciones alusivas, número de expediente, sección a la que pertenece,
entre otros.

Criterio de formación de expedientes

Será el de afinidad y correspondencia de varios documentos en torno a un mismo
asunto. Por ejemplo: se encuentra una circular del gobierno del estado dirigida a
un funcionario de hacienda municipal para que informe sobre los estados de
cuenta de su jurisdicción. Poco después en otro legajo se localiza el informe
relativo; este deberá incorporarse a la carpeta que contiene la circular.

29
 Una carpeta no debe contener documentos de dos asuntos, aunque sean
afines, ni documentos de dos años, excepto en aquellos casos cuyo trámite
– de un asunto particular – se haya extendido por más de un año.

Al concluir la clasificación de cada legajo, el clasificador ordenara los

expedientes, cronológicamente por año, mes y día.

El clasificador entregara al encargado de circulación los expedientes ya

clasificados y ordenados como lo indica el punto anterior, para que sean
colocados en su lugar correspondiente.

3. Catalogación

Definición
Es el proceso técnico que comprende no solo la redacción del asiento
bibliográfico, si no la ordenación de cada uno de los asientos para formar el
catalogo.

Catalogación parcial
Para la catalogación parcial se siguen los lineamientos señalados a continuación:

Identificación
Lectura y estudio de los expedientes para determinar si se catalogan como
expediente único o como colección.

Expediente único.
Ciertos tipos de documentos legales como testamentos, escrituras,
arrendamientos, contratos, nombramientos, licencias, oficios, etc. Contienen un
asunto particular, cuyo trámite o información es único y se catalogaran
independientemente.

30
Colección
Una colección de documentos se define como un grupo de expedientes formados
por o sobre una persona, familia, entidad, asunto, lugar geográfico, sociedades,
instituciones, etc. Los elementos de las colecciones pueden consistir en cartas,
oficios, diarios, registros de negocios, etc. Por ejemplo, si se encuentran dos o tres
expedientes sobre sublevaciones de comunitarios que se refieran a un mismo
lugar o época, se integraran en una colección y se catalogaran como tal y no cada
expediente por separado.

La colección presenta la particularidad de que puede

agregarse a ella toda la documentación complementaria que
aparezca con posterioridad; no tiene límite en cuanto a su
extensión.

La ficha catalográfica
Se elabora conforme a las reglas de catalogación angloamericanas4 Adecuadas a
la técnica archivística por el personal del Archivo histórico judicial comunitario. La
ficha consta de los siguientes elementos:

Para expediente
Signatura topográfica, autor o asiento principal, resumen, descripción física, notas
y número antiguo del expediente.

Para colección
Signatura topográfica, autor o asiento principal, titulo, descripción física,
localización, contenido, y número (o números) antiguo del expediente.

4 Cfr. Capítulo 10 “Manuscritos” de las Reglas de catalogación angloamericanas. Trad. de

Hortensia Aguayo, Washington: secretaria general de la Organización de los Estados Americanos,
1970. (Manuales del Bibliotecario # 8), pp. 249-261.
31
Signatura topográfica
Está formada por cinco elementos y se anota en el margen superior
izquierdo de la tarjeta. En la primera línea se coloca la clave
del ramo, o sea, la letra adoptada como tal; luego el numero
asignado al asunto de que se trata; y, después, las últimas
tres cifras del año. En la segunda línea se anota la
abreviatura adoptada para el lugar (municipio, estado, país)
y termina con el número de expediente que le corresponde
según el ramo.

Ejemplo:

El año que se asienta en la signatura topográfica es el

correspondiente a la fecha que indica el oficio que
inicia el trámite. Solo en los casos que se
consignen datos de fechas anteriores (por
ejemplo, informes, estadísticas), se anotará el año
de la información y no el de la presentación.

32
Si no se encuentra el oficio que origina un expediente, se
registrará el año del documento más antiguo del
conjunto.

Cuando un documento carece de fecha se buscará en las

fuentes auxiliares, si no se obtiene de esta
manera, lo investigara el catalogador; si con todo
esto no se obtiene, se dejará el espacio en blanco.

Para los lugares geográficos se cuenta con una tabla que

contiene los nombres completos de los municipios
del estado de Chiapas y otra que incluye los
estados de la república, y, finalmente, una con
nombre de otros países.

Para identificar y anotar la clave del municipio en un

expediente o colección:

- Será anotada la clave del lugar afectado en la

gestión, aunque no sea el mismo de la expedición
del documento.
- Se consignará el lugar de procedencia del oficio
original, cuando este sea el único que haya
promovido el asunto.
- Si son varios lugares, la clave puede representar
un municipio, un estado o un país, según el caso.
Cuando el documento carece de la información del lugar
(municipio, pueblo, etc.) se buscará en las fuentes
auxiliares; si no se localiza, pero hay certeza de
que pertenece a determinado municipio, se le

33
 asignará las iniciales de este. Cuando no se
obtenga la información referente al lugar, se dejará
vacío el espacio correspondiente en la signatura.
El número del expediente será progresivo por cada ramo.
Lo asignará el jefe de Procesos Técnicos cuando
efectué la revisión de los expedientes catalogados.

Asiento principal
El asiento principal lo constituye el autor, mismo que puede ser personal o
corporativo.

Personal
La persona firmante o solicitante en el documento original, es decir, el remitente.

Corporativo
La corporación, dependencia, institución, sociedad, etc., que aparece como
responsable o tutora del o de los documentos o expedientes y cuyo nombre se
encuentra en el sello o en el membrete del oficio.

Ejemplo:

Autor
Personal: Gómez Álvarez, Emilio
(Oficial 2o).
Autor Chiapas. Jefatura Política.
Corporativo
- Para el asiento de autor se adoptaron las reglas
angloamericanas de catalogación – ya citadas -, con algunas
variantes para el Archivo histórico judicial comunitario.

34
- Después del nombre se escribirá el puesto del funcionario que
firma el documento inicial.
Ejemplo:
García M., Roberto (Administrador de Correos).
- Los autores corporativos se escribirán con forme a las reglas
siguientes:
1. Irán precedidos del lugar cuando sean organismos
dependientes o colaterales del poder ejecutivo y se
subrayará solo el nombre de la dependencia. Por ejemplo:
Chiapas. Tesorería General del Estado; Chiapas. Congreso
del Estado.
También cuando los organismos sean de comprensión
estatal, ejemplo: Chiapas. Dirección de beneficencia;
Chiapas. Escuela de Artes.
2. Se asentarán directamente las denominaciones que
incluyan el lugar en el sello o membrete, siempre y cuando
no estén en los casos anteriores.
Ejemplo:
Biblioteca Pública del Estado de Chiapas.
3. En caso de que u organismo presente varios nombres en el
transcurso de su existencia, la sección de procesos
técnicos decidirá cuál de ellos será el que se utilice, desde
luego, haciendo referencia a los demás; esto, con el fin de
seguir el criterio de uniformidad. El autor se anota en la
ficha a ocho espacios del margen izquierdo y dos líneas
debajo de la asignatura.
Cuando la documentación no tenga autor y se agote la
búsqueda en las fuentes de consulta, se procederá a

35
 catalogarla adoptando el “párrafo francés”, mismo que
describe el documento aprovechando los elementos
existentes.
Ejemplo:

Resumen o título
Se hará de acuerdo con la categoría de los documentos, es
decir, como expediente o como colección. La diferencia
aparece después del asiento de autor.

Catalogación para expediente

Como título se usa un término, aportado si es necesario, que indique la forma del
documento (oficio, minuta, carta, etc.), seguido de la fecha, empezando por el año
luego el mes abreviado y el día (para su ordenación cronológica); el lugar
geográfico, formado por el municipio, y el estado al cual pertenece se consignara
entre paréntesis y abreviado. Luego el resumen propiamente dicho que incluirá: el
autor o remitente, abarcando el cargo, el asunto específico y el destinatario. Si se
transcriben párrafos de los documentos se aran notar mediante comillas.

Esta información se coloca en la tarjeta bajo el autor y se

inicia a once espacios del extremo izquierdo de la misma,
solo en la primera línea, de la segunda en adelante, cuantas
36
 ocupe, se continúa a ocho espacios del extremo
mencionado.
Ejemplo:
IP - 11 – 1989
SCLC/710
El director del Liceo.
Oficio, 1989 dic. 5, San Cristóbal de Las
Casas (Chis.), por el cual el director del Liceo
agradece al secretario de gobierno de Chiapas la
licencia para separarse de dicho cargo con motivo del
nombramiento de procurador de justicia de que fue
objeto. Incluye trámite.
[6] f. ms. Orig.
APV/ams.

Catalogación para colección

El título de la colección consta de los siguientes elementos: la forma de los
documentos (registros, expedientes, etc.) el año o los años que comprende la
colección; cuando sean más de dos, se anotan los años extremos que abarca la
misma y en seguida el lugar geográfico – municipio y estado, este abreviado y
entre paréntesis -.

Esta información se coloca en la tarjeta bajo el autor y se

inicia a los once espacios del extremo izquierdo de la misma.
La colección presenta también la diferencia de que la
descripción física se anota en seguida del título, es decir,
inmediatamente después del lugar geográfico.
Está formado por la cantidad de legajos, piezas y fojas de
que conste. Luego, se anota la forma del documento; si es
37
 manuscrito, (ms.), si es mecanografiado, (mc.), si son
originales o copias, (orig.), (cop.), según el caso.
Las fojas de la colección serán numeradas por el
catalogador, con lápiz y en el margen superior derecho.
Localización. En una colección debe anotarse el repositorio
donde se encuentra la misma. En este caso: en Archivo
histórico judicial comunitario. Datos que se ubican en la línea
siguiente después del título y de la descripción física, se
empieza a once espacios del margen izquierdo de la tarjeta.

Alcance y contenido
Aquí se describe en forma general los tipos de documentos, las secciones, los
nombres de personas, etc., que contengan la colección. El resumen deberá ser
claro y exacto, elaborado por el catalogador y en el caso de transcripciones de
párrafos de los documentos se harán notar mediante comillas. Se inicia a ocho
espacios del extremo izquierdo de la tarjeta; de la segunda línea en adelante,
cuantas ocupe, se continúa a los once espacios del extremo citado.

Por ejemplo:

C – 9 – 869
CHIS/ 55
INDIOS
Chiapas. Gobierno del Estado,
Expediente, 1869. Chiapas. 1 pz.
108 f. ms. Orig.
En Archivo histórico judicial comunitario.

38
 Contiene oficios sobre las medidas tomadas por el
Gobierno de Chiapas para sofocar posibles
sublevaciones de indios del Estado en unión de los
de Oaxaca, que “pretenden ocupar las propiedades
particulares”. Incluye circular Núm. 67 del gobierno a
los jefes políticos, ordenando le informen al respecto.
Exp. 25
LRG/gcg.

Descripción física
Los expedientes llevan la descripción física después del resumen o título. Se
forma con el número de fojas si el documento ya tiene numeración se anota solo
número de fojas; en caso contrario, el catalogador las numera con lápiz en el
margen superior derecho y anota el número de ellas en la ficha, entre corchetes;
luego la forma del documento, si es manuscrito o mecanografiado, original o copia,
se utilizan las abreviaturas: ms., mc., orig., cop., respectivamente.

Se anota a los once espacios del extremo izquierdo de la

tarjeta.

Numeración antigua
El numero original del expediente, que generalmente se localiza en la carpeta
original o en el expediente cerca del sello, se indica en la sección de notas, es
decir, debajo de la descripción física y a los once espacios del extremo izquierdo
de la tarjeta.

39
Asunto general
Se anotará también el asunto general que señale la signatura topográfica, o sea, si
la signatura es:

C -15-896, el “15” corresponde, según las tablas de

CHIS/201
Clasificación, el asunto “seguridad pública” del ramo de
Gobernación; por lo tanto, aquel se consignará en el margen
superior derecho de la ficha y con mayúsculas.
Ejemplo:

C – 15 – 896 SEGURIDAD PÚBLICA

CHIS/201

Algunos asuntos se presentan en varios ramos; en tales casos, se

anotará el asunto y también el ramo, separados mediante un
guion.
Ejemplo:

C – 10 – 896 LEGISLACIÓN-GOBERNACIÓN
CHIS/206
APV/amn.

Responsabilidad
El catalogador, anotara en el margen inferior derecho de la ficha las iniciales de su
nombre y apellido con mayúsculas, con el objeto de identificar quien catalogo el
documento.

40
Información adicional
La información que no aparezca en el documento y que la añada el catalogador
para logar una mejor comprensión del documento siempre se anotará entre
corchetes.

Catálogos emanados de la catalogación parcial

Los catálogos que se formaran son: i) topográfico, ii) de autores, iii) de materias (o
temático), iv) geográfico, v) cronológico y vi) de expediente, cuya información se
concentrará exclusivamente a los datos consignados en la tarjeta.

i) Catálogo topográfico
Está ordenado por la signatura topográfica, que es la indica cómo se
encuentra la documentación en la estantería, por lo cual dará información
de todo lo que hay en un ramo en un asunto determinado, etc. Sus fichas
tienen la forma original de la descripción. Este catálogo es de uso interno,
es decir, que el público no tiene acceso a él.

Ejemplo:
IP – 4 – 896
CMT/219
Comitán. Jefatura Política del 9o. Cantón.
Oficio, 1897 abr. 28, Comitán (Chis.),
Del jefe Político del Cantón de Comitán,
remitiendo al secretario de Gobierno de Chiapas,
boleta con los datos estadísticos de instrucción
Primaria del cantón, correspondientes a 1896.
41
 5 f. y 2 pliegos, ms. Orig. Imp.
Exp. 1928.
APV/amn.

ii) Catálogo de autores.

Formado por las tarjetas principales que tienen la forma original de la
descripción. Se ordena alfabéticamente por el nombre del autor (sea
personal o corporativo).
Ejemplo:
IP – 4 – 896
CMT/219
Comitán. Jefatura Política del 9o. Cantón.
Oficio, 1897 abr. 28, Comitán (Chis.),
del jefe Político del Cantón de Comitán,
remitiendo al secretario de Gobierno de Chiapas,
boleta con los datos estadísticos de instrucción
primaria del cantón, correspondientes a 1896.

5 f. y 2 pliegos, ms. Orig. Imp.

Exp. 1928.
APV/amn.

iii) De materias (o Temático)

Formado por las fichas que indican las materias de que tratan los
documentos. Estas fichas se preparan con los encabezamientos de materia
de los asuntos generales de cada ramo, según las tablas, por ejemplo:
DIVISIONES POLITICAS y TERRITORIALES, que en la denominación del

42
 apartado 5 del ramo de Gobernación; EDUCACION SUPERIOR, que es el
apartado 6 del ramo de Instrucción Pública, etc. Su ordenamiento es
alfabético

iv) Catálogo Geográfico.

Está formado por las fichas que indican el lugar donde se desarrolló el
asunto específico que se indica en el documento, es decir, el lugar que
aparece en la signatura. Se acomoda en orden alfabético.

Ejemplo:
IP – 4 – 896
CHIS/219 Comitán (Chis.)
Comitán. Jefatura Política del 9o. Cantón.
Oficio, 1897 abr. 28, Comitán (Chis.),
Del jefe Política del Cantón de Comitán,
remitiendo al secretario de Gobierno de Chis,
boleta con los datos estadísticos de instrucción
primaria del cantón, correspondientes a 1896.

5 f. y 2 pliegos, ms. Orig. Imp.

Exp. 1928.
APV/amn.

v) Catálogo cronológico
Formado por las fichas encabezadas por años o por fechas completas,
según el caso, que señalan los documentos.

Su ordenamiento es cronológico.
Ejemplo:
IP – 4 – 896
CHIS/219 1896
43
 Comitán. Jefatura Política del 9o. Cantón.
Oficio, 1897 abr. 28, Comitán (Chis.),
del jefe Política del Cantón de Comitán,
remitiendo al secretario de Gobierno de Chis,
boleta con los datos estadísticos de instrucción
primaria del cantón, correspondientes a 1896.

5 f. y 2 pliegos, ms. Orig. Imp.

Exp. 1928.
APV/amn.

vi) Catálogo de expediente

Este se forma con las fichas encabezadas por el número de expediente su
orden es progresivo.

Este catálogo también es de uso interno.

Ejemplo:
IP – 4 – 896
CHIS/219 219
Comitán. Jefatura Política del 9o. Cantón.
Oficio, 1897 abr. 28, Comitán (Chis.),
del jefe Política del Cantón de Comitán,
remitiendo al secretario de Gobierno de Chis,
boleta con los datos estadísticos de instrucción
primaria del cantón, correspondientes a 1896.

5 f. y 2 pliegos, ms. Orig. Imp.

Exp. 1928.
APV/amn.
Los catálogos de documentos serán alfabetizados y ordenados por la
sección de procesos técnicos quedando bajo su control y responsabilidad.

44
Actividades complementarias de la sección de Procesos Técnicos
Los catalogadores tendrán a su cargo la formación de los catálogos y los
índices del Boletín.
Elaborar cuatrimestralmente la sección “noticias y comentarios” para el
Boletín.
Colaborará en la edición de las publicaciones del Archivo histórico judicial
comunitario.
Formar la estadística mensual de documentos procesados en catalogación
y clasificación.
Con las estadísticas de las secciones de Procesos Técnicos, circulación,
mapoteca y biblioteca se integrará las estadísticas mensual y anual
del Archivos judiciales comunitarios (véase formato 1a).
Elaborar las reseñas de libros para su publicación en el Boletín.

Preparación de los materiales

Cuando ya se ha catalogado el documento, se anota en la carpeta la signatura
topográfica en el margen superior izquierdo; además, en el ángulo inferior derecho
el catalogador anotara también sus iniciales y el número de fojas que integran el
expediente.
Los expedientes catalogados serán entregados por el jefe de Procesos
Técnicos al encargado de circulación, el cual realizara la fase final del
proceso, que consiste en prepararlos para su ubicación dentro de los
ramos, además colocarlos en el lugar respectivo en la estantería.

45
Actividades del encargado de circulación
Este tendrá bajo su responsabilidad el acervo documental del Archivo histórico
judicial comunitario, en cuanto al control de los documentos que entran y
salen del área del acervo, ya sea clasificación o catalogación como para
consulta de los investigadores. Realizara además la preparación de los
materiales para su ubicación final.

Abastecimiento a los catalogadores.

El encargado de circulación entregara a cada catalogador el legajo que
vaya a clasificar o a catalogar y certificara que sea el indicado.
El encargado de circulación contara los expedientes que contiene el
legajo, así como el número total de fojas de este.
Anotara en el formulario respectivo (véase formato 2a) los datos de
recibo y entrega de documentación.

Revisión y sellado de expedientes

Los expedientes catalogados antes de ser acomodados en la caja
respectiva deberán pasar por el siguiente proceso:
Recontar el número de fojas de cada expediente.
Revisar el orden interno del expediente (cronológico y en las
colecciones, alfabético, por cantones o municipios), si hay
errores deberá comunicarse al catalogador.
Anotar la signatura topográfica al reverso de cada foja del expediente,
en el margen inferior izquierdo (con lápiz).
Con el sello del Archivos judiciales comunitarios sellará por el reverso
todas las fojas del expediente, y cuidará que el sello no invada
el texto y otros datos del documento.

46
 Revisar la condición física del documento, así como también la
limpieza de este; si hay deterioro los pasara a fotocopia.
Cuando el deterioro sea mayor, lo retirar de circulación y
pondrá la fotocopia en su lugar.
Revisar si la oxidación de los alfileres o clips originales han marcado el
documento, en tal caso reemplazarlos por clips inoxidables.
Anotar en la hoja de “registro del trabajo del encargado de circulación”
(véase formato 3a) los datos relativos de cada expediente
catalogado.

Guardado de expedientes en las cajas

Se tomará en cuenta el ramo, el asunto, el año y el lugar para el
acomodo de cada expediente.
Los expedientes o las colecciones se acomodan en la caja de acuerdo
con la signatura topográfica, esto es, de un mismo ramo, luego
del mismo asunto, después en orden cronológico, luego por
lugar (esté en orden alfabético).
Anotar en la etiqueta de la caja la signatura topográfica del expediente
(o expedientes) contenidos en ella.
Colocar en cada caja la etiqueta respectiva.
Si el expediente o la colección abarcan más de una caja, se anotará
en la etiqueta la misma signatura con el número que identifica
el orden de las cajas en seguida,
Ejemplo:
La etiqueta de la primera caja tendrá anotada la signatura
C – 9 – 860
CHIS/80, y en las dos cajas continúa la misma colección, en la etiqueta se pondrá:
C – 9 – 860/2 y C – 9 – 860/3
47
 CHIS /80 CHIS /80
Cada caja contendrá como máxima el 90% de su capacidad, de
manera que no maltraten los documentos.
La numeración de las cajas en la estantería será general en el ramo,
se asignará conforme vaya siendo catalogado cada ramo.

Intercalación de cajas en la estantería

Se hará de acuerdo con el orden establecido: por ramo, en continuidad
alfabética; por asuntos generales de cada ramo, en orden progresivo
de acuerdo con la numeración de estos; por años, en orden
cronológico, del más antiguo al más reciente.
El orden de la estantería es de arriba a abajo por cada anaquel y de
izquierda a derecha.
Las cajas serán acomodadas en cada entrepaño de tal manera que
permitan sacar o meter alguna de ellas con soltura. Se
colocarán como máximo – y de acuerdo con las dimensiones
de la caja – siete cajas por entrepaño.
La colocación de las cajas en la estantería la hará el personal de
intendencia bajo la dirección del encargado de circulación.
Cuando los clasificadores o catalogadores localicen documentos de
otros ramos en el que estén revisando o catalogando, el
encargado de circulación tomará nota, en un formulario
especial, del año del legajo donde fueron incluidos los
documentos de referencia; si es necesario formar con ellos un
nuevo legajo, también tomará nota de ello. Esto, con en el fin
de llevar el control del número de legajos de cada ramo, a
parte de la ubicación adecuada de los documentos que aún no
se catalogan.
48
 La documentación que pase a fotocopia, después de fotocopiarse será
recogida por el encargado de circulación, quien la incorporara a su
lugar de origen.

Rotulación
La rotulación en la estantería de cada ramo y sus asuntos generales se ara
de la siguiente manera: un letrero cada tres entrepaños con el número
y el nombre del asunto general asignado en las tablas.

Actividades complementarias
Además, el encargado de circulación atenderá a los lectores que consulten
el acervo documental y desarrollará las actividades siguientes:
Elaborar el informe mensual de los investigadores que consultan el
acervo documental y el número de expedientes consultados.
Elaborar informe mensual de los expedientes procesados, sean estos
clasificados o catalogados.
Llevar un control de los legajos formados recientemente en cada
ramo.
Elaborar cuatrimestralmente la sección del Boletín denominada “que
se investiga en el Archivo histórico judicial comunitario”.
Formar la estadística anual del acervo documental con los índices de
expansión.
Formar la estadística anual de investigadores y número de
expedientes consultados.

49
 4. Servicios al público

Consulta
Es la entrega de un documento por parte del Archivo al lector para que este en
un tiempo y lugar expresados haga uso de él, con la obligación de devolverlo al
término de la consulta.

Procedimiento para el lector

Identificarse y registrarse en la recepción, en caso de pedir por primera vez
el servicio (véase formato 4a).
Identificarse solamente, en caso de no ser la primera vez que pide el
servicio.
Llenar la papeleta de “préstamo de documentos”, anotando con claridad la
fecha, la signatura topográfica y sus datos personales (véase formato
5a).
Llenar una papeleta de préstamo por cada expediente.
Entregar la papeleta al encargado de circulación.

Procedimiento para el encargado de circulación

Recibir la papeleta de préstamo de documentos que le entregue el lector.
Revisar que estén anotados todos los datos.
Localizar el expediente solicitado.
Contar las fojas del expediente solicitado antes de entregarlo al lector.
Anotar en la papeleta de préstamo los datos que le corresponden.
Entregar los expedientes al lector, uno por uno, cuantos solicite.

50
 Llenar el formulario de “servicio a lectores del acervo documental” para
control de la documentación que se presta y para la formación de la
estadística (véase formato 6a).
Al devolver el lector el material revisará su condición física y la cantidad de
fojas, para comprobar si se halla en el mismo estado en que fue
proporcionado.
Cuando halla maltrato de documentación por parte del lector, lo
comunicara a la dirección.
Cuando falten documentos, antes que el lector se retire, avisará a la
dirección.
Después de revisado el material, regresará la documentación en su lugar
correspondiente dentro de la estantería.

Reproducción de documentos
El Archivo tiene el servicio de reproducción de documentos, que puede ser
fotocopia, fotografía o micropelícula, para ello deberá seguir el procedimiento que
se indica:

Procedimiento para el lector

Llenar la papeleta de solicitud de fotocopia, una por cada expediente
que desee (véase formato 7a).
Llenar – por una sola vez – la solicitud que contiene las condiciones
del servicio de reproducción de documentos, en la cual se
anotaran todos los documentos que se le proporcionen (véase
formato 8a).
Firmar la solicitud mencionada en el punto anterior.
Entregar la solicitud al encargado de circulación.

51
Procedimiento para el encargado de circulación
Si el lector solicita la reproducción de documentos, le proporcionará
las formas necesarias y seguirá el procedimiento establecido:
Llenar una solicitud de fotocopia igual a la del lector, la cual quedara
adjunta al documento que fue reproducido.
Recabar la firma de la Dirección del Archivo Histórico que autoriza la
reproducción de documentos.
Pasar los documentos a fotocopia, fotografía, o microfilmación.
Recoger la documentación reproducida y regresarla a su lugar
correspondiente.
Indicar al lector que puede pasar con la secretaria a recoger el
material fotocopiado y efectuar el pago respectivo.

52
IV. Bibliografía

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55