Manual de usuario

Herramienta para
formulación del
PAC 2023
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento (DAM)

Guatemala, agosto 2022

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 Índice
Manual de usuario
Herramienta para formulación del PAC 2023

1 Instrucciones principales 03

2 Habilitar Macros Excel 03

3 Hoja para el Plan Anual de Compras (PAC) 2023 04

4 Temporizador de guardado 04

5 Botones de la Herramienta PAC 2023 05

6 Ingreso de información en la Herramienta PAC 2023 06

7 Buscador de códigos de insumo 08

8 Renglones sin código de insumo 09

9 Ingreso de nuevo registro 10

10 Justificación 14

11 Justificación por Renglón y Modalidad 15

12 Cierre de la Herramienta PAC 2023 15

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Instrucciones Principales

1. Antes de abrir el archivo (UE - FORMATOS PAC 2023), es necesario cambiar el nombre
de este, sustituyendo las siglas UE por el código de la Unidad Ejecutora a la que
pertenece.

El nombre del archivo debe tener la siguiente estructura: UE - Formatos PAC 2023. A
manera de ejemplo se utiliza la Unidad Ejecutora 201, debiendo quedar el nombre
como se observa en la imagen siguiente.

2. Al abrir el archivo Excel es necesario habilitar el uso de macros para que todas las
funcionalidades de la herramienta se ejecuten correctamente. Para ello debe hacer
click en la palabra “Opciones...” que aparece en la parte superior de la Hoja.

Esto desplegará un cuadro de diálogo, donde debe seleccionar la opción “Habilitar

este contenido” y luego seleccionar “Aceptar”, como se muestra a continuación.

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 3. Para ingresar información en el Plan Anual de Compras (PAC), debe colocarse en la
Hoja “DAM PAC-03”.

4. En la parte superior aparecerán automáticamente los datos de la Unidad Ejecutora

con base en el nombre del archivo, tal como se indicó en el Paso 1.

5. Temporizador

La herramienta cuenta con un temporizador regresivo programado

automáticamente con 5 minutos, luego de agotado este tiempo presentará un
cuadro de diálogo indicando “¿Desea guardar la información?”.

Al seleccionar la opción “Sí”, grabará la información registrada en los últimos 5 minutos. Si selecciona
la opción “No”, la información no será grabada. En ambos casos se reiniciará el temporizador.

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6. Botones de la Herramienta.

6.1 Mostrar/Ocultar PROYECCIÓN

Este botón permite mostrar / ocultar las columnas donde se puede ingresar la
información proveniente de la herramienta para estimación de necesidades de la
Unidad de Gestión Logística (UGL), esta opción está disponible para la UE que desee
colocarla en la herramienta PAC 2023, sin embargo, estas columnas son opcionales y
no afecta la programación.

6.2 Insertar fila en blanco

Permite agregar filas a la herramienta, siendo la única manera de hacerlo. Para

utilizarla debe colocarse en la línea a partir de la cual necesita que se agregue.

Al seleccionar la opción “Insertar fila en blanco” aparecerá un cuadro de diálogo en

donde debe indicar la cantidad de filas que se desea agregar, luego seleccione
“Aceptar”.

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 6.3 Insertar fila Subtotales

Agrega una línea de subtotal por debajo de un bloque de información de un renglón

en específico; a partir de un subtotal no podrá utilizar el mismo renglón.

6.4 Borrar fila actual

Es necesario posicionarse en la fila que desea eliminar, luego dar click en el botón
“Borrar fila actual” y confirmar que desea elimiarla. Esta es la única manera de poder
eliminar una fila.

Ingreso de información en la herramienta de formulación del PAC 2023

A continuación, se presentan las columnas y la forma en que estas deben completarse.

6.5 En la columna “modalidad de compra”, debe elegir la modalidad de compra del

listado desplegable según corresponda a la información que ingresa.

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6.6 En la columna “Categoría de Adquisición de Guatecompras”, debe elegir de la lista
desplegable la categoría a la cual pertenece la adquisición que desea registrar en la
Herramienta PAC.

6.7 Las columnas de “Renglón Presupuestario”, “Descripción Renglón Presupuestario” y

“Descripción General de la Adquisición o Contratación”, se complementarán
automáticamente al ingresar un código de insumo del catálogo de insumos SIGES del
Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), el código de insumo debe ingresarse en la
columna “Código de insumo SIGES”.

Se sugiere programar los renglones en forma ascendente, es decir, iniciar el

registro de renglones del menor al mayor. Esto además de proporcionar un orden
en la herramienta, facilita ubicar algún renglón específico para la Unidad
Ejecutora.

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 6.8 Si se desconoce el Código de Insumo SIGES, bastará con ingresar en la celda
cualquier carácter (letra o número) y al momento de presionar la tecla enter,
se desplegará un cuadro de búsqueda. Existen 2 formas de realizar una
búsqueda:

La primera, es ingresando parte del código en la casilla “Código de Insumo”,

luego seleccionar “Buscar x Código de Insumo”.

La segunda, es ingresando algunos caracteres del nombre o descripción del

insumo en las casillas “Descripción”, la herramienta cuenta con 3 espacios
para ingresar criterios de búsqueda, luego de ingresar el o los criterios debe
seleccionar la opción “Buscar X Descripción”.

En ambos casos se desplegará la información disponible para los criterios

seleccionados, es necesario colocarse sobre el insumo a elegir y únicamente bastará
con dar doble click sobre el código que desea agregar. Esto agregará el código de
insumo y el código de presentación automáticamente en la Herramienta PAC.

6.9 Al momento que en la columna “Código de Insumo SIGES” se encuentre la

información del Código de Insumo SIGES (Código SIGES 4422 - Código de
Presentación 4575), las columnas de “Renglón Presupuestario”, “Descripción Renglón
Presupuestario” y “Descripción General de la Adquisición o Contratación”, serán
completadas de manera automática.

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6.10 Para agregar insumos de renglones que no cuentan con Código de Insumo SIGES,
por ejemplo, del renglón 111 al 176, del 191 al 199, el 298 y otros que cumplan con
esta condición que no se hayan citado; la Herramienta PAC permitirá seleccionarlos
o ingresarlos manualmente al elegir la opción “Buscar/agregar descripción de la
adquisición (Únicamente renglones sin código de insumo)”, esto desplegará un
cuadro de búsqueda específico.

6.11 En el cuadro de búsqueda, al ingresar un Renglón sin Código de Insumo generará

un mensaje automático el cual dice: “No se obtuvieron registros de su selección”,
esto dará la opción a crear aquellos que se necesiten tal como: Extracción de
basura, energía eléctrica, agua, entre otros.

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6.12 Para agregar un nuevo registro de adquisición o contratación deberá seleccionar la
opción “Nuevo registro”, esto desplegará un mensaje indicando si está seguro de
crearlo, ya que es únicamente para aquellos que no han sido registrados
previamente y no existen en el PAC.

Cada registro deberá crearse una sola vez, ya que podrá utilizarse varias veces si es
necesario.

6.13 Si selecciona “Sí”, se desplegará un cuadro de diálogo en donde podrá colocar la

descripción del insumo o servicio que desee, luego seleccionar la opción “Crear
registro”. Es necesario tomar en cuenta que no esté creado previamente para evitar
duplicar información.

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Luego de seleccionar la opción “Crear registro”, se desplegará un cuadro de
diálogo consultando: “Seguro de guardar la información? (NO PODRÁ MODIFICAR
POSTERIORMENTE”, al seleccionar “Sí” quedará registrado el nuevo código y se
insertará en la Herramienta PAC. Al seleccionar “No” podrá seguir editando el
cuadro de diálogo.

La estructura del código creado es “Renglón-UE-Correlativo”. Tomando como

ejemplo el renglón 111, la Unidad Ejecutora 201 y siendo la primera vez que se
registra un código en dicho renglón el resultado es: 111-201-001.

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6.14 Si se trata de ingresar un código en la columna “Código de Insumo SIGES” que no
pertenezca al renglón que se está trabajando, se desplegará una alerta de error.

Lo mismo sucederá si se intenta realizar en el cuadro de búsqueda.

En la columna de “Precio Unitario Estimado”, se coloca la estimación de precio para el

insumo, bien o servicio que se desea registrar en la Herramienta PAC.

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6.15 En la columna “Programación Comprometida a ejercicios anteriores”, debe
seleccionar “SI” cuando la adquisición haya iniciado en un ejercicio fiscal anterior, o
bien, seleccionar “NO” cuando sea una programación nueva y pertenecerá al
ejercicio fiscal 2023.

6.16 En la columna “Cantidad Estimada” según el mes a programar (enero – diciembre),

al colocar la cantidad requerida en el o los meses, de manera automática se
calculará el “Monto Estimado”, lo cual se obtiene de multiplicar el “Precio Unitario
Estimado” por la “Cantidad Estimada” en cada mes.

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6.17 En la columna “Cantidad Total Estimada Anual” se encuentra la sumatoria de las
cantidades en los meses que se programaron para cada código de insumo.

6.18 En la columna “Monto Total Estimado” se encuentra la sumatoria de todos los

montos estimados de los meses que se programaron para cada código de insumo.

6.19 Al finalizar la programación por cada Renglón Presupuestario, se encuentra el

resumen del “Subtotal por Renglón”, así como del “Monto Total Estimado”.

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6.20 Al finalizar el ingreso de todos los datos por cada Renglón Presupuestario, no debe
dejar filas en blanco entre la última fila ingresada y el subtotal; posterior a la fila de
subtotales podrá continuar con el ingreso de los insumos de otro Renglón
Presupuestario.

7. En la Hoja “Justificación” se encontrará la consolidación por Grupo de Gasto del Plan

Anual de Compras 2023. Este documento se generará de manera automática al
ingresar información en la Hoja “DAM PAC-03”.

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8. En la Hoja “Just. X. Renglón y Modalidad”, encontrará la Consolidación General por
Grupo de Gasto por Renglón y Modalidad. Este documento se generará de manera
automática al ingresar información en la Hoja “DAM PAC-03”.

9. Para cerrar de manera correcta la Herramienta del Plan Anual de Compra (PAC)
2023, primero deberá cerrar cualquier otro documento Excel que se encuentre
abierto, caso contrario la Herramienta volverá a abrirse automáticamente.

Ejemplo de cuando se cierra la Herramienta PAC y se encuentra algún Excel abierto.

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