RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA PARA EL PROCESO DE L

FUNDAMENTOS

Las recomendaciones deben tener relación con los hallazgos y riesgos identificados en la ejecución de las auditorías. Son el v
normas internacionales, COSO 2013 y la experiencia del auditor.

Las recomendaciones propuestas por el auditor están sujetas al dinamismo de las operaciones de la organización, cambios e

OBJETIVO

El DEA y el equipo de auditoría definen recomendaciones que permitan fortalecer el sistema de control interno de la organiz
deben estar alineadas con los riesgos identificados y la causa raíz del hallazgo u oportunidad de mejora.

USUARIOS

La dirección del área evaluada recibe las recomendaciones propuestas por el equipo de auditoría y evalúa su adopción en el
implementación y define acciones de mejora alineadas a las recomendaciones, y los riesgos identificados para mitigarlos y fo

SUGERENCIA

** Los ejemplos de las recomendaciones aquí enunciadas no pretenden abarcar todas las situaciones, por lo que es necesari
exposición de la entidad en los diferentes procesos, de acuerdo con la naturaleza del negocio.

No. SUBPROCESO

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5 1. Lineamientos del proceso de

liquidación de nómina

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2. Recepción de novedades de nómina

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3. Reconocimiento contable de
novedades

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30 4. Liquidaciones por retiro de personal

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5. Liquidación y pago de la nómina

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Este documento es de uso exclusivo para los socios de Auditool y se prohíbe su reproducción y
 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA PARA EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

FUNDAMENTOS

n con los hallazgos y riesgos identificados en la ejecución de las auditorías. Son el valor agregado que se le entrega a nuestros clientes bas
xperiencia del auditor.

uditor están sujetas al dinamismo de las operaciones de la organización, cambios estructurales y procesos, y deben propender a mitigar lo

OBJETIVO

comendaciones que permitan fortalecer el sistema de control interno de la organización, procesos de gobierno, gestión de riesgos y contr
ntificados y la causa raíz del hallazgo u oportunidad de mejora.

USUARIOS

ecomendaciones propuestas por el equipo de auditoría y evalúa su adopción en el proceso, las inversiones o proyectos que se deben cons
ora alineadas a las recomendaciones, y los riesgos identificados para mitigarlos y fortalecer el sistema de control interno de la organizació

SUGERENCIA

aquí enunciadas no pretenden abarcar todas las situaciones, por lo que es necesario realizar un análisis específico en cada caso particular
procesos, de acuerdo con la naturaleza del negocio.

RIESGOS RECOMENDACIONES

i. Definir lineamientos administrativos de alto nivel

con el proceso de liquidación de nómina, alineados
compañía.

ii. Las políticas deben ser autorizadas y/o avaladas p

compañía (Junta Directiva y/o Asamblea) y los proc
del proceso y Representante Legal.

iii. La compañía debe contar con un repositorio de l

cual permita su divulgación, adicionalmente se defi
su administración, monitoreo y actualización.
 iv.  Las políticas y procedimientos son dinámicos de
operaciones de la compañía, estos lineamientos se
periódicamente manteniendo un registro y/o trazab
modificaciones.

v. Las actividades realizadas en el proceso deben aj

a) Actividades no autorizadas para el proceso de Liquidación de coincidir con los lineamentos definidos por la admin
nómina deben ser de estricto cumplimiento.

vi. Se pueden recomendar controles manuales o au

no considera ni en sus lineamientos ni en la operati
cuales permiten mitigar los riesgos identificados, de
prácticas y al sector. De igual manera se debe hacer
cumplimiento de los lineamientos administrativos.

vii. Los procedimientos deben identificar el objetivo

(actividades de inicio y fin), detallar las actividades d
secuencia lógica, el responsable de las actividades d
estructura de la compañía, términos relacionados c
requieran una explicación detallada, sistemas de te
proceso, documentos soportes, niveles de autorizac
gestión. El proceso debe estar alineado a su política

viii. Los funcionarios responsables del proceso debe

de funciones y responsabilidades en el cual se defin
jefe directo e indicadores de desempeño.

i. Definir un cronograma de cierre de novedades, e

totalidad de las fuentes que afectan la liquidación d
cronograma a todas las áreas relacionadas y monito
a) Fraude por novedades no autorizadas

ii. Definir un lineamiento de novedades, en donde s

mínimo:

• Documentos soportes de la novedad

b) Pérdidas económicas por costos ficticios de nómina

• Información del detalle requerido para cada nove
valor, área, funcionario, autorizaciones)

• Cronograma de recepción de novedades

• Mecanismo de entrega y/o envío de novedades ce

nómina
c) Información contable no confiable por inoportunidad en el registro
de novedades
c) Información contable no confiable por inoportunidad en el registro
de novedades • Niveles de autorización

iii. La creación de novedades de nómina en el sistem

estar centralizada a funcionarios del área, las cuales
por el responsable del área que reporta la novedad

i. El área de nómina debe verificar periódicamente

novedades parametrizadas en el sistema de inform
cumplimiento a la normatividad legal y políticas inte
colectivos y bienestar.

ii. Verificar las novedades de descuentos de nómina

validando que los mismos no superen el porcentaje
autorizado legalmente, teniendo integridad de los d
autorización del empleado para el descuento.

a) Pérdidas económicas por errores en la liquidación de novedades iii. El área de nómina debe realizar análisis mensual
las novedades, con el objeto de identificar fluctuaci
significativas.

iv. Definir mecanismos de control manual y automá

extras y recargos nocturnos que permitan realizar t
las horas generadas de acuerdo a las actividades re
internos de la organización y niveles de autorización
presupuesto para esta novedad a nivel general de la
los procesos y monitorear su cumplimiento periódic

v. La compañía debe contar con controles de cumpl

vacaciones mínimas disfrutadas por el empleado y a
vacaciones, dando cumplimiento a la normatividad

vi.   Las vacaciones a disfrutar por el empleado, deb

jefe inmediato de manera manual y/o automática.

vii.  La parametrización y actualización de novedade

comisiones y pactos colectivos en el sistema de info
área de nómina y su validación, verificación y autor
los procesos que generan reconocimientos por esta

b) Fraude por reconocimientos de novedades no autorizadas

viii. Los descuentos de anticipos a empleados debe
nómina mensualmente por el área contable. El áre
la existencia del documento de autorización de des
funcionario y el control de periódico de descuentos
b) Fraude por reconocimientos de novedades no autorizadas
viii. Los descuentos de anticipos a empleados debe
nómina mensualmente por el área contable. El áre
la existencia del documento de autorización de des
funcionario y el control de periódico de descuentos

ix. El área de nómina debe actualizar periódicamen

del cálculo de retención en la fuente salarial por em
en cumplimiento con la normatividad vigente, valid
porcentajes del cálculo.

x. La compañía debe contar con un mecanismo de r

que asegure oportunidad y documentos soporte, pe
la incapacidad y solicitud de recobro a las entidades

i. La compañía debe definir políticas y procedimient

personal, considerando como mínimo:

• Documento soporte del motivo del retiro, en don

aceptación del funcionario

a) Demandas laborales por inadecuado procedimiento de retiro y/o • Planilla y/o soporte de paz y salvo de todas las áre
errores en la liquidación del personal organización (fondo de empleados, tecnología, segu
cartera, contabilidad, entre otras)

• Documento de aval de inactivación de claves y ac

• Plazo máximo para la liquidación de retiro

• Participación del área jurídica de acuerdo al nivel

retiro de los funcionarios

b) Pérdidas económicas por errores en la liquidación de personal • Niveles de autorización de la liquidación y pago

• Custodia de los documentos soportes de liquidaci

funcionario

i. El responsable del área de nómina en cada períod

quincenal, otros), debe realizar un proceso de verifi
en donde se valide su adecuada liquidación, cálculo
consistencia e integridad aprobandolo para autoriza
nómina definitiva.
a) Fraude por pago de nómina a funcionarios ficticios y/o no
autorizados

ii. El área de nómina debe generar la nómina defini

protegido contra edición y/o modificación (encripta
al área contable y de tesorería para su causación co
pago, con la evidencia de aprobación del responsab
 a) Fraude por pago de nómina a funcionarios ficticios y/o no
autorizados

ii. El área de nómina debe generar la nómina defini

protegido contra edición y/o modificación (encripta
al área contable y de tesorería para su causación co
pago, con la evidencia de aprobación del responsab

iii. El responsable del área de nómina debe realizar

social y parafiscales de acuerdo al cronograma esta
las entidades, evitando pago de sanciones e interes
pago de libranzas de acuerdo a las fechas de pago p
funcionario y las entidades.

b) Pérdidas económicas por errores en la liquidación de nómina

iv. El área de nómina debe validar y actualizar anua

información las bases y porcentajes de provisión (v
intereses de cesantías, y pensiones) y mensualment
liquidación, generando un
archivo protegido para enviarlo al área contable.

v. Los módulos de nómina deben cerrarse mensualm

alteraciones de la información en períodos posterio
de requerirse, debe realizarse por el responsable de

c) Pérdidas económicas por sanciones y/o pago de intereses por los

entes de control vi. La compañía debe definir controles de acceso, ed
liquidación, bases y cálculos de nómina. Estas activi
segregadas del área contable y de tesorería, y
su acceso debería estar centralizado en el área de n
a los roles y responsabilidades de cada nivel.

ento es de uso exclusivo para los socios de Auditool y se prohíbe su reproducción y/o comercialización parcial o total. © COPYRIGHT
DE NÓMINA

se le entrega a nuestros clientes basado en buenas prácticas,

esos, y deben propender a mitigar los riesgos identificados.

gobierno, gestión de riesgos y control. Las recomendaciones

iones o proyectos que se deben considerar para su

de control interno de la organización.

is específico en cada caso particular y determinar el nivel de

RECOMENDACIONES

mientos administrativos de alto nivel (Políticas) relacionados

de liquidación de nómina, alineados a la estrategia de la

deben ser autorizadas y/o avaladas por el máximo órgano de la

ta Directiva y/o Asamblea) y los procedimientos por el dueño
epresentante Legal.

a debe contar con un repositorio de lineamientos, el

u divulgación, adicionalmente se definir un área encargada de
ón, monitoreo y actualización.
s y procedimientos son dinámicos de acuerdo con las
e la compañía, estos lineamientos se deben actualizar
e manteniendo un registro y/o trazabilidad de las
.

es realizadas en el proceso deben ajustarse y/o

s lineamentos definidos por la administración y
stricto cumplimiento.

ecomendar controles manuales o automáticos que el proceso

en sus lineamientos ni en la operatividad del proceso, los
n mitigar los riesgos identificados, de acuerdo con las buenas
ector. De igual manera se debe hacer énfasis en el
de los lineamientos administrativos.

mientos deben identificar el objetivo del proceso, alcance

inicio y fin), detallar las actividades del proceso con una
a, el responsable de las actividades de acuerdo con la
a compañía, términos relacionados con el proceso que
explicación detallada, sistemas de tecnología que soportan el
mentos soportes, niveles de autorización e indicadores de
ceso debe estar alineado a su política.

narios responsables del proceso deben contar con un manual

responsabilidades en el cual se definan sus responsabilidades,
ndicadores de desempeño.

onograma de cierre de novedades, en donde se identifiquen la

s fuentes que afectan la liquidación de nómina divulgando el
odas las áreas relacionadas y monitoreando su cumplimiento.

eamiento de novedades, en donde se identifique como

soportes de la novedad

del detalle requerido para cada novedad (fecha, concepto, días,

cionario, autorizaciones)

de recepción de novedades

e entrega y/o envío de novedades centralizado al área de

 torización

de novedades de nómina en el sistema de información debe

ada a funcionarios del área, las cuales deben ser autorizadas
able del área que reporta la novedad.

mina debe verificar periódicamente las bases y porcentajes de

rametrizadas en el sistema de información, dando
a la normatividad legal y políticas internas de beneficios, pactos
nestar.

novedades de descuentos de nómina por funcionario,

os mismos no superen el porcentaje máximo de descuento
almente, teniendo integridad de los documentos soportes y
el empleado para el descuento.

ómina debe realizar análisis mensuales del comportamiento de

con el objeto de identificar fluctuaciones y/o desviaciones

anismos de control manual y automático de horas

os nocturnos que permitan realizar trazabilidad de
adas de acuerdo a las actividades realizadas en los procesos
organización y niveles de autorización. Establecer un
ara esta novedad a nivel general de la compañía de acuerdo a
monitorear su cumplimiento periódicamente.

debe contar con controles de cumplimiento y monitoreo de

nimas disfrutadas por el empleado y acumulación de
ndo cumplimiento a la normatividad vigente.

nes a disfrutar por el empleado, deben ser autorizadas por su

de manera manual y/o automática.

trización y actualización de novedades de bonificaciones,

actos colectivos en el sistema de información, debe realizarla el
a y su validación, verificación y autorización el responsable de
ue generan reconocimientos por estas novedades.

ntos de anticipos a empleados deben ser notificados al área de

almente por el área contable. El área contable debe asegurar
el documento de autorización de descuento por parte del
l control de periódico de descuentos.
 ntos de anticipos a empleados deben ser notificados al área de
almente por el área contable. El área contable debe asegurar
el documento de autorización de descuento por parte del
l control de periódico de descuentos.

ómina debe actualizar periódicamente la información soporte

etención en la fuente salarial por empleado,
to con la normatividad vigente, validando las bases y
l cálculo.

debe contar con un mecanismo de reporte de incapacidades

portunidad y documentos soporte, permitiendo trazabilidad de
y solicitud de recobro a las entidades de salud.

debe definir políticas y procedimientos para los retiros de

derando como mínimo:

oporte del motivo del retiro, en donde se evidencie firma y/o

funcionario

oporte de paz y salvo de todas las áreas requeridas en la

ondo de empleados, tecnología, seguridad, jefe inmediato,
ilidad, entre otras)

de aval de inactivación de claves y accesos tecnológicos y físicos

o para la liquidación de retiro

del área jurídica de acuerdo al nivel de riesgo del proceso de

ncionarios

torización de la liquidación y pago

os documentos soportes de liquidación de retiro del

e del área de nómina en cada período de pago (mensual,

s), debe realizar un proceso de verificación de la prenómina,
lide su adecuada liquidación, cálculos globales, completitud,
ntegridad aprobandolo para autorizar la liquidación de la
va.

ómina debe generar la nómina definitiva en un archivo

ra edición y/o modificación (encriptado), el cual debe enviarse
e y de tesorería para su causación contable y autorización de
idencia de aprobación del responsable del área de nómina.
ómina debe generar la nómina definitiva en un archivo
ra edición y/o modificación (encriptado), el cual debe enviarse
e y de tesorería para su causación contable y autorización de
idencia de aprobación del responsable del área de nómina.

ble del área de nómina debe realizar la liquidación de seguridad

cales de acuerdo al cronograma establecido por cada una de
evitando pago de sanciones e intereses, dando cumplimiento al
zas de acuerdo a las fechas de pago pactadas entre el
as entidades.

ómina debe validar y actualizar anualmente en el sistema de

s bases y porcentajes de provisión (vacaciones, cesantías,
santías, y pensiones) y mensualmente realizar la respectiva
nerando un
do para enviarlo al área contable.

de nómina deben cerrarse mensualmente, evitando

e la información en períodos posteriores, y su apertura en caso
debe realizarse por el responsable del área.

a debe definir controles de acceso, edición y visualización de la

ses y cálculos de nómina. Estas actividades deben estar
área contable y de tesorería, y
ría estar centralizado en el área de nómina de acuerdo
ponsabilidades de cada nivel.

ón parcial o total. © COPYRIGHT