Proyecto Directiva Fondo Fijo-V1

Denominación del Órgano de Denominación del Órgano que
Superintendencia Nacional de Control de

Oficina General de
Alta Dirección, depende orgánica, funcional o
PERÚ Servicios de Seguridad, Armas, Municiones
Administración
Asesoramiento, Apoyo y administrativamente de la Alta
y Explosivos de Uso Civil - SUCAMEC
Línea o Intendencia Regional Dirección o Intendencia Regional
“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERU 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA EN LA

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE CONTROL DE SERVICIOS DE SEGURIDAD, ARMAS,
MUNICIONES Y EXPLOSIVOS DE USO CIVIL-SUCAMEC 2022
I.- OBJETIVO
Establecer los procedimientos técnicos y administrativos para regular el uso de los recursos
del Fondo Fijo de Caja Chica, establecer las responsabilidades y obligaciones; así como
fortalecer el control cautelando el uso racional y eficiente de los recursos públicos asignados,
en concordancia a las medidas de austeridad en la Superintendencia Nacional de Control de
Servicios de Seguridad, Armas, Municiones y Explosivos de Uso Civil-SUCAMEC, durante el
ejercicio 2022.
II.- FINALIDAD
Racionalizar el uso de dinero en efectivo para atender en forma oportuna los gastos menores,
urgente y no programables, agilizando el funcionamiento de la SUCAMEC en la Sede Central
y los Órganos Desconcentrados durante el ejercicio fiscal 2022.
III.- ALCANCE
Las disposiciones de la presente Directiva son de aplicación y cumplimiento obligatorio para

todo el personal que labora o presta servicios en la SUCAMEC, en la Sede Central y los
Órganos Desconcentrados.
IV.- BASE LEGAL
4.1. Decreto Legislativo Nro. 1436 Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del
Sector Publico.
4.2. Ley Nro. 31365 Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año Fiscal 2022.
4.3. Ley Nro. 30161 Ley que regula la presentación de la Declaración Jurada de ingresos bines y
rentas de funcionarios y servidores públicos del Estado.
4.4. Ley Nro. 28716 Ley de Control Interno de las entidades del Estado.
4.5. Decreto Supremo Nro. 304-2012-EF que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nro.
28716 Ley de Control Interno de las entidades del Estado.
4.6. Decreto Legislativo Nro. 1440 Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Presupuesto
Público.
4.7. Decreto Legislativo Nro.1441 Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Tesorería.
4.8. Decreto Supremo Nro. 004-2013-IN que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones de la SUCAMEC y sus modificaciones.
4.9 Decreto Supremo Nro. 398-2021-EF que aprueba que el valor de la UIT (Unidad Impositiva
Tributaria) para el año 2022 es de S/ 4,600.00 (Cuatro mil Seiscientos con 00/100).
4.10 Decreto Supremo Nro. 012-2007-PCM, mediante el cual se prohíbe a las Entidades del
Estado adquirir bebidas alcohólicas con cargo a recursos públicos.
4.11. Resolución Directoral Nro. 026-80-EF/77.15 que aprueba las Normas Generales de
Tesorería.
 NGT-05 Uso del Fondo para Pagos en Efectivo.

 NGT-06 Uso del Fondo Fijo para Caja Chica.
 NGT-07 Reposición oportuna del Fondo para Pago en Efectivo y Fondo
Fijo para Caja Chica.
Oficina General de
Administración
 NGT-08 Arqueos Sorpresivos

 NGT-10 Medidas de Seguridad para el Giro de Cheques y traslado de
Fondos.
 NGT-13 Uso del sello Fechador “Pagado”
4.12. Resolución Directoral Nro. 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorería Nro.
001-2007-EF/77.15 “Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional y Regional”.
4.13. Resolución Directoral Nro. 001-2011-EF/77.15 que dicta disposiciones complementarias a

la Directiva de Tesorería aprobada por la Resolución Directoral Nro. 002-2007-EF/77.15 y
sus modificaciones respecto del cierre de operaciones del Año Fiscal anterior del Gasto
Devengado y Giro y del uso de la Caja Chica entre otros.
4.14. Resolución de Superintendencia Nro. 007-2009/SUNAT que aprueba el Reglamento de
Comprobantes de Pago y sus modificaciones.
4.15. Resolución Directoral Nro. 012-2016/EF/51.01 que aprueba la Directiva Nro
005-2016-EF/51.01 Metodología para Reconocimiento, Medición, Registro y presentación
de los elementos de propiedad, planta y equipo de la Entidades Gubernamentales.
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. Definiciones
a) Certificación del Crédito Presupuestario: documento que garantiza el crédito

presupuestario disponible y libre de afectación cada vez que se prevea realizar un
gasto, contratar y/o adquirir un compromiso, con cargo al presupuesto institucional
autorizado para cada año fiscal, en función a la Programación de Compromiso Anual-
PCA.
b) Comprobante de Pago: documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega

uso o la prestación de servicio. Para ser considerado como tal debe de ser emitido y/o
impreso de acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Pago. Entre los tipos de
comprobantes de pago tenemos: facturas, facturas electrónicas, boletas de venta,
boletas de venta electrónico, recibos por honorarios, recibos por honorarios
electrónicos, liquidaciones de compra, tickets emitidos o cintas emitidos por máquinas
registradoras de acuerdo, los documentos autorizados en el numeral 6 del Artículo 4
del Reglamento de Comprobantes de pago aprobado mediante Resolución de
Superintendencia 007-99-SUNAT y otros documentos que por su contenido y sistema
de emisión permitan un adecuado control tributario y que expresamente se encuentren
autorizados previamente por SUNAT.
c) Documentación Sustentatoria: elemento de evidencia que permite el conocimiento de la

naturaleza, finalidad o resultado de una operación o transacción. La documentación
sustentatoria cuando se trata de rendición de cuenta esta constituida por comprobante
de pago aprobada por la SUNAT, la declaraciones juradas y recibos de movilidad local
incluyen además documentos internos y externos que requieren y/o autorizan el pago
por caja chica.
d) Fondo Fijo para Caja Chica: es un monto de recursos financieros financiados con
recursos ordinarios y recursos recaudados que se mantienen en efectivo rodeado de
cierta condición de seguridad que impida su sustracción o deterioro. Es aplicado para
efectuar gastos menores y urgentes que demanden su cancelación inmediata o que por
su finalidad y características no pueden ser debidamente programadas para su efecto o
Oficina General de
Administración
pago. Precisando que el área de logística debe tomar acciones que permitan el flujo de
pagos, de servicios, y garanticen la operatividad básica de las oficinas en general.
e) Solicitud o Recibo Provisional de Caja Chica: es un documento que se consigna con

carácter provisional sujeto a una rendición de cuenta debiendo realizarse esta última a
través de comprobantes de pagos autorizados por la SUNAT y recibos por movilidad
local según corresponda.
f) Solicitud y Recibo de Reembolso de Caja Chica: es un documento que se consigna

con carácter a ser reembolsado debiendo realizarse a través de comprobantes de pago
autorizados por SUNAT y los recibos por movilidad local según corresponda.
g) Rendición de Cuentas: es la documentación sustentatoria ciñéndose a la Directiva para

la elaboración y presentación de las rendiciones de cuentas por comisión de servicio de
SUCAMEC.
h) Reposición del Fondo Fijo para Caja Chica: constituye la restitución del Fondo para
Caja Chica mediante el giro de cheques o depósito en cuenta a favor del responsable.
5.2. Abreviaturas
La presente Directiva contiene las siguientes abreviaturas:
 OGA: Oficina General de Administración

 UIT: Unidad Impositiva Tributaria
 UFTES: Unidad Funcional No Orgánica de Tesorería
 UFCONT: Unidad Funcional No Orgánica de Contabilidad
5.3. Responsabilidades
a) Son responsabilidad del cabal cumplimiento de las disposiciones contenidas en la

presente Directiva, los Gerentes, y/o Jefes de Unidades Orgánicas y dependencias que
conforman la SUCAMEC, así como los servidores designados y/o encargados
responsables del manejo, administración y custodia del Fondo Fijo para Caja Chica a
nivel nacional y/o usuarios que perciban este fondo.
b) Es responsabilidad de los funcionarios y/o servidores que reciban dinero en efectivo de la

Caja Chica el uso correcto del mismo y su liquidación dentro de los plazos establecidos
en la presente Directiva.
c) Los funcionarios y personal contratado bajo cualquier modalidad designados como

responsables del manejo de la Caja Chica o encargados de ellos, son responsables de la
custodia de los documentos que sustenten el gasto, la legalidad de billetes o monedas a
su cargo y la custodia del fondo.
d) Toda acción administrativa que comprometa recursos públicos que no cautelen los
procedimientos establecidos en la presente Directiva, no será reconocida ni tramitada
para su pago siendo de exclusiva responsabilidad del servidor de la Unidad Orgánica que
incurrido en los gastos.
e) El incumplimiento de los dispuesto en la presente Directiva dará lugar a las acciones

administrativas, civiles o penales que correspondan.
Oficina General de
Administración
f) La Oficina General de Administración-OGA SUCAMEC supervisara el estricto

cumplimiento de la presente Directiva.
5.4. Alcances Generales
a) La Caja Chica es un Fondo en Efectivo que es constituido con recursos públicos de

cualquier fuente que financie el presupuesto institucional para ser destinados únicamente
a gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y
característica no pueden ser debidamente programados. Dicho monto será otorgado al
personal CAS de la entidad y personal asignado.
b) Las acciones de la ejecución del gasto con el Fondo Fijo para Caja Chica se regirán por
los principios de racionalidad y austeridad que implica una administración prudente de los
recursos públicos.
c) Los responsables de la administración y manejo del Fondo Fijo para Caja Chica deberán
con cumplir en presentar la “Declaración Jurada de ingresos de Bienes y Rentas” en los
plazos y conforme a lo establecido en la Ley 30161 y el Reglamento de la Ley que regula
la publicación de la Declaración Jurada de ingresos de bienes y rentas de funcionarios y
servidores públicos del Estado.
d) Mediante Resolución Jefatural de la OGA se podrá modificar el monto asignado para el
Fondo Fijo para la Caja Chica en al Año Fiscal de acuerdo a las necesidades de los
diferentes órganos que integran el SUCAMEC, previo sustento documental del Gerente
y/o Jefe y/o Intendente Regional según corresponda, así como de la Unidad Funcional de
Contabilidad.
e) Los gastos se deben de efectuar conforme al Clasificador de Gastos-partidas de gastos
autorizadas aprobadas por la Dirección General de Presupuesto Público del MEF. El jefe
de la OGA previo informe del Coordinador de la Oficina de Contabilidad y sustento por
parte de los Órganos Desconcentrados y/o Sede Central podrá autorizar un gasto mayor
en determinadas partidas de forma excepcional.
VI DISPOSICIONES ESPECIFICAS
6.1. Apertura de la Caja Chica
a) La apertura de la Caja Chica se autoriza mediante Resolución Jefatural de la OGA la cual

debe de contener:
I. El nombre de Funcionario o Servidor encargado de su administración manejo y

custodia en la Sede Central y en los Órganos desconcentrados de la SUCAMEC.
II. El monto total del Fondo Fijo para Caja Chica.
III. Fuente de Financiamiento
IV. Clasificador de Gasto
V. Dependencia a la que se le asigna el Fondo Fijo para Caja Chica.
VI. El monto máximo de cada pago en efectivo
VII. El monto asignado para cada partida de gasto a efectuar teniendo en
consideración las limitaciones y restricciones a que puedan estar sujetas según lo
establecido en la Norma para procedimientos de pagos y la presente directiva.
VIII. Procedimientos y plazos para una adecuada rendición de cuentas de acuerdo a lo
establecido en la NGT-06 Uso del Fondo para Caja Chica.
b) El giro para la apertura del Fondo Fijo para Caja Chica y sus reposiciones se hace a
nombre del servidor responsable del manejo de Caja Chica que se otorga mediante
cheque o telegiro.
Oficina General de
Administración
c) Está prohibida la conformación de fondos especiales o de naturaleza o características

similares al Fondo Fijo para Caja Chica aprobada en la Resolución de apertura
cualquiera sea su denominación.
d) Excepcionalmente durante el ejercicio Fiscal la Jefatura de la OGA podrá aperturar caja

periféricas previo informe técnico sustentado para la Unidad Orgánica de Contabilidad y
Tesorería, así como la modificación de la Resolución de apertura de la Caja Chica
respectiva.
e) Los Fondos Fijos para Caja Chica no debe de estar sujeto a operaciones financieras
estando prohibido que después recibir la asignación del fondo o las respectivas
reposiciones se deposite dichos efectivos en cuentas corrientes o cuentas de ahorros de
servidores o de los responsables de su manejo.
6.2 Administración de los Fondos Fijos para Caja Chica
a) De la Administración de la Caja Chica
La Unidad Funcional de Tesorería es la encargada de la administración del Fondo Fijo

para Caja Chica para lo cual deberá:
1. Verificar que este dotada de las condiciones necesarias que impidan la sustracción o
deterioro del dinero en efectivo y se mantenga en la caja de seguridad.
2. Preparar la documentación necesaria y proyectar las Resoluciones Jefaturales que se
requieran para su constitución, designación y modificaciones de los responsables
titulares y suplentes, así como las requieras por la normatividad vigente.
3. Verificar que la reposición de la parte asignada a los órganos de la SUCAMEC será
hasta por los importes aprobados en la Resolución de constitución del Fondo Fijo
para Caja Chica.
4. Verificar que los cheques y/o telegiros se emitan al nombre del responsable del fondo
fijo para caja chica.
5. Mantener actualizada el Procedimiento para la Administración del fondo fijo de caja
Chica en la Superintendencia Nacional de Control de Servicios de Seguridad, Armas,
Municiones y Explosivos de Uso Civil-SUCAMEC
6.3 De los Responsables del Manejo del Fondo Fijo para Caja Chica
a) La designación y/o modificación de los responsables titulares y suplentes del manejo del
Fondo Fijo para la Caja Chica se realizará mediante Resolución Jefatura! de la OGA,
conforme se señala en el numeral 6.1 de la presente Directiva, debiendo señalar lo
siguiente: ·
i. Nombres y Apellidos
ii. Modalidad de prestación de servicios (Decreto Legislativo N" 1057 y personal destacado
bajo el régimen del Decreto Legislativo N° 276)
b) Responsable suplente se haré cargo del Fondo Fijo para Caja Chica ante la ausencia del
responsable titular, cuando no asista, por caso fortuito, impedimento físico por
enfermedad, accidente, uso del descanso físico por vacaciones del responsable titular o
cualquier circunstancia que implique su ausencia temporal. En caso de ausencia mayor a
dos (02) días hábiles el suplente asumirá la administración del Fondo Fijo para Caja Chica
a través de un Memorando.
Oficina General de
Administración
c) En caso de ausencia del Titular y Suplente, el Intendente Regional y/o Jefe Zonal en los
Órganos Desconcentrados será el responsable provisional de la Caja Chica. En caso de
la Sede Central, será el Coordinador de la Unidad Funcional de Tesorería.
6.4 Obligaciones y Prohibiciones en el manejo del Fondo Fijo para Caja Chica
6.4.1 Oficina General de Administración
a) Emitir Resoluciones y Modificaciones para la constitución, designación de los

responsables titulares y suplentes del manejo de la Caja Chica.
b) Autorizar vales provisionales de las Gerencial de la Sede Central, asegurando el uso

eficiente de los recursos asignados para el Fondo Fijo de Caja Chica.
6.4.2 Unidad Funcional no Orgánica de Contabilidad
a) Revisar y verificar la documentación sustentatoria correspondientes a las rendiciones

para las reposiciones del Fondo Fijo de Caja Chica.
b) Realizar el Arqueo de Caja de la Sede Central y las Jefaturas Zonales de manera

periódica, sin menoscabo de los que pudiera disponer de manera sorpresiva o
inopinada e independiente de las acciones de competencia del Órgano de Control
Interno (OCI).
c) Será la encargada de realizar la liquidación de los fondos Fijos de Caja Chica de la

Sede Central y las Jefaturas Zonales el cual se efectuará al cierre del ejercicio
presupuestal.
d) Establecerá mediante comunicado el plazo de procedimientos para el cierre anual del

Fondo Fijo de Caja Chica dentro de los veinte (20) días calendario del mes de
diciembre.
e) Es responsable de la verificación y control de una adecuada ejecución de los fondos

de Caja Chica de la SUCAMEC.
6.4.3 Obligaciones de los responsables del manejo del Fondo Fijo para la Caja Chica
i. Velar porque el lugar en el que se coloque el Fondo Fijo para Caja Chica asignado
tenga condiciones necesarias que impidan su sustracción o deterioro, para lo cual
el jefe Inmediato del responsable del Fondo Fijo para Caja Chica, deberá
gestionar la asignación de cajas de seguridad u otros medios que revistan
similares características de seguridad.
ii. Mantener actualizado el registro y archivo de los documentos cancelados.
iii. Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna, para su reembolso, con
la documentación detallada, ordenada y follada.
iv. Adoptar las previsiones que correspondan para el cobro de los cheques y traslado
del efectivo, así como verificar que el dinero en efectivo corresponda a billetes y
monedas en circulación auténticos.
Oficina General de
Administración
v. Requerir la rendición de cuenta documenta de los vales provisionales dentro de

las 48 horas de recibido. De no Obtener respuesta deberá informar mediante
correo electrónico al Coordinador de la U.F. de Tesorería para que comunique a
las instancias respectivas para las accionas administrativas Que correspondan.
vi. Cuando existan cambios de Responsables del manejo del Fondo Fijo para Caja
Chica se deberá elaborar el Acta de Arqueo correspondiente, la que será
suscrita por ambos servidores titular y suplente, remitiéndola en forma física y
electrónica al jefe inmediato superior y a le Jefatura de la OGA, en un plazo no
mayor de cinco (05) días hábiles de efectuado el cambio, bajo responsabilidad.
vii. En las Jefaturas Zonales, el Jefe Zonal es el responsable de velar por la

adecuada ejecución de los Fondos ele Caja Chica, contemplando los
6.4.4 Prohibiciones de los responsables del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica.
l. Delegar el manejo del Fondo Fijo para Caja Chica en funcionarios y/o servidores
no autorizados en la Resolución Jefatura! de la OGA, de apertura y/o
modificación. su incumplimiento constituye falta disciplinarla.
ii. Cambiar cheques por cualquier concepto con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica.
iii Cancelar compromisos de pago con documentos de fecha que correspondan a

ejercicios presupuestales anteriores y adquisiciones de bienes considerados como
Activos Fijos, pago de planillas de haberes, entre otros.
iv. Hacer entrega de fondos de la Caja Chica mediante vales provisionales al

personal que mantiene vales provisionales pendientes. de rendir cuenta, por
periodo que exceda el plazo máximo permitido.
v. Cancelar gastos de mantenimiento preventivo de vehículos, con excepción de

aquellos autorizados de manera expresa (vía Documento y/o correo electrónico)
por el Jefe(a) de la Oficina General de Administración OGA
vi. Adquisición de licores y otorgar préstamos o adelantos.
vii. Mantener los fondos de caja chica en cuentas personales.
viii. Reembolsar gastos de comprobantes de pago que hayan sido cancelados

mediante tarjetas de crédito ylo débito.
ix. Fraccionar los comprobantes de pago por la adquisición de bienes y servicios con
el propósito de evadir la Detracción.
x. Atender los Recibos Provisionales sin la autorización. expresa e individualizada de

la Jefatura de la OGA o a quién ésta le delegue en la Sede Central y de los
Intendentes Regionales y/o Jefes Zonales en los Órganos Desconcentrados.
xi. Adquisición de bienes patrimoniales que superen 1/4 de la UlT vigente. Los bienes
patrimoniales menores o iguales 1/4 de la UIT vigente podrán ser adquiridos
previa conformidad del responsable de Control Patrimonial.
Oficina General de
Administración
xii. Cancelar compromisos de pago adquiridos en ejercicios presupuestales

fenecidos, excepto servicios básicos (luz. agua, teléfono).
xiii. Adquisiciones de bienes o contratación de servicios prohibidos por normas

legales.
6.4.5. El Fondo Fijo para caja Chica puede ser destinado únicamente para:
a) Gastos por movilidad local.
b) Gastos para la adquisición de bienes o servicios menores que demanden su

cancelación Inmediata.
c) Gastos para la adquisición de bienes o servicios menores que, por su finalidad y

características, no puedan ser debidamente programados.
d) El gasto financiado con fondos mi la Caja Chica se entiende menores en atención

a que no pueden excederse de SI700.00 soles, salvo casos excepcionales que
por su naturaleza y operatividad requieran ser atendidos con urgencia hasta por
un monto que no exceda el 90% de la UIT vigente sólo con la aprobación previa
del Jefe de la OGA.
e) Estos Gastos podrán ser reembolsados. Para que proceda el reembolso del gasto
se deberá contar con la autorización previa da la OGA, y se utilizara el anexo Nro
2 de la presente.
6.5 Tipos de Gastos susceptibles de atención con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica
6.5.1 Movilidad Local
La movilidad Local es Exclusivos para la realización de labores oficiales realizadas fuera

de la Sede Central y Jefaturas Zonales, siempre que se encuentre autorizado por el/la
Jefe/a inmediato/a del Órgano o Unidad Funcional solicitante, y se sustente con el visto
bueno del responsable de Transportes la no disponibilidad de vehículos en el pool de
transportes de la SUCAMEC para dicha comisión y adjuntando documentos y/o correos
electrónicos, solicitando la autorización del gasto de la comisión de servicios.
Los gastos por movilidad local se reconocerán y reembolsará en los casos siguientes:
a) Por desplazamiento en transporte urbano masivo, colectivos y/o taxis por

comisiones de servicios mediante la presentación del 1ormato "Solicitud de
Movilidad", mediante el Anexo 07, el cual forma parte in1egrante de la presente
Directiva donde deberá constar:
- Firma del/de la funcionario/a o servidor/a público que realizo la comisión de

servicios haciendo uso de la movilidad.
- VºBº y/o Sello del Gerente o Jefe del órgano o unidad orgánica que autoriza et
gasto.
- VºBº de la coordinación de transportas estampando el sello de "NO HUBO

MOVILIDAD" o correo electrónico precisando lo indicado.
Oficina General de
Administración
- Documento o correos solicitando la autorización del gasto de la comisión de

servicios.
b) Personal que por necesidad del servicio deba permanecer en las Instalaciones de la
entidad realizando labores fuera del horario habitual de trabajo, después de las 21:00
horas. podrá solicitar reembolso de movilidad de transporte urbano ma6'vo,
colectivos y/o taxis, siempre y cuando cuenten con la autorización expresa de su
Gerente y/o Jefe inmediato y dicha permanencia haya sido informada expresamente
a la Jefatura de la OGA con una antelación mínimo de tres (3) horas al cierre de la
jornada laboral que dio origen a esta permanencia excepcional y por un mínimo de
cuatro (4) horas por los días no laborables, para lo cual deberá utilizar el Formato
Indica en el (Anexo Nª07) de la presente Directiva. Adicionalmente se deberá
presentar el reporte de ingreso y salida (marcación horaria) cuando I personal tiene
la obligación de registrar su asistencia. ·
d) Para aquellos casos que, por necesidad de servicio, el personal del Pool de
transporte debe trasladarse desde su domicilio hasta la SUCAMEC y viceversa para
et traslado de funcionarios o visitantes internacionales entre las 21:00 horas y las
06:00 horas del día siguiente; se les reconocerá gastos de movilidad local, según el
tarifario de movilidad local de la presente directiva, (Anexo N°05), debiendo adjuntar
el reporte de control de asistencia correspondiente. El pago de gastos por taxis se
hará en efectivo de acuerdo al tarifario de Movilidad local establecido en el Anexo N°
05 que forma parte integrante de le presente Directiva y con la autorización expresa
del Gerente o Jefe inmediato y el Coordinador de la Unidad Funcional de Tesorería,
respectivamente.
d) El pago de gastos por taxi se hará en efectivo de acuerdo al tarifario de Movilidad

Local establecido en el Anexo N°05 que forma parte integrante de la presente
Directiva con la autorización expresa del Gerente o Jefe inmediato y el Coordinador
de la Unidad Funcional de Tesorería, respectivamente.
e) El pago por movilidad con Comprobante de Pago (Factura y/o Boleta de venta), se
reconocerá de acuerdo al valor de mercado con autorización de su jefe inmediato y la
presentación del sustento de dicha comisión que indique Que hora de salida y
retomo.
6.5.2 Gastos de Alimentación por reuniones de trabajo y por labores fuera del horario laboral.
Los gastos realizados por Alimentación por realizar labores fuera del horario laboral serán
reconocidos y reembolsados únicamente en los casos siguientes:
a) En el marco da actividades extraordinarias o de reuniones de trabajo, se podrá

efectuar pago por alimentos y/o bebidas, las cuales se otorgarán de manera
excepcional previo requerimiento al Jefe de la Oficina General de Administración,
debidamente justificado mediante correo electrónico, memorando, informe, etc.
b) De manera excepcional y previa autorización del jefe de la Oficina General de

Administración se reconocerá los gastos por concepto de alimentación, cuando estos
permanezcan y realicen labores efectivas hasta después de las 21:00 horas.
(utilizando el anexo 2 del presente)
Oficina General de
Administración
c) Los gastos de alimentación por motivo de comisión de servicios realizados fuera de la

provincia de Lima, por el personal de trasporte se sustentarán con comprobantes
de pago válidamente emitidos y autorizados por la SUNAT los cuales deben
estar debidamente detallados no se aceptarán descripciones generales como ("por
consumo y Menú”) y deberán estar firmados at reverso del comprobante de
pago por el titular del gasto el Coordinador de Logística y del Jefe de la Oficina
General de Administración OGA.
6.5.3 Operaciones sujetas a Detracción
Operaciones sujetas a Detracción, según Resolución de superintendencia Nº 183-

2004/SUNAT, complementaria y modificatoria:
a) En las operaciones materia del pago a realizar, si el monto de la transacción es

mayor a S/ 400.00, para el caso de transporte de bienes, se aplicará el 4% del total
de la factura y cuando supera los SI. 700.00, según el tipo de servicie> que se
brinda, el responsable del Fondo Fijo para Caja Chica aplicaré la detracción que se
afecte exclusivamente operaciones gravadas con el Impuesto General a las Ventas -
IGV, para lo cual se aplicará el porcentaje que corresponda sobre el monto total de la
operación.
b) En los casos que se efectúen operaciones gravadas con la Detracción, el solicitante

del fondo, efectuará el pago directamente al Banco de la Nación a la cuenta de
Detracciones del proveedor, consignándose el código del tipo de Bien/ Servicio y el
tipo de operación, así como el periodo tributario; cuyos documentos deben remitirse
conjuntamente.
6.5.4 Gastos por la Adquisición de Bienes.
a) Adquisición de bienes que no cuenten con stock en Almacén, tales como:

materiales de útiles de oficina, materiales de gasfitería, electricidad, iluminación,
repuestos y accesorios para equipos de cómputo y similares accesorios, repuestos
de vehículos y otros bienes de menor cuantía. Para su autorización, deberá
adjuntarse el V/B del encargado de almacén en el cual se indique que a la fecha de
solicitud no se cuenta con los bienes requeridos. ·
b) Previo a la compra de repuestos y accesorios de equipos informáticos, conexos y

vehículos, se requiere de un Informe técnico del área técnica competente,
sustentando la excepcionalidad de la adquisición
6.5.5 Gastos por la adquisición de Servicios.
a) Gastos en taras de embarque, peaje, estacionamiento de vehículos oficiales, flete,

embalajes, parchado de llantas, reparación de muebles y artefactos eléctricos,
confección de sellos, copias fo1ostáticas. anillados e impresiones, entre otros
servicios menores; siempre que dichos servicios no se pudieran realizar en lá Sede
Central y previa justificación del Jefe de la Oficina General de Administración OGA.
b) Los gastos por concepto de peaje serán reembolsados a favor de los choferes que se
encuentren en comisión de servicios utilizando los vehículos de la entidad, previa
presentación de los comprobantes de pago (Factura y/o Boleta) visados por el
Coordinador de Logística, el Jefe de la Unidad de Transportes y del Jefe de la Oficina
Oficina General de
Administración
General de Administración, en cual deben consignar el nombre del chofer y la placa

del vehiculó.
c) Combustible, mantenimiento correctivo de vehículos (parchado de llantas, auxilio

mecánico (grúa), lavado de vehículos y otros de menor cuantía), únicamente en tos
caeos de comisiones de servicio fuera de la provincia de Lima. · · ·
d) Servicios notariales y registrales, tasas administrativas.
e) Servicio de mensajera. solo en los casos en que la documentación a enviarse tenga

plazos perentorios; para los demás casos, debe acreditarse que no esté
comprendido dicho servicio en el contrato que suscribe la Entidad.
f) Servicio de florería, jardinería y otros relacionados con las actividades protocolares

de la SUCAMEC.
g) Servicios menores para la atención de situaciones Imprevistas no programadas o de

emergencia.
6.6 Recibo Provisional
La entrega de todo recibo provisionales con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, se
realizará:
i) La entrega del dinero en efectivo sólo se podrá realizar mediante la suscripción de la

«Solicitud y Recibo Provisional de Caja Chica. (Anexo N° 1), con la autorización de la
Jefatura de la OGA o quien ésta designe en la Sede Central y con la autorización
expresa e Individualizada del Intendente o Jefe Zonal en los Órganos
Desconcentrados.
ii) Sí el solicitante de los fondos que ha suscrito la Solicitud y Recibo Provisional de Caja
Chica. (Anexo Nº 1), no rinde cuenta dentro de las cuarenta y Ocho (48) horas de
recibido el dinero (sin tomar en cuenta los días sábados, domingos y feriados), el
responsable del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica, deberá realizar las siguientes
acciones:
- Remitir al solicitante un correo electrónico con copia a su superior jerárquico,

solicitando proceda a realizar su rendición en el plazo perentorio de 24 horas,
bajo apercibimiento de solicitar el descuento respectivo de su planilla y
comunicar el incumplimiento a la secretaria técnica de procesos disciplinarios de
la SUCAMEC.
- Vencido el plazo precedente, se informará de ello por escrito a la Oficina General

de Recursos Humanos - OGRH, con copia al jefe superior jerárquico del
solicitante, para proceder con el descuento respectivo de su planilla de pago e
inicio del procedimiento sancionador, de corresponder.
iii) La situación descrita en el numeral precedente implica una falta administrativa,

procediendo la OGRH a comunicar los actuados señalados en el párrafo anterior a la
Secretarla Técnica de la SUCAMEC para la aplicación de las sanciones
administrativas correspondientes, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y
penales que puedan corresponder. Estos hechos deberán obrar en el legajo del
personal infractor.
Oficina General de
Administración
iv) No procede la emisión de una nueva «Solicitud y Recibo Provisional de Caja Chica"
mientras el beneficiario mantenga pendiente la liquidación de uno anterior, bajo
responsabilidad del responsable del Fondo Fijo de Caja Chica.
6.7 Rendición de cuentas
i) Los funcionarios y/o servidores nombrados y/o contratados bajo cualquier

modalidad, designados como responsables del manejo de la Caja Chica o encargados
de ello, son responsables de revisar y verificar los documentos que sustentan los
gastos antes de su cancelación.
Los emisores de los documentos que sustentan los gastos (facturas, boletas de venta,
Tickets, etc.) que sustente las reuniones, deberán encontrarse habidos y validados ante
la SUNAT.
La documentación sustentatoria de los gastos debe encontrarse visada por el

Solicitante, su Gerente y/o Jefe inmediato, el Jefe de la OGA y el Responsable del
Manejo de Caja Chica. Dichos vistos se emiten en señal de conformidad. no siendo
delegable esta obligación.
ii) La Unidad Funcional no Orgánica de Contabilidad estará a cargo de la revisión y

verificación mensual de los documentos que sustenten las rendiciones de cuenta para
su reembolso hasta por el equivalente de tres (03) veces el monto asignado como fondo
de caja chica.
Los documentos que sustentan el gasto son los comprobantes de pago autorizados
mediante Resolución de superintendencia N" 007·99-SUNATdebiendo ser emitidos a
nombre de:
- Razón Social: Superintendencia Nacional de Control de Servicios de Seguridad,

Armas, Municiones y Explosivos de Uso Civil o en su forma abreviada a nombre de
"SUCAMEC".
- RUC: 20551964940.
- Dirección: Jr. Contralmirante Montero 1050 -Magdalena del Mar, Lima.
Las contrataciones o pagos realzados con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, deberán
sustentarse prioritariamente con facturas. Sin embargo, a tala de facturas, son
admisibles en general los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT.
Asimismo, los comprobantes de pago deben cumplir los siguientes requisitos:
- Ser documentos originales.

- Su contenido debe ser legible
- Debe estar cancelado por parte del proveedor y contener el sello de PAGADO de
parte del Responsable del Fondo Fijo para de Caja Chica.
- No debe tener enmendaduras, borrones, ni uso de corrector.
- No se aceptarán Comprobantes de pago con el concepto "por consumo".
- Deberán también señalar el motivo del gasto en el reverso de los comprobantes de
pago.
Oficina General de
Administración
- En caso de reembolsos, el comprobante de pago deberá tener una antigüedad no

mayor de treinta (30) días calendarios después de haberse e1ectuado el servicio o
adquisición, contados a partir de la fecha de su emisión.
- Realizar las retenciones sobre el Impuesto a la renta y detracciones del IGV en los
casos que corresponda.
- Cuando, eventualmente se reciban comprobantes en moneda extranjera, deberá
consignarse en el reverso de éste, el monto equivalente en nuevos soles, en
números y letras al tipo de cambio venta publicado por la Superintendencia de
Banca. Seguros y AFP, para la misma fecha de emisión del comprobante.
iv) El incumplimiento de lo señalado en el numeral precedente, como el uso indebido de esta

modalidad de entrega de efectivo en que incurra el personal de la Entidad, dará origen a
la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes, así como las acciones
civil o penal a que hubiera lugar, las cuales deberán obrar en el legajo del personal
infractor.
v) El responsable del Fondo Fijo para Caja Chica comunicará a la OGA sobre los
funcionarios y/o servidores Que Incumplan con el plazo de liquidación de fondos
entregados con Recibos Provisionales.
vi) Los comprobantes de pago que sustentan el gasto, en ningún caso deben mostrar
indicación sobre beneficios individuales tipo “puntos BONUS", "millas o similares; caso
contrario serán rechazados por el responsable del Fondo Fijo para Caja Chica.
vii) En caso de los gastos por peaje, combustible y playa de estacionamiento, al dorso del
documento figurará el número de placa del vehículo, debidamente firmado por chofer
asignado.
viii) La verificación y conformidad de los comprobantes de pego que sustenten et gasto, está
a cargo de los responsables de la administración del Fondo Fijo para Caja Chica;
quienes previo al pago o a dar su conformidad respecto de la rendición, deben verificar
en la página Web de la SUNAT, el estado del proveedor y que los comprobantes de
pago se encuentren debidamente autorizados - Habido y Activo.
ix) Cuando se trate de rendiciones de cuentas por concepto de viáticos no programados,

éstas deben cumplir con las normas establecidas en la Directiva para. el pago de viáticos
y rendición de cuentas por concepto de comisión de servicio aplicable al personal de la
SUCAMEC.
x) Para la atención de movilidad, cuando no se haya contado con disponibilidad para la

atención por parte del servicio de transporte de la propia Entidad, se tendrán en cuenta.
las Tarifas de Transporte Urbano (Anexo Nº 6) para labores o gestiones de atención
normal y las «Tarifas de Taxi• (Anexo Nº 05) para labores o gestiones urgentes y
prioritarias, o que por la naturaleza de la labor se requiera un vehículo individualizado,
debiendo presentar el «Declaración Jurada de Movilidad. (Anexo Nº 07).
xi) Los documentos de sustento que con cancelados con cargo al fondo de cala chica
asignado, serán estampados con el sello de Pagado al momento de su cancelación.
indicando fecha y visto bueno respectivo.
xii) La Unidad Funcional no Orgánica de Tesorería es la encargada de la custodia final de

los documentos que sustenten el gasto.
Oficina General de
Administración
6.8 Reposición del Fondo Fijo para Caja Chica
6.8.1 La reposición del Fondo Fijo para Caja Chica debe efectuarse con criterio de
previsión de gastos, por lo que, al disminuir el Importe del Fondo, en gastos
equivalentes hasta el 50% del importe autorizado, el responsable del manejo del
Fondo deberá presentar la rendición documentada del gasto, con el fin de no afectar
ni interrumpir la normal atención a los requerimientos de las diferentes dependencias
de la Institución. ·
6.8.2 Los Fondos Fijos para Caja Chica podrán ser renovados en el mes, hasta tres (03)
veces el monto constituido. o aprobado, indistintamente del número de rendiciones
documentadas que se efectúen. ·
6.8.3 Para las reposiciones del saldo del fondo se presentará el Anexo Nº 04 Solicitud de
Reembolso y/o Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica", debidamente firmada por
el responsable de la administración y manejo del fondo y el Jefe del órgano
correspondiente, debiendo remitirse a la OGA para su aprobación y remisión a la
Unidad Funcional de Contabilidad.
6.8.4 El responsable del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica, es el encargado de
preparar y presentar la rendición de gastos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica,
de la siguiente manera:
- Un folder indicando el número de reposición del fondo, el mismo que debe contener
la Solicitud de Reembolso y/o Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica (Anexo Nª
04), adjuntándolos documentos originales que sustentan el gasto.
- La Solicitud de Reembolso y/o Rendición del Fondo Fijo para Caja, debe de ser
llenado correctamente, detallando el resumen del clasificador de gasto.
6.8.5 La solicitud para reembolso de los Fondos Fijos para Caja Chica tendrá el siguiente
procedimiento:
- Mediante memorando el Coordinador de la Unidad Funcional de Tesorería

tratándose de la sede central y mediante memorando de los Jefes y/o Órganos
Desconcentrados en el caso de estas dependencias el responsable para el
manejo del Fondo Fijo para Caja Chica remitirá al Coordinador de la Unidad
Funcional de Contabilidad el Anexo 4 “Solicitud de Reembolso y/o Rendición
del Fondo Fijo para Caja Chica con la documentación sustentatoria de los
gastos realizados. Asimismo, solicita a la Oficina de Presupuesto la
Certificación presupuestal correspondiente.
- La Unidad Funcional de Contabilidad mediante la encargada de Control Previo

verificara la documentación sustentatoria de los gastos realizados visando el
Anexo 4 en señal de conformidad para la reposición de los fondos.
- La Unidad Funcional de Contabilidad efectuará el registro de la certificación y

compromiso presupuestal en el SIAF-SP.
- La Unidad Funcional de Contabilidad el registro del devengado en el SIAF-SP

así como la contabilización correspondiente remitiendo el expediente a la
Unidad Funcional de Tesorería para la reposición respectiva.
Oficina General de
Administración
- La Unidad Funcional de Tesorería realiza la fase del giro emitiéndose cheque o

giro bancario, así como el comprobante de pago respectivo procediendo a los
registros en el SIAF-SP.
6.9 Arqueo
6.9.1 El Jefe de la Oficina General de Administración a través de la Unidad Funcional no

Orgánica de Contabilidad dispone la realización de arqueos inopinados a los fondos
asignados para el Fondo Fijo de Caja Chica para los cuales deberá de utilizar el formato
de Acta de Arqueo de Fondo Fijo para Caja Chica Anexo 8 sin perjuicio de las acciones
de fiscalización y control a cargo del Órgano de Control Institucional o los arqueos que
realicen las Sociedades de Auditoria Externa en cumplimiento de sus procedimientos.
6.9.2 Producto de los arqueos de los fondos se emitirán actas respectivas en las que darán la
conformidad o disconformidad al cumplimiento de lo establecido en la presente
Directiva. Dichas actas serán remitidas a la OGA proponiendo las medidas correctivas
de corresponder.
6.9.3 Los responsables del Fondo Fijo para Caja Chica brindaran las facilidades necesarias
para la realización del arqueo de Caja.
6.9.4 El dinero en efectivo deberá de contarse en presencia del servidor responsable de la

administración de la Caja Chica realizándose controles para verificar su autenticidad,
asimismo se realizará la revisión de los Recibos Provisionales los montos que se
encuentran asignados y de los comprobantes de pago que justifiquen los gastos
realizados.
6.9.5 La Unidad Funcional de Contabilidad elaborara los informes sobre la ejecución trimestral
y anual de los recursos de la Caja Chica los cuales deberán de ser puestos en
conocimiento de la Jefatura de la OGA de Administración, para tal efecto la Unidad
Funcional de Tesorería brindara el apoyo con información que resulte pertinente.
6.10 Liquidación del Fondo Fijo de Caja Chica
6.10.1 Al cierre de cada ejercicio presupuestal y cuando las circunstancias lo requieran. La

Jefatura de la OGA dispondrá la liquidación del Fondo Fijo de Caja Chica asignado por
las diversas fuentes de financiamiento.
6.10.2 Las Cajas Chicas asignadas a la Sede Central, así como a los órganos
desconcentrados deberán de liquidarse al cierre de cada año Fiscal, de acuerdo a la
normativa de cierre que será dispuesta por la Dirección General de Tesoro Público-
DGTP del MEF. Por otro lado, el saldo que resulte de la liquidación del fondo fijo para
Caja Chica será revertido mediante papeleta T-6 debiendo solicitarse la misma a la
Unidad Funcional de Tesorería previa revisión y coordinación de la Unidad Funcional de
Contabilidad. en caso de incumplimiento ellos serán comunicado a la jefatura de la
OGA.
VII DISPOCIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
La presente Directiva entrara en vigencia al día siguiente de su publicación en la Intranet de

la SUCAMEC.
Oficina General de
Administración
VIII ANEXOS
Anexo Nº 1 Solicitud y Recibo Provisional de Caja Chica

Anexo Nº 2 Solicitud de Reembolso de Caja Chica
Anexo Nº 3 Clasificador de Gasto Partidas de Gastos Autorizados
Anexo Nº 4 Formato de solicitud de reembolso y/o Rendición del Fondo Fijo Caja Chica
Anexo Nº 5 Tarifas de Taxis
Anexo Nº 6 Tarifas de Transporte Urbano
Anexo Nº 7 Declaración Jurada de Movilidad
Anexo Nº 8 Acta de Arqueo para el Fondo Fijo de Caja Chica.
ANEXOS
Oficina General de
Administración

Oficina General de
Administración

Oficina General de
Administración

Oficina General de
Administración

Oficina General de
Administración

Oficina General de
Administración

Oficina General de
Administración

Oficina General de
Administración

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Denominación del Órgano de Denominación del Órgano que

Superintendencia Nacional de Control de

“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERU 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA EN LA

Las disposiciones de la presente Directiva son de aplicación y cumplimiento obligatorio para

IV.- BASE LEGAL

 NGT-05 Uso del Fondo para Pagos en Efectivo.

“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERU 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”

 NGT-08 Arqueos Sorpresivos

4.13. Resolución Directoral Nro. 001-2011-EF/77.15 que dicta disposiciones complementarias a

a) Certificación del Crédito Presupuestario: documento que garantiza el crédito

b) Comprobante de Pago: documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega

c) Documentación Sustentatoria: elemento de evidencia que permite el conocimiento de la

“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERU 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”

e) Solicitud o Recibo Provisional de Caja Chica: es un documento que se consigna con

f) Solicitud y Recibo de Reembolso de Caja Chica: es un documento que se consigna

g) Rendición de Cuentas: es la documentación sustentatoria ciñéndose a la Directiva para

La presente Directiva contiene las siguientes abreviaturas:

 OGA: Oficina General de Administración

a) Son responsabilidad del cabal cumplimiento de las disposiciones contenidas en la

b) Es responsabilidad de los funcionarios y/o servidores que reciban dinero en efectivo de la

c) Los funcionarios y personal contratado bajo cualquier modalidad designados como

e) El incumplimiento de los dispuesto en la presente Directiva dará lugar a las acciones

“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERU 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”

f) La Oficina General de Administración-OGA SUCAMEC supervisara el estricto

5.4. Alcances Generales

a) La Caja Chica es un Fondo en Efectivo que es constituido con recursos públicos de

6.1. Apertura de la Caja Chica

a) La apertura de la Caja Chica se autoriza mediante Resolución Jefatural de la OGA la cual

I. El nombre de Funcionario o Servidor encargado de su administración manejo y

“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERU 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”

c) Está prohibida la conformación de fondos especiales o de naturaleza o características

d) Excepcionalmente durante el ejercicio Fiscal la Jefatura de la OGA podrá aperturar caja

6.2 Administración de los Fondos Fijos para Caja Chica

a) De la Administración de la Caja Chica

La Unidad Funcional de Tesorería es la encargada de la administración del Fondo Fijo

“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERU 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”

6.4.1 Oficina General de Administración

a) Emitir Resoluciones y Modificaciones para la constitución, designación de los

b) Autorizar vales provisionales de las Gerencial de la Sede Central, asegurando el uso

6.4.2 Unidad Funcional no Orgánica de Contabilidad

a) Revisar y verificar la documentación sustentatoria correspondientes a las rendiciones

b) Realizar el Arqueo de Caja de la Sede Central y las Jefaturas Zonales de manera

c) Será la encargada de realizar la liquidación de los fondos Fijos de Caja Chica de la

d) Establecerá mediante comunicado el plazo de procedimientos para el cierre anual del

e) Es responsable de la verificación y control de una adecuada ejecución de los fondos

ii. Mantener actualizado el registro y archivo de los documentos cancelados.

“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERU 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”

v. Requerir la rendición de cuenta documenta de los vales provisionales dentro de

vii. En las Jefaturas Zonales, el Jefe Zonal es el responsable de velar por la

iii Cancelar compromisos de pago con documentos de fecha que correspondan a

iv. Hacer entrega de fondos de la Caja Chica mediante vales provisionales al

v. Cancelar gastos de mantenimiento preventivo de vehículos, con excepción de

vi. Adquisición de licores y otorgar préstamos o adelantos.

vii. Mantener los fondos de caja chica en cuentas personales.

viii. Reembolsar gastos de comprobantes de pago que hayan sido cancelados

x. Atender los Recibos Provisionales sin la autorización. expresa e individualizada de

“AÑO DEL BICENTENARIO DEL PERU 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”

xii. Cancelar compromisos de pago adquiridos en ejercicios presupuestales

xiii. Adquisiciones de bienes o contratación de servicios prohibidos por normas

a) Gastos por movilidad local.

b) Gastos para la adquisición de bienes o servicios menores que demanden su

c) Gastos para la adquisición de bienes o servicios menores que, por su finalidad y