Iniciando en Microsoft Excel

Iniciando en Microsoft Excel
Curso Virtual
Fundamentos básicos de Excel
Departamento Administrativo de Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones
-DATIC-
Figura 1. Concepto hoja de cálculo (Freepik.es)
Tema 1. Generalidades.
Elementos del entorno
¿Qué es Microsoft Excel?
Microsoft Excel es una hoja de cálculo, desarrollada por Microsoft y su
lanzamiento inicial fue el 30 de septiembre de 1985.
En el programa de Microsoft Excel, puedes realizar operaciones con

datos organizados en una cuadrícula, desde simples sumas hasta
cálculos más complejos.
Excel lo encuentras integrado en Microsoft Office y ha sido desarrollado

y distribuido por Microsoft Corp.
Podemos decir que Excel es una herramienta para poder hacer

cualquier tipo de cálculo matemático y es posiblemente, sin temor a
equivocarnos el programa más popular en el mundo entero.
¿Qué es Microsoft Excel?
Pero es necesario conocer un poco de su historia antes de entrar en
materia.
Su antecesor fue un programa de nombre Multiplan, pero no fue lo

suficientemente efectivo para superar a Lotus 123 de la empresa Lotus
Development, competidor directo de Microsoft Corp. en esa época y
que fue comprada después por IBM en el año 1996.
La primera versión de Excel apareció en el año 1985 para Mac y para

Windows en el año 1987. Desde entonces, Microsoft ha estado
actualizando el programa cada dos años, siendo la versión más
reciente, v19.0 – Excel 2019.
Versiones anteriores de Excel aún
disponibles
En el mercado se encuentran aún las
versiones anteriores de Excel para las
personas o empresas que aún no quieren
migrar a las nuevas actualizaciones.
✓ Excel 2003
✓ Excel 2007
✓ Excel 2010
✓ Excel 2013
Figura 1.1. Icono Excel (Freepik.es)
Últimas versiones de Excel
Existen muchas versiones de Excel y muy seguramente estarás
buscando en tu computador o portátil ahora mismo qué versión tienes.
Pues te contamos que las dos últimas versiones de Excel son:
✓ Versión Office 2016

✓ Excel 2019
En otro recurso de este tema, te explicaremos algunas características

de estas dos versiones.
¿Cómo acceder a Excel desde el escritorio
de Windows?
Si estás usando Windows 10, esta es una de las formas de ingresar a
Excel:
1. Clic en Inicio y se abrirá el menú con la lista de programas

incorporados en tu computador
2. Buscas Excel y das un clic para acceder al programa
3. Se abrirá el programa de Excel, presentando primero la opción de
escoger un archivo en blanco o una de las plantillas
¿Cómo acceder a Excel desde el escritorio
de Windows?
Si deseas trabajar sobre alguna

Si deseas abrir un nuevo
plantilla, debes seleccionar la que
archivo, clic aquí
se ajuste a tu necesidad
Figura 1.2. Abriendo Excel (Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC, 2021)
¿Cómo acceder a Excel desde un dispositivo
móvil?
Si estás realizando este curso desde tu teléfono móvil, lo primero que
debes saber es que entre las aplicaciones instaladas en tu celular debes
tener Office o en su defecto Excel.
Una vez tienes certeza de tener la aplicación instalada, se abre de la

siguiente manera:
1. Ubicas el ícono de Office o de Excel y pulsas sobre él

2. Si abriste Office, se mostrará una ventana que te da la opción de
seleccionar qué archivo vas a crear
3. Después de pulsar en el ícono de Excel te mostrará si Libro en
blanco, Crear a partir de una plantilla o Digitalizar una tabla
móvil?
4. Pulsas sobre libro en blanco
5. Luego aparecerá una pantalla con el mensaje “Estamos trabajando
en ello…y el ícono de Excel”. Esto es sólo unos segundos.
6. Finalmente se abre un libro nuevo de Excel
Veamos en las siguientes imágenes lo que acabamos de explicarte.
móvil?
En las aplicaciones de tu celular

debes tener Office o en su defecto,
Excel
Tema 1. Generalidades. Figura 1.3. Abriendo Office en el Móvil (Alcaldía de Cali –

Departamento Administrativo TIC, 2021)
móvil?
Cuando ya estés en Office,

seleccionas Excel
Figura 1.4. Abriendo Excel en el Móvil (Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC, 2021)
móvil?
Si vas a trabajar en un archivo nuevo,

seleccionas Libro en blanco
Figura 1.5. Abriendo libro en blanco en el Móvil (Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC, 2021)
móvil?
Solo debes esperar unos segundos a

que abra el programa de Excel
Figura 1.6. Carga de Excel en el Móvil (Alcaldía de Cali –

móvil?
Y después de aparecer la hoja de

cálculo en blanco, ya puedes iniciar
Figura 1.7. Libro nuevo en el Móvil (Alcaldía de Cali –

Reconocer la interfaz gráfica de Excel
Como ya debes saber, una interfaz es la pantalla que te permite
interactuar con un determinado programa, en este caso, con Excel.
Cada programa tiene una interfaz diferente, pero en algunos casos

cuando el programa viene en conjunto con otros del mismo creador, es
posible que su interfaz sea similar entre todos. Y este es el caso de los
programas de Microsoft Office, ya que tienen una interfaz similar.
Aprender a reconocer la interfaz de Excel, te hace ganar tiempo a la

hora de emprender una tarea en el programa. Por eso, te contaremos
lo principal de su interfaz.
Se puede decir que podemos dividir la interfaz de Excel en tres (3)
grandes secciones.
1. Barra superior
2. Cinta de opciones
3. Espacio de trabajo
En la siguiente imagen visualizas estas tres secciones.
1
Tema 1. Generalidades. Figura 1.8. Interfaz de Excel (Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC, 2021)
Barra superior
En la barra superior encuentras varios elementos que son muy útiles.
Barra de herramientas Información de la cuenta

Información del archivo
de acceso rápido y comandos generales
Figura 1.9. Barra superior de Excel (Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC, 2021)
Recuerda que dependiendo de la versión de Excel que tengas, así

visualizarás los elementos de cada sección.
Cinta de opciones
En la cinta de opciones se agrupan todas las pestañas o fichas de
acuerdo con la función que realizan y encuentras todos los comandos
necesarios para trabajar en Excel.
Versión 2013
Versión 2016
Versión 2019
Figura 1.10. Cinta opciones Excel Versiones (Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC, 2021)
Espacio de trabajo
El espacio de trabajo de Excel, es el área donde se desarrolla el
procesamiento de los datos y ésta a su vez se divide en cinco (5)
secciones de trabajo que son:
a) Cuadro de nombres
b) Barra de fórmulas
c) Área de trabajo
d) Pestaña de hojas
e) Opciones de vista
En la siguiente imagen aprecias estas cinco (5) secciones.
Espacio de trabajo
a b
d e
Figura 1.11. Secciones de trabajo en Excel (Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC, 2021)
Espacio de trabajo
Ahora vamos a explicarte cada una de las cinco (5) secciones que
tiene la imagen anterior.
a) Cuadro de nombres
Muestra la referencia de la celda seleccionada con la letra
correspondiente a la columna y la fila. Por ejemplo, en la imagen
anterior, visualizas A1, porque la celda que está seleccionada es la
columna A y la fila 1
b) Barra de fórmulas
En este espacio aparecen los valores o lo que escribes en las celdas:
números, fórmulas, texto, etc.
Espacio de trabajo
c) Área de trabajo
Es todo el espacio donde están las celdas y donde ingresas los datos
y se realiza su procesamiento.
d) Pestaña de hojas
Muestra las hojas que componen el libro que estás desarrollando.
Debes saber que el valor predeterminado es de tres (3) hojas de
trabajo.
** Excel 2003 tiene un número máximo de hojas – 255

** De la versión 2007 a la más reciente, el número de hojas va de
acuerdo con la capacidad de memoria que tenga el dispositivo o
computador.
Espacio de trabajo
e) Opciones de vista
Excel presenta diferentes opciones de vista y también permite usar
Zoom, en caso de requerir ampliar la vista de trabajo de lo que estés
realizando en la hoja de cálculo.
Referencias de ilustraciones
Figura 1. Stories. Freepik.es [Imagen PNG]:
https://www.freepik.es/vector-gratis/ilustracion-concepto-hojas-
calculo_6183523.htm?query=concepto%20hojas%20de%20calculo
Figura 1.1. Flaticon. Freepik.es [Imagen Vector]:

https://www.freepik.es/iconos-
gratis/sobresalir_15086786.htm?query=concepto%20hojas%20de%20ca
lculo
Figura 1.2. Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC. (julio,

2021) [Imagen] Abriendo Excel

2021) [Imagen] Abriendo Office en el móvil
2021) [Imagen] Abriendo Excel en el móvil

2021) [Imagen] Abriendo libro blanco en el móvil

2021) [Imagen] Carga de Excel en el móvil

2021) [Imagen] Libro nuevo en el móvil

2021) [Imagen] Interfaz de Excel
2021) [Imagen] Barra superior de Excel

2021) [Imagen] Cinta opciones de Excel versiones

2021) [Imagen] Secciones de trabajo en Excel
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En el programa de Microsoft Excel, puedes realizar operaciones con

Excel lo encuentras integrado en Microsoft Office y ha sido desarrollado

Podemos decir que Excel es una herramienta para poder hacer

Su antecesor fue un programa de nombre Multiplan, pero no fue lo

La primera versión de Excel apareció en el año 1985 para Mac y para

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1. Clic en Inicio y se abrirá el menú con la lista de programas

Si deseas trabajar sobre alguna

Una vez tienes certeza de tener la aplicación instalada, se abre de la

1. Ubicas el ícono de Office o de Excel y pulsas sobre él

Veamos en las siguientes imágenes lo que acabamos de explicarte.

En las aplicaciones de tu celular

Tema 1. Generalidades. Figura 1.3. Abriendo Office en el Móvil (Alcaldía de Cali –

Cuando ya estés en Office,

Si vas a trabajar en un archivo nuevo,

Solo debes esperar unos segundos a

Figura 1.6. Carga de Excel en el Móvil (Alcaldía de Cali –

Y después de aparecer la hoja de

Figura 1.7. Libro nuevo en el Móvil (Alcaldía de Cali –

Cada programa tiene una interfaz diferente, pero en algunos casos

Aprender a reconocer la interfaz de Excel, te hace ganar tiempo a la

En la siguiente imagen visualizas estas tres secciones.

Barra de herramientas Información de la cuenta

Recuerda que dependiendo de la versión de Excel que tengas, así

En la siguiente imagen aprecias estas cinco (5) secciones.

** Excel 2003 tiene un número máximo de hojas – 255

Figura 1.1. Flaticon. Freepik.es [Imagen Vector]:

Figura 1.2. Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC. (julio,

Figura 1.3. Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC. (julio,

Figura 1.5. Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC. (julio,

Figura 1.6. Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC. (julio,

Figura 1.7. Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC. (julio,

Figura 1.8. Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC. (julio,

Figura 1.10. Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC. (julio,

Figura 1.11. Alcaldía de Cali – Departamento Administrativo TIC. (julio,

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