Cómo redactar un oficio
El quinto paso contiene el texto
¿Tienes que redactar un oficio y no sabes
cómo hacerlo? No sufras más. Aquí te
brindamos algunos consejos esenciales para
que sepas cómo cómo redactar un oficio sin
problemas.
Una carta de oficio se escribe cuando se tiene
el objetivo de transmitir una información
de tipo oficial que tiene su origen y
procedencia en una institución, ya sea privada
o pública.
Es decir, un oficio es un documento o
comunicación escrita de carácter netamente
protocolario.
Dada esta última característica, la respuesta a
la pregunta de cómo redactar un oficio no te
debería ofrecer muchos problemas.
La importancia de tener claro el cómo
redactar un oficio es evidente al considerar
que estos documentos tienen como función el
relacionamiento de órganos administrativos
de la más alta jerarquía. Por esto es que debe
ir firmado por el máximo representante
legal de la institución que lo emite.
Los diferentes tipos de oficio que existen
Para saber cómo redactar un oficio, en
principio hay que tener en cuenta que existen
dos tipos de este tipo de comunicación:
El oficio simple o directo
Es cuando el contenido va dirigido a una sola
persona.
El oficio múltiple
Es el que se utiliza cuando el mismo
contenido va dirigido a distintos y varios
destinatarios.
Cuál es la estructura de un oficio
En cuanto al diseño de puesta en página de la
información, el saber cómo redactar un oficio
equivale a conocer la siguiente estructura:
1. En primer lugar aparecen la
fecha y el lugar desde donde se
escribe.
2. Luego, la numeración del
expediente que corresponda al
caso, según el modelo de carta y
con las siglas de la oficina y el
año de expedición.
3. En tercer lugar debe aparecer el
organismo o destinatario que
recibirá el oficio.
4. En cuarto, una breve y concisa
explicación del asunto a tratar.
5.
explicativo, en el cual es posible
extenderse y optar por frases más
o menos complejas o
explicaciones que requieran de
mayor tiempo de exposición.
6. En sexto lugar aparecerá un
saludo o una despedida cordial.
7. Por último, una firma a mano y
con bolígrafo cerrará el oficio.
A modo de conclusión, la solución al asunto
de cómo redactar un oficio encuentra
respuesta más que nada en la repetición y
automatización de hacerlo.
Cómo redactar un informe
Conoce algunos tips y consejos para saber
cómo redactar un informe. Para comenzar
cabe aclarar que un informe se trata de un
texto que puede estar escrito en prosa técnica,
científica o comercial y que tiene el objetivo
de comunicar información, generalmente
dirigida a personas o entidades capacitadas
para tomar decisiones; de allí la importancia
de saber cómo redactar un informe.
El destinatario de un informe se trata de una
persona o un grupo de personas; gente que
al recibirlo deberá leerlo y evaluarlo.
Por ello, saber como redactar un informe será
crucial para la efectividad de la información
manejada a la hora de resolver las situaciones
en él planteadas.
Existen tres tipos de informe:
 Expositivo
 Interpretativo
 Demostrativo
Conocer las características de cada uno
resulta ser de los primeros pasos para saber
cómo redactar un informe.
Informe expositivo
Narra un hecho o una secuencia de
hechos sin análisis ni interpretaciones del
autor; por consiguiente, sin conclusiones ni
recomendaciones.
Informe interpretativo
Narra los hechos, los interpreta y
analiza para obtener conclusiones y dar
recomendaciones.
Informe demostrativo
Presenta una tesis planteada por el autor y
la descripción de los pasos que se han
seguido para su demostración y las
conclusiones obtenidas.
Estructura general de un informe
Hay una estructura general que es de
inevitable conocimiento a la hora de saber
cómo redactar un informe: introducción,
desarrollo y conclusión.
Introducción
En la introducción se presenta el problema y
los objetivos buscados (¿Para qué? ¿Por
qué? y ¿Con qué?).
Desarrollo
El desarrollo habla de los procedimientos,
la metodología utilizada para recabar la
información: experimentos, entrevistas, etc.
(¿Cómo?).
Conclusión
En la conclusión, se presentan los
resultados obtenidos utilizando cuadros,
tablas, gráficos, etc. (¿Qué se encontró?).
Resulta obvio, aunque necesario, aclarar que
la definición que se tenga en las respuestas de
las preguntas planteadas facilitará la
resolución de la cuestión de cómo redactar un
informe.
Por último, algunos consejos para una mejor
redacción de su informe: presentar la
información con objetividad; mencionar el
mayor número de datos posibles, presentarlos
organizada y jerarquizadamente; citar las
fuentes de información consultadas; usar
párrafos cortos y exponer concreta y
precisamente las conclusiones y
recomendaciones.
Cómo se realiza la clasificación de
documentos
En una empresa, un club, una biblioteca o
incluso en un usuario particular, la
clasificación de documentos representa un
verdadero desafío.
¿Cómo organizar la información de modo de
hallarla con facilidad cuando se necesite?
Hay varias respuestas ajustadas a las
necesidades de cada persona o entidad.
Para empezar, la clasificación de
documentos depende siempre de los
archivos que se buscan ordenar y
categorizar; no es lo mismo un
memorándum interno que una factura, un
libro contable o una compraventa.
Organización y clasificación de
documentos
La clasificación de documentos, entonces,
necesita previamente de una buena
nomenclatura de categorías para poder
agrupar los documentos de manera lógica y
que garantice la agilidad de la búsqueda.
En general, el éxito de toda
clasificación dependerá de que las
categorías sean las más acertadas.
En casa, en la computadora personal, tal vez
baste con la creación de un sistema de
carpetas y subcarpetas donde se organicen los
archivos por tipo: música, fotos, videos,
documentos.
Pero a mayores niveles productivos,
las empresas necesitan de sistemas más
sofisticados para la clasificación de
documentos.
El crecimiento de la digitalización de los
documentos trajo consigo la creación de
software muy variado para su clasificación.
Hoy, existen programas capaces de gestionar,
organizar, compartir o distribuir los más
variados tipos de documentos. Muchas de
estas opciones también cuentan con un
buscador para ir más rápido por entre las
categorías y los documentos almacenados.
Se puede adquirir software para clasificación
de facturas, de documentos legales (leyes,
normas, reglamentos), de documentos de
texto, de imagen. Todos organizados según la
categorización que se le cargue al sistema de
compartimentos de clasificación.
Criterios para la clasificación de
documentos
Un primer criterio para la clasificación de
documentos es el tiempo. La organización de
documentos por año, mes y día de creación o
ingreso del documento es primordial y
suficiente para muchos a la hora de trabajar
con una clasificación satisfactoria.
Sin embargo, al agregar más variables se
agilita la gestión de los documentos. En
caso de instituciones con múltiples sedes, el
criterio “espacio” ayudará mucho. Para el
sistema de clasificación (sea o no por la vía
de un software específico) no será lo mismo
un documento emitido en Madrid que en
Montevideo.
Otro clásico criterio de clasificación de
documentos será el tipo. Facturas, informes,
normas… cada cosa irá en su lugar dentro del
sistema. La jerarquía, es decir el rango de
importancia, también puede aportar mucha
agilidad al proceso.
Algunos instrumentos informáticos de
clasificación de documentos también toman
los antecedentes. Esto es: cuanto más
consultado es un documento en la
información, adquiere mayor importancia y el
sistema lo ubica en un lugar más accesible
porque predice que volverá a ser consultado.

Ventajas de los signos de puntuacion

A pesar de poder intercambiarse con la coma
o con el punto, el uso del punto y coma
presenta ciertas ventajas que deben tomarse
en cuenta a la hora de escribir:

-Permite escribir oraciones largas con un alto

grado de legibilidad.

-Colabora, incluso visualmente, en el

ordenamiento de las oraciones.

-Ofrece la posibilidad de romper con la

monotonía que, a veces, generan la coma y el
punto.

-Puede ser usado como un rasgo de estilo

dándole al texto un ritmo especial.

Entonces, conviene tomar en cuenta este

signo, aprender cómo se usa y aprovecharlo
en beneficio de nuestra escritura.

Desventajas
Sin ellos nos ahogaríamos al leer y no
entenderíamos nada de lo que se está
leyendo . Los signos de puntuación no
empezaron a consolidarse hasta la era de la
imprenta.