Facultad Ciencias Sociales

Vivian Clavel Díaz

Máster Universitario en Dirección y Organización de
Proyectos
Cierre de Proyecto: económico temporal y de alcance.
Cierre de Adquisiciones ––
Unidad 7

Unidad 7
Agile

Revisión Aprobación
Nombre y apellidos
Cargo

Contexto 3
Introducción general al Máster 3
Contexto de la Dirección de Proyectos 3
Introducción general a la Asignatura 7
Introducción general a la Unidad 7 - Agile 10

Fundamentos Agile para el cierre de proyectos 11

Las metodologías Agile y su relación con el cierre 12

PM – Project Manager vs Product Owner 14

Agile y el cierre de adquisiciones 16

El cierre de proyectos y el diseño centrado en el cliente y el usuario final 18

Conceptos clave de la Unidad Didáctica 20

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [2] Mayo 2022

Contexto

Introducción general al Máster

Contexto de la Dirección de Proyectos

Es una realidad que hay una tendencia cada vez mayor hacia la práctica en la Dirección de Proyectos
a nivel mundial, no solo en áreas donde históricamente se han desarrollado proyectos si no que las
organizaciones adoptan de forma global esta práctica dentro de sus procesos corporativos en todos
los ámbitos lo que implica que se incorporen nuevas áreas de la organización que eran ajenas a este
tipo de gestión.

En junio de 2022 hay más de 2.000 demandas bajo el epígrafe

Director de Proyectos en España. La misma búsqueda a nivel
mundial arroja resultados muy próximos a los 200.000. (Fuente
LinkedIn).
En el ámbito profesional, el informe de PMI “Job Growth and Talent Gap in Project Management
2017” indica que la demanda de empleos en dirección de proyectos seguirá creciendo hasta 2027 a
nivel mundial, como resumen se espera un crecimiento de un 33% de forma general. Se puede
observar en la imagen adjunta:

Ilustración 1 - Evolución demanda Directores de Proyecto entre 2017 y 2027, según El informe de PMI “Job Growth and
Talent Gap in Project Management 2017” 1

1
Anderson Economic Group (AEG) y PMI analizaron oportunidades de empleo orientadas a proyectos en 11
países de los cinco continentes que representan potencias económicas desarrolladas y/o en crecimiento.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [3] Mayo 2022

Esto implica que será necesario cubrir aproximadamente 2,2
millones de profesionales en dirección de proyectos cada año
hasta 2027.

La globalización, la internacionalización de proyectos, la incorporación de filosofía “agile”, la

deslocalización de los equipos de trabajo y la propia pandemia COVID 19 ha supuesto la aparición de
nuevos retos dentro de esta práctica que obligan a la definición de nuevas pautas de trabajo que
deben ser adoptadas y definidas tanto por las áreas históricas como por áreas nuevas donde no
existe ni cultura ni experiencia en Dirección de Proyectos.

Dentro de este contexto, la “Dirección y Organización de Proyectos” ha sido reconocida como un

estándar que permite contar con una metodología y vocabulario común entre los participantes
de un proyecto, independientemente de su cultura, su idioma o ubicación geográfica, lo que facilita la
consecución de los objetivos empresariales minimizando los riesgos que esta situación implica.
Además, esta práctica facilita el establecimiento de los roles, procesos, técnicas y herramientas para
alcanzar el objetivo que persiguen los proyectos.

Decimos “una metodología”, no “la metodología”. Y es así, porque hay diversas metodologías de
Dirección de Proyectos. Algunas incluso tienen un carácter “geográfico” desde el punto de vista que
son mayoritarias en su origen y utilización a zonas concretas del mundo. Por otra parte, hay quien
huye del término metodología para hablar de “conjunto de buenas prácticas”. A nuestros efectos,
da igual. Es una forma de hacer. De hecho, hay incluso “grupos de forma de hacer” relacionados con
los ciclos de vida de los proyectos. Todo esto se trabajará de forma detallada a lo largo de este
Master.

En este contexto, el “Máster Universitario en Dirección y Organización de Proyectos” proporcionará al

alumno/a una serie de herramientas que le permitirán dirigir un proyecto con éxito independiente del
ámbito en el que se desarrolle. Busca además unificar la práctica de Dirección de Proyectos con
la necesidad de desempeñarlo en un entorno cada vez más global, y que permita adaptarlo a las
necesidades de la estrategia corporativa, alcanzando sus metas y objetivos. La Dirección de
Proyectos está relacionada con la estrategia corporativa, en tanto en cuanto, es el mecanismo que
permitirá hacer realidad esta estrategia colaborando en la orientación de los esfuerzos hacia un fin
único y común.

La industria española es sensible a esta necesidad global. El grado de satisfacción con la dirección de
proyectos en las empresas españolas es notable, así como los factores de éxito que aplican al
cumplimiento de objetivos empresariales trabajando bajo el paradigma de dirección de proyectos,
según el informe del PMI “Project Management en España de 2021”.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [4] Mayo 2022

Ilustración 2 – Grado de satisfacción con
la dirección de proyectos , Fuente “Project
Management en España de 2021".

Ilustración 3 – Factores de éxito en la

consecución de objetivos empresariales
relacionados con proyectos, Fuente
“Project Management en España de 2021".

Dentro de esta nueva realidad organizativa, se puede pensar en los proyectos como esos ladrillos que
permiten ir construyendo paso a paso los planes estratégicos por lo que este enfoque justifica la
complementariedad, armonía y retroalimentación entre los proyectos y la organización empresarial y
su estrategia.

Después de lo expuesto, parece lógico pensar que la dirección de proyectos debería ser considerada
como una profesión. Durante varios años, la idea de “profesionalizar” esta actividad ha estado
presente en los que trabajan en esta disciplina, sin embargo, salvo en la cultura norte americana que
está bastante extendido en el resto del mundo apenas se ha avanzado en ese sentido pues se ‘llega
a la dirección de proyectos en un % muy alto de las veces desde la parte técnica” lo que ha
complicado históricamente esa “profesionalización” tan necesaria.

La consideración del director de proyecto en una línea profesional individualizada como se realiza
con los ingenieros, los contadores, los notarios, los abogados, etc, parece una ambición coherente
con la importancia de su actividad en un mundo en el que nos hemos dado cuenta ya hace tiempo de
que todo lo nuevo que emprendemos con un coste y plazo limitados, es un proyecto, y debe ser
gestionado por un profesional de ese ámbito.

También es cierto que con el reconocimiento profesional (una posible “colegiación”) también llega la
responsabilidad y la puesta sobre la mesa de las capacidades y competencias necesarias de un
Project Manager (PM, a partir de ahora), que no son pocas como veremos a lo largo del presente
Máster. En todo caso, nos conformaremos, por ahora, con la existencia de distintas certificaciones
internacionales que reconocen esta labor y que favorecen la inclusión laboral de aquellos alumnos/as
que con menos experiencia pueden acceder a puestos de responsabilidad a través de estas
certificaciones que se ofrecen como formación adicional dentro de este máster.

Saber manejar las fases y el ciclo de vida de un proyecto es importante para el PM, pero no hay que
olvidar que los proyectos están formados por personas y todo PM que se precie debe contar con
habilidades específicas que permitan una gestión adecuada de las personas que conforman su
equipo de trabajo, negociar las distintas situaciones que se le van a presentar a lo largo del proyecto
con los demás stakeholders de éste y resolver los problemas que, con toda seguridad, van a dar la
cara durante dicho periodo.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [5] Mayo 2022

Introducción general a la Asignatura
La asignatura de Cierre de Proyecto: económico temporal y de alcance. Cierre de Adquisiciones se
encuentra enmarcada dentro de la materia de Ciclo de Vida de Dirección del Proyecto. Es la última de
las asignaturas encuadradas dentro que esta materia que te permitirá como futuro PM – Project
Manager abordar uno de los procesos que si bien es sencillo de definir es uno de los más complejos
de ejecutar más debido a las implicaciones legales y organizativas que supone el cierre del proyecto.

Para alcanzar los objetivos planteados para esta asignatura dentro del máster se trabajarán 8,
ocho unidades didácticas cuyo contenido se resume a continuación:

Unidad 1 –El cierre de proyecto, enfoque y proceso de aceptación.

Analizar el proceso del cierre de proyecto, a través de sus objetivos, determinando su importancia
dentro del proceso de gestión de proyectos. Entender los diferentes tipos de cierre que pueden
afectar a un proyecto y distinguir los aspectos relevantes a tener en cuenta dentro de dicho
proceso

Determinar un enfoque estratégico concreto y claro en las fases iniciales del proyecto (Iniciación y
Planificación del Proyecto), así como entender la relevancia del proceso de aceptación y las
diversas maneras en las que se puede ejecutar. También se examinarán, los distintos aspectos a
tener en cuenta y que deben ser trabajados de forma específica por el PM – Project Manager.

Unidad 2 – El cierre de fase, alcance, plazos y calidad.

En esta Unidad se tratará en primera instancia el concepto de cierre de fase y la importancia de

identificar de forma correcta, desde el proceso de planificación, las fases del proyecto
orientándolas a la posibilidad de cierres parciales.

A continuación, se profundizará en el subproceso de cierre de los entregables que conforman el

cierre del alcance. La definición de estos entregables constituirá el punto de partida del proceso
de cierre. Siempre desde la perspectiva de la ejecución del proceso y no desde el punto de vista
de la definición que comienza mucho antes.

El concepto de cierre de plazos será el siguiente punto para trabajar dentro de esta unidad para
terminar con los procesos de calidad. Distinguiendo en todo momento dos perspectivas: la calidad
del producto, cuya responsabilidad recae dentro del proyecto y la calidad del proceso que es
responsabilidad de la organización.

Unidad 3 –Interesados y el proceso de cierre

La gestión de interesados debe cuidarse y realizarse a lo largo de todo el proyecto, y con especial
atención durante el proceso de cierre.

Se tomará como referencia el concepto de Interesado con un rol formal – informal, así como el de
Interesado interno - externo al proyecto. La gestión del PM – Project manager varía en función de
esta clasificación y las limitaciones a las que se enfrenta son muy heterogéneas y marca la
gestión que se puede realizar.

A lo largo de esta Unidad se exponen una serie de recomendaciones a tener en cuenta al

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [6] Mayo 2022

 gestionar el proceso de cierre, con el objetivo de que el futuro PM – Project Manager para analice
el proyecto y busque la mejor opción que se adapte al contexto del proyecto y de la organización.

Unidad 4 – Cierre de Adquisiciones

La gran mayoría de los proyectos contemplan algún tipo de adquisición, bien sea de recursos
materiales, a través de compra directa o de otros mecanismos (renting, leasing, suscripción) o de
recursos humanos en diversas modalidades (subcontratación, externalización/outsourcing). Es de
suma importancia que el PM-Proyect Manager distinga claramente entender los conceptos para
enfocar correctamente el proceso de cierre.

Un paso central dentro del proceso de adquisiciones es la gestión o administración de la

licitación. En este punto es fundamental que el PM-Project Manager entienda cómo funciona este
proceso lo que le permitirá determina como aproximar el proceso de cierre e identificar los
aspectos donde debe poner especial atención para determinar los parámetros que faciliten el
cierre.

Por último, se expone de forma básica el proceso administrativo de cierre de contratos, teniendo
en cuenta que una adquisición es la formalización de un acuerdo entre las partes, este proceso
tiene en cuenta la aplicación de todos los procedimientos y consideraciones desarrolladas a lo
largo de toda la unidad. Siempre desde la perspectiva del cliente y no del proveedor.

Unidad 5 – Cierre Económico – Financiero

El cierre económico - financiero de un proyecto constituye la conclusión de un trabajo realizado

correctamente. Lo complicado que pueda llegar a ser este proceso dependerá en gran medida
del trabajo que se haya hecho a este respecto durante las etapas de planificación y seguimiento
del proyecto.

Para abordar adecuadamente este proceso es necesario comprender una serie de conceptos que
se han tratado en el primer capítulo, el nivel de responsabilidad del PM - Project Manager y que
se entiende por cierre financiero y finalmente por cierre económico que muchas veces se usan
como sinónimos, pero se verá que son dos conceptos diferentes.

El PM-Project Manager debe tener en cuenta la gestión de la garantía y del proceso de

facturación, es decir, asegurar los cobros y aceptar los pagos a los proveedores. Al igual que con
otros aspectos del cierre el PM-Project Manager debe considerar el impacto de esta gestión en
los flujos de caja del proyecto y el Business Case de este. Estos puntos serán tratados con
suficiente detalle en los capítulos 2 y 3.

Unidad 6 – Lecciones Aprendidas y Cierre Administrativo

El enfoque de lecciones aprendidas, basado en la adquisición y transferencia de experiencias e

ideas de mejora, es uno de los elementos de una gestión eficiente de proyectos.

Su principal objetivo es generar una base de conocimiento con la finalidad de evitar se cometan
los mismos errores, lo cual facilita el proceso de mejora continua dentro de la organización en
general y del proyecto en particular.

Primeramente, hay que entender la importancia de este proceso, las razones por las cuales se
descuida y analizar buenas prácticas a la hora de enfocar el proceso dentro del proyecto, de tal
forma que se pueda facilitar su implantación como parte de la Gestión de Proyectos dentro de la
organización.

El cierre administrativo del proyecto es el subproceso que se ejecuta en el momento que se está
finalizando el proyecto. En muchos casos se relaciona con el proceso de cierre de proyectos o

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [7] Mayo 2022

 con el cierre de contratos. Esto es una aproximación errónea ya que el cierre administrativo es
una actividad más dentro del proceso de cierre relacionada, como su nombre indica con temas
administrativos.

El PM-Project Manager deberá ser consciente de no hay un procedimiento de cierre

administrativo único pues depende de los propios procesos y procedimientos de la organización
en la que ejecuta el proyecto. No obstante, hay una serie de consideraciones que se deben tener
en cuenta en el momento de planificar esta actividad, por ejemplo, conocer los procedimientos de
gestión o de calidad interna de la organización.

Unidad 7 – Agile

A simple vista puede parecerle al PM-Project Manager que la gestión ágil de proyectos está
mucho más interesada en la ejecución que en cerrar un proyecto. Desde este enfoque, las
metodologías ágiles difieren poco de los procesos de gestión de proyectos tradicionales y
establecidos en la forma en que finalmente cierran un proyecto.

Sin embargo, Agile en sí no es una metodología formal de gestión de proyectos. Es un enfoque

para la entrega de proyectos. El objetivo de esta unidad es profundizar en los aspectos de este
enfoque que están embebidos dentro del proceso de Cierre de Proyectos y que permiten alinearlo
con algunos de los principios del manifiesto Agile2.

“Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software
con valor”

“El software funcionando es la medida principal de progreso”

Unidad 8 – Buenas prácticas cerrando un proyecto

En la última Unidad de la asignatura se le proponen al PM – Project Manager un conjunto de

mejores prácticas que puede aplicar en sus proyectos en relación con el Proceso de Cierre.

Lo primero es la introducción de la importancia del proceso de cierre dentro de la dirección de

proyectos, ya que para realizar de forma adecuada el cierre y poner del debido foco es relevante
que el PM-Project Manager entienda la importancia que tiene.

Se exponen buenas prácticas desde diferentes perspectivas, planificación, gestión documental,

lecciones aprendidas, etc. Esto proporcionará herramientas que mitiguen el impacto negativo que
una mala gestión del proceso pueda tener.

En este aspecto el grado de madurez digital de la organización es lo que determinará lo sencillo o

complicado que puede ser el cierre administrativo para el PM-Project Manager, por esta razón,
también se exponen buenas prácticas en función de las características de una empresa que
ayudarán al futuro PM-Project Manager a entender la mejor forma de acometer este proceso.

2
Principios del Manifiesto Ágil https://agilemanifesto.org/iso/es/principles.html

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [8] Mayo 2022

Introducción general a la Unidad 7 - Agile
En esta unidad analizaremos la relación del enfoque Agile con el enfoque de procesos resaltando en
particular aquellos aspectos relacionados con el Cierre de Proyecto.

Comenzaremos por introducir los conceptos básicos de Agile, la diferencia con las metodologías
ágiles y la interrelación con los principales estándares de gestión de proyectos (PMBOK y Prince2).

Se analizará la diferencia entre el PM- Project Manager y el Product Owner del proyecto ya que es la
forma de entender cuáles son las responsabilidades del ambos dentro del Cierre del Proyecto.

Se revisará el cierre de adquisiciones de un proyecto cerrado bajo la óptica del desarrollo Agile.
También se hará hincapié en la importancia de las lecciones aprendidas dentro del enfoque Agile.

Por último, se examinará el Cierre de proyecto en relación a los últimos lineamientos del “Estándar
para la Dirección de Proyectos”.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [9] Mayo 2022

Fundamentos Agile para el cierre de proyectos
En esta penúltima unidad de la asignatura analizaremos la relación de los aspectos sobre el cierre de
proyectos que hemos desarrollado en unidades anteriores desde el punto de vista Agile.

No es objeto de esta unidad ni de esta asignatura profundizar en las pautas para utilizar Agile dentro
de la gestión de proyectos, existe una asignatura específica a tal efecto. Sin embargo, para poder
contextualizar la interacción entre Agile y el cierre de proyectos será necesario introducir algunos
conceptos básicos.

Comencemos por la definición de Agile de acuerdo con la “Agile Alliance”

Agile es la capacidad de crear y responder al cambio. Es una

forma de gestionar un entorno incierto y turbulento y, en última
instancia, de tener éxito en él.3

Esto quiere decir, que Agile es una actitud respaldad por los
valores y principios del Manifiesto Ágil. Son estos valores y
principios los que proporciona al PM- Project Manager
orientación sobre cómo crear y responder al cambio y
cómo lidiar con la incertidumbre.

En otras palabras, ante la incertidumbre, el PM- Project

Manager debe intentar aquello que considere que pueda
funcionar, obtener retroalimentación y hacer los ajustes
correspondientes. Y por supuesto tener en mente los
valores y principios del manifiesto y utilizar aquellas las
prácticas y técnicas que entregue valor al cliente.

Ilustración 4 – Mindset (Fuente, flaticon)

El PM- Project Manager puede aplicar una actitud Agile a todos

y cada uno de los procesos del Cierre de Proyecto. Ejecutando
cierres de fase y refinándolo mediante la introducción de las
mejores prácticas y lecciones aprendidas de las fases
anteriores.

3
What is Agile? www.agilealliance.org

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [10] Mayo 2022

 EJERCICIO 1: Reflexiona sobre alguno
de los conceptos que hemos trabajado
en unidades anteriores, cierre de
alcance, económico, adquisiciones y
como lo aplicarías a un proyecto que
estes llevando a cabo en tu
organización. ¿Cómo introducirías una
actitud Agile en dicho proceso?

Ilustración 5 - Pensando, (Fuente, pxhere)

Las metodologías Agile y su relación con el cierre

Si Agile es una actitud, entonces ¿Por qué existen Metodologías Agile? Para poder responder esta
pregunta tendremos que comenzar por definir que es una metodología.

La RAE define metodología como el “Conjunto de

métodos que se siguen en una investigación
científica o en una exposición doctrinal”

Por tanto, podemos interpretar que una metodología

es una serie de convenciones que un equipo acuerda
implementar. En este sentido una Metodología Agile
sería una serie de convenciones que el equipo decide
utilizar para implementar los valores y los principios
Agile.

Cuando una Metodología se ha generalizado

para ser usada por diferentes equipos se
convierte en un Marco Metodológico.

Existen varios marcos metodológicos para Agile

entre otros podemos mencionar Kanban,
Scrum,Lean, Agile Project Management (APM),
etc.
Ilustración 6 – Metodología y fases, (Fuente, PixaBay)

Estos marcos metodológicos suelen ser de aplicación en proyectos de desarrollo de software donde
los requerimientos y soluciones se desarrolla de forma iterativa a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, y en cada iteración se repiten diferentes procesos entre ellos el de Cierre.

Veamos un ejemplo de ello en el siguiente gráfico que ilustra como el proceso de Cierre es parte del
marco metodológico agile APM

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [11] Mayo 2022

 Ilustración 7 – APM Delivery Framework, (Fuente, Elaboración Propia))

Por último, el PM- Project Manager debe tener en cuenta que, los principales estándares de la
Gestión de Proyectos PMBOK y PRINCE2 han incorporado las convenciones de los marcos
metodológicos agile proporcionando al PM- Project Manager una guía clara de cómo combinar un
enfoque Agile en el marco de los procesos de Gestión de Proyectos.

El siguiente gráfico ilustra esta adaptación en el contexto del PMBOK

Ilustración 8 – Ejemplo de enfoque iterativo, (Fuente, PMBOK 6ª edición)

Los procesos iterativos frecuentes son una característica

fundamental dentro de un proyecto Agile. Las mejores prácticas
en la Gestión de Proyectos establecidas por los estándares
metodológicos PMBOK y Prince2 pueden incorporarse a cada

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [12] Mayo 2022

iteración para obtener un enorme beneficio en la gestión del
proyecto.
En un proyecto iterativo o ágil se deben asignar prioridades a los trabajos ejecutando en primer lugar
los elementos de mayor valor para el negocio. Por lo tanto, surge la necesidad de cerrar
prematuramente un proyecto o fase, hay una alta probabilidad de que ya se habrá generado un cierto
valor útil para el negocio. Esto permite que el cierre prematuro sea menos un fracaso debido a costos
hundidos y más una materialización temprana de beneficios, ganancia rápida o prueba de concepto
para el negocio.

PM – Project Manager vs Product Owner

Frecuentemente se intercambian los términos de PM Project Manager y Product Owner, como si del
mismo perfil se trataran. Pero son tres roles que persiguen un mismo objetivo (conseguir el mejor
resultado) pero con un enfoque distinto.

Un PM - Project Manager es el responsable de supervisar el desarrollo de un proyecto y garantizar

que se cumplan los tiempos establecidos y se mantenga el presupuesto bajo control. Es, por tanto, el
garante del éxito del proyecto.

El Product Owner es la persona responsable de maximizar el valor del producto desarrollado por el

equipo4, es decir, tiene que asegurarse de que el equipo aporte valor al negocio con su trabajo.

Para entender mejor quien es el responsable desde el punto de vista del cierre de proyecto
analicemos ambos roles desde tres diferentes perspectivas:

Visión de producto: El Product Owner atricula las necesidades del usuario y actúa como su voz para
plasmar la visión del producto. El PM – Project Manager actúa se responsabiliza de implementar esa
visión a la vez que representa a otros interesados.

Gestión de recursos. El PM – Project Manager se encarga hasta el último detalle de gestionar y

asignar responsabilidades y trabajo a los miembros del equipo. El Product Owner no tiene que hacer
esto. El Product Owner mantiene el backlog de producto como una guía para la ejecución del trabajo
y para asegurar los entregables.

Seguimiento diario del proyecto: El seguimiento diario del proyecto implica que el PM- Project
Manager tiene que estar atento a los tiempos de desarrollo, el presupuesto y el alcance y debe
asegurarse de que toda marcha sobre ruedas.

Controlar el plazo, presupuesto y alcance es la

responsabilidad principal del PM – Project Manager
mientras que la del Product Owner es maximizar el
valor.
Como podemos observar cada uno tiene unas funciones concretas, pero es probable PM - Project
Manager y Product Owner se solapen en una misma organización. Todo depende del tamaño de esta.

Pero pongamos un ejemplo para clarificar las funciones, en le desarrollo de una nueva aplicación
móvil si nos referimos al presupuesto destinado a una tarea concreta, el PM – Project Manager tiene
la última palabra. Si en cambio, se trata de definir quien tiene que escribir las fichas de producto y
4
Tal como lo describe la guía Scrum

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [13] Mayo 2022

cuando la responsabilidad el del Product Owner.

La situación ideal es que ambos perfiles estén en constante comunicación para que todo fluya y los
objetivos se alcancen. Y a donde no llegue uno, llegue el otro.

Las diferencias entre PM – Project Manager y Product Owner

son sutiles, pero ambos coinciden en un objetivo común: que el
trabajo en equipo sea eficiente y el resultado sea el mejor
posible.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [14] Mayo 2022

Agile y el cierre de adquisiciones
En la Unidad 4 – Cierre de adquisiciones
analizamos la importancia de la licitación dentro
del proceso de cierre. En este capítulo
estudiaremos las principales consideraciones
que debes tener en cuenta en una licitación
cuando como PM-Project Manager quieres
aplicar Agile al proyecto.

Al enfrentarse a una licitación con costes y

plazo limitados, también conocida como
proyecto cerrado, surge siempre la pregunta
sobre si una metodología Agile va a encajar o
no en este tipo de proyectos.

Aunque el pliego de licitación venga con un

listado de funcionalidades cerradas, habrá
mucha incertidumbre por lo que se recomienda
enfocar el producto cuestionando si el listado
Ilustración 9 – Business, (Fuente, Vecteezy) de funcionalidades original es lo que en
realidad va a necesitar el usuario final. El
PM- Project Manager deberá trabajar la aceptación de las funcionalidades con sumo cuidado en cada
iteración, para realizar el cierre del sprint y la aceptación del producto final sin problemas.

En los proyectos ágiles, las decisiones sobre los productos y servicios que se necesitarán se tendrán
que tomar al comienzo del proyecto, pero también se deberán ir tomando durante la ejecución del
proyecto. El enfoque ágil se centra en lidiar con la incertidumbre y mantiene la flexibilidad para
incorporar nuevos conocimientos y cambios en el proyecto hasta poco antes de que se realice el
trabajo. Esto influye en la forma en que se realiza la adquisición.

Como los requisitos detallados no están necesariamente claros cuando se crea el contrato y, lo
recomendable es que los contratos estén basados en la contribución del proveedor a los objetivos del
sprint o período del proyecto para el que se contratan. Se requiere de gran flexibilidad por parte de
ambas partes para conseguirlo. Por esta razón, en enfoque debe estar basado en las relaciones
estrechas entre compradores y proveedores quienes trabajarán juntos para lograr los mejores
resultades para el proyecto adaptándose y realizando cambios cuando sean necesarios.

Los contratos en los proyectos ágiles deben incluir elementos que están diseñados para apoyar esta
metodología. Estos podrían incluir, por ejemplo, especificar las reuniones en las que el proveedor
debe participar (tal vez incluyendo el scrum diario), que el producto de trabajo se entregará en cada
sprint, que el proveedor proporcionará un backlog de sprint y otros elementos, dónde trabajarán las
personas y cuál será el punto final del proyecto.

Hay que recordar que Agile es una actitud con valores y

principios y mostrarse firme en la aplicación de estos y flexible
en el momento de adaptar el método a las necesidades de
cada proyecto es el primer paso para abordar un proyecto
cerrado.
Para empezar, debemos entender correctamente la necesidad por la que surgió el proyecto, cuáles
son las líneas rojas y los factores de éxito y tenerlo presente durante todo el proyecto y como ya

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [15] Mayo 2022

hemos remarcado en unidades anteriores también en el Cierre del Proyecto.

El objetivo no debe ser clavar el plazo de los eventos y calcar el framework que estemos utilizando.
No debemos olvidar que en el delivery Agile los resultados prevalecen sobre los métodos.

Un sistema de métricas que ofrezca visibilidad y transparencia y que verdaderamente constituya un

punto de unión entre el negocio y la tecnología y que lea la información relevante de las diferentes
herramientas de trabajo de la forma más automatizada posible facilitará enormemente la consecución
de los objetivos y la determinación de los beneficios del proyecto en el momento del cierre.

El PM- Project Manager debe incorpora buenos hábitos al método de trabajo de tal forma que se
potencie la productividad y la creatividad.

Los principales problemas no tienen que ver con la tecnología o

los procesos sino con las personas y sus relaciones. Hacer que
el principio de “Individuos e interacciones sobre procesos y
herramientas” sea tangible y real es la forma más segura para
que un proyecto cerrado al que se aplique metodología Agile
funcione.
Esto también permitirá que el equipo sea proactivo en la identificación de todos los problemas que se
vayan detectando a lo largo del proyecto, facilitando incorporar una gestión continua de los riesgos y
sus planes de acción de mejora de las dinámicas de retrospectiva (lecciones aprendidas).

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [16] Mayo 2022

El cierre de proyectos y el diseño centrado en el cliente y el
usuario final
Para terminar, está unidad se analizará el nuevo enfoque del estándar PMBOK respecto al proceso
de cierre de proyectos. Tal y como lo manifiesta la guía el objetivo de esta nueva edición es
presentar una visión sistémica de la dirección de proyectos, haciendo hincapié en que los proyectos
no solo producen salidas, también permiten que esas salidas impulsen resultados que, en última
instancia aportan valor a la organización y a sus interesados.

Es de suma importancia tener claro que un enfoque

basado en principios de ninguna manera contradice la
alineación con el enfoque basado en procesos de las
versiones anteriores.
Los principios para la dirección de proyectos proporcionan una guía y dan forma a los dominios de
desempeños para producir los resultados previstos. De igual forma que en una orientación a procesos
el PM- Project Manager debe tener en cuenta la estrategia de cierre desde la etapa de Inicio.
También debe tenerla en cuenta en cada uno de los dominios de desempeño.

Como ejemplo claro de esto podemos analizar

el Dominio de Desempeño del Trabajo del
Proyecto.

El trabajo de proyecto está relacionado con la

definición de los procesos y la ejecución del
trabajo de tal forma que facilite al equipo del
proyecto cumplir con los entregables y los
resultados esperados.

En este dominio el PM- Project Manager

revisará periódicamente los procesos que se
están utilizando para realizar el trabajo, e irá
optimizando los procesos para adaptarlos a
las demandas del entorno. Una de las formas
de optimizarlo son las retrospectivas o
Ilustración 10 – Dominios de Desempeño (Fuente, PMBOK
lecciones aprendidas ya que brindan una
7ª Edición)
oportunidad para que el equipo revise la forma
en que funciona y sugiera cambios para
mejorar el proceso y aumentar la eficiencia.

En particular es muy recomendable hacer una sesión de retrospectiva de final de proyecto con el fin
de que todos los miembros del equipo den su opinión en base a su experiencia. De esta forma será
posible reflexionar sobre las cosas que han ido bien y, al mismo tiempo, poner de relieve otras que
son susceptibles de mejora.

La retrospectiva de final de proyecto tiene un enfoque distinto a la retrospectiva que se hace tras
concluir cada uno de los Sprints. Se trata de una reunión de inspección para sacar conclusiones con
vistas a futuros proyectos. En ella, se identifica lo que ha ido bien y lo que no ha ido bien a nivel
técnico, de gestión y comunicación, para tenerlas en cuenta en próximos proyectos.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [17] Mayo 2022

Otro aspecto importante es el análisis económico de los resultados de las iteraciones del proyecto. El
PM-Project Manager podría tener que preguntarse ¿Cuál es la siguiente mejor inversión? Y para ello
tendrá que simular un cierre económico de los trabajos realizados reflejar el beneficio obtenido y con
esto ayudar a los equipos a determinar si se debe continuar con la tarea actual o es mejor pasar a la
siguiente actividad para optimizar la entrega de valor.

EJERCICIO 2: Piensa en algún

proyecto en el que estés o hayas
trabajado. Reflexiona sobre los
aspectos del trabajo realizado y simula
una retrospectiva ¿Qué refinamiento
harías a los procesos implementados?

Ilustración 11 - Pensando, (Fuente, pxhere)

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [18] Mayo 2022

Conceptos clave de la Unidad Didáctica
Como PM-Project Manager debes tener muy claro que los proyectos existen dentro de un sistema de
mayor tamaño, llamémoslo organización. Las organizaciones maduras se basan en principios y están
orientadas a crear valor para los interesados. Un enfoque Agile permite entregar proyectos basados
en los principios y la creación de valor.

Agile es una actitud que el PM-Project Manager debe aplicar a todas las tareas que se realizan dentro
del proyecto y las actividades relacionadas con el cierre de proyecto no son una excepción. Esto
requiere de un esfuerzo de reflexión y refinamiento continuo durante toda la duración del proyecto.

Por otra parte, existen las metodologías agile nos proporcionan herramientas para poder abordar los
proyectos con un enfoque Agile. Una de estas herramientas son las Retrospectivas o Lecciones
aprendidas que son de suma importancia para poder refinar los procesos y mantener al proyecto
alineado con la creación de valor.

Por otra parte es importante que entiendas la diferencia entre el rol de PM – Product Manager y el del
Product Owner. Controlar el plazo, presupuesto y alcance es la responsabilidad principal del PM –
Project Manager mientras que la del Product Owner es maximizar el valor.

El PM- Project Manager, debe aprender gestionar el enfoque Agile en contratos o adquisiciones a
precio cerrado para ello es muy relevante que tenga claro el objetivo del proyecto y los resultados que
se esperan.

La creación de un ambiente de trabajo creativo y productivo, la incorporación de Planes de Acción en

las retrospectivas y la implantación de métricas adecuadas son algunos de los aspectos que
permitirán al PM-Project Manager realizar el Cierre del Contrato o Adquisición cumpliendo con los
objetivos esperados.

Un enfoque Agile permite que las salidas impulsen resultados que aporten valor a la organización un
Cierre de Proyecto efectivo contribuye en gran medida a visibilizar dichos resultados y la aportación
de valor.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [19] Mayo 2022

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Cerrar el proyecto o Fase – PmBok 6 - https://youtu.be/REJMWYSqtN4

Curso MOOC Introducción Certificación PMP-PMI - Módulo 7. Cerrar el proyecto o una fase -
https://youtu.be/DiMyiqQ-SCc

Curso MOOC Introducción Certificación PMP-PMI - Módulo 7. Cerrar las adquisiciones –

https://youtu.be/pL6vw5uAeug

Project Management. The Open University of Hong Kong. © Adrienne Watt. This work is
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How to build relationships with Stakeholders By Erin Palmer. Sillicon Valley Project
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Paula Nicole Roldán, 29 de junio, 2017 Garantía. Economipedia.com

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