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ACTA DE REUNIÓN 11/12/2013

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HORA INICIO: 9:30

ACTA No 3 CIUDAD Y FECHA: Sahagún Córdoba HORA FIN: - 12:30 pm
am

TEMA: Asistencia técnica para la elaboración del Diagnostico Integral de Archivos.

OBJETIVO (S) DE LA REUNIÓN: Desarrollar una asistencia técnica bajo la metodología técnica y practica para
desarrollar el diagnostico integral de archivo para el cumplimiento al plan de acción.

TEMAS TRATADOS
Para esta actividad elaboración del diagnóstico integral de archivo se propone la siguiente metodología teniendo en
cuenta los lineamientos emitidos por el archivo general de la nación A.G.N:
• Ley 594 de 2000. “Ley General de Archivos” Art.13. Instalaciones para archivos
• Decreto 1080 de 2015. Tít. II. Cap. VAGN. Acuerdo 049 de 2000.” Condiciones de edificios y locales
destinados a archivos.” AGN
• Acuerdo 050 de 2000. “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII conservación de documentos”.
• NTC 5921-2012 Información y documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental.
AGN.

COMPROMISOS
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA
1. Elaboración del Diagnóstico integral de
archivos:
1.1 Diagnóstico integral de archivo: La
elaboración del diagnóstico integral de
archivo, se realizará atendiendo las
pautas establecidas por el Archivo
General de la Nación en su guía “Pautas
para Diagnóstico Integral de Archivos” y
la normatividad vigente aplicable en esta
materia. Como mínimo el diagnóstico
debe integrar los siguientes aspectos:
• Aspectos administrativos, presentaran
la estructura administrativa del archivo
en la entidad, los servicios, presupuesto
y recursos humanos destinadas a
desarrollar la función archivística Carlos Mario Solano 18/04/2022
• Infraestructura: presentará la
infraestructura física con la que cuenta
el archivo, determinando los factores de
riesgo y fortalezas de: Instalaciones
físicas.
• Condiciones ambientales: Saneamiento
ambiental. Mantenimiento y limpieza
Atención y prevención de emergencias.
Almacenamiento.
1.2 Características de los documentos: se
presentarán las características físicas y
técnicas de la documentación y los
aspectos de organización archivística
que predominan, destacando:
1.3 Volumen documental: cantidad o
número total de unidades documentales
que custodia el archivo, expresadas en
metros lineales.
1.4 Características técnicas y tecnológicas
de los soportes: material de archivo,
clases de soportes, forma de
organización, etc.
1.5 Conservación: mostrar el estado de
conservación en el que se encuentran
los materiales y factores de deterioro
presentes en los soportes.
2. Aprobación y publicación Bibliografía

CONCLUSIONES
Es de vital importancia el desarrollo de los compromisos, permitiendo desarrollar actividades de gestión documental a
corto, mediano y largo plazo, identificando responsables y recursos para mejorar la situación actual en gestión
documental.
ANEXOS
Registro fotográfico, Registro de asistencia.

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ASISTENTES
NOMBRE CARGO / ENTIDAD FIRMA
Carlos Mario Solano

Cesar David Ramos de la Barrera. Cesar David Ramos de

la Barrera – AGN

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