UNIDAD TRES

1. ¿Qué son los instrumentos archivísticos, cuales son, que diferencias

existen entre ellos y que función cumplen?

Los instrumentos archivísticos son todas las herramientas que ayudan a la

ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión
documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su
clasificación, categorización, verificación y ordenamiento al interior de las
empresas y entidades. Esto garantiza tener un control detallado sobre los
documentos, su destino, tratamiento  y disposición final.
Los instrumentos archivísticos son:
 Cuadro de clasificación documental CCD.
 Tabla de Retención Documental TRD.
 Programa de gestión documental PGD.
 Plan institucional de archivos PINAR.
 Formato único de inventario documental FUID.
 Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de
gestión de documentos electrónicos de archivo.
 Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales
BANTER.
 Tabla de control de acceso TCA.

Cuadro de clasificación documental – CCD: Es un instrumento

archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries
documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo
de historia institucional del Archivo General de la Nación. Este instrumento
permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las
agrupaciones documentales.

Tabla de Retención Documental TRD: Constituyen un instrumento

archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a
su estructura orgánica - funcional e indica los criterios de retención y
disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las
agrupaciones documentales.

Programa de gestión documental PGD: El Programa de Gestión

Documental – PGD, es el plan elaborado por cada sujeto obligado para
facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y
disposición de la información pública, desde su creación hasta su
disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación .
 Plan institucional de archivos PINAR: Es un instrumento para la
planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás
planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
Formato único de inventario documental FUID: Instrumento de
recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las
series o asuntos de un fondo documental.

Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de

gestión de documentos electrónicos de archivo: El Modelo de requisitos
para la gestión de documentos electrónicos se encuentra establecido en el
artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Este es un instrumento de planeación
el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de
documentos electrónicos de las entidades.

Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales

BANTER: Instrumento Archivístico que permite la normalización de las
series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y
estructuras terminológicas.

Tabla de control de acceso TCA: Instrumento para la identificación de las

condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.

2. ¿Cuál es el Marco normativo de las Tablas de Valoración Documental

(TVD)?

De la normatividad se aplica:
Ley 594 de 2000
Ley 1712 de 2014
Decreto 2578 de 2012
Acuerdo AGN No.002 de 2004 (enero 23)
Acuerdo AGN No.027 de 2006 (octubre 31)
Acuerdo AGN No.004 de 2013 (marzo 15)
3. ¿Cuáles son los pasos para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Valoración Documental
(TVD)?

Para la elaboración de las TVD resulta útil remitirnos a la metodología

expuesta en el ya citado Manual de Organización de Fondos Acumulados y
en el Acuerdo No.002 de 2004:
 Compilación de información institucional a fin de reconstruir la
historia de la entidad que produjo la documentación, estableciendo
fechas de creación y supresión, cambios estructurales, las funciones
y atribuciones, estructuras internas y entidades precedentes.
 Un diagnóstico en el que se establezca el nivel de organización del
fondo, que además brinde información confiable sobre las entidades
que la produjeron, dependencias, asuntos, fechas extremas y
volumen documental en metros lineales. Ya que esta información
permitirá trazar un plan archivístico integral de intervención del
fondo.
 La elaboración y ejecución de un Plan Archivístico Integral que
contenga unos objetivos claros e incluya información sobre el estado
de conservación y nivel de organización de los documentos,
metodología y técnicas archivísticas que se van a aplicar, cálculos de
recursos económicos y humanos, cronograma. 4. Ejecución del Plan
Archivístico Integral que comenzará con los procesos de
organización documental

La propuesta de TVD deberá presentarse ante el Comité de Archivo de

la entidad debidamente sustentada, acompañada de todos los actos
administrativos de creación, reestructuración, fusión, liquidación,
manuales, y demás normas internas y externas que afecten la
producción documental y que determinen su retención o su disposición
final. Manual de Fondos Acumulados AGN. 2004

El Acuerdo 04 de 2013 establece en su “Artículo 8° Aprobación. Las

tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto
administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo
concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité Interno
de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento
deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.”
4. ¿Cuáles son los entregables y los pasos a seguir para la presentación y
aprobación de las Tablas de Valoración Documental (TVD) por parte del Archivo
General de la Nación (AGN)?

UNIDAD CUATRO

¿Qué es la descripción archivística

¿Cuál es el Marco normativo de la Descripción archivística?
¿Qué es el inventario documental, que elementos lo constituye)?
¿Qué es el Banter, su normativa, para qué se utiliza, explique brevemente?
¿Qué es la Tabla de control de acceso, para qué se utiliza, normatividad