NORMA NTC 185

La guía técnica colombiana 185, tiene como función brindar las herramientas que faciliten
la gestión documental en las empresas que permiten simplificar y organizar la presentación
y el manejo de las comunicaciones, por lo tanto, nos presenta recomendaciones para
elaborar los diferentes tipos de documentos en las organizaciones que nos permitan
proyectar una buena imagen corporativa nos da a conocer las siguientes características:
 Zonas: es donde va el membrete, razón social, nit, logotipo se recomiendan las
medidas, horizontal 14 cm desde el borde izquierdo, vertical 4 cm desde el borde
superior.
 Zona 2: dirección, correo electrónico, lugar de origen y país
 Márgenes: superior: 3 y 4 cm
Inferior: 2 y 3cm
Lateral izquierdo: 3 y 4cm
Lateral derecho: 2 y 3cm

 Estilos: bloque extremo: todas las líneas parten del margen izquierdo
Bloque: las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma
y cargo
Se escriben partiendo de el centro hacia la margen derecha
Semibloque: conservando la distribución del estilo bloque el primer
renglón de
Cada párrafo tiene una sangría de 5 a 10 espacios.
 Fuentes: se recomienda escribir en fuente clara agradable y homogénea para
facilitar lectura, impresión, digitación y microfilmación con un tamaño entre 10 y
11

 Elementos esenciales de la documentación organización.

Denominación o título académico
Destinatario
Cargo
Asunto
Cuerpo o texto
Datos del remitente
Anexos
Copias

CLASES DE DOCUMENTOS:

CARTA
 Es una comunicación escrita utilizada en las relaciones comerciales entre personas
jurídicas y una persona natural o entre una empresa y un empleado, también se
envía por medio de servicio postal enviada por un remitente a un destinatario.
También  es un medio a través del cual una persona o institución se comunica con otra
remitiéndole un mensaje que bien puede estar escrito en un papel o en un medio digital.

EJEMPLO CARTA
MEMORANDO

Memorando: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel

bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar
orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la
gestión de la Entidad.

EJEMPLO MEMORANDO
CERTIFICADO
Es un documento o escrito donde se certifica o da por verdadera una cosa
Ejemplo:
Las certificaciones laborales son utilizadas cuando se necesita confirmar que el trabajador
pertenece o perteneció a la empresa y que desempeñó el cargo que registra en su hoja de
vida. En caso de ser para una entidad de crédito, sirve para conocer la asignación salarial.

EJEMPLO CERTIFICADO