Gestión de Tecnologías de la Información

Reporte técnico, entrega, devolución y contingencias

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
NO IMPRIMIR
1. Generalidades
Con las generalidades se da respuesta a preguntas como:
a) Objetivo del formato: Recopilar la información completa para la gestión de un dispositivo de usuario en cuanto a sus datos y
estado actual
b) ¿Si hay un procedimiento que refiera este formato?: Hace parte del GTI-I-014 Instructivo Gestión de Contingencias, GTI-I-012 Instructivo de Garantías y GTI-I-013 el
Instructivo de Repuestos.
c) ¿Quién(es) lo diligencian?: Es diligenciado por los técnicos de soporte en sitio+B2
d) Frecuencia de diligenciamiento: Cada vez que se presenta una novedad con un dispositivo de usuario (Portátil - Equipo de escritorio - impresora)
e) ¿Qué trámite surte el formato una vez diligenciado?: Se adjunta en la herramienta de Gestión (HELIX) y asociado al número de caso
f) Si se requiere imprimir (en lo posible no): No
g) ¿Quién lo guarda?: Es almacenado en la herramienta de Gestión (HELIX) y asociado al número de caso
h) Otros: N/A
2. Instrucciones para diligenciar las casillas
Hoja: Reporte Técnico
NOMBRE DE LA CASILLA INSTRUCCIONES TENER EN CUENTA
Fecha del reporte Incluir la fecha específica del reporte
Número de Incidente: Indicar el número INC asociado la falla
Número de Requerimiento: Indicar el número REQ asociado la falla
Nombre de Usuario: Indicar nombre completo del funcionario afectado
Nombre Jefe inmediato: Indicar nombre completo del del jefe del funcionario afectado
Sede: Especificar ID y nombre de la sede
Descripción de la solicitud: En este campo se debe brindar un resumen general de la solicitud
Marca Indicar marca del dispositivo Ejemplo: Lenovo/HP/DELL
Modelo Indicar modelo del dispositivo Ejemplo: V330/CQ43/81B1
Serial Indicar Serial del dispositivo Ejemplo: MP1PXXXX/MJ0AXXXX
Placa SENA Especificar número de activo fijo en caso de ser dispositivo SENA Ejemplo: 100110XXXX
Placa TLF Especificar número de activo fijo en caso de ser dispositivo TELEFÓNICA Ejemplo: COLTEL-XXXXXX
Tipo de parte Indicar tipología de la parte
Número de parte Especificar el número exacto de parte indicado en el sticker de la pieza
Especificación parte Indicar un detalle de la parte
Software Indique versiones de Windows/Antivirus/Office/etc.

Explique detalles que dejen ver la falla presentada, seleccione el componente

Diagnóstico: afectado
Causas del daño: Explique de ser posible lo que ocasionó la falla

Presentar las recomendaciones por parte del técnico de soporte en sitio. Tener en cuenta que esta casilla es opcional su
Recomendación: diligenciemiento.
Nombre Técnico de soporte en sitio: Nombre de funcionario de soporte técnico
REQUIERE CONTINGENCIA Indique SI/NO en caso de SI debe llenar la hoja "Contingencias" Marque una X en la opción que considere correcta
Firma funcionario Firma del funcionario afectado
Firma Técnico N2 Firma de técnico de soporte en sitio N2
Hoja Contingencias
NOMBRE DE LA CASILLA INSTRUCCIONES TENER EN CUENTA
Solicitud (INC / WO) Indicar el número INC o WO asociado la falla
Fecha y hora de creación de caso: Incluir la fecha especifica del caso en HELIX
Nombre funcionario Indicar nombre completo del funcionario afectado
Número cédula funcionario Indicar número de identificación del funcionario afectado
Ubicación usuario: Ingresar dirección del funcionario en caso de teletrabajo
ID Especificar ID sede
Regional Indicar departamento
Centro Indicar nombre sede
Ciudad Indicar ciudad sede
Teléfono Incluir número de contacto móvil del funcionario afectado

Detallar los datos del equipo que se esta usando para prestar temporalmente al
funcionario. Tener en cuenta los casos en los que aplique de acuerdo con el Ejemplo: Marca/Modelo/Serial/Placa_Activo. Si
Indicar datos del equipo en préstamo:  equipo. aplica (Memoria/ Disco Duro / Procesador)
Datos de envio Detallar los datos de envío
Observaciones y otros Indicar información adicional en caso de que aplique

Se debe detallar la fecha en la que se entrega el dispositivo al funcionario y en

la casilla siguiente la fecha en la que el funcionario retorna el dispositivo de
Fecha de entrega (DD/MM/YYYY) préstamo

Explicar el las condiciones en las cuales se entrega el dispositivo al funcionario y

en la casilla siguiente las condiciones en las cuales el funcionario retorna el
Estado dispositivo de préstamo
Firma - Nombre Técnico que entrega el
equipo Firma y nombre completo del funcionario de soporte en sitio
Firma del funcionario Firma del funcionario afectado
 Versión: 03
Código:
GTI-F-132

rantías y GTI-I-013 el

a)

R EN CUENTA

: Lenovo/HP/DELL
V330/CQ43/81B1
MP1PXXXX/MJ0AXXXX
lo: 100110XXXX
o: COLTEL-XXXXXX

e esta casilla es opcional su

opción que considere correcta

R EN CUENTA

odelo/Serial/Placa_Activo. Si
/ Disco Duro / Procesador)
 Versión: 03

Código:
GTI-F-132

Gestión de Tecnologías de la Información

Reporte técnico
Día Mes Año
Fecha del reporte 16 9 2022
Número de Incidente: Número de Requerimiento: WO0000000400353
1. DATOS BÁSICOS
Nombre de Usuario: Adriana Nelcy Perez Osorio
Nombre Jefe inmediato: Yolima Mendez
Sede: ID 99 - Comercio
Comedidamente solicito de su colaboración en apoyarnos de carácter urgente con soporte de mesa, para la revisión del scanner FUJITSU en el
Descripción de la solicitud: cambio de un rodillo de transporte a la máquina para su funcionamiento en la unidad de correspondencia, lo requiero por favor de carácter
prioritario ya que para se requiere para el proceso de escanear e indexar todas las comunicaciones recibidas y producidas al aplicativo
OnBase.
2. DATOS DEL EQUIPO REPORTADO
Especificación
Componente Marca Modelo Serial Placa SENA Placa TLF Tipo de parte Número de parte
parte
Laptop N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Desktop N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Workstation N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Impresora N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Escaner FUJITSU FI-6130Z 21457 104117291 N/A N/A N/A N/A
M
Sistema
Software instalado: Antivirus Operativo
Software
N/A N/A N/A
Disco duro :
Procesador:
Memorias 1. Repuesto: _____
2. Garantía: _____
Autorización de apertura por parte del usuario (En vivo) o (autorización para abrir sin estar presente). 3. Siniestro: _____
Diagnóstico: Acción: equipo se encuentra en mal estado, presenta atasco de papel constante, los rodillos, correas o 4. Concepto técnico: ____
peleas están desgastadas, tostadas y deterioradas, no permite escanear documentos. a. Renovación ____
b. Devolución _X__

Causas del daño: Uso

Recomendación: Cambio de rodillos y poleas.

Nombre Técnico N2: Luis Carlos Calderon Anacona

Firma técnico N2: Firma funcionario:

SI _____
Diligenciar hoja
"Contingencias"

NO __X___
 Gestión de Tecnologías de la Información
Reporte técnico
Contingencias
Número Solicitud (INC / WO): WO00000003

Fecha y hora de creación de caso: 25/07/2022 17:1

Nombre funcionario: Eliana Yineth Loza

Número cédula funcionario:

Ubicación usuario: Homologa de si

ID: 99

Regional: Huila

Centro: Centro de la Industria, la Em

Ciudad: Neiva

Teléfono: 32221800

Placa Inventario:

Indicar datos del equipo en préstamo:  Marca y Modelo:

Serial:

Nombre del TSS a

quien se envía:
Datos de Envío
Dirección:

Observaciones y otros:

Entrega TSS a Usuario

Fecha de entrega (DD/MM/YYYY): Fecha de entrega (DD/MM/
Estado: Estado:

Firma Firma
Nombre Técnico que entrega el equipo Nombre Técnico que entreg

Firma del funcionario Firma del funcionario

 Versión: 03

Código:
GTI-F-132

as de la Información
técnico
gencias
WO0000000375611 601
25/07/2022 17:12:00 p. m.

Eliana Yineth Lozano Triana

Homologa de sistemas

99

Huila

ntro de la Industria, la Empresa y los Servicios

Neiva

3222180041

Disco Duro:

Memoria RAM:

Procesador:

Tel de contacto:

Ciudad:

Devolución Usuario a TSS

cha de entrega (DD/MM/YYYY):
tado:

ma
ombre Técnico que entrega el equipo

ma del funcionario