GUIA PRÁCTICA DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE

CAPITULO VIII
INFORME EL COMITÉ DE SANEAMIENTO

Para llevar a cabo esta evaluación, se tomo una muestra representativa mes a mes, de las
diferentes actividades y operaciones ejecutadas por la entidad, reportadas en la
rendición de la cuenta correspondiente a la vigencia fiscal de 2005, para estos fines se
aplicaron las metodologías y normas de auditoria generalmente aceptadas, y acogidas
por la Contraloría Departamental del Amazonas.
Para la selección de la muestra auditada, se utilizo la herramienta de valoración de
riesgo lo cual permitió ampliar la comprensión y el conocimiento de la entidad y elegir
los procesos para el desarrollo de la auditoria así: Financiera, control interno, recurso
humano, gestión ambiental, almacén y contratación.
En el presente informe de auditoria se incluye el dictamen sobre la razonabilidad de los
Estados Financieros y la opinión sobre la gestión de la Alcaldía de Leticia en el
cumplimiento de su misión institucional, ante lo cual se presentaran las observaciones y
recomendaciones pertinentes.

Expediente de Saneamiento Contable

Las acciones administrativas que se efectúen para el saneamiento contable, deberán
contar con los estudios técnicos necesarios para sustentar la depuración y formarán parte
de las actas del Comité de Saneamiento, para su aprobación.
El expediente de saneamiento contable elaborado por las áreas involucradas tiene como
finalidad resumir los antecedentes relacionados con el saneamiento contable, en lo
concerniente a identificación, detalle de la situación, acciones efectuadas,
recomendaciones y demás información útil, para sustentar las actas de aprobación.
Las entidades pueden adecuar el expediente a su propio proceso de saneamiento
contable.
Deberá contener, entre otros, los siguientes aspectos:
a) Entidad: Nombre de la entidad.
b) Fecha: Indica la fecha en la cual se efectuaron las diferentes acciones.
c) Código Contable: Código de la subcuenta de origen.
d) Importe a depurar: Corresponde al importe objeto de depuración
e) Detalle: Descripción de la razón o situación por la cual el importe de la cuenta fue
sometida al proceso de depuración
f) Reclasificado a: Indica a que cuenta se reclasificó el importe a depurar. En caso de no
haber reclasificación se consignará en el expediente.
g) Razón social o nombre: Consignar el nombre de las personas naturales o jurídicas y
el importe a depurar.
h) Acciones realizadas: Resumen de las acciones que se hayan efectuado para
determinar el estado real de las partidas, tales como circularizaciones, encuestas,
inventarios, entrevistas, entre otros. Debe tenerse en cuenta que se incluyen las acciones
administrativas y jurídicas.
i) Informe Técnico: Resumen del Informe Técnico presentado por el Comité de
Saneamiento y que se comunicará a la OAJE ó Procurador del Ejército, consignado en
las actas del Comité de Saneamiento Contable, como resultado del estudio elaborado
por dicho comité.
j) Informe Jurídico: Resumen del Informe Jurídico de la OAJE ó Procurador del
Ejército, como resultado del Informe Técnico presentado por el Comité de Saneamiento
Contable.

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k) Observaciones: Contiene aquellas situaciones que a consideración del Comité de

Saneamiento Contable deben ser informadas, como son las causas que impidieron el
saneamiento contable de algunas partidas, facilidades en el desarrollo del proceso,
acciones complementarias efectuadas, entre otras.

ANEXO Nº 3 AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS ACCIONES

DE SANEAMIENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EJECUTORA N° 003:
EJÉRCITO PERUANO
Acta del Comité de Saneamiento Contable
UNIDAD EJECUTORA N° 003: EJÉRCITO PERUANO
Comité de Saneamiento Contable
Acta Nº _______
En la ciudad de Lima, distrito de San Borja, el ___de ____________ del 2011, se reunió
el Comité de Saneamiento Contable de la U/E : 003 : EP, en cumplimiento de la
Ley Nº 29608, Directiva Nº 003-2011-EF/93.01 “Lineamientos Básicos para el
Saneamiento Contable en el Sector Público” y Directiva N° 001-2011-E-8/OGECOE
“Lineamientos Básicos para el proceso de Saneamiento Contable en la U/E 003 : EP”
ASISTENTES: Nombres, Cargo y Cargo que ejerce en el Comité El Presidente del
Comité declaran hábil la sesión y somete a consideración de los miembros del Comité la
siguiente orden del día:
ORDEN DEL DÍA:
1. Verificación del quórum
2. Presentación para el estudio de los siguientes puntos:
ACTIVO
Cuentas por Cobrar, los responsables del área informarán al Comité de Saneamiento
Contable que se detectaron saldos por el importe de S/. <importe> en la cuenta <número
de cuenta>, que por su antigüedad no es posible cobrar, como consta en los documentos
de sustento presentados.
El Comité propone al Titular de la entidad, según lo señalado en el numeral 5 de la
Directiva Nº 003-2011-EF/93.01, los saldos que se deben depurar, dicha recomendación
debe contener:
• Relación de saldos, indicando los importes contables
• Razón del saldo
• Las causas y las justificaciones de dichas recomendaciones.
PASIVO
Acreedores varios, los responsables del área informarán al Comité de Saneamiento
Contable que se detectaron saldos por el importe de S/. <importe> en la cuenta <número
de cuenta>, los que carecen de documentos de sustento que acrediten la existencia de la
obligación.
De conformidad con el numeral 5 de la Directiva Nº 003-2011-EF/93.01, el Comité
asesora al Titular de la entidad en la determinación de las políticas, montos objeto de
depuración y procedimientos sobre saneamiento contable y recomienda al titular de la
entidad los saldos que se deben depurar, dicha recomendación debe contener:
• Relación de saldos, indicando los importes contables
• Razón del saldo
• Las causas y las justificaciones de dichas recomendaciones.
Siendo las <hora>, se da por terminada la presente sesión. Firmas

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ANEXO Nº 4 AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAS ACCIONES

DE SANEAMIENTO CONTABLE DE LA UNIDAD EJECUTORA N° 003:
EJÉRCITO PERUANO

Resolución Ministerial de Aprobación, Depuración o Incorporación de Bienes,

Derechos y Obligaciones
EJERCITO PERUANO
Resolución Nº_____
Considerando:
Que la Ley Nº 29608 obliga a las entidades públicas a la implementación de acciones de
saneamiento de la información contable para lo cual realizarán las gestiones
administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que los
estados financieros expresen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y
patrimonial, para lo cual establecerán la existencia real de bienes, derechos y
obligaciones que afectan el patrimonio público y reunirán la información suficiente y
pertinente para tal fin;

Que mediante Resolución de la Comandancia General del Ejército N° 0587

OGECOE/E-2 de 15 Set 11, se creó el Comité de Saneamiento Contable de la Unidad
Ejecutora 003: Ejército Peruano.

Que mediante Resolución Directoral Nº 012-2011-EF/93.01 se aprobó la Directiva Nº

003-2011-EF/93.01, con Resolución Directoral Nº 011-2011-EF/51.01 se aprobó el
Manual de Procedimientos para las Acciones de Saneamiento Contable de las Entidades
Gubernamentales, con Resolución de la Comandancia General del Ejército N° 0477
OGECOE/E-2 se aprobó la Directiva N° 001-20 11-E-8/OGECOE que disponen las
políticas y procedimientos contables para el proceso de saneamiento contable.

Que la U/E 003 : EP, estableció la existencia real de bienes, derechos y obligaciones
que afectan su patrimonio público, que es necesario depurar, así como otras, cuya
incertidumbre requiere de acciones de saneamiento que permitan su incorporación o
eliminación de la contabilidad, de conformidad con el numeral 6 de la Directiva Nº 003-
2011-EF/93.01.

Que las áreas responsables de la U/E 003 : EP, efectuaron la búsqueda exhaustiva de
archivos, documentos soporte y propuso procedimientos para garantizar la evaluación,
documentación y determinación de las correcciones, reclasificaciones y ajustes
correspondientes para depurar la información contable, de manera que los estados
financieros revelen en forma razonable su realidad económica, financiera y patrimonial;

Que el Comité de Saneamiento Contable presentó el Acta Nº …, proponiendo la

depuración de las partidas presentadas en las cuentas <número de cuenta>,
acompañando los expedientes de saneamiento, informes técnicos, informes jurídicos y
demás documentación sustentatoria, según corresponda;

Se resuelve:
Artículo 1°.- Autorizar a la Oficina de Contabilidad de la U/E 003 : EP, a efectuar la
implementación de las acciones de saneamiento, de acuerdo a la propuesta presentada

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por el Comité de Saneamiento Contable consignada en el Acta Nº … del <fecha>, Acta

Nº … .
Regístrese, comuníquese y publíquese.
Nombre del Director, Presidente, etc.

En el proceso de Saneamiento Contable y Financiero realizado por la Entidad se

revisaron todas las actas del Comité de saneamiento y los soportes anexados por los
responsables de realizar el proceso de saneamiento contable.
Para las cuentas reveladas en los estados financieros al 31 diciembre del 2010
verificando la totalidad de las cuentas de mayor magnitud y materialidad, analizando y
verificando la consistencia y razonabilidad de las cuentas mencionadas así como a sus
notas y anexos que sustentan su registro.

El examen fue practicado de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas

en Colombia. La auditoria concluyo el examen sobre una base selectiva de la evidencia
que respalda las cifras y una evaluación de las normas y principios contables utilizados,
así como la evaluación de la presentación global de los Estados Financieros.

Evaluación Estados Contables

Una vez evaluadas las cuentas más representativas de los Estados Contables y de alto
impacto en la gestión misional se hacen las siguientes consideraciones:

En las cuentas del grupo de efectivo se encontró que con excepción del hallazgo que se
detalla a continuación, la Entidad cuenta con procedimientos que garantizan tanto la
veracidad de los saldos como la protección de los dineros que se reciben en caja y los
que reposan en los bancos. Las transacciones se encuentran debidamente soportadas y
se realizan conciliaciones mensuales de todas las cuentas bancarias.
H7En las conciliaciones de las cuentas de ahorro y cuentas corrientes del Banco
Agrario de Colombia, Bancafé, Banco Superior y Banco Unión Colombiano, se
encontraron consignaciones sin identificar: desde el año 2004 por valor de $3,1
millones, en las Cuentas Nos. 302995022 de Bancafe y 57500003413 del Banco
Agrario de Colombia, desde el año 2003, por valor de $0,2 millones, y en la
Cuenta Corriente No. 57500003413 del Banco Agrario de Colombia, desde el año
2002 por valor de $0,082 millones.

Por su parte, las cuentas del grupo Deudores presentan mecanismos de control
razonables. Sin embargo, la Entidad aun no cuenta con la clasificación por edades de la
cartera que permita llevar un control eficiente sobre los saldos adeudados y realizar de
manera técnica las provisiones a que hubiere lugar. En cuanto al manejo de anticipos, se
encontró que su causación se ajusta a la realidad, tanto en el momento del pago como en
las respectivas legalizaciones.
H8En la verificación del Grupo de Cuentas Deudores, se encontró una subcuenta
denominada Otros Deudores por Impuestos código 14704504 por valor de $0,7
millones, que a 31 de diciembre de 2005 tenía saldo crédito, el cuál es contrario a su
naturaleza según lo estipulado en el Plan General de Contabilidad Pública.

Con respecto a las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo se estableció que se registran
con base en las normas técnicas determinadas para este grupo y las depreciaciones son
calculadas y registradas con base en el método de línea recta.

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Pero la veracidad de los saldos revelados en los Estados Contables es afectada por la
falta de inventarios físicos conciliados y la carencia de avalúos técnicos que permitan
llegar a la valoración real de los bienes. Estos aspectos están relacionados directamente
con la evaluación del Sistema de Control Interno.

Saneamiento Contable
En el análisis realizado al proceso de saneamiento contable, se concluyó que la
Entidad cumplió con las formalidades establecidas en la Ley 716 de 2001 y sus
posteriores leyes modificatorias, así como Circulares de la Contaduría General de la
Nación, excepto por la situación que se detalla en el hallazgo más adelante.
Teniendo como base que la vigencia fue prorrogada mediante la Ley 998 de 2005 hasta
el 31 de diciembre de 2006, se puede señalar que a la fecha, el efecto del proceso de
Saneamiento sobre el Patrimonio Institucional de la Corporación ha presentado un
aumento de $75,2 millones. Este incremento deriva, tanto de eliminaciones como de
adiciones en las diferentes cuentas de Activo y Pasivo, las cuáles fueron reveladas de
forma aceptable en las Notas a los Estados Financieros. Así mismo, la Entidad cuenta
con los soportes de los análisis y verificaciones realizados, además de la aprobación por
parte del Comité de Saneamiento Contable creado para los fines de la aplicación de la
Ley 716 de 2001.

Dentro del Saneamiento Contable desarrollado por la Corporación, no se han iniciado

procesos de responsabilidad fiscal, disciplinaria o penal, puesto que las eliminaciones de
valores en las cuentas que representan bienes y derechos para la Entidad, se efectuaron
de forma general, teniendo en cuenta: la antigüedad, el alto grado de deterioro, la
calidad del servicio que presta a los usuarios, la incobrabilidad por falta de capacidad de
pago comprobada del deudor, entre otras circunstancias. Por lo tanto no se encontraron
motivos para iniciar acciones en contra de los funcionarios relacionados.
H12Dentro del proceso de saneamiento contable llevado a cabo por la Corporación
durante la vigencia 2005 no se realizaron las reclasificaciones de los saldos objeto de
investigación de las cuentas del Balance a las cuentas 1996 – Bienes y derechos en
investigación administrativa y 2996Obligaciones en Investigación Administrativa, lo
cual hace parte del procedimiento establecidos por la Contaduría General de la Nación
en el numeral 5.1.1 de la Circular Externa No. 056 de febrero 5 de 2004.
Información de la Cuenta
Se evidencia que la información rendida en la cuenta para la vigencia 2005, en
cumplimiento de la Resolución No. 5544 de 2003, fue presentada por la Corporación de
manera oportuna, clara y verídica.

Cuentas por cobrar

En lo relacionado con las Rentas por Cobrar, estas no están clasificadas por edades y los
saldos correspondientes a vigencias anteriores presentan un valor altamente elevado que
no reflejan la realidad financiera de la entidad y para el cobro de la misma no se está
realizando las provisiones de las Rentas por Cobrar.

Por otra parte existe un registro en el Balance por valor de $4.349,5 millones de pesos
en la cuenta 199601, correspondiente a los saldos determinados en las conciliaciones
bancarias y no corregidos en los libros de tesorería. Este se encuentra afectando la
realidad financiera de la entidad tanto para los activos como sus acreencias.

Cuentas por pagar

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Dentro de las Cuentas por Pagar por aportes a la Seguridad Social en Salud se registro
un saldo positivo por valor de $77.391,1 millones los cuales indican que se cancelo un
mayor valor de lo causado, mas sin embargo se debe a un mal proceso al interior del
programa SINAP, el cual desvió la transacción hacia otra cuenta. Caso similar se
observo en las cuentas 242535 y 242541.
En los saldos registrados dentro de la cuenta 250500 correspondiente a Nomina por
Pagar y Cesantías se observo que son elevados y muy ajenos a la realidad de la
Alcaldía, por ello es necesario una depuración inmediata de esta cuenta.

Por lo anterior, en nuestra opinión y como resultado de las diferentes observaciones

mencionadas en los acápites de este informe, los Estados Financieros no reflejan la
situación financiera real de la entidad, así como los resultados de sus operaciones, para
la vigencia auditada y una vez verificado que los Estados Financieros en conjunto a 31
de diciembre de 2005 se dictamina que

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