Guía para Llenar Formatos

ADMINISTRACIÓN 2021-2022
GUÍA PARA REQUISITAR LOS FORMATOS E INFORMES

DEL COTO “VILLAS DE ATEMAJAC”
..
ÍNDICE
Página
Introducción…………………………………………………………………………… 2
Manejo del libro de Excel “REGISTRO FINANCIERO”…………………………… 2

Hoja de cálculo “Formato de cobro”………………………………………….. 2
Hoja de cálculo “Reg. Ingreso Bim.” (Registro ingreso bimestral)……… 5
Hoja de cálculo “Gasto bimestral”……………………………………………. 10
Hoja de cálculo “Liquidez” (recursos disponibles)………………………….. 12
Hoja de cálculo “Balance X casa”…………..……………………………….. 16
Hoja de cálculo “Edo. financiero”…………………………………………….. 17
Hoja de cálculo “Ppto. Sig. Año” (Presupuesto para el siguiente año)……. 18
Hoja de cálculo “Proyectos de mejora”………………………………………. 21
Hoja de cálculo “P.Manto.Vig.” (Programa de mantenimiento vigente)…. 22
Elaboración del “Informe Bimestral”….…………………………………………….. 24
Elaboración del “Informe anual”……….……………………………………………. 25

Resumen anual de actividades realizadas…………………………………. 25
Registro anual de ingresos y adeudos por bimestre………………………. 25
Resumen anual de gastos……………………………………………………. 26
Estado financiero al cierre de la administración……………………………. 26
Inventario de herramientas, artículos diversos y material de consumo…. 26
Elaboración del “Presupuesto de ingresos y egresos”…..……………………….. 26

Estimación de ingresos………………………………………………………... 27
Programa de limpieza, mantenimiento y pago de servicios………………... 27
Programa de proyectos de mejora……………………………………………. 27
Guía para requisitar formatos e informes del coto “Villas de Atemajac”.
GUÍA PARA REQUISITAR LOS FORMATOS DE LOS INFORMES BIMESTRALES Y ANUAL
.
DEL COTO “VILLAS DE ATEMAJAC”
INTRODUCCIÓN
Los formatos de los informes bimestrales y anual, derivan principalmente de la información que se vierte
en el libro de Excel denominado “Registro Financiero”, formulado por la administración 2020-2021, con la
finalidad de contar con una herramienta que facilite el control de los recursos económicos y eficientar la elaboración
de dichos informes y del proyecto de presupuesto para ejecución de la administración que reciba los cargos
posteriormente. Cabe mencionar que la información contenida en citado libro forma parte del archivo e historial
digital de este coto respecto a los ingresos, egresos, adeudos y estado financiero de cada año.
En tal sentido, la presente guía tiene como propósito y objeto, facilitar a quienes ocupen los cargos del
Consejo de administración y de Administrador del Coto “Villas de Atemajac”, el manejo del libro “Registro
financiero” diseñado para el registro y control de los recursos económicos, así como proporcionar orientación
para elaborar los Informes con los que transparentarán el control y ejercicio de dichos recursos.
No está por demás mencionar que cada una de las hojas de cálculo de la mencionada herramienta digital,
cuenta, en algunas de sus celdas, con notas informativas y algunas instrucciones que nos ayudarán en la práctica
a requisitar los multicitados formatos, por lo que en todo caso, esta guía es parte complementaria de dicho libro.
MANEJO DEL LIBRO EXCEL “REGISTRO FINANCIERO”
El libro de Excel denominado “Registro financiero” contiene 9 (nueve) hojas de cálculo. Las cuales se
detallan a continuación describiendo su propósito y la forma de realizar el registro de datos en ellas:
1.- Hoja de cálculo “FORMATO COBRO”
Propósitos de esta hoja de cálculo:
A. Primeramente se debe imprimir en blanco esta hoja de cálculo, ya que al igual que las copias de los recibos
de pagos, este formato tiene como fin ser empleado por el admor. como registro y evidencia manuscrita de
los ingresos bimestrales, así como para entregar los recursos al tesorero, quien debe cotejarlo validando
con su rúbrica las copias de los recibos de pago entregados por el Administrador durante cada cobranza.
B. En el archivo digital, se realizará el registro de los pagos efectuados exactamente como se anoten en la
hoja impresa, de tal forma que tanto en el formato impreso como en el digital se identificará el total de los
ingresos obtenidos durante cada cobranza.
2
Registro en la hoja de cálculo:
A. Las celdas en las que se realizarán los registros de los pagos realizados se encuentran fácilmente identificadas
dentro de un cuadro delineado con líneas color rojo oscuro, con un rayado de colores blanco y anaranjado
claro. El resto de las celdas se encuentran bloqueadas para evitar su modificación.
B. En la celda B4 colocará el año en que se desempeñó la administración anterior, en el cual se generaron

los adeudos que a partir de la nueva admón. se considerarán como “Adeudo inicial”. Cabe mencionar que al
actualizar esta celda, las fechas de referencia y encabezados del resto de las hojas de cálculo se actualizarán
automáticamente. En el resto de las celdas de la columna B anotará el adeudo inicial de cada vivienda.
3
C. Para cada periodo de cobranza, en las celdas de las columnas identificadas como “Abono Ad. Inicial”, se
registrarán exclusivamente los pagos que se realicen para reducir o finiquitar el adeudo inicial registrado
en la columna B mencionada anteriormente.
D. Para cada periodo de cobranza, en las celdas de las columnas identificadas como “Cuotas y penalizacns.”,
registrará los pagos que se realicen para cubrir las cuotas de mantenimiento y penalizaciones.
Ejemplo: En la cobranza del 1er. Bimestre el condómino de la casa K realizó el pago total de su adeudo inicial
y la cuota correspondiente, registrándose como se muestra a continuación:
4
E. Las sumas de los ingresos de cada cobranza (filas 25 y 26) y el total anual de pagos (columna O) se actualizan
automáticamente.
F. Cuando la Asamblea autorice pagos o aportaciones para incrementar el fondo de reserva, deberá imprimir y
llevar el control manuscrito en otra de estas hojas. El registro digital para esto se explicará posteriormente.
2.- Hoja de cálculo “REG. INGRESO BIM.”

(Registro de ingreso bimestral)
A. Facilitar la determinación automática de las cantidades a ser cubiertas, considerando las cuotas de
mantenimiento, los descuentos y las penalizaciones que a cada condómino corresponda pagar.
B. Facilitar el registro y automatización de la información referente a los adeudos y penalizaciones, así como de
los descuentos que se apliquen a quienes cubran los requisitos autorizados por la Asamblea.
C. Alimentar a las hojas de cálculo que contienen algunos formatos de los informes bimestral y anual, por lo que
respecta a los ingresos y adeudos del fondo de mantenimiento y del fondo de reserva.
A. FONDO DE MANTENIMIENTO. Las tablas de registro de este fondo se encuentran entre las filas 1 a la 32.
a. En la fila No. 3 se registrará la cantidad autorizada por la asamblea como cuota bimestral (columna M),
el saldo recibido (columna Q) y la cantidad aprobada como penalización (columna U).
5
b. En la columna A se encuentra la identificación alfabética de cada casa; en la columna C “Descuento”,

anotará el porcentaje de descuento que se aplicará a quienes se hagan merecedores a ello conforme a
los acuerdos de la Asamblea.
c. Las columnas E “cuota bimestral”, en la que se muestra la cantidad que corresponde cubrir
bimestralmente a cada condómino (considerando ya el descuento registrado), G “adeudo inicial”, y la
columna I “adeudo actual”, se actualizan de manera automática incluyendo las cuotas no cubiertas
oportunamente y las penalizaciones que estas generan.
d. En las columnas identificadas como “Cuota bimestral”, ingresará los pagos que se realicen
oportunamente (durante el periodo de cobranza), dispersando la cantidad de los pagos que cubran
más de una cuota en los bimestres que corresponda, conforme a lo indicado en la columna E.
6
Ejemplo: La casa F realizó su pago anual, por lo que se le aplicó el 10% de descuento, correspondiéndole
pagar la cantidad anual de $1,350.00, misma que para su registro se distribuyó en los 6
bimestres, a razón de $225.00 por bimestre, conforme lo indicado en la celda E13.
e. Una vez concluido el registro de la cobranza, anotará la fecha en que terminó el periodo de la
recaudación, concluyendo con ello la captura de información en esta columna, ya que el registro de los
pagos que se realicen fuera del periodo, se efectuará en otros cuadros de registro.
Es importante anotar únicamente la fecha de la cobranza efectivamente realizada, ya que al
registrarla, las celdas que no tengan registro de pago en ese bimestre, cambiarán automáticamente a
color rojo, generando los correspondientes adeudos y penalizaciones.
f. Los pagos extemporáneos o realizados fuera del periodo de cobranza consideraran automáticamente
la penalización correspondiente, por lo que, a fin de identificar cada uno de estos conceptos de ingresos,
su registro se realizará por separado en los cuadros titulados “Pago extraordinario de cuotas” y “pago
penalizaciones” que se mencionan a continuación.
7
Cabe mencionar que, en tanto no se ingresen los datos mencionados en el inciso B (cuota bimestral (celda
3M) y penalización (celda 3U)), tanto las celdas del cuadro “Pago extraordinario de cuotas” como del
cuadro “pago penalizaciones” se mantendrán en color verde claro. Una vez ingresados estos datos, las
celdas de ambos cuadros cambiarán a color negro.
Al momento de escribir la fecha de cobranza de cada bimestre, las celdas de estos cuadros se mantendrán
en color negro solo si se registró el pago oportuno de la cuota, en caso contrario las celdas de las casas
deudoras cambiarán automáticamente a color rojo, siendo en ellas donde se registrarán los pagos
extemporáneos y las penalizaciones, correspondientemente.
Una vez registrado el pago, la celda cambiará a color verde claro, con lo cual se podrá identificar fácilmente
aquellos adeudos pagados y los pendientes de ser cubiertos.
Penalización pagada
Cuota extemporánea
pagada
Cuota extemporánea Penalización pendiente

pendiente de pago de pago
8
g. Al momento de registrar los pagos de cuotas extemporáneas y penalizaciones, las celdas de color rojo en
el “Registro de pagos realizados durante el periodo de cobranza” cambiarán a color verde oscuro, con la
finalidad de identificar fácilmente los adeudos pagados y aquellos pendientes de ser cubiertos.
h. El adeudo por concepto de cuotas condominales, la aplicación de penalizaciones, subtotales, totales y el

resto de la información contenida en estas tablas se actualizan de manera automática.
B. FONDO DE RESERVA. Las tablas de registro de este fondo se encuentran entre las filas 33 a la 61.
a. En la celda Q35 se registrará el saldo con el que se reciba este fondo y, en caso de que se autoricen
aportaciones bimestrales, el registro de información se realizará de forma similar a la mencionada en los
incisos anteriores para el fondo de mantenimiento.
A diferencia de la tabla de registro del fondo de mantenimiento, en esta tabla automáticamente se

muestran los pagos que se realicen al adeudo inicial en cada bimestre, las cuales se actualizarán con los
pagos que se realicen para reducir o finiquitar dicho adeudo, incrementando con ello el monto del fondo
de reserva.
9
b. En las columnas identificadas como “Aportacns.” (aportaciones), ingresará los pagos que se realicen
oportunamente (durante el periodo de cobranza), dispersando la cantidad de los pagos que cubran
más de una cuota, en los bimestres que corresponda, conforme a lo indicado en la columna E.
c. Los pagos extemporáneos se registrarán por separado, en las tablas correspondientes (aportaciones o
penalizaciones), de manera similar a los mencionados anteriormente para el fondo de mantenimiento.
3.- Hoja de cálculo “GASTO BIMESTRAL”

A. Llevar el registro actualizado de los gastos bimestrales, y automatizar el egreso anual como una herramienta
de referencia para evitar generar déficits y mantener sanas las finanzas.
B. Alimentar de información relacionada con el ejercicio de los recursos, a las hojas de cálculo elaboradas para
rendir los informes bimestral y anual.

A. El registro de los gastos se realizará en las celdas con rayado de colores blanco y anaranjado claro, ubicadas
dentro de los cuadros delineados con líneas color rojo oscuro.
10
B. En relación con los gastos del fondo de mantenimiento, el registro de la información bimestral requerirá
capturar en cada bimestre, el concepto del gasto y la cantidad erogada para cubrir el costo del bien o servicio.
C. De los gastos anteriormente registrados, se repetirán en las siguientes tablas, solo aquellos pagos que
fueron cubiertos por persona diferente al administrador, con el propósito de identificar y tener control de los
gastos efectuados por la tesorería a través de algún otro condómino.
11
D. El registro de los gastos del fondo de reserva se realizará en el siguiente cuadro, mismo que requerirá además,
el nombre del responsable del proyecto o ejecutor del gasto y de la fecha de pago de los recursos.
E. De igual manera que con los gastos realizados con el fondo de mantenimiento, en la siguiente tabla se
requerirá anotar también los gastos realizados por persona alguna diferente al administrador.
F. En esta hoja de cálculo, las sumatorias, las fechas y encabezado se actualizan de manera automática, así
como el total de gastos realizados con recursos de ambos fondos, el cual se mostrará en el siguiente cuadro.
4.- Hoja de cálculo “LIQUIDEZ”

(Recursos disponibles en tesorería)
A. Llevar de manera automática y general, en un formato sencillo, el registro contable respecto a los ingresos,
egresos y saldo de los fondos de mantenimiento y de reserva.
B. Llevar el registro y control de los recursos efectivamente entregados a tesorería, así como de los ejercidos por
el administrador y por la tesorería por sí misma y/o a través de algún otro condómino.
C. Identificar fácilmente la cantidad de recursos disponibles con los que cuenta la tesorería, tanto del fondo de
mantenimiento como del fondo de reserva.
D. Mostrar la compensación de dinero que el administrador debe entregar a tesorería o que esta debe reintegrar
al administrador, conforme a los resultados bimestrales obtenidos durante la ejecución del “Programa de
limpieza, mantenimiento y pago de servicios”, a efecto de verificar unas finanzas sanas bimestre a bimestre.
12
A. A continuación se muestran las celdas de esta hoja de cálculo, en las que se realizará registro y/o
actualización de datos relacionados con los recursos del fondo de mantenimiento, las cuales se encuentran
señaladas con los óvalos de color rojo. El resto de celdas están bloqueadas para evitar su modificación.
a. Es importante mencionar que los ingresos obtenidos durante las cobranzas se reflejarán automáticamente
en las columnas ingresos y J (cobranza) de este formato, es decir, en poder del administrador, por lo que
en la columna E deberá inscribir la fecha en la que el admor. entregue al tesorero dichos recursos, con
lo que automáticamente aparecerá el monto recaudado en la columna F (en poder de la tesorería).
b. En la columna Gastos programados, aparecerán las cantidades estimadas en el programa de limpieza,

mantenimiento y pago de servicios, cantidades que debe entregar la tesorería al administrador para estar
en condiciones de cubrir las necesidades consideradas en el referido programa.
13
c. Este formato considera los 2 siguientes conceptos por los que el administrador puede recibir recursos para
solventar las necesidades inscritas en el programa de limpieza, mantenimiento y pago de servicios:
1. Cobranza. Una vez realizada y registrada la cobranza, en las celdas “cobranza” del cuadro “recibido
por el admor.” se mostrará de manera automática la cantidad recaudada, misma que, como se
mencionó anteriormente, el administrador debe entregar a tesorería.
2. Anticipo. Son los recursos que la tesorería entrega al administrador al inicio del bimestre, para cubrir
los gastos estimados en el programa de limpieza, manto. y pago de servicios, debiendo para ello
anotar la fecha y cantidad de recursos que reciba el administrador.
d. La tabla de egresos muestra de manera automática, la columna de gastos que, con autorización del
Consejo de administración, la tesorería realiza por sí o a través de otro condómino, así como una columna
en la que se reflejan los gastos realizados por el admor. y otra que exhibe el total de los gastos bimestrales.
e. Con motivo de los resultados que se obtengan de solventar las necesidades bimestrales del coto, se
realizará la compensación de efectivo, devolviendo a tesorería los recursos remanentes o bien,
reintegrando al administrador los recursos gastados de su propia bolsa, lo cual se indicará en las celdas
que se muestran en el siguiente ejemplo.
14
1. A tesorería. El administrador devolverá los recursos que resultaron excedentes después de haber
cubierto las necesidades programadas para el bimestre correspondiente, debiendo registrar tanto la
fecha de entrega como la cantidad devuelta a la tesorería.
2. Al administrador. La tesorería entregará la cantidad necesaria para cubrir los gastos que el
administrador haya realizado con sus propios recursos, ya sea debido a que lo entregado en anticipo
no fue suficiente, o porque no haya recibido el citado anticipo para cubrir las necesidades del bimestre.
f. En la columna “Total entregado al admor.” se mostrarán, como resultado de las operaciones aritméticas
entre la cobranza, anticipos y compensaciones, las cantidades bimestrales entregadas al
administrador. Asimismo, en la parte inferior de esta columna se expone la operación que indicará la
cantidad de recursos que se deben compensar, ya sea a la tesorería o al administrador.
g. En la columna “Disponible tesorería”, y específicamente en la celda Z13 se indica la cantidad de recursos

disponibles en tesorería.
15
B. De las filas 18 a la 31, se encuentra un formato similar para registro de la información referente al fondo de
reserva, por lo que las instrucciones antes mencionadas aplican para dicho formato, considerando que para
este formato no se programan los gastos, ya que se ejercen para solventar necesidades imprevistas.
5.- Hoja de cálculo “BALANCE X CASA”

(Balance por unidad Condominal)
A. Mostrar de manera automática, el detalle de los pagos bimestrales de cada residente, así como los adeudos
generados por este concepto y sus correspondientes penalizaciones.
B. El formato contenido en esta hoja de cálculo denominado “Registro anual de ingresos y adeudos por bimestre”
forma parte del informe anual financiero, mismo que se imprimirá para integrar dicho informe una vez
actualizadas todas las hojas de cálculo con la información de los seis bimestres.
C. Constituir para el administrador, una herramienta que le facilite la elaboración de los informes bimestrales en
la parte correspondiente al estado y resumen financiero.
La totalidad de la información contenida en esta hoja de cálculo se actualiza automáticamente con los datos
insertados en las hojas de cálculo descritas anteriormente, por lo que su información no es modificable de manera
manual, en tanto que solo se puede imprimir y/o copiar para la elaboración de los informes bimestral y anual.
16
6.- Hoja de cálculo “EDO. FINANCIERO”
A. El formato contenido en esta hoja de cálculo denominado “Estado financiero al cierre de la administración”
forma parte del informe anual, mismo que, una vez actualizadas todas las hojas de cálculo con la información
de los seis bimestres, se imprimirá para integrar dicho informe.
B. Contar con la información financiera global de los fondos de mantenimiento y de reserva, en un formato sencillo
que facilite identificar los movimientos de la administración bimestral de los recursos de ambos fondos.
La información contenida en esta hoja de cálculo, se actualiza automáticamente en su totalidad con los datos
registrados en las anteriormente citadas hojas de cálculo de este libro de Excel, por lo que se encuentra protegida
para evitar su modificación manual.
17
7.- Hoja de cálculo “PPTO. SIG. AÑO”

(Presupuesto para el siguiente año)
Respecto al presupuesto de ingresos y egresos del coto, es pertinente puntualizar los conceptos que
constituyen este proyecto, a fin de tener claros aquellos conceptos motivo de recaudación y aquellos susceptibles
de erogación de recursos económicos, para lo cual se muestra la siguiente representación gráfica:
PRESUPUESTO DE
INGRESOS Y
EGRESOS
ESTIMACIÓN DE PROYECCIÓN DE
INGRESOS EGRESOS
Fondo de Fondo de Programa de Proyectos de

Mantenimiento. Reserva limpieza, manto. y mejora
pago de servicios
Cuotas manto. Saldo 2020
Listado de pago Instalación e
de servicios implementación de
Penalizaciones Adeudos 2020 obras, sistemas
indispensables y
de actividades de y/o dispositivos
Aportaciones manto. preventivo nuevos
El “Presupuesto de ingresos y egresos para la siguiente administración”, forma parte de los asuntos a ser
aprobados durante las Asambleas ordinarias; sin embargo, para efectos prácticos, en esta hoja de cálculo no se
incluye el programa de proyectos de mejora, toda vez que dicho programa se activará únicamente en caso de que
así lo determine la asamblea por contar con recursos o por autorizar aportaciones extraordinarias para ello, por lo
que dicho programa es motivo de otra hoja de cálculo que se expondrá posteriormente.
A. Estimación de ingresos. Tiene como propósito mostrar, en función de la cuota Condominal, la cantidad
estimada de recursos que serán recaudados para la administración del siguiente ciclo lectivo y así como la
estimación de incremento del fondo de reserva con el saldo que resulte de ello.
B. Programa de limpieza, mantenimiento y pago de servicios. Tiene como objetivo ser la guía de actividades
ordenadas cronológicamente para conservar el funcionamiento y buena presentación del coto, en el cual se
enlistan los conceptos ordinarios de mantenimiento, motivo de erogación de recursos durante la siguiente
administración.
A. A continuación se muestran marcadas con óvalos rojos, las celdas en las que se realizarán registros y/o
actualizaciones.
18
B. Son modificables: la celda B6 “cuota bimestral” de la casa A, la cual deberá actualizar manualmente en
caso de proponer un cambio a la cuota Condominal; la celda A28, en la cual se insertará el porcentaje de
descuento autorizado para quienes realicen el pago anual, y en la celda A29 se anotará la suma de los
porcentajes de descuento autorizados para la administración (Administrador 50%, Pdte., Srio. y Tesorero
20% cada uno, que suman 110%). De esta forma se obtendrá automáticamente el monto de la proyección de
ingresos por cuotas de mantenimiento durante la siguiente administración (celda C30).
C. Con respecto al “Programa de limpieza, manto. y pago de servicios”, se elaborará modificando las columnas
que se mencionan a continuación, tomando en cuenta las siguientes consideraciones:
a. Columna E “concepto”, que se subdivide en “PAGO DE SERVICIOS”, “TRABAJOS DE

MANTENIMIENTO” Y “MATERIALES PARA MANTO. ORDINARIO”, en la cual se enlistará cada una de
las actividades de manto., contratación o pago de servicios y adquisición de bienes con las cuales se
conservará el funcionamiento y buena presentación de las instalaciones comunes del coto.
19
b. Columna F “Costo x evento”, en la cual se inscribirá, previa actualización de la cotización, el costo de

cada uno de los conceptos enlistados en la columna E “concepto”.
c. Columnas de programación quincenal, en las cuales se indicará la periodicidad en la que se
programarán las actividades, debiendo para ello tener presente las siguientes consideraciones:
i. Colocar una X o algún otro símbolo en la celda de la quincena en que estima realizar el servicio o la
actividad, teniendo presente para las actividades de pintado, las posibles condiciones meteorológicas
conforme las estaciones del año.
ii. En las actividades en las que se registre un costo (Columna F), este se reflejará en el monto subtotal
y total únicamente si se encuentra programada la actividad dentro de las celdas de las columnas de
programación quincenal.
iii. Al seleccionar la fecha aproximada de los eventos, considere el límite de gasto por bimestre, previendo
que los egresos que programará sean coherentes los ingresos bimestrales, lo cual puede verificar en
las últimas celdas de las columnas de programación quincenal.
d. El resto de datos en el formato se obtiene de manera automática.
20
8.- Hoja de cálculo “PROYS. MEJORA”

(Proyectos de mejora)
Propósito de esta hoja de cálculo:
Contar con una lista de proyectos (Instalación e implementación de obras, sistemas y/o dispositivos nuevos),
susceptibles de presentarse para aprobación de la asamblea de condóminos en caso de que se estime contar con
recursos para mejorar las condiciones de seguridad, comodidad y/o presentación del Coto, constituyendo una
importante herramienta para la elaboración de propuestas que faciliten la acertada toma de decisiones del único
organismo con facultad de autorizar los proyectos de mejora.
A. Esta hoja de cálculo cuenta con un formato similar al del “Programa de limpieza, mantenimiento y pago de
servicios”, por lo que, de igual forma, las celdas en las que se realizarán registros y/o actualizaciones se
encuentran identificadas dentro de un cuadro delineado con líneas color rojo oscuro, con un rayado de colores
blanco y anaranjado claro. El resto de las celdas se encuentran bloqueadas para evitar su modificación.
B. En la primera columna de este formato, se capturará el listado de proyectos de mejora, incluyendo en la

segunda columna, el costo estimado de cada proyecto.
21
C. En las siguientes columnas se registrará, marcando con una X, la quincena durante la cual se propone
implementar el o los proyecto de mejora que se realizarán durante la próxima administración.
D. La sumatoria de los costos de los proyectos de mejora se realizará de manera automática.
9.- Hoja de cálculo “P.MANTO.VIG.”

(Programa de mantenimiento vigente)
Propósito de esta hoja de cálculo:
Facilitar la administración de las actividades del coto contando en un solo libro de Excel, con el programa de
limpieza, mantenimiento y pago de servicios aprobado por la asamblea, así como realizar el ajuste a la estimación
de ingresos por los descuentos efectivamente aplicados a quienes realicen su pago de cuotas de mantenimiento
de manera anual.
22
A. Esta hoja presenta un formato similar al de la hoja de cálculo “Ppto. Sig. Año.”, con la excepción de que en la
celda A29 se deberá inscribir el número de condóminos a los que se les aplicó el descuento aprobado por la
asamblea por haber cubierto el pago anual de cuotas de mantenimiento, con lo cual se obtendrá el ajuste de
ingresos a la estimación inicial.
B. El contenido del programa de limpieza, mantenimiento y pago de servicios, en las celdas modificables de las
columnas “Concepto”, “Pago X evento” y de “enero a diciembre, deberá ser copiado de la hoja de cálculo
“Ppto. Sig. Año.” del archivo de registro de la administración anterior.
C. El ajuste a la proyección arrojará una cantidad mayor de ingresos a la estimada inicialmente, en proporción
indirecta al número de descuentos, es decir, entre menos descuentos aplicados, mayor será el ingreso.
23
ELABORACIÓN DEL INFORME BIMESTRAL
Objetivo del informe bimestral.

Mantener informados a los condóminos del Coto, respecto a los ingresos y gastos realizados durante cada bimestre
que recién concluya, así como respecto a la situación que guarden las finanzas, tanto de cada Unidad Condominal
en lo particular, como del Coto en lo general, proporcionando transparencia al ejercicio de los recursos.
Elaboración del Informe Bimestral:
Este informe se elabora en formato Word, constituido por los dos elementos que se mencionarán a continuación,
además de los comprobantes de los gastos realizados, indispensables para cumplir el objetivo establecido:
A. Informe de gastos realizados, el cual se consolida en el siguiente cuadro sinóptico, del cual, la información
que se presente debe encontrarse respaldada con las facturas, notas, recibos de pago, etc., que justifiquen
las erogaciones realizadas, mismas que se anexarán al informe de referencia.
CONCEPTO EMPRESA CONTACTO/OBSVS. FECHA COSTO
Nota: Ver anexo A “Documentos comprobatorios” al final del presente informe. GASTO TOTAL: $ 0.00
B. El informe del estado financiero deberá incluir los conceptos de pagos y adeudos que se generen para cada
condómino, así como aquellos que les permitan determinar y dar seguimiento al estado que guardan sus
propias finanzas y las del coto.
En la hoja de cálculo “Balance x Casa” se encuentra el siguiente cuadro sinóptico denominado “Balance
para el informe bimestral”, que se actualiza de manera automática.
Como parte de la información financiera, en la hoja de cálculo denominada “Balance x Casa”, también se localiza
el resumen que incluye la información de los gastos registrados y el saldo al cierre del bimestre:
RESUMEN:
FONDO DE MANTENIMIENTO FONDO DE RESERVA
SALDO INICIAL $ 0.00 CANTIDAD INICIAL $ 3,244.50
CUOTAS $19,050.00 PAGOS ADEUDO INICIAL $ 1,200.00
PENALIZACIONES $ 330.00 APORTACNS. Y PENALZCS. $ 0.00
TOTAL: $ 19,380.00 TOTAL: $ 4,444.50
GASTOS: $ 12,953.00 GASTOS: $ 0.00
SALDO ACTUAL $ 6,427.00 SALDO ACTUAL $ 4,444.50
24
El informe bimestral concluye con la firma de los corresponsables de la administración, control y ejercicio de los
recursos económicos, es decir, del administrador, quien elabora el informe y del tesorero, quien lo valida.
Tesorería: Administrador:
ERIKA LORENZANA CHAVEZ JUAN CARLOS LARA TELLEZ.
______________________________ ______________________________
ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL

Objetivos del informe anual.
A. Informar durante la Asamblea Ordinaria, las actividades, adquisiciones y pago de servicios realizados con
recursos del coto durante el periodo de la administración que concluye.
B. Mostrar a los condóminos, el estado financiero al cierre de la administración, incluyendo la situación de la
recaudación y los adeudos de cada condómino y del coto, así como informar el inventario de herramientas,
artículos diversos y las existencias de material de consumo propiedad del Coto.
Elaboración del Informe anual:
Este informe se realiza en formato Word, considerando los siguientes documentos, de los cuales, algunos de ellos
se encuentran localizados en el libro de Excel “Registro financiero”:
A. Resumen anual de actividades realizadas.
Este resumen se elabora por completo en formato Word, por lo que debe actualizarse el archivo digital
redactando las actividades realizadas durante el periodo de administración informado.
B. Registro anual de ingresos y adeudos por bimestre.
En este registro se muestran todos los pagos realizados por los condóminos durante los seis bimestres de la
administración, así como los adeudos y penalizaciones generados por falta o retraso en el pago de las cuotas
condominales. Este formato se encuentra en la hoja de cálculo “Balance x casa”, el cual se actualiza
automáticamente en su totalidad, por lo que concluido el registro de los movimientos financieros en las otras
hojas de cálculo, se imprimirá y fotocopiará para ser distribuido durante la Asamblea Ordinaria.
25
C. Resumen anual de gastos.

Este formato se localiza en la hoja de cálculo “Gasto bimestral”, el cual se debe requisitar conforme a lo
indicado en la parte correspondiente de esta guía, de tal manera que una vez requisitado este formato, se
imprime para integrarse al informe anual.
D. Estado financiero al cierre de la administración.
El formato de este registro se encuentra en la hoja de cálculo denominada “Edo. Financiero”, el cual se
actualiza automáticamente en su totalidad. Este formato se debe imprimir para efectos de fotocopiarlo y
distribuirlo durante la Asamblea Ordinaria.
E. Inventario de herramientas, artículos diversos y existencias de material de consumo.
Este inventario fue elaborado en formato Word, por lo que el archivo digital debe actualizarse capturando las
adquisiciones e incremento o reducción de consumibles que realice la administración que entregará los cargos.
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS

PARA LA SIGUIENTE ADMINISTRACIÓN
Objetivos del Presupuesto de ingresos y egresos para la siguiente administración.
A. Presentar para aprobación de la Asamblea, la cantidad de ingresos susceptible de ser recaudada durante
los siguientes 6 (seis) bimestres por concepto de Cuotas de mantenimiento, para solventar las necesidades
ordinarias de mantenimiento y pago de servicios, indispensables para conservar el funcionamiento de los
sistemas básicos y la buena presentación del Coto.
26
B. Informar durante la Asamblea Ordinaria, la relación entre la estimación de ingresos y la proyección de

gastos reflejada en el “Programa de limpieza, mantenimiento y pago de servicios”, programa que se someterá
a aprobación de la Asamblea para ser ejecutado durante la administración entrante.
C. Dar a conocer los proyectos de mejora (reemplazo y/o implementación de sistemas nuevos, obras, etc.), que
no forman parte de los trabajos de mantenimiento ordinario considerados en el “Programa de limpieza,
mantenimiento y pago de servicios”, para que, en caso de prever contar con recursos, se prioricen y aprueben
por la asamblea.
Elaboración del presupuesto de ingresos y egresos para la siguiente administración:

Tanto la “Estimación de ingresos” como el “Programa de limpieza, mantenimiento y pago de servicios”, se
encuentran en la hoja de cálculo ”Ppto. Sig. Año.”, en la cual, para su actualización realizará lo siguiente:
A. Estimación de ingresos.
Modificación de la celda B6 colocando la cuota aprobada o la que se propondrá para aprobación de la
Asamblea; asimismo, en la celda A28 se insertará el porcentaje de descuento autorizado para quienes
realizan el pago anual (10%), y en la celda A29 la suma de los porcentajes de descuento autorizados
para la administración (Administrador 50%, Pdte., Srio. y Tesorero 20% cada uno, que suman 110%), con
lo cual se podrá verificar en automático la cantidad estimada de recursos a ser recaudados durante la siguiente
administración (celda C30).
B. Programa de limpieza, mantenimiento y pago de servicios.

Este formato se encuentra ubicado en la hoja de cálculo ”Ppto. Sig. Año.”, por lo que para su actualización
deberán seguirse las instrucciones especificadas en el inciso C, de la página 15 de esta guía, para el registro
o llenado del referido Programa.
C. Programa de proyectos de mejora (cuando el presupuesto lo permita).
Este formato se encuentra ubicado en la hoja de cálculo denominada ”Proys. Mejora”; su actualización
deberá realizarse siguiendo las instrucciones especificadas en esta guía.
Zapopan, Jalisco a 24 de octubre del 2021.
Elaboró: Visto Bueno:

JUAN CARLOS LARA TELLEZ ERIKA LORENZANA CHÁVEZ
_________________________ _________________________
Administrador 2021 Sria. y Tesorera 2021
Aprobó:
CECILIA REYES BARBOSA
_________________________
Pdte. Consejo Admón. 2021
JCLT-ELC.
27

Guía para Llenar Formatos

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Guía para Llenar Formatos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ADMINISTRACIÓN 2021-2022

GUÍA PARA REQUISITAR LOS FORMATOS E INFORMES

Manejo del libro de Excel “REGISTRO FINANCIERO”…………………………… 2

Elaboración del “Informe Bimestral”….…………………………………………….. 24

Elaboración del “Informe anual”……….……………………………………………. 25

Elaboración del “Presupuesto de ingresos y egresos”…..……………………….. 26

GUÍA PARA REQUISITAR LOS FORMATOS DE LOS INFORMES BIMESTRALES Y ANUAL

MANEJO DEL LIBRO EXCEL “REGISTRO FINANCIERO”

1.- Hoja de cálculo “FORMATO COBRO”

Propósitos de esta hoja de cálculo:

Registro en la hoja de cálculo:

B. En la celda B4 colocará el año en que se desempeñó la administración anterior, en el cual se generaron

2.- Hoja de cálculo “REG. INGRESO BIM.”

Propósitos de esta hoja de cálculo:

Registro en la hoja de cálculo:

b. En la columna A se encuentra la identificación alfabética de cada casa; en la columna C “Descuento”,

Cuota extemporánea Penalización pendiente

h. El adeudo por concepto de cuotas condominales, la aplicación de penalizaciones, subtotales, totales y el

A diferencia de la tabla de registro del fondo de mantenimiento, en esta tabla automáticamente se

3.- Hoja de cálculo “GASTO BIMESTRAL”

Propósitos de esta hoja de cálculo:

Registro en la hoja de cálculo:

4.- Hoja de cálculo “LIQUIDEZ”

Propósitos de esta hoja de cálculo:

Registro en la hoja de cálculo:

b. En la columna Gastos programados, aparecerán las cantidades estimadas en el programa de limpieza,

g. En la columna “Disponible tesorería”, y específicamente en la celda Z13 se indica la cantidad de recursos

5.- Hoja de cálculo “BALANCE X CASA”

Propósitos de esta hoja de cálculo:

Registro en la hoja de cálculo:

6.- Hoja de cálculo “EDO. FINANCIERO”

Propósitos de esta hoja de cálculo:

Registro en la hoja de cálculo:

7.- Hoja de cálculo “PPTO. SIG. AÑO”

Fondo de Fondo de Programa de Proyectos de

a. Columna E “concepto”, que se subdivide en “PAGO DE SERVICIOS”, “TRABAJOS DE

b. Columna F “Costo x evento”, en la cual se inscribirá, previa actualización de la cotización, el costo de

8.- Hoja de cálculo “PROYS. MEJORA”

Propósito de esta hoja de cálculo:

Registro en la hoja de cálculo:

B. En la primera columna de este formato, se capturará el listado de proyectos de mejora, incluyendo en la

D. La sumatoria de los costos de los proyectos de mejora se realizará de manera automática.

9.- Hoja de cálculo “P.MANTO.VIG.”

Propósito de esta hoja de cálculo:

Registro en la hoja de cálculo:

ELABORACIÓN DEL INFORME BIMESTRAL

Objetivo del informe bimestral.

ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL

Elaboración del Informe anual:

A. Resumen anual de actividades realizadas.

B. Registro anual de ingresos y adeudos por bimestre.

C. Resumen anual de gastos.

D. Estado financiero al cierre de la administración.

E. Inventario de herramientas, artículos diversos y existencias de material de consumo.

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS

Objetivos del Presupuesto de ingresos y egresos para la siguiente administración.

B. Informar durante la Asamblea Ordinaria, la relación entre la estimación de ingresos y la proyección de

Elaboración del presupuesto de ingresos y egresos para la siguiente administración:

B. Programa de limpieza, mantenimiento y pago de servicios.

Zapopan, Jalisco a 24 de octubre del 2021.

Elaboró: Visto Bueno:

También podría gustarte