Instituto Técnico para el Transporte y Medio Ambiente S.A.S.

I.T.T.M.A. S.A.S.
Resolución de aprobación 162 de 1.995 SEMV

Unidad de formación 3

GESTIÓN DOCUMENTAL
BAJO LA NORMA ISO
9001 E ISO 30300

DOCUMENTOS

Escrito en papel u otro tipo de soporte con que acredita una cosa, como un título, una
profesión, un contrato, u otro; el cual es de cierta duración y se halla registrado
cualquier conocimiento, información o experiencia humana.

Cuando se habla de “cierta duración" se halla incluida la idea preconcebida de

permanencia temporal, debido a que los documentos no tienen una duración infinita.
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Tipos de documentos

Existen diferentes tipos de documentos

teniendo en cuenta varios puntos de
vista; si se atiende al soporte habrá tantos
tipos de documentos como material
empleado como tal (papel, cartón, etc.);
según el contenido puede atenderse a la
originalidad de este o a su temática por lo
que podrían hacerse múltiples divisiones.

Razón por la cual a continuación se indican los más comunes y definen en términos
generales:

Libro: Publicación no periódica, impresa, que tiene, sin contar las tapas, más de
49 páginas. Su contenido puede ser muy variado, pero en general está registrado
en forma coherente y ordenada en capítulos.

Entre los distintos tipos de libros, pueden considerarse los siguientes:

● Monografía: Descripción de un tema específico y, en general, con la máxima

profundidad, destinado al especialista o a aquel que desea especializarse.

● Enciclopedia: Obra en la que se trata un tema de cierta amplitud y en la que,

en general, las materias se hallan ordenadas alfabéticamente, por lo menos en lo
que respecta a los términos generales, aunque puede contener también un índice
alfabético analítico.

● Diccionario: Relación en la que por orden alfabético se contienen y explican

los términos de uno o más idiomas o los de una ciencia o materia determinada.
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Cuando las definiciones de los términos incluidos son mucho más amplias se
acostumbra a utilizar la denominación de Diccionario Enciclopédico.

● Manual: Obra que trata una temática específica de una manera somera y se
destina al no especialista.

Publicación periódica: Cualquier publicación, impresa o no, que aparece por

entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con
una periodicidad dada: semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral,
cuatrimestral y anual. En estos casos se acostumbra a denominar revista, pero
cuando la periodicidad es diaria, se llama diario. Artículo de revista: Cualquier
trabajo con individualidad temática y de autor, contenido dentro de una publicación
periódica.

Tirada aparte o separta: Cualquier trabajo con individualidad temática y de autor;

separado de la publicación periódica donde apareció. Las NTP son guías de
buenas prácticas. Sus indicaciones no son obligatorias salvo que estén recogidas
en una disposición normativa vigente. A efectos de valorar la pertinencia de las
recomendaciones contenidas en una NTP concreta es conveniente tener en cuenta
su fecha de edición. También se consideran separatas los capítulos o apartados
de un libro, publicados independientemente.

Documentación de congresos: Documento donde se recogen las aportaciones

de la comunidad técnico-científica sobre un tema específico. Acostumbran a
presentarse con la denominación de Actas ("Proceedings", en inglés) y suelen
contener también las discusiones que suscitan las comunicaciones presentadas.
Se engloban conjuntamente bajo la denominación de congresos, los simposios u
otros tipos de reuniones análogas.

Comunicación: Aportación específica de un autor o autores a un Congreso o

Simposio, que puede presentarse como documento concreto en forma de tirada
aparte o separata.
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Informe: Documento en el que se estudian o describen unos hechos, experiencias

o resultados sobre una temática específica o general, elaborado por una
institución, un organismo, empresa, etc.

Según su contenido puede el informe adoptar dos tipos principales:

● Informe de actividades o memoria: Documento, en general, periódico, anual

o semestral, en el que se describen las actividades desarrolladas por una entidad
u organismo durante el período considerado.

● Informe de investigación o estudio: Documento en forma de borrador

provisional, o acabado, que describe los resultados de una investigación y no
publicado como comunicación a un congreso, tesis o artículo de revista.

Tesis o tesina: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y

sometido al control de una institución universitaria en vistas a la obtención de un
título o diploma en esta Institución.

Información de investigación en curso: Documento informativo que permite

localizar a un equipo de investigación o investigador sobre ciertos temas. Muchas
veces adopta la forma de Directorio o Anuario en el que se indican las direcciones
de los correspondientes laboratorios o instituciones donde tienen lugar las
correspondientes investigaciones.

Hoja o nota técnica: Conjunto de pocas hojas donde se describen unas

instrucciones o características de un proceso o de un producto, según un formato
normalizado. Pueden formar una colección o publicación periódica sino se limita
su duración previamente.

Ficha técnica: Documento, en general de una sola hoja, siempre clasificable, en

el que se registra de forma normalizada los datos esenciales de una materia
específica.
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Folleto: Obra impresa de pocas páginas (menos de 50) de contenido indefinido y

en general, de carácter divulgador o publicitario.

Norma: Documento que se formula según acuerdo previo, o se establece bajo una
autoridad reconocida, en el que se define un producto, material, procedimiento,
calidad, construcción, características de funcionamiento, rendimiento,
nomenclatura y otros datos análogos. Además del Instituto Internacional de
Normalización (ISO), en la mayoría de los países existe un Instituto de
Normalización, encargado de editar las correspondientes normas nacionales, las
cuales se abrevian con la correspondiente. También existen asociaciones
profesionales u otras entidades que publican normas.

Documento en el que se describe cualquier innovación técnica sobre procesos o

productos con el fin de proteger los derechos del inventor en la aplicación de la
innovación durante un período determinado, distinto según los países. Acostumbra
a editarse en forma de resumen, dentro de una publicación periódica semanal
denominada Gaceta o Boletín de Patentes, propia de cada país.

Documentos en una empresa

Dentro de una organización existe diferentes tipos de documentos que son

importantes dentro del funcionamiento interno de la empresa los cuales son:

• Convocatoria.
• Acta.
• Autorización.
• Avisos y anuncios.
• Boletines y revistas.
• Memoria de actividades.
• Nota interna.
• Solicitud (como modelo de instancia normalizado).
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❖ Convocatoria: En una primera acepción, es el documento por el cual se cita

de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los
temas que figuran en la propia convocatoria. En una segunda, es la publicación
o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas
entre sus empleados, tales como convocatorias para puestos de trabajo o para
la formación.

❖ Acta: Es el documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones

convocadas con carácter oficial, así como de los acuerdos tomados en ellas.

La colocación de las anotaciones o registros se hará precisamente siguiendo

el Orden del día, que ha de figurar en la convocatoria de la reunión. El
responsable de dar fe de este documento es el secretario, por medio de su
firma. También firman los restantes miembros que conforman el órgano rector
que convoca la reunión.

Las actas quedan inscritas en el libro de registro habilitado para tal fin y que es
conocido como Libro de actas. Este libro debe ir diligenciado, que es una
indicación que figura en su primera hoja citando que se trata de un libro de
actas perteneciente a una determinada organización, asociación, fundación,
etc., y foliado, es decir, las hojas han de ir numeradas correlativamente. No
obstante, y debido a la utilización de programas informáticos, las actas podrán
confeccionarse en hojas separadas que, numeradas correlativamente, son
luego encuadernadas para conformar el Libro de actas.

El acta se divide en las siguientes partes: inicio, contenido y final.

❖ Autorización: en la mayoría de los casos, como respuesta a la petición o

solicitud que hace un empleado a un superior.
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También puede obedecer a otros motivos, como los originados en el propio seno
de la empresa para autorizar al empleado a realizar una determinada labor.

No existe un formato normalizado para esta clase de documento interno. Así que
la simple observación de criterios de claridad, brevedad, concisión y
racionalización serán más que suficientes para cumplir con su objetivo.

❖ Avisos y anuncios: son informaciones o noticias de carácter general que

afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Su lugar de
colocación es el tablón de anuncios.

Al igual que ocurre con las autorizaciones, no existe un modelo concreto y

bastará con la observación que se hacía para el documento anterior en cuanto
a su confección. Es recomendable cambiar cada cierto periodo de tiempo (de
20 a 30 días, por ejemplo) el formato de los avisos, incluso de color, para así
no acostumbrarse a ver un elemento fijo en el tablón; y retirarlos cuando éstos
hayan vencido o estén pasados de fecha.

❖ Boletines y revistas: Su contenido suele incluir información de las actividades

referentes al ocio, a la cultura y a las acciones ligadas directamente con la
empresa que edita la publicación. Por regla general se mandan confeccionar a
los profesionales de este campo, las imprentas. Su publicación es propia de las
medianas y grandes empresas, así como de determinados organismos
públicos.

❖ Memoria: Son documentos editados generalmente por medianas y grandes

empresas, organizaciones altruistas, fundaciones o instituciones públicas
donde se reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por esa
organización durante un determinado periodo de tiempo, que generalmente es
un año.
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❖ Nota interna: La finalidad de este documento es que los diferentes

departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se
comuniquen entre sí las incidencias, peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se
ha de emitir una nota interior por cada uno de los temas.

❖ Solicitud: Esta clase de documento, encuadrado dentro de las comunicaciones

internas de la empresa sin proyección al exterior, obedece al modelo de
impreso utilizado por el personal para realizar determinadas peticiones
formuladas a sus superiores.

No existe un modelo predefinido o establecido para este singular tipo de

solicitudes, por lo que cada empresa diseñará un modelo adecuándolo a sus
necesidades organizativas, siendo el más idóneo aquél que cubra un amplio
espectro de peticiones

Las organizaciones manejan documentación externas, los cuales son :

• Anuncios.
• Carta circular.
• Tarjetas.
• Invitaciones
• Saludas

❖ Anuncios Este documento ha sido tratado en esta misma Unidad dentro de

las comunicaciones internas, pero a veces, la empresa, debido a su
actividad, necesita publicar ciertas noticias que interesen a sectores
empresariales concretos o a determinados segmentos de población, sean
clientes suyos o no: pues bien, para ello emplea los anuncios.

❖ Carta circular :se utiliza principalmente para cubrir dos grandes campos de
comunicación en las empresas.
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El primero hace referencia al tipo de carta comercial que utilizan las

organizaciones para anunciar algún evento a otras empresas o personas
(clientes, proveedores, abonados, asociados…). Los motivos más usuales por
los que se emite este tipo de circulares son para comunicar cambios de
domicilio social, apertura de oficinas, lanzamiento al mercado de nuevos
productos, como carta de acompañamiento o presentación en encuestas,
eventos, inauguraciones, etcétera

El segundo gran campo obedece a las instrucciones, procedimientos, órdenes

o información específica que sobre algún asunto envía la organización a sus
empleados o socios, para su conocimiento y efecto. También a que las
instituciones públicas deseen transmitir información a sus subordinados o
administrados: inauguración de actos culturales, organización de actividades o
eventos

❖ Tarjetas Las tarjetas se dividen en dos clases: las tarjetas de visita o de

cortesía y las tarjetas comerciales o de respuesta comercial.

❖ Invitaciones: Este documento surge como consecuencia de la necesidad de

establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social y los asistentes.
Esos actos son fundamentalmente de dos clases: públicos, y privados o
familiares. Para los actos públicos tenemos, por ejemplo, las invitaciones que
extienden las empresas u organizaciones que convocan eventos, congresos,
seminarios, presentaciones o simposios. También, cuando los mandatarios de
instituciones, organismos o entes públicos cursan invitaciones para actos
sociales u oficiales.

❖ Saludas: Es el documento por excelencia utilizado por directivos de empresa

(presidentes, directores, gerentes…), por los cargos públicos de las entidades,
organismos e instituciones oficiales, y, en definitiva, por aquellas personas,
entidades o fundaciones de cierta trascendencia en las relaciones
profesionales y sociales para comunicar nombramientos, tomas de posesión,
invitaciones a actos, cambios de domicilio social, como forma de
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agradecimiento o en otras situaciones de carácter análogo, así como respuesta

a otro recibido.

Cabe resaltar que este es un resumen de los diferentes documentos, ya que

existen otros en materia contable y comercial, que son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizados y las disposiciones de la ley; tales como facturas, notas débito, notas
crédito, cheque, pagare, y entre otros.

Igualmente las empresas se implementan sistemas de gestión de calidad que

requieren diferente documentación ,que también se deben gestionar adecuadamente
y abordaremos en otra unidad.