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POLÍTICAS DE CAJA CHICA

Objetivo: Establecer políticas administrativas para determinar criterios referentes al movimiento de

efectivo a través de fondos de caja chica.

Alcance: Las obligaciones descritas en las presentes políticas aplican al personal responsable del
manejo de caja chica.

Políticas generales:

1. El área Contable, tendrá la facultad de autorizar o rechazar facturas que a su JUICIO

considere pertinentes, fundamentadas en las políticas y reglamentos vigentes.

Usuarios de fondo de caja.

2. Para contar con fondos de caja chica y morralla, es necesario el llenado del formato de
solicitud de Caja Chica por la cantidad de $10,000.00 asignada por la Gerencia General.

3. Los conceptos de erogación autorizados para ejercer a través del fondo de caja chica sólo
serán de gastos menores, para cubrir necesidades operativas de la Empresa, entre los
cuales se encuentran los siguientes:

• Gastos de mensajería y fletes.

• Viáticos solo si se encuentra autorizado por la Gerencia General
• Gastos de oficina (encuadernado, engargolado, entre otros menores).
• Material fotográfico (pilas entre otros menores).
• Compra de botiquín
• Compra de Agua de Garrafón
• Tiempo Aire
• Material para mantenimiento de Oficina
• Material para mantenimiento vehicular
• Pago de estacionamiento
• Comisiones por pago de servicios
• Compra de pasteles por cumpleaños
• Pago de servicio medico
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4. Todo comprobante no deberá exceder de $2,000.00 (dos mil pesos 00/100, Moneda
Nacional) con IVA incluido.

5. Los siguientes conceptos no serán cubiertos por ningún motivo a través de Fondo de Caja
chica.
• Compras de activo fijo.
• Servicios personales (sueldos, honorarios, horas extras, préstamos, entre otros relacionados).

6. Las reposiciones de caja chica deberán realizarse a nombre del responsable del fondo de caja
chica por el medio de pago que la Gerencia General determine, a través del formato de
Requisición; indicando en el concepto que corresponde a un reembolso de caja chica, el cual
deberá firmarse por el responsable de caja chica y la Gerencia.

7. La Requisición que ampare una reposición de caja chica deberán de reembolsarse dentro del
mes correspondiente a la fecha de las facturas y se tendrá un margen de 5 días hábiles del
mes inmediato posterior para realizar la reposición del Fondo de Caja Chica, de lo contrario
no se recibirán para su pago.

8. El responsable de caja chica deberá mantener el importe en efectivo y/o los comprobantes
debidamente resguardados en la caja o lugar asignado dentro de la Empresa evitando por
seguridad llevarlos consigo.

9. La antigüedad del vale provisional de caja no deberá de exceder 4 días hábiles, de no ser
comprobado y justificado se descontará vía nómina.

10. Las causas que son motivo de retiro de caja chica son las siguientes:

• Diferencias entre el monto autorizado, de efectivo, vales y la suma de comprobantes. Arqueo.

• Utilizar los recursos en otros gastos diferentes a los establecidos en las presentes políticas.

11. Por Seguridad durante los periodos vacacionales el responsable de Caja Chica deberá realizar
la devolución del fondo fijo de caja a la Gerencia General y esta determinara a quien
provisionalmente asignara para que se siga operando en dichos periodos, deberán realizar
solicitud para mantener el fondo.
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De los arqueos de caja chica:

12. Se realizarán arqueos periódicos y sin previo aviso para cerciorarse del correcto uso de los
fondos de caja chica. En caso que se detecte que el recurso se está utilizando para cubrir
gastos personales y otros gastos diferentes a los establecidos en el presente documento se
solicitará la devolución del recurso de forma inmediata.

13. El responsable de caja chica deberá dar acceso total al lugar asignado a las personas
autorizadas de realizar arqueo del fondo. En caso de no otorgar el acceso, quedará asentado
en el formato de arqueo del fondo y se procederá a su retiro por los medios establecidos en
las presentes políticas.

14. Se tendrá una tolerancia de $10.00 (Son: diez pesos 00/100 M.N.) de diferencias en importe
al momento del arqueo, tanto en sobrantes como en faltantes para evitar el descuento o
devolución

15. El responsable del fondo en cualquier momento deberá amparar y comprobar la totalidad
del fondo, ya sea en efectivo, comprobantes de gastos y/o vales provisionales de caja.

16. Los sobrantes al momento del arqueo, serán entregados en caja a favor de la institución bajo
el concepto de otros aprovechamientos

17. El responsable del fondo de la caja chica principal deberá monitorear diariamente respecto a
la antigüedad de los vales de Caja Chica Principal otorgados y reportará ante contabilidad y
Gerencia General aquellos vales que estén vencidos y no hayan sido comprobados, a partir
del siguiente día hábil posterior a su vencimiento.

18. El usuario podrá solicitar solo un vale de $1,000.00 (Mil pesos 00/100 M.N.), podrá volver a
solicitar recurso de caja hasta que dicho monto haya sido comprobado según las presentes
políticas.
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ANEXOS
Responsiva de caja chica

Cuautitlán Izcalli, Estado de México a ___ de __________ de 202_.

GERENCIA
PRESENTE:

Recibo de la empresa “FH PROYECTOS S DE RL DE CV”, la cantidad de $10,000.00 (diez mil pesos
00/100 M.N.) importe que corresponde a la totalidad del fondo fijo del área administrativa y/o
operativa, dicha cantidad se me entrego en efectivo para su correcta guardia y custodia, mismo que
debe utilizarse para reembolsos y gastos propios exclusivos de la empresa, los cuales deberán ser
previamente autorizados.

Declaro conocer las políticas y procedimientos para el manejo y reembolso de la caja chica y me
comprometo a darle el uso adecuado a la misma.

Atentamente

_________________________
Nombre y puesto

Autorizaciones

_________________ _________________
Jefe inmediato Gerencia General
Nombre y firma Nombre y firma