5 C 82 CBC 681 Ac 6

Fuente Cantidad ¿Hallazgo
Fecha de Porcentaje de Proceso Dependencia Fecha de cierre Fecha de cierre

No. (Auditoría interna, SNC, Fecha de la fuente Descripción Causa Actividades Unidad de medida (De acuerdo a la unidad Fecha de inicio Primer trimestre Segundo trimestre Tercer trimestre Cuarto trimestre Primer trimestre Segundo trimestre Tercer trimestre Cuarto trimestre Estado recurrente?
etc) de medida)
terminación avance responsable responsable actividad hallazgo
Si o No
4.2.1 literal c y 7.3.2 Con las circulares numeradas 20164100261 y 20164100262, se

Se pudo evidenciar en la página web de la Coporación que no se está Inoportuno envio de la información de las áreas generadoras a Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
1 literal b) de ISO H1-2016 Circular con el cronograma de las actividades del cierre Circular 1 9/30/2016 1/31/2017 100% GFI DAF instruyo las fechas del cierre presupuestal financiero y contable al vigencia 2017 Cerrada 1/31/2017 No
publicando de manera oportuna los informes de los estados financieros contabilidad
9001:2008 interior de la entidad
Se realizo cambios a la caracterización y a los procedimientos Facturación

4.2.3 ISO 9001: 2008, Actividades cerradas en la
Rentas GFI-PR-14 y Deducciones Tributarias GFI-PR-01 los cuales no cuentan Modificaciones a los procedimientos y actualizaciones Reunión del Comité de Mejora SIGESPU de la DAF, Se adjunta reunión del comité de mejora para los procesos GAL Y Actividades cerradas en la vigencia 2017
2 NTCGP 1000:2014 y 2.2 H2-2016
con el Acta del Grupo de Mejoramiento, incumpliendo el procedimiento CAR realizadas no incorporadas al sistema verificando los procedimientos
Acta reunión 1 9/30/2016 12/31/2016 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 12/31/2016 No
MECI GFI
"Elaboración y Control de Documentos y Registros" GSG-PR-01

4.2.3 ISO 9001: 2008, Procedimientos remitidos Actividades cerradas en la
Rentas GFI-PR-14 y Deducciones Tributarias GFI-PR-01 los cuales no cuentan Modificaciones a los procedimientos y actualizaciones Modificaciones a los procedimientos observados, ajustando Se enviaron a OAP 16 procedimientos para su respectiva Actividades cerradas en la vigencia 2017
3 NTCGP 1000:2014 y 2.2 H2-2016
con el Acta del Grupo de Mejoramiento, incumpliendo el procedimiento CAR realizadas no incorporadas al sistema las actividades
a OAP, para su 8 9/30/2016 2/28/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 2/28/2017 No
MECI publicación actualización en la página de procesos de la Entidad (DELL)

4.2.3 ISO 9001: 2008, Inventario control sobre el Actividades cerradas en la
Rentas GFI-PR-14 y Deducciones Tributarias GFI-PR-01 los cuales no cuentan Modificaciones a los procedimientos y actualizaciones Realizar inventario de los expedientes con incumplimiento de Adjuntamos Excel con la relacion de la totalidad de los acuerdos de Actividades cerradas en la vigencia 2017
4 NTCGP 1000:2014 y 2.2 H2-2016
con el Acta del Grupo de Mejoramiento, incumpliendo el procedimiento CAR realizadas no incorporadas al sistema acuerdos de pago
cumplimiento de los 1 9/30/2016 1/31/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 1/31/2017 No
MECI acuerdos de pago pago el saldo y su estado
4.2.3 ISO 9001: 2008,

El Reglamento de Cartera, Resolución 460 de Marzo 26-13, se debe actualizar, inoportuna revisión de los cambios normativos y Con la Resolución numero 2845 del 29 de diciembre de 2016, la Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
5 NTCGP 1000:2014 y 2.2 H3-2016
entre otras, por las siguientes razones procedimentales no incorporados a la resolución
Adopcion del nuevo reglamento de cartera Resolución 1 9/30/2016 12/31/2016 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 12/31/2016 No
MECI Corporación adopto nuevo reglamento de Cartera
Verificado el normograma para el proceso de "Gestión Financiera", no se

encuentran allí las siguientes normas: Ley 43 de 1990, Resolución CGN 533 de
7.2.1 ISO 9001:2008 2015, e Instructivo DIAN 002 del 2015, motivo por el cual se incumplió lo Inoportuna revisión de la normatividad vigente en los diferentes Se remitió normograma actualizado a la OAP debidamente aprobado Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
6 H4-2016 Adopcion del nuevo reglamento de cartera Resolución 1 9/30/2016 12/31/2016 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 12/31/2016 No
NTCGP 1000:2014 solicitado en el memorando 20163114524 del 4 de Mayo de 2016, incumpliendo procedimientos por los líderes de cada proceso
el literal c) del numeral 7.2.1 de la norma e igualmente se incumple el
procedimiento CAR GSG - PR -10
Verificado el normograma para el proceso de "Gestión Financiera", no se

encuentran allí las siguientes normas: Ley 43 de 1990, Resolución CGN 533 de
7.2.1 ISO 9001:2008 2015, e Instructivo DIAN 002 del 2015, motivo por el cual se incumplió lo Inoportuna revisión de la normatividad vigente en los diferentes El normograma fue realizado por todos los líderes, razón por la cual Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
7 NTCGP 1000:2014
H4-2016
solicitado en el memorando 20163114524 del 4 de Mayo de 2016, incumpliendo procedimientos
Adopcion del nuevo reglamento de cartera Resolución 1 9/30/2016 12/31/2016 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 12/31/2016 No
se anexa el soporte de envió a OAP del normograma actualizado
el literal c) del numeral 7.2.1 de la norma e igualmente se incumple el
procedimiento CAR GSG - PR -10
4.3 NTC- ISO

Desconocimiento por parte del personal sobre el sistema Actividades cerradas en la
14001:2004 Se encuentran de soporte las listas de asistencia que reposan en el Actividades cerradas en la vigencia 2017
8 4.5.3.1 NTC-OHSAS
H5-2016 Deficiencias en el conocimiento del sistema integrado de gestión Desconocimiento de las implicaciones sobre la integralidad del Capacitación Actas de asistencia 1 9/30/2016 12/31/2016 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 12/31/2016 No
sistema Oficina Asesora de Planeación de fecha 30 de septiembre de 2016
18001:2008
Al efectuar trazabilidad al aplicativo SIDCAR, al período de alcance de la

Plan de Trabajo sobre la
auditoría, se relacionan 98 Derechos de Petición y 90 documentos de Inadecuada utilización del aplicativo SIDCAR, al no dar las
7.2.3 ISO 9001:2008 Actividades personalizadas con cada uno de los correccion a la Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
9 NTCG 1000:2014
H6-2016 información institucional contestados fuera de tiempo. Lo anterior incumple los respuestas oportunas y por el medio indicado a las diferentes
colaboradores mejorando la oportunidad inoportunidad de las
1 9/30/2016 11/30/2016 100% GFI DAF Inforfacion verificada vigencia 2017 Cerrada 11/30/2016 No
términos establecidos por la Ley 1755 de 2015 y los procedimientos internos solicitudes
respuestas
relacionados.
En la serie documental 800-01,19 se observaron las actas de comité

técnico donde se trataron los temas concernientes a Planes de
De las entrevistas y del análisis de los informes de auditoria de la Oficina de Mejoramiento como son: Acta 15 de diciembre 29 de 2016, acta del 9
Control Interno y de CGR así como de sus Memorandos No. 20163119930 del de mayo de 2017, acta de 23 de mayo de 2017, acta del 8 de junio
8.5.2. ISO 9001:2008 16/06/2016, 20163111596 del 13/04/2016, 20163107597 del 08/03/2016, se Falta de comunicación sobre las actividades propuestas Desarrollar informe de avance de los PUMI en cada uno de de 2017 acta del 6 de julio de 2017, acta del 21 de julio de 2017, y
Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
10 NTCGP1000: 2009. 2.3.1 H7-2016 evidencia que la Dirección Financiera no ha dado total cumplimiento al Plan de Compromiso de las areas responsables con el mejoramiento los comites técnicos de la DAF, facilitando el cumplimiento de Actas del comité tecnico. 6 9/30/2016 11/30/2016 100% GFI DAF acta del 14 de agosto de 2017. Para cerrar oportunamente la vigencia 2017 Cerrada 11/30/2016 No
MECI Mejoramiento de la Contraloria General vigencia 2014, incumpliendo la norma sugerido los mismos actividad correspondiente, las actas deberán tener fecha anterior del
en lo relativo a las acciones correctivas para eliminar las cusas de las no 30 de noviembre de 2016, según está estipulado en el Plan de
conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Mejoramiento. Se observó que en las actas relacionadas no se busca
solución de fondo al hallazgo. Las actas de la vigencia 2017 no se
encuentran numeradas.
Durante la auditoría se preguntó acerca del cumplimiento dado y de los

avances del Plan Único de Mejoramiento Institucional (PUMI), correspondiente
a la vigencia 2014 donde se pudo establecer:
1. No se cuenta con grupo de mejora: para este evento los auditados
respondieron que se creó el grupo pero a la fecha de auditoría no se contaba
con el acta que soportará el cumplimiento de tal actividad.
8.5.2. ISO 9001:2008 2. No se aporto el Plan de Mejoramiento ajustado de la auditoría interna Falta de comunicación sobre las actividades propuestas Desarrollar informe de avance de los PUMI en cada uno de Actividades cerradas en la
11 NTCGP1000: 2009. 2.3.1 H8-2016 realizada en el 2015, de conformidad con el procedimiento CAR "Formulación Compromiso de las areas responsables con el mejoramiento los comites técnicos de la DAF, facilitando el cumplimiento de Actas del comité tecnico 6 9/30/2016 11/30/2016 100% GFI DAF Aportaron las evidencias y actividad efectiva Actividades cerradas en la vigencia 2017 Cerrada 11/30/2016 No
vigencia 2017
MECI Planes de Mejoramiento MSM-PR-03", como se corrobora en los memorandos sugerido los mismos
20163100757 del 12 de enero de 2016, 20153135288 de octubre 9 de 2015 y
20153137300 del 3 de noviembre de 2015.
Por lo anterior, se incumple con dicho procedimiento en lo referente a
determinar e implementar las acciones necesarias para eliminar las causas de
las no conformidades con el objeto de prevenir que no vuelvan a ocurrir
No se evidenció en la caracterización ni en el mapa de riesgos del proceso los

siguientes riesgos que ya se han materializado: fenecimiento de la cuenta por
parte de la CGR; riesgo de los reprocesos que está generando el hecho de
continuar en funcionamiento los aplicativos FINANZAS 2000 y el COBRECAR y En la mesa de trabajo realizada con el grupo de mejora se evidencia
la digitalización manual de gran parte de los procesos de cobro persuasivo y Inoportuna actualización de los riesgos asociados a los Reunión del comité de mejora DAF - GFI, incorporando los Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
12 1.3.2.2. MECI H9-2016
coactivo, por lo que se incumple con el numeral 1.3.2.2 de MECI respecto a la procedimientos. riesgos detectados
Acta 1 9/30/2016 11/30/2016 100% GFI DAF los riesgos derivado de ello se realizan las actualizaciones vigencia 2017 Cerrada 11/30/2016 Si
identificación de riesgos por cuanto estos riesgos pueden afectar la credibilidad pertinentes
e imagen institucional se encuentra desactualizado en la medida que ya se han
materializado riesgos tales como el no no se incluye el , además de continuar
con
No se evidenció en la caracterización ni en el mapa de riesgos del proceso los

siguientes riesgos que ya se han materializado: fenecimiento de la cuenta por
parte de la CGR; riesgo de los reprocesos que está generando el hecho de
continuar en funcionamiento los aplicativos FINANZAS 2000 y el COBRECAR y
la digitalización manual de gran parte de los procesos de cobro persuasivo y Inadecuado cubrimiento de los riesgos asociados a los Memorando remitiendo a la OAP los riesgos acutalizados del Actividades cerradas en la
13 1.3.2.2. MECI H9-2016 Memorando 1 9/30/2016 11/30/2016 100% GFI DAF Actividad cerrada con memoerando 20173127990. Actividades cerradas en la vigencia 2017 Cerrada 11/30/2016 No
coactivo, por lo que se incumple con el numeral 1.3.2.2 de MECI respecto a la procedimientos proceso para su publicación. vigencia 2017
identificación de riesgos por cuanto estos riesgos pueden afectar la credibilidad
e imagen institucional se encuentra desactualizado en la medida que ya se han
materializado riesgos tales como el no no se incluye el , además de continuar
con
4.2.3 y ISO 9001:2008 No se han revisado la totalidad de los precedimientos Actividades cerradas en la
La entidad debe revisar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos Realizar reunión del Comité de Mejora GAL- DAF y DOI para Se realizó mesa de trabajo a fin de verificar el estado actual de los Actividades cerradas en la vigencia 2017
14 NTCGP 1000:2009 y 3 H1-2016
nuevamente.
verificando la actualidad y pertinencia de las actividades con lo
la verificación de los procedimientos
Acta 1 9/30/2016 12/31/2016 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 12/31/2016 No
de MECI preceptuado en la Resolución de funciones de la Corporación. procedimientos a cargo de la Dirección Operativa y de Infraestructura
4.2.3 y ISO 9001:2008 No se han revisado la totalidad de los precedimientos Actividades cerradas en la
La entidad debe revisar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos Unificar mediante comité tecnico la totalidad de los formatos Se realizó mesa de trabajo a fin de verificar el estado actual de los Actividades cerradas en la vigencia 2017
15 NTCGP 1000:2009 y 3 H1-2016
nuevamente.
verificando la actualidad y pertinencia de las actividades con lo
asociados a los procedimientos
de MECI preceptuado en la Resolución de funciones de la Corporación. formatos utilizados por la Dirección Operativa y de Infraestructura
4.2.4, ISO 9001:2008,

Se evidencio que los formatos del proceso no cumplen con lo establecido en el Inadecuado manejo de las TRD soporte de los procedimientos Realizar reunión del Comité de Mejora GAL- DAF y DOI para Se realizó mesa de trabajo a fin de verificar el estado actual de los Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
16 NTCGP:1000:2009 Y 3 H2-2016 Acta 1 9/30/2016 12/31/2016 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 12/31/2016 No
de MECI
SIGESPU utilizando versiones que no son las vigentes. Utilizacion inadecuada de los formatos la verificación de los procedimientos procedimientos a cargo de la Dirección Operativa y de Infraestructura
4.2.4, ISO 9001:2008, Actividades cerradas en la

Se evidencio que los formatos del proceso no cumplen con lo establecido en el Inadecuado manejo de las TRD soporte de los procedimientos Unificar mediante comité tecnico la totalidad de los formatos Se realizó mesa de trabajo a fin de verificar el estado actual de los Actividades cerradas en la vigencia 2017
17 NTCGP:1000:2009 Y 3 H2-2016
SIGESPU utilizando versiones que no son las vigentes. Utilizacion inadecuada de los formatos asociados a los procedimientos
de MECI procedimientos a cargo de la Dirección Operativa y de Infraestructura
6.2.2 NTC 9001:2008,

El desconocimiento de la totalidad de las obligaciones de los participes del
NTCGP 1000:2009 Actividades cerradas en la
procedimiento para con el sistema integrado Incrermento del riesgo por incumplimiento de la normatividad Reuniones de socialización sobre el sistema integrado para la Se encuentran de soporte las listas de asistencia que reposan en el Actividades cerradas en la vigencia 2017
18 Competencia formación y H3-2016
El incumplimiento de lo preceptuado sobre las capacitaciones en la técnica relacionada con el procedimiento totalidad del personal
Actas de asistencia 1 9/30/2016 12/31/2016 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 12/31/2016 No
toma de conciencia y Oficina Asesora de Planeación de fecha 30 de septiembre de 2016
incorporacion y traslado del personal
1.1.2 de MECI
7.2.3 ISO 9001:2008

NTCG 1000:2004 y 3 El proceso GAL debe implementar disposiciones eficaces para la comunicación Las comunicaciones se responden en la oportunidad sin
MECI con los clientes. embargo, estas no son finalizadas correctamente, en el
7.1- 7.5.1 ISO Al efectuar trazabilidad al aplicativo SIDCAR programa Plan de Trabajo sobre la correccion a la inoportunidad de las Se remite el plan de trabajo con el cual se dio alcance a las Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
19 9001:2008
H4-2016
Durante la planificación debe determinar las actividades de verificación, Existen algunas peticiones que su respuesta de fondo se debe respuestas
Plan de trabajo ejecutado 1 9/30/2016 1/30/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 1/30/2017 No
comunicaciones y derechos de petición que requerian seguimiento
NTCGP 1000:2009 y 1.2 validación, seguimiento, medición, inspección y los criterios de aceptación y dar de manera conjunta con areas misionales y de apoyo
de MECI satisfacción de los servicios que prestan. incrementando considerablemente los tiempos de respuesta
8.5.2 ISO 9001:2008 y De las entrevistas y del análisis de los informes de auditoria de la Oficina de Falta de comunicación sobre las actividades propuestas Desarrollar informe de avance de los PUMI en cada uno de Actividades cerradas en la
Actas de comité técnico Se realizaRon actas de comité que corresponden al seguimiento a Actividades cerradas en la vigencia 2017
20 NTCGP 1000:2009, 2.3.1 H5-2016 Control Interno, se evidencia que el proceso GAL no ha dado total cumplimiento Compromiso de las areas responsables con el mejoramiento los comites técnicos de la DAF, facilitando el cumplimiento de
de la DAF
5 9/30/2016 1/31/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 1/31/2017 No
MECI al Plan de Mejoramiento de auditoria sugerido los mismos los procesos de la Dirección por ende al cumpliminento de los PUMI
Se indago a varias personas participantes del Proceso GAL y manifestaron El desconocimiento de la totalidad de las obligaciones de los
4.4.6 ISO 14001:2004 y desconocimiento y falta de apropiación de los controles operacionales participes del procedimiento para con el sistema integrado Reuniones de socialización sobre el sistema integrado para la Se encuentran de soporte las listas de asistencia que reposan en el Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
21 H6-2016 Actas de asistencia 1 9/30/2016 1/31/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 1/31/2017 No
OHSAS 18001:2007 asociados a los Programas implementados de los Sistemas de Gestión El incumplimiento de lo preceptuado sobre las capacitaciones totalidad del personal Oficina Asesora de Planeación de fecha 30 de septiembre de 2016
Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. en la incorporacion y traslado del personal
El proceso de Gestión Financiera tiene planes de mejoramiento como producto

de auditorías internas y auditorías realizadas por la CGR.
Mediante el memorando No. 20173108847 de marzo 01 de 2017 se le informo
al líder del proceso el estado del PM de la auditoria interna, la cual cuenta con
nueve (9) hallazgos y trece (13) actividades, de las cuales nueve (9) actividades
se encuentran con fecha de culminación, 31 de diciembre de 2016 y 28 de Se presentarón los informes periódicos que de acuerdo con los
Falta de importancia de la información relacionada con los 1. Remitir los informes periódicos que de acuerdo con el
febrero de 2017, no se cerraron dentro del tiempo establecido. Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
22 H1-2017
Con el memorando No. 20173114935 de abril 7 de 2017 se informa al líder del
planes de mejora con destino a la Oficina de Control Interno por cronograma se encuentren pendientes de envío al corte 31 Informes periódicos 3 6/1/2017 6/30/2017 100% GFI DAF número de memorando 20173130362 y memorando del día vigencia 2017 Cerrada 6/30/2017 No
parte de la DAF de mayo de 2017 02.08.2017, con el que se envía el presente PM.
proceso el estado de los PM de CGR, se establece que como consecuencia de
la auditoria regular de la CGR vigencia 2015 el proceso es responsable de 18
hallazgos y 23 actividades de la cuales no se presentó ningún avance a pesar
que a la fecha, 17 actividades se encuentran vencidas.
Por lo anterior se corre el riesgo de ser requerida la Corporación por los entes
de control, e iniciar procesos administrativos y disciplinarios.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

El proceso de Gestión Financiera tiene planes de mejoramiento como producto
de auditorías internas y auditorías realizadas por la CGR.
Mediante el memorando No. 20173108847 de marzo 01 de 2017 se le informo
al líder del proceso el estado del PM de la auditoria interna, la cual cuenta con
nueve (9) hallazgos y trece (13) actividades, de las cuales nueve (9) actividades
se encuentran con fecha de culminación, 31 de diciembre de 2016 y 28 de Se realizarón siete reuniones de comité en las cuales se estimó
Falta de importancia de la información relacionada con los 2. Incluir en la agenda del comité periódico de la DAF un
febrero de 2017, no se cerraron dentro del tiempo establecido. Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
23 H1-2017
Con el memorando No. 20173114935 de abril 7 de 2017 se informa al líder del
planes de mejora con destino a la Oficina de Control Interno por punto relacionado con la gestrión de calidad y atención a Acta mensual 7 6/1/2017 12/31/2017 100% GFI DAF pertinente el cumplimiento oportuno de la gestión de calidad y vigencia 2017 Cerrada 12/31/2017 No
parte de la DAF organismos de control atención a organismos de control.
proceso el estado de los PM de CGR, se establece que como consecuencia de
la auditoria regular de la CGR vigencia 2015 el proceso es responsable de 18
hallazgos y 23 actividades de la cuales no se presentó ningún avance a pesar
que a la fecha, 17 actividades se encuentran vencidas.
Por lo anterior se corre el riesgo de ser requerida la Corporación por los entes
de control, e iniciar procesos administrativos y disciplinarios.
H2. Revisado el procedimiento GFI-PR-05 Inversiones, versión 4 del 24-06-

2016, se pudo establecer que en el desarrollo de dichas actividades no existe
claridad por parte del Auditado, particularmente en las actividades 9,10, 11, 13
y 14.
* El decreto 1525 del 2008, las resoluciones CAR Nros. 2487 del 2005 y 049 del
2015, no están relacionadas en la matriz "Normograma de Calidad" GSG-PR- Con el memorando de radicado 20173142126 se envió el
1. Ajustar y actualizar el procedimiento de Invsersiones GFI- Actividades cerradas en la
10-FR-01. Actividades cerradas en la vigencia 2017
24 H2-2017
* La Resolución CAR 049 del 14-01-2015 "Por la cual se modifica la Resolución
PR-05 dando alcance a lo expuesto en el análisis de causas Procedimiento ajustado 1 6/1/2017 9/30/2017 100% GFI DAF procedimeinto debidamente actualizado de acuerdo a las vigencia 2017 Cerrada 9/30/2017 No
para los hallazgos 2 y 3 recomendaciones.
338 de 2012", menciona en su desarrollo la Resolución 388 que tiene que ver
con la asignación de una prima técnica, la cuál no tiene ninguna relación con el
tema tratado.
El riesgo de no tener el normograma actualizado, induce a aplicar normas
derogadas o no aplicar normas nuevas, acarreando en sanciones de toda
índole.
H1. Revisados algunos registros del procedimiento Inversiones CFI-PR-05

versión 4 del 24-06-2016 se pudo evidenciar que:
* El acta del Comité de Inversiones Nro. 499 del 22/03/2017 contiene 15 folios,
se observó que la misma no tiene firma del Director General, igual situación
ocurre con las actas de los meses de Enero y Febrero del 2017.
* Según lo establecido en la tarea 18 del procedimiento, debe existir un extracto
mensual de las subcuentas DECEVAL y DCV, de éste último no se pudo Actividades cerradas en la
2. Ajustar y actualizar el Normograma DAF frente al tema de EL normograma de los procesos responsabilidad de DAF fue Actividades cerradas en la vigencia 2017
25 H3-2017 observar el extracto correspondiente al mes de Marzo del 2017.
Inversiones
Normograma ajustado 1 6/1/2017 9/30/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 9/30/2017 No
* Según lo establece la tarea 11 del procedimientos, es necesario que una vez actualizada con el número de memorando 20173139757.
constituido el "CDP" se solicite constancia de depósito de los títulos al Banco.
Frente al requerimiento realizado al auditado, no se suministró dicho
documento.
* La contabilización de los títulos de inversión del 23-03-2017 se realizaron el 7
de abril del año en curso.
* El arqueo que se realiza según lo establecido en el procedimiento en cuestión,
no permite identificar claramente quien realizó dicha labor.
H2. Revisados algunos registros del procedimiento Inversiones CFI-PR-05

versión 4 del 24-06-2016 se pudo evidenciar que:
* El acta del Comité de Inversiones Nro. 499 del 22/03/2017 contiene 15 folios,
se observó que la misma no tiene firma del Director General, igual situación
ocurre con las actas de los meses de Enero y Febrero del 2017.
* Según lo establecido en la tarea 18 del procedimiento, debe existir un extracto Con el memorando de radicado 20173142126 se envió el
mensual de las subcuentas DECEVAL y DCV, de éste último no se pudo procedimento de caja debidamente actualizado sin embargo el
Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
26 H3-2017 observar el extracto correspondiente al mes de Marzo del 2017. 3. Ajustar el formato de autoarqueo formato actualizado 1 6/1/2017 9/30/2017 100% GFI DAF formato de Arqueo quedó en verificación por parte del grupo de vigencia 2017 Cerrada 9/30/2017 No
* Según lo establece la tarea 11 del procedimientos, es necesario que una vez mejora, razón por la cual no se alcanzó actualizar en este periodo de
constituido el "CDP" se solicite constancia de depósito de los títulos al Banco. septiembre.
Frente al requerimiento realizado al auditado, no se suministró dicho
documento.
* La contabilización de los títulos de inversión del 23-03-2017 se realizaron el 7
de abril del año en curso.
* El arqueo que se realiza según lo establecido en el procedimiento en cuestión,
no permite identificar claramente quien realizó dicha labor.
Entrevistado el auditado, se pudo evidenciar desconocimiento sobre los

Solicitar a la OAP una capacitación sobre los temas del Cerrada con memorando No. 20173142126 del 28 de septiembre de Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
27 H4-2017 elementos, componentes, interacciones, principios, políticas, articulación, y Insuficiente capacitación en los temas de SIGESPU
SIGESPU
Memorando 1 6/1/2017 6/30/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 6/30/2017 Si
objetivos entre otros del Sistema Integrado de Gestión Pública de la CAR. 2017.
Se evidenciaron varios numerales de los procedimientos: GFI-PR-09

Conciliaciones Bancarias, GFI-PR-05 inversiones, GFI-PR-12 Recaudo y GFI-
PR-10 Cuentas por Pagar, desactualizados.
No se ha dado suficiente importancia a la actualización de los 1. Ajustar y/o actualizar los procedimientos citados en el En el anexo se encuentran consolidados todos los procedimientos Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
28 H5-2017 Por lo anterior la Oficina de Tesorería solicito a DAF (Grupo de mejora)
procedimientos de la DAF hallazgo
Procedimiento ajustado 4 6/1/2017 9/30/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 9/30/2017 No
mediante los memorandos 20153133864 y 20163111707 del 28/09/2015 y que se enviaron a OAP para su respetciva actualización en DELL
13/04/2016 respectivamente, la modificación de procedimientos y su respectiva
publicación, actividad que no se ha realizado a la fecha.
Se evidenciaron varios numerales de los procedimientos: GFI-PR-09

Conciliaciones Bancarias, GFI-PR-05 inversiones, GFI-PR-12 Recaudo y GFI-
PR-10 Cuentas por Pagar, desactualizados.
No se ha dado suficiente importancia a la actualización de los 2. Remitir los procedimientos ajustados al SIGESPU para su Con memorando 20173142126 fue enciado la actualización de los Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
29 H5-2017 Por lo anterior la Oficina de Tesorería solicito a DAF (Grupo de mejora)
procedimientos de la DAF publicación
Memorando 1 1/1/2017 10/31/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 10/31/2017 No
mediante los memorandos 20153133864 y 20163111707 del 28/09/2015 y procedimientos a SIGESPU
13/04/2016 respectivamente, la modificación de procedimientos y su respectiva
publicación, actividad que no se ha realizado a la fecha.
Revisado el procedimiento GFI-PR-20 Fondo de Compensación Ambiental FCA,

versión 2 del 24-06-2016, se pudo establecer que:
* Que el Decreto 954 de 1999 y la Ley 344 de 1996, no están relacionadas en
el Normograma de Calidad de la entidad, así mismo en el procedimiento no se
cita la ley 344.
* En la actividad 10 se cita la Serie Documental 800-126-02, sin embargo la 1. Dar aplicabilidad al procedimiento publicado en el
No se dio adecuada aplicación al procedimiento establecido en Fue aplicada el procedimiento, soporte de ello la conciliación y Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
30 H6-2017 carpeta del año 2016 y 2017 se conserva en la SD 800-118-01.
el SIGESPU
SIGESPU, validando estrictamente los puntos de control del Procedimiento aplicado 1 6/1/2017 6/30/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 6/30/2017 No
* En la actualidad la labor es desarrollada por un contratista (Cto. 19 de 2017), citado procedimiento posterior envio
el cual no figura dentro de los responsables del numeral 4 del procedimiento
GFI-PR-20.
* En la actividad 9, se cita él envió de un oficio y como control adicional un
correo electrónico, en desarrollo de la auditoria solo se evidenció un email del
10/11/2016, reportando el mes de Septiembre del 2016.
Revisada la carpeta de la vigencia 2016 con SD 800-118-01 se pudo evidenciar

a folio 101 y 102, que el valor del ingreso por concepto de Cobro x Seguimiento
fue de $4.625.189,oo, sobre el cual se liquidó el 10% arrojando un valor a
trasferir de $462.519,oo. Quedando este rubro con % acumulado de ingresos
frente a lo presupuestado del 99.7%
Partiendo de lo anterior, para el mes de Septiembre del 2016 el ingreso para el
2. Conciliar los valores transferidos al Minambiente durante la
mismo rubro (Cobro x Seguimiento) fue de $184.156,oo, según el
vigencia 2016 frente a la ejecución de ingresos a 31 de
procedimiento solo se transferirá el valor que llegue al 100%, que para el caso Actividades cerradas en la
No se dio adecuada aplicación al procedimiento establecido en diciembre de 2016, con los excedentes financieros 2016 Se adjunta hoja de excel con la conciliación de los valores Actividades cerradas en la vigencia 2017
31 H7-2017 que nos ocupa se completaba con el valor de $30.898,oo, que liquidado al 10%
el SIGESPU aprobados por el Concejo Directivo según Acuerdo N° 5 del
Hoja excel 1 6/1/2017 8/31/2017 100% GFI DAF vigencia 2017 Cerrada 8/31/2017 No
daría un valor de transferencia de $3089,oo. transferidos al Minambiente durante la vigencia 2016.
14 marzo de 2017, liquidados con la resolución N° 690 de
Sin embargo, se logró establecer que el valor transferido en este rubro (Cobro x
2017 .
Seguimiento) para el mes de Septiembre de 2016 fue de $465.608,oo, sobre
una base de $4.656.087,oo (Que resulta de sumar el valor del mes de agosto
más los $30.898,oo del mes de Septiembre) es decir se pagó un mayor valor
de $462.519,oo.
Partiendo de lo anterior se observaron debilidades en los puntos de control 3 y
5 del procedimiento GFI-PR-20 Fondo de Compensación Ambiental FCA.
Se evidencia que la herramienta se implementó en las

inducciónes y reinudcciones de febrero de 2018 y en las
La organización ha definido los recursos necesarios para implementar y direcciones regionales en el 2017.
Al momento de la auditoria DAF estaba implementado las
mantener el Sistema de Gestión Ambiental, sin embargo se evidencia que en Informar a DAF mediante memorando la fecha en la que se
acciones necesarias para hacer entrega oficial del área
32 4.4.1 ISO 14001:2004 H1-2016 almacén no se cuenta con el espacio y organización adecuada para el
solicitada por la OAP para el almacenamiento temporalmente
requiere la entrega del área de almacenamiento temporal de Memorando 1 9/8/2016 10/7/2016 100% GSG OAP Aportaron las evidencias y actividad efectiva Inclsuibe, la inducción a nuevos funcionarios en el 2018 (abril) Cerrada 9/30/2018 10/7/2016 No
almacenamiento temporal de residuos especiales que fue solicitado al DAFP los RESPEL. se implementó exitosamente la herramienta, por lo que se
de los RESPEL
bajo el memorando 20163124541 y a la fecha no se cuenta con este recurso. considera cerrar la acción.
La activivdad se cerró oportunamente.
La organización ha definido los recursos necesarios para implementar y

Al momento de la auditoria DAF estaba implementado las Dar alcance al memorando 20163124541 solicitando
mantener el Sistema de Gestión Ambiental, sin embargo se evidencia que en
acciones necesarias para hacer entrega oficial del área nuevamente respuesta a la compra de las canecas y la
solicitada por la OAP para el almacenamiento temporalmente señalización, para adecuar el área de almacenamiento de los
Memorando 2 9/8/2016 10/7/2016 100% GSG OAP Aportaron las evidencias y actividad efectiva Cerrada 9/30/2018 10/7/2016 No
almacenamiento temporal de residuos especiales que fue solicitado al DAFP
de los RESPEL RESPEL.
bajo el memorando 20163124541 y a la fecha no se cuenta con este recurso.
De acuerdo al
memorando descrito en el
reporte, se evidencia el
La organización ha definido los recursos necesarios para implementar y
Al momento de la auditoria DAF estaba implementado las Plan de emergencias
mantener el Sistema de Gestión Ambiental, sin embargo se evidencia que en Adecuar al área de almacenamiento de acuerdo a los
acciones necesarias para hacer entrega oficial del área (versión 4 del 05/072018)
solicitada por la OAP para el almacenamiento temporalmente
lineamientos establecidos en el Plan de Manejo de Residuos Registro Fotográfico 1 9/8/2016 3/31/2017 100% GSG OAP Aportaron las evidencias y actividad efectiva con los aspectos
Cerrada 9/30/2018 3/31/2017 No
almacenamiento temporal de residuos especiales que fue solicitado al DAFP o Desechos Peligrosos de la CAR.
de los RESPEL requeridos.
bajo el memorando 20163124541 y a la fecha no se cuenta con este recurso.
La actividad se cerró
extemporáneamente.
Se le da cierre a la actividad teniendo en cuenta que se envió

el memorando requerido. Sin embargo, realizando
Las versiones de las tarjetas de emergencias evidenciadas en
trazabilidad, la DAF no ha respondido el mismo.
Conforme a lo establecido en el Numeral 4.4.4. Control de documentos de la la auditoria correspondían a la versión vigente, con lo cual no se
Actualizar el procedimiento de control de documentos y
NTC:ISO 14001 2004 no se pudo evidenciar como se previene el uso no incumplía el numeral citado en el hallazgo; en la información
35 4.4.5 ISO 14001:2004 H2-2016
intencionado de documentos obsoletos , para las tarjetas de emergencia en documentada en el Sistema Integrado de Gestión Publico a la
registros, en cuanto a Documento Actualizado 1 10/20/2016 12/20/2016 100% GSG OAP # de Documentos Actualizados Se sugiere realizar monitoreo a la respuesta del memorando Cerrada 1/6/2017 1/6/2017
el control de las copias no controladas. para verificar que la DAF realmente suministre los elementos
puntos de uso como lo es el almacén. fecha no se había presentado la necesidad de tener un control
necesarios (kit antiderrames).
sobre las copias no controladas.
La actividad se cerró extemporáneamente.
Verificada la documentación en DELL Bogotá, no se evidencia

Las versiones de las tarjetas de emergencias evidenciadas en actualización del plan de emergencias y/o un documento
Conforme a lo establecido en el Numeral 4.4.4. Control de documentos de la la auditoria correspondían a la versión vigente, con lo cual no se nuevo de Plan de Contingencia de acuerdo a la normatividad
Ajustar las tarjetas de emergencia de acuerdo a lo que se
NTC:ISO 14001 2004 no se pudo evidenciar como se previene el uso no incumplía el numeral citado en el hallazgo; en la información aplicable. Al momento del seguimiento, la actividad no se ha
36 4.4.5 ISO 14001:2004 H2-2016
definió , en el procedimiento Documento Actualizado 3 11/18/2016 1/6/2017 100% GSG OAP # de tarjetas de emergencia actualizadas ejecutado.
Cerrada 1/6/2017 1/6/2017
de control de documentos y registros.
puntos de uso como lo es el almacén. fecha no se había presentado la necesidad de tener un control
sobre las copias no controladas. Ya se vencieron los términos para el cumplimiento de la
actividad.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

En el reporte a corte 30 de septiembre de 2017 se menciona que a la
fecha se esta realizando la migración de la información documentada
del servidor a la herramienta LUPPE. Por lo anterior y teniendo en
La actividad se mantiene
cuenta las observaciones de la OCIN, se da claridad en que no todos
en ejecución. La actividad se mantiene en
los modulos requieren migración de información como es el caso de 20183152483: La actividad se mantiene en ejecución.
ejecución.
Requisitos del Sistema, Auditorías y PUMI. Se concluyeron los ajustes y desarrollos Debido a que la
Por otra parte y teniendo en cuenta la modificación de la estructura necesarios para hacer la puesta en producción En el próximo trimestre no se va a implementar la herramienta
implementación se tiene Debido a que la implementación
Las versiones de las tarjetas de emergencias evidenciadas en interna de la Corporación, esta mediante el Acuerdo 28 de 2017, la de la herramienta de Automatización LUPPE, a Actualmente el contrato se encuentra en proceso de debido a que se realizará la auditoría externa de recertificación programada para después se tiene programada para La actividad se mantiene en ejecución.
Conforme a lo establecido en el Numeral 4.4.4. Control de documentos de la la auditoria correspondían a la versión vigente, con lo cual no se herramienta requiere de nuevos desarrollos. Por lo anterior a la fecha través del contrato 1853 de 2017, sin embargo liqudación. Se hizo entrega de todos los desarrollos y y se va a abordar con DELL Bogotá para no generar de la auditoría externa, el después de la auditoría externa,
Implementar la herramienta de automatización del Sistema
NTC:ISO 14001 2004 no se pudo evidenciar como se previene el uso no incumplía el numeral citado en el hallazgo; en la información Herramienta traumatismos. La herramienta aun no se encuentra en uso.
37 4.4.5 ISO 14001:2004 H2-2016
Integrado de
Implementada
1 10/20/2016 6/16/2017 0% GSG OAP se suscribió el contrato No 1853 de 2017 con la firma ITS, para se tomó la decisión que por temas de Auditoria actualizaciones de la herramienta de automatización, la cierre se revisaría en el el cierre se revisaría en el En ejecución
Gestión Pública adelantar el desarrollo de la herramienta de acuerdo a la modificación Externa y cambio en el personal producto de la cual ya se encuentra implementada, quedanod La implementación se tiene programada para finalizarse en el seguimiento con corte a seguimiento con corte a
puntos de uso como lo es el almacén. fecha no se había presentado la necesidad de tener un control Ya se vencieron los términos para el cumplimiento de la
de la estructura. convocatoria 435 de 2016, la puesta en uso de pendiente su uso oficial. 31/12/2018. 31/12/2018.
sobre las copias no controladas. tercer trimestre de este año. actividad.
CORTE 31 DE MARZO DE 2018 la herramienta se haría una vez pase la
A la fecha la firma ITS hizo la entrega del cargue del 100% de la Auditoria Externa es decir en el mes de Ya se vencieron los Ya se vencieron los términos
Ya se vencieron los términos para el cumplimiento de la
términos para el para el cumplimiento de la
información documentada con corte a 31 de marzo. se encuentra noviembre de 2018. actividad.
cumplimiento de la actividad.
pendiente los desarrollos de losdos nuevos procesos Proceso de actividad.
Infraestructura Ambiental (IAM) y Proceso Gestión del Conocimiento
(GCO), y ajsutes a los modulos de riesgos, indicadores, Planes de
Mejoramiento y Documental.
Teniendo en cuenta la complejidad del Decreto 1076 de 2015 el

cual compila todas la normas ambientales, se está realizando el
Se revisaron las inspecciones faltantes (Parques) y se
comparativo de las normas derogadas por el Decreto frente al
No se evidencia actualizado el nomograma en cuanto no se ha contemplado la Culminar el comparativo de las normas derogadas por el considera cumplida la acción.
38 4.5.2 ISO 14001:2004 H3-2016 Decreto vigente. Normograma Ambiental 1 9/15/2016 12/13/2016 100% GSG OAP Aportaron las evidencias y actividad efectiva Cerrada 9/30/2018 12/13/2016 No
totalidad de la normatividad como es el caso del Decreto 1076 2015. Decreto 1076 de 2015
En la verificación por parte de la OAP a las evidencias de
cumplimiento de los requisitos legales no se identificó la
inconsistencia del registro de la evidencia.

comparativo de las normas derogadas por el Decreto frente al Solicitar al Laboratorio Ambiental la corrección de las
No se evidencia actualizado el nomograma en cuanto no se ha contemplado la
39 4.5.2 ISO 14001:2004 H3-2016 Decreto vigente. evidencias de cumplimiento legal de las normas asociadas a Solicitud 1 9/9/2016 9/16/2016 100% GSG OAP Aportaron las evidencias y actividad efectiva Cerrada 9/30/2018 9/16/2016 No
totalidad de la normatividad como es el caso del Decreto 1076 2015.
En la verificación por parte de la OAP a las evidencias de las sustancias de control.

comparativo de las normas derogadas por el Decreto frente al
No se evidencia actualizado el nomograma en cuanto no se ha contemplado la Solicitar al Laboratorio Ambiental la actualización de las
40 4.5.2 ISO 14001:2004 H3-2016 Decreto vigente. SIDCAR 1 12/13/2016 4/29/2017 100% GSG OAP Aportaron las evidencias y actividad efectiva Cerrada 9/30/2018 4/29/2017 No
totalidad de la normatividad como es el caso del Decreto 1076 2015. evidencias del cumplimiento legal ambiental.
Laboratorio Ambiental remitió mediante memorando N° 20173120779

del 15/05/2017, cuatro (4) evidencias correspondientes a requisitos
Teniendo en cuenta la complejidad del Decreto 1076 de 2015 el legales relacionados con: Registro Radioinmunoanalisis_ Emisiones
cual compila todas la normas ambientales, se está realizando el Radioactivas, Registro Sustancias de Control Especial_ Resolución
comparativo de las normas derogadas por el Decreto frente al 0250 de 2015, Solicitud Inscripción Generador RESPEL y Solicitud
No se evidencia actualizado el nomograma en cuanto no se ha contemplado la
41 4.5.2 ISO 14001:2004 H3-2016
totalidad de la normatividad como es el caso del Decreto 1076 2015.
Decreto vigente. Registrar las evidencias de cumplimiento legal ambiental Evidencias 1 12/13/2016 4/29/2017 100% GSG OAP Permiso de Vertimientos y Lodos. Cerrada 9/30/2018 4/29/2017 No
cumplimiento de los requisitos legales no se identificó la La información correspondiente a RESPEL se registró en el decreto
inconsistencia del registro de la evidencia. 1076 de 2015 Fila 186 del normograma.
La información correspondiente a Sistancias de Control y Emisiones
Radiactivas se registraron en las filas 151 a la 160
Se evidencia del procedimiento "Medición de la satisfacción/percepción del

cliente-GSG-PR-06" que la versión del encabezado no coincide con la versión
del control de cambios. El día 17 de abril de 2017 se modificó del Procedimiento GSG-PR-06,
No define el concepto "percepción del cliente".En el Procedimiento "Medición el consecutivo del Numeral de control de cambios , incluyéndose el
de la satisfacción/percepción del cliente GSG-PR-06" ítem faltante de estos, la modificación se realizó conforme al
No define el concepto "percepción del cliente". procedimiento GSG-PR-01 Numeral 7.1.3 - Párrafo 2, donde se
No se unificaron los conceptos ni se definieron las Realizar la corrección al Numeral del Procedimiento
NTC ISO 9001 Num Debe incluirse los formatos e instrumentos que alude las tareas descritas en
42 4.2.3
H1-2017
el procedimiento, entre otros la ficha técnica GSG-PR-06-FR-02.
responsabilidades entre las áreas involucradas en la medición "Medición de la satisfacción/percepción del cliente-GSG-PR- Documento 1 5/10/2017 7/10/2017 100% GSG OAP menciona que " En caso de errores del Sistema o al momento de la Cerrada 6/30/2018 6/30/2018 SI
de la Satisfacción y percepción del Cliente 06" publicación de los documentos (error humano en la digitalización del
Se evidencio que no existe metodología para medir la percepción del cliente,
con lo cual se incumple el numeral 5 "Responsabilidades" del procedimiento documento o en la publicación del mismo), será potestad del
"Medición de la satisfacción/percepción del cliente GSG-PR-06"; por lo anterior, administrador del Sistema cambiar el documento sin autorización
se incumple el procedimiento "Elaboración y Control de Documentos y previa ni cambio de versión”
Registros GSG-PR-01, y el numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001: 2008.
El día 15 de Junio de 2017 mediante memorando No 20173126107,

Se evidencia del procedimiento "Medición de la satisfacción/percepción del se remitió a la Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al
cliente-GSG-PR-06" que la versión del encabezado no coincide con la versión Ciudadano el documento preliminar para la unificación de un solo
del control de cambios. procedimiento de Percepción y Satisfacción del Cliente (GSC-PR-
No define el concepto "percepción del cliente".En el Procedimiento "Medición 03YGSG-PR-06). Posteriormente los días 5 y 31 de Julio de 2017 se
de la satisfacción/percepción del cliente GSG-PR-06" realizaron reuniones con el proceso de Gestión de Servicio al
No define el concepto "percepción del cliente". Convocar y realizar mesas de trabajo en conjunto con la Ciudadano en las cuales se trabajó sobre el documento propuesta
No se unificaron los conceptos ni se definieron las
NTC ISO 9001 Num Debe incluirse los formatos e instrumentos que alude las tareas descritas en Dirección de Servicio al Ciudadano para unificar los
43 H1-2017 responsabilidades entre las áreas involucradas en la medición Lista de Asistencia 1 5/31/2017 9/10/2017 100% GSG OAP enviado previamente. Cerrada 6/30/2018 6/30/2018 SI
4.2.3 el procedimiento, entre otros la ficha técnica GSG-PR-06-FR-02. conceptos relacionados con la medición de la Satisfacción y/o
de la Satisfacción y percepción del Cliente El día 15 de Agosto de 2017 mediante memorando 20173135483 la
Se evidencio que no existe metodología para medir la percepción del cliente, percepción del Cliente.
con lo cual se incumple el numeral 5 "Responsabilidades" del procedimiento Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano solicita el
"Medición de la satisfacción/percepción del cliente GSG-PR-06"; por lo anterior, acompañamiento de la OAP para presentar la propuesta del
se incumple el procedimiento "Elaboración y Control de Documentos y procedimiento ante el grupo de mejora de dicha dirección, sin
Registros GSG-PR-01, y el numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001: 2008. embargo la reunión fue cancelada, por lo cual se recordó mediante
correo electrónico el reprogramar la reunión y a la fecha la OAP esta
a la espera.
El día 15 de Junio de 2017 mediante memorando No 20173126107,

se remitió a la Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al
Ciudadano el documento preliminar para la unificación de un solo
procedimiento de Percepción y Satisfacción del Cliente (GSC-PR-
03YGSG-PR-06). Posteriormente los días 5 y 31 de Julio de 2017 se
realizaron reuniones con el proceso de Gestión de Servicio al
Ciudadano en las cuales se trabajó sobre el documento propuesta
enviado previamente.
El día 15 de Agosto de 2017 mediante memorando 20173135483 la
Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano solicita el
20183152483:
acompañamiento de la OAP para presentar la propuesta del
procedimiento ante el grupo de mejora de dicha dirección, sin Por otra parte, solicitamos muy amablemente se
embargo la reunión fue cancelada, por lo cual se recordó mediante verifique lo concerniente a la no
correo electrónico el reprogramar la reunión y a la fecha la OAP esta conformidad de la vigencia 2017, ésta
Se evidencia del procedimiento "Medición de la satisfacción/percepción del a la espera. correspondiente al tema de la medición de la
cliente-GSG-PR-06" que la versión del encabezado no coincide con la versión percepción del usuario y cuya actividad es " Ajustar
del control de cambios. REPORTE CORTE 31 DE DICIEMBRE: en concordancia con lo acordado en
No define el concepto "percepción del cliente".En el Procedimiento "Medición El día 1 de diciembre de 2017 mediante memorando No las mesas de trabajo anteriormente mencionadas los
de la satisfacción/percepción del cliente GSG-PR-06" 20173152994, se remitio nuevamente a la Dirección de Cultura procedimientos "GSG-PR-06
Ajustar en concordancia con lo acordado en las mesas de
No define el concepto "percepción del cliente". Ambiental y Servicio al Ciudadano (DCASC)y a la Oficina de Control Medición de la Satisfacción del Cliente" y "GSC-PR-
No se unificaron los conceptos ni se definieron las trabajo anteriormente mencionadas los procedimientos
NTC ISO 9001 Num Debe incluirse los formatos e instrumentos que alude las tareas descritas en 20183135075
44 4.2.3
H1-2017
el procedimiento, entre otros la ficha técnica GSG-PR-06-FR-02.
responsabilidades entre las áreas involucradas en la medición "GSG-PR-06 Medición de la Satisfacción del Cliente" y "GSC- Documento 1 9/11/2017 10/11/2017 100% GSG OAP Interno (OCIN) el procediemiento GSG-PR-06 " Medición de la 03 Medición de la Satisfacción del Cierre de actividad por OCIN.
Cerrada 6/30/2018 6/30/2018 SI
de la Satisfacción y percepción del Cliente PR-03 Medición de la Satisfacción del Ciudadano". Según Ciudadano". Según sea el caso", ya que se observó
Se evidencio que no existe metodología para medir la percepción del cliente, Satisfacción del Cliente", con el fin de soliictar el apoyo para la que aún se encuentra en estado de
sea el caso. consolidación y unificación de criterios a traves de formular las "En ejecución" y no se evidencia el reporte a corte 30
con lo cual se incumple el numeral 5 "Responsabilidades" del procedimiento
"Medición de la satisfacción/percepción del cliente GSG-PR-06"; por lo anterior, observaciones que cada dedendencia considerara necesarias. Por lo de Junio de 2018 realizado por
se incumple el procedimiento "Elaboración y Control de Documentos y anterior la DCASC da respuesta mediante memorando No nuestro proceso. Sin embargo según el resultado de
Registros GSG-PR-01, y el numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001: 2008. 20173154580 y la OCIN mediante memorando No 20173154580. seguimiento del segundo semestre
Así las cosas a la fecha esta pendiente la evaluación de las 2018, efectuado por la Oficina de Control Interno -
observaciones realziadas por las dependencias ya mencionadas y OCIN al PUMI del proceso SIGESPU,
realziar la actualización y publicación del procedimiento en el servidor dicha no conformidad se encuentra en estado
oficial de la Corporación. "cerrado", información que podrá validarse
CORTE 31 DE MARZO DE 2018: Teniendo en cuenta que el a través del memorando No 20183135075 del 12 de
Julio de 2018.
procedimiento GSG-PR-06 " Medición de la Satisfacción del Cliente",
y el cual se trabajó conjuntamente con DCASC se fusionaba dos
procedimientos GSC-PR-03 Medición de la Percpción del Ciudadano
y el GSG-PR-06 Meidición de la Satisfacción de Cliente. Sin embargo
una vez revisado las observaciones realizadas en su momento por la
OCIN y por la DCASC y de acuerdo a la interpretación de la norma
ISO 9001:2015, se pretende desde la OAP proponer a la DCASC la
separación de la evaluación de la satisfacción del usario así : que
desde dicha dirección se evaluaría la satisfacción del cliente externo
y la OAP evaluaría la satisfacción del cliente interno.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

De la verificación realizada a la caracterización del Proceso, en el verificar, se
evidenció que no existe el “ Informe de Evaluación del Proceso de Gestión del
SIGESPU identificando debilidades y oportunidades de mejora.”, por lo que se
incumple con la autoevaluación del proceso, conforme a lo establecido en la
caracterización del proceso.
En la revisión de las carpetas de la tabla de retención documental 160-01.19
Actas de Comité Técnico, se evidenció: Que en atención al alcance de la
auditoria, las revisiones de por lo menos una vez al año de los documentos y
registros asociados al proceso, no han generado actas de las reuniones,
incumpliendo el GSG-PR-01, versión 4 de 03/Feb/2017 y el literal b del numeral
4.2.3 de ISO 9001.
El alcance del procedimiento GSG-PR-01, versión 4 de 03/Feb/2017, no
contempla la aplicación del citado procedimiento para los documentos de origen
externo, incumpliendo el literal f del numeral 4.2.3 Control de Documentos de la
norma ISO 9001:2008. Se remitieron a 15 de los 16 procesos de la Corporación, los informes
De otra parte, en los Procedimientos CSG-PR-01, GSG-PR-02, GSG-PR-05: no de auditorias pedagógicas así:
se encuentran documentados los campos Cargo, código y grado, incumpliendo MSM: El día 30 de Mayo de 2017 mediante memorando No
lo establecido en el citado procedimiento, por lo que se considera que no hay
control de documentos incumpliendo el numeral 4.2.3 de NTCGP 1000:2004.
20173123042.
Por otra parte, de las acciones planteadas en el mapa de riesgos de corrupción, GCO: El día 31 de mayo de 2017 mediante memorando No
referente a “Actualizar y adoptar el procedimiento de elaboración de control de 20173123195.
documentos y registros”, se evidencio qué, se actualizo y adopto el GSG: El día 31 de Mayo de 2017 mediante memorando No
procedimiento GSG-PR-01 “Elaboración y control de documentos y registros”, 20173123295
no obstante este, no cumple con lo establecido en el numeral 7.1.2. del GJU: El día 31 de Mayo de 2017 mediante memorando No
procedimiento en mención, por cuanto la descripción de sus actividades no 20173123291.
inician en verbo infinitivo, también en la “columna cargo-responsables”, no se GSC: El día 6 de Junio de 2017 mediante memorando No
registran los datos como esta descrito, es decir, cargo, código y grado y los 20173124153.
anexos no tienen el respectivo código y no se cuenta con el Acta del Grupo de GAP-GHU: El día 12 de Junio de 2017 mediante memorando No
Mejora. Incumpliendo lo establecido en el Procedimiento GSG-PR-01, lo cual
afecta la sostenibilidad del SIGESPU y el numeral 4.2.3. de la norma NTCGP
20173125211 y 20173125212.
1000:2009. AAM: El día 28 de Junio 2017 mediante memorando No
Así mismo, se evidencia del procedimiento "Administración de Riesgos GSG- 20173127752.
PR-05" que fue actualizado el el 29 de septiembre de 2016 y que no cuenta GDO: El día 30 de Junio de 2017 mediante memorando No
con el Acta de aprobación del Grupo de Mejora. Por lo que se incumple el Incumplimiento de las responsabilidades establecidas en el Generar Informes mediante memorando con las 20173128314
NTC ISO 9001 Num Memorando -
45 H2-2017 numeral 4.2.3 de NTCGP 1000:2009. Procedimiento "GSG-PR-01 Elaboración y Control de recomendaciones al Proceso, producto del Desarrollo de las 15 5/10/2017 8/30/2017 100% GSG OAP GFI: El día 30 de Junio de 2017 mediante memorando No Cerrada 1/30/2018 1/30/2018 Si
4.2.3 Recomendaciones
Se evidencio que la tabla 3. Aspectos generales de los documentos, del Documentos y Registros" Auditorías Documentales Pedagógicas. 20173128454.
procedimiento GSG-PR-01, versión 4 de 03/Feb/2017, le hace falta documentos TIC: El día 11 de Julio de 2017 mediante memorando No
De
quelaseverificación
generan enrealizadala CAR como a la caracterización del Proceso,
por ejemplo: Protocolo, en el verificar,
incumpliendo se
el literal
evidenció que no 4.2.3existey el “ Informe dedeEvaluación del Proceso de Gestión del 20173129952
a y e del numeral numeral 4.2.4 la norma ISO 9001:2008. OAM: El día 13 de Julio de 2017 mediante memorando No
SIGESPU
Con relaciónidentificando
a los riesgos debilidades y oportunidades
de Corrupción de mejora.”,
se pudo evidenciar quepor lo que de
la matriz se
incumplecorrespondiente
riesgos con la autoevaluación al 2017,delnoproceso, conforme
se encuentra a lo establecido
publicada en el sistemaen la 20173130397.
Sigespu. GCT: El día 30 de Julio de 2017 mediante memorando No
En la revisión
Igualmente se de las carpetas
observa que el de la tabla
mapa de retención
de riesgos documental
de corrupción de 160-01.19
2016, no 20173132997.
Actas dela Comité
incluye columnaTécnico,"Acciones serealizadas
evidenció:con Que enaatención
corte 31 de diciembreal alcance de la
de 2016", GAL: El día 2 de agosto de 2017 mediante memorando No
auditoria,
por las revisiones
lo anterior, se evidencia de que
por nolo menos una a
hay control vezlosalriesgos.
año de los documentos y 20173133491.
GES: El día 31 de agosto de 2017 mediante memorando No
incumpliendo
Se constató que el GSG-PR-01,
los indicadores versión
de la4 caracterización
de 03/Feb/2017no y el literal b del numeral
corresponden con los
4.2.3 de ISO 9001. 20173137950
indicadores de la Hoja de Vida del indicador GSG-PR-04-FR-01 (ejecución del GAM: Teniendo en cuenta que el Laboratorio actualmente se
El alcance
sigespu), del procedimiento
situación que persistió GSG-PR-01,
durante el alcanceversiónde4lade 03/Feb/2017,
auditoria, sin que no el
contempla la aplicación del citado procedimiento para los documentos de origen encuentra acreditado bajo la norma ISO 17025, este cuenta con un
proceso haya realizado la corrección respectiva, lo que evidencia que no se procedimiento mas exigente para el control de sus documentos y
externo,laincumpliendo
realizó autoevaluación el literal
del f proceso,
del numeral 4.2.3
ni se Control de
controlan losDocumentos
documentosdedel la
norma ISO 9001:2008. registros, diferente al procedimiento GSG-PR-01 Elaboración y
Sistema, situación que pone en riesgo la sostenibilidad del SIGESPU.
De otra parte, en los Procedimientos CSG-PR-01, GSG-PR-02, GSG-PR-05: no Control de documentos y registros bajo el cual se realizaron las
se encuentran documentados los campos Cargo, código y grado, incumpliendo auditorias a los demás procesos de la Corporación.
lo establecido en el citado procedimiento, por lo que
Igualmente en la Hoja de Vida del indicador, no se determina lo referente al se considera que no hay Para el año
Se revisó el 2017
100%se
derealizaron 6 comites tecnicos asi:
los procedimientos.
control de documentos incumpliendo el numeral 4.2.3 de NTCGP 1000:2004. 1. El dia 26 de abril la funcionaria Olga Forero en compañía de la
mecanismo ni el responsable de la medición; así mismo, en el mecanismo de
Por otra parte,
frecuencia de las acciones
y responsable de planteadas
la medición en eldelmapa de riesgos
indicador de corrupción,
"Diagnostico del contratista Dayane Cespedes Rivera realizaron con todo el equipo
referente a se
Sigespu", “Actualizar
menciona y adoptar
que el elindicador
procedimiento de elaboración
se presenta ante eldeComité
control de de SIGESPU y con presencia del jefe de Oficina el comité de
documentos del
Coordinación y Sistema
registros”, se evidencio
de Control Interno, qué, se actualizo
por todo lo anterior,yseadopto incumple el seguimiento a primer trismestre del plan de trabajo y se revisaron
procedimiento
con el objetivoGSG-PR-01 “Elaboración y control de documentos y registros”,
de este indicador, el cual se refiere a la sostenibilidad del temas generales de la oficina, Acta N° 06.
no obstanteporeste,
SIGESPU, no cumple
consiguiente se con lo establecido
evidencia incumplimientoen elanumeral 7.1.2.endel
lo dispuesto el
procedimiento 2. El dia 27 de junio la funcionaria Olga Forero en compañía de la
numeral 8.4 deen NTCGPmención, por cuanto
1000:2009 la de
y 1.2.4. descripción
MECI:2014 de sus actividades no
contratista Dayane Cespedes Rivera realizaron con todo el equipo
inician
De en verbo
acuerdo a la infinitivo,
evaluación también en la realizada
documental “columna previo
cargo-responsables”,
y durante la auditoria no se
SIGESPU el comité de seguimiento avance al segundo trismestre del
(registran los datos
Procedimiento como esta
GSG-PR-11 descrito,
Gestión es decir,
Integral cargo, código
de Residuos y grado yPlan
y GSG-PN-005 los
plan de trabajo, Acta N° 09.
anexos no tienen el respectivo código y no se cuenta
Integral de Residuos Peligrosos), se evidencio que en materia de residuos con el Acta del Grupo de
Mejora. Incumpliendo
peligrosos, lo establecido
se sigue relacionando comoen normativa
el Procedimiento
vigente GSG-PR-01,
el Decreto 4741 lo cualde
3. El dia 02 de agosto se llevo a cabo reunión extarordinaria sobre
afecta
2005. Sin la sostenibilidad
embargo, este deldecreto
SIGESPU y el numeral
fue dreogado por4.2.3. de la 1076
el Decreto norma de NTCGP
2015, " temas generales del SIGESPU, Acta N° 14.
1000:2009.
Por medio del cuasl se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector 4. El dia 10 de agosto la funcionaria Olga Forero en compañía de la
Así mismo,
Ambiente se evidencia
y Desarrollo del procedimiento "Administración de Riesgos GSG-
Sostenible" contratista Dayane Cespedes Rivera realizaron con todo el area
PR-05" que fue actualizado el el 29 de septiembre de 2016 y que no cuenta funcional SIGESPU el comité de seguimiento avance al tercer
con el Acta de aprobación del Grupo de Mejora. Por lo que se incumple el Incumplimiento de las responsabilidades establecidas en el
NTC ISO 9001 Num Generar actas de reunión de autoevaluación del proceso trismestre del plan de trabajo, revisión de las observaciones por parte
46 4.2.3
H2-2017 numeral 4.2.3 de NTCGP 1000:2009. Procedimiento "GSG-PR-01 Elaboración y Control de
SIGEPU
Actas de reunión 3 5/10/2017 1/30/2018 100% GSG OAP Cerrada 1/30/2018 1/30/2018 Si
Se evidencio que la tabla 3. Aspectos generales de los documentos, del Documentos y Registros" de la OCIN en el mapa de riesgos de gestión, revisión de actividades
procedimiento GSG-PR-01, versión 4 de 03/Feb/2017, le hace falta documentos de PUMI de Auditoria Externa e Interna y revisión y actualización de
De
incumpliendo se
el literal la documentación del Proceso , Acta N° 15
evidenció
a que no 4.2.3
y e del numeral existey el “ Informe
numeral dede
4.2.4 Evaluación
la norma ISO del Proceso
9001:2008. de Gestión del 5. El dia 13 de octubre la funcionaria Olga Forero en compañía de la
SIGESPU
la matriz se contratista Dayane Cespedes Rivera realizaron con el area funcional
publicada en el sistemaen la
SIGESPU el comité de seguimiento al tercer y cuarto trismestre del
Sigespu. plan de trabajo, Acta N° 16
En la revisión
mapa de retención
2016, no
Actas 6. El dia 14 de diciembre la funcionaria Olga Forero en compañía de
incluyedela ComitécolumnaTécnico,"Acciones serealizadas
de 2016", la contratista Dayane Cespedes Rivera realizaron con el area
auditoria,
por las revisiones
año de los documentos y
registros asociados al proceso, no han generado actas de las reuniones, funcional SIGESPU el comité de seguimiento al cuarto trismestre del
incumpliendo
corresponden con los plan de trabajo y balance del año 2017, seguimiento y cierre PUMI
4.2.3 de ISOde
indicadores 9001.
la Hoja de Vida del indicador GSG-PR-04-FR-01 (ejecución del Auditorias Internas, y revisióny ajustes de los indicadores del
El alcance
auditoria, sin que no el Proceso. Acta N° 19.
contempla
proceso hayala aplicación
realizado del citado procedimiento
la corrección respectiva,para los documentos
lo que evidencia que de origen
no se Las actas se encuentran en la Serie documental 160-01-09 " Actas
del f proceso,
del numeral 4.2.3
ni se Control de
documentosdedel la de Comité Tecnico
norma ISO
Sistema, 9001:2008.
situación que pone en riesgo la sostenibilidad del SIGESPU. Se da un cumplimiento del 100% del indicador
De otra parte, en los Procedimientos CSG-PR-01, GSG-PR-02, GSG-PR-05: no
se encuentran documentados los campos Cargo, código y grado, incumpliendo
lo establecido
Igualmente en enla el
Hoja citado procedimiento,
de Vida del indicador,por lonoquese se considera
determina lo que no hay
referente al
control de documentos incumpliendo el numeral 4.2.3
mecanismo ni el responsable de la medición; así mismo, en el mecanismo de de NTCGP 1000:2004.
Por otra parte,
"Diagnostico del
referente a “Actualizar y adoptar el procedimiento de elaboración de control de
Sigespu", se menciona que el indicador se presenta ante el Comité de
documentos del
por todo lo anterior,yseadopto incumple el
procedimiento GSG-PR-01 “Elaboración y control de documentos y registros”,
con el objetivo de este indicador, el cual se refiere a la sostenibilidad del
no obstante este, no cumple con lo establecido
SIGESPU, por consiguiente se evidencia incumplimiento a lo dispuesto en el en el numeral 7.1.2. del
procedimiento
1000:2009 la de
inician
De en verbo
GSG-PR-11 descrito,
Gestión es decir,
y GSG-PN-005 los
anexos no
Integral detienen
Residuosel respectivo
Peligrosos),códigose yevidencio
no se cuenta que conen el Acta del
materia de Grupo
residuos de
Mejora.
peligrosos, Incumpliendo lo establecido
el Procedimiento
vigente GSG-PR-01,
afecta Sin
2005. la sostenibilidad
2015, "
1000:2009.
Por medio del cuasl se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector
Así mismo,
Sostenible"
PR-05" que fue actualizado el el 29 de septiembre de 2016 y que no cuenta El día 6 de Junio de 2017 se revisó y actualizó de manera general
NTC ISO 9001 Num Caracterización todos los ítems de la caracterización del proceso SIGESPU, la cual
47 4.2.3
H2-2017 numeral 4.2.3 de NTCGP 1000:2009. Procedimiento "GSG-PR-01 Elaboración y Control de Actualizar la información requerida en la caracterización
actualizada
1 5/10/2017 8/11/2017 100% GSG OAP Cerrada 1/30/2018 1/30/2018 Si
Se evidencio que la tabla 3. Aspectos generales de los documentos, del Documentos y Registros" se encuentra publicada en el servidor oficial de la entidad Procesos y
procedimiento GSG-PR-01, versión 4 de 03/Feb/2017, le hace falta documentos Procedimientos.
De
incumpliendo se
el literal
evidenció que no 4.2.3
a y e del numeral existey el “ Informe
numeral dede
4.2.4 Evaluación
9001:2008. de Gestión del
SIGESPU
la matriz se
Sigespu.
En la revisión
mapa de retención
2016, no
Actas dela Comité
de 2016",
auditoria,
por las revisiones
incumpliendo
4.2.3 de ISO 9001.
indicadores de la Hoja de Vida del indicador GSG-PR-04-FR-01 (ejecución del
El alcance
contempla la aplicación del citado procedimiento para
proceso haya realizado la corrección respectiva, lo que evidencia que no se los documentos de origen
del f proceso,
del numeral 4.2.3
ni se Control de
documentosdedel la
norma ISO
Sistema, 9001:2008.
situación que pone en riesgo la sostenibilidad del SIGESPU.
Igualmente en la Hoja de Vida del indicador, no se determina lo referente al se considera que no hay
control de documentos
mecanismo ni el responsableincumpliendo el numeralasí
de la medición; 4.2.3 de NTCGP
mismo, 1000:2004. de
en el mecanismo
Por otra parte,
"Diagnostico del
referente a se
menciona y adoptar
que el elindicador
control de de
documentos del
procedimiento
con el objetivoGSG-PR-01 “Elaboración
de este indicador, y control
el cual de documentos
se refiere y registros”,
a la sostenibilidad del
no obstanteporeste,
SIGESPU, no cumple
lo dispuesto el
procedimiento en mención, por cuanto la descripción de sus actividades no
numeral 8.4 de NTCGP 1000:2009 y 1.2.4. de MECI:2014
inician
De en verbo
registran los datos como esta descrito, es decir, cargo, código y grado y los
( Procedimiento GSG-PR-11 Gestión Integral de Residuos y GSG-PN-005 Plan
el Procedimiento
vigente GSG-PR-01,
afecta
2005. Sin la sostenibilidad
2015, "
1000:2009.
Así mismo,
Sostenible"
PR-05" que fue actualizado el el 29 de septiembre de 2016 y que no cuenta
con el Acta de aprobación del Grupo de Mejora. Por lo que se incumple el Incumplimiento de las responsabilidades establecidas en el Se modificó el formato de hoja de vida de indicadores teniendo en
NTC ISO 9001 Num Actualizar la información requerida en la Hoja de Vida del
48 4.2.3
Indicador GSG-PR-04-FR-01
Hoja de Vida Actualizada 1 5/10/2017 8/17/2017 100% GSG OAP cuenta la actualización del formato y se publico en el servidor oficial Cerrada 1/30/2018 1/30/2018 Si
Se evidencio que la tabla 3. Aspectos generales de los documentos, del Documentos y Registros" de la corporación el día 25 de mayo de 2017
procedimiento GSG-PR-01, versión 4 de 03/Feb/2017, le hace falta documentos
De
incumpliendo se
el literal
evidenció que no 4.2.3
a y e del numeral existey el “ Informe
numeral dede
4.2.4 Evaluación
SIGESPU
la matriz se
caracterización
Sigespu. del proceso.
En la revisión
mapa de retención
2016, no
Actas
incluyedela Comité
columnaTécnico,"Acciones serealizadas
de 2016",
auditoria,
por las revisiones
incumpliendo
4.2.3 de ISOde
indicadores 9001.
la Hoja de Vida del indicador GSG-PR-04-FR-01 (ejecución del
El alcance
contempla
proceso hayala aplicación
realizado del citado procedimiento
la corrección respectiva,para los documentos
lo que evidencia que de origen
no se
del f proceso,
del numeral 4.2.3
ni se Control de
documentosdedel la
norma ISO
Sistema, 9001:2008.
lo establecido
Igualmente en enla el
Hoja citado procedimiento,
de Vida del indicador,por lonoquese se considera
determina lo que no hay
referente al
control de documentos incumpliendo el numeral 4.2.3
mecanismo ni el responsable de la medición; así mismo, en el mecanismo de de NTCGP 1000:2004.
Por otra parte,
"Diagnostico del
referente a se
menciona y adoptar
que el elindicador
control de de
documentos
Coordinación del y Sistema
procedimiento
no obstante este, no cumple con lo establecido
SIGESPU, por consiguiente se evidencia incumplimiento a lo dispuesto en el en el numeral 7.1.2. del
procedimiento
1000:2009 la de
inician
De en verbo
GSG-PR-11 descrito,
Gestión es decir,
y GSG-PN-005 los
anexos no
Integral detienen
Residuosel respectivo
Peligrosos),códigose yevidencio
no se cuenta que conen el Acta del
materia de Grupo
residuos de
Mejora.
peligrosos, Incumpliendo lo establecido
el Procedimiento
vigente GSG-PR-01,
afecta Sin
2005. la sostenibilidad
2015, "
1000:2009.
Así mismo,
Sostenible"
PR-05" que fue actualizado el el 29 de septiembre de 2016 y que no cuenta Se realizó el ajuste normativo del Plan de Residuos Peligroso GSG-
Actualizar el GSG-PN-05 Plan de Residuos Peligrosos en lo
NTC ISO 9001 Num referente al Decreto 1076 de 2015 " Por medio del cual se PN-05. Dicho ajuste fue previamente socializado y aprobado por el
49 4.2.3
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y
Documento 1 5/10/2017 7/10/2017 100% GSG OAP Cerrada 1/30/2018 1/30/2018 Si
Se evidencio que la tabla 3. Aspectos generales de los documentos, del Documentos y Registros" grupo de mejora del proceso SIGESPU y se solicitó su publicación el
Desarrollo Sostenible día 7 de julio de 2017 mediante memorando No 20173129328.
De
incumpliendo se
el literal
evidenció
a que no 4.2.3
y e del numeral existey el “ Informe
numeral dede
4.2.4 Evaluación
SIGESPU
la matriz se
Sigespu.
En la revisión
mapa de retención
2016, no
Actas dela Comité
de 2016",
auditoria,
por las revisiones
incumpliendo
4.2.3 de ISO 9001.
El alcance
contempla la aplicación del citado procedimiento para
proceso haya realizado la corrección respectiva, lo que evidencia que no se los documentos de origen
del f proceso,
del numeral 4.2.3
ni se Control de
documentosdedel la
norma ISO
Sistema, 9001:2008.
Igualmente en la Hoja de Vida del indicador, no se determina lo referente al se considera que no hay
control de documentos
mecanismo ni el responsableincumpliendo el numeralasí
de la medición; 4.2.3 de NTCGP
mismo, 1000:2004. de
en el mecanismo
Por otra parte,
"Diagnostico del
referente a se
menciona y adoptar
que el elindicador
control de de
documentos del
procedimiento
no obstanteporeste,
SIGESPU, no cumple
lo dispuesto el
procedimiento
1000:2009 la de
inician
De en verbo
GSG-PR-11 descrito,
Gestión es decir,
y GSG-PN-005 los
el Procedimiento
vigente GSG-PR-01,
afecta
2005. Sinla sostenibilidad
2015, "
1000:2009.
Así mismo,
Sostenible" Se informó mediante memorando No 20173111640 a los Grupos de
PR-05" que fue actualizado el el 29 de septiembre de 2016 y que no cuenta Mejora de cada proceso, que de acuerdo al procedimiento GSG-PR-
Generar memorando de solicitud de avance del cumplimiento
NTC ISO 9001 Num al cronograma establecido para realizar la Revisión Anual de 01 Elaboración y Control de Documentos y Registros, se debe
50 4.2.3
la Información Documentada de cada uno de los Procesos de
Memorando 1 7/1/2017 7/31/2017 100% GSG OAP Cerrada 1/30/2018 1/30/2018 Si
Se evidencio que la tabla 3. Aspectos generales de los documentos, del Documentos y Registros" realizar por lo menos una vez al año una revisión de todos los
la Corporación. documentos y registros, para lo cual se debía establecer un
que se generan en la CAR como por ejemplo: Protocolo, incumpliendo el literal cronograma de trabajo.
a y e del numeral 4.2.3 y numeral 4.2.4 de la norma ISO 9001:2008.
Con relación a los riesgos de Corrupción se pudo evidenciar que la matriz de
riesgos correspondiente al 2017, no se encuentra publicada en el sistema
Sigespu.
Igualmente se observa que el mapa de riesgos de corrupción de 2016, no
incluye la columna "Acciones realizadas con corte a 31 de diciembre de 2016",
por lo anterior, se evidencia que no hay control a los riesgos.
Se constató que los indicadores de la caracterización no corresponden con los

sigespu), situación que persistió durante el alcance de la auditoria, sin que el
proceso haya realizado la corrección respectiva, lo que evidencia que no se
realizó la autoevaluación del proceso, ni se controlan los documentos del
Sistema, situación que pone en riesgo la sostenibilidad del SIGESPU.
Igualmente en la Hoja de Vida del indicador, no se determina lo referente al

mecanismo ni el responsable de la medición; así mismo, en el mecanismo de
frecuencia y responsable de la medición del indicador "Diagnostico del
Sigespu", se menciona que el indicador se presenta ante el Comité de
Coordinación del Sistema de Control Interno, por todo lo anterior, se incumple
con el objetivo de este indicador, el cual se refiere a la sostenibilidad del
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018
SIGESPU, por consiguiente se evidencia incumplimiento a lo dispuesto en el
numeral 8.4 de NTCGP 1000:2009 y 1.2.4. de MECI:2014
De acuerdo a la evaluación documental realizada previo y durante la auditoria
( Procedimiento GSG-PR-11 Gestión Integral de Residuos y GSG-PN-005 Plan
Integral de Residuos Peligrosos), se evidencio que en materia de residuos
peligrosos, se sigue relacionando como normativa vigente el Decreto 4741 de
2005. Sin embargo, este decreto fue dreogado por el Decreto 1076 de 2015, "
Ambiente y Desarrollo Sostenible"
En el Acta No. 3 de la Revisión por la Dirección, se evidencio que se tuvo en
cuenta el estado de las investigaciones de accidentes, más no el estado de las
investigaciones de incidentes como lo establece el numeral g) del
procedimiento GSC-PR-02, versión 2 de 23/Ago/2016, por lo que se incumple la El día 19 de septiembre 2017 se actualizó el procedimiento GSC-PR-
norma 5.6.1. de la ISO 9001:2008. El procedimiento GSC-PR-02 Revisión Por la Dirección no esta 1. Actualizar el Procedimiento GSC-PR-02 Revisión Por la
5.6.1.- 5.6.2 ISO Procedimiento 02 Revisión Por la Dirección a la versión 3. El día 25 de septiembre
51 9001:2008
H3-2017 Revisados los requerimientos de la información de entrada para la revisión por alineado a lo establecido en los criterios de las normas en Dirección con las versiones ISO 9001:2008 - ISO
Actualizado
1 5/10/2017 7/31/2017 100% GSG OAP Cerrada 9/30/2018 7/31/2017 No
la dirección, se evidencio que no se tienen en cuenta las quejas de los clientes cuanto a las entradas de revisión por la dirección. 14001:2004 - OHSAS 18001:2007 de 2017 se solicitó su publicación mediante memorando No
acorde con el literal c) del numeral 7.2.3 Comunicación con el cliente de la 20173140594.
norma ISO 9001:2008, incumpliendo el literal b) del numeral 5.6.2 de la citada
norma.

investigaciones de incidentes como lo establece el numeral g) del Mediante memorando N° 20173123297 se solicitó a la Oficina de
procedimiento GSC-PR-02, versión 2 de 23/Ago/2016, por lo que se incumple la Control Interno, Oficina de Talento Humano, Oficina Asesora de
norma 5.6.1. de la ISO 9001:2008. El procedimiento GSC-PR-02 Revisión Por la Dirección no esta 3. Solicitar un reporte y que acciones se adelantan de las
5.6.1.- 5.6.2 ISO Planeación , Dirección Jurídica, Dirección de Cultura Ambiental y
52 9001:2008
H3-2017 Revisados los requerimientos de la información de entrada para la revisión por alineado a lo establecido en los criterios de las normas en quejas no ambientales (reclamos) a junio 2016 a la dirección Memorando 1 5/10/2017 6/30/2017 100% GSG OAP Cerrada 9/30/2018 6/30/2017 No
la dirección, se evidencio que no se tienen en cuenta las quejas de los clientes cuanto a las entradas de revisión por la dirección. de Cultura Ambiental Servicio al Ciudadano, los Requerimientos Comité de Revisión por la
acorde con el literal c) del numeral 7.2.3 Comunicación con el cliente de la Dirección al Sistema HSEQ, en el cual se incluyo la Atención
norma ISO 9001:2008, incumpliendo el literal b) del numeral 5.6.2 de la citada Derechos de Petición – Quejas y Reclamos.
norma.

procedimiento GSC-PR-02, versión 2 de 23/Ago/2016, por lo que se incumple la
norma 5.6.1. de la ISO 9001:2008. El procedimiento GSC-PR-02 Revisión Por la Dirección no esta
5.6.1.- 5.6.2 ISO 4. Remitir al representante de la alta dirección el informe de Se remitió mediante correo electrónico el informe al Jefe de la Oficina
53 9001:2008
H3-2017 Revisados los requerimientos de la información de entrada para la revisión por alineado a lo establecido en los criterios de las normas en
las quejas no ambientales (reclamos)
Informe 1 5/10/2017 6/30/2017 100% GSG OAP Cerrada 9/30/2018 6/30/2017 No
la dirección, se evidencio que no se tienen en cuenta las quejas de los clientes cuanto a las entradas de revisión por la dirección. Asesora de Planeación como Representante de la Alta Dirección.
acorde con el literal c) del numeral 7.2.3 Comunicación con el cliente de la
norma.

procedimiento GSC-PR-02, versión 2 de 23/Ago/2016, por lo que se incumple la Mediante memorando N° 20173123297 se requirió a la Dirección de
norma 5.6.1. de la ISO 9001:2008. El procedimiento GSC-PR-02 Revisión Por la Dirección no esta Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano lo referente a
5.6.1.- 5.6.2 ISO 5. Solicitar la entrada comunicación con el cliente de revisión
54 9001:2008
H3-2017 Revisados los requerimientos de la información de entrada para la revisión por alineado a lo establecido en los criterios de las normas en
por la dirección para la vigencia 2017
Memorando 1 5/10/2017 9/30/2017 100% GSG OAP comunicación con el cliente. Dicha Dirección respondió mediante Cerrada 9/30/2018 9/30/2017 No
la dirección, se evidencio que no se tienen en cuenta las quejas de los clientes cuanto a las entradas de revisión por la dirección. memorandos No 20173123841 del 2 de Junio de 2017 y
acorde con el literal c) del numeral 7.2.3 Comunicación con el cliente de la 20173128450 del 30 de Junio de 2017.
norma.

procedimiento GSC-PR-02, versión 2 de 23/Ago/2016, por lo que se incumple la
norma 5.6.1. de la ISO 9001:2008. El procedimiento GSC-PR-02 Revisión Por la Dirección no esta El día 26 de Agosto de 2017 se presentó en comité de coordinación
5.6.1.- 5.6.2 ISO 6. Presentar ante el comité de Revisión por la Dirección el Acta de Comité -
55 H3-2017 Revisados los requerimientos de la información de entrada para la revisión por alineado a lo establecido en los criterios de las normas en 2 5/10/2017 9/30/2017 100% GSG OAP de control interno en revisión por la Dirección los resultados Cerrada 9/30/2018 9/30/2017 No
9001:2008 reporte de quejas y reclamos de usuarios y el estado Presentación
la dirección, se evidencio que no se tienen en cuenta las quejas de los clientes cuanto a las entradas de revisión por la dirección. correspondientes al reporte de quejas y reclamos de usuarios.
acorde con el literal c) del numeral 7.2.3 Comunicación con el cliente de la
norma.
Se observó que en el análisis de los resultados de los indicadores se reportan

las mediciones de los mismos, más no se evidencia interpretación de los Se realizó ajuste al análisis e interpretación de los resultados del
En el formato GSG-PR-04-FR-01 Hoja de Vida Indicadores, no Ajustar el formato GSG-PR-04-FR-01 Hoja de Vida
8.4 NTCGP 1000:2009 resultados, ya que en este campo se deben plantear las acciones a tomar como
56 y 1.2.4. de MECI:2014
H4-2017
fruto de los resultados y su tendencia, por consiguiente se evidencia
se tenia definido el campo para determinar las acciones a Indicadores de conformidad con lo requerido en el hallazgo Formato 1 5/10/2017 7/10/2017 100% GSG OAP formato GSG-PR-04-FR-01 Hoja de Vida Indicadores.Se solicitó Cerrada 9/30/2018 7/10/2017 No
tomar en cuanto a análisis de los resultados de los indicadores de Auditoría Interna. actualización y publicación mediante memorando N° 20173112137.
incumplimiento a lo dispuesto en el numeral 8.4 de NTCGP 1000:2009 y 1.2.4.
de MECI:2014 .
Fueron requeridos mediante memorando SIDCAR No.20173130671

de fecha 14 de Julio de 2017 los procesos que incumplían el modelo
integrado de Planeación y Gestión incluyendo sus ejes transversales
Gobierno en Línea y Modelo Estándar de Control Interno MECI.
En atención a lo indicado en el artículo 7, de la Resolución 0071 del 16 de Posterior a lo anterior, se remitió a la Oficina de Control Interno
enero de 2015 “Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno- mediante memorando SIDCAR No.20173133978 de fecha 4 de
MECI 2014...), en el cual se definieron los roles y responsabilidades del Agosto de 2017 el consolidado de los avances, acciones de mejora y
Se realizó seguimiento a MIPYG, MECI y GEL. Remitiendo el
Representante de la Alta Dirección, es preciso recomendar que en atención a Requerir a los Procesos que según Informe de la Oficina de
informe pertinente a la Oficina de Control Interno pero no se gestiones realizadas por los procesos frente al informe de modelo
8.5.1. ISO 9001:2008 y la función de “Acompañamiento en la implementación, mantenimiento y mejora Control Interno se encuentren incumpliendo con las
57 2.1. de MECI:2014
H5-2017
del Meci 2014” y a las oportunidades de mejora descritas en el memorando
tuvo en cuenta la responsabilidad de la Oficina Asesora de
Responsabilidades que demanda el Modelo, para establecer
Memorando 1 6/5/2017 10/1/2017 100% GSG OAP integrado de Planeación y Gestión incluyendo sus ejes transversales Cerrada 10/1/2017 10/1/2017 No
Planeación frente a la Implementación del MECI en las áreas Gobierno en Línea y Modelo Estándar de Control Interno MECI y las
20163142252 del 05/12/2016, se adelanten acciones pertinentes con las áreas de manera conjunta Acciones de Mejora.
que incumplían la eficiente Gestión del Modelo MECI. recomendaciones generadas por la Oficina de control interno.
responsables de adelantar las actividades de mantenimiento y mejora del
mismo, según la estructura del Modelo.Incumpliendo el numeral 2.1. de
MECI:2014 y 8.5.1. ISO 9001:2008. Finalmente el Modelo Integrado de Planeación y Gestión con sus
ejes transversales fue modificado por el Decreto 1499 de 2017 y se
está a la espera del manual de implementación para ajustar las
modificaciones en cuanto a la implementación y seguimiento del
Modelo Estándar de Control Interno MECI, tema que nos ocupa
frente al presente PUMI.
Se indagó sobre las actividades adelantadas por el SIGESPU para la

formación, competencias y toma de conciencia del Sistema de Gestión
Ambiental, en la misma se observó que dentro del periodo comprendido de
Enero a Marzo de 2017 las acciones para el conocimiento de requisitos El día 28 de Julio de 2017 mediante memorando No 20173127848,
Desconocimiento por parte del personal que ingresa a la
ambientales y las acciones para su adecuada gestión presentó debilidades en 1. Solicitar a SGEN mediante memorando la base de datos
4.4.2 NTC-ISO Corporación con respecto a las generalidades del SGA y a la se solicitó a Secretaría General la base de datos de los contratistas
el proceso de inducción a funcionarios y contratistas, sin satisfacer las de los contratistas que ingresaron en el periodo comprendido
58 14001:2004 H6-2017
necesidades de educación y experiencia adecuados y que son de importancia
implementación de controles para minimizar los aspectos e
de enero - marzo de 2017, para realizar el proceso de
Memorando 1 5/26/2017 6/30/2017 100% GSG OAP que ingresaron a la Corporación en el primer y segundo trimestre de Cerrada 3/31/2018 6/30/2017 No
impactos ambientales generados en el desarrollo de sus 2017, relacionando el nombre, correo y dependencia a la que
para dar cumplimiento a los requisitos emanados del Sistema de Gestión inducción.
actividades. ingresaron.
Ambiental - SGA, siendo esta la estrategia para lograr las practicas suficientes
en funcionarios y contratistas para el conocimiento y ejecución de actividades y
hábitos; así mismo para la consecución de los objetivos propuestos en los
programas y en el Plan del SGA.

Enero a Marzo de 2017 las acciones para el conocimiento de requisitos El día 28 de julio de 2017 mediante memorando No 20173127849, se
ambientales y las acciones para su adecuada gestión presentó debilidades en solicitó a la Oficina de Talento Humano la base de datos de los
4.4.2 NTC-ISO Corporación con respecto a las generalidades del SGA y a la 2. Solicitar a OTH mediante memorando la base de datos de
el proceso de inducción a funcionarios y contratistas, sin satisfacer las
59 14001:2004 H6-2017
implementación de controles para minimizar los aspectos e los funcionarios que ingresaron en el periodo comprendido de Memorando 1 5/26/2017 6/30/2017 100% GSG OAP funcionarios que ingresaron a la Corporación en el primer y segundo Cerrada 3/31/2018 6/30/2017 No
impactos ambientales generados en el desarrollo de sus enero - marzo de 2017, para realizar el proceso de inducción. trimestre de 2017, relacionando el nombre, correo y dependencia a la
para dar cumplimiento a los requisitos emanados del Sistema de Gestión
actividades. que ingresaron.
En el mes de Agosto se desarrolló inducción a las Direcciones

Regionales y en el mes de Septiembre la Sede Central así:
DRCH: 14 de Agosto de 2017
DRSO: 16 de Agosto de 2017
DRSOA: 16 de Agosto de 2017
Se indagó sobre las actividades adelantadas por el SIGESPU para la DRRN: 16 de Agosto de 2017
formación, competencias y toma de conciencia del Sistema de Gestión DRMC: 16 de Agosto de 2017
Ambiental, en la misma se observó que dentro del periodo comprendido de DRGU: 17 de Agosto de 2017
Enero a Marzo de 2017 las acciones para el conocimiento de requisitos DRSU: 17 de Agosto de 2017
ambientales y las acciones para su adecuada gestión presentó debilidades en DRBC: 17 de Agosto de 2017
4.4.2 NTC-ISO Corporación con respecto a las generalidades del SGA y a la
el proceso de inducción a funcionarios y contratistas, sin satisfacer las 3. Realizar inducción a funcionarios y contratistas de acuerdo
60 14001:2004 H6-2017
implementación de controles para minimizar los aspectos e
a la base de datos recibida por parte de SGEN y OTH.
Listado de Asistencia 1 6/1/2017 10/30/2017 100% GSG OAP Laboratorio Ambiental: 18 de Agosto de 2017 Cerrada 3/31/2018 10/30/2017 No
impactos ambientales generados en el desarrollo de sus DRTE: 23 de Agosto de 2017
para dar cumplimiento a los requisitos emanados del Sistema de Gestión
actividades. DRAM: 23 de Agosto de 2017
en funcionarios y contratistas para el conocimiento y ejecución de actividades y DRUB: 23 de Agosto de 2017
hábitos; así mismo para la consecución de los objetivos propuestos en los DRSC: 23 de Agosto de 2017
programas y en el Plan del SGA. DRAG: 24 de Agosto de 2017
DRBM: 31 de Agosto de 2017
Sede Central: 19,20,21,22,26 y 28 de Septiembre de 2017.
Las listas de asistencia se podrán verificar en la serie documental del

SIGEPU.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Enero a Marzo de 2017 las acciones para el conocimiento de requisitos
Desconocimiento por parte del personal que ingresa a la 4. Solicitar mediante memorando a OTH que cada vez que El día 28 de julio de 2017 mediante memorando No 20173127849, se
ambientales y las acciones para su adecuada gestión presentó debilidades en
4.4.2 NTC-ISO Corporación con respecto a las generalidades del SGA y a la ingrese un contratista y/o funcionario sea informado al correo
el proceso de inducción a funcionarios y contratistas, sin satisfacer las solicitó a la Oficina de Talento Humano copiar a la Oficina Asesora
61 14001:2004 H6-2017
implementación de controles para minimizar los aspectos e electrónico del SIGESPU, teniendo en cuenta que el área de Memorando 1 5/26/2017 6/30/2017 100% GSG OAP Cerrada 3/31/2018 6/30/2017 No
impactos ambientales generados en el desarrollo de sus talento humano tiene conocimiento directo del ingreso del de Planeación los correos en los que se da la bienvenida a los
para dar cumplimiento a los requisitos emanados del Sistema de Gestión funcionarios y se les hace entrega de la cartilla SST.
actividades. contratista al momento de solicitar la afiliación al ARL.

Enero a Marzo de 2017 las acciones para el conocimiento de requisitos Se elaboró a través de una presentación el instrumento para la
Desconocimiento por parte del personal que ingresa a la inducción del SGA, contemplando temas como estructura del
el proceso de inducción a funcionarios y contratistas, sin satisfacer las SIGESPU, programas ambientales, emergencias ambientales y
62 14001:2004 H6-2017
implementación de controles para minimizar los aspectos e 5. Elaborar el instrumento para la inducción del SGA. Instrumento 1 6/1/2017 6/30/2017 100% GSG OAP Cerrada 3/31/2018 6/30/2017 No
impactos ambientales generados en el desarrollo de sus actividades pedagógicas., adicional y de forma individual se
para dar cumplimiento a los requisitos emanados del Sistema de Gestión desarrolló una encuesta de conocimiento en la Intranet de la
actividades.
Ambiental - SGA, siendo esta la estrategia para lograr las practicas suficientes Corporación.

Se evidencia que la herramienta se implementó en las
REPORTE CORTE 31 DE MARZO DE 2018:: Se construyó la inducciónes y reinudcciones de febrero de 2018 y en las
Enero a Marzo de 2017 las acciones para el conocimiento de requisitos
Desconocimiento por parte del personal que ingresa a la presentación con los temas realacionados con el Sistema de Gestión direcciones regionales en el 2017.
el proceso de inducción a funcionarios y contratistas, sin satisfacer las Ambiental y cada uno de los porgramas que la componen, en la cual
63 14001:2004 H6-2017
implementación de controles para minimizar los aspectos e 6.Implementar el instrumento para la inducción del SGA. Evidencias 1 6/1/2017 3/31/2018 100% GSG OAP Inclsuibe, la inducción a nuevos funcionarios en el 2018 (abril) Cerrada 3/31/2018 3/31/2018 No
impactos ambientales generados en el desarrollo de sus se incluyó una herrmaienta ludica denominada " La ruleta ambiental" se implementó exitosamente la herramienta, por lo que se
para dar cumplimiento a los requisitos emanados del Sistema de Gestión la cual esta diseñada con el fin de generar recordación a los
actividades. considera cerrar la acción.
Ambiental - SGA, siendo esta la estrategia para lograr las practicas suficientes participantes frente a los temas inherentes al sistema.
En la revisión documental efectuada, se evidenció el GSG-PN-03 Plan de

emergencias ambientales tendiente a atender cualquier accidente o
eventualidad que se presente en caso de derrame o vertimientos. Sin embargo, No se cuenta con un análisis que determine la necesidad de kit El día 30 de Junio de 2017 mediante memorando No 20173128292,
en la visita realizada a las instalaciones del Laboratorio Ambiental no se anti-derrames versus el almacenamiento de sustancias se solicitó a la Dirección Administrativa y Financiera realizar la carga
4.4.7 NTC-ISO
evidenciaron kit anti-derrames disponibles en los sitios de uso (área de químicas. 1. Solicitar a la Dirección Administrativa y Financiera la
64 14001:2004 - OHSAS H7-2017
recepción de muestras, almacenamiento temporal de los residuos peligrosos). Cuando se hizo la recarga de los extintores no estaban visibles recarga de los extintores vencidos
Memorando 1 5/10/2017 6/30/2017 100% GSG OAP de los extintores del Laboratorio Ambiental. Así mismo se solicitó Cerrada 6/30/2018 6/30/2018 SI
18001:2007 allegar el cronograma de mantenimiento y recarga de los mismos de
Adicionalmente, se evidenciaron extintores vencidos (área de recepción de y no se cuenta con un inventario de la cantidad de extintores en
muestras, rampa de acceso al segundo piso, área de entrega de residuos las sedes. las demás sedes y áreas de la entidad.
peligrosos).
Se realiza revisión de la normatividad ambiental vigente aplicable a

los Planes de Contingencia para la atención de derrames de
En la revisión documental efectuada, se evidenció el GSG-PN-03 Plan de Hidrocarburos o Sustancias Nocivas, tomando como referencia el
emergencias ambientales tendiente a atender cualquier accidente o Decreto 1076 de 2015 especificamente los articulos 2.2.3.3.4.14.
eventualidad que se presente en caso de derrame o vertimientos. Sin embargo, No se cuenta con un análisis que determine la necesidad de kit Plan de Contingencia para el Manejo de Derrames de Hidrocarburos
en la visita realizada a las instalaciones del Laboratorio Ambiental no se anti-derrames versus el almacenamiento de sustancias o Sustancias Nocivas y el 2.2.5.1.9.3. Obligación de Planes de
4.4.7 NTC-ISO 2. Realizar un análisis que determine la necesidad de kit para
evidenciaron kit anti-derrames disponibles en los sitios de uso (área de químicas. Plan de Emergencias con Contingencia.
65 14001:2004 - OHSAS H7-2017
recepción de muestras, almacenamiento temporal de los residuos peligrosos). Cuando se hizo la recarga de los extintores no estaban visibles
la atención de derrames versus el almacenamiento de
el análisis
1 5/10/2017 11/30/2017 100% GSG OAP Cerrada 6/30/2018 6/30/2018
18001:2008 sustancias químicas en el Laboratorio Ambiental De acuerdo a la revisión realizada previamente y con el animo de dar
Adicionalmente, se evidenciaron extintores vencidos (área de recepción de y no se cuenta con un inventario de la cantidad de extintores en cumplimiento a la normatividad, el día 4 de diciembre de 2017 se
muestras, rampa de acceso al segundo piso, área de entrega de residuos las sedes. llevó a cabo reunió con la Dirección de Evaluación, Seguimiento y
peligrosos). Control Ambiental , en la cual se verifican los requerimientos
normativos aplicables, en los que se determina la necesidad de la
construcción del Documento Plan de Contingencia, así como se
solicita el apoyo de DESCA para la construcción del mismo.

Se le da cierre a la actividad teniendo en cuenta que se envió
el memorando requerido. Sin embargo, realizando
eventualidad que se presente en caso de derrame o vertimientos. Sin embargo, No se cuenta con un análisis que determine la necesidad de kit
REPORTE CORTE 31 DE MARZO DE 2018: Una vez realizado el trazabilidad, la DAF no ha respondido el mismo.
en la visita realizada a las instalaciones del Laboratorio Ambiental no se anti-derrames versus el almacenamiento de sustancias
4.4.7 NTC-ISO
evidenciaron kit anti-derrames disponibles en los sitios de uso (área de químicas. 3. Solicitar a la Dirección Administrativa y financiera los kit analisis pertinente, se procede a solicitar la adquisición de los
66 14001:2004 - OHSAS H7-2017
recepción de muestras, almacenamiento temporal de los residuos peligrosos). Cuando se hizo la recarga de los extintores no estaban visibles anti-derrames necesarios de acuerdo al análisis anterior.
Memorando 1 5/10/2017 12/22/2017 100% GSG OAP Se sugiere realizar monitoreo a la respuesta del memorando Cerrada 6/30/2018 6/30/2018
18001:2009 elementos mediante memorando No 20183120163 del 13 de marzo para verificar que la DAF realmente suministre los elementos
Adicionalmente, se evidenciaron extintores vencidos (área de recepción de y no se cuenta con un inventario de la cantidad de extintores en de 2018 necesarios (kit antiderrames).
muestras, rampa de acceso al segundo piso, área de entrega de residuos las sedes.
peligrosos).

emergencias ambientales tendiente a atender cualquier accidente o Verificada la documentación en DELL Bogotá, no se evidencia
eventualidad que se presente en caso de derrame o vertimientos. Sin embargo, No se cuenta con un análisis que determine la necesidad de kit actualización del plan de emergencias y/o un documento
en la visita realizada a las instalaciones del Laboratorio Ambiental no se anti-derrames versus el almacenamiento de sustancias nuevo de Plan de Contingencia de acuerdo a la normatividad
4.4.7 NTC-ISO
evidenciaron kit anti-derrames disponibles en los sitios de uso (área de químicas. 4. Actualizar el Plan de Emergencias con relación a los kit de Plan de Emergencias aplicable. Al momento del seguimiento, la actividad no se ha
67 14001:2004 - OHSAS H7-2017 1 5/10/2017 12/22/2017 100% GSG OAP En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 6/30/2018 6/30/2018
recepción de muestras, almacenamiento temporal de los residuos peligrosos). Cuando se hizo la recarga de los extintores no estaban visibles derrames Actualizado ejecutado.
18001:2010
muestras, rampa de acceso al segundo piso, área de entrega de residuos las sedes. Ya se vencieron los términos para el cumplimiento de la
peligrosos). actividad.
REPORTE CORTE 31 DE MARZO DE 2018: Se solicita el reporte

por cada una de las sedes adminisdtrativas en donde se incluyen Se evidenciaron al azar los formatos diligenciados del
Direcciones Regionales, la Dirección Laboratoriorio e Innovación inventario de extintores solicitado por la OAP (DRBC, DRRN,
Ambiental y la Dirección de Infraestructura Ambiental mediante DRSOA, DRAM, DRUB) en respuesta al requerimiento. Así
memorando interno No. 20183115659 del 15 de marzo de 2018, una mismo, se revió el memorando a DAF que a la fecha, no ha
4.4.7 NTC-ISO respondido.
evidenciaron kit anti-derrames disponibles en los sitios de uso (área de químicas. 5. Solicitar a cada una de las sedes la cantidad de extintores vez consolidada la información, se pudo establecer la necesidad de
68 14001:2004 - OHSAS H7-2017
recepción de muestras, almacenamiento temporal de los residuos peligrosos). Cuando se hizo la recarga de los extintores no estaban visibles y remitir el consolidado a financiera
Memorando 2 5/10/2017 10/25/2017 100% GSG OAP Cerrada 6/30/2018 6/30/2018
18001:2011 realizar el carghue de tres extintores que se encuentran en los Se sugiere realizar monitoreo a la respuesta del memorando
Adicionalmente, se evidenciaron extintores vencidos (área de recepción de y no se cuenta con un inventario de la cantidad de extintores en gabinetes contra incendios en la Dirección Regional Chiquinquirá y para verificar que la DAF realmente realice las actuaciones del
muestras, rampa de acceso al segundo piso, área de entrega de residuos las sedes. uno que se encuentra con perdida de presión en la Dirección caso (recarga de extintores).
peligrosos). Regional Sabana Occidente. Se solicita el cargue y mantenimiento de
estos elementos a DAF mediante memorando interno No. La actividad se cerró extemporáneamente.
20183120162 del 13 de marzo de 2018
Se realizaron 15 seguimientos a las inspecciones ambientales asi:

Dirección Regional Chiquinquirá ( 14 de Agosto de 2017)
Dirección Regional Soacha ( 16 de Agosto de 2017)
Dirección Regional Rionegro ( 16 de Agosto de 2017)
Dirección Regional Bogotá La Calera ( 17 de Agosto de 2017)
Dirección Regional Gualivá ( 17 de Agosto de 2017)
Dirección Regional Sumapaz ( 17 de Agosto de 2017)
Laboratorio Ambiental ( 18 de Agosto de 2017)
En la revisión documental efectuada, se evidenció el GSG-PN-03 Plan de Dirección Regional Magdalena Centro ( 23 de Agosto de 2017)
emergencias ambientales tendiente a atender cualquier accidente o Dirección Regional Sabana de Occidente ( 23 de Agosto de 2017)
eventualidad que se presente en caso de derrame o vertimientos. Sin embargo, No se cuenta con un análisis que determine la necesidad de kit Dirección Regional Ubaté ( 23 de Agosto de 2017)
en la visita realizada a las instalaciones del Laboratorio Ambiental no se anti-derrames versus el almacenamiento de sustancias Dirección Regional Almeidas y Guatavita ( 24 de Agosto de 2017) Se revisaron las inspecciones faltantes (Parques) y se
4.4.7 NTC-ISO
evidenciaron kit anti-derrames disponibles en los sitios de uso (área de químicas. 6. Realizar inspección HSE a fin de verificar los ítem de Dirección Regional Tequendama ( 30 de Agosto de 2017) considera cumplida la acción.
69 14001:2004 - OHSAS H7-2017
recepción de muestras, almacenamiento temporal de los residuos peligrosos). Cuando se hizo la recarga de los extintores no estaban visibles Emergencias ambientales en cada una de las sedes
Registro de inspección 18 5/10/2017 2/14/2018 100% GSG OAP Cerrada 6/30/2018 6/30/2018
18001:2012 Dirección Regional Alto Magdalena ( 30 de Agosto de 2017)
Adicionalmente, se evidenciaron extintores vencidos (área de recepción de y no se cuenta con un inventario de la cantidad de extintores en Dirección Regional Bajo Magdalena ( 31 de Agosto de 2017) La activivdad se cerró oportunamente.
muestras, rampa de acceso al segundo piso, área de entrega de residuos las sedes. REPORTE CORTE 31 DE MARZO DE 2018
peligrosos). Parque Embalse Neusa (7 de Febrero de 2018)
Parque Rio Neusa (7 de Febrero de 2018)
Parque Laguna Guatavita ( 9 de Febrero de 2018)
Parque El Hato ( 12 de Febrero de 2018)
Parque Juan Pablo II ( 12 de Febrero de 2018)
Parque Puente Sopó (13 de Febrero de 2018)
En el formato de inspecciones ambientales se describe un item

denominado Emergencias Ambientales en el cual se describen los
criterios a evaluar para este tema.

emergencias ambientales tendiente a atender cualquier accidente o El día 24 de Noviembre de 2017 mediante memorando No
eventualidad que se presente en caso de derrame o vertimientos. Sin embargo, No se cuenta con un análisis que determine la necesidad de kit 20173151728 se solicitó a la Oficina de Talento Humano el apoyo
4.4.7 NTC-ISO 7. Solicitar a la Oficina de Talento Humano unas Pautas para establecer las pautas necesarias para determinar la cantidad y
evidenciaron kit anti-derrames disponibles en los sitios de uso (área de químicas.
70 14001:2004 - OHSAS H7-2017
recepción de muestras, almacenamiento temporal de los residuos peligrosos). Cuando se hizo la recarga de los extintores no estaban visibles
referentes a extintores las cuales incluyan la cantidad Memorando 1 5/10/2017 10/25/2017 100% GSG OAP el tipo de extintores necesarios para cada una de las sedes Cerrada 6/30/2018 6/30/2018
18001:2013 necesaria por áreas. administrativas de la Corporación. Dicha Oficina Informa que la
muestras, rampa de acceso al segundo piso, área de entrega de residuos las sedes. información se encuentra en los Planes de Emergencia por Sede de
peligrosos). acuerdo al estudio realizado en el 2014 y 2015.

en la visita realizada a las instalaciones del Laboratorio Ambiental no se anti-derrames versus el almacenamiento de sustancias El día 18 de diciembre de 2017 mediante memorando No
4.4.7 NTC-ISO
evidenciaron kit anti-derrames disponibles en los sitios de uso (área de químicas. 8. Remitir por circular las pautas referentes a extintores las
71 14001:2004 - OHSAS H7-2017
recepción de muestras, almacenamiento temporal de los residuos peligrosos). Cuando se hizo la recarga de los extintores no estaban visibles cuales incluyan la cantidad necesaria por áreas
Circular 1 5/10/2017 12/22/2017 100% GSG OAP 201741000305, se socializan las Pautas para el uso adecuado de Cerrada 6/30/2018 6/30/2018
18001:2014 extintores.
muestras, rampa de acceso al segundo piso, área de entrega de residuos las sedes.
peligrosos).
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

*Los residuos peligrosos no se encuentran etiquetados de acuerdo a la
normatividad vigente (Decreto 1609 de 2002). Así mismo, se evidenció que los
residuos peligrosos ubicados en los centros de acopio temporal del Laboratorio
Ambiental y de la DRSO no se encontraban identificados de acuerdo al numeral
16.1.2. 4 del GSG-PN-05 Plan de Gestión Integral de residuos o Desechos
Peligrosos establecido por la Corporación.
*Aunque se evidenciaron tarjetas de emergencia para residuos como tóner,

pilas y luminarias, no se han documentado las hojas de seguridad para ninguno
de los residuos peligrosos que genera la Corporación. No se generó uniformidad en los lineamientos para el
almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones
NTC
* En la revisión documental efectuada en DELL Bogotá ( Documentos GSG-PN- Regionales y Laboratorio Ambiental, por otra parte no se 1. Definir en el Plan de Residuos Peligrosos los lineamientos
ISO 14001 - 2004 Se definieron de manera general los lineamientos para el
72 Num 4.4.6
H8-2017 05 y GSG-PR-11), no se evidenciaron documentadas las medidas de carácter contemplaron las medidas de carácter preventivo o de control para el almacenamiento temporal de los tóner , en las Plan actualizado 1 5/10/2017 9/15/2017 100% GSG OAP Cerrada 11/17/2017 9/15/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la Direcciones Regionales. almacenamiento temporal de los tóner ( 16.1.2)
Decreto 1076 de 2015
su actividad. actividad y las Tarjetas de Emergencia se consideraron un
documento complementario de la Hoja de Seguridad.
*Según lo comentado por una servidora de la DRSO, actualmente los tóner de
impresora usados se envían a la Sede Central por medio de los vehículos de la
CAR para el almacenamiento temporal. Teniendo en cuenta que éstos se
encuentran identificados como residuos peligrosos, se deberían movilizar
cumpliendo lo establecido en el artículo 5 "Requisitos de la unidad de
transporte y vehículo de carga destinado al transporte de mercancías
peligrosas.", del Decreto 1609 de 2002 "Por el cual se reglamenta el manejo y
transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas por carretera". Por lo
anterior se incumple el numeral 4.4.6 de la norma NTC-ISO 14001:2004

Peligrosos establecido por la Corporación. El día 22 de septiembre de 2017 mediante memorando No
20173141262, se solicitó a las 14 Direcciones Regionales etiquetar el
pilas y luminarias, no se han documentado las hojas de seguridad para ninguno área de almacenamiento temporal de los tóner ( consumible
de los residuos peligrosos que genera la Corporación. No se generó uniformidad en los lineamientos para el retornable). Es importante aclarar que cuando se definieron las
almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones actividades del PUMI se contemplaba el tóner como un residuo
NTC peligroso, sin embargo y teniendo en cuenta la actividad No 5 de la
* En la revisión documental efectuada en DELL Bogotá ( Documentos GSG-PN- Regionales y Laboratorio Ambiental, por otra parte no se 2. Solicitar a las Direcciones Regionales y Laboratorio
ISO 14001 - 2004
73 Num 4.4.6
H8-2017 05 y GSG-PR-11), no se evidenciaron documentadas las medidas de carácter contemplaron las medidas de carácter preventivo o de control Ambiental etiquetar los residuos peligrosos almacenados Memorando o Circular 1 5/10/2017 9/22/2017 100% GSG OAP no conformidad #8 se definió con el grupo ambiental que este sería Cerrada 11/17/2017 9/22/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la temporalmente. un consumible retornable y sería la casa comercial mediante
su actividad. actividad y las Tarjetas de Emergencia se consideraron un programa posconsumo quien define su utilidad. Por otra parte este es
documento complementario de la Hoja de Seguridad. el único consumible que almacenan las direcciones regionales.
*Según lo comentado por una servidora de la DRSO, actualmente los tóner de Para el caso de Laboratorio este tema se trato el día 11 de agosto de
2017, reunión que queda evidenciada mediante acta y lista de
encuentran identificados como residuos peligrosos, se deberían movilizar asistencia.


de los residuos peligrosos que genera la Corporación. No se generó uniformidad en los lineamientos para el El día 22 de septiembre de 2017 mediante memorando No
almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones 20173141262, se socializo a las 14 Direcciones Regionales el paso a
NTC
* En la revisión documental efectuada en DELL Bogotá ( Documentos GSG-PN- Regionales y Laboratorio Ambiental, por otra parte no se
ISO 14001 - 2004 3. Apoyar a las Direcciones Regionales en la adecuación del Documento con paso para realizar la entrega del tóner así como las condiciones
74 Num 4.4.6
H8-2017 05 y GSG-PR-11), no se evidenciaron documentadas las medidas de carácter contemplaron las medidas de carácter preventivo o de control
área de almacenamiento temporal de los tóner resultados
1 5/10/2017 9/22/2017 100% GSG OAP Cerrada 11/17/2017 9/22/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la mínimas para definir el área o espacio de almacenamiento temporal
Decreto 1076 de 2017 de los mismos.


almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones El día 4 de agosto de 2017, mediante memorando No 20173133880
NTC
* En la revisión documental efectuada en DELL Bogotá ( Documentos GSG-PN- Regionales y Laboratorio Ambiental, por otra parte no se 4. Realizar una mesa de trabajo con el Laboratorio Ambiental se convocó al personal HSEQ del laboratorio la disponibilidad para
ISO 14001 - 2004
75 Num 4.4.6
H8-2017 05 y GSG-PR-11), no se evidenciaron documentadas las medidas de carácter contemplaron las medidas de carácter preventivo o de control para definir la unificación de criterios en cuanto a la Gestión Acta 1 5/10/2017 8/18/2017 100% GSG OAP realizar una mesa de trabajo, la cual se realizó el día 11 de Agosto de Cerrada 11/17/2017 8/18/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la de los Residuos Peligrosos. 2016 y se deja acta de reunión con los temas y compromisos
su actividad. actividad y las Tarjetas de Emergencia se consideraron un establecidos.


almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones El día 17 de Julio se realizó reunión con el Grupo del Sistema de
NTC Gestión Ambiental, y se definió la modalidad de transporte más viable
ISO 14001 - 2004 5. Evaluar las diferentes opciones y definir la modalidad mas
76 Num 4.4.6
viable para la recolección y transporte de los tóner.
Acta 1 5/10/2017 7/28/2017 100% GSG OAP para la Corporación, teniendo en cuenta el proceso de devolución Cerrada 11/17/2017 7/28/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la pos consumo que realiza el contratista que provee estos insumos a la
su actividad. actividad y las Tarjetas de Emergencia se consideraron un Corporación.


de los residuos peligrosos que genera la Corporación. No se generó uniformidad en los lineamientos para el El día 22 de septiembre de 2017 mediante memorando No
almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones 20173141262, se socializo a las 14 Direcciones Regionales el paso a
NTC
ISO 14001 - 2004 6. Comunicar a las Direcciones Regionales la modalidad paso para realizar la entrega del tóner así como las condiciones
77 Num 4.4.6
establecida para la recolección y transporte de los tóner.
Memorando o Circular 1 5/10/2017 11/17/2017 100% GSG OAP Cerrada 11/17/2017 11/17/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la mínimas para definir el área o espacio de almacenamiento temporal
Decreto 1076 de 2020 de los mismos.

16.1.2. 4 del GSG-PN-05 Plan de Gestión Integral de residuos o Desechos El día 30 de Junio de 2017 mediante memorando No 20173128456
Peligrosos establecido por la Corporación. se solicitó al Laboratorio Ambiental la construcción de las Hojas de
Seguridad de cada uno de los Residuos Líquidos Peligrosos
pilas y luminarias, no se han documentado las hojas de seguridad para ninguno analizados previamente, teniendo en cuenta lo establecido en el
de los residuos peligrosos que genera la Corporación. No se generó uniformidad en los lineamientos para el Anexo B de la NTC 4435, referenciada en el Decreto 1609 de 2002.
almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones El día 18 de Julio de 2017 mediante memorando No 20173131135, el
NTC
* En la revisión documental efectuada en DELL Bogotá ( Documentos GSG-PN- Regionales y Laboratorio Ambiental, por otra parte no se 7. Consolidar las Hojas de Seguridad de acuerdo a lo Laboratorio allegó nueve (9) tarjetas de emergencia y las hojas de
ISO 14001 - 2004
78 H8-2017 05 y GSG-PR-11), no se evidenciaron documentadas las medidas de carácter contemplaron las medidas de carácter preventivo o de control establecido en el Anexo B de la NTC 4435, referenciada en el Hojas de Seguridad 3 5/10/2017 8/25/2017 100% GSG OAP seguridad relacionadas en la Guía Naranja de Emergencias, versión Cerrada 11/17/2017 8/25/2017 No
Num 4.4.6
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la Decreto 1609 de 2002 2016.
su actividad. actividad y las Tarjetas de Emergencia se consideraron un El 8 de Agosto de 2017 mediante memorando No 20173134219 , se
documento complementario de la Hoja de Seguridad. da alcance al memorando No 20173131135, donde el Laboratorio
*Según lo comentado por una servidora de la DRSO, actualmente los tóner de allega las hojas de seguridad de los productos mas prevalentes en
cada uno de los residuos líquidos peligrosos, teniendo en cuenta la
encuentran identificados como residuos peligrosos, se deberían movilizar Nota del ítem 16.1.2.4 Etiquetado. del Plan de Residuos Peligrosos
cumpliendo lo establecido en el artículo 5 "Requisitos de la unidad de de la CAR.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018


NTC
* En la revisión documental efectuada en DELL Bogotá ( Documentos GSG-PN- Regionales y Laboratorio Ambiental, por otra parte no se El día 25 de Agosto de 2017 mediante memorando No
ISO 14001 - 2004 8. Entregar a las Direcciones Regionales las Hojas de
79 Num 4.4.6
Seguridad de los tóner.
Memorando o Circular 1 5/10/2017 8/25/2017 100% GSG OAP 20173137105, se remitió a las Direcciones Regionales el instructivo Cerrada 11/17/2017 8/25/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la Hoja de Seguridad del tóner.

El día 30 de Junio de 2017 mediante memorando No 20173128456
*Aunque se evidenciaron tarjetas de emergencia para residuos como tóner, se solicitó al Laboratorio Ambiental realizar un análisis químico de los
pilas y luminarias, no se han documentado las hojas de seguridad para ninguno residuos líquidos peligrosos, generados producto del muestreo y
de los residuos peligrosos que genera la Corporación. No se generó uniformidad en los lineamientos para el análisis.
almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones El 8 de Agosto de 2017 mediante memorando No 20173134219 , se
NTC
ISO 14001 - 2004 9. Solicitar al Laboratorio Ambiental un análisis químico de da alcance al memorando No 20173131135, en el que se menciona
80 Num 4.4.6
los residuos líquidos peligrosos.
Memorando 1 5/10/2017 7/19/2017 100% GSG OAP Cerrada 11/17/2017 7/19/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la que estos residuos son soluciones compuestas por un 90% agua y
Decreto 1076 de 2023 una mezcla de compuestos variables y que se clasifican de acuerdo
documento complementario de la Hoja de Seguridad. al componente mayoritario. Por lo anterior las concentraciones de
*Según lo comentado por una servidora de la DRSO, actualmente los tóner de estos compuestos pueden variar con frecuencia y no justifica el
impresora usados se envían a la Sede Central por medio de los vehículos de la realizar análisis químico de cada residuo, sino que por el contrario se
CAR para el almacenamiento temporal. Teniendo en cuenta que éstos se tendrá en cuenta el componente de mayor prevalencia.


de los residuos peligrosos que genera la Corporación. No se generó uniformidad en los lineamientos para el Se hizo una aclaración en el ítem 16.1.2.4 Etiquetado del Plan de
almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones Residuos Peligrosos GSG-PN-05, donde se menciona el uso de las
NTC tarjetas de emergencia y adicional el uso de Hojas de Seguridad.
ISO 14001 - 2004 10. Ajustar en el Plan de Residuos Peligrosos el ítem de
81 Num 4.4.6
TARJETAS DE EMERGENCIA
Plan ajustado 1 5/10/2017 8/11/2017 100% GSG OAP Dichos ajustes fueron previamente socializados y aprobados por el Cerrada 11/17/2017 8/11/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la grupo de mejora del proceso SIGESPU.
su actividad. actividad y las Tarjetas de Emergencia se consideraron un Su publicación se solicitó el día 11 de Agosto de 2017 mediante
documento complementario de la Hoja de Seguridad. memorando No 20173134776.


NTC
ISO 14001 - 2004 11. Ajustar el Plan de Emergencias Ambientales incluyendo Se actualiza y se incluye la referencia de la tarjetas de emergencia
82 Num 4.4.6
el uso de las Tarjetas de Emergencia.
Plan Ajustado 1 5/10/2017 8/11/2017 100% GSG OAP Cerrada 11/17/2017 8/11/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la para la atención de emergencias por RESPEL.


pilas y luminarias, no se han documentado las hojas de seguridad para ninguno Se agregó al Plan de Residuos Peligrosos GSG-PN-05, el ítem de
de los residuos peligrosos que genera la Corporación. No se generó uniformidad en los lineamientos para el Cese, Cierre, Clausura o Desmantelamiento Área de
almacenamiento y transporte de los tóner en las Direcciones almacenamiento temporal RESPEL. Dichos ajustes fueron
NTC
ISO 14001 - 2004 12. Definir y agregar al Plan de Residuos Peligrosos el ítem previamente socializados y aprobados por el grupo de mejora del
83 Num 4.4.6
de CESE, CIERRE Y CLAUSURA de la actividad.
Documento ajustado 1 5/10/2017 8/11/2017 100% GSG OAP Cerrada 11/17/2017 8/11/2017 No
preventivo o de control previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de previas al cese , cierre, clausura o desmantelamiento de la proceso SIGESPU.
Decreto 1076 de 2026 Su publicación se solicitó el día 1 de Agosto de 2017 mediante
documento complementario de la Hoja de Seguridad. memorando No 20173133325.
Para el componente de Comunicación Interna solo participaron

en el diligenciamiento de la encuesta, un porcentaje inferior al
50% del universo pretendido, con lo cual no se conoció la
De acuerdo al plan GCO-PN-02 Plan de Encuesta 2016, Ver. 2 de 19-12-2016, percepción de un alto número de servidores; por tal razón el
se deben realizar encuestas de la siguiente manera: analisís no fue sobre la totalidad de público objetivo para este
- Usuarios de la CAR: 40% de 7.090 personas, es decir 780 usuarios (por año). propósito.
- Alcaldes de la jurisdicción CAR: 30% de 104 municipios, es decir 31 alcaldes Actualizado el día 9/06/2017 - S:\Manual de Procesos y
Solicitar la actulización del Plan de Encuesta de
municipales. Para el componente de Comunicación Externa, la medición Procedimientos SIGESPU\GESTION DE LA COMUNICACION\
Comunicación Interna y Externa.
- Medios de comunicación: 30% de 498 medios, es decir 150 periodistas. igualmente fue baja al reducirse el campo de aplicación con la formatos
- Funcionarios y contratistas: 480 servidores. aplicación de encuesta electrónica, situación que afecta la
4.4.6 OHSAS Actualización de las encuestas en documentación del * Solicitud mediante GCO-PN-02 Plan Encuesta Comunicacion Interna y Externa
84 18001:2011
H1-2017 medición de la percepción en cuanto a los grupos poblacionales
sistema, con la reorientación de metodo de recolección. sidcar a OAP
1 6/9/2017 6/30/2017 100% GCO OAC Cerrada 6/30/2017 No
Sin embargo, de acuerdo a lo evidenciado en las encuestas realizadas en el ubicados en zonas rurales que por sus dinámicas sociales y GCO-PN-02-FR-01 Encuesta de Percepcion de Comunicacion
año 2016, no se cumplió con la totalidad del universo establecido, incumpliendo entornos antropoculturales no utilizan como un medio frecuente, Interna
Reunión con lideres para explicar metodolgía de la GCO-PN-02-FR-06 Encuesta de Medios de Comunicación
lo establecido en el documentol Los resultados obtenidos fueron los siguientes: plataformas tecnológicas como le denominada Google Drive,
encuestas. GCO-PN-02-FR-07 Encuesta de Percepcion Externa
- Usuarios de CAR: 351 personas. por esta razón no fueron encuestados. Igualmente, para el
- Alcaldes de la jurisdicción CAR: 22 alcaldes municipales. sector de alcaldes, la encuesta al no ser diligenciada por estos
- Medios de comunicación: 37 periodistas. servidores, no es completa como herramienta de análisis.
- Funcionarios y contratistas: 124 servidores.
En cuanto al componente periodistas, se midio solamente la
mitad del universo esperado, por lo que los resultados son
limitados en cuanto soporte para la toma de decisiones.

- Alcaldes de la jurisdicción CAR: 30% de 104 municipios, es decir 31 alcaldes
municipales. Para el componente de Comunicación Externa, la medición
- Medios de comunicación: 30% de 498 medios, es decir 150 periodistas. igualmente fue baja al reducirse el campo de aplicación con la En la información suminstrada a la OAP se envío: Informe de análisis
- Funcionarios y contratistas: 480 servidores. aplicación de encuesta electrónica, situación que afecta la
4.4.6 OHSAS Actualización de las encuestas en documentación del *Entrega de soporte de de encuenta de percepción de comunicación interna, comunicación
85 18001:2011
sistema, con la reorientación de metodo de recolección. encuestas en fisico.
1 6/9/2017 1/30/2018 100% GCO OAC Cerrada 1/30/2018 No
Sin embargo, de acuerdo a lo evidenciado en las encuestas realizadas en el ubicados en zonas rurales que por sus dinámicas sociales y externa y la encuesta a medios de comunicación. Tabulación,
año 2016, no se cumplió con la totalidad del universo establecido, incumpliendo entornos antropoculturales no utilizan como un medio frecuente, resultados y asuntos a destacar en el plan de acción.
Reunión con lideres para explicar metodolgía de la
encuestas.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

- Alcaldes de la jurisdicción CAR: 30% de 104 municipios, es decir 31 alcaldes *Actualización del Actualizado el día 9/06/2017 - S:\Manual de Procesos y
municipales. Para el componente de Comunicación Externa, la medición documento GCO-PN-02 Procedimientos SIGESPU\GESTION DE LA COMUNICACION\
- Medios de comunicación: 30% de 498 medios, es decir 150 periodistas. igualmente fue baja al reducirse el campo de aplicación con la Plan Encuesta formatos
- Funcionarios y contratistas: 480 servidores. aplicación de encuesta electrónica, situación que afecta la Comunicacion Interna y
4.4.6 OHSAS Actualización de las encuestas en documentación del GCO-PN-02 Plan Encuesta Comunicacion Interna y Externa
86 18001:2011
sistema, con la reorientación de metodo de recolección.
Externa. Y evidencia 1 6/9/2017 6/30/2017 100% GCO OAC Cerrada 6/30/2017 No
Sin embargo, de acuerdo a lo evidenciado en las encuestas realizadas en el ubicados en zonas rurales que por sus dinámicas sociales y conforme a la fecha de GCO-PN-02-FR-01 Encuesta de Percepcion de Comunicacion
año 2016, no se cumplió con la totalidad del universo establecido, incumpliendo entornos antropoculturales no utilizan como un medio frecuente, actualización en el Interna
lo establecido en el documentol Los resultados obtenidos fueron los siguientes: plataformas tecnológicas como le denominada Google Drive, Manual de Procesos y
- Usuarios de CAR: 351 personas. por esta razón no fueron encuestados. Igualmente, para el Procedimientos.

4.4.6 OHSAS Actualización de las encuestas en documentación del GCO-PN-02 Plan Encuesta Comunicacion Interna y Externa
87 18001:2011

Actualización de las encuestas en documentación del GCO-PN-02 Plan Encuesta Comunicacion Interna y Externa
88 H1-2017 medición de la percepción en cuanto a los grupos poblacionales

- Alcaldes de la jurisdicción CAR: 30% de 104 municipios, es decir 31 alcaldes
municipales. Para el componente de Comunicación Externa, la medición
- Medios de comunicación: 30% de 498 medios, es decir 150 periodistas. igualmente fue baja al reducirse el campo de aplicación con la *Acta de comité de
- Funcionarios y contratistas: 480 servidores. aplicación de encuesta electrónica, situación que afecta la socialización de Se realiza comité técnico de socialización correspondiente a los
4.4.6 OHSAS Actualización de las encuestas en documentación del
89 18001:2011
indicadores, listado de 1 6/9/2017 1/30/2018 100% GCO OAC indicadores e informe de tabulación de encuestas de comunicación Cerrada 1/30/2018 No
Sin embargo, de acuerdo a lo evidenciado en las encuestas realizadas en el ubicados en zonas rurales que por sus dinámicas sociales y asistencia y documento Interna y Externa de fecha 5 de Octubre de 2017.
año 2016, no se cumplió con la totalidad del universo establecido, incumpliendo entornos antropoculturales no utilizan como un medio frecuente, de socialización.
Reunión con lideres para explicar metodolgía de la
encuestas.
La DOI solicita modificación de las acciones propuestas para

subsanar el presente hallazgo, con el propósito de tener acciones
Contratar Profesional jurídico de apoyo con las Direcciones mas efectivas frente al mismo, se planteó a la DJUR la contratación
7.1 y 7.2.2 ISO Se evidenció que el convenio interadministrativo de asociación 1070 de 2013,
Por demoras en los procesos administrativos se generaron Regionales para el seguimiento y la obtención de los
90 9001:2008, NTCGP H1-2016 presento seis suspensiones por ausencia del permiso de ocupación de cauce,
retrasos en el otorgamiento del permiso de ocupación de cauce. permisos ambientales de los convenios a cargo de la
Contrato 1 9/1/2016 3/31/2017 100% IAM DIA de un profesional en el área del Derecho, para que realizará un Cerrada 3/31/2017 No
1000:2009 y 1.2 de MECI la cual fue otorgada en el mes de octubre de 2015. diagnóstico y seguimiento a los permisos solicitados ante la CAR que
dirección operativa y de infraestructura.
se relacionen con convenios o contratos suscritos por la entidad para
la realización de obras a cargo de la DOI.
Se identifico debilidades en la planificacion de la realizacion de producto, dado Mediante memorando N° 20173120893 del 16-05-2017, con el fin de
7.1 y 7.2.2 ISO Se evidencia que para cumplir muchas de las metas del plan de Se oficiara a los lideres de los cinco procesos que maneja la
que: Se evidencio con corte 15/06/16 incumplimiento del plan de contratacion
9001:2008, NTCGP accion se requiere la radicacion de proyectos por parte de los Direcciòn Operativa y de Infraestructura , con el fin de que realizar seguimiento al plan de contratación de la DOI, por motivos
91 1000:2009 y 1.". de
H2-2016 de la Corporaciòn, generando una baja ejecuciòn contractual lo que repercute
antes municipales a fin de ser aprobados y realizar estas realicen acciones que puedan dar cumplimiento a las metas
Memorando 1 9/1/2016 12/31/2016 100% IAM DIA Cerrada 12/31/2016 Si
en el cumpilmiento de metasdel plan de acciòn , asi como, constituciòn de logistica se realizó seguimiento en fecha diferente a la inicialmente
MECI inversiones. del plan de accion programada, se anexa acta.
reservas presupuestales
Se evidencio debilidades en el cumplimiento de la publicación en el SECOP, de

conformidad con lo establecido en las normas de contratación estatal, que
7.5.1 ISO 9001:2008, Supervisores con diversas cargas laborales y deficiencia en las
disponen que. "Las entidades del Estado están obligadas a publicar en el Para el Convenio 1073 de 2013 se remiten a SGEN los informes
NTCGP 1000:2009 7 acciones administrativas para dar celeridad y garantizar el
SECOP los documentos y los actos administrativos de cada proceso de
2.1.1. DE MECI y 7.5.1 cumplimiento del objeto contractual en los términos y Remitir los documentos identificados a SGEN para la Remitir documentos para mensuales de supervisón mediante memorandos 20163132743,
92 ISO 9001:2008, NTCGP
H2-2016 contratación"... Contrato 1079 de junio 2015. Detalle del Proceso Numero
condiciones establecidas. No hay una publicacion en el SECOP publicación
1 9/1/2016 12/31/2016 100% IAM DIA Cerrada 12/31/2016 No
Convenio Interadministrativo de Asociación 1070 de 2013: Publicación fuera de 20163136919, 20163139738, 20163140686 y 20163144463; asi
1000:2009 7 2.1.1. DE coordinación con la oficina encargada del diligenciamiento en el como la liquidación mediante memorando 20163139738.
términos de las actas de suspensión del contrato y de reinicio, se encuentra
MECI secop que permita verificar la subida de documentos a tiempo.
pendientes de publicación en el Secop de las catas de suspensión de fecha
05/08/2014, 03/12/2014, 31/01/2015, 30/03/2015, 29/07/2015
Se evidencio debilidades en el cumplimiento de la publicación en el SECOP, de

conformidad con lo establecido en las normas de contratación estatal, que
7.5.1 ISO 9001:2008, Supervisores con diversas cargas laborales y deficiencia en las
disponen que. "Las entidades del Estado están obligadas a publicar en el
NTCGP 1000:2009 7 acciones administrativas para dar celeridad y garantizar el Durante el primer trimestre 2017, se suscribieron 52 contratos de
SECOP los documentos y los actos administrativos de cada proceso de
2.1.1. DE MECI y 7.5.1 cumplimiento del objeto contractual en los términos y Envió de los documentos por los canales determinados por la Documentos soporte
93 ISO 9001:2008, NTCGP
H2-2016 contratación"... Contrato 1079 de junio 2015. Detalle del Proceso Numero
condiciones establecidas. No hay una Corporación envió
1 9/1/2016 12/31/2016 100% IAM DIA prestación de servicios para la DOI, remitiendo la información soporte Cerrada 12/31/2016 No
Convenio Interadministrativo de Asociación 1070 de 2013: Publicación fuera de de las actas de inicio al 100%.
1000:2009 7 2.1.1. DE coordinación con la oficina encargada del diligenciamiento en el
términos de las actas de suspensión del contrato y de reinicio, se encuentra
MECI secop que permita verificar la subida de documentos a tiempo.
pendientes de publicación en el Secop de las catas de suspensión de fecha
05/08/2014, 03/12/2014, 31/01/2015, 30/03/2015, 29/07/2015
Mediante memorando CAR N° 20163133860 la Dirección Operativa y

7.5.1 ISO 90001:2008, Debilidades en la prestación de serviciobajo condiciones controladas, Acta de
Falencias en el control del registro y su correcto Adelantar la correción en la carpeta del contratista en la de Infraestructura remite el acta de inicio corregida, para el contrato
94 NTC GP 1000:2009 y H3-2016 inicio de fecha 11/10/2016 asociada al contrato 1440 de 2015. Se considera
diligenciamineto por parte del supervisor SGEN
Memorando 1 9/1/2016 9/30/2016 100% IAM DIA Cerrada 9/30/2016 No
2.1.1 de MECI que hay debilidades en cuánto a los requisitos relacionados con el producto 1440 de 2015 a la SGEN con el fin de que se actualice dentro del
sistema.
7.5.1 ISO 90001:2008, Debilidades en la prestación de serviciobajo condiciones controladas, Acta de

Falencias en el control del registro y su correcto Adelantar la revisión de registros y documentos en la carpeta Se realiza la revisión y actualización de la carpeta se suscribe acta
95 NTC GP 1000:2009 y H3-2016 inicio de fecha 11/10/2016 asociada al contrato 1440 de 2015. Se considera
diligenciamineto por parte del supervisor contractual de la SGEN
Acta 1 9/1/2016 9/30/2016 100% IAM DIA Cerrada 9/30/2016 Si
2.1.1 de MECI que hay debilidades en cuánto a los requisitos relacionados con el producto de fecha 20 junio 2017.
Mediante Oficio CAR N° 2016213677 del 14 de septiembre 2016 la

Entidad informa al Municipio del Hallazgo, con el fin que sea
subsanado; además aclarar que es responsabilidad del municipio
4.4.6 ISO 18001:2207 En verificación in situ del contrato de obra asociado a la ejecución del convenio quien selecciona al contratista de obra, el VERIFICAR el
No hay una exigencia directa por el supervisor a terceros en
GCT-MP-01 Manual de 1070 de 2013 suscrito con el municipio de Lenguazaque; se evidencio mora de Mediante memorando interno solicitar a los supervisores que cumplimiento de todos los requisitos legales y según las indicaciones
96 interventoría y
H4-2016
91 días en el pago de ARL correspondiente al mes de Febrero y de 31 días del
cumplimientos legales; pues es el interventor quien es el directo
incluyan seguimiento en temas S&SO.
Memorando 1 9/1/2016 12/31/2016 100% IAM DIA Cerrada 12/31/2016 No
responsable. de Control Interno y lo correspondiente a la norma
Supervisión pago del mes de Abril de 2016. ISO18001:2007GCT-MP-01 manual de interventoría y supervisión
nuestro ejercicio se refiere al seguimiento de nuestro contratista, que
en este caso es el municipio de Lenguazaque y que dicha situación
no se puede volver a presentar.
Esta actividad venció el 31 de enero de 2017. No se

reportó avance.
A la fecha no se han elaborado los informes correspondientes, toda Para el presente No se adjuntan evidencias y de acuerdo a lo indicado en
De acuerdo con el Procedimiento "GAL-PR-14 Administración Sistema vez que se estan adelantando mesas de trabajo con varias Para el presente seguimiento, no
7.1- 7.5.1 ISO seguimiento, no se los seguimientos de los primeros 3 trimestres de 2018,
Hidráulico de Manejo Ambiental y Control de Indundaciones", no fue No se contempló el alcance de las actividades del Para el presente seguimiento, no se reporto avance, teniendo se reporto avance, teniendo en
9001:2008 Informe con diagnóstico de los sistemas hidráulicos, uno (1) dependencias de la entidad, con el fin de determinar si los sistemas reporto avance, teniendo tampoco se presentaron avances de la actividad.
97 NTCGP 1000:2009 y 1.2
H5-2016 suministrado el diagnóstico de la situacion de los Sistemas Hidráulicos, tal cual procedimiento a desarrollar dentro de la administración de los
por polígono.
Informe 2 9/1/2016 1/31/2017 0% IAM DIA en cuenta que la fecha de terminacion de la actividad fue el
en cuenta que la fecha de
cuenta que la fecha de En ejecución
lo menciona y requiere el procedimiento en el item 1, necesario para llevar a sistemas hidráulicos y las necesidades a satisfacer hidraulicos de manejo ambiental y control de inundaciones se van a 31/01/17 terminacion de la actividad fue el
de MECI implementar DMI como instrumento de planeación; una vez definido terminacion de la Teniendo en cuenta que es una actividad que ya venció
cabo la Planificiacion del mismo. 31/01/18
esto se procederá a continuar con las acciones programadas. actividad fue el 31/01/18 hace mas de un año, es prioritario dar celeridad al
cumplimiento de las acciones propuestas y remitir todas
las evidencias de las acciones que se hubieran
adelantado para la gestión de este plan.
A la fecha no se han las modificaciones correspondientes al

procedimiento, toda vez que se estan adelantando mesas de trabajo
con varias dependencias de la entidad, con el fin de determinar si los
sistemas hidraulicos de manejo ambiental y control de inundaciones
se van a implementar DMI como instrumento de planeación; una vez
La entidad debe revisar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos Esta actividad venció el 31 de enero de 2017. No se
nuevamente. Al verificar el procedimiento GAL-PR-14 Administración Sistema definido esto se procederá a continuar con las acciones reportó avance.
Hidráulico de Manejo Ambiental y Control de Indundaciones" es posible programadas.
evidenciar que el mismo, sólo obedece a tramitar el proceso contractual de los A la fecha de seguimiento No se adjuntan evidencias y de acuerdo a lo indicado en
31 marzo 2018: Mediante memorando N°20183107327 del 2 febrero Se evidenciaron dos (2) actas mencionadas como soporte de Para el presente seguimiento, no
servcios que requieren, no se identifican las responsabilidades concretas de no se anexo el acta los seguimientos del segundo y tercer trimestre de 2018,
4.2.3 y ISO 9001:2008 la actividad propuesta, no obstante, se requiere que reporten se reporto avance, teniendo en
cada operador y no evidencia el ciclo PHVA en el ejercicio de la administración Falta de análisis en la construcción, revisión y aprobación del 2018 se remiten los procedimienttos del proceso IAM, así como la pendiente, Teniendo en tampoco se presentaron avances de la actividad.
98 NTCGP 1000:2009 y 3 H6-2016
de los Sistemas Hidrúalicos de la entidad. Lo anterior incumple los documento.
Mesas de trabajo DOI / OAP Actas de reunión. 3 9/1/2016 1/31/2017 67% IAM DIA un (1) acta de reunion para completar el numero d
cuenta que la fecha de
cuenta que la fecha de En ejecución
de MECI caracterización, politicas de operación y formatos asociados. eactividades propuestas. Teniendo en cuenta que la fecha de terminacion de la actividad fue el
requerimientos del Procedimiento "GSG-PR-01 de Elaboración y Control de culminacion de la Teniendo en cuenta que es una actividad que ya venció
culminacion de la actividad fue el 31/01/17 31/01/18
Documentos y Registros", desconoce su adecuacón y apego al Acuerdo CAR Se realizan reuniones para ajustar por soliictud de OAP. actividad fue el 31/01/17 hace mas de un año, es prioritario dar celeridad al
22 de 2014 y conlleva a un ejercicio inadecuado de la planificación al interior cumplimiento de las acciones propuestas y remitir todas
de la DOI por cuanto no reunen actividades de verificación, validación, las evidencias de las acciones que se hubieran
Reuniones: 29 enero 2018, 08 de marzo 2018.
seguimiento, medición e inspección. adelantado para la gestión de este plan.
Evidencia: H8 AI 2016
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Mediante memorando CAR N° 20163132145 la DOI remite el
procedimiento de Administración del Sistema Hidraulico y Manejo
La entidad debe revisar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente. Al verificar el procedimiento GAL-PR-14 Administración Sistema Ambiental y Control de Inundaciones, para aprobación y publicación
Hidráulico de Manejo Ambiental y Control de Indundaciones" es posible en el SIGESPU.
evidenciar que el mismo, sólo obedece a tramitar el proceso contractual de los Se evidencio el memorando 20183107327, en el cual se
servcios que requieren, no se identifican las responsabilidades concretas de remite a OAP:
4.2.3 y ISO 9001:2008
cada operador y no evidencia el ciclo PHVA en el ejercicio de la administración Falta de análisis en la construcción, revisión y aprobación del Mediante memorando N°20183107327 del 2 febrero 2018 se remiten *Caracterización del Proceso IAM. *Procedimientos asociados
99 NTCGP 1000:2009 y 3 H6-2016
de los Sistemas Hidrúalicos de la entidad. Lo anterior incumple los documento.
Mesas de trabajo para la construcción del Procedimiento Procedimiento 1 9/1/2016 1/31/2017 100% IAM DIA Cerrada 1/31/2017
de MECI los procedimienttos del proceso IAM, así como la caracterización, a la DIA. *Formatos Asociados a procedimientos DIA.
requerimientos del Procedimiento "GSG-PR-01 de Elaboración y Control de politicas de operación y formatos asociados. Documentos que soportan la ejecucion de la actividad
Documentos y Registros", desconoce su adecuacón y apego al Acuerdo CAR propuesta, dando por cerrada la misma.
22 de 2014 y conlleva a un ejercicio inadecuado de la planificación al interior Se realizan reuniones para ajustar por soliictud de OAP.
de la DOI por cuanto no reunen actividades de verificación, validación,
seguimiento, medición e inspección.
Reuniones: Evidencia H9 AI 2016
La Dirección Operativa y de Infraestructura a traves del Interlocutor

SAC remite de manera mensual a la DCASC - SAC informe
relacionando análisis de los trámites asignados a la Dirección, dentro
del informe que debe presentarse para dar cumplimiento al
procedimiento de Atención y Seguimiento a derechos de petición
El proceso GAL debe implementar disposiciones eficaces para la comunicación GSC PR 02, a través de los siguientes memorandos 20163130177-
con los clientes. Al efectuar trazabilidad al aplicativo SIDCAR al período de 20163138067 y 20173100431; así mismo se realizan seguimientos
alcance de la auditoría se relacionan para la DOI, 3 Derechos de Petición y 11 semanales que permitieron disminuir el número de peticiones
7.2.3 ISO 9001:2008
documentos de información institucional vencidos y sin respuesta.
100 NTCG 1000:2004 y 3 H7-2016
Adicionalmente, 240 Derechos de Petición y 81 documentos de información
Las actuaciones no son diligentes y presentan re-procesos Documentos de seguimiento. Documento:Acta 4 9/1/2016 12/31/2016 100% IAM DIA atendidas fuera de términos por parte de la DOI. Cerrada 12/31/2016 Si
MECI
institucional constestados fuera de términos. Lo anterior incumple los
disposiciones establecidas en la Ley 1755 de 2015, la Ley 734 de 2002 y el Para el año 2017: 20173114620, 20173119425, 20173124086 y
procedimiento "GSC-PR-02 Atencion Y Seguimiento a Derechos De Petición". 20173129517.
Así mismo se realiza socialización mediante correos electrónicos y

memorandos de los trámites pendientes de atender de manera
preventiva y correctiva (20173114011, 20173114013, 20174100087,
20173118865)
Se realizan reuniones y actas para seguimiento a los derechos de

petición del SHMACI los días:
1. 17 de enero 2017
El proceso GAL debe implementar disposiciones eficaces para la comunicación 2. 03 de marzo 2017
con los clientes. Al efectuar trazabilidad al aplicativo SIDCAR al período de 3. 17 de marzo 2017
alcance de la auditoría se relacionan para la DOI, 3 Derechos de Petición y 11 4. 27 de marzo 2017
7.2.3 ISO 9001:2008
documentos de información institucional vencidos y sin respuesta. 5. 11 de abril 2017.
101 NTCG 1000:2004 y 3 H7-2016
Adicionalmente, 240 Derechos de Petición y 81 documentos de información
Las actuaciones no son diligentes y presentan re-procesos Mesas de trabajo profesionales SHMACI Documento:Acta 8 9/1/2016 12/31/2016 100% IAM DIA Cerrada 12/31/2016 Si
MECI 6. 28 de abril 2017.
institucional constestados fuera de términos. Lo anterior incumple los 7. 16 de mayo 2017.
disposiciones establecidas en la Ley 1755 de 2015, la Ley 734 de 2002 y el 8. 15 de agosto 2017.
procedimiento "GSC-PR-02 Atencion Y Seguimiento a Derechos De Petición".
En las que participaron Supervisor e Interventoria de los contartos de
operación de los SHMACI; así mismo se realiza seguimiento
mediante correos y memorandos en SIDCAR.
DRBM: Al verificar los controles operacionales implementados en la regional se

evidencia una adecuada separación de los residuos, las fichas de seguridad en
los sitios de uso, sin embargo para la crema de lavaplatos magistral no se
cuenta con la hoja de seguridad y las sustancias re envasadas no tienen el
etiquetado completo (No tiene el pictograma de peligrosidad). VERIFICADO EL
DRSU: La organización debe determinar aquellas operaciones y actividades CUMPLIMIENTO DE LA
asociadas con los peligros identificados, en donde la implementación de los ACTIVIDAD
controles es necesaria para gestionar los riesgos del SG-SST. Al verificar los PROGRAMADA, OBJETO
cuartos de servidores no se evidencia la existencia de controles de acceso, DE ESTE HALLAZGO,
Solicitar al area responsable de la supervisión del contrato de
señalización e identificación necesaria para su manipulación, acceso y demás SU PORCENTAJE DE
servicios generales implementar las acciones
condiciones de seguridad para visitantes y colaboradores. AVANCE FISICO DE
Los supervisores de contrato no realizan verificaciones correspondientes para mejorar las condiciones de
DRAG: En la bodega ubicada en el parqueadero del primer piso, se evidenció EJECUCION; ASÍ COMO
4.4.6 OHSAS periodicas a los controles operacionales implementados para el almacenamiento y etiquetado de sustancias quimicas de Responsable proceso Gestion de Apoyo logístico (Direccion
102 18001:2007
H1-2017 almacenamiento indebido de sustancias químicas peligrosas con papel archivo,
control de los riesgos y peligros durante la ejecución de los productos de aseo y garantizar la disponibilidad de las hojas
Memorando 1 6/20/2017 8/31/2017 100% GHU OTH LA FECHA DE CIERRE Cerrada 8/31/2017 No
generando un riesgo de que se presente un incendio y se pierda la información Operativa y de Infraestructura) DE LA MISMA, PARA EL
contratos de seguridad de todas las hojas de seguridad. Solicitar el
que reposa allí. SEGUIMIENTO CON
envio las evidencias de las acciones implementadas para
DOI: En materia de Seguridad Industrial, se evidenciaron una serie de CORTE A JUNIO DE
cerrar el hallazgo.
inconsistencias durante la visita realizada en la estación de La Ramada: 2018 (SEGUNDO
- Sólo se observó un colaborador utilizando tapabocas. Lo anterior se agudiza TRIMESTE 2018), ESTA
teniendo en cuenta que el olor emanado del Río Bogotá es bastante fuerte. ACTIVIDAD SE
Además, la normatividad asociada a este aspecto (olores), no se encuentra ENCUENTRA EN
identificada en el GSG-PR-02-MT-01 Normograma HSE. ESTADO "CERRADA".
- En esta misma visita (La Ramada) se observó un cable conectado desde un
poste de energía eléctrica, hasta la estación de bombeo que se encontraba
flotando sobre el río, incumpliendo el Subprograma de Seguridad Industrial
descrito en el GHU-PN-22 Sistema SGSST, Ver.3 de 22-03-2017.

etiquetado completo (No tiene el pictograma de peligrosidad).
DRSU: La organización debe determinar aquellas operaciones y actividades
asociadas con los peligros identificados, en donde la implementación de los
controles es necesaria para gestionar los riesgos del SG-SST. Al verificar los
Con fecha 31 diciembre 2017 se tiene proyectado documento en
cuartos de servidores no se evidencia la existencia de controles de acceso, borrador para modificar el procedimiento GAL PR 14, Administración
señalización e identificación necesaria para su manipulación, acceso y demás de los Sistemas Hidráilicos de Manejo Ambiental y Control de
condiciones de seguridad para visitantes y colaboradores. Inundaciones.
Los supervisores de contrato no realizan verificaciones
DRAG: En la bodega ubicada en el parqueadero del primer piso, se evidenció Remitir a los responsables del SG- SST por parte del
4.4.6 OHSAS periodicas a los controles operacionales implementados para el Actividades cerradas en la vigencia 2017 Actividades cerradas en la
103 18001:2008
control de los riesgos y peligros durante la ejecución de los
supervisor del contrato de servicios generales las evidencias Documentos 1 6/20/2017 11/30/2017 100% IAM DAF vigencia 2017 Cerrada 11/30/2017 No
generando un riesgo de que se presente un incendio y se pierda la información de las acciones ejecutadas 31 marzo 2018: Mediante memorando N°20183107327 del 2 febrero
contratos
que reposa allí. 2018 se remiten los procedimienttos del proceso IAM, así como la
DOI: En materia de Seguridad Industrial, se evidenciaron una serie de caracterización, politicas de operación y formatos asociados.
inconsistencias durante la visita realizada en la estación de La Ramada:
- Sólo se observó un colaborador utilizando tapabocas. Lo anterior se agudiza
teniendo en cuenta que el olor emanado del Río Bogotá es bastante fuerte.
Evidencia H1 y H8 AI 2017
Además, la normatividad asociada a este aspecto (olores), no se encuentra
identificada en el GSG-PR-02-MT-01 Normograma HSE.

condiciones de seguridad para visitantes y colaboradores. Solicitar a los profesionales HSEQ del area de DOI la AVANCE FISICO DE
DRAG: En la bodega ubicada en el parqueadero del primer piso, se evidenció implementación de controles a los contratistas para uso de EJECUCION; ASÍ COMO
4.4.6 OHSAS periodicas a los controles operacionales implementados para el
104 18001:2009
los EPP, asi como la implementación de controles Memorando 1 6/20/2017 8/31/2017 100% GHU OTH Se remitio solicitud mediante sidcar 20173137743 del 30/08/2017 LA FECHA DE CIERRE Cerrada 8/31/2017 No
generando un riesgo de que se presente un incendio y se pierda la información requeridos para mitiel envio de las evidencias de las DE LA MISMA, PARA EL
contratos
que reposa allí. acciones implementadas para cerrar el hallazgo. SEGUIMIENTO CON

etiquetado completo (No tiene el pictograma de peligrosidad).
DRSU: La organización debe determinar aquellas operaciones y actividades
asociadas con los peligros identificados, en donde la implementación de los
controles es necesaria para gestionar los riesgos del SG-SST. Al verificar los
cuartos de servidores no se evidencia la existencia de controles de acceso,
señalización e identificación necesaria para su manipulación, acceso y demás
condiciones de seguridad para visitantes y colaboradores. La DOI dando cumplimiento a lo definido en el PMI remite los
DRAG: En la bodega ubicada en el parqueadero del primer piso, se evidenció Remitir a los responsables del SG- SST por parte de los
4.4.6 OHSAS periodicas a los controles operacionales implementados para el siguientes oficios para se verifique y de cumplimiento de las normas
105 18001:2010
profesionales HSE de DOI las evidencias de las acciones Documentos 1 6/20/2017 12/31/2017 100% IAM DIA Cerrada 12/31/2017 No
generando un riesgo de que se presente un incendio y se pierda la información ejecutadas aplicables al SST para los contratos de obra e interventoria (1439 y
contratos 1437 de 2016); 20172131014,20172152493 y 20172150433.
que reposa allí.
DOI: En materia de Seguridad Industrial, se evidenciaron una serie de
teniendo en cuenta que el olor emanado del Río Bogotá es bastante fuerte.
Además, la normatividad asociada a este aspecto (olores), no se encuentra
identificada en el GSG-PR-02-MT-01 Normograma HSE.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Solicitar al grupo de audiotores, en cabeza de la Oficina de
condiciones de seguridad para visitantes y colaboradores. AVANCE FISICO DE
Los supervisores de contrato no realizan verificaciones Control interno, un memorando donde se indiquen las normas
4.4.6 OHSAS periodicas a los controles operacionales implementados para el que ellos identificaron dentro del hallazgo asociadas a olores
106 18001:2011
control de los riesgos y peligros durante la ejecución de los ofensivos pero con relevancia al SG- SST , toda vez que el
Memorando 1 6/20/2017 8/31/2017 100% GHU OTH Se remitio solicitud mediante sidcar 20173137743 del 30/08/2017 LA FECHA DE CIERRE Cerrada 8/31/2017 No
generando un riesgo de que se presente un incendio y se pierda la información DE LA MISMA, PARA EL
contratos hallazgo fue generado al numeral 4.4.6 de Ohsas 18001. Lo
anterior con el fin de actualizar el normograma del SG- SST

condiciones de seguridad para visitantes y colaboradores. Se solicito a la Oficina de Comuinicaciones la realizacion e impresión AVANCE FISICO DE
4.4.6 OHSAS periodicas a los controles operacionales implementados para el Reforzar el programa de señalización en todas las sedes de de señalizacion provisional la cual esta siendo ubicada por parte del
107 18001:2011
control de los riesgos y peligros durante la ejecución de los la Entidad.
Registro Fotografico 1 6/20/2017 10/31/2017 100% GHU OTH LA FECHA DE CIERRE Cerrada 10/31/2017 No
generando un riesgo de que se presente un incendio y se pierda la información contratista Agustin Torres ayala, tal como consta en los informes de DE LA MISMA, PARA EL
contratos la ejecucipon de su contrato.
DRMC-DRAM-DRTE: La organización debe establecer, implementar y

mantener un(os) procedimiento(s) para:
Es de tener en cuenta que el contrato 1766 de 2017 se ejecuto a
a) identificar el potencial de situaciones de emergencia y atender a tales partir del 30 octubre de 2017 y que el suministro de insumos de
situaciones de emergencia. botiquin requería una revisión de cumplimiento de especificiaciones
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRMC se observan elementos tecnicas por parte del supervisor lo cual se adelanto en el mes de
vencidos, como lo es el "cloruro de sodio al 0.9% - Solución inyectable" con Noviebre. Asi las cosas dichos insumos ingresaron en el mes de
fecha de vencimiento del pasado mes de febrero de 2017. Al respecto no se Diciembre al alamacen e inventarios de la Corporación tiempo en el
observa alguna actuación o control que permita identificar la situación y cual se realizó mediante correo electronico solicitud de entrega al
corregirla en el menor tiempo posible. area de almacen de dichos insumos a las Diferentes areas. No
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRAM no se observan elementos, obstante por el cierre financiero de la Dirección Administrativa y VERIFICADO EL
tales como gasas, curas, micropore, entre otros. De otra parte, a pesar de que Financiera desde dieciembre a enero, estos elementos no pudieron CUMPLIMIENTO DE LA
los elementos que se vencen son enviados al nivel central, no se observa la En el reporte suministrado por OTH respecto de la recolección ACTIVIDAD
actualización o recambio de los mismos. Lo anterior, identifica debilidades para
ser entregados sino hasta el mes de Febrero. de los medicamentos vencidos se menciona que estos no se PROGRAMADA, OBJETO
la preparación y atención de emergencias y la inobservancia a la guía GHU-PN- Por lo anterior se consideró importante no recoger los insumos recogerían hasta tanto no se llevara a cabo la entrega de los DE ESTE HALLAZGO,
01-GI-30. "Guía para el manejo del botiquín". vencidos hasta tanto se hiciera la entrega de elementos nuevos con nuevos botiques, actividad que fue soportada con los SU PORCENTAJE DE
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRTE no se encuentran los el fin de no dejar los botiquines vacios y sin elementos para atender documentos anexos en el memorando OTH No. AVANCE FISICO DE
Solitar a los brigadistas la entrega de los insumos vencidos una posible emergencia, esto teniendo en cuenta que desde el
documentos relacionados con las planillas de funcionarios, plan emergencias y Se presentaron demoras en la contratación de insumos de 20183119865, EJECUCION; ASÍ COMO
4.4.7 OHSAS de los botiquines a los responsables del sistema de gestión
108 18001:2007
H2-2017 registros de inspecciones de seguridad. botiquin lo que retardo la entrega y recambio de elementos
en seguridad y salud en el trabajo para tramitar su
Memorando 1 6/20/2017 9/15/2017 100% GHU OTH componente tecnico en los botiquines no se utilizan medicamentes ni LA FECHA DE CIERRE Cerrada 9/15/2017 No
De otra parte, se registran dos extintores amarillos (zona de almacén y entrada vencidos. elementos tópicos sino unicamente material de limpieza mediante Se debe tener en cuenta que la actividad tenia programada DE LA MISMA, PARA EL
disposición final.
a la DRTE) con fecha de vencimiento del año 2014. uso de cloruro de sodio y material de inmovilización, por lo que el uso fecha de cierre 15 de septiembre de 2017 y como entrega de SEGUIMIENTO CON
Lo anterior, identifica debilidades para la preparación y atención de de un elemento vencido no tiene inferencia. De acuerdo a lo anterior producto por cumplimiento a la actividad un memorando (no CORTE A JUNIO DE
emergencias y la inobservancia a la guía GHU-PN-01-GI-30. "Guía para el con el fin de garantizar que los botiquines realmente estuvieran se realizó) solicitando la entrega de los insumos vencidos para 2018 (SEGUNDO
manejo del botiquín". y el Plan de Emergencias. GHU-PN-13. Versión 2, entre tramitar su disposición final, y que las actividades fueron TRIMESTE 2018), ESTA
otros controles.
dotados de manera adecuada se decidio realizar una inspección de realizadas durante el vigencia 2018. ACTIVIDAD SE
DOI: Se identifica debilidades en cuanto a las operaciones y actividades los mismos por parte del personal de SST y garantizar que los ENCUENTRA EN
asociadas con los peligros toda vez que: Revisadas las maquinas Komatsu botiquines cumplan con lo establecido en la guia de manejo de ESTADO "CERRADA".
PC130 y PC200 ubicadas en los municipios de Jerusalen y Tocaima, se pudo botiquines. Teniendo en cuenta el traslado de la sede central al
establecer que los elementos del botiquin se encuentran vencidos. Edificio centro empresarial Gran Estación - Costado la Esfera, los
Al verificar el procedimiento GAL-PR-01 Servicio de Transporte se evidencio botiquines de la sede central fueron reemplazados en su totalidad por
que en las inspecciones realizadas los vehiculos OBG 029/ OBG031/ OBI 349 maletas e insumos nuevos por lo que los mismos no requieren
no cuentan con el botiquin o estan las fechas vencidas. revisión. De acuerdo a lo antes mencionado remitimos en archivo
DRAG: Se evidenciaron 2 botellas de Cloruro de Sodio con fecha de adjunto las evidencias de la revisión de botiquines de las direcciones
vencimiento de enero del 2017. regionales y evidencias de entrega de insumos por sede con el fin de
dar cierre al plan de mejoramiento.

a) identificar el potencial de situaciones de emergencia y atender a tales
situaciones de emergencia.
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRMC se observan elementos
vencidos, como lo es el "cloruro de sodio al 0.9% - Solución inyectable" con
fecha de vencimiento del pasado mes de febrero de 2017. Al respecto no se
observa alguna actuación o control que permita identificar la situación y
corregirla en el menor tiempo posible.
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRAM no se observan elementos,
tales como gasas, curas, micropore, entre otros. De otra parte, a pesar de que
los elementos que se vencen son enviados al nivel central, no se observa la
actualización o recambio de los mismos. Lo anterior, identifica debilidades para
la preparación y atención de emergencias y la inobservancia a la guía GHU-PN-
01-GI-30. "Guía para el manejo del botiquín".
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRTE no se encuentran los Se realizó solicitud mediante memorando 20173138374 del
Solitar al jefe de brigadas realizar una capacitación a todo el
documentos relacionados con las planillas de funcionarios, plan emergencias y Se presentaron demoras en la contratación de insumos de Actividades cerradas en la
4.4.7 OHSAS equipo brigadistas sobre las funciones y responsabilidades Lista de asistencia a 04/09/2017. La capcitación fue realizada por el jefe de brigada el día Actividades cerradas en la vigencia 2017
109 18001:2008
de la brigada de emergencia y remitir a los responsables del capacitación.
1 6/20/2017 9/30/2017 100% GHU DAF -OTH vigencia 2017 Cerrada 9/30/2017 No
De otra parte, se registran dos extintores amarillos (zona de almacén y entrada vencidos. 22 de Septiembre de 2017, y la evidencia se encuentra en la TRD
sistema la evidencia de la ejecución de dicha actividad. 150-98-05
a la DRTE) con fecha de vencimiento del año 2014.
Lo anterior, identifica debilidades para la preparación y atención de
emergencias y la inobservancia a la guía GHU-PN-01-GI-30. "Guía para el
manejo del botiquín". y el Plan de Emergencias. GHU-PN-13. Versión 2, entre
otros controles.
DOI: Se identifica debilidades en cuanto a las operaciones y actividades
asociadas con los peligros toda vez que: Revisadas las maquinas Komatsu
PC130 y PC200 ubicadas en los municipios de Jerusalen y Tocaima, se pudo
establecer que los elementos del botiquin se encuentran vencidos.
Al verificar el procedimiento GAL-PR-01 Servicio de Transporte se evidencio
que en las inspecciones realizadas los vehiculos OBG 029/ OBG031/ OBI 349
no cuentan con el botiquin o estan las fechas vencidas.
DRAG: Se evidenciaron 2 botellas de Cloruro de Sodio con fecha de
vencimiento de enero del 2017.

a) identificar el potencial de situaciones de emergencia y atender a tales
situaciones de emergencia.
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRMC se observan elementos
vencidos, como lo es el "cloruro de sodio al 0.9% - Solución inyectable" con
fecha de vencimiento del pasado mes de febrero de 2017. Al respecto no se
observa alguna actuación o control que permita identificar la situación y
corregirla en el menor tiempo posible.
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRAM no se observan elementos, VERIFICADO EL
tales como gasas, curas, micropore, entre otros. De otra parte, a pesar de que CUMPLIMIENTO DE LA
los elementos que se vencen son enviados al nivel central, no se observa la ACTIVIDAD
actualización o recambio de los mismos. Lo anterior, identifica debilidades para PROGRAMADA, OBJETO
la preparación y atención de emergencias y la inobservancia a la guía GHU-PN- DE ESTE HALLAZGO,
01-GI-30. "Guía para el manejo del botiquín". SU PORCENTAJE DE
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRTE no se encuentran los AVANCE FISICO DE
documentos relacionados con las planillas de funcionarios, plan emergencias y Se presentaron demoras en la contratación de insumos de EJECUCION; ASÍ COMO
4.4.7 OHSAS Gestionar ante la Secretaría General y apoyar el tramite El contrato fue adjudicado el día 22 de Septiembre tal y como consta
110 18001:2009
contractual para la adquisisción de los insumos de botiquíon.
Estudios previos 1 6/20/2017 8/31/2017 100% GHU / GCT OTH LA FECHA DE CIERRE Cerrada 8/31/2017 No
De otra parte, se registran dos extintores amarillos (zona de almacén y entrada vencidos. en la pagina del SECOP DE LA MISMA, PARA EL
a la DRTE) con fecha de vencimiento del año 2014. SEGUIMIENTO CON
Lo anterior, identifica debilidades para la preparación y atención de CORTE A JUNIO DE
emergencias y la inobservancia a la guía GHU-PN-01-GI-30. "Guía para el 2018 (SEGUNDO
manejo del botiquín". y el Plan de Emergencias. GHU-PN-13. Versión 2, entre TRIMESTE 2018), ESTA
otros controles. ACTIVIDAD SE
DOI: Se identifica debilidades en cuanto a las operaciones y actividades ENCUENTRA EN
asociadas con los peligros toda vez que: Revisadas las maquinas Komatsu ESTADO "CERRADA".
PC130 y PC200 ubicadas en los municipios de Jerusalen y Tocaima, se pudo
establecer que los elementos del botiquin se encuentran vencidos.
Al verificar el procedimiento GAL-PR-01 Servicio de Transporte se evidencio
que en las inspecciones realizadas los vehiculos OBG 029/ OBG031/ OBI 349
no cuentan con el botiquin o estan las fechas vencidas.
DRAG: Se evidenciaron 2 botellas de Cloruro de Sodio con fecha de
vencimiento de enero del 2017.

Es de tener en cuenta que el contrato 1766 de 2017 se ejecuto a
a) identificar el potencial de situaciones de emergencia y atender a tales partir del 30 octubre de 2017 y que el suministro de insumos de
situaciones de emergencia. botiquin requería una revisión de cumplimiento de especificiaciones
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRMC se observan elementos tecnicas por parte del supervisor lo cual se adelanto en el mes de
vencidos, como lo es el "cloruro de sodio al 0.9% - Solución inyectable" con Noviebre. Asi las cosas dichos insumos ingresaron en el mes de
fecha de vencimiento del pasado mes de febrero de 2017. Al respecto no se Diciembre al alamacen e inventarios de la Corporación tiempo en el
observa alguna actuación o control que permita identificar la situación y cual se realizó mediante correo electronico solicitud de entrega al
corregirla en el menor tiempo posible. area de almacen de dichos insumos a las Diferentes areas. No
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRAM no se observan elementos, obstante por el cierre financiero de la Dirección Administrativa y VERIFICADO EL
tales como gasas, curas, micropore, entre otros. De otra parte, a pesar de que Con Memorando No. 20183119865 del 2 de abril de 2018, la CUMPLIMIENTO DE LA
Financiera desde dieciembre a enero, estos elementos no pudieron
los elementos que se vencen son enviados al nivel central, no se observa la OTH remite los documentos soportes mediante los cuales se ACTIVIDAD
actualización o recambio de los mismos. Lo anterior, identifica debilidades para ser entregados sino hasta el mes de Febrero. llevan a cabo las entregas de los nuevos botiquines, dentro de PROGRAMADA, OBJETO
la preparación y atención de emergencias y la inobservancia a la guía GHU-PN- Por lo anterior se consideró importante no recoger los insumos los anexos se encuentran soportes tales como: correo DE ESTE HALLAZGO,
01-GI-30. "Guía para el manejo del botiquín". vencidos hasta tanto se hiciera la entrega de elementos nuevos con electrónico del 27 dic/2017, listado de entrega de botiquines SU PORCENTAJE DE
Al verificar las condiciones del botiquín de la DRTE no se encuentran los el fin de no dejar los botiquines vacios y sin elementos para atender tipo maleta, listado de entrega de insumos para dotación de AVANCE FISICO DE
documentos relacionados con las planillas de funcionarios, plan emergencias y Se presentaron demoras en la contratación de insumos de Una vez el contrato se encuentre adjudicado e inicie su una posible emergencia, esto teniendo en cuenta que desde el botiquines, formato de salidas de almacén, lista entrega de EJECUCION; ASÍ COMO
4.4.7 OHSAS
111 18001:2010
H2-2017 registros de inspecciones de seguridad. botiquin lo que retardo la entrega y recambio de elementos ejecución, realizar la entrega de los elementos de botiquin a Salidas de almacen 1 6/20/2017 12/31/2017 100% GHU OTH componente tecnico en los botiquines no se utilizan medicamentes ni Tensiómetros, listados de asistencia a capacitación en LA FECHA DE CIERRE Cerrada 12/31/2017 No
De otra parte, se registran dos extintores amarillos (zona de almacén y entrada vencidos. cada una de las areas. elementos tópicos sino unicamente material de limpieza mediante Primeros Auxilios (siendo la última lista con fecha de 9 de abril DE LA MISMA, PARA EL
a la DRTE) con fecha de vencimiento del año 2014. uso de cloruro de sodio y material de inmovilización, por lo que el uso de 2018). SEGUIMIENTO CON
Lo anterior, identifica debilidades para la preparación y atención de de un elemento vencido no tiene inferencia. De acuerdo a lo anterior CORTE A JUNIO DE
emergencias y la inobservancia a la guía GHU-PN-01-GI-30. "Guía para el con el fin de garantizar que los botiquines realmente estuvieran 2018 (SEGUNDO
manejo del botiquín". y el Plan de Emergencias. GHU-PN-13. Versión 2, entre Se debe tener en cuenta en este punto que la actividad tenia TRIMESTE 2018), ESTA
otros controles.
dotados de manera adecuada se decidio realizar una inspección de programada fecha de cierre 31 de diciembre de 2017 y que las ACTIVIDAD SE
DOI: Se identifica debilidades en cuanto a las operaciones y actividades los mismos por parte del personal de SST y garantizar que los actividades fueron realizadas durante el vigencia 2018. ENCUENTRA EN
asociadas con los peligros toda vez que: Revisadas las maquinas Komatsu botiquines cumplan con lo establecido en la guia de manejo de ESTADO "CERRADA".
PC130 y PC200 ubicadas en los municipios de Jerusalen y Tocaima, se pudo botiquines. Teniendo en cuenta el traslado de la sede central al
establecer que los elementos del botiquin se encuentran vencidos. Edificio centro empresarial Gran Estación - Costado la Esfera, los
Al verificar el procedimiento GAL-PR-01 Servicio de Transporte se evidencio botiquines de la sede central fueron reemplazados en su totalidad por
que en las inspecciones realizadas los vehiculos OBG 029/ OBG031/ OBI 349 maletas e insumos nuevos por lo que los mismos no requieren
no cuentan con el botiquin o estan las fechas vencidas. revisión. De acuerdo a lo antes mencionado remitimos en archivo
DRAG: Se evidenciaron 2 botellas de Cloruro de Sodio con fecha de adjunto las evidencias de la revisión de botiquines de las direcciones
vencimiento de enero del 2017. regionales y evidencias de entrega de insumos por sede con el fin de
dar cierre al plan de mejoramiento.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

DRBM: Se evidencia desconocimiento en el personal entrevistado con respecto
a los programas de seguridad Industrial y salud en el trabajo, no se tiene
claridad de lo que significa el pictograma de peligrosidad o el rombo de la
NFPA. Para los contratistas nuevos se evidencio desconocimiento del sistema
VERIFICADO EL
de gestión HSEQ.
CUMPLIMIENTO DE LA
DAF: a organización debe asegurar que cualquier persona que esté bajo su
ACTIVIDAD
control ejecutando tareas que pueden tener impacto sobre el SGSST y SGA,
PROGRAMADA, OBJETO
sea competente con base en su educación, formación o experiencia, y debe
DE ESTE HALLAZGO,
conservar los registros asociados.
SU PORCENTAJE DE
Al indagar por el conocimiento de los sistemas de gestión ambiental y de
AVANCE FISICO DE
seguridad en el trabajo entre el personal de la Dirección Administrativa y
No existe toma de conciencia en los colaboradores de que el Se socializó la cartilla mediante cirular sidcar 20173138595 y EJECUCION; ASÍ COMO
4.4.2 OHSAS Financiera, no se evidencia que se identifican los procesos de participación, Socializar a todos los funcionarios y contratista la cartilla con
112 18001:2007
H3-2017
conocimiento y aporte de cada uno a los mismos, desconociendo como
SG-SST es responsabilidad de todos y que por ende cada uno
la información básica del SG- SST
Cartilla 1 6/20/2017 8/31/2017 100% GHU OTH 20173138596 del 05/09/2017. La cartilla fue publicada en la pagina LA FECHA DE CIERRE Cerrada 8/31/2017 No
tiene responsabilidades en la implementación del mismos web de la CAR DE LA MISMA, PARA EL
contribuyen al logro de los objetivos propuestos cada uno.
SEGUIMIENTO CON
DRSOA: Entrevistado varios funcionarios se pudo evidenciar Desconocimiento
CORTE A JUNIO DE
sobre aspectos, elementos y componentes del Sistema Integrado de Gestión
2018 (SEGUNDO
Pública y la forma en que la labor diaria aporta a los objetivos de calidad y a la
TRIMESTE 2018), ESTA
mitigación de aspectos e impactos ambientales y peligros y riesgos en lo que a
ACTIVIDAD SE
salud y seguridad en el trabajo se refiere.
ENCUENTRA EN
DAF: Al verificar el Procemiento GAL-PR-04 se evidencia que este no describe
ESTADO "CERRADA".
aspectos, guias o recomendaciones frente al bodegaje, se pregunta a los
auditados si existe alguna guia que lo establoezca con lo cual manifiestan que
no, sin embargo al verificar controles establecidos en Seguridad y Salud en el
trabajo se evidencia la guia de seguridad para el almacenamiento mixto GHU-
PN-22-GI-05.

VERIFICADO EL
de gestión HSEQ.
CUMPLIMIENTO DE LA
ACTIVIDAD
PROGRAMADA, OBJETO
DE ESTE HALLAZGO,
SU PORCENTAJE DE
AVANCE FISICO DE
seguridad en el trabajo entre el personal de la Dirección Administrativa y Solicitar a cada jefe de dependencia las evidencias de la
No existe toma de conciencia en los colaboradores de que el EJECUCION; ASÍ COMO
4.4.2 OHSAS Financiera, no se evidencia que se identifican los procesos de participación, socialización de dicha cartilla y de su interiorización a partir Se socializó la cartilla mediante cirular sidcar 20173138595 y
113 18001:2008
H3-2017
de un trabajo colectivo que demuestre la participación de los
Memorando 1 6/20/2017 8/31/2017 100% GHU OTH LA FECHA DE CIERRE Cerrada 8/31/2017 No
tiene responsabilidades en la implementación del mismos 20173138596 del 05/09/2017 DE LA MISMA, PARA EL
contribuyen al logro de los objetivos propuestos cada uno. colaboradores y la interiorización de los conceptos.
SEGUIMIENTO CON
CORTE A JUNIO DE
2018 (SEGUNDO
ACTIVIDAD SE
ENCUENTRA EN
ESTADO "CERRADA".
PN-22-GI-05.

de gestión HSEQ.
seguridad en el trabajo entre el personal de la Dirección Administrativa y Recepcionar los resultados enviados por las dependencias Se da avance mediante memorandos Nª 20173124873-20173126461
No existe toma de conciencia en los colaboradores de que el
4.4.2 OHSAS Financiera, no se evidencia que se identifican los procesos de participación, sobre la socialización de la cartilla a traves de listas de Listas de asistencia y Todas las
114 18001:2009
H3-2017
asistencia, y de otras evidencias como son registros documentios
1 6/20/2017 9/30/2017 100% Todos los procesos
dependencias
y 20173145075, el pròximo reporte corresponde al PMI a 31 Cerrada 9/30/2017
tiene responsabilidades en la implementación del mismos diciembre 2017, ha realizarse en el mes de enero 2018
contribuyen al logro de los objetivos propuestos cada uno. fotograficos, actas e reunión, entre otras.
PN-22-GI-05.
VERIFICADO EL
CUMPLIMIENTO DE LA
ACTIVIDAD
PROGRAMADA, OBJETO
DE ESTE HALLAZGO,
DRMC: Al verificar el registro de "Inspecciones" GHU-PR-20-FR-01 Versión 2", Se presentó al equipo auditor por parte de los auditados un SU PORCENTAJE DE
de fecha 24 de abril de 2017, no se evidencia la evaluación de las condiciones documento no controlado por el sistema de Gestión (informe de Remitir una circular a todas las dependencias indicando la AVANCE FISICO DE
físicas de la DRMC en cuanto a los temas relacionados con la iluminación, a inspección de seguridad) y la información tampoco fue importancia de consultar la información controlada del EJECUCION; ASÍ COMO
4.4.6 OHSAS Se realizó la solicitud a todas las dependencias mediante cirular
115 18001:2007
H4-2017 pesar de estar relacionado el riesgo de "Fatiga visual y Pérdida de Capacidad corroborada por el equipo auditor con los responsables de la sistema, toda vez que los informes con resultado de Memorando 1 6/20/2017 8/31/2017 100% GHU OTH LA FECHA DE CIERRE Cerrada 8/31/2017 No
Visual" en la matriz de riesgos y de presentarse insuficientes condiciones de implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud inspecciones se encuentra disponible en el servidor de la sidcar 20173138595 y 20173138596 del 05/09/2017 DE LA MISMA, PARA EL
iluminación en la zona de archivo de expedientes. en el Trabajo para identificar los controles operacionales que se Corporación actualmente Dell Bogotá. SEGUIMIENTO
VERIFICADO CON
EL
han implementado. CORTE A JUNIO
CUMPLIMIENTO DE DE
LA
2018
ACTIVIDAD (SEGUNDO
TRIMESTE 2018),
PROGRAMADA, ESTA
OBJETO
ACTIVIDAD
DE ESTE HALLAZGO,SE
DRMC: Al verificar el registro de "Inspecciones" GHU-PR-20-FR-01 Versión 2", Se presentó al equipo auditor por parte de los auditados un ENCUENTRA
SU PORCENTAJE DE EN
de fecha 24 de abril de 2017, no se evidencia la evaluación de las condiciones documento no controlado por el sistema de Gestión (informe de ESTADO "CERRADA".
AVANCE FISICO DE
físicas de la DRMC en cuanto a los temas relacionados con la iluminación, a inspección de seguridad) y la información tampoco fue EJECUCION; ASÍ COMO
4.4.6 OHSAS Solicitar a la oficina de Control interno fortalecer las Se realizó siolicitud medinate memorando 20173137748 del
116 18001:2007
H4-2017 pesar de estar relacionado el riesgo de "Fatiga visual y Pérdida de Capacidad corroborada por el equipo auditor con los responsables de la
competencias de los auditores
Unidad 1 6/20/2017 8/31/2017 100% GHU OTH LA FECHA DE CIERRE Cerrada 8/31/2017 No
Visual" en la matriz de riesgos y de presentarse insuficientes condiciones de implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud 30/08/2017 DE LA MISMA, PARA EL
iluminación en la zona de archivo de expedientes. en el Trabajo para identificar los controles operacionales que se SEGUIMIENTO CON
han implementado. CORTE A JUNIO DE
2018 (SEGUNDO
ACTIVIDAD SE
ENCUENTRA EN
ESTADO "CERRADA".
A la fecha se estan adelantando mesas de trabajo con los

responsables dentro de la DOI para determinar las acciones a
programar dentro de los sistemas hidraulicos de manejo ambiental y
control de inundaciones a partir de la implementación del modelo de
La Entidad posee en el cuarto piso, el centro de cómputo, lugar catalogado DMI como instrumento de planeación.
como área crítica, de acuerdo a lo estipulado en el documento "TIC-PL-02 A la fecha de seguimiento
Se evidenciaron dos (2) actas mencionadas como soporte de
Políticas de Seguridad Informática V3". Al efectuar inspección y prueba de no se anexo el acta
4.4.7. OHSAS la actividad propuesta, no obstante, se requiere que reporten
humo a los detectores de incendio, se pudo corroborar que estos se encuentran Falta de mantenimiento y seguimiento a los detectores de Elaborar memorando, solicitando la revisión y mantenimiento 31 marzo 2018: Mediante memorando N°20183107327 del 2 febrero pendiente, Teniendo en
117 18001:2007 e ISO H1-2017
fuera de servicio. Así mismo, se verificó que dicho centro de cómputo, no incendio y a las alarmas. de la infraestructura.
Memorando 1 7/17/2017 8/17/2017 100% TIC OTIC un (1) acta de reunion para completar el numero d Cerrada 10/9/2017 8/17/2017 No
14001:2007 2018 se remiten los procedimienttos del proceso IAM, así como la eactividades propuestas. Teniendo en cuenta que la fecha de
cuenta con los elementos de control de Alarmas y de inundación, incumpliendo caracterización, politicas de operación y formatos asociados. culminacion de la
culminacion de la actividad fue el 31/01/17
con lo estipulado con el item "Seguridad Física numeral 13# del mencionado actividad fue el 31/01/17
documento. Se realizan reuniones para ajustar por soliictud de OAP.

31 marzo 2018: Mediante memorando N°20183107327 del 2 febrero

La Entidad posee en el cuarto piso, el centro de cómputo, lugar catalogado 2018 se remiten los procedimienttos del proceso IAM, así como la
como área crítica, de acuerdo a lo estipulado en el documento "TIC-PL-02 caracterización, politicas de operación y formatos asociados.
Políticas de Seguridad Informática V3". Al efectuar inspección y prueba de
4.4.7. OHSAS
humo a los detectores de incendio, se pudo corroborar que estos se encuentran Falta de mantenimiento y seguimiento a los detectores de Se realizan reuniones para ajustar por soliictud de OAP. Se evidencio el acta mencionada como soporte de la
118 18001:2007 e ISO H1-2017
fuera de servicio. Así mismo, se verificó que dicho centro de cómputo, no incendio y a las alarmas. Realizar seguimiento a las alarmas y detectores de incendio
1 7/18/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC
actividad propuesta, dando por cerrada la actividad.
Cerrada 3/8/2018 12/22/2017 No
14001:2007 Documento
cuenta con los elementos de control de Alarmas y de inundación, incumpliendo Reuniones: Evidencia H9 AI 2016
con lo estipulado con el item "Seguridad Física numeral 13# del mencionado
documento.
1, Se programo y se realizó un comité, donde se Capacitaron y

Sensibilizaron todos los funcionarios y contratistas de la OTIC, sobre
las políticas de Operación, caracterización, riesgos e indicadores del
proceso. (acta de comitè)
1, Realizar Capacitación y Sensibilización de las políticas de Capacitación
Falta de socialización de las Politicas de Operación e
Al realizar entrevistas aleatorias al personal del proceso, se observó Operación e indicadores del proceso.
indicadores del proceso al personal de la OTIC Se programo y se realizó un comité el 25 de septiembre, donde se Se evidencia la ejecución del comité, el cual se efectuó dentro Actividades en
119 1.2.5 - 1.2.4 MECI H2-2017 desconocimiento respecto a las politicas de operación y a los indicadores Evaluación 1 7/25/2017 12/17/2017 100% TIC OTIC
de los tiempos estipulados en el PUMI. seguimiento
Cerrada 9/25/2017 12/17/2017 No
asociados al proceso 2, Realizar Comites de proceso para mostrar resultasdos de Capacitaron y Sensibilizaron todos los funcionarios y contratistas de
2- Desconocimiento a las ploíticas e indicadores del proceso la OTIC, sobre las políticas de Operación, caracterización, riesgos e
valuación.
indicadores del proceso. (acta de comitè)
Actidad cerrada
Se realizó cronograma de capacitación sobre las Politicas de

Seguridad de la Información, para el mes de octubre en las
Se evidencia que las polìticas de seguridad son socializadas de acuerdo a la La Políticas de seguridad informatica se programan y se Direcciones Regionales.
programación que realiza la OTH, sin embargo para contratistas no se realiza socilizan una vez al año tanto para funcionarios como Capacitación y Igualmente la OTIC realizó un flash de las políticas de seguridad de
dicha socialización, incumplimiendo lo estipulado en el documento TIC-PL-02 contratistas, sin embargo no se hace capacitación a los divulgación Se evidencia el cronograma de ejecución y su cumplimiento
120 1.3 MECI H3-2017
Politicas de Seguridad Informatica, en los controles planteados por el proceso contratistas nuevos sobre estas políticas.
Ejecutar capacitación 1 8/1/2017 12/17/2017 100% TIC OTIC la información los cuales fueron enviados a los computadores de la dentro de los tiempos previstos.
Actividad Cerrada Cerrada 11/30/2017 12/17/2017 No
en la matriz de seguimiento de polìticas de seguridad informatica y en los sede central de la corporación, esta actividad se realizó el 30 de
controles establecidos al riesgo de daño o perdida de la información. noviembre del año en curso.
De acuerdo al
En el mapa de riesgos de la entidad del segundo semestre del 2016 se memorando
evidenció lo siguiente: 20173125662, se efectuó
el cierre de las
- En la columna REPONSABLE DEL PROCESO del SEGUIMIENTO se actividades, dado que la
relacionan acciones de seguimientos, no los cargos sobre los cuales recae la Mediante radicado No. 20173125662 del 13 de junio de 2017 la OAP efectuó mesa de
responsabilidad de las acciones. Memorando Se efectuaron las mesas de trabajo con la Oficina Asesora de trabajo para la revisión de
Solicitar mediante memorando a la Oficina Asesora de Oficina de las TIC solicitó a la Oficina Asesora de Planeación
121 1.3 MECI H4-2017 No se tiene claridad sobre la identificación de los riesgos.
Planeación una capacitación para identificación de riesgos.
1 6/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC Planeación, para la reestructuración de los Riesgos del los Riesgos de Gestión Cerrada 6/13/2017 12/22/2017 No
- De acuerdo con la valoración de los riesgos "Falta de continuidad del servicio", capacitación en identificación de riesgos para todo el equipo de Proceso. del Proceso. De igual
"Daño o pérdida de la información", "Daños en la infraestructura tecnológica" y trabajo. forma, se efectuaron los
"Adquisiciones inadecuadas", los controles establecidos no son efectivos, ya ajustes al mapa el cual se
que previo a éstos, los riestos se encuentran una zona extrema y posterior a su le efectuará seguimiento
aplicación, los riesgos continuan en una zona extrema, por lo cual no se por parte de OCIN, al
minimizan. finalizar el segundo
semestre 2017.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

De acuerdo al
En el mapa de riesgos de la entidad del segundo semestre del 2016 se memorando
evidenció lo siguiente: 20173125662, se efectuó
el cierre de las
- En la columna REPONSABLE DEL PROCESO del SEGUIMIENTO se actividades, dado que la
relacionan acciones de seguimientos, no los cargos sobre los cuales recae la OAP efectuó mesa de
Se efectuaron las mesas de trabajo con la Oficina Asesora de
responsabilidad de las acciones. trabajo para la revisión de
Realizar mesa de trabajo para ajustar el mapa de riesgo del Con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación se revisó y ajustó Planeación, para la reestructuración de los Riesgos del
122 1.3 MECI H4-2017 No se tiene claridad sobre la identificación de los riesgos. Mapa de Riesgo 1 6/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC los Riesgos de Gestión Cerrada 6/13/2017 12/22/2017 No
- De acuerdo con la valoración de los riesgos "Falta de continuidad del servicio",
proceso el mapa de riesgos Proceso. La actividad se cumplió entre los plazos
del Proceso. De igual
establecidos.
"Daño o pérdida de la información", "Daños en la infraestructura tecnológica" y forma, se efectuaron los
"Adquisiciones inadecuadas", los controles establecidos no son efectivos, ya ajustes al mapa el cual se
que previo a éstos, los riestos se encuentran una zona extrema y posterior a su le efectuará seguimiento
aplicación, los riesgos continuan en una zona extrema, por lo cual no se por
1-El parte de OCIN, se
procedimiento al
minimizan. finalizar en el
publicó segundo
Dell Bogotá y
semestre
se 2017.
actualizó a la nueva
versión con los ajustes
Procedimiento requeridos. TIC-PR-01
Verificado el procedimiento TIC-PR-05 Administración cuentas de usuario, 1, Actualizar el procedimiento TIC-PR_05. De acuerdo a la actualización del proceso con la Oficina
No se ha establecido punto de control para registro de actualizado y socializado La actualización del procedimiento se tiene programado por el Grupo VERSION 3 29-11-2017.
123 4.2.3 NTC GP 1000:2009 H5-2017 Versión 3, se evidencia que se registran las actividades del paso a paso, sin
actividades del procedimiento TIC-PR-05.
1 8/1/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC Asesora de Planeación, se publicó la actualización del Cerrada 11/29/2017 12/22/2017 No
embargo no establecen puntos de control. de Mejoramiento para el mes de octubre de 2017 procedimiento, entre los tiempos previstos.
2-Se evidencia la
actualización del
Procedimiento, dado los
puntos de control
El alcance del procedimiento TIC-PR-01 Aquisición, instalación y retiro de establecidos en las
El procedimiento
actividades 3, 5, 7. se
software, versión 2, inicia con la identificación de necesidades y finaliza con el
Ajustar procedimiento Procedimiento De acuerdo a la actualización del proceso con la Oficina actualizó y pubicó en Dell
retiro de licencia de software sin embargo en la descripción del procedimiento La actualización del procedimiento se tiene programado por el Grupo
124 4.2.3 NTC GP 1000:2009 H6-2017
se empieza con el control de licenciamiento de software, en una segunda parte
Procedimiento TIC-PR-01 no es claro 1 8/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC Asesora de Planeación, se publicó la actualización del Bogotá. La Versión es : Cerrada 11/29/2017 12/22/2017 No
de Mejoramiento para el mes de octubre de 2017 procedimiento, entre los tiempos previstos. TIC-PR-05 VERSIÓN 4
se tiene la adquisición, instalación y retiro de software, y una final la baja de
29-11-2017
software. No es claro el paso a paso del procedimiento.
El procedimiento de administración de buckup esta desactualizado de acuerdo

a los cambios efectuados por la implementación de la nube. Del mismo, modo
se menciona en el formato TIC-PR-05-FR-01 que no existe actualmente.
La fecha límite para la ejecución de la actividad se tenía
El instructivo de backups base de datos SQL server TIC-PR-06-IS-02 tiene Se modifico la infraestructura tecnologica de la Corporación Procedimeinto Se realizó actualización del procedimiento
125 4.2.3 NTC GP 1000:2009 H7-2017
horarios de planes de mantenimiento programados diferentes a los reales y pero no se modifico el procedimiento
Actualizar el procedimiento y Publicar
actualizado
1 6/20/2017 9/30/2017 100% TIC OTIC prevista para el 30-09-2017 y se efectuó el 18 de diciembre de Actividad Cerrada Cerrada 11/29/2017 9/30/2017 No
versión 4 de fecha 18 - 12 -2017 2017
establecidos en el formato TIC-PR-06-FR-01 Programación de Buckups.
Las rutas del formato TIC-PR-06-FR-01 Programación de Buckups se

encuentran desactualizadas.
En el procedimiento ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE HARDWARE -

TIC-PR-04 se evidenció lo siguiente:
- En el muneral 3 DEFINICIONES se describe el significado de "TARJETA",

"TARJETA MADRE O MAINBOARD", "TARJETA DE MEMORIA", "OFIMÁTICA"
Y "USUARIO", sin embargo, en la descripción del procedimiento no se
mencionan.
- En la descripción del procedimiento se relaciona el procedimiento general,
mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo. De acuerdo con las
actividades del procedimiento general, éste hace referencia a un mantenimiento
correctivo.
- En el objetivo no se relacionan las tablets de la entidad.
Se evidenció el ajuste al
- En el numeral 7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, ítem 1,
procedimiento, el cual fue
ACTUALIZACIÓN DE HARDWARE no se especifican todos los medios a través De acuerdo a la actualización del proceso con la Oficina
El Procedimiento no es claro para el mejor entendimiento de los 1, Ajustar procedimiento Procedimiento La actualización del procedimiento se tiene programado por el Grupo publicado en Dell Bogotá
126 4.2.3 NTC GP 1000:2009 H8-2017 de los cuales se recibe la solicitud de mantenimiento correctivo a la oficina de
usuarios
1 6/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC Asesora de Planeación, se publicó la actualización del Cerrada 11/29/2017 12/22/2017 No
TIC'S, tales como comunicación por correo electrónico, llamada telefónica o de Mejoramiento para el mes de Noviembre de 2017 procedimiento, entre los tiempos previstos.
mediante la versión: TIC-
PR-04 VERSIÓN 3 29-11-
requerimiento personal a la mesa de ayuda, contratista y/o funcionario
2017
asignado. Sólo se menciona que las solicitudes se reciben mediante
memorando.
- En el numeral 7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO se relaciona en el
ítem 5 ACTUALIZACIÓN DE HARDWARE y en el ítem 7 del MANTENIMIENTO
CORRECTIVO como área responsable el "CONTRATISTA", sin embargo, la
responsabilidad está a cargo de la Oficina de TIC'S, en la cual se realiza la
contratación de dicho contratista.
- En el mantenimiento preventivo no se establece un punto de control.
- En el numeral 4 no se mencionan lo siguientes cargos, responsables del
procedimiento descrito en el numeral 7: "Director - Jefe Oficina", "Profesional
Universitario 2044-11", "Profesional especializado grado 13", "contratista",
"Personal OTIC", "Funcionarios" y "Funcionario Contratista".
El documento se actualizó
y se publicó en la
Intranet :
http://intranet.car.gov.co/
En la caracterización del proceso Gestión de TIC´s, Código: TIC-CP-01, se
TIC/Documentos
describe la actividad "Analizar y diagnosticar la situación interna y la La evidencia del documento de analis y diagnóstico de la situación %20compartidos/Forms/
7.2.1 NTCGP1000:2009 normatividad vigente en materia de tecnología"; al respecto se evidenció la falta Enviar Documento del análisis y diagnóstico en materia de
127 H9-2017
del documento de "análisis y diagnóstico de la situación de la entidad en
No se evidenció el análisis y diagnóstico de la situación de la
tecnología de la Corporación.
Documento 1 7/1/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC actual en materia de Tecnología se encuentra en el Plan estrategico Fecha de cierre cargada en Intranet? AllItems.aspx? Cerrada 12/26/2017 12/22/2017 No
entidad en materia de tecnología de Tecnologías PETIC Paged=TRUE&p_SortBeh
materia de Tecnología", lo cual no permite evidenciar el cumplimiento de
avior=0&p_FileLeafRef=lic
la Corporación, respecto al entorno normativo colombiano.
encias
%2exlsx&p_ID=738&Page
FirstRow=61&&View={94
C329A0-BD0A-42B8-
El procedimiento "GSG-PR-06 Medición de la Satisfacción al Cliente", B4DC-4F5A65507991}
especifica las actividades que debe tener en cuenta todos los Procesos de la
entidad respecto a la generación de encuestas. En ese sentido, la encuesta que
8.2.1 NTCGP1000:2009
determina la medición del indicador "Satisfacción de Usuarios Internos" del
Proceso Gestión de Tecnología, no cuenta con evidencia de aprobación del
instrumento de medición por parte de la Oficina Asesora de Planeación.
1.2.4 MECI 1, Se tiene el formato para la aplicación de encuesta de Realizar memorando para solicitar la respectiva aprobación Se realizó una encuesta sobre la satisfacción de los servicios Se envió la encuesta a
memorando
satisfacción a usuarios internos pero no esta aprobado por del formato de Satisfacción de Usuario. Se toma como referencia el envío de la encuesta a OAP, con OAP para aprobación con
128 H10-2017 Del mismo modo, la generación de la encuesta del período Junio-diciembre del
SIGESPU.
1 6/15/2017 8/31/2017 100% TIC OTIC ofrecidos por la OTIC, la cual fue aplicada del 19 al 31 de julio del fecha del 26-12-2017. el memorando número
Cerrada 12/26/2017 8/31/2017 No
2016, no cuenta con los registros con el que se alcanzó un nivel de satisfacción año en curso, esta se realizó a través de medios electrónicos. 20173157183.
superior al 79%.
Por otra parte, en el Manual de Gobierno en Línea determina que la entidad

debe realizar evaluaciones periódicas de las satisfacción de usuarios, al
verificar los registros que hacen parte de la medición, se evidenció que no se
cuenta con los respectivos soportes.
Con respecto a los indicadores del proceso de GESTIÓN DE TIC'S se evidenció

lo siguiente:
- En el indicador de renovación de la infraestructura tecnológica está planteado Se realizaron los ajustes a los indicadores, está pendiente la
como medición de ineficacia, ya que mide lo equipos cuya vida útil es mayor a 4 aprobaciòn del Grupo de Mejoramiento para enviarlos al SIGESPU.
años. En el reporte del segundo semestre 2016, no se cumplió con la meta
8.2.3 NTC GP 1000:2009 planteada para ese período; así como no se evidencia acciones correctivas Se envío los ajustes correspondientes mediante memorando #
- para evitar el incumplimiento reiterativo.
20183116984 del 23 de marzo de 2018, a la Oficina Asesora de Se toma como referencia el envío del memorando interno Actividades en
129 H11-2017 - En la hoja metodológica del indicador de servicio de canales de comunicación Indicadores mal formulados y desactualizado Revisión de la formulación del indicador Indicador 1 6/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC
número 20183116984. seguimiento
Cerrada 3/23/2018 12/22/2017 No
operacional, el resultado se establece que se mide en porcentaje, sin embargo, Planeación - OAP.
1.2.4 MECI de acuerdo como se plantea la formulación en la CARACTERIZACIÓN DEL
PROCESO (TIC-CP-01), se mediría en unidad. Acta 01 del 23/03/2018
- En la hoja metodológica del indicador de Satisfacción de Usuarios Internos no
se identifica la "Categoría" establecida en el denominador y en la descripción de Actividad cerrada
las variables el numerador y el denominador son diferentes. Así mismo no se
cuenta con la evidencia de las encuestas realizadas que soporten el
resultado.
De acuerdo a las
El Acuerdo CAR 16 del 21 de junio de 2016, estableció el Plan de Acción
siguientes actas se efectó
Cuatrienal 2016-2019. De igual forma, se establecieron los Indicadores del
los seguimientos a las
Plan de Acción, en el cual el Proceso de Gestión de Tecnología es responsable
metas del Proceso así:
de gestionar el indicador 9.1.1. "Porcentaje de avance en la implementación de
8.2.3 NTC GP 1000:2009
las acciones del PETIC" Se hizo el seguimiento del avance del PETIC de la presente vigtencia Se evidencia el cierre de la actividad por medio de las actas
- Realizar un seguimiento períodico en los Comités que realiza - Acta No. 06 del Comité
En la definición de los proyectos se incluyeron actividades que de seguimiento a los proyectos de Tecnología.
130 H12-2017
Al verificar el cumplimiento de la meta del indicador al cierre del año 2016, dependian de otras áreas y algunas no fueron ejecutadas.
la Oficina a la ejecución de los proyectos que se están Comités Técnicos 2 7/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC el cual quedó registrado en el acta No. 06 del Comité Técnico Técnico 25 - 09 -2017 Cerrada 12/4/2017 12/22/2017 No
ejecutando durante la vigencia. realizado el 25 de septiembre de 2017 - Acta No. 07 del Comité
reportó en la hoja metodológica para ese período, un 93% de resultado anual, La actividad se efectuó entre los plazos previstos.
1.2.4 MECI Técnico 30 -10 - 2017
generando incumplimiento de la meta asignada, que para ese año es del
- Acta No. 08 del Comité
100%. En consecuencia, no se evidencia la estructuración de una acción de
Técnico 14 -11 - 2017
mejora , que permita no repetir el incumplimiento de las metas asignadas al
- Acta No. 09 del Comité
proceso.
Técnico 04 -12 - 2017
Se atendió el cierre de la
El procedimiento TIC-PR-02 item #1, especifica que por medio de un
actividad debido a la
memorando de solicitud se solicita la instalación, creación o reinstalación de
7.5.3 NTCGP1000:2009 Ajustar procedimiento Procedimiento Se consultó la actualización del procedimiento, el cual se actualización del
una base de datos. Al respecto, no fue posible evidenciar registros sobre el La actualización del procedimiento se tiene programado por el Grupo
131 H13-2017
cumplimiento del requisito. Del mismo modo, no especifica el nivel de
Procedimiento desactualizado 1 8/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC cargó en la página de Dell Bogotá en versión # 4 con fecha del Procedimiento TIC-PR-02 Cerrada 11/29/2017 12/22/2017 No
1.2.3 MECI de Mejoramiento para el mes de octubre de 2017 29-11-2017. VERSIÓN 4 29-11-2017,
autorización de seguridad para efectuar solicitudes de modificación o
el cual ajustó la actividad
creación de bases de datos que trata el procedimiento.
requerida # 1
No se evidenció la trazabilidad de las solicitudes allegadas de La Actualización y mantenimiento de hardware se realiza

7.5.3 NTCGP1000:2009
ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE HARDWARE hasta la verificación mediante contrato de mesa de ayuda, Se evidencia la suscripción del contrato 1719 de 2017 para la
132 H14-2017
de la actualización del hardware haciendo las pruebas pertinentes para dar por
Esta en proceso la contratación de mesa de ayuda Contrato 1 7/15/2017 12/31/2017 100% TIC OTIC Contrato No. 1719 de 2017 ejecución de la mesa de ayuda.
1.2.3 MECI
recibido el trabajo, de acuerdo al procedimiento establecido. - El contrato está liquidado
El formato se ajustó, está para revisión y aprobación por el Grupo de

mejoramiento para enviarlo al SIGESPU.
En reunión de grupo de mejoramiento, según acta No. 7 del 21-12-

2017, se establecio que no era necesario la aprobación del formato
Por medio del acta # 7 del 21-12-2017, se estableció que para
Según lo dispuesto en el documento documento "TIC-PL-02 Políticas de para el ingreso al centro de cómputo, debido a su traslado a la el ingreso al centro de cómputo se efectuará por medio digital
Seguridad Informática V3", establece que "Los centros de cómputo o áreas que nueva sede (avenida esperanza No. 62-49 piso 7). (huella), el cual será aurotizada para el acceso por medio del
la Corporación considere críticas deberán estar demarcados con zonas de Jefe de OTICS.
-Enviar el formato al SIGESPU para su aprobación El ingreso al centro de computo en la nueva sede se realiza a través
circulación y zonas restringidas. Así como deberán tener mecanismos de
- El responsable de autorizar el ingreso no realizó el registro en Formato
seguridad y acceso que solamente puedan operar quienes por su rol y de tajeta de control y huella y el regstro queda en el sistema general Para el ingreso centro de cómputo de la nueva sede, se tiene Actividades en
133 4.2.4 NTCGP 1000:2009 H15-2017
funciones tienen el acceso directo a éstos". Sin embargo, se evidencia que no
el formato. 1 7/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC
autorizado a los ingenieros: Jaime Monroy, Marco Felipe seguimiento
Cerrada 12/21/2017 12/22/2017 No
- No se ha enviado el formato para al SIGESPU del edificio,
existe ningún tipo de control para el ingreso a dicho centro de cómputo. Al Gamez y Luis Adolfo Romero, quienes les fue asignado huella
momento de la inspección, se encontraba trabajando un contratista, al cual no Se dio solución con el traslado del El centro de cómputo a la nueva y tarjeta de acceso. Para el ingreso de algún funcionario
se registró el ingreso a dicho centro. Asi mismo el formato FP-OTIC-25-05- sede central. difernte a estos, será acompañado por los funcionarios
2016 previsto para este aspecto, no hace parte del SGC. autorizados hasta que termine la labor. El registro de acceso
se solicitará a seguridad del Centro Comercial.
Circular 20184100084 del 08/03/2018.
Actividad cerrada
Se envío al SIGESPU memorando para su revisión, aprobación y

publicación, el procedimiento TIC-PR-03 Administracion Red Se evidencia la
Se evidenció que el inventario de la red corporativa y el inventario de las - Diseñar formato donde se lleven los inventarios de la Red
La actividad se cerró conforme a la actualización del publicación y
direcciones IP Privadas y públicas que hacen parte del procedimiento No existe un formato para el inventario de red y de direcciones Corporativa y de direcciones IP. Corporativa
134 4.2.4 NTCGP 1000:2010 H16-2017 Formato Aprobado 1 8/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC procedicimiento TIC-PR-03 Adminitración de la Red actualización del Cerrada 11/21/2017 12/22/2017 No
administración de la red corporativa no se encuentran controlados dentro del IP - Enviar formato para aprobación en el Sistema de Gestión No. de memorando 20173151136 de fecha 22/11/2017: Corporativa, con fecha del 21-11-2017. Procedimiento en DELL
Sistema de Gestión Pública. Pública. Aún SIGESPU no ha publicado la actualización del procedimiento de Bogotá. 20173156104
la administración de la red corporativa.
En el procedimiento ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE HARDWARE -

TIC-PR-04 se evidenció lo siguiente:
- En el numeral 7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, ítem 3,

ACTUALIZACIÓN DE HARDWARE , no se registran en el módulo System Se evidenció el ajuste al
Center, las pruebas de la actualización del hardware para verificar la procedimiento, el cual fue
Se evidencia el cierre de la actividad conforme a la
configuración, de acuerdo con el ítem 3 del numeral . La actualización del procedimiento se tiene programado por el Grupo publicado en Dell Bogotá
135 4.2.4 NTCGP 1000:2011 H17-2017
- No se presentan evidencias de la solicitud de reparación del hardware o
Procedimiento desactualizado Ajustar procedimiento Procedimiento 1 8/15/2017 12/22/2017 100% TIC OTIC actualización del Procedimiento TIC-PR 04 con fecha del 29- Cerrada 11/29/2017 12/22/2017 No
de Mejoramiento para el mes de Noviembre de 2017 11-2017 versión # 4.
mediante la versión: TIC-
mantenimiento del software al proveedor correspondiente, informándole sobre PR-04 VERSIÓN 3 29-11-
las fallas presentadas y detectadas. Lo anterior, hace referencia al 2017
procedimiento de ACTUALIZACIÓN DE HARDWARE, ítem 4, numeral 7.
- No se evidenció las hojas de prestación del servicio que provee el contratista,
en la cual se da por recibido el trabajo a plena satisfacción. Lo anterior hace
referenia al ítem 8 del Mantenimiento Correcto del numeral 7.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

El documento "TIC-PL-02 Políticas de Seguridad Informática V3", especifica La politica de seguridad de la información se actualizó y está
que "Los funcionarios, contratistas y pasantes de la CAR, no deben utilizar pendiente la aprobación y firma de la Resolución por la cual se
5.5.3 NTCGP1000:2009 Whastapp web es nuevo en el mercado, no se ha dado directriz Se evidencia la actualización de la política con fecha del 27-
conexiones vía Internet que mantengan ocupado continuamente el ancho de
para su bloqueo, Se permite el uso de skipe porque la - revisión de las políticas actualizan las políticas de seguridad de la Información. Las políticas 03-2018.
136 H18-2017 banda del canal de comunicación como es el caso de emisoras de radio y
Corporación adquirió skipe empresarial para realizar las video - Actualización de políticas de seguridad informática
Política 1 6/15/2017 8/30/2017 100% TIC OTIC Actividad Cerrada Cerrada 11/20/2017 8/30/2017 No
chats". En ese sentido, no se evidencia que el proceso efectúe cumplimiento a de seguridad de la información fueron aprobadas mediante
1.2.5 MECI conferencias entre dependencias resolución No. 3554 de 2017 Actividad finalizada fuera de términos.
dicha política, por cuanto se pudo evidenciar que en los equipos de cómputo se
permite el acceso a la red social "whastappweb y skype". L2-Circular de OTIC # 20174100287
Por medio de los

Se evidencia que durante el año 2016 no se programó ni realizó verificación Mediante memorandos del 29/06/2017, se se hizo requerimiento a las memorandos #
del funcionamiento de los modems USB que se suministraron a las Direcciones Los modems son suministrados por el contratista de los canales Direcciones Regionales para la Devolución Módems de datos USB de 20173128177,
Regionales, como medida de control en caso de presentarse fallas en la de comunicación como un plan de contingencia cuando existan Comunicación solicitando la revisión del servicio de internet Por medio de los memorandos # 20173128177, 20173128176,
137 6.3 GP1000:2009 H19-2017 Requerimiento 1 6/1/2017 10/30/2017 100% TIC OTIC Movistar, para la revisión. 20173128176, Cerrada 6/29/2017 10/30/2017 No
continuidad del servicio de internet, lo cual no garantiza que cuando se caídas de los canales de la direcciones regionales. Dentro del movil, y forma de hacer seguimiento al estado del servicio 20173128175, se solicitó la devolución de los modems.
20173128175, se solicitó
presenten dichas fallas, los modems funcionen correctamente y se solucione la contrato no se estableció ningún control.
Actividad cerrada. la devolución de los
conectividad en las Direcciones Regionales.
modems.
Los contratistas y pasantes hacen entrega de la información del

trabajo realizado al supervisor correspondiente, de acuerdo a los
entregables especificados en el contrato.
El Formato GDO-PR-03-FR-02, se diligencia para entrega de
En las Políticas de Seguridad Informática (TIC-PL-02) se evidenció lo siguiente: funcionarios.
- En la Política 0: Información y datos institucionales oficiales, no se define de
1-Se realizó capacitación en el mes de octubre en las D.R.10,
quien es la responsabilidad de la entrega de la información producto del
Capacitación y Divulgación de políticas de Seguridad. Igualmente se realizaron capacitaciones en las siguienes fechas: 11, 19 y 26 de Octubre y 3 de Noviembre.
138 1.2.5 - MECI H20-2017 trabajo realizado de los contratistas y/o pasantes y no se relaciona el Desconocimiento de las Políticas de Seguridad de Información Capacitaciones 1 8/1/2017 12/29/2017 100% TIC OTIC Actividad Cerrada Cerrada 11/30/2017 12/29/2017 No
5.3 NTC GP 1000:2009 diligenciamiento del FORMATO ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCION DE
- En las regionales se realizó el 10,11,19,y 26 de octubre y el 03 de 2-Se enviaron flash informativos el 30 de noviembre de 2017.
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y TRAMITES ASIGNADOS EN SIDCAR (GDO-
PR-03-FR-02), mediante el cual se realiza dicha entrega. noviembre de 2017.
- Se enviaron flash informativos el 30 de noviembre de 2017.
Actividad cerrada
Se envío al SIGESPU memorando para su revisión, aprobación y

publicación, el procedimiento Control de
cambios en aplicativos TIC-PR-08 y el formato de solicitud de
- Realizar el procedimiento de control de cambio de las
- No se evidenció el procedimiento "desarrollo, soporte y control de aplicaciones cambios
aplicaciones informáticas Se evidencia la aprobación del procedimiento TIC PR-08 con
139 1.2.5 - MECI H21-2017 informáticas", que se relaciona que está definido por la CAR, de acuerdo con la No se elaboró el procedimiento mencionado en la política
- Actualización de la politica de seguridad
Procedimiento 1 8/1/2017 12/29/2017 100% TIC OTIC TIC-PR-08-FR-01, el cual fue aprobado por el grupo de mejora de la fecha del 29-11-2017.
5.3 NTC GP 1000:2009 Política 2: Administración de cambios. OTIC, mediante acta No. 5 de 2017.
- Enviar a SIGESPU para la aprobación
No. de memorando 20173134569 de fecha 10/08/2017

El procedimiento se encuentra publicado.
- Realizar el procedimiento de control de cambio de las Las políticas de seguridad de la información fueron aprobadas Se evidencia la actualización de la política con fecha del 27-
- No se evidenció el procedimiento "desarrollo, soporte y control de aplicaciones
aplicaciones informáticas mediante resolución No. 3554 de 2017 03-2018.
140 1.2.5 - MECI H21-2017 informáticas", que se relaciona que está definido por la CAR, de acuerdo con la No se elaboró el procedimiento mencionado en la política
- Actualización de la politica de seguridad
1 6/15/2017 8/31/2017 100% TIC OTIC Actividad Cerrada Cerrada 11/29/2017 8/31/2017 No
5.3 NTC GP 1000:2009 Política 2: Administración de cambios. Política
- Enviar a SIGESPU para la aprobación L2-Circular de OTIC # 20174100287 Actividad finalizada fuera de términos.
- No se establece la periodicidad con la que se provee material para recordar a Se evidencia la actualización de la política con fecha del 27-
La política no estableció la periocidad con que se debe proveer Las políticas de seguridad de la información fueron aprobadas
los funcionarios, temporales y consultores, sus obligaciones con respecto a la 03-2018.
141 1.2.5 - MECI H22-2017
seguridad de los recursos informáticos, de acuerdo con lo establecido en la
material para recordar a los funcionarios, temporales y - Realizar actualización de la política de seguridad Política 1 6/15/2017 8/31/2017 100% TIC OTIC mediante resolución No. 3554 de 2017 Actividad Cerrada Cerrada 11/20/2017 8/31/2017 No
5.3 NTC GP 1000:2009 consultores, sus obligaciones L2-Circular de OTIC # 20174100287
Política 4: Seguridad para los servicios informáticos. Actividad finalizada fuera de términos.
Un vez iniciado el contrato de mesa de ayuda, se inicia la

actualización de las hojas de vida de los equipos.
En la hoja de vida de la tablet con placa de inventario 44724 no se evidenció la En el mes de diciembre se empezó a actualizar las hojas de vida
relación de los aplicativos a los cuales tiene acceso y en el portátil, identificado A la fecha se ha actualizado las hojas de vida de los equipos de las
El aplicativo hoja de vida de los equipos se alimentó con los
con el código CNU7480TVM no se evidenció el detalle de los programas a los
datos que reposan en el inventario de activos del almacén, los direcciones regionales.
142 1.2.5 - MECI H23-2017 cuales tiene acceso. Así mismo, las hojas de vida de los equipos, que es
cuales solo tienen los datos básicos y no tienen datos de los
Actualizar hoja de vida de los equipos Hoja de vida 1 6/30/2017 12/31/2017 100% TIC OTIC Se verifica que se actualizó en Dell Bogotá. Actividad Cerrada Cerrada 12/27/2017 12/31/2017 No
5.3 NTC GP 1000:2009 insumo de las políticas de seguridad (Política 5: Seguridad en recursos
programas instalados en los equipos Se puede verificar en \\dellbogota\sdombog01\hoja de vida de los
informáticos), no se mencionan en el procedimiento TIC-PR-04 Actualización y
mantenimiento de Hardware. equipos
Actividad cerrada El Plan de Continuidad

fue aprobado y publicado
en el Link:
http://intranet.car.gov.co/
TIC/Documentos
%20compartidos/Forms/
AllItems.aspx?
Se ejecutó el proceso No. 1407 de 2016 suscrito entre la CAR y RootFolder=%2FTIC
El Proceso de Gestión de Tecnologías de Información no cuenta con el Plan de
CONTROLES EMPRESARIALES LTDA, cuyo objeto es: %2FDocumentos
Contigencia definido, ya que actualmente se encuentra en proceso de
El plan de continuidad se evidencia que fue publicado en la %20compartidos
143 1.2.5 - MECI H24-2017 elaboración y el centro de computo alterno está en evaluación para la definición No se ha terminado de elaborar el plan de contingencia Elaborar el documento plan de contingencia Plan de contingencia 1 6/30/2017 12/31/2017 100% TIC OTIC “Adquisición e implementación de una solución tecnológica para Página de Intranet de la Corporación. %2FPLAN%20DE
Cerrada 11/30/2017 12/31/2017 No
5.3 NTC GP 1000:2009 de su ubicación. Lo anterior incumpliendo la Política de seguridad 11: soportar el plan de continuidad del negocio de la Corporación”. %20CONTINUIDAD
Contingencia. Contrato 1407 de 2016 %20DEL%20NEGOCIO
%20OTIC
%2DCAR&FolderCTID=0x
012000EEDA55024B2B1
E488B4FFBC9039E98E6
En la Política 1: Acceso a la información, Política 4: seguridad para los &View={94C329A0-BD0A-
servicios informáticos, se mencionan responsabilidades de Subdirectores y 42B8-B4DC-
Jefes de Oficina, los cuales no están determinados en la estructura interna de la 4F5A65507991}
1.2.3 MECI
CAR, definida por medio del Acuerdo CAR No. 22 de 2014. Las políticas de seguridad de la información fueron aprobadas Se evidencia la actualización de la política con fecha del 27-
Documento actualizado
5.5.1 NTC GP 1000:2009 Falta de periocidad en el seguimiento y actualización de Hacer revisión y actualización de la política de seguridad mediante resolución No. 3554 de 2017 03-2018.
144 H25-2017 Así mismo, en la Política 0: Información y datos institucionales oficiales, Política
politicas Informática
de las políticas de 1 7/1/2017 10/30/2017 100% TIC OTIC Actividad Cerrada Cerrada 3/27/2018 10/30/2017 No
1: Acceso a la información, Política 4: Seguridad para los servicios informáticos, seguridad
L2-Circular de OTIC # 20174100287 Actividad finalizada fuera de términos.
Política 5: Seguridad en recursos informáticos, Política 8: Software utilizado,
Política 10: Almacenamiento y respaldo, Política 12: Auditoría y Política 13:
Seguridad física, se menciona el "Grupo de Sistemas e Informática" que no está
definido en la estructura interna de la CAR.
La caractrización de usuarios esta siendo tramitado por DCASC,

Con respecto al componente TIC para sercivios del MANUAL DE GOBIERNO mediante el contrato No. 1665 de 2017.
EN LÍNEA se presentó lo siguiente:
De acuerdo al
Memorando No. 20173143575 del 05 de octubre 2017, enviado por memorando interno
No se evidenció cumplimiento al criterio de CARACTERIZACIÓN DE OTIC. número:
USUARIOS para conocer de una manera detallada las necesidades y La caracterización de usuarios se encuentra publicada en la
20173143575 la OTIC,
7.2.2 NTC GP 1000:2009 características de los usuarios, ciudadanos y grupos de interés. página de la entidad:
145 H26-2017 No se ha realizado Caracterización de Usuarios Memorando área responsable Memorando 1 6/20/2017 8/31/2017 100% TIC OTIC Se encuentra en ajustes por parte de DCASC. informó sobre el no Cerrada 1/1/2018 8/31/2017 No
aportes adicionales sobre
Por consiguiente no se evidenció cumplimiento del criterio de PROMOCIÓN, http://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16683
la petición de DCASC
que establece "La entidad diseña e implementa estrategias de promoción de los
para la caracterización de
trámites y servicios disponibles por medios electrónicos, de acuerdo con la
usuarios.
caracterización de usuarios". Lo anterior, no ha sido posiblem, debido a que no
se cuenta con la caracterizción de los usuarios.
Las políticas de seguridad de la información fueron aprobadas

mediante resolución No. 3554 de 2017
L2-Circular de OTIC # 20174100287.
Se actualizó la política de seguridad de la informaciónla la cual

No se evidenció la aprobación por parte de la Oficina de TIC'S del software aprobada mediante resolución No. 3554 de 2017.
ERP (SICOF) de la Dirección Administrativa y Financiera, el cual es utilizado "Todo desarrollo, adquisición o modificación de Software debe estar Se evidencia el cierre de la actividad mediante la circular #
para el mantenimiento y soporte al sistema de información COBRECAR en el 1, Realizar Comunicación memorando
7.2.2 NTC GP 1000:2009 Falta la aprobación del DAF respecto al correcto funcionamiento aprobado por el proceso de Gestión de Tecnologías de la 20174100287. De igual forma se evidencia la actualización de Actividades en
146 H27-2017 área de facturación y cartera de la DAF. Lo anterior hace referencia a lo
del sistema
2 7/15/2017 8/31/2017 100% TIC OTIC
las políticas de seguridad informática, el cual fueron seguimiento
Cerrada 10/5/2017 8/31/2017 No
establecido en el artículo 8 de la Resolución CAR No. 2358 de 03-nov-2015, por 2, Actualizar políticas de seguridad Política Información, quienes deberán participar en todo el proceso para
garantizar los estándares requeridos, su seguridad, compatibilidad, aprobadas 27-03-2018.
medio de la cual se modifica el Plan Estratégico de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, PETIC. confiabilidad y adaptabilidad del mismo de acuerdo al procedimiento
TIC-PR-07".
El sistema COBRECAR fue reemplazado por el Sistema SICOF, Se

realizó la evaluación del aplicativo el cual fue ejecutado por la Oficna
de Control Interno - OCIN, con apoyo de la OTIC´s del 19 al 23 de
Febrero de 2018
Mediante Acta No. 8 del 26 de Octubre de 2016 se aprobó la

modificación del procedimiento.
4.2.3 NTC ISO Los cargos responsables asociados a procedimientos tanto en la etapa
Que el documento expedido no tenga las formalidades Mediante Memorando No. 20163137073 de fecha 26-10-2016 se
147 9001:2008 Y 3.1.2. de H1-2016 precontractual como en la poscontractual no corresponden a la real actividad
administrativas requeridas.
1. Reunion con el enlace para corregir el procedimiento. ACTA 1 9/26/2016 10/30/2016 100% GCT SGEN Cerrada 10/30/2016
MECI del procedimiento. solicitó al Dr. Jesus Humberto Patiño Pesellin, Jefe de Oficina
Asesora de Planeación- OAP, que publicara en DellBogotá la
modificación del Procedimiento.
Mediante Acta No. 8 del 26 de Octubre de 2016 se aprobó la

modificación del procedimiento.
(ii) GCT-PR-03 Proceso precontractual y contractual de los convenios, ite, 13 y
4.2.4 7.5.3 ISO Procedimiento Mediante Memorando No. 20163137073 de fecha 26-10-2016 se
148 9001|:2008
H2-2016 26 establece que quien revisa y aprueba la garantía única es un contratista de No tener actualizado el procedimiento. 2. Actualizar el procedimiento
actualizado
1 9/15/2016 1/31/2017 100% GCT SGEN Cerrada 1/31/2017
la CAR, situación que no está de acorde con lo verificado solicitó al Dr. Jesus Humberto Patiño Pesellin, Jefe de Oficina
Asesora de Planeación- OAP, que publicara en DellBogotá la
modificación del Procedimiento.
Confusión entre los procesos porque no se establecen

claramente el final y el inicio de cada uno.
(iii) GCT-PR-07 Adquisición de Predios de Interés Ambiental. No se evidencia la En la Secretaría General se realizó la Socialización Procedimiento
informe de la
7.1-4 ISO 9001:2008 interrelación con el procedimiento GES-PR-05, igualmente, es necesario 3. Teniendo en cuenta que ya se realizó el ajuste e inclusión
Falta de responsable de las tareas que puede llevar a una socialización y lista de Adquisión de Predios de Interés Ambiental a través de Convenios
149 NTCGP 1000:2009 Y 1.2. H3-2016 actualizar responsable en ítem 10 y 11, en la tarea 21 describir el documento a
omisión de las mismas.
de formatos, se requiere socializar los ajustes y los nuevos
asistencia de la
1 9/6/2016 1/18/2017 100% GCT SGEN Cerrada 1/18/2017
DE MECI utilizar, asi como, establecer la periodicidad en el ítem 24. Por ultimo mencionar formatos. Interadministrativos de Asociación y/o de Cofinanaciación GCT-PR-
socialización 07, como evidencia está una acta de fecha 26-12-2017. Los
todos los anexos que hacen parte del procedimiento.
Confusión en la utilización de formatos por no estar incluidos en asistentes a esta reunión estan el acta quien debidamente firmaron.
el sistema.
Falta de socialización a funcionarios y contratistas acerca de la Mediante MEMORANDO No. 20163131548 de fecha 14-09-2016, se
Debilidad en el cumplimiento del manual de contratación, dado que el acta de obligatoriedad de realizar las actas de inicio y terminación a solitó a todas las dependencias de la Corporación la obligación de
4.2.4 7.5.3 ISO inicio así como los informes de supervisión y actas únicas de pago no son través de la herramienta de gestión contractual. Así mismo, de hacer uso de la herramienta de gestión contractua
150 9001|:2008
H4-2016
generadas a través de la herramienta del Sistema de Gestión Contractual incluir la información de actas de supervisión, actas únicas de
Realizar Memorandos Memorando 2 9/15/2016 10/13/2016 100% GCT SGEN Cerrada 10/13/2016
Mediante MEMORANDO No. 20163135748 de fecha 13-10-2016, se
(SGC). pago, suspensión y reinicio en la herramienta de gestión solitó a todas las dependencias de la Corporación la obligación de
contractual. hacer uso de la herramienta de gestión contractual
La información relacionada con el pago del impuesto predial, valorización y

compensaciones se concentra en un solo funcionario, quien la almacena en su Funcionario capacitado y
Realizar capacitación y formación a un funcionario de SGEN
151 6.3 ISO 9001:2008 H5-2016 PC, lo que puede generar un riesgo de pérdida de información, además de Concentración del pago de impuestos en una sola persona
para el manejo de la información indicada
con herramientas para el 1 1/1/2017 7/1/2017 100% GCT SGEN El día 15 de febrero de 2017 se realizó capacitación por parte de la Cerrada 7/1/2017 No
incumplimiento de plazos de las obligaciones tributarias, ante una novedad de manejo de información funcionaria Diana Milena Echeverry Barragán a la Ingeniera Adriana
personal. Díaz Rodriguez sobre el trámite de los impuestos.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Mediante circular No. 20164100199 de fecha 14-09-2016 se envió
circular a todos los funcionarios y contratistas de la CAR para que le
7.1-4 ISO 9001:2008 Incumplimiento del plan de contratación de la Corporación, generando una baja
Incumplimiento en los tiempos planeados en el plan de Elaborar y socializar circular a los responsables de la etapa den cumplimiento al Plan Anual de Contratación.
152 NTCGP 1000:2009 Y 1.2. H6-2016 ejecución contractual lo cual repercute en el cumplimiento de metas del plan de
contratación de la entidad precontractual incluida en el Plan
Circular 2 9/20/2016 10/10/2016 100% GCT SGEN Cerrada 10/10/2016 Si
DE MECI acción, así como, constitución de reservas presupuestales. Mediante circular No. 20164100232 de fecha 13-10-2016 se envió
circular a todos los funcionarios y contratistas de la CAR para que le
den cumplimiento al Plan Anual de Contratación.
No se evidencia la implementación de acciones eficaces para que el cliente 3.- Respecto al Memorando No. 20163116034, la Doctora Luz Eidy
7.2.3 DE LA NORMA interno se entere oportunamente de las actuaciones que la entidad emite dentro 1. Emitir memorandos de respuesta a radicados internos Nos. Tatiana Contreras Martinez Reportó EJECUCUCIÓN CUMPLIDA
Se elaboran y radican los oficios y memorandos fuera de los
153 NTCGP 1000:2009, ISO H7-2016 de los trámites que adelanten los usuarios internos, toda vez que los radicados
tiempos establecidos para tal fin.
09163100418 09163100567 20163116034 20163116417 Memorando 5 9/30/2016 10/27/2016 100% GCT SGEN (Revisión y Trámite por Secretaría General), lo cual se evidencia en Cerrada 10/27/2016 Si
9001:2008 Y 2.1. MECI Nos. 09163100418, 09163100567, 20163116034, 2016311647, 20163117193 20163117193 la trazabilidad SIDCAR.
se encuentran vencidos y sin responder a la fecha de la auditoria.
No se evidencia la implementación de acciones eficaces para que el cliente El día 21 de Octubre de 2016 se llevó a cabo una reunión entre la
7.2.3 DE LA NORMA interno se entere oportunamente de las actuaciones que la entidad emite dentro 2. En mesa de trabajo conjunta, Revisar los tiempos para Dra. Tatyana Castro Administradora de SIDCAR y María Esther
Se elaboran y radican los oficios y memorandos fuera de los Acta de reunión y lista de
154 NTCGP 1000:2009, ISO H8-2016 de los trámites que adelanten los usuarios internos, toda vez que los radicados respuesta de los diferentes procedimientos llevados a cabo 1 9/30/2016 11/30/2016 100% GCT SGEN Molano de la Secretaría General . El acta de la reunión reposa en el Cerrada 11/30/2016 Si
tiempos establecidos para tal fin. asistencia
9001:2008 Y 2.1. MECI Nos. 09163100418, 09163100567, 20163116034, 2016311647, 20163117193 en la SEGN con el administrador del SIDCAR para ajustarlos. computador de el Grupo de Mejoramiento Ofcina 712, junto con la
se encuentran vencidos y sin responder a la fecha de la auditoria. planilla de asistencia
Se anexan los informes de seguimiento al SIDCAR, de los meses:

No se evidencia la implementación de acciones eficaces para que el cliente
7.2.3 DE LA NORMA interno se entere oportunamente de las actuaciones que la entidad emite dentro 3. Hacer seguimiento a los tiempos establecidos para las
Se elaboran y radican los oficios y memorandos fuera de los Julio de 2017
155 NTCGP 1000:2009, ISO H9-2016 de los trámites que adelanten los usuarios internos, toda vez que los radicados
tiempos establecidos para tal fin.
respuestas de oficios y memorandos del SIDCAR a Informe de seguimiento 12 10/30/2016 9/30/2017 100% GCT SGEN Cerrada 9/30/2017
9001:2008 Y 2.1. MECI Nos. 09163100418, 09163100567, 20163116034, 2016311647, 20163117193 contratistas y funcionarios mensualmente. Agosto de 2017
se encuentran vencidos y sin responder a la fecha de la auditoria. Septiembre de 2017
Se emitió el Memorando No. 20163137605 de fecha 31-10-2016

Se publican los documentos en el portal unico de contratacion donde se recuerda el cumplimiento de las normas contractuales y
por fuera de los tiempos establecidos tanto en el manual de relación con la publicación de los documentos.
La publicacion de los documentos generados en la etapa precontractual y
7.5.1 ISO 9001:2008, contratacion como en la norma vigente. Las dependencias a
contractual por Secretaria General y otras dependencias en los diferentes Memorando y evidencias
156 NTCGP 1000:2009 Y 2.1. H10-2016
procesos de selección presentan debilidades al momento de ser publicadas en
cargo de los diferentes procesos de contratacion no cumplen Memorandos y socializacion a Responsables
de la socialización
2 9/20/2016 10/30/2016 100% GCT SGEN Cerrada 10/30/2016
MECI con los tiempos establecidos para radicar documentos en Se emitió memorando No.
el portal unico de contratacion. 20173126363 del 16 de junio de 2017 donde se recuerda el
Secretaria General. Falta de verificacion de los documentos
antes de ser publicados en el portal unico de contratacion. cumplimiento de las normas contractuales y relación con la
publicación de los documentos.
8.5.2 ISO Se realizó un comité con el Grupo de Mejora el día 15 de septiembre

Se evidenció incumplimiento a las acciones propuestas en los planes de
9001:2008,ntcgp Las acciones adelantadas no presentaron los resultados por ser Reuniones trimensuales de seguimiento al cierre y ejecución Acta de reunión y lista de de 2017, con el fin de informar de todas las actividades, como
157 1000:2009 y 2.3.1 de
H11-2016 mejoramiento vigentes, asociados a los consecutivos de los hallazgos No. H10
conformes de las actividades asistencia
3 9/20/2016 7/30/2017 100% GCT SGEN Cerrada 7/30/2017 Si
2014 CGR y observación 5 auditoría interna 2015. seguimiento a los Planes de Mejoramiento, matriz anticorrupción de
MECI los meses julio, agosto y septiembre de 2017
Se verificó en el procedimiento GAL-PR-14 Administración Sistema Hidráulico

de Manejo Ambiental y Control de Inundaciones, Ver. 2 de 23-06-2016, y se
evidenció desactualización del documento. Lo anterior basado en los siguientes
hechos:
- El código relacionado en el pie de página del documento no corresponde con

el código indicado en el encabezado de la primera página y el nombre del
archivo.
- Dentro del numeral 7 "Descripción del procedimiento", no se describen Con fecha 31 diciembre 2017 se tiene proyectado documento en
actividades descritas en el acuerdo 37 de 2014 como revisar diariamente los borrador para modificar el procedimiento GAL PR 14, Administración
canales, verificar los niveles de agua, tomar lecturas diarias, entre otros. de los Sistemas Hidráilicos de Manejo Ambiental y Control de
Además, no se tiene establecidos formatos para recoger los datos de dichas El procedimiento GAL PR 14 se establecio como delegación de Inundaciones. Se evidencio el memorando 20183107327, en el cual se
actividades. la operación, administración y mantenimiento mediante remite a OAP:
NTC-ISO 9001:08, Revisar y actualizar el procedimiento GAL PR 14
contratación, por esta razón en la versión original solo *Caracterización del Proceso IAM. *Procedimientos asociados
158 NTC-GP 1000:09. H1-2017
- Las actividades 1, 2 y 5 tienen como área responsable "Sistema Hidráulico de contemplaba procedimiento contractual, quedando inherente al
Administración Sistema Hidráulico de Manejo Ambiental y Procedimiento ajustado 1 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA
a la DIA. *Formatos Asociados a procedimientos DIA.
Cerrada 1/31/2018 no
Num. 4.2.3 Control de Inundaciones 31 marzo 2018: Mediante memorando N°20183107327 del 2 febrero
Manejo Ambiental y Control de Inundaciones". Sin embargo, esta no hace parte desarrollo del contrato la parte especifica de la Operación, Documentos que soportan la ejecucion de la actividad
de la estructura de acuerdo lo establecido en el Acuerdo 22 de 2014. Administración y Mantenimiento. 2018 se remiten los procedimienttos del proceso IAM, así como la propuesta, dando por cerrada la misma.
caracterización, politicas de operación y formatos asociados.
- En el numeral 6 "Generalidades", los años relacionados para los acuerdos 36
y 37 no son los correctos. (En el GSG-PR-10-FR-01 Normograma de Calidad Evidencia H1 y H8 AI 2017
también se presente esta inconsistencia).
- En la actividad Nº 6 del numeral 7 "Descripción del procedimiento", se

relaciona un código de formato que no pertenece al SIGESPU (AAA-PR-07-FR-
01).
- Debilidades en la redacción y comprensión como se evidencia en el numeral

6, "Régimen de transición" y en la actividad Nº 5 del numeral 7 "Descripción del
procedimiento".
De acuerdo a la información suministrada por un colaborador de la DOI LaDOI dentro del plan de contratación definido para 2018, a traves
NTC-ISO 9001:08, referente a las PQRS registradas sobre los sistemas hidráulicos, en el periodo del funcionario responsable de los SHMACI realiza estudios previos Para el presente Se verifica contrato 2170 de 2018, con plazo de ejecución
y hace las apropiaciones presupuestales pertinentes, con el fin que Para el presente seguimiento, no
NTC-GP 1000:09. comprendido entre el 1 de junio de 2016 y el 31 de marzo del presente año, se seguimiento, no se de 4 meses y que dentro de las obligaciones generales en
Adelantar la contratación de un (1) profesional en Ingenieria Para el presente seguimiento, no se reporto avance, teniendo se reporto avance, teniendo en
Num. 7.5.1 presentaron 183 derechos de petición, de los cuales 27 fueron respondidos Deficiencia de personal para la atención de los requerimientos sea aprobada y contratada la persona que cumpla con los requisitos reporto avance, teniendo el numeral 3 indica atención a peticiones o
159 GSC-PR-02 Atención y
H2-2017
fuera de términos, incumpliendo los procedimientos GSC-PR-02 Atención y realizados al sistema hidráulico.
para la verificación de los avances de obra, entre ellos las Contrato 1 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA Se realizá proceso contractual N°2170 de 2018. en cuenta que la fecha de terminacion de la actividad fue el
requerimientos. Por lo expuesto se considera que la
Cerrada 1/21/2019
actuaciones solicitadas por medio del Derecho de Petición. para dar cumplimiento a la presente acción. 31/01/18 terminacion de la actividad fue el
seguimiento a derechos seguimiento a derechos de petición, y el mismo GAL-PR-14 Administración terminacion de la actividad propuesta fue cumplida. La efectividad de la
31/01/18
de petición Sistema Hidráulico de Manejo Ambiental y Control de Inundaciones. actividad fue el 31/01/18 misma será evaluada en la oportunidad que corresponde.
En materia de Seguridad Industrial, se evidenciaron una serie de


NTC-ISO 9001:08, teniendo en cuenta que el olor emanado del Río Bogotá es bastante fuerte.
No existe toma de conciencia para la aplicación del sistema de La DOI dando cumplimiento a lo definido en el PMI remite los
NTC-GP 1000:09. Además, la normatividad asociada a este aspecto (olores), no se encuentra
gestión en seguridad y salud en el trabajo por parte de los
Num. 7.5.1 identificada en el GSG-PR-02-MT-01 Normograma HSE. Documentos: Solicitudes siguientes oficios para se verifique y de cumplimiento de las normas
H3-2017 trabajadores vinculados a los contratos de obra, situación que Inspecciones
e informes de inspección
2 6/15/2017 1/31/2018 100% IAM DIA Cerrada 1/31/2018 no
eleva la materialización del riesgo y la responsabilidad de la aplicables al SST para los contratos de obra e interventoria (1439 y
seguimiento a derechos - En esta misma visita (La Ramada) se observó un cable conectado desde un 1437 de 2016); 20172131014,20172152493 y 20172150433.
Entidad en caso de la ocurrencia de un evento.
de petición poste de energía eléctrica, hasta la estación de bombeo que se encontraba
En materia de Seguridad Industrial, se evidenciaron una serie de

Mediante Oficio N° 20172141114 del 19 septiembre 2017 se
- Sólo se observó un colaborador utilizando tapabocas. Lo anterior se agudiza requiere a contratistas y supervisores cumplir con lo definido en el
NTC-ISO 9001:08, teniendo en cuenta que el olor emanado del Río Bogotá es bastante fuerte. SST.
No existe toma de conciencia para la aplicación del sistema de
NTC-GP 1000:09. Además, la normatividad asociada a este aspecto (olores), no se encuentra
gestión en seguridad y salud en el trabajo por parte de los
Num. 7.5.1 identificada en el GSG-PR-02-MT-01 Normograma HSE. Acta o listado de De igual manera se socializa Cartilla de Socialización Sistema de
H3-2017 trabajadores vinculados a los contratos de obra, situación que Reunión de socialización
asistencia
1 6/15/2017 1/31/2018 100% IAM DIA Cerrada 1/31/2018 no
eleva la materialización del riesgo y la responsabilidad de la Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Grupo de Adecuación
seguimiento a derechos - En esta misma visita (La Ramada) se observó un cable conectado desde un Hidráulica mediante memorando N° 20173141377 .
Entidad en caso de la ocurrencia de un evento.
de petición poste de energía eléctrica, hasta la estación de bombeo que se encontraba
flotando sobre el río, incumpliendo el Subprograma de Seguridad Industrial Asi mismo socialización 23 septiembre 2017 sobre riesgo electrico.
Se remiten las actas de socialización para los SHMACI en SST.
Al verificar el procedimiento GAL-PR-13 Adecuación Hidráulica, se evidenció

que el mismo registra actividades de otro procedimiento como lo es GES-PR-05
Cofinanciacion de Proyectos, al registrar que se recibe la solicitud de OAP y se
da la viabilidad o no de lo presentado por el municipio (ítem 1 a 3 que
corrresponden a 7 a 11 del procedimiento de cofinanciación de proyectos). Mediante memorando N° 20173138009 del 31 agosto 2017 se remite
Igualmente, los numerales 4 a 6 corresponden a las fase precontractual y El procedimiento GAL -PR.13 no vinculo la descripción de las
ISO 9001:08 Revisar y actualizar el procedimiento GAL PR 13 Adecuación procedimiento ajustado para revisión, aprobación por parte del Lider
162 Num. 4.2.3.b). 7.5.1 b).
H4-2017 contractual (procedimientos: GCT-PR-03 Proceso precontractual y contractual actividades de ejecución de obra y de ingenieria ya que estás
Hidráulica
Procedimiento ajustado 1 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA Cerrada 1/31/2018 no
de los convenios, GCT-PR-02 Precontractual y Contractual en Licitaciones se encuentran contratadas. del proceso DAF, se publica en circular N° 20174100215 del 8
Publicas, etc.) septiembre 2017.
Adicionalmente, las demás actividades registradas en el procedimiento no

establecen todas las labores realizadas por la dependencia para la adecuación
hidráulica.
El contrato N°1507 de 2015, correspondiente al área de Adecuación

Hidráulica se encuentra en proceso de liquidación y en revisión de la
Al verificar el contrato 1507 de 2015 se evidenció que en el SECOP los CGR, se remiten actas de reunión para contrato de la misma
ISO 9001:08
siguientes documentos fueron publicados fuera de términos: 1. Acta de Para el presente seguimiento, no se reportaron evidencias
Num. 7.5.1. GCT-PR-13 Falta de coordinación entre las partes intervinientes en los Acta o listado de temática :
163 Publicaciones SECOP y
H5-2017 ampliación de la suspensión 2 del 100317 se hizo el 270317. 2. Acta de
contratos, generando mayores plazos en las publicaciones.
Reunión
asistencia
1 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA sobre el contrato 1507/15, sin embargo se adjuntron soportes Cerrada 1/31/2018 no
suspensión de 080217 se hizo el 280217, incumpliéndose el procedimiento del contrato 1598/18 correspondiente a la misma tematica.
el Decreto 1082 de 2015. Se remiten cinco (5) actas de reunión y suspensión para el convenio
GCT-PR-13 Publicaciones SECOP y el Decreto 1082 de 2015.
1598 de 2016 suscrito con el Municipio de Susa. Evidencias H6 AI
2017
La Dirección de Infraestructura Ambiental mediante Para el presente Se evidenció memorando donde se solicita en el numeral
Al verificar el contrato 1507 de 2015 se evidenció que en el SECOP los Para el presente seguimiento, no
ISO 9001:08 Circular 20184100293 del 2 octubre 2018, hace enfaisis Para el presente seguimiento, no se reporto avance, teniendo seguimiento, no se primero remitir oportunamente la documentación
siguientes documentos fueron publicados fuera de términos: 1. Acta de se reporto avance, teniendo en
Num. 7.5.1. GCT-PR-13 Falta de coordinación entre las partes intervinientes en los reporto avance, teniendo contractual a fin de ser publicada. Por lo tanto se
164 Publicaciones SECOP y
H5-2017 ampliación de la suspensión 2 del 100317 se hizo el 270317. 2. Acta de
contratos, generando mayores plazos en las publicaciones.
Memorando Memorando 1 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA No se evidencia avance en la DIA para el presente período. en el cumplimiento de las obligaciones como en cuenta que la fecha de terminacion de la actividad fue el en cuenta que la fecha de cuenta que la fecha de considera que la actividad propuesta fue cumplida, no Cerrada 1/21/2019
suspensión de 080217 se hizo el 280217, incumpliéndose el procedimiento supervisores de los convenios y contratos suscritos por 31/01/18 terminacion de la actividad fue el
el Decreto 1082 de 2015. terminacion de la obstante la efectividad de la misma sera evaluada en la
GCT-PR-13 Publicaciones SECOP y el Decreto 1082 de 2015. la Corporación y cuya supervisión fue delegada a DIA. 31/01/18
actividad fue el 31/01/18 oportunidad que corresponde.
Se identificó debilidades en la prestación del servicio bajo condiciones

controladas, dado que:
Revisado el procedimiento GAL PR-15, el alcance menciona que: "Inicia con la

solicitud enviada a la Corporación de manera formal o con las necesidades
internas manifiestas que requieran de intervención de maquinaria pesada,
continua con la visita al lugar y la decisión de priorización de intervención de la
zona; la decisión de traslado y operación de la maquinaria pesada dentro de la
Jurisdicción CAR y finaliza con la entrega de la misma y la información de la Se publica procedimiento actualizado mediante circular N° Se evidencio el memorando 20183107327, en el cual se
actuación"., verificadas las actividades no se pudo evidenciar que en la Dentro del procedimiento GAL PR -15 no se relacionaron de 20174100215 del 8 septiembre 2017. remite a OAP:
7.5.1 ISO 9001:2008,
descripcion de tareas se describa el producto final descrito en el alcance. forma especifica los formatos vinculados, ni la TRD a la cual *Caracterización del Proceso IAM. *Procedimientos asociados
165 NTCGP 1000:2009 y H6-2017 Revisar y actualizar el procedimiento GAL PR 15 Procedimiento ajustado 1 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA Cerrada 1/31/2018 no
2.1.1 de MECI
corresponden, además se requiere un aplicativo que facilite el 31 marzo 2018: Mediante memorando N°20183107327 del 2 febrero a la DIA. *Formatos Asociados a procedimientos DIA.
Así mismo, en dicho procedimiento se mencionan los formatos: Inspección de reporte y consulta de la información. 2018 se remiten los procedimienttos del proceso IAM, así como la Documentos que soportan la ejecucion de la actividad
maquinaria. (GAL-PR-15-FR-01), Hoja de vida mantenimiento (GAL-PR-15-FR- caracterización, politicas de operación y formatos asociados. propuesta, dando por cerrada la misma.
02) Orden de servicio. (GAL-PR-15-FR-03), Programación de maquinaria.
(GAL-PR-15-FR-04), Hoja abastecimiento de combustible. (GAL-PR-15-FR-05),
Solicitud de combustible por máquina. (GAL-PR-15-FR-06), los cuales son
diligenciados por parte del operador, que es contratista; observando que estos
registros forman parte del expediente contractual una vez autorizados los pagos
respectivos, situacion que impide llevar a cabo una oportuna y efectiva
trazabilidad a la operación de las mismas, pues no cuentan con serie
documental.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Se identificó debilidades en la prestación del servicio bajo condiciones
controladas, dado que:
Revisado el procedimiento GAL PR-15, el alcance menciona que: "Inicia con la

solicitud enviada a la Corporación de manera formal o con las necesidades La DOI se encuentra en proceso de revisión y ajuste a los formatos
internas manifiestas que requieran de intervención de maquinaria pesada, vinculados a la operación del Banco de Maquinaria, una vez
continua con la visita al lugar y la decisión de priorización de intervención de la consolidada la información se citara a reunión con la OTIC.
zona; la decisión de traslado y operación de la maquinaria pesada dentro de la Se verificaron soportes, en la reunion llevada a cabo se
Jurisdicción CAR y finaliza con la entrega de la misma y la información de la 31 marzo 2018: Mediante memorando N° 20183116996 del 23 marzo establecio que las actividades para mejorar los controles a la
actuación"., verificadas las actividades no se pudo evidenciar que en la Dentro del procedimiento GAL PR -15 no se relacionaron de 2018 se realiza citación para mesa de trabajo con la OTIC con el fin operación de la maquinaria se llevaran a cabo con OTIC´s
7.5.1 ISO 9001:2008,
descripcion de tareas se describa el producto final descrito en el alcance. forma especifica los formatos vinculados, ni la TRD a la cual durante los meses de abril a julio de 2018.
166 NTCGP 1000:2009 y H6-2017
corresponden, además se requiere un aplicativo que facilite el
Reunión con la OTIC Mesa de trabajo 1 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA de proponer por parte de la DIA el desarrollo de un aplicativo La mesa de trabajao adelantada soporta la ejecucion de la
2.1.1 de MECI institucional que permita realizar controles a la operación del Banco
Así mismo, en dicho procedimiento se mencionan los formatos: Inspección de reporte y consulta de la información. actividad propuesta, dando por cerrada la misma.
maquinaria. (GAL-PR-15-FR-01), Hoja de vida mantenimiento (GAL-PR-15-FR- de Maquinaria, los preoperacionales, el suministro de combustible y No obstante la OCIN efectuara seguimiento a los compromisos
02) Orden de servicio. (GAL-PR-15-FR-03), Programación de maquinaria. mantenimientos, mesa de trabajo realizada el 27 marzo 2018, se adquiridos.
(GAL-PR-15-FR-04), Hoja abastecimiento de combustible. (GAL-PR-15-FR-05), genera acta.
Solicitud de combustible por máquina. (GAL-PR-15-FR-06), los cuales son
diligenciados por parte del operador, que es contratista; observando que estos Evidencia H9 AI 2018
registros forman parte del expediente contractual una vez autorizados los pagos
respectivos, situacion que impide llevar a cabo una oportuna y efectiva
trazabilidad a la operación de las mismas, pues no cuentan con serie
documental.
Se observaron debilidades en el procedimiento GAL-PR-14 Administración

Sistema Hidráulico de Manejo Ambiental y Control de Inundaciones. En cuanto
la administración y control sobre las actividades que se desarrollan desde otras
dependencias (DMMLA, DAF, DJUR), pero que contribuyen para el seguimiento
que la DOI debe realizar a los sistemas que controla.
Por ejemplo:
- Las datos que genera la DMMLA de las caracterizaciones de aguas en los
diferentes puntos del Río Bogotá. Dicha información podría considerarse un 31 marzo 2018: Se realiza mesa de trabajo conjunta Laboratorio y
insumo valioso para que la DOI revise el comportamiento y el estado general DOI el día 2 octubre 2017, donde se expone por parte de Laboratoria
del sistema. No se ha realizado la consulta de las actividades generadas por
de los servicios y costos asociados a los mismos que pueden ser de
167 H7-2017 - Los pagos realizados por los usuarios que encuentran dentro del régimen de los demás procesos de la CAR que puedan tener impacto Reunión con la DMMLA Mesa de trabajo 1 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA Actividad verificada mediante acta del 2 octubre 2017 Cerrada 1/31/2018 no
transición (descrito en el GAL-PR-14 Administración Sistema Hidráulico de dentro de la operación de los sistemas hidráulicos importancia para la DOI espcialmente en lo referente a los Sistemas
Manejo Ambiental y Control de Inundaciones). Hidráulicos de Manejo Ambiental y Control de Inundaciones Fúquene
- Trazabilidad de los usuarios que deben realizar el trámite de concesión de y la Ramada.
aguas, en cumplimiento de lo descrito en el régimen de transición del
procedimiento GAL-PR-14 Administración Sistema Hidráulico de Manejo
Ambiental y Control de Inundaciones.
Por lo anterior se recomienda implementar un mecanismo de comunicación con

las dependencias que aportan/pueden aportar información a la DOI para que se
obtengan los datos en tiempo real y se puedan tomar las respectivas
decisiones.
No se evidencia que se evalue y regístra la validez de las resultados de las

ISO 9001:08 mediciones como es el reporte de PUMI del proceso aoyo logistico no se ha No hay un funcionario encargado de consolidar y reportar las Actividad responsabilidad de DAF, se designa a la contratistas
168 Num. 4.2.3
H8-2017
realizado por parte del lider de proceso. Situación que llevo a DOI remitirlo actividades del PMI - GAL
Delegación funcionario memorando 1 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA Cerrada 1/31/2018 no
Angela Maria Caceres como enlace.
directamente a la OCIN.
No se evidencia que se evalue y regístra la validez de las resultados de las Se da avance mediante memorandos Nª 20173124873-20173126461
ISO 9001:08 mediciones como es el reporte de PUMI del proceso aoyo logistico no se ha No hay un funcionario encargado de consolidar y reportar las
169 Num. 4.2.3
H8-2017
realizado por parte del lider de proceso. Situación que llevo a DOI remitirlo actividades del PMI - GAL
Reporte Memorando 3 7/1/2017 1/31/2018 100% IAM DIA y 20173145075, el pròximo reporte corresponde al PMI a 31 Cerrada 1/31/2018 no
directamente a la OCIN. diciembre 2017, ha realizarse en el mes de enero 2018
Mediante memorando N° 20173122580 del 25 mayo 2017 la DOI -

AH solicita a los funcionarios y contratistas tener en cuenta los
términos establecidos para la evaluación de los proyectos asignados.
Desde la fecha de implementación de la actividad, por parte de la

OAP no se han asignado proyectos para evaluación en la temática de
Adecuación Hidráulica, por lo tanto no se han presentado
devoluciones para ajustes por parte de los municipios. No se evidencia avance
en la actividad propuesta,
A fecha 30 de septiembre 2017, de los proyectos radicados para ser teniendo en cuenta que
evaluados por la DOI en la temática de Adecuación hidráulica, no se durante el periodo de
Se cierra la actividad teniendo en
ha devuelto ninguno para ajuste o complementación de información. ejecucion de la actividad
Se presentan mayores tiempos de evaluación para los proyectos en cuenta que durante la fecha de
7.2.1 ISO 9001:2008, Remitir oficio a las partes interesadas, con fecha limite para no fueron devueltos
Adecuación Hidráulica cuando se requieren ajustes técnicos y complementos Demoras de la parte interesada en realizar ajustes dentro del ejecucion de la actividad NO
170 NTCGP 1000:2009 y H9-2017
de soportes a la documentación del proyecto presentado por los municipios, tiempo limite establecido
entrega de documentación ajustada para realizar evaluación oficios 1 5/1/2017 12/31/2017 100% IAM DIA proyectos de adecuacion Cerrada 10/16/2018 10/16/2018
2.1.1 de MECI en términos. 31 marzo 2018:Se reitera por parte de la Dirección de Infraestructura hidraulica para
fueron devueltos proyectos de
venciéndose sin que se generen las correcciones. Ambiental que para el período definido y a fecha 31de diciembre adecuacion hidraulica para
complementar
2017, de los proyectos radicados para ser evaluados por la DOI en la complementar informacion.
informacion. No obstante,
temática de Adecuación hidráulica, no se ha devuelto ninguno para la DIA continuara llevando
ajuste o complementación de información, teniendo en cuenta que la a cabo esta actividad de
fecha de vencimiento expira se solicita dar por cumplida la actividad. manera preventiva.
Si la OCIN lo considera se puede realizar seguimiento para validar el

cumplimiento de las acciones de ser necesario; pero de forma
preventiva.
Del procedimiento GSC-PR-08 "Procedimiento de atención quejas por Olores

Ofesivos", se evidenció, que en las regionales Sabana Centro y Ubaté, no se SE PROGRAMA LA CAPACITACIÓN MEDIANTE MEMORANDOS
4.1 ISO 9001 esta aplicando el procedimiento por cuanto al verificar los radicados NOS. 20173136123 y 20173136077, SIN EMBARGO POR
MECI 2.1.1. 201661128604, PTAR de la Vereda Verganzo - DRSC, este fué remitido al Falta de interiorización y conocimiento del procedimiento en las Jornada de reinducción mediante la opción VIDEO RAZONES DE CONECTIVIDAD POR FALLAS DE LA RED EN LA
171 Autoevaluaciòn del
H1-2017
expediente 61353; así mismo, el oficio 14161102248, afectación recurso aire, Direcciones Regionales auditadas. CONFERENCIA.
Video Conferencia 1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC Cerrada 2/28/2018
CORPORACIÓN, SE DECIDIÓ ADELANTAR LA INDUCCIÓN
control y gestiòn presentado por el señor Personero de Carmen de Carupa, fué remitido al DIRECTAMENTE EN LAS DRSC Y DRUB PARA EL MES DE
expediente 57862, DRUB. OCTUBRE DE 2017.
Se vinculó a la contratista Angie Dayana Ortiz Rivera , con contrato

Se evidencia que la Caracterizaciòn de Ciudadanos, publicada en la pàgina Implementación 1671/2017 quien liderara el proceso de caracterización de
4.2.3 ISO 9001:2008
WEB de la Corporaciòn, no està actualizada de conformidad con lo establecido Ejecutar fases de actualización de la caracterización de actualización ciudadanos, y a la fecha se ha adelantado plan de operativo,
172 MECI Información y H2-2017
por el DNP.
No se cuenta con el personal idoneo para la actualización
ciudadanos conforme a la planificación PIASC Caracterización
1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC Cerrada 11/3/2017
Comunicación metodología y estrategias de intervención para llevar a cabo el
Ciudadanos CAR proceso, se han realizado 6 mesas de trabajo. Con el fin de
adelantar la planificación estratégica.
Mediante mesa de trabajo realizada el 30/08/2017 con la OAP, se

indico la necesidad de codificar el Protocolo de Atención y Servicio al
Ciudadano , el cual se encuentra publicado en pagina web con
4.2.3 ISO 9001:2008
No se evidencia la codificación del SIGESPU en el formato GSC-PR-03-FR-01 Falta de verificación de la versión final de los documentos codificación No. GSC-PR-01-PT-01 VERSIÓN 3 24-06-2016, en el
173 MECI Información y H2-2017
"Encuesta de Satisfacción del Usuario", ni en el documento "Protocolo de públicados en página web
Ajuste de las versiones en los documentos y publicación. Documentos actualizados 2 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC Cerrada 11/3/2017 12/31/2017
Comunicación link https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=64242.
atención al Ciudadano" publicado en la página WEB.
Encuesta de Satisfacción del Usuario, se encuentra codificado en
Procesos y procedimientos. con memorando es 20173131616.
SE ACTUALIZA EL PROCEDIMIENTO GSC-PR-02, DONDE SE

ELIMINA EL FORMATO GSC-PR-02-FR-04, SE SOLICITA LA
En el procedimiento GSC-PR-02 "Atención y seguimiento a los derechos de PUBLICACIÓN MEDIANTE MEMORANDO 20173131616 DEL 21 DE
6.2.2. Lit. d) ISO 9001:08 Petición", se evidenció: JULIO DE 2017, EL PROCEDIMIENTO GSC-PR-02 (ATENCIÓN Y
Procedimiento
174 MECI Control de H3-2017 Incumplimiento del Procedimiento Actualización del Procedimiento
actualizado
1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC SEGUIMIENTO A DERECHOS DE PETICIÓN) FUE PUBLICADO Cerrada 11/3/2017 12/31/2017
Planeación y Gestión - No se está diligenciando el formato GSC-PR-02-FR-04 "Formato Reasignación POR LA OAP EL DIA 23 DE AGOSTO DE 2017 EN SU VERSIÓN
de Peticiones", mencionado en el punto cinco (5) del procedimiento. NUMERO 6.
En ejecución al Plan Único de Mejoramiento Institucional (PUMI) y

con el fin de dar cumplimiento a los hallazgos resultantes de la
auditoria interna liderada por la Oficina de Control Interno se
programó bajo radicado No. 20173136102 videoconferencia por
SKYPE empresarial con la DRSC, con el fin de realizar reinducción
frete al Procedimiento GSC-PR-02 y cumplimiento a los puntos de
control, y capacitación alusivo a las actividades y responsabilidades
que debe cumplir los funcionarios en calidad de interlocutor SAC .
El día 24 de agosto no se pudo realizar la jornada vía Skype

empresarial por problemas en la señal., por lo que se genero el
- El punto de control No. 2, sobre acciones preventivas y correctivas, se realiza radicado No. 20173136943, reiterando memorando número
6.2.2. Lit. d) ISO 9001:08 de manera fraccionada, ya que no está realizando la evaluación del resultado
20173136403 de fecha 22 de agosto del presente año, se convocó
175 MECI Control de H3-2017 de la acción preventiva y correctiva y no se emite el informe respectivo. Incumplimiento del Procedimiento Jornada de reinducción Jornada 1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC Cerrada 11/3/2017 12/31/2017
Planeación y Gestión para el día viernes primero (1) de septiembre de 2017, la realización
- No se ha cumplido lo dispuesto en el punto de control No. 3, sobre el de un TALLER TEORICO-PRÁCTICO dirigido a los
desarrollo de las autoevaluaciones y por consiguiente no se efectúa el envío del INTERLOCUTORES PRINCIPAL Y SUPLENTE SAC, la cual se
mismo a la sede central. realizará en el auditorio Rio Bogotá, en el horario de 8:30 a.m. a 4:30
p.m.
El dia primero de septiembre se realizó jornada de capacitación a

interlocutores principal y suplente de conformidad con la resolución
1737 de 2017, para la cual se suscribió acta la cual se anexa para su
verificación, donde se reiero a los mismos el cumplimiento de los
puntos de control del procedimiento GSC-PR-02, capacitación que
atendieron los interlocutores de la DRSC.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Mediante circular No. 20174100201, se recordó la importancia sobre
la usabilidad del buzón de sugerencias como mecanismo de
interacción con ciudadanos CAR conforme al contenido del ítem
número 2 de la descripción del procedimiento GSC-PR-02
ATENCION Y SEGUIMIENTO A DERECHOS DE PETICIÓN.
Se reitera sobre el cuidado y adecuado uso del buzón instalado en la

dirección regional, el cual ha sido destinado para la recepción de
sugerencias por parte de los usuarios que hacen uso de nuestros
trámites y servicios, con el fin de conocer su percepción sobre la
atención en nuestros puntos de servicio y con base en ello, adelantar
Se evidenció en la Dirección Regional Alto Magdalena, que el buzon de
las acciones de mejora respectivas en cumplimiento al objetivo
sugerencias no se utiliza, éste contiene vasos sucios desechables, ésta mal Falta de apropiación y compromiso frente al buen uso de los
176 7.1 c) ISO 9001:2008 H4-2017 Instrucción emitida mediante circular Circular 1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC definido en nuestro Plan Institucional de Atención y Servicio al Cerrada 11/3/2017 12/31/2017
ubicado en un sitio no visible por los ususarios y obstaculizado por el escritorio implementos de la entidad.
del guarda de seguridad. Ciudadano (PIASC), cual es lograr la excelencia en la atención de los
trámites y servicios que brinda la entidad.
Mediante memorando No. 20173135870 Se programó jornada de

video conferencia por SKYPE para fortalecer la información remitida
a la DRAM bajo circular No. 20174100201, la videoconferencia no se
pudo llevar a cabo por motivos de conectividad, pero se reiteró a la
DRAM el cumplimiento de la Circular 20174100201 bajo radicado No.
24/08/2017, teniendo en cuenta que dentro de las acciones del PUMI
se tenía planteado como acción elaboración de circula r se ha
cumplido con la acción planteada dentro del mismo.
En ejecución al Plan Único de Mejoramiento Institucional (PUMI) y

con el fin de dar cumplimiento a los hallazgos resultantes de la
auditoria interna liderada por la Oficina de Control Interno se
programó bajo radicado No. 20173136102 videoconferencia por
SKYPE empresarial con la DRUB, con el fin de realizar reinducción
frete al Procedimiento GSC-PR-02 y cumplimiento a los puntos de
control, socialización para la elaboración del informe de quejas
ambientales y capacitación alusivo a las actividades y
responsabilidades que debe cumplir los funcionarios en calidad de
interlocutor SAC
El día 23 de agosto realizó la jornada vía Skype empresarial. Se

inicia la jornada de socialización para el cumplimiento al proceso
GSC-PR-02, Puntos de control, informe de quejas ambientales y
funciones del Interlocutor SAC principal y suplente vía Skype con los
funcionarios Amparo Ballesteros y Flor Angela Rojas, señalando el
objetivo de la misma, Se realizó la jornada indicando los hallazgos,
MECI 2.1.1.
En la Direcciòn Regional Ubatè, el reporte de quejas correspondiente al primer No adelantar las gestiones pertinentes para garantizar el así mismo, se realizó nuevamente las indicaciones con respecto a la
177 Autoevaluaciòn del H5-2017
semestre no se efectuò. cumplimiento del procedimeinto.
Jornada de reinducción Jornada 1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC Cerrada 11/3/2017 12/31/2017
control y gestiòn presentación de los informes de quejas ambientales, la periodicidad
con la cual deben presentarlos para el análisis correspondiente.
Se les recuerda a los participantes sobre la importancia del

cumplimiento de los puntos de control y se hizo un resumen en qué
consisten y cómo deben efectuarlo, Solicitan capacitación referente a
la elaboración de los informes de quejas ambientales, para lo cual se
les pone de manifiesto que en el mes de septiembre habrá una
capacitación teórica practico para los interlocutores SAC Principal y
suplente el cual se les hará la respectiva comunicación a través de
memorando interno. para el mismo se generó el memorando
20173136945.

interlocutores principal y suplente de conformidad con la resolución
1737 de 2017, para la cual se suscribió acta la cual se anexa para su
verificación, capacitación en la cual se reitero el cumplimineto de los
puntos de control del Procedimiento GSC-PR-02., a la capacitación
en mención asistieron los interlocutores SAC de la DRUB.
Mediante memorando No. 20173134678se solicitó a DAF-GDO como
líderes del proceso de Gestión Documental adelantar las acciones a
que haya lugar, en el marco de las competencias frente al tema, con
el fin de que la regional desarrolle las acciones requeridas para foliar
la documentación presente en las respectivas series documentales.
A lo cual DAF-GDO emitió respuesta bajo radicado No. 20173135421
informando que se hará la revisión respectiva en la visitas de
seguimiento de archivos de
Gestión que están programadas para finales del año 2017 y se
enviara una comunicación a las Direcciones Regionales respectivas
para que adelanten el proceso de foliación de las unidades
documentales.
MECI 2.1.1. Los documentos que reposan en la serie documental de Derechos de peticiòn No conocimiento del procedimiento.
De igual manera informo que para la documentación generada en la
178 Autoevaluaciòn del H6-2017 de las Direcciones Regionales Ubatè y Alto Magdalena, no se encuentran No entrega de los documentos en los tiempos razonables para Comunicación al líder del proceso mediante memorando Memorando 1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC Cerrada 11/3/2017 12/31/2017
control y gestiòn foliados. su archivo definitivo. serie de Derechos de Petición correspondiente a años anteriores al
2017, esta debe estar organizada de acuerdo con las indicaciones
dadas en el Instructivo para Archivo y Manejo en Series
Documentales en Regionales, que se encuentra en procesos y
procedimientos, por tanto, se dieron las instrucciones respectivas
para que la auxiliar de archivo asignadas a estas Regionales realicen
la respectiva foliación de las unidades documentales de esta serie.
Para la serie de Derechos de Petición generadas en el 2017, estas

deben estar organizadas cronológicamente y su foliación se realizara
al finalizar el periodo, debido a que las respuestas que se dan a las
peticiones no son entregadas a tiempo por los funcionarios
responsables de estos trámites, además, hay respuestas que se dan
parcialmente y se debe tener completas para su respectivo archivo.
De la revisión del procedimiento GSC-PR-02 ,"Atención y Seguimiento a los

Derechos de Petición", se pudo observar:
DIRECCIÓN REGIONAL UBATÉ:

- Se han recibido 946 derechos de petición, de los cuales 83 se atendieron
fuera de términos y 31 se encuentran vencidos sin respuesta. Al radicado No. Mediante radicado No. 20173136947 se emitieron las siguientes
14171100355 de fecha 9 de febrero de 2017, aún no se le ha dado respuesta y observaciones a la DRCH frente a la No conformidad del PUMI:
no hay explicación certera del porque no se ha respondido si había ampliación
No adelantar las gestiones pertinentes para garantizar la
hasta el 12-05-2017, generando riesgo para la Entidad. 1. Radicado 05161101912: Se observa que cuenta con respuesta
179 8.2.3 ISO 9001:2008 H7-2017 atención de peticiones conforme a los elementos de eficiencia, Jornada de reinducción Jornada 1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 2/28/2018
eficacia y efectividad. parcial; sin embargo, hasta la fecha no se ha generado respuesta de
DURECCIÓN REGIONAL SABANA CENTRO: fondo, para la cual se solicita emitir respuesta de fondo de forma
- Se evidencian 1184 derechos de petición contestados fuera de tiempo, 764 inmediata conforme a los elementos de Eficiencia, Eficacia y
peticiones con respuesta parcial, 315 con respuesta de fondo pero fuera de Efectividad.
términos. Se debe revisar la carga laboral y la distribución de las radicaciones.
DIRECCIÓN REGIONAL ALTO MAGDALENA:

2. Radicado 05171100774: La petición fue finalizada con la
-Se encontro que de 1.185 peticiones radicadas, 92 se contestaron fuera de tipificación de respuesta final; sin embargo, la respuesta dada con
tèrminos. oficio numero 05172101194 obedece a una respuesta parcial; por lo
tanto, se solicita iniciar los correctivos pertinentes y se profiera
respuesta de fondo de forma inmediata conforme a los elementos de
Eficiencia, Eficacia y Efectividad. 3. Radicado 0516110313
3. Se observa que cuenta con respuesta parcial; sin embargo, hasta

la fecha no se ha generado respuesta de fondo a los señores
CLODOCINDO y AZAEL PAMPLONA LASSSO, quienes fueron las
personas que instauraron la queja ambiental; para la cual se solicita
emitir respuesta de fondo de forma inmediata conforme a los
elementos de Eficiencia, Eficacia y Efectividad a fin que se brinde
información de las acciones tomadas en contra de los señores
MATILDE RAMIREZ, ARMANDO PAMPLONA RAMIREZ,
ALEXANDER PAMPLONA RAMIREZ Y ALBERTO PAMPLONA
RAMIREZ.
Revisado el SAE y el SIDCAR, se pudo evidenciar:
Numeral 8.2.3 4. Radicado 05161101957: Se observa que cuenta con respuesta
* Que a partir del "Reporte de Gestión de Trámites" con corte 01-06-2016 al 31-
Seguimiento y medición parcial; sin embargo, hasta la fecha no se ha generado respuesta de
03-2017 de la DRCH existen 25 Radicados tienen respuesta parcial, Ej. :
de los procesos fondo al Subcomandante de estación de Policía de San Miguel
05161101912, 05171100774, 05171100729, (Respuesta parcial no de fondo y
NTCGP:1000:2009,ISO:9
180 001:2008 y 2.1.1
H8-2017 finalizado inadecuadamente, el usuario no recibió respuesta a su solicitud). Incumplimiento del Procedimiento Comunicación a la DRCH mediante memorando Memorando 1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC Sema, como quiera que fueron estos quienes dejaron a disposición Cerrada 11/3/2017 12/31/2017
* Se atendieron 8 quejas ambientales (05161103133, 05161103187, de la Regional el material incautado; para la cual se solicita emitir
Autoevaluación del
05161102855, 05161101957, 05161102780, 05161102250, 05161102481, respuesta de fondo de forma inmediata conforme a los elementos de
Control y Gestión del
05161101804) y 162 peticiones diferentes a Quejas por fuera de los términos Eficiencia, Eficacia y Efectividad a fin que se brinde información de
MECI 2014.
establecidos generando riesgos legales para la CAR. las acciones tomadas en contra de la señora ESPERANZA
ALARCÓN RODRIGUEZ.
5. Radicado 05161102250: Se observa que cuenta con respuesta

parcial; sin embargo, hasta la fecha no se ha generado respuesta de
fondo al señor “ANONIMO” como quiera que éste quien instauró la
queja ambiental, para la cual se solicita emitir respuesta de fondo de
forma inmediata conforme a los elementos de Eficiencia, Eficacia y
Efectividad a fin de que se brinde información de las acciones
tomadas en contra de la señora PATRICIA VILLAMIL
CRISTRANCHO.
6. Radicado 05161102481: Se observa que cuenta con respuesta

parcial; sin embargo, hasta la fecha no se ha generado respuesta de
fondo al señor “ANONIMO” como quiera que éste quien instauró la
Revisado el SAE y el SIDCAR, se pudo evidenciar: queja ambiental, para la cual se solicita emitir respuesta de fondo de
Numeral 8.2.3
* Que a partir del "Reporte de Gestión de Trámites" con corte 01-06-2016 al 31-
Seguimiento y medición forma ADELANTA
SE inmediata conforme
JORNADA a los elementos de Eficiencia,
DE INDUCCIÓN EficaciaELy
SOBRE
03-2017 de la DRCH existen 25 Radicados tienen respuesta parcial, Ej. :
de los procesos Efectividad a fin de
PROCEDIMIENTO que se brinde
GSC-PR-02, información
A LA DRCH de lasELacciones
VIA SKYPE DIA 28
05161101912, 05171100774, 05171100729, (Respuesta parcial no de fondo y
NTCGP:1000:2009,ISO:9 tomadas en contra de la señora PRISCILA SIERRA.
181 001:2008 y 2.1.1
H8-2017 finalizado inadecuadamente, el usuario no recibió respuesta a su solicitud). Incumplimiento del Procedimiento Jornada de reinducción Jornada 1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC DE AGOSTO DE 2017. Cerrada 11/3/2017 12/31/2017
* Se atendieron 8 quejas ambientales (05161103133, 05161103187,
Autoevaluación del Se le recordó a la regional que dar comunicación del informe técnico
05161102855, 05161101957, 05161102780, 05161102250, 05161102481,
05161101804) y 162 peticiones diferentes a Quejas por fuera de los términos no constituye respuesta de fondo, pues esta solo puede ser
MECI 2014.
establecidos generando riesgos legales para la CAR. catalogada como respuesta parcial; por lo tanto, deberá iniciarse los
correctivos pertinentes y se profiera respuesta de fondo de forma
inmediata conforme a los elementos de Eficiencia, Eficacia y
Efectividad.

ISO 9001. 7.5.1. MECI interlocutores principal y suplente de conformidad con la resolución
Control de Planeación y De conformidad con la Ley 1755 de 2015 y el procedimiento "GSC-PR-02 1737 de 2017, para la cual se suscribió acta la cual se anexa para su
No adelantar las gestiones pertinentes para garantizar la
Gestión. Procedimiento Atención y Seguimiento a Derechos de Petición", se evidencian 667 derechos
H9-2017
de petición contestados fuera de tiempo y 15 peticiones en rojo sin respuesta,
atención de peticiones conforme a los elementos de eficiencia, Jornada de reinducción Jornada 1 6/22/2017 12/31/2017 100% GSC DCASC verificación, en la misma se explico de nuevo y reitero el Cerrada 11/3/2017 12/31/2017
eficacia y efectividad. cumpliminetol Procedimiento GSC-PR-02.
seguimiento derechos de incumpliendo el procedimiento de atención de peticiones.
petición.
OAM-PR-13 "Seleccion predios en areas de importancia estrategica para la

conservacion de recursos hidricos", menciona dentro del objetivo "distritos de
4.2.3 NTCGP 1000:2009, riego" contraviniendo los Acuerdos 36 y 37 de 2014, se debe ajustar los Los procedimientos OAM-PR-13 y OAM -PR -06 fueron ajustados y
ISO 9001:2008 y 3.1.2. responsables que desarrollan el procedimiento, asi como actividad item 2, se sometieron a revisión por parte del grupo de mejoramiento del
Falta de revisión documental del procedimiento de manera
de MECI. igualmente no se observo punto de control en item 5, especificar responsable proceso OAM, posteriormente se remitieron a la OAP mediante
183 4.2.3 NTCGP 1000:2009,
H1-2017
item 8. OAM-PR-06 "Aislamiento, Establecimiento y Mantenimiento de
periódica para ajustar conforme a cambios que se presenten en Ajustar el procedimiento OAM-PR-13 y OAM -PR -06 Procedimiento ajustado 2 6/15/2017 10/25/2017 100% OOA DCASC Cerrada 11/3/2017 10/25/2017
la Corporación. memorando DMMLA No. 20173143613, con lo que se da
ISO 9001:2008 y 3.1.2. Coberturas Forestales de Proteccion", las responsabilidades no son claras, el cumplimiento a la actividad propuesta en este plan de mejoramiento.
de MECI. área y cargo responsable en el item 5 no son coherentes, el único punto de EVIDENCIA 1.
control es el item 8 y sirve en la etapa contractual, no hay punto de control
previo
La TRD 300.117 "Afectaciones", contiene los oficios de solicitud de las Actividad en ejecución, sin embargo en fecha 28 de abril se realizo
4.2.4 ISO 9001:2009 y Las TDR 300.117 de áreas protegidas esta desactualizada por
afectaciones a áreas protegidas o rondas hídricas, sin embargo, no contiene
NTCGP 1000: 2008, lo tanto no es posible llevar un manejo adecuado de los Realizar la gestión necesaria para el ajuste de las TDR de (anterior a la formulacion de este plan de mejoramiento) solicitud con
184 4.5.4 OHSAS e ISO
H2-2017 ninguno de los registros que se citan en la TRD de DGOAT, por ejemplo:
documentos. áreas protregidas
TDR Ajustada 1 7/26/2017 11/5/2017 100% OOA DGOAT Cerrada 11/5/2017
declaratoria de áreas protegidas, solicitud de declaratoria, estudios técnicos, memorando 20173118438 relacionada con esta actividad.
14001 EVIDENCIA 2
propuesta de declaratoria, entre otros.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Debido a que en varias ocasiones se declaró desierto el proceso
contractual la DGOAT tomó la decisión de conformar, por
contratación directa en prestación de servicios, un grupo de 8
profesionales para desarrollar la actividad del PGOF.
El objeto de estos contratos es: Prestación de servicios profesionales
1.2.1 MECI, 7.1 ISO en la Dirección de Gestión del Ordenamiento Ambiental y Territorial se verifico el 24 de abril de 2018 cada uno a de los contratos
El proceso contractural correspondiente a Concurso de Meritos
9001:2008 Y NTCGP Se evidencia en el informe de gestión al 31 de diciembre de 2016, que la Meta Seguimiento que se realizará por medio del profesional de en el componente ambiental para la formulación del plan general de 1213, 039, 106, 121, 258, 356, 661 y 1222 de 2018, en la
ha sido declarado e DESIERTO teniendo en cuenta que el los
1000:2009, 4.4.6 OHSAS 14.4, Formular el cien por ciento (100%) del Plan de General de Ordenación apoyo contratado para este fin, con articulación permanente Cronograma y cuadro de plataforma de SECOP, en donde se evidencia que estan en
185 e ISO 14001.
H3-2017
Forestal – PGOF, para el Territorio CAR, no se reportó ningún avance en el
proponentes NO CUMPLEN con los requisitos habilitantes
entre el área juridica y el área tecnica, con el fin de llevar la seguimiento.
1 6/13/2017 11/30/2017 100% OOA DGOAT ordenación forestal PGOF en la jurisdicción de la Corporación ejecución.
Cerrada 11/30/2017
técnicos establecidos en el Pliego Definitivo de Condiciones y a Autónoma Regional de Cundinamarca-CAR- para las cuencas del río
Planificación de la indicador mínimo de gestión, incumpliendo la Meta para el 2016. respectiva contratación del estudio.
consecuencia de ello se encuentra RECHAZADO. Bogotá, ALto Suárez, Garagoa, Guayuriba, Guavio y Sumapáz.
realización del producto. ACTIVIDAD CERRADA
Los contratos son los siguientes: 1213, 039, 106, 121, 258, 356, 661
y 1222 de 2018.
Con esta contratación se cumplirá con el objetivo de esta actividad ,
por lo tanto se solicita se cierre la misma.
Se presenta el avance a fecha 11/01/2018. Se realizó el seguimiento

El proceso no respondió en términos 167 solicitudes externas. La DMMLA de y la evaluación de la gestión de las peticiones, a travésdel reporte
688 radicaciones recibidas en el periodo auditado 8 las respondió fuera de
virtual del SIDCAR, denominado Consolidado de Peticiones SAC,
términos y DGOAT de 2.161 radicadiones recibidas, respondió fuera de
términos 159, lo que genera un riesgo de tipo legal para la organización por para: Determinar el total de peticiones recibidas y se remite al
posibles tutelas. 1. Realizar el seguimiento y la evaluación de la gestión de las Director de la DGOAT vía correo electrónico. Para posteriormente
1.2.1 MECI, 7.1 ISO realizar acciones correctivas y preventivas mediante memorandos
En cuanto a las respuestas a usuarios internos, DGOAT tiene 2 solicitudes 1. Falta de seguimiento por parte de los supervisores en los peticiones, a través del reporte virtual del SIDCAR,
9001:2008 Y NTCGP 20173139653, 20173139654, 20173139657, 20173139658,
vencidas, fuera de términos: 20173110650, 20173116038 y respondió 285 trámites asignados a los diferentes contratistas supervisados. denominado Consolidado de Peticiones SAC, para: 
1000:2009, 4.4.6 OHSAS 20173139659, 20173139660, 20173139661, 20173139662,
fuera de términos. DMMLA respondió 51 fuera de términos del 1 de junio de 2. Falta de de compromiso por parte de los contratistas y Determinar el total de peticiones recibidas.  Estadísticas de
e ISO 14001.
186 Planificación de la
H4-2017 2016 al 30 de abril de 2017. esto genera un riesgo, pues dificulta la ejecución funcionarios de la Dirección en darle respuesta atendiendo el atención de las mismas; y  Temas centrales de consulta. Acta o correo 6 7/5/2017 12/31/2017 100% OOA DGOAT 20173148851, 20173145378, 20173147488, 20173146289 y Cerrada 12/31/2017
de la operaciones internas, no se responde oportunamente a los usuarios principio de eficiencia a los trámites asignados a su cargo. Realizar de forma mensual la valoración de resultados, 20173145134.
realización del producto.
internos, partes interesas en el proceso. 3. Falta de herramientas logisticas en la nueva sede Edificio proponer y ejecutar las acciones correctivas y/o de mejora a Adicionalmente se realiza reunión el día 9 de noviembre y 11 de
C). MECI 1.2.1 Planes,
No se evidenció la publicación y comunicación de las nueve (9) Evaluaciones Manuel Mejia. que haya lugar, documentando las actuaciones. diciembre del 2017 con los responsables de los derechos de petición
programas y proyectos
Regionales del Agua a las partes interesadas, informan que actualmente estos con respuesta fuera de términos y se pactan compromisos para dar
documentos se encuentran en procesos de ajuste y para noviembre de 2017 se
proyecta contar con la actualización de ERA del Río Bogotá. Los productos
respuesta en cumplimiento de los principios de eficiencia eficacia y
resultantes del proceso que son insumo para el ordenamiento ambiental deben efectividad.
estar disponibles para las partes interesada. RESPONSABLE DMMLA)
EVIDENCIA 3.1
El proceso no respondió en términos 167 solicitudes externas. La DMMLA de

2. Adelantar acciones preventivas y correctivas, el primer día Se reporta a fecha 31/12/2017 así: Memorandos relacionados con la
términos 159, lo que genera un riesgo de tipo legal para la organización por
hábil de cada semana consistente en alertar a los actividad: Acción preventiva y correctiva: 20173142969,
funcionarios y contratistas de la dependencia, sobre el 20173144153, 20173140754, 20173141571, 20173138510,
posibles tutelas.
1.2.1 MECI, 7.1 ISO próximo vencimiento de las Peticiones en términos (Verde y 20173139382, 20173137338, 20173136545, 20173131829,
En cuanto a las respuestas a usuarios internos, DGOAT tiene 2 solicitudes 1. Falta de seguimiento por parte de los supervisores en los Se evidencian el 24 de abril de 2018 los memorandos que se
9001:2008 Y NTCGP Amarillo), y de aquellas que se encuentran vencidas y sin 20173130965, 20173130133, 20173133368, 20173134764,
vencidas, fuera de términos: 20173110650, 20173116038 y respondió 285 trámites asignados a los diferentes contratistas supervisados. han puesto en conocimiento de los funcionarios y contratistas
1000:2009, 4.4.6 OHSAS respuesta (Rojos). Se verificará, el primer día hábil de la 20173135305, 20173153468, 20173146289, 20173151299,
fuera de términos. DMMLA respondió 51 fuera de términos del 1 de junio de 2. Falta de de compromiso por parte de los contratistas y de DGOAT las acciones preventivas y correctivas que van de
e ISO 14001. siguiente semana, se adelantará una evaluación del
H4-2017 2016 al 30 de abril de 2017. esto genera un riesgo, pues dificulta la ejecución funcionarios de la Dirección en darle respuesta atendiendo el
resultado de la acción preventivo-correctiva, y se emitirá un
Memorando o correo 24 7/5/2017 12/31/2017 100% OOA DGOAT 20173152114, 20173148851, 20173150122, 20173147488 los meses de julio a diciembre de 2017 en donde se evidencia Cerrada 12/26/2017
de la operaciones internas, no se responde oportunamente a los usuarios principio de eficiencia a los trámites asignados a su cargo. 20173145378. el cumplimiento.
realización del producto. informe al jefe o director de la dependencia. El consolidado
internos, partes interesas en el proceso. 3. Falta de herramientas logisticas en la nueva sede Edificio 20173153468, 20173154899, 20173156219, 20173157338
C). MECI 1.2.1 Planes, base del PC deberá ser descargado de la opción del SIDCAR
No se evidenció la publicación y comunicación de las nueve (9) Evaluaciones Manuel Mejia. ACTIVIDAD EN CIERRE
programas y proyectos Trámites sin Respuesta documentando las actuaciones
Regionales del Agua a las partes interesadas, informan que actualmente estos Con estos memorandos se da por cumplida la actividad, por lo tanto
adelantadas por correo electrónico, memorando interno o en
las actas comités de la respectiva dependencia, conforme a solicito respetuosamente se cierre la misma.
los lineamientos emitidos por el Director o Jefe respectivo. EVIDENCIA 1
resultantes del proceso que son insumo para el ordenamiento ambiental deben

términos 159, lo que genera un riesgo de tipo legal para la organización por 3. Desarrollar Autoevaluaciones a partir de una muestra
posibles tutelas. aleatoria de peticiones que permitan hacer el seguimiento al Reporte a fecha 07/12/2017 Memorandos con autoevaluación
1.2.1 MECI, 7.1 ISO
En cuanto a las respuestas a usuarios internos, DGOAT tiene 2 solicitudes 1. Falta de seguimiento por parte de los supervisores en los cumplimiento de los indicadores asociados a atención de 20173125409, 20173129602, 20173134272, 20173145135,
9001:2008 Y NTCGP
vencidas, fuera de términos: 20173110650, 20173116038 y respondió 285 trámites asignados a los diferentes contratistas supervisados. peticiones. La acción deberá ejecutarse los primeros diez 20173150192 y 20173151273 la autoevaluación del mes de
1000:2009, 4.4.6 OHSAS
fuera de términos. DMMLA respondió 51 fuera de términos del 1 de junio de 2. Falta de de compromiso por parte de los contratistas y (10) días mes vencido, con base al módulo Autoevaluación
e ISO 14001. septiembre se encuentra elaborada pendientes de firma el
H4-2017 2016 al 30 de abril de 2017. esto genera un riesgo, pues dificulta la ejecución funcionarios de la Dirección en darle respuesta atendiendo el Servicio alCiudadano – SAC Formato de Autoevaluación Memorando 6 7/5/2017 12/31/2017 100% OOA DGOAT Cerrada 12/31/2017
de la operaciones internas, no se responde oportunamente a los usuarios principio de eficiencia a los trámites asignados a su cargo. GSC-PR-02-FR-05 del SIDCAR. Realizar la valoración de memorando que envía al SAC el reporte (se debe presentar los
realización del producto. primeros 10 días hábiles del mes el cual se vence el 15 de
internos, partes interesas en el proceso. 3. Falta de herramientas logisticas en la nueva sede Edificio resultados, proponer y ejecutar las acciones correctivas y/o
C). MECI 1.2.1 Planes, Diciembre. Sin embargo el número de veces para esta actividad es
No se evidenció la publicación y comunicación de las nueve (9) Evaluaciones Manuel Mejia. de mejora a que haya lugar, documentando las actuaciones
programas y proyectos de 6, por lo tanto se ha cumplido. EVIDENCIA 3.3
Regionales del Agua a las partes interesadas, informan que actualmente estos adelantadas con su respectiva verificación.
Procedimiento OAM PR-02: CONCERTACIÓN DE PROYECTOS DE 1. Falta de seguimiento por parte de los supervisores en los
2.1.1 MECI,7.5.1 e) ISO FORMULACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTES DEL PLAN DE ORDENAMIENTO trámites asignados a los diferentes contratistas supervisados.
9001: 2008 NTCGP TERRITORIAL. En la DRTE no se evidencia la ejecución de la actividad No. 19 2. Falta de de compromiso por parte de los contratistas y El procedimiento OAM-PR-02. fue ajustado y se socializó, frente al
Socialización de la propuesta de modificación del
189 1000:2009 Control de la H5-2017 del Numeral "Programar y realizar con el municipio o Distrito reunión para funcionarios de la Dirección en darle respuesta atendiendo el
procedimiento en el grupo de trabajo.
Reunión 1 7/1/2017 8/31/2017 100% OOA DGOAT grupo de trabajo que lo aplica,en reunión sostenida el día 10 de Cerrada 8/31/2017
producción y la presentación del proyecto. Se convoca a la reunión únicamente a los principio de eficiencia a los trámites asignados a su cargo. agosto de 2017. EVIDENCIA 4.1
prestación del servicio. profesionales designados de las otras áreas de la DGOAT y de las otras 3. Falta de herramientas logisticas en la nueva sede Edificio
Direcciones de la Corporación. Se diligencia el formato GAP-PR-01-FR-01". Manuel Mejia.
Procedimiento OAM PR-02: CONCERTACIÓN DE PROYECTOS DE

2.1.1 MECI,7.5.1 e) ISO FORMULACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTES DEL PLAN DE ORDENAMIENTO El procedimiento OAM-PR-02. fue ajustado y se sometió a revisión
9001: 2008 NTCGP TERRITORIAL. En la DRTE no se evidencia la ejecución de la actividad No. 19 por parte del grupo de mejoramiento del proceso OAM el dia 11 de
Análisis y validación del grupo de mejora a la propuesta de
190 1000:2009 Control de la H5-2017 del Numeral "Programar y realizar con el municipio o Distrito reunión para Incumplimiento del paso establecido en el procedimiento.
modificación.
Reunión 1 9/1/2017 10/30/2017 100% OOA DGOAT agosto, posteriormente se remitió a la OAP mediante memorando Cerrada 10/30/2017
producción y la presentación del proyecto. Se convoca a la reunión únicamente a los DMMLA No. 20173143613, con lo que se da cumplimiento a la
prestación del servicio. profesionales designados de las otras áreas de la DGOAT y de las otras actividad propuesta en este plan de mejoramiento. EVIDENCIA 4.2
Direcciones de la Corporación. Se diligencia el formato GAP-PR-01-FR-01".
El procedimiento OAM-PR- 22 fue ajustado y se sometió a revisión

por parte del grupo de mejoramiento del proceso OAM,
2.1. y 2.1.1 posteriormente se remitió a la OAP mediante memorando DMMLA
Autoevaluación No. 20173143613, con lo que se da cumplimiento a la actividad
Institucional del control y No se evidenció autoevaluación y seguimiento de los resultados de los propuesta en este plan de mejoramiento.
la Gestión 8,1 de la NTC procedimientos: OAM PR-22- Registro de Anotaciones por afectación por áreas Se verifico el 24 de abril de 2018 en procesos y
La actividad consistía en realizar el ajuste al procedimiento, lo cual se
191 GP1000:2009, ISO H6-2017 protegidas y rondas hídricas en los folios de matrícula de los predios, Tampoco Incumplimiento del paso establecido en el procedimiento. Ajustar el procedimiento OAM No. 22 Procedimiento Ajustado 1 7/26/2017 11/5/2017 100% OOA DGOAT procedimientos de la Corporación, donde se evidencia el Cerrada 11/5/2017
9001:2008, 4.5.1 se observó documentalmente las acciones implementadas como consecuencia hizo de conformidad con lo sugerido por la OCIN, esto consistía en cumpliemiento de la misma.
OHSAS e ISO 14001, de autoevaluaciones realizadas. incluir un punto de control en el procedimiento, sin embargo cabe
Seguimiento, medición y anotar que la actividad de seguimiento se encuentra en el paso 7 del
mejora. procedimiento. El procedimiento se encuentra publicado ya en la
plataforma de la Corporación desde el 1 de febrero de 2018.
Por lo anterior solicito respetuosamente se cierre esta actividad.
En cuanto al seguimiento a las licencias de parcelación y

construcción en suelo rural y rural suburbano la Corporación hace la
solicitud mensual a los municipios mediante oficio para que éstos
alleguen el listado de licencias que han expedido, una vez allegada
esta información se hace la verificación cartográfica de los predios y
No se evidencia cumplimiento del seguimiento a los asuntos ambientales visita de campo en algunos casos para ver si presentan algún tipo de
concertados en los POT, en la DRTE y DRAM, de conformidad con la meta afectación y esto se se consigna en un informe técnico que se remite
18.4, Asesorar y/o asistir al 100% de los municipio del territorio CAR en la a las alcaldías correspondientes, se da cumplimemnto a esta
incorporación de los determinantes ambientales en los procesos y de revisión y actividad de acuerdo a los siguientes informes:
1.2.1 MECI 7.1 ISO ajuste de los planes de Ordenamiento Territorial – POT, con su correspondiente Apulo IT 1148 del reporte de licencias con Radicado No.
9001: 2008 Y seguimiento y cumplimiento de los asuntos ambientales concertados de los 13171101629, Anolaima IT 1149 del reporte de licencias con
NTCGP:1000: 2009, POT Adoptados. Radicado No. 20171126207, Cachipay IT 1147 del reporte de
No se contaba en la Dirección Regional con el profesional
4.4.6 OHSAS e ISO Seguimiento a los reportes de las licencias de parcelación y
192 14001, Planificación de la
H7-2017
En la DRTE se evidencia incumplimiento a la segunda etapa del procedimiento:
idoneo para realizar dicha labor (El enlace de planeación fue Reporte de licencias e informes de seguimiento a las mismas
construcción de los municipios de la jurisdicción
10 6/7/2017 10/6/2017 100% OOA DGOAT licencias con Radicado No. 20171132034, Viotá IT 1146 del reoprte Cerrada 10/6/2017
nombrado el 25 de abril de 2017) de licencias con Radicado No. 20171125616, San Antonio del
realización de Producto Factores de deterioro, actividad 8 y 14,. Durante el año 2016 no se realizó el
C). MECI 1.2.1 Planes, seguimiento a licencias de parcelación y construcción en suelo rural y rural Tequendama IT 1318 del reporte de licencias con Radicado No.
Programas y Proyectos. suburbano. 13171101326, Quipile IT 1303 del reporte de licencias con Radicado
No. 20171138986, San Antonio del Tequendama IT 1315 del reporte
En el procedimiento OAM PR-19: EVALUACION, PREVENCION Y CONTROL con Radicado No. 13171101585, La Mesa IT 1316 del reporte con
A LOS FACTORES DE DETERIORO AMBIENTAL. Radicado No.13171101402, El Colegio IT 1317 el cual no
corresponde a ningun radicado ya que el municipio no reporto pero
se realizo el informe para dejar evidencia del incumplimiento por
parte del municipio y Cachipay IT 1304 del reporte con Radicado No.
20171138807.
SE SOLICITA EL CIERRE DE ESTA ACTIVIDAD
EVIDENCIA 4, 4.1
Actividad en ejecución.
La DRGU mediante memorando 06173100656 del 17/08/2017 solicita

Procedimeinto OAM-PR-04, Reglamentación de Corrientes. En visita realizada a la DGOAT apoyo en la socialización del procedimiento OAM-PR-
a la Dirección Regional Gualiva por la OCIN se revisó el expediente 28275 04, la DGOAT mediante memorando 20173140653 del 19/09/2017
reglamentación de Corriente "Quebrada Moyas" municipio de la Vega, se pudo programa la socialización pera el día 27 de septiembre de 2017, la
normas DRGU mediante memorando 06173100773 solicita que se
evidenciar que no cuenta con información suficiente para garantizar un
NTCGP:1000:2009; ISO
adecuado seguimiento como lo es el establecimiento de coordenadas de puntos Falta de conocimiento y responsabilidad por parte de los Requerir , mediante memorando a la DGOAT socialización reprograme la socialización debido a que tienen una actividad
193 9001:2008; ISO H8-2017
de captación (Resolución 2266 de 25/11/13), así mismo, se evidenció que no se funcionarios del procedimiento establecido en la Corporación del proceso y retroalimentación de las responsabilidades
Memorando 1 6/22/2017 11/30/2017 100% OOA DGOAT Cerrada 11/30/2017
14001:2004, OHSAS programada con la OTH, la DGOAT mediante memorando
ha dado respuesta a recurso de reposición del 11 de febrero de 2014 radicado 20173142828 reprograma la socialización para el día 20 de octubre
18001:2007, MECI.
bajo el número 06141100261, contra la resolución 2266 de 25/11/13, acto de 2017.
administrativo que no ha sido ejecutoriado y no ha surtido los efectos La socialización se realizó el día 20 de octubre de 2017 en la
administrativos.
Dirección Regional Gualivá. Se remitió el listado de asiatencia a la
DRGU mediante memorando DGOAT No. 20173147739 del 31 de
octubre de 2017.
SE SOLICITA EL CIERRE DE ESTA ACTIVIDAD. EVIDENCIA 5
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Se evidencia represamiento y demora en la elaboración de los informes
técnicos una vez realizada las visitas, así mismo el concepto social a las
7.5.1 ISO 9001:2008 Para adelantar los informes represados, se han evitado las salidas a
licencias ambientales.
NTCGP 1000:2009, campo por parte de los ingenieros que los tienen a cargo, se dio la
-Expediente 40126 Concesión de aguas, vista realizada el 28/03/12, informe
Control de la producción 1. Capacitación en la dirección regional acerca de los tiempos Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
técnico 244 29/05/2012. Represamiento y demora en la elaboración de informes Acta de Comité y Listado directriz de apoyo por parte de los contratistas de las visitas que
194 y prestación del servicio. H1-2017
-Expediente 45854 licencia ambiental, visita 29/05/2014, Informe técnico 728 tecnicos, una vez realizadas las visitas.
para la elaboración de los informes tecnicos procedimiento
de Asistencia
2 5/26/2017 9/30/2017 100% AAM DRBM a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 6/9/2017 9/30/2017 No
MECI 2.1 .1 - AAM-PR-07 Evaluacion Tecnica y Seguimiento tienen programados los tecnicos de planta; asi mismo se recuerdan de seguimiento 24-04-2018.
16/10/2014. los terminos que tienen para realizar los informes de los tramites.acta
Autoevaluación del
-Expediente 60322 aprovechamiento forestal, visita realizada el 08/02/2017, No.6 del 09/06/2017, se envia acta con memorando 04173100618
control y gestión.
Informe Técnico 0382 03/04/2017.
-Expedientes 46825 y 45854.
Con preocupación se observa

Con preocupación se
Se solicita que este hallazgo no sea tenido en cuent en este PUMI que a la fecha del seguimiento la
Se evidencia represamiento y demora en la elaboración de los informes observa que a la fecha del
puesto que el mismo expediente se encuentra en el PUMI de actividad propuesta no reporta
técnicos una vez realizada las visitas, así mismo el concepto social a las seguimiento la actividad
7.5.1 ISO 9001:2008 auditoria interna vigencia anterior. Desde la DJUR se devuleve a la DESCA para DJUR: Enviado para revisión/firma en documento avance efectivo, no obstante Con preocupación se observa que a la fecha del
licencias ambientales. propuesta no reporta
NTCGP 1000:2009, Se realizo Auto reprogramando la visita de evaluación de la licencia, que realice alcance del Informe Técnico 1113 de SIDCAR, por parte de la DJUR Auto 127755. Mediante Se observa que a la fecha del seguimiento la actividad avance efectivo , se habiendose hecho la seguimiento la actividad propuesta no reporta avance
-Expediente 40126 Concesión de aguas, vista realizada el 28/03/12, informe
Control de la producción
técnico 244 29/05/2012. Represamiento y demora en la elaboración de informes por parte del grupo interdiciplinario de la CAR 2018 en el sentido de indicar los requerimientos radicado No. 04186101375 se generó Auto No. 1375 propuesta no reporta avance efectivo , se recomienda dar recomienda dar impulso a recomendación en el efectivo, no obstante habiendose hecho la
195 y prestación del servicio. H1-2017
-Expediente 45854 licencia ambiental, visita 29/05/2014, Informe técnico 728 tecnicos, una vez realizadas las visitas.
2. Decidir de fondo los expedientes 46825 Acto Administrativo 1 5/26/2017 5/15/2018 60% AAM DRBM impulso a las actuaciones respectivas de manera urgente seguimiento anterior , se recomendación en el seguimiento anterior , se En ejecución
MECI 2.1 .1 - DJUR: La actividad continua especificamente por el expediente, este a realizar al solicitante, ya que el decreto 2820 del 26/12/2018 el cual pasa para surtir etapa de dado que la actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha las actuaciones
recomienda dar impulso recomienda dar impulso inmediato a las actuaciones
16/10/2014. se debe decidir de fondo para cumplir cada una de las actividades, ya no permite el rechazo de plano. * Pre-radicado notificación y tiempo establecido para allegar la de seguimiento 24-04-2018 respectivas de manera
Autoevaluación del inmediato a las actuaciones respectivas dado que la actividad se encuentra vencida
-Expediente 60322 aprovechamiento forestal, visita realizada el 08/02/2017, ea de esta vigencia o de la anterior. eliminado #109837 información requerida. urgente dado que la
control y gestión. respectivas dado que la actividad hace casi 8 meses Fecha de seguimiento 10-01-2019
Informe Técnico 0382 03/04/2017. DRBM: Se realizo visita tecnica el 19/10/2017; se encuentra en actividad se encuentra
se encuentra vencida hace 5
-Expedientes 46825 y 45854. vencida Fecha de
evaluación tecnico social del estudio de impacto ambiental meses Fecha de seguimiento16-
seguimiento 19-07-2018
10-2018
La DJUR emitio memorando 20173137287 del 28/08/2017

informando a las Direcciones Regionales acerca de los expedientes
que faltan por notificar hablando exclusivamente de los expedientes
sancionatorios.
1. DRSO: memorando 10173101047 del 18/09/2017
2. DRSU: memorando 12173100853 del 19/9/2017
3. DRRN: memorando 08173100732 del 19/9/2017
4. DRGU: memorando 06173100745 del 13/09/2017
5. DRBC: memorando 01173101349 del 8/11/2017
ISO 9001. 7.1. Ley 1755 Se evidencia en los expedientes 58387, 54607 y 48895 que las notificaciones 3. Basado en la circular que emita el lider del proceso cada 6. DRMC: memorando 07173100619 del 15/09/2017 Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
1. Usuarios no satisfechos con los servicios de la CorporaciÓN a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
196 de 2015. MECI Control H2-2017 que se realizan de los actos administrativos expedidos no se cumplen conforme dirección regional debe emitir una interna referente a las Circular 14 5/26/2017 5/20/2018 100% AAM DRBM 7. DRCH: con memorando 05173100892 del 05/09/2017 la DR Cerrada 9/21/2017 5/20/2018 No
2. Trámites demorados de seguimiento 24-04-2018.
de Planeación y Gestión. a la ley y los procedimientos. notificaciones informa lo correspondiente a los exp relacionados en el memo DJUR
8. DRAG: con memorando 02173100779 del 11/09/2017
9. DRBM: memorando 04173100796 del 15/09/2017
10. DRTE: con memorando 13173100971 del 11/09/2017 se da
alcance y circular 13174100023 del 04/12/2017
11. DRUB: memorando 14173100944 del 18/09/2017
12.DRAM: con memorando 03173100635 del 06/09/2017 de la DR da
alcance a lo solicitado por la DJUR
13. DRSOA: con memorando 11173101163 del 20/09/2017
14. DRSC: memorando 09173101335 del 21/09/2017
La entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento de los Mediante memorando No. 04173100447 se remitio el informe del
procesos del Sistema de Gestión. Estos métodos deben demostrar la capacidad primer trimestre del PAP de la DRBM. Y mediante memorando No.
de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el 04173100561 se remitio el segundo informe, se envia avance con
8.2.3 de la norma manejo de los recursos disponibles, por tanto no se evidencio en la Dirección Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Bajo seguimiento a lo establecido en los PAP y coordinación de memorando 04173100618. a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
197 NCTGP 1000:2009 y H3-2017 regional el seguimiento y evaluación interna de las metas establecidas
comités.
1. Realizar la evaluación trimestral a las metas de la DRBM. Informe 4 5/26/2017 5/15/2018 100% AAM DRBM Cerrada 1/6/2018 5/15/2018 No
3.1.1 MECI correspondientes al primer trimestre del PAP, de los indicadores y riesgos del mediante memorando No. 04173101098 se remite el tercer avance de seguimiento 24-04-2018.
proceso. Así mismo solo se evidencian dos actas de comité técnico durante el del PAP de la DRBM.
año y en las mismas no se evidencia el seguimiento a los compromisos y mediante memorando No. 04183100014 se remitio el ultimo avance
lineamiento de un acta a otra. del PAP de la DRBM.
La entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento de los

procesos del Sistema de Gestión. Estos métodos deben demostrar la capacidad
de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el
8.2.3 de la norma manejo de los recursos disponibles, por tanto no se evidencio en la Dirección Se remite acta No.6 del 09/06/2017 y No. 8 19/07/2017 en las cuales Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Bajo seguimiento a lo establecido en los PAP y coordinación de 2. Realizar el seguimiento, mediante las actas de comité a los Acta de Comité y Listado a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
198 NCTGP 1000:2009 y H3-2017 regional el seguimiento y evaluación interna de las metas establecidas
comités. compromisos adquiridos en el comite anterior. de Asistencia
2 5/26/2017 2/20/2018 100% AAM DRBM se fijan y se realiza seguimiento a los compromisos. Asi mismo los Cerrada 7/19/2017 2/20/2018 No
3.1.1 MECI correspondientes al primer trimestre del PAP, de los indicadores y riesgos del respectivos listados de asistencia de seguimiento 24-04-2018.
proceso. Así mismo solo se evidencian dos actas de comité técnico durante el
año y en las mismas no se evidencia el seguimiento a los compromisos y
lineamiento de un acta a otra.
ISO 9001:2008; NTCGP

1000:2009 7.5.3 Al verificar en el SAE la digitación de la documentación de los expedientes, se El cargue de la información del Sistema Administrador de Realizar mesa de trabajo por parte de la Dirección Regional, Se realizo comité tecnico el día 31/08/2016, documentado mediante
Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Identificación y pudo observar que hay expedientes que a la fecha no se habían digitado nada Expedientes - SAE, no tienen en cuenta la relación directa del relacionada con la necesidad de que la información contenida Acta de comité y Listado Acta N° 08 de 2016, en la cual se impartieron directrices sobre la a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
199 trazabilidad;1.2.5 MECI:
H-2016
como es el caso del expediente 53210 afectación recurso suelo. Lo anterior aplicativo con el procedimiento de SIGESPU en autoridad dentro del Sistema Administrador de Expedientes - SAE sea de Asistencia
2 8/31/2016 2/20/2017 100% AAM DRSOA Cerrada 9/22/2016 2/20/2017 Si
Actualización del SAE. Mediante Acta N° 10 de fecha 22/09/2016,se de seguimiento 24-04-2018.
2014 Políticas de dificulta verificar la trazabilidad de la situación real del expediente. ambiental. veraz, oportuna y confiable dieron lineamientos acerca del manejo y actualización del SAE.
Operación del Proceso

1000:2009 7.5.3 Al verificar en el SAE la digitación de la documentación de los expedientes, se El cargue de la información del Sistema Administrador de
Identificación y pudo observar que hay expedientes que a la fecha no se habían digitado nada Expedientes - SAE, no tienen en cuenta la relación directa del
H-2016
como es el caso del expediente 53210 afectación recurso suelo. Lo anterior aplicativo con el procedimiento de SIGESPU en autoridad
Digitalización y actualización en SAE del expediente 53210 Expediente digitalizado 1 8/31/2016 11/30/2016 100% AAM DRSOA Se digitalizo en su totalidad el expediente N° 53210. a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 11/30/2016 11/30/2016 No
de seguimiento 24-04-2018.
2014 Políticas de dificulta verificar la trazabilidad de la situación real del expediente. ambiental.
Operación del Proceso
Avance de dilgitalación 78% Fuente Base SAE.

ISO 9001:2008; NTCGP En el anexo al memorando 11173100722 manifiestan que faltaron 10
1000:2009 7.5.3 Al verificar en el SAE la digitación de la documentación de los expedientes, se El cargue de la información del Sistema Administrador de expedientes por digitar; a la fecha se infomra desde la regional que
Digitalizar el 100% de los documentos pendientes que Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Identificación y pudo observar que hay expedientes que a la fecha no se habían digitado nada Expedientes - SAE, no tienen en cuenta la relación directa del faltan dos expedientes por que estan en la sede central el 43768 que
H-2016
como es el caso del expediente 53210 afectación recurso suelo. Lo anterior aplicativo con el procedimiento de SIGESPU en autoridad
pertenezcas a los 21 expedientes faltantes, que sean Reporte SAE 21 8/31/2016 3/30/2017 100% AAM DRSOA a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 3/30/2017 3/30/2017
responsabilidad de la DRSOA según reporte del SAE se encuentran en DJUR y el 49454 que se encuentra en la DESCA. de seguimiento 24-04-2018.
2014 Políticas de dificulta verificar la trazabilidad de la situación real del expediente. ambiental. DRSOA: A la fecha se informa que según resporte SAE, se ha
Operación del Proceso digitalizado el 100% de los documentos pendientes pertenecientes a
los 21 expedientes faltantes que son responsabilidad de la DRSOA.
Literal a del numeral 6.3

Se evidenció que todas las ventanas de las instalaciones carecen de Cortinas
de la NTC-ISO
lo que va en contravía de mejorar las condiciones de trabajo, de salud y No se cuenta con cortinas en las ventanas de la oficina La dirección Regional solicito mantenimiento y adecuación de la sede
9001:2008 y NTCGP
seguridad de los funcionarios y contratistas que laboran en la organización. Regional. Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
1000:2009, numeral Solicitar las cortinas y manteniemto a la parte electrica de la d la dirección regional incluidas las cortinas con memorandos Nos.
202 4.4.6 Control
H-2016 Igualmente en el área de expedientes (SAE) y oficina de atención a usuarios se
oficina a la DAF
Memorando 1 8/31/2016 2/20/2017 100% AAM DRSOA a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 11/8/2016 2/20/2017 Si
observa cableado eléctrico y de la red desorganizado y expuesto al personal El cableado electrico esta expuesto, esponiendo al personal de 11163100043, 11163100128m, 11163100183, 1163100266, 277, de seguimiento 24-04-2018.
Operacional, 4.4.1. de la 534,754 entre otros.
de manera peligrosa lo cual va en contravía a las condiciones de seguridad y la oficina
NTC- OHSAS
de salud de las personas que frecuentan estos sitios.
18001:2007
ISO 9001. 7.1. Al revisar los expedientes 58393: No se publica en cartelera CAR (no se ordenó
1.Realizar mesas de trabajo conjuntas entre el área técnica, En la DRSOA se han adelantado las mesas conjuntas de trabajo para
procedimientoAAM-PR- en el auto), la publicación en alcaldía no se hizo en tiempo, el informe no salió Dentro de los expedientes permisivos el área técnica no cumple Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
jurídica y administrativa de la DRSOA por lo menos una vez
12 Permisivo de en el tiempo establecido. 54617: No cumple término expedición informe técnico. con los acuerdos de servicio por diferentes razones tales Acta de Comité y Listado socializar los procediemientos de los tramites permisivos, en el a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
203 Concesión de Aguas II.
H-2017
52844: No se evidencia la publicación del auto de inicio y visita en la oficina de como: carga laboral, rotación de personal y falta de compromiso
en el trimestre, con el fin de socializar los procedimientos al
de Asistencia
2 5/26/2017 11/30/2017 100% AAM DRSOA Cerrada 10/11/2017 11/30/2017 No
personal nuevo y/o contratistas para evitar errores dentro de comité del día 25/09/2017 y del dia 11/10/2017, se adjuntan Actas de de seguimiento 24-04-2018.
MECI Control de la CAR, incumpliendo el procedimiento AAM-PR-12 Permisivo de Concesión de de cada uno de los funcionarios. Comité.
los tramites permisivos de la Regional.
Planeación y Gestión. Aguas II.
La DRSOA mediante memorandos 11173100411 del 19/4/2017,

ISO 9001. 7.1. Al revisar los expedientes 58393: No se publica en cartelera CAR (no se ordenó 11173100382 y 11173100387 del 11/4/2017, realizo el reparto de
procedimientoAAM-PR- en el auto), la publicación en alcaldía no se hizo en tiempo, el informe no salió Dentro de los expedientes permisivos el área técnica no cumple expedientes para los contratistas de Autoridad al Día (Meta 6.1),
12 Permisivo de en el tiempo establecido. 54617: No cumple término expedición informe técnico. con los acuerdos de servicio por diferentes razones tales 2. Informe del reparto de expedientes dentro de la dirección seguimiento y control (Meta 6.4), y abogados de planta (Meta 6.2 y a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
H-2017
52844: No se evidencia la publicación del auto de inicio y visita en la oficina de como: carga laboral, rotación de personal y falta de compromiso regional
Informe 1 5/26/2017 5/15/2018 100% AAM DRSOA Cerrada 4/11/2017 5/15/2018 No
6.3) para el año 2017, de 764 expedientes, a los cuales se les realiza de seguimiento 24-04-2018.
MECI Control de la CAR, incumpliendo el procedimiento AAM-PR-12 Permisivo de Concesión de de cada uno de los funcionarios. el respectivo seguimiento y control con el cobro de las cuentas de los
Planeación y Gestión. Aguas II. contratistas, y a los abogados de planta con el seguimiento a las
metas.
58393: esta a nombre de la empresa FLORES

SAN VALENTINO SAS, la cual tiene un tramite
sancionatorio sobre el mismo predio con número Con preocupación se
que a la fecha del seguimiento la
de Expediente 61631, el cual se encuentra en observa que a la fecha del
El Expediente 58393, esta a nombre de la empresa FLORES SAN actividad propuesta no reporta
espera de generación de Informe Tecnico por seguimiento la actividad
ISO 9001. 7.1.
Al revisar los expedientes 58393: No se publica en cartelera CAR (no se ordenó VALENTINO SAS, la cual tiene un tramite sancionatorio sobre el
parte de la DGOAT con el fin de decidir si el Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento propuesta no reporta avance efectivo, no obstante
procedimientoAAM-PR- mismo predio con número de Expediente 61631, el cual se encuentra la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por avance efectivo , se habiendose hecho la
en el auto), la publicación en alcaldía no se hizo en tiempo, el informe no salió Dentro de los expedientes permisivos el área técnica no cumple punto de captacion es o no un humedal, por lo
12 Permisivo de
en el tiempo establecido. 54617: No cumple término expedición informe técnico. con los acuerdos de servicio por diferentes razones tales en espera de generación de Informe Tecnico por parte de la DGOAT Exp 58393: se encuentra en estado Resuelto, debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las recomienda dar impulso a recomendación en el Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se
205 Concesión de Aguas II. H-2017
52844: No se evidencia la publicación del auto de inicio y visita en la oficina de como: carga laboral, rotación de personal y falta de compromiso
3. Decidir de fondo los expedientes 58393 y 52844 Acto Administrativo 2 5/26/2017 5/15/2018 100% AAM DRSOA tanto hasta no decidir este Expediente, no se actuaciones respectivas de manera urgente dado que la las actuaciones
seguimiento anterior , se llevo a cabo en debida forma cumpliendo con lo Cerrada No
MECI Control de con el fin de decidir si el punto de captacion es o no un humedal, por desistimiento mediante Auto 1477 de 21/12/2018
la CAR, incumpliendo el procedimiento AAM-PR-12 Permisivo de Concesión de de cada uno de los funcionarios. lo tanto hasta no decidir este Expediente, no se puede dar decisión
puede dar decisión de fondo al Expediente actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de respectivas de manera recomienda dar impulso establecido. .Fecha de seguimiento 10-01-2019.
Planeación y Gestión. 58393. seguimiento 24-04-2018 inmediato a las actuaciones
Aguas II. de fondo al Expediente 58393. Con respecto al Expediente 52844 urgente dado que la
+D213:AB213 respectivas dado que la actividad
esta asignado desde el 13/11/2017 a la DRSOA actividad se encuentra
52844: con Auto 0402 de 12 Abril 2018, Por se encuentra vencida hace 5
vencida Fecha de
meses Fecha de seguimiento16-
medio de la cual se declara un desistimiento, se seguimiento 19-07-2018
10-2018
ordena el archivo de un expediente y se adoptan
otras determinaciones.
6.2.2 Competencia,
formación y toma de
conciencia de Norma
Se solicitó mediante memorando 11173101258 dirigido a la Oficina Se verifica según
NTCGP:1000:2009,ISO:9 Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento evidencia que la actividad
No hay conocimiento del nuevo Sistema Integrado de Gestión Asesora de Planeación, las capacitaciones respectivas acerca del la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por
001:2008 y 1.1.2
Desarrollo del Talento
Entrevistado varios funcionarios se pudo evidenciar: Publica, dado a que los funcionarios y/o contratistas no han 1.Solicitar mediante memorando a la oficina asesora de
Procedimiento de Servicio NO Conforme. debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las propuesta se llevo a cabo
206 H-2017 * Desconocimiento por parte de los auditados sobre los procedimientos GSG- asistido a capacitaciones respecto al tema. planeación capacitación acerca del procedimiento Servicio Memorando 1 5/26/2017 11/30/2017 100% AAM DRSOA en debida forma Cerrada 18/102017 11/30/2017 NO
Humano. GSG-PR-03 Se realizo capacitación sobre Productos NO Conformes por parte de actuaciones respectivas de manera urgente dado que la cumpliendo con lo
PR-03 Servicio No Conforme y AAM-PR-07 Evaluación Técnica y Seguimiento. No Conforme actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de
Servicio No Conforme y la Oficina Asesora de Planeación el dia 18 de Octubre de 2017. Se establecido. .Fecha de
AAM-PR-07 Evaluación adjunta lista de asistencia seguimiento 24-04-2018
seguimiento 19-07-2018.
Técnica y Seguimiento.
MECI Control de
Planeación y Gestión.
6.2.2 Competencia,
formación y toma de
conciencia de Norma Se verifica según
NTCGP:1000:2009,ISO:9 Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento
001:2008 y 1.1.2
No hay conocimiento del nuevo Sistema Integrado de Gestión Mediante memorando 11173101258 se solicitaron 2 capacitaciones la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por evidencia que la actividad
Entrevistado varios funcionarios se pudo evidenciar: Publica, dado a que los funcionarios y/o contratistas no han propuesta se llevo a cabo
Desarrollo del Talento 2. Realizar capacitación del procedimiento AAM-PR-07 Acta de Comité y Listado sobre "Procedimientos Servicios NO conformes",de las cuales solo debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
207 H-2017 * Desconocimiento por parte de los auditados sobre los procedimientos GSG- asistido a capacitaciones respecto al tema. 2 5/26/2017 11/30/2017 100% AAM DRSOA actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 10/18/2017 11/30/2017
Humano. GSG-PR-03 Evaluación Técnica y Seguimiento a funcionario y contratistas de Asistencia fue brindada 1, el día 18 de Octubre de 2017 por la OAP, se adjunta
Servicio No Conforme y
PR-03 Servicio No Conforme y AAM-PR-07 Evaluación Técnica y Seguimiento.
listado de asistencia. actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
establecido. .Fecha de
AAM-PR-07 Evaluación seguimiento 24-04-2018 seguimiento 19-07-2018.
Técnica y Seguimiento.
MECI Control de
Al efectuar trazabilidad al aplicativo SAE, se evidencia la existencia de 396

ISO 9001: 2008, NTCGP
informes pendientes por acoger con fechas de producción anteriores a la
1000:2009, numeral 7.2.1
vigencia 2010-2016.
"c", requisitos legales Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento Se verifica según
aplicables 7.5.1 Control evidencia que la actividad
A la fecha de la auditoria en la muestra seleccionada el expediente No. 52295, la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
de la producción y de la Estructurar Plan de Choque, establecerlo y ejecutarlo debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
correspondiente a afectación del recurso flora presenta el informe técnico 1167 Plan de trabajo informes por acoger, enviado con memorando
208 prestación del servicio H-2016
del 9 de octubre de 2015, sin embargo a la fecha no se evidencia actuación
El desbalance entre técnicos y abogados referente a los informes que no han sido acogidos, relacionar Plan de Trabajo 1 8/31/2016 2/15/2017 100% AAM DRGU
06163100916, por parte de la Dirección Regional actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 12/13/2016 2/15/2017 No
8.2.4. Seguimiento y los informes dentro del Plan cumpliendo con lo
alguna. actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de establecido. .Fecha de
medición del producto. seguimiento 24-04-2018
MECI 2.1.1 - seguimiento 19-07-2018.
Todo lo anterior afecta el control de la prestación del servicio y la disponibilidad
Autoevaluación del
de información veraz y en tiempo real de las actuaciones que adelanta la
control y gestió
DRGU.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

ISO 9001: 2008, NTCGP
informes pendientes por acoger con fechas de producción anteriores a la Se han acogido 297 informes acogidos se relaciona base de datos
1000:2009, numeral 7.2.1
vigencia 2010-2016. Acto Administrativo, enviado con memorando 06163100916.
"c", requisitos legales
Se han acogido 307 informes a 31 de diciembre de 2016 - se Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento Se verifica según
A la fecha de la auditoria en la muestra seleccionada el expediente No. 52295, relaciona base de datos Acto Administrativo, enviado con la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
de la producción y de la debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
correspondiente a afectación del recurso flora presenta el informe técnico 1167
El desbalance entre técnicos y abogados Avance de los 396 informes pendientes por acoger Acto Administrativo 396 8/31/2016 8/30/2017 100% AAM DRGU memorando 06173100003 actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 6/30/2018 8/30/2017 No
8.2.4. Seguimiento y Se han acogido 339 informes- se relaciona base de datos - Acto cumpliendo con lo
medición del producto. Administrativo, avance enviado con memorando 06173100323 Se seguimiento 24-04-2018
MECI 2.1.1 - acogieon los 396 informes remitido el avance con memorando No. seguimiento 19/07/2018.
Autoevaluación del 06173100795
control y gestió
DRGU.

ISO 9001: 2008, NTCGP
1000:2009, numeral 7.2.1
vigencia 2010-2016.
A la fecha de la auditoria en la muestra seleccionada el expediente No. 52295, la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
de la producción y de la Expediente No. 52295 de afectación del recurso flora debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
correspondiente a afectación del recurso flora presenta el informe técnico 1167 Auto Archivo No. 1504 de 19/07/ 2016 del expediente 52295, enviado
El desbalance entre técnicos y abogados presenta el informe técnico 1167 del 9 de octubre de 2015, Acto Adminsitrativo 1 8/31/2016 3/30/2017 100% AAM DRGU
con memorando 06163100916 actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 6/30/2018 3/30/2017 No
8.2.4. Seguimiento y sin embargo a la fecha no se evidencia actuación alguna. cumpliendo con lo
Autoevaluación del
control y gestió
DRGU.

ISO 9001: 2008, NTCGP
1000:2009, numeral 7.2.1
vigencia 2010-2016.
"c", requisitos legales Se verifica según
Se solicita al SAC acompañamiento con Memorando Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento evidencia que la actividad
aplicables 7.5.1 Control la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por
A la fecha de la auditoria en la muestra seleccionada el expediente No. 52295, DCASC6163100843 17/11/2016, con el fin de realizar taller dirigido a
de la producción y de la
correspondiente a afectación del recurso flora presenta el informe técnico 1167 Falta de capacitación a la comunidad en aras de evitar un alto
Memorando a la DSAC solicitando capacitación a la
Memorando y debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las propuesta se llevo a cabo
211 prestación del servicio H-2016 comunidad, dejar la evidencia correspondiente de las 2 8/31/2016 4/30/2017 100% AAM DRGU la comunidad. en debida forma Cerrada 6/30/2018 4/30/2017 No
del 9 de octubre de 2015, sin embargo a la fecha no se evidencia actuación número de quejas y sancionatorios Listados de Asistencia actuaciones respectivas de manera urgente dado que la cumpliendo con lo
8.2.4. Seguimiento y capacitaciones Lista de Asisitencia Capacitación el 19/01/2017 recibida con actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de
alguna. establecido. .Fecha de
medición del producto. memorando 06173100323 seguimiento 24-04-2018
Autoevaluación del
control y gestió
DRGU.
Con memorando No. 05163100788 del 12/9/2016, se presenta a

DJUR avance del cronograma de actuaciones en los 32 expedientes
con decomiso de material forestal.
Se avanza en la ejecución de la actividad A la fecha se han Resuelto
22 expedientes a saber: 42341, 44619, 44621, 44622, 47794, 45470,
OHSAS 18001:2007 El CAV -UBATE no cuenta con la capacidad para recepcionar 46601, 42294, 46109, 46599, 44567, 49378, 42198, 42864, 43152, Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento Se verifica según
evidencia que la actividad
numeral 4.3.1 f) el material forestal incautado y la DRCH no cuenta con la Con el apoyo de los abogados de planta y contrato realizar el 44112, 48559,48556, 47792, 41328, 44193 43585, Con disposición la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
Identificación de peligro, Se evidencia que la madera decomisada y ubicada, presenta riesgos para los infraestructura adecuada para el almcenaje y conservación del tramite juridico pertiente en los expedintes afectacion flora debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
212 evaluación de riesgo y
H-2016
funcionarios y contratistas debido a su avanzado estado de deterioro. material incautado. No se ha decido de fondo los expedientes, decisión expedientes con decomiso y/o aprehensión
Acto Administrativo 32 8/31/2016 8/30/2017 100% AAM DRCH final mediante Resolución 1692/2017 Exp. 43152, 48559, 44112 actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 6/30/2018 8/30/2017
cumpliendo con lo
determinación de lo cual es requisito para dar disposicion final de las madras preventiva material foresta actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de establecido. .Fecha de
controles. incautadas 24/01/2018: Se avanza en la ejecución de la actividad A la fecha se seguimiento 24-04-2018
han Resuelto 26 expedientes a saber: 42341, 44619, 44621, 44622, seguimiento 19-07-2018.
47794, 45470, 46601, 42294, 46109, 46599, 44567, 49378, 42198,
42864, 43152, 44112, 48559,48556, 47792, 41328, 44193 43585,
36480 , 44660, 47790 y 42987 Con disposición final mediante
Resolución 1692/2017 Exp. 43152, 48559, 44112
La DRSU debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la

prestación del servicio. Al indagar entre el personal , no se evidencia la
existencia de un plan de trabajo anual, que incorpore las metas asociadas a los
proyectos, los cambios normativos, las funciones establecidas por la entidad,
las necesidades de la organización y del territorio, vinculando estrategias de Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento Se verifica según
7.1.de la norma NCTGP prevención asociadas a delitos ambientales, Tal como lo indica la política de la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
1000:2009, ISO operación N°. 2 de la caracterización del proceso de Autoridad Ambiental AAM- Falta de conocimiento e interiorización de las metas Con memorando 12163100821 se recibe acta No. 9 del 7 de debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
213 H-2016 Realizar capacitacion sobre metas insitucionales Acta de comité 2 8/31/2016 11/30/2016 100% AAM DRSU actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Reporte con el memo No.
9001:2008 y 2.1. de CP-001 versión 2. institucionales septiembre 2016 por parte de la Dirección Regional Sumapaz cumpliendo con lo 20173118359
y Planilla de asistencia actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de establecido. .Fecha de
MECI
No obstante, al verificar las Actas de Comité y el memorando DRSU seguimiento 24-04-2018
12163100529 del 01-07-2016 entre otros documentos, se evidencia que la
Dirección Regional realiza ejercicios de planificación y seguimiento a las metas
del PA 2016-2019 establecidas para la DRSU en concordancia con el proceso
de Autoridad Ambiental.

existencia de un plan de trabajo anual, que incorpore las metas asociadas a los
proyectos, los cambios normativos, las funciones establecidas por la entidad,
Se verifica según
las necesidades de la organización y del territorio, vinculando estrategias de Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento evidencia que la actividad
7.1.de la norma NCTGP prevención asociadas a delitos ambientales, Tal como lo indica la política de Realizar Plan de Trabajo anual de la Dirección Regional que la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por
Con memorando 12163101018 del 30/12/2016 se recibe plan de debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las propuesta se llevo a cabo
1000:2009, ISO operación N°. 2 de la caracterización del proceso de Autoridad Ambiental AAM- Falta de conocimiento e interiorización de las metas incorpore las metas asociadas a los proyectos, los cambios en debida forma
214 9001:2008 y 2.1. de
H-2016
CP-001 versión 2. institucionales normativos, las funciones establecidas por la entidad, las
Plan de Trabajo 1 8/31/2016 11/30/2016 100% AAM DRSU trabajo solicitado y en este se incorporan las metas asociadas al actuaciones respectivas de manera urgente dado que la cumpliendo Cerrada 6/30/2018 11/30/2016
proceso de autoridad ambiental con lo
MECI necesidades de la organización y del territorio. actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de
seguimiento 24-04-2018 establecido. .Fecha de
No obstante, al verificar las Actas de Comité y el memorando DRSU seguimiento 19-07-2018.
Dirección Regional realiza ejercicios de planificación y seguimiento a las metas

existencia de un plan de trabajo anual, que incorpore las metas asociadas a los 1. Con memorando 12163100821 se recibe acta No. 9 del 7 de
proyectos, los cambios normativos, las funciones establecidas por la entidad, septiembre 2016 por parte de la Dirección Regional Sumapaz
las necesidades de la organización y del territorio, vinculando estrategias de 2. Con memorando 12163101018 se recibe acta No. 11 del 9 de Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento Se verifica según
7.1.de la norma NCTGP prevención asociadas a delitos ambientales, Tal como lo indica la política de noviembre por parte d ela DRSU la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
1000:2009, ISO operación N°. 2 de la caracterización del proceso de Autoridad Ambiental AAM- Falta de conocimiento e interiorización de las metas Realizar seguimiento a metas en cada reunión de Comité debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
215 9001:2008 y 2.1. de
H-2016
CP-001 versión 2. institucionales Tecnico Regional
Acta de reunión 5 8/31/2016 1/30/2017 100% AAM DRSU 3. se anexa copia del acta de octubre y de enero de 2016 actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 6/30/2018
4. se anexa copia del acta 1 de 2017 enviada con memorando cumpliendo con lo
MECI actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de establecido. .Fecha de
No obstante, al verificar las Actas de Comité y el memorando DRSU 12173100609 seguimiento 24-04-2018
5. se anexa copia del acta 2 de 2017 enviada con memorando seguimiento 19-07-2018.
Dirección Regional realiza ejercicios de planificación y seguimiento a las metas 12173100609
La CAR debe asegurarse de que a los expedientes que no sean conformes con Se verifica según
los requisitos establecidos se les realizan acciones para la eliminar la causa de Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento
8.3 de la norma NCTGP la no conformidad detectada. Al verificar la trazabilidad a los 22 expedientes la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por evidencia que la actividad
Se esta realizando un analisis para todos los expedientes que 1. Realizar comité técnico relacionando los resultados de los Se realizo comité tecnico No. 01 de 2017, en el cual se analizaron las propuesta se llevo a cabo
1000:2009, ISO reportados como "Servicio No Conforme" de la DRSU, se observan 15 de ellos debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
216 9001:2008 y
H-2016
con tiempos de vencimiento desde 133 a 400 días. Lo anterior refleja que las
presentan snc, cuando los procedimientos y tiempos son servicios no conformes y construir estrategias en aras de Acta de reunión 2 8/31/2016 1/30/2017 100% AAM DRGU causas y se construyeron las estrategias para disminuir el SNC, ver actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 6/30/2018 1/30/2017
2.1.3. MECI acciones establecidas para eliminar la(s) causa(s) no son apropiadas o no se
diferentes disminución y prevención del servicio no conforme acta, se recibe con memorando 12173100609 actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
realizan con la celeridad requerida. seguimiento 24-04-2018 seguimiento 19-07-2018.
La CAR debe asegurarse de que a los expedientes que no sean conformes con Se verifica según
los requisitos establecidos se les realizan acciones para la eliminar la causa de En seguimiento: Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento
8.3 de la norma NCTGP la no conformidad detectada. Al verificar la trazabilidad a los 22 expedientes la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por evidencia que la actividad
46230,46530,46527.46526,47503,48656,48897,48139, 50216, propuesta se llevo a cabo
1000:2009, ISO reportados como "Servicio No Conforme" de la DRSU, se observan 15 de ellos Falta realizar seguimiento semanal a los proximos a vencer y a 2. Decisión de fondo en los 15 expedientes identificados debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
217 9001:2008 y
H-2016
con tiempos de vencimiento desde 133 a 400 días. Lo anterior refleja que las los ya vencidos como SNC
Acto Administrativo 15 8/31/2016 7/30/2017 100% AAM DRGU 48680,49125 actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 6/30/2018 7/30/2017
2.1.3. MECI acciones establecidas para eliminar la(s) causa(s) no son apropiadas o no se En seguimiento enviado con memorando 12173100285: actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
39036,49300,,50418, 50927 seguimiento y control establecido. .Fecha de
realizan con la celeridad requerida. seguimiento 24-04-2018 seguimiento 19-07-2018.
Se verifica según
ISO 9001. 7.1. Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento
procedimiento AAM-PR- Al revisar los expedientes 58387, 54607 y 48895 se evidencia que se incumple 1. Desconocimiento de los terminos del procedimiento la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por evidencia que la actividad
propuesta se llevo a cabo
12 Permisivo de el procedimiento AAM-PR-12 Permisivo de Concesión de Aguas II por cuanto 2. Demora en la 1. Realizar capacitación para analizar el procedimiento AAM- Acta de Comité y Listado Se realizo la capacitación sobre el procedimiento AAM-PR-07, VER debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
H-2016
los términos para la expedición de los informes técnicos y la resolución final no devolución de los avisos con constancias de publicación de las PR-07 Evaluación Técnica y Seguimiento. de Asistencia
2 5/26/2017 9/15/2017 100% AAM DRGU actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 6/30/2018 9/15/2017
ACTA No. 8 enviada con memorando 12173100914 a la DJUR
MECI Control de se hace en los 8 y 20 días calendario. Alcaldias actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
Planeación y Gestión. seguimiento 24-04-2018 seguimiento 19-07-2018.
Se verifica según
ISO 9001. 7.1. Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento
12 Permisivo de el procedimiento AAM-PR-12 Permisivo de Concesión de Aguas II por cuanto 2. Demora en la 2. Enviar un oficio a las Alcadias recordandoles la necesidad Se enviaron los oficios No. 12171107518-1519-20-21-22-23-24-25-26 debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
H-2016
los términos para la expedición de los informes técnicos y la resolución final no devolución de los avisos con constancias de publicación de las de devolver la publicación
Oficios 5 5/26/2017 11/15/2017 100% AAM DRGU actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 6/30/2018 11/15/2017
y 12171101527 del 26/04/2017
MECI Control de se hace en los 8 y 20 días calendario. Alcaldias actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
Se verifica según
ISO 9001. 7.1. Se han realizado dos informes sobre los tiempos que transcurre entre Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento
fecha de visita y generación del informe tecnico ver actas No. 8, 9 propuesta se llevo a cabo
12 Permisivo de el procedimiento AAM-PR-12 Permisivo de Concesión de Aguas II por cuanto 2. Demora en la 3. Informe mensual con fechas de visitas y de informes a debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
H-2016
los términos para la expedición de los informes técnicos y la resolución final no devolución de los avisos con constancias de publicación de las concesiones de agua para presentarse en comité
Informe 5 5/26/2017 4/20/2018 100% AAM DRGU enviada con memorando 12173100914 a la DJUR y acta 10 y 11 actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 6/30/2018 4/20/2018
MECI Control de se hace en los 8 y 20 días calendario. Alcaldias enviada en el presente. actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
Acta 12 recibida con memorando 12183100069 del 24/01/2018 establecido. .Fecha de
Se verifica según
Se han realizado dos informes sobre los tiempos que transcurre entre Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento
la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por evidencia que la actividad
ISO 9001. 7.1. Ley 1755 Se evidencia en los expedientes 58387, 54607 y 48895 que las notificaciones 1. Usuarios no satisfechos con los servicios de la Corporación fecha de visita y generación del informe tecnico ver actas No. 8, 9 propuesta se llevo a cabo
1. Informe mensual del estado de expedientes por notificar debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
221 de 2015. MECI Control H-2016 que se realizan de los actos administrativos expedidos no se cumplen conforme 2. Trámites
para ser presentado en comité
Informe 5 5/26/2017 5/30/2018 100% AAM DRGU enviada con memorando 12173100914 a la DJUR y acta 10 y 11 actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 6/30/2018 5/30/2018
de Planeación y Gestión. a la ley y los procedimientos. demorados enviada en el presente. actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
Acta 12 recibida con memorando 12183100069 del 24/01/2018 establecido. .Fecha de
seguimiento 24-04-2018 seguimiento 19-07-2018.
Se evidencian debilidades en cuanto a la digitalización en SAE e informes

técnicos sin acoger en algunos expedientes, a manera de ejemplo: 27982 se
observó: Con Informe técnico No. 233 del 17 de agosto de 2016, la Oficina de
DMMLA, emitió informe de evaluación - PUEAA. (Folios 242-243) Documento
no cargado ni digitalizado en SAE, tampoco se se evidencia el trámite de
notificación del Auto de requerimiento No.060 de 2017 que acogió el informe
técnico referido.
43799 se observó: tiene aprobado PUEAA de 28/10/2015, no se evidencia
seguimiento a la implementación. Digitalizado hasta el folio 136 de 166 folios Se verifica según
Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento evidencia que la actividad
que obran al expediente. la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por
1. 2. No se realiza en debida forma el cargue de información Se acogio el informe técnico No. 330 de 2017 con el Auto No. 106 del
4.2.4 ISO 9001: 2008,
31712, tiene PUEAA aprobado en el 2016, sin embargo, se evidencia que a
dentro del Sistema Administrador de Expedientes - SAE frente a 3. Digitalizar y acoger por parte de la regional Sumapaz el Informe SAE/ debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las propuesta se llevo a cabo
222 H-2016 partir del folio 100 hasta el folio 162 faltan algunos documentos por digitalizar, 2 7/10/2017 2/20/2018 100% AAM DRGU 16 junio de 2017 del expediente 42582 el cual se encuentra en en debida forma Cerrada 6/30/2018 2/20/2018
NTCGP 1000:2009 la realidad de los expedientes. expediente 42582 Acto Administrativo actuaciones respectivas de manera urgente dado que la cumpliendo con lo
encontràndose saltos de paginas en el aplicativo SAE, ejemplo de esto es que Seguimiento y Control en el SAE actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de
2.Incumplimiento de un procedimiento preestablecido. establecido. .Fecha de
en SAE no aparece digitalizado el I.T1240 del 12/12/2017. seguimiento 24-04-2018
26084 : No se ha surtido el proceso de notificacion del auto 1144 de seguimiento 19-07-2018.
03/11/2016, por lo cual se deduce que el usuario no conoce los requerimientos
que debe cumplir respecto del PUEEA. Se evidencia digitalizacion hasta el
No.309 de los 323 que contiene el expediente.
28593, allegaron PUEAA el 01/02/2017, el mismo díaa fue evaluado y a la
fecha no ha sido acogido jurídicamente, no está totalmente digitalizado.
42582, el informe técnico 330 de 28/01/2017 de evaluación del PUEAA no ha
sido acogido jurídicamente, se ha digitalizado hasta el folio 50 y el ùltimo es el
201.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Se encuentra Proyectado Acto Administrativo de Formulación de
Cargos y se paso a Despacho de la Directora Regional para Firma.
Revisado el SAE y el expediente referido, se encuentra que
mediante Auto 731 del 30/09/2015, se formulan cargos. Con oficio
1125105635 del 21/10/2015 se hace citación para notificación del
25. De una muestra aleatoria de los expedientes Nos.46126-47806-39025, se mencionado acto administrativo. Publicado en el boletín ordinario de
evidenció la siguiente situación: fecha 31/10/2015. Se realizó notificación por edicto quedando
a. Expedientes Nos. 46126-47806:
ejecutoriado el 27/11/2015. Pasa a etapa probatoria. Expedición de
En estos trámites se evidencia reproceso puesto que se volvió a reprogramar la
visita sin justificación sustentada y adicionalmente, se encontraron las acto administrativo EXP 39025.
siguientes inconsistencias:
Se encuentra como principal causa la alta rotación del personal El expediente ha tenido los siguientes movimientos en la actual Se verifica según
ISO 9000: 2008, NTCGP • No se diligencia el formato lista de chequeo Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento evidencia que la actividad
asignado a la DRBC, tanto en el área técnica como jurídica, vigencia acorde con el SAE: la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por
1000:2009, numeral 4.2.4 • El formato control de tiempos es diligenciado en lápiz
situación que impacta en el desarrollo de las actividades propias INFORME DE propuesta se llevo a cabo
Control de registros. • La publicación no se encuentra archivada en orden cronológico Hacer seguimiento a las diferentes actuaciones que debe Desde el 16 de enero de 2017 se envió a DJUR para revisión acto debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
223 H-2015 de las funciones asignadas a los cargos de planta asì como las ACTIVIDADES DEL 2 9/28/2015 11/30/2015 100% AAM DRSOA actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 6/30/2018 11/30/2015
MECI 2.1.1. • Se evidencia ganchos de cosedora en la portada realizar la DRBC, para cumplir con la solicitud presentada admiistrativo El 10 de mayo de 2017 fue devuelto a DRBC para
Autoevaluación del • La resolución No.130 de 22/06/2015 (folio 51) no está elaborada en el formato
obligaciones de los contratistas; de la misma manera esta alta CONTRATISTA
correcciones El 30 de mayo de 2017 nuevamente se envía a DJUR actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
rotación impide el conocimiento de fondo de las normas y establecido. .Fecha de
control y gestión. establecido en sistema de gestión de calidad para continuar trámite En DJUR fue asignado a varios abogados y en seguimiento 24-04-2018 seguimiento 19-07-2018.
procedimientos en materia de archivo y SIGESPU.
• Los expedientes se encuentran digitalizados parcialmente. la fecha el expediente fue asignado a funcionario de la Dirección de
b. Expedientes No. 39025
Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental para elaboración
En este trámite se evidencia que a la fecha de la auditoría, no se ha impulsado
teniendo en cuenta que es un trámite iniciado en el año 2011. Así mismo, informe de criterios. El cierre de esta actividad no depende de DRBC.
dentro del aplicativo SAE no se observa la trazabilidad del expediente.
EN OBSERVACIÓN OCIN DEL 24/11/2017: En el seguimiento
realizado por la OCIN se evidencio la resolución No. 2115 DEL 15
DE AGOSTO DE 2017, el cual se encuentra en el aplicativo SAE.
En este sentido se evidencia que se dio impulso al expediente. Por lo
cual se cierra la actividad dejando estipulado que no se cumplieron
los tiempos establecidos.
ISO 9001: 2008, NTCGP

1000:2009, numeral 7.2.1
Se evidenció que la publicación remitida por la alcaldía mediante radicado la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
de la producción y de la Deficiencia de personal en la Dirección Regional para actuar en debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
02161100938 no cuenta con las fechas de fijación y desfijación y tampoco se Con memorando DRAG 02163100930 del 26/09/2016 se cumple la
encuentra publicación en Boletín CAR del Auto de Inicio dándose
SAE (cargue de informacion, anexar documentos, revisar Enviar Auto de Inicio de publicación al Boletin CAR Publicación 1 8/31/2016 10/30/2016 100% AAM DRAG
actividad de publicacion de auto de inicio actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 6/30/2018 10/30/2016
8.2.4. Seguimiento y estado de notificaciones etc cumpliendo con lo
incumplimiento al Procedimiento de Concesión de aguas II actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de establecido. .Fecha de
Autoevaluación del
control y gestión.
ISO 9001: 2008, NTCGP El radicado 09161100224 es de zipaquira contesta la DRAG con
1000:2009, numeral 7.2.1 memorando 02163100974.
"c", requisitos legales Se verificó la trazabilidad del radicado 09161100224 del 2/02/2016 Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento Se verifica según
aplicables 7.5.1 Control evidenciándose lo siguiente: 1. La visita se realizo el 16/02/2016 y el informe Una vez revisado las actuciones administrativas dadas por la evidencia que la actividad
la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
de la producción y de la técnico se realizó el 10/05/2016 pasando al área jurídica donde se genera el Deficiencia de personal en la Dirección Regional para actuar en debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
Dirección Regional, el Auto drsc No. 607 corresponde al inicio de una
225 prestación del servicio H-2016 27/06/2016 el auto 607 de inicio de procedimiento sancionatorio (ordena SAE (cargue de informacion, anexar documentos, revisar Dar apertura al expediente Reporte SAE 1 8/31/2016 10/30/2016 100% AAM DRAG
prórroga de una concesión de aguas supericiales a nombre del actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 6/30/2018 10/30/2016
8.2.4. Seguimiento y apertura de expediente) y la resolución 071 que impone medida preventiva y a estado de notificaciones etc cumpliendo con lo
Acueducto de Zipaquirá, trámite que se adelanta dentro del actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de establecido. .Fecha de
medición del producto. la fecha no se ha aperturado el respectivo expediente; dando incumplimiento al seguimiento 24-04-2018
MECI 2.1.1 - procedimiento sancionatorio AAM-PR-11 expeidnete No. 7975. La Resolución No. 071 de 2016 corresponde a seguimiento 19-07-2018.
Autoevaluación del una media preventiva consistente en una Amonestación Escrita y no
control y gestión. se dio apertura a expediente. Se adjuntan soportes
ISO 9001: 2008, NTCGP

1000:2009, numeral 7.2.1 DRAG: con memorando 02163100974 informan que se
"c", requisitos legales Se verificó la trazabilidad del radicado 09161100224 del 2/02/2016 institucionalizo los miercoles de SIGESPU las dos primeras Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento Se verifica según
aplicables 7.5.1 Control evidenciándose lo siguiente: 1. La visita se realizo el 16/02/2016 y el informe reuniones, se realizaron los dias 28 de sept y 5 de Oct. evidencia que la actividad
la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
de la producción y de la técnico se realizó el 10/05/2016 pasando al área jurídica donde se genera el Deficiencia de personal en la Dirección Regional para actuar en Capacitación a los funcionarios y contratistas acerca del debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
Acta de comité y Listado
226 prestación del servicio H-2016 27/06/2016 el auto 607 de inicio de procedimiento sancionatorio (ordena SAE (cargue de informacion, anexar documentos, revisar procedimiento AAM-PR-07 Evaluación Técnica y
de Asistencia
2 8/31/2016 2/20/2017 100% AAM DRAG
Se realizó la capacitación el 27 de octubre de 2016, anexo Acta de actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 6/30/2018 2/20/2017
8.2.4. Seguimiento y apertura de expediente) y la resolución 071 que impone medida preventiva y a estado de notificaciones etc Seguimiento y el ingreso a DellBogota cumpliendo con lo
comité Regional, Se reitero la importancia del procedimiento y se actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de establecido. .Fecha de
medición del producto. la fecha no se ha aperturado el respectivo expediente; dando incumplimiento al seguimiento 24-04-2018
MECI 2.1.1 - procedimiento sancionatorio AAM-PR-11 capacito el 30 de enero de 2017, en el comité Regional, Anexo Acta seguimiento 19-07-2018.
Autoevaluación del de Comité y Listado de Asistencia.
control y gestión.
ISO 9001: 2008, NTCGP

1000:2009, numeral 7.2.1
"c", requisitos legales Se verificó la trazabilidad del radicado 09161100224 del 2/02/2016 Se verifica según
Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento evidencia que la actividad
aplicables 7.5.1 Control evidenciándose lo siguiente: 1. La visita se realizo el 16/02/2016 y el informe la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por
de la producción y de la técnico se realizó el 10/05/2016 pasando al área jurídica donde se genera el Deficiencia de personal en la Dirección Regional para actuar en
Realizar un control mensual y dejar la evidencia mediante debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las propuesta se llevo a cabo
227 prestación del servicio H-2016 27/06/2016 el auto 607 de inicio de procedimiento sancionatorio (ordena SAE (cargue de informacion, anexar documentos, revisar Reporte de Seguimineto 4 8/31/2016 5/20/2017 100% AAM DRAG Aportaron las evidencias y actividad efectiva en debida forma Cerrada 6/30/2018 5/20/2017 Si
correo electrónico actuaciones respectivas de manera urgente dado que la cumpliendo con lo
8.2.4. Seguimiento y apertura de expediente) y la resolución 071 que impone medida preventiva y a estado de notificaciones etc actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de
medición del producto. la fecha no se ha aperturado el respectivo expediente; dando incumplimiento al seguimiento 24-04-2018 establecido. .Fecha de
MECI 2.1.1 - procedimiento sancionatorio AAM-PR-11 seguimiento 19-07-2018.
Autoevaluación del
control y gestión.
4.1; 6.2.2 ISO 9001: Se verifica según

2009, NTCGP 1000: La Dirección Regional, en los comités de dirección da las Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento
2009 Requisitos 15. Se identificó que los auditados del procedimiento AMM-PR-07 Evaluación recomendaciones sobre la consulta permanente del manual de la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por evidencia que la actividad
generales Y Técnica y Seguimiento mediante entrevistas a funcionarios y contratistas Acta de comité y Listado procesos y procedimientos, con el propósito de mantener debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
228 Competencia, formación
H-2016
quienes no tienen pleno conocimiento del mismo, el cual no se aplica de
Debilidad del proceso de induccion re-induccion Reunion de Comité de Direccion
de Asistencia
2 8/31/2016 11/30/2016 100% AAM DRAG actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 6/30/2018 11/30/2016
actualizados los formatos y la aplicación adecuada de los procesos.
y toma de conciencia acuerdo a lo documentado. Se adjunta Acta de comite del 30/01/2017, el acta se recibe con actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
MECI 1.2.2 Modelo de memorando 02183100339 seguimiento 24-04-2018 seguimiento 19-07-2018.
Operación por Procesos
4.1; 6.2.2 ISO 9001:

2009, NTCGP 1000: La Dirección Regional, en los comités de dirección da las Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento Se verifica según
recomendaciones sobre la consulta permanente del manual de evidencia que la actividad
2009 Requisitos 15. Se identificó que los auditados del procedimiento AMM-PR-07 Evaluación la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
Archivo de la debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
generales Y Técnica y Seguimiento mediante entrevistas a funcionarios y contratistas procesos y procedimientos, con el propósito de mantener
229 Competencia, formación
H-2016
quienes no tienen pleno conocimiento del mismo, el cual no se aplica de
Debilidad del proceso de induccion re-induccion Material o guía de induccion y programación. presentacion y Lista de 2 8/31/2016 3/30/2017 100% AAM DRAG
actualizados los formatos y la aplicación adecuada de los procesos. actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 6/30/2018 3/30/2017 No
Asistencia cumpliendo con lo
y toma de conciencia acuerdo a lo documentado. Se adjunta Acta de comite del 15/03/2017, el acta se recibe con actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de establecido. .Fecha de
MECI 1.2.2 Modelo de memorando 02183100339 seguimiento 24-04-2018
Operación por Procesos
Se verifica según
La Dirección Regional, en los comités de dirección da las Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento
la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por evidencia que la actividad
4,2,4 ISO 9001: 2008 Realizar capacitación sobre DellBogota y el ingreso al mismo recomendaciones sobre la consulta permanente del manual de propuesta se llevo a cabo
16. De la visita realizada el 16/06/2016 en atención al radicado 09161100224 Sanciones con incidencia disciplinaria para el personal de la Acta de comité y Listado debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las en debida forma
230 NTCGP 1000:2009 H-2016 para identificar los procedimientos que hacen parte del 2 8/31/2016 3/30/2017 100% AAM DRAG procesos y procedimientos, con el propósito de mantener actuaciones respectivas de manera urgente dado que la Cerrada 6/30/2018 3/30/2017 No
no se evidenció programación de la misma al revisar el programador de visitas. Corporación. de Asistencia
Control de Registros proceso de Autoridad Ambiental actualizados los formatos y la aplicación adecuada de los procesos. actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de cumpliendo con lo
(FALTA DE EVIDENCIA) establecido. .Fecha de
seguimiento 24-04-2018 seguimiento 19-07-2018.
7,6 ISO 9001:2008, 17. Igualmente se encontraron inconsistencias en el control de entrada y salida Se verifica según
La Dirección Regional, en los comités de dirección da las Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento evidencia que la actividad
NTCGP 1000: 2009 de equipos ya que se registró la salida de un GPS y una cámara el día de la la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por
recomendaciones sobre la consulta permanente del manual de
Control de los equipos de visita 16/02/2016 y el ingreso de la cámara el mismo día y el GPS ingresa hasta
Sanciones con incidencia disciplinaria para el personal de la Capacitar a los funcionarios sobre el diligenciamiento de los Acta de comité y Listado debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las propuesta se llevo a cabo
231 seguimiento y medición H-2016 el día siguiente, al cruzar la información con el registro de portería no se 2 8/31/2016 10/31/2016 100% AAM DRAG procesos y procedimientos, con el propósito de mantener en debida forma Cerrada 6/30/2018 10/31/2016
Corporación. formatos y la importancia de esto de Asistencia actuaciones respectivas de manera urgente dado que la cumpliendo con lo
<meci 2,1,1 encuentra registro de salida ni de ingreso de elementos en esas fechas actualizados los formatos y la aplicación adecuada de los procesos. actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de
Autoevaluación de generando un control indebido en el manejo de equipos e implementos de Con memorando 02173100605 se envia acta seguimiento 24-04-2018 establecido. .Fecha de
control y gestión trabajo seguimiento 19-07-2018.

18. Los Expedientes 49664 - 49651 - 46517 - 7013 sin digitalizar, expediente No se carga oportunamente la informacion dentro del SAE, con memorando 02163100974 se informa la contratista Yenny Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento Se verifica según
19986 - 38613 - 46517 con digitalización incompleta incumpliéndose la política frente a la realidad del expediente. Carolina Estupiñan cargo los expedientes: 19986, 38613, 46517, evidencia que la actividad
1000:2009 7.5.3 la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por propuesta se llevo a cabo
de operación por procesos del procedimiento de Autoridad Ambiental debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las
Identificación y Digitalizar los expedientes 49664, 49651, 46517, 7013, 49651 ver SAE. 46517 Seguimiento y control, 7013 Seguimineto y
H-2016 El cargue de la información del Sistema Administrador de
19986, 38613, 46517
Reporte SAE 7 8/31/2016 11/30/2016 100% AAM DRAG
control. actuaciones respectivas de manera urgente dado que la en debida forma Cerrada 6/30/2018 11/30/2016 No
A la fecha de la auditoria no se ha ingresado en físico el informe técnico 1073 Expedientes - SAE, no tienen en cuenta la relación directa del cumpliendo con lo
2014 Políticas de Expediente 49664, fue actualizado se adjunta reporte del SAE, se actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de establecido. .Fecha de
del 27/11/2015 ni se ha ingresado en el aplicativo SAE incumpliendo lo aplicativo con el procedimiento de SIGESPU en autoridad seguimiento 24-04-2018
Operación del Proceso recibe con memorando 02183100339 seguimiento 19-07-2018.
establecido en la política de operación por procesos ambiental.
Una revisada la base de datos de informes técnicos de la dirección

18. Los Expedientes 49664 - 49651 - 46517 - 7013 sin digitalizar, expediente No se carga oportunamente la informacion dentro del SAE, Regional de evidencia que el último informe elaborado en el año Se verifica según
ISO 9001:2008; NTCGP 201X fue el número 974 de fecha 30 de diciembre de 2017 de 2015, Se observa con preocupación que a la fecha del seguimiento evidencia que la actividad
19986 - 38613 - 46517 con digitalización incompleta incumpliéndose la política frente a la realidad del expediente.
1000:2009 7.5.3 por lo tanto el Informe Técnico No. 1073 del 27 de novIembre de la actividad propuesta reporta un avance efectivo muy por
Identificación y
de operación por procesos del procedimiento de Autoridad Ambiental debajo de lo esperado, se recomienda dar impulso a las propuesta se llevo a cabo
233 H-2016 El cargue de la información del Sistema Administrador de Digitalizar el informe Tecnico 1073 del 27/11/2015 Reporte SAE 1 8/31/2016 11/15/2016 100% AAM DRAG 2015 no corresponde a esta dependencia. en debida forma Cerrada 6/30/2018 11/15/2016
trazabilidad;1.2.5 MECI: actuaciones respectivas de manera urgente dado que la cumpliendo con lo
A la fecha de la auditoria no se ha ingresado en físico el informe técnico 1073 Expedientes - SAE, no tienen en cuenta la relación directa del Verificar a que expediente hace parte el informe 1073 del 27/11/2015 actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha de
2014 Políticas de establecido. .Fecha de
del 27/11/2015 ni se ha ingresado en el aplicativo SAE incumpliendo lo aplicativo con el procedimiento de SIGESPU en autoridad ya que en la auditoria no se dejo constancia de cual expediente es. seguimiento 24-04-2018
Operación del Proceso seguimiento 19-07-2018.
establecido en la política de operación por procesos ambiental. Se cierra la actividad ya que no se especifico a que expediente
pretenece el informe técnico 1073.
Con corte a 4 de julio del 2017, la regional lleva un avance del 65%
18. Los Expedientes 49664 - 49651 - 46517 - 7013 sin digitalizar, expediente No se carga oportunamente la informacion dentro del SAE, de la actualización en el SAE. Esto se mostro en el comité del Esta actividad fue cerrada, haciendo la Se verifica según
19986 - 38613 - 46517 con digitalización incompleta incumpliéndose la política frente a la realidad del expediente. 18/07/2017 realizada por parte del lider del proceso. trazabilidad desde la DJUR se puede verificar en evidencia que la actividad Se verifica según evidencia que
1000:2009 7.5.3 el memorando de seguimiento enviado por la la actividad propuesta se llevo a
de operación por procesos del procedimiento de Autoridad Ambiental Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo propuesta se llevo a cabo cabo en debida forma
Identificación y Tener el 100% de los documentos dentro de los expedientes a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha en debida forma
234 H-2016 El cargue de la información del Sistema Administrador de Reporte SAE 1 8/31/2016 8/30/2017 100% AAM DRAG El avance de digitalización varía de acuerdo con la menta o rango, en OCIN 20183134085 del 06/07/2018 esta Cerrada 4/6/2018 8/30/2017 No
trazabilidad;1.2.5 MECI:
A la fecha de la auditoria no se ha ingresado en físico el informe técnico 1073 Expedientes - SAE, no tienen en cuenta la relación directa del
digitalizados en el aplicativo SAE
tal sentido la dirección Regional ha venido actualizando de acuerdo actividad se encuentra cerrada desde el de seguimiento 24-04-2018. cumpliendo con lo cumpliendo con lo
2014 Políticas de establecido. .Fecha de
del 27/11/2015 ni se ha ingresado en el aplicativo SAE incumpliendo lo aplicativo con el procedimiento de SIGESPU en autoridad con las disponibilidad, la actualización es dinámica ya que 09/10/2017, esto de acuerdo a la matriz de establecido. .Fecha de seguimiento16-10-2018.
Operación del Proceso seguimiento 19-07-2018.
establecido en la política de operación por procesos ambiental. permanentemente llega documentación con cargo a los expedientes PUMI remitida por la OCIN en dicho
ambientales. memorando.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

1. Debilidad en el conocimiento sobre las acciones que ha
definido la entidad, para la finalización de un radicado, cuando
la solicitud esta orientada acompañamiento técnico.
2. Debilidad en la descripción de las actividades dentro del

Para el control de los registros derivados de la inscripción y seguimiento de los procedimiento de inscripción a red amigos de fauna, asociadas
usuarios a la red de amigos de la fauna silvestre se evidencia que no se a la disposición de los especímenes con fundamento en la
1. Realizar la actualización del procedimiento de inscripción
controlan de acuerdo a lo establecido en la serie documental 400-39.01 Control Resolución 984 de 2015. Con memorando 20173144114 se envio a la oficina asesora de
red amigos de la fauna, así como sus formatos con base en
y Seguimiento Fauna. Así mismo no se evidencian registros almacenados como planeación por parte del lider del proceso la actualización del
la Resolución 984 de 2015 e incorporar la posibilidad de que Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
4.2.4 ISO 9001: 2008, el boletín de publicación de la resolución 984 de 2015, el radicado 3. Debilidad en la a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
235 NTCGP 1000:2009
H1-2017
20161139044 del 18 de Noviembre de 2016 y el oficio 20162153431 del 6 de revisión del procedimiento, para actualizar y vincular formatos
cuando la CAR celebre un Convenio con alguna entidad Actualizar Procedimiento 1 5/26/2017 8/28/2017 100% AAM DESCA procedimiento AAM-PR-18 Inscripcion en la red Amigos de la Fauna Cerrada 3/31/2018 10/30/2017 No
inscrita dentro de la red amigos de la fauna, el seguimiento Silvestre aprobado por parte del grupo de mejoramiento del proceso de seguimiento 24-04-2018.
Diciembre de 2016. de control de los especímenes que han sido entregados, aún
se pueda ejecutar en marco de las visitas periodicas del de AAM
cuando se aplica como registro.
convenio.
El Formato AAM-PR-18-FR-01 Lista de chequeo red amigos de la fauna no
cuenta con una casilla para el caso en que algunos de los ítem no aplique.
4. Falta de conocimiento en el manejo de la serie documental
por parte del equipo de trabajo de inscripción red amigos de la
fauna.
1. 5. Se realizo
Debilidad en el conocimiento sobre seguimiento
las accionesal que
inscrito
ha
a la redla mediante
definido convenio
entidad, para realizado
la finalización de actualmente con la
un radicado, cuando
fundación
la solicitudBioandina Colombia.
esta orientada acompañamiento técnico.
2. Debilidad en la descripción de las actividades dentro del

A través del radicado 20161139044 del 18 de Noviembre de 2016 el usuario de
procedimiento de inscripción a red amigos de fauna, asociadas
Reserva Boquemonte envió documentos para ser evaluados por el área técnica
a la disposición de los especímenes con fundamento en la
de la Dirección, el cual a través del memorando 20162153431 del 6 de
Resolución 984 de 2015.
diciembre se programa visita técnica para el 12 de diciembre del mismo año, sin REPORTE 31 DE OCTUBRE DE 2017 - DESCA: La Dirección de
7.5.1 ISO 9001: 2008, Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
embargo al verificar el registro e informe técnico de dicha visita no se evidenció
NTCGP 1000:2009 MECI 3. Debilidad en la 2. Socializar con el personal del equipo fauna, la Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental realizó la socialización a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
236 Control de Evaluación y
H2-2017 soporte, ni comunicado al usuario de aplazamiento de la visita.
revisión del procedimiento, para actualizar y vincular formatos actualización del procedimiento.
Socialización 1 5/26/2017 10/15/2017 100% AAM DESCA Cerrada 3/31/2018 10/15/2017
de la serie documental 400.39.01 de control y seguimiento a fauna. de seguimiento 24-04-2018.
Seguimiento de control de los especímenes que han sido entregados, aún (Se adjunta el listado de asistencia)
Al verificar el seguimiento al usuario BIOANDINA inscrito a la red de amigos de
cuando se aplica como registro.
la fauna, no se evidencio documentado visitas de seguimiento y control para
verificar el cumplimiento a lo resuelto y lo dispuesto en el ítem 11 del
procedimiento.
4. Falta de conocimiento en el manejo de la serie documental
por parte del equipo de trabajo de inscripción red amigos de la
fauna. 5. Se realizo seguimiento al inscrito
a la red mediante convenio realizado actualmente con la
fundación Bioandina Colombia.
Se evidenció desconocimiento en la planificación de la contratación por parte 1. Cambios de personal en el equipo de residuos Sólidos
del líder del equipo de Residuos Sólidos, pues a la fecha de la auditoría, faltaba PGIRS para la vigencia 2017, que ocasionó desconocimiento
una persona para completar este equipo de trabajo (5) y no se tenía el de los procedimientos y actividades al interior de la
presupuesto asignado. Así mismo, se evidenciaron fallas en la comunicación, dependencia, mientras realizan su curva de aprendizaje. Con memorando 20173144114 se envio a la oficina asesora de
NTC-ISO 9001:08 planeación por parte del lider del proceso la actualización del
pues el líder del grupo de PGIRS no conoce realmente de dónde se van a 1. Realizar la actualización del procedimiento seguimiento a Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Núm.. 6.2.2. Lit. d) MECI
237 Control de Planeación y
H3-2017 conseguir los recursos económicos para completar el valor para el contrato de 2. Debilidad en la actualización del procedimiento de los Planes de Gestión Integral de Residuos Sólidos AAM-PR- Actualizar Procedimiento 1 5/26/2017 9/28/2017 100% AAM DESCA procedimiento AAM-PR-18 Inscripcion en la red Amigos de la Fauna a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 3/31/2018 9/28/2017 No
la persona faltante. seguimiento a los planes de gestión integral de residuos sólidos 15 Silvestre aprobado por parte del grupo de mejoramiento del proceso de seguimiento 24-04-2018.
Gestión
PGIRS, debido a que la dependencia se encontraba ejecutando de AAM
Sumado a esto, se evidenció que el líder del grupo de Residuos Sólidos no procesos de reestructuración al tema, como resultado de la
maneja la totalidad de la información con respecto al Plan de Acción y la Ficha jornada de autoevaluación del componente técnico de AAM en
del Proyecto (la cual relaciona el tema de presupuesto y contratación). el segundo semestre de 2016. PGIRS AAM-PR-15
Se evidenció desconocimiento en la planificación de la contratación por parte 1. Cambios de personal en el equipo de residuos Sólidos
del líder del equipo de Residuos Sólidos, pues a la fecha de la auditoría, faltaba PGIRS para la vigencia 2017, que ocasionó desconocimiento REPORTE 31 DE OCTUBRE DE 2017 - DESCA: La Dirección de
una persona para completar este equipo de trabajo (5) y no se tenía el de los procedimientos y actividades al interior de la Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental a través del equipo
presupuesto asignado. Así mismo, se evidenciaron fallas en la comunicación, dependencia, mientras realizan su curva de aprendizaje. PGIRS - Planes de Gestión Integral de Residuos Sólidos, realizo
NTC-ISO 9001:08
pues el líder del grupo de PGIRS no conoce realmente de dónde se van a 2. Programar y ejecutar dos (02) mesas de trabajo al interior Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Núm.. 6.2.2. Lit. d) MECI Acta de Comité y Listado cuatro (04) mesas de trabajo, dentro de las cuales se establecieron
238 Control de Planeación y
H3-2017 conseguir los recursos económicos para completar el valor para el contrato de 2. Debilidad en la actualización del procedimiento de del equipo de residuos sólidos, con el objetivo de fortalecer el
de Asistencia
2 5/26/2017 10/29/2017 100% AAM DESCA a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 3/31/2018 10/29/2017
la persona faltante. seguimiento a los planes de gestión integral de residuos sólidos esquema de comunicación y trabajo. objetivos y aspectos a fortalecer en el seguimiento a los mismos, así de seguimiento 24-04-2018.
Gestión como para mejorar la comunicación y socializar las metas
PGIRS, debido a que la dependencia se encontraba ejecutando
Sumado a esto, se evidenció que el líder del grupo de Residuos Sólidos no procesos de reestructuración al tema, como resultado de la propuestas. Se adjuntan las actas de las jornadas del 07-06-2017,
maneja la totalidad de la información con respecto al Plan de Acción y la Ficha jornada de autoevaluación del componente técnico de AAM en 12-07-2017, 18-07-2017, 26-07-2017.
del Proyecto (la cual relaciona el tema de presupuesto y contratación). el segundo semestre de 2016. PGIRS AAM-PR-15
Se evidenció incumplimiento del procedimiento AAM-PR-10 Permiso de

vertimientos de acuerdo a los siguientes hechos:
ISO 9001:08
Celeridad en trámite del proceso, en cumplimento de la acción Se recibe por parte de la regional el acta de comité interno del Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Núm.. 4.2.3 MECI - En el expediente No. 49646, no se evidenció acto administrativo donde se 1. Capacitación al personal de la regional del procedimiento Acta de Comité y Listado
239 Información y
H4-2017
establezca la fecha de la visita, de acuerdo al numeral 11 del procedimiento.
popular sobre el rio Bogotá, en la orden 4.63, que vincula a la
AAM-PR-10 Permiso de Vertimientos para unificar criterios de Asistencia
2 5/26/2017 11/15/2017 100% AAM DRAG 27/12/2017 en la cual se trataron varios temas, el acta se recibe con a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 3/31/2018 11/15/2017 No
corporación. memorando 02183100339 de seguimiento 24-04-2018.
Comunicación - De acuerdo al numeral No. 6 del procedimiento, se deben realizar
requerimientos al usuario bajo Acto Administrativo (formato GJU-PR-03-FR-03),
lo cual no se evidenció en el expediente No. 49646.
Se evidenció incumplimiento del procedimiento AAM-PR-10 Permiso de

vertimientos de acuerdo a los siguientes hechos:
ISO 9001:08 De acuerdo al sistema administrador de expedientes- SAE se
Celeridad en trámite del proceso, en cumplimento de la acción Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Núm.. 4.2.3 MECI - En el expediente No. 49646, no se evidenció acto administrativo donde se 2 Revisar el expediente 49646 y actualizarlo de acuerdo al encuentra actualizado al 100%, se anexa pantallazo del SAE
240 Información y
H4-2017
establezca la fecha de la visita, de acuerdo al numeral 11 del procedimiento.
popular sobre el rio Bogotá, en la orden 4.63, que vincula a la
hallazgo tambien se debe actualizar en SAE
Informe 1 5/26/2017 11/15/2017 100% AAM DRAG a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 3/31/2018 11/15/2017
corporación. realizado el 1/3/18 para su verificación. de seguimiento 24-04-2018.
Comunicación - De acuerdo al numeral No. 6 del procedimiento, se deben realizar
requerimientos al usuario bajo Acto Administrativo (formato GJU-PR-03-FR-03),
lo cual no se evidenció en el expediente No. 49646.
Se evidencia que no se cumplen los tiempos conforme a la ley y los

procedimientos frente a los trámites ambientales.
NTCGP 1000:2009 y ISO - Elaboración del informe técnico: Se exceden tiempos en la etapa de
9001. 7.1. Ley 99 de admisión / evaluación (Expedientes No. 58286 y 57265). Falta de personal para la atención de visita técnicas de acuerdo 58286: el informe técnico 354 de 2017 fue acogido mediante
1993, Decreto 01 de - Comunicación de los actos administrativos: La comunicación se está con los requerimientos de la Dirección Regional y seguimiento a 1. Acoger los informes tecnicos de los expedientes 58286 y resolución 458 de 2017, se puede verificar en SAE. a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
241 1984, Ley 1755 de 2015.
H6-2017
efectuando fuera del plazo de ley (Expedientes No. 54513, 41516, 39179, comunicaciones y notificaciones. Punto de control efectivo en 57265
Informe Técnico 2 5/26/2017 3/20/2018 100% AAM DRAG Cerrada 3/31/2018 3/20/2018
57265: el informe técnico 330 de 2017 fue acogido mediante de seguimiento 24-04-2018.
MECI Control de 56767). préstamo de equipos. resolución 472 de 17/08/2017, se puede verificar en SAE
Planeación y Gestión. Se evidenció que en los expedientes No. 57265 y 58286 existe coherencia
entre la fecha de visita programada en el acto administrativo y fecha de visita
registrada en el informe técnico. Sin embargo, estas fechas no coinciden con la
fecha registrada en el formato de salida de elementos.

NTCGP 1000:2009 y ISO - Elaboración del informe técnico: Se exceden tiempos en la etapa de
9001. 7.1. Ley 99 de admisión / evaluación (Expedientes No. 58286 y 57265). Falta de personal para la atención de visita técnicas de acuerdo Se recibe por parte de la regional el acta de comité interno del
2. Realizar capacitación al personal de la regional referente al Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
1993, Decreto 01 de - Comunicación de los actos administrativos: La comunicación se está con los requerimientos de la Dirección Regional y seguimiento a Acta de Comité y Listado a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
242 1984, Ley 1755 de 2015.
H6-2017
efectuando fuera del plazo de ley (Expedientes No. 54513, 41516, 39179, comunicaciones y notificaciones. Punto de control efectivo en
cumplimiento de los tiempos establecidos en el procedimiento
de Asistencia
2 5/26/2017 11/15/2017 100% AAM DRAG 27/12/2017 en la cual se trataron varios temas, el acta se recibe con Cerrada 3/31/2018 11/15/2017 No
AAM-PR-07 Evaluación Técnica y Seguimiento memorando 02183100339 de seguimiento 24-04-2018.
MECI Control de 56767). préstamo de equipos.
Planeación y Gestión. Se evidenció que en los expedientes No. 57265 y 58286 existe coherencia
registrada en el informe técnico. Sin embargo, estas fechas no coinciden con la

Esta actividad fue cerrada, haciendo la Se verifica según
NTCGP 1000:2009 y ISO - Elaboración del informe técnico: Se exceden tiempos en la etapa de trazabilidad desde la DJUR se puede verificar en Se verifica según evidencia que
evidencia que la actividad la actividad propuesta se llevo a
9001. 7.1. Ley 99 de admisión / evaluación (Expedientes No. 58286 y 57265). Falta de personal para la atención de visita técnicas de acuerdo DJUR: Con memorando 02183100339, la regional envia avance del el memorando de seguimiento enviado por la Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo propuesta se llevo a cabo
3. Emitir circular interna referente a la salida de elementos, la
243
1993, Decreto 01 de
H6-2017
- Comunicación de los actos administrativos: La comunicación se está con los requerimientos de la Dirección Regional y seguimiento a
cual debe ser acorde con las fechas registradas en los Memorando 1 5/26/2017 10/30/2017 100% AAM DRAG PUMI auditoria interna, pero no se recibe avance de esta actividad, la OCIN 20183134085 del 06/07/2018 esta a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha en debida forma cabo en debida forma
Cerrada 8/17/2017 10/30/2017 No
1984, Ley 1755 de 2015. efectuando fuera del plazo de ley (Expedientes No. 54513, 41516, 39179, comunicaciones y notificaciones. Punto de control efectivo en cumpliendo con lo
expedientes cual debe ser un memorando actividad se encuentra cerrada desde el de seguimiento 24-04-2018. cumpliendo con lo
MECI Control de 56767). préstamo de equipos.
31/08/2017, esto de acuerdo a la matriz de establecido. .Fecha de establecido. .Fecha de
Planeación y Gestión. Se evidenció que en los expedientes No. 57265 y 58286 existe coherencia seguimiento16-10-2018.
PUMI remitida por la OCIN en dicho seguimiento 19-07-2018.
registrada en el informe técnico. Sin embargo, estas fechas no coinciden con la memorando.
Falta de un adecuado manejo de correspondencia, toda vez

que no llegan las colillas de la correspondencia de manera
ISO 9001. 7.1. Ley 99 de
oportuna provocando cúmulo de trabajo en esta actividad, falta Con memorando 0717310058 la DRMC reporta avance a la DJUR de Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
1993, Decreto 01 de Se evidencia en los expedientes 38387, 38262, 44915, 56844 y 57423 que las
de alertas dentro del sistema SAE de los expedientes que esten 1. Realizar las notificaciones de los autos de los expedientes a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
244 1984, Ley 1755 de 2015. H7-2017 notificaciones y publicaciones que se realizan de los actos administrativos Notificaciones 5 5/26/2017 9/15/2017 100% AAM DRMC las notificaciones de los expedientes 44915, 57423, 38262. 38387, Cerrada 3/31/2018 9/15/2017 No
sin notificar, y en esa regional se acumulo trabajo en esta 38387, 38262, 44915, 56844 y 57423 de seguimiento 24-04-2018.
MECI Control de expedidos no se cumplen conforme a la ley y los procedimientos. 56844
actividad por falta de nombramiento oportuno de los
profesionales, lo que ha llevado que en la actualdiad aun
tengamos retrasos en las notificaciones.
Falta de un adecuado manejo de correspondencia, toda vez

que no llegan las colillas de la correspondencia de manera Con memorando 07173100573 del 29/08/2017 la dirección regional
ISO 9001. 7.1. Ley 99 de
oportuna provocando cúmulo de trabajo en esta actividad, falta solicita se incluyan alertas a los actos actos adminsitrativos que no se Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
1993, Decreto 01 de Se evidencia en los expedientes 38387, 38262, 44915, 56844 y 57423 que las 2. Solicitar que incluyan en el sistema SAC alertas para actos
de alertas dentro del sistema SAE de los expedientes que esten a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
245 1984, Ley 1755 de 2015. H7-2017 notificaciones y publicaciones que se realizan de los actos administrativos
sin notificar, y en esa regional se acumulo trabajo en esta
administrativos que no se han notificado luego de los cinco Memorando 1 5/26/2017 10/20/2017 100% AAM DRMC han notificado. Cerrada 3/31/2018 10/20/2017
MECI Control de expedidos no se cumplen conforme a la ley y los procedimientos. dias de haber recibido la citacion el usuario de seguimiento 24-04-2018.
actividad por falta de nombramiento oportuno de los
Planeación y Gestión. Con memorando 0717310058 la DRMC reporta avance a la DJUR
profesionales, lo que ha llevado que en la actualdiad aun
tengamos retrasos en las notificaciones.
Con memorando 0717310058 la DRMC reporta avance a la DJUR

Falta de un adecuado manejo de correspondencia, toda vez Con memorando 07173100695 se envia 3 informe de notificaciones
Esta actividad fue cerrada, haciendo la Se verifica según
Con memorando 07173100899 se envia 3 informes
ISO 9001. 7.1. Ley 99 de
que no llegan las colillas de la correspondencia de manera
correspondientes a las fechas de 31/08/2017, 06/10/2017,
trazabilidad desde la DJUR se puede verificar en evidencia que la actividad Se verifica según evidencia que
oportuna provocando cúmulo de trabajo en esta actividad, falta la actividad propuesta se llevo a
1993, Decreto 01 de Se evidencia en los expedientes 38387, 38262, 44915, 56844 y 57423 que las el memorando de seguimiento enviado por la Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo propuesta se llevo a cabo cabo en debida forma
de alertas dentro del sistema SAE de los expedientes que esten 3. Realizar por parte de la Regional el seguimiento mensual a 30/11/2017 a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha en debida forma
246 1984, Ley 1755 de 2015. H7-2017 notificaciones y publicaciones que se realizan de los actos administrativos Informe mensual 10 5/26/2017 4/30/2018 100% AAM DRMC OCIN 20183134085 del 06/07/2018 esta Cerrada 8/31/2017 8/30/2017
MECI Control de expedidos no se cumplen conforme a la ley y los procedimientos.
sin notificar, y en esa regional se acumulo trabajo en esta la correspondencia de notificaciones. Con memorando 07183100128 del 27/02/2018 se recibe informe
actividad se encuentra cerrada desde el de seguimiento 24-04-2018. cumpliendo con lo cumpliendo con lo
actividad por falta de nombramiento oportuno de los realizado por parte de la regional al seguimiento de las notificaciones establecido. .Fecha de
Planeación y Gestión. 30/08/2017, esto de acuerdo a la matriz de establecido. .Fecha de seguimiento16-10-2018.
profesionales, lo que ha llevado que en la actualdiad aun de los meses de enero y febrero. seguimiento 19-07-2018.
tengamos retrasos en las notificaciones. PUMI remitida por la OCIN en dicho
se envió memorando 07183100104 del 16 de febrero de 2018 a
memorando.
juridica
ISO 9001. 7.1. Ley 99 de

1993, Decreto 01 de Se evidencia en los expedientes 51191, 43702, 22094, 38954 y 35145 que las Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
247 1984, Ley 1755 de 2015. H8-2017 notificaciones y publicaciones que se realizan de los actos administrativos Falta de un adecuado manejo de correspondencia 1. Realizar la Notificación por Aviso del expediente 51191 Notificación 1 5/26/2017 9/15/2017 100% AAM DRSC Se envió oficio de notificacion No. 09172108059 del 30-8-2017 a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 3/31/2018 9/15/2017 No
MECI Control de expedidos no se cumplen conforme a la ley y los procedimientos. de seguimiento 24-04-2018.
Planeación y Gestión
ISO 9001. 7.1. Ley 99 de

1993, Decreto 01 de Se evidencia en los expedientes 51191, 43702, 22094, 38954 y 35145 que las Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
2. Solicitar mediante comunicado a la para que se realice la Se envió memorando No. 09173101458 del 6-10-2017, a la a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
248 1984, Ley 1755 de 2015. H8-2017 notificaciones y publicaciones que se realizan de los actos administrativos Falta de un adecuado manejo de correspondencia
publicación del expediente 22094 y 35145
Memorando 1 5/26/2017 9/30/2017 100% AAM DRSC Cerrada 3/31/2018 9/30/2017 Si
MECI Control de expedidos no se cumplen conforme a la ley y los procedimientos. secretaria de la Regional solicitando la Pubicación. de seguimiento 24-04-2018.
ISO 9001. 7.1. Ley 99 de

1993, Decreto 01 de Se evidencia en los expedientes 51191, 43702, 22094, 38954 y 35145 que las 5. Impartir una instrucción oficial a los abogados para que Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Se informo a los abogados mediante memorando No. 09173101459 a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
249 1984, Ley 1755 de 2015. H8-2017 notificaciones y publicaciones que se realizan de los actos administrativos Falta de un adecuado manejo de correspondencia verifiquen los trámites de publicación y notificación de los Informe 1 5/26/2017 11/30/2017 100% AAM DRSC Cerrada 3/31/2018 11/30/2017 No
MECI Control de expedidos no se cumplen conforme a la ley y los procedimientos. actos administrativos que cada uno elabore. del 6-10-2017, estar atentos a las notificaciones y pubicaciones. de seguimiento 24-04-2018.
Del Expediente 50910 y frente a la notificación del Auto 1398 se

elabora oficio de Aviso 10172103648 de fecha 13 de Junio de 2017 a
ISO 9001. 7.1. Ley 99 de Se evidencia en los expedientes 50910, 50671, 49864 y 48036 que las El volumen elevado de actos administrativos producidos 1. Del EXP 50910, Surtir la debida notificación por aviso del folio 559 . (se anexa evidencia del ofico en mención) Del Expediente Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
1993, Ley 1755 de 2015. notificaciones y publicaciones que se realizan de los actos administrativos mensualmente (promedio 200 mensuales) sobre los cuales AUTO DRSO No. 1398 del 28/11/2016 y del EXP 50671, a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
250 MECI Control de
H9-2017
expedidos, así como la decisión de los recursos interpuestos, no se cumplen debe ejercerse control de términos bajo la responsabilidad de enviar para su respectiva publicación en el boletin oficial de la
Notificación 2 5/26/2017 10/29/2017 100% AAM DRSO 50671 se verifica que se realizo Publicación en el Boletín No 13 de Cerrada 3/31/2018 10/29/2017 No
3 de febrero de 2017 a folIo 566 del expediente (se anexa evidencia de seguimiento 24-04-2018.
Planeación y Gestión. conforme a la ley y los procedimientos. un solo servidor. CAR la resolucion 1952 del 19/09/2016
boletin con la publicación respectiva) Se recibe la evidencia con
memorando 10173101166 por parte de la regional
Se realizaron dos comites con fecha 28 de septiembre de 2017 y el 9

de octubre del año en curso, en donde se establecieron puntos de
ISO 9001. 7.1. Ley 99 de Se evidencia en los expedientes 50910, 50671, 49864 y 48036 que las El volumen elevado de actos administrativos producidos control y estrategias frente al debido control de terminos de
2. Realizar comité para establecer los puntos de control y Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
1993, Ley 1755 de 2015. notificaciones y publicaciones que se realizan de los actos administrativos mensualmente (promedio 200 mensuales) sobre los cuales Acta de Comité y Listado públicación. Se anexa a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
251 MECI Control de
H9-2017
expedidos, así como la decisión de los recursos interpuestos, no se cumplen debe ejercerse control de términos bajo la responsabilidad de
estrategias frente a los términos de publicación de las
de Asistencia
2 5/26/2017 12/24/2017 100% AAM DRSO Cerrada 3/31/2018 12/24/2017 No
notificaciónes evidencia( listas de asistencia a reunion interna en donde se señalan de seguimiento 24-04-2018.
Planeación y Gestión. conforme a la ley y los procedimientos. un solo servidor. los compromisos, estrategias y puntos de control) 2 folios.
Se recibe la evidencia con memorando 10173101166 por parte de la
regional
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Al revisar los expedientes 43283 y 49864 se evidencia que se incumple el
ISO 9001. 7.1. Se realizo la revisión sobre los 6 expedientes señalados y se
procedimiento AAM-PR-10 Permisivo de Vertimientos por cuanto se expidieron
procedimiento AAM-PR- determino que sobre los mismos se dio cumplimiento del
informes técnicos de verificación, tales como (Exp. 49864 IT 451 de 7 de abril
10 Permisivo de 1. Capacitación del procedimiento conforme al establecido en Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
de 2014, 125 de 29 de enero de 2015, 375 de 17 de febrero de 2015 y Exp. No aplicación del procedimiento conforme a la transición Acta de Comité y Listado procedimeinto. (se anexa como evidencia el acta correspondiente a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
252 Vertimientos. AAM-PR 4 H10-2017
43283 IT 188 de 25 de abril de 2011 y 1501 de 12 de diciembre de 2012 Exp. normativa.
el manual de procesos y procedimientos AAM-PR-10
de Asistencia
Investigación Científica. Permisivo de Vertimientos con su analisis y verificación) se solicita el cierre de la NC. de seguimiento 24-04-2018.
43283: Auto 328 de 14 de junio de 2013), antes del auto de inicio (Exp. 49864: Se recibe la evidencia con memorando 10173101166 por parte de la
MECI Control de
Auto 383 de 28 de abril de 2015 y ) y se realizaron visitas técnicas antes de la regional
programación mediante auto de visita como lo ordena el procedimiento.
Al revisar los expedientes 43283 y 49864 se evidencia que se incumple el

ISO 9001. 7.1.
procedimiento AAM-PR-10 Permisivo de Vertimientos por cuanto se expidieron 2. Revisar la aplicación del procedimiento vigente, a los 6
procedimiento AAM-PR- Se realizo la capacitacion señalada (EVIDENCIA LISTA DE
informes técnicos de verificación, tales como (Exp. 49864 IT 451 de 7 de abril expedientes que se iniciaron enel periodo establecido para la
10 Permisivo de Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
de 2014, 125 de 29 de enero de 2015, 375 de 17 de febrero de 2015 y Exp. No aplicación del procedimiento conforme a la transición Auditoría (16/06/2016 a 31/03/2017), con el fin de determinar ASITENCIA A LA CAPACITACION REALIZADA)Se soclicita el cierre. a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
253 Vertimientos. AAM-PR 4 H10-2017
43283 IT 188 de 25 de abril de 2011 y 1501 de 12 de diciembre de 2012 Exp. normativa. posibles hallazgos y en consecuencia establecer el
Informe 1 5/26/2017 3/20/2018 100% AAM DRSO Cerrada 3/31/2018 3/20/2018
Investigación Científica. Se recibe la evidencia con memorando 10173101166 por parte de la de seguimiento 24-04-2018.
43283: Auto 328 de 14 de junio de 2013), antes del auto de inicio (Exp. 49864: cumplimiento del procedimiento, de igual forma actualizarlo regional
MECI Control de
Auto 383 de 28 de abril de 2015 y ) y se realizaron visitas técnicas antes de la en el SAE.
programación mediante auto de visita como lo ordena el procedimiento.
AVANCE : Se solicito apoyo a traves de memorando 10173101157 a

la DESCA para recibir una capacitación en
ISO 9001. 7.1. el procedimiento de Permiso de investigación cientifica en la
procedimiento AAM-PR-4 Direccion regional Sabana Occidente, tanto para el Área Técnica y
Permisivo de Jurídica; lo anterior con el fin de subsanar el hallazgo de Auditoria
Al revisar el expediente 39742 se evidencia que se incumple el procedimiento 1. Capacitación del procedimiento AAM-PR-4 Permisivo de Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Investigación Científica. No aplicación del procedimiento conforme a la transición Acta de Comité y Listado interna vigencia 2016-2017. (SE ANEXA COPIA DEL MEMORANDO a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
254 Decreto 1076 de 2015.
H11-2017 AAM-PR-4 Permisivo de Investigación Científica no se ordena la publicación del
normativa.
Investigación Científica conforme al establecido en el manual
de Asistencia
extracto del formulario de solicitud como lo ordena la ley. de procesos y procedimientos SEÑALADO) Se recibe la evidencia con memorando 10173101166 de seguimiento 24-04-2018.
Resolución 068 de 2002. por parte de la regional
MECI Control de Se convocó a la capacitación mediante el memorando DRSO
Planeación y Gestión. 10173101338 del 17/11/2017, para el dia 21 de noviembre del año en
curso. Se anexa listado de asistencia. Se solicita el cierre de dicha
actividad
Se revisó el expediente No. 39742 en su integridad, encontrandose a

folios 480-482, del tomo 2, Radicado CAR No. 10171102039 de 19
ISO 9001. 7.1. de mayo de 2017 mediante el cual el usuario allegó constancia de la
procedimiento AAM-PR-4 publicación en el diario oficial de amplia circulacion "El tiempo" de
Permisivo de fecha 11 de mayo de 2017, en cumplimiento del articulo 3 del Auto Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Al revisar el expediente 39742 se evidencia que se incumple el procedimiento
Investigación Científica. No aplicación del procedimiento conforme a la transición 2. Verificar el expediente 39742 para dar cumplimiento a lo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
255 Decreto 1076 de 2015.
H11-2017 AAM-PR-4 Permisivo de Investigación Científica no se ordena la publicación del
normativa. establecido en el procedimiento y actualizarlo en el SAE
Informe 1 5/26/2017 3/10/2018 100% AAM DRSO DRSO No. 365 de 21 de abril de 20'17, por el cual se incia un tramite Cerrada 3/31/2018 3/10/2018
extracto del formulario de solicitud como lo ordena la ley. de permiso de investifación cintifica en diversidad Biologica y se de seguimiento 24-04-2018.
Resolución 068 de 2002.
MECI Control de toman atras determinaciones. (se anexa informe de la verificacion
Planeación y Gestión. realizada las copias de la publicación señalada. )
Se recibe la evidencia con memorando 10173101166 por parte de la
regional

2. El lider del proceso debe emitir circular a todas la
ISO 9001. 7.1. Ley 1755 Se evidencia en los expedientes 58387, 54607 y 48895 que las notificaciones 1. Usuarios no satisfechos con los servicios de la Corporación sancionatorios. Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
direcciones regionales recordando cumplir con el debido a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
256 de 2015. MECI Control H14-2017 que se realizan de los actos administrativos expedidos no se cumplen conforme 2. Trámites
proceso de las notificaciones en temas permisivos y
Circular 2 5/26/2017 3/15/2018 100% AAM DJUR Cerrada 3/31/2018 3/15/2018 Si
de Planeación y Gestión. a la ley y los procedimientos. demorados Con memornado 20183114622 del 09/03/2018 la dirección jurídica de seguimiento 24-04-2018.
sancionatorios
informa a las direcciones regionales los expedientes que se
encuentran para Notificaciones y/o Ejecutorias y se envia la base de
los mismos para el seguimiento

sancionatorios.
1. DRSO: memorando 10173101047 del 18/09/2017
2. DRSU: memorando 12173100853 del 19/9/2017
3. DRRN: memorando 08173100732 del 19/9/2017
4. DRGU: memorando 06173100745 del 13/09/2017
5. DRBC: memorando 01173101349 del 8/11/2017
ISO 9001. 7.1. Ley 1755 Se evidencia en los expedientes 58387, 54607 y 48895 que las notificaciones 1. Usuarios no satisfechos con los servicios de la Corporación 3. Basado en la circular que emita el lider del proceso cada 6. DRMC: memorando 07173100619 del 15/09/2017 Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
257 de 2015. MECI Control H14-2017 que se realizan de los actos administrativos expedidos no se cumplen conforme 2. Trámites dirección regional debe emitir una interna referente a las Circular 14 5/26/2017 5/20/2018 100% AAM Direcciones Regionales 7. DRCH: con memorando 05173100892 del 05/09/2017 la DR a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 3/31/2018 5/20/2018 No
de Planeación y Gestión. a la ley y los procedimientos. demorados notificaciones informa lo correspondiente a los exp relacionados en el memo DJUR de seguimiento 24-04-2018.
8. DRAG: con memorando 02173100779 del 11/09/2017
9. DRBM: memorando 04173100796 del 15/09/2017
10. DRTE: con memorando 13173100971 del 11/09/2017 se da
alcance y circular 13174100023 del 04/12/2017
11. DRUB: memorando 14173100944 del 18/09/2017
12.DRAM: con memorando 03173100635 del 06/09/2017 de la DR da
alcance a lo solicitado por la DJUR
13. DRSOA: con memorando 11173101163 del 20/09/2017
14. DRSC: memorando 09173101335 del 21/09/2017
Revisados los Expedientes Ambientales Nros. 51662, 57495 y 41137 se pudo

establecer, que:
* En Exp. 57495, se mediante memorandos 14162101157, 14162101615 y
14162102074 se realizaron tres (3) requerimientos distintos al usuario para
completar documentación.
* No se evidenció dentro del Exp. 57495 Informe Técnico de visita realizada el
Numeral 7.5.1 Control de 14-09-2016. 1 . Complejidad en el trámite por los antecedentes del trámite
la producción y de la * Del Exp. 51662, no se evidenció publicación de los actos administrativos Auto que se adelanta en este expediente.
prestación del servicio A1 582 de 09-09- y Resolución CAR Nro. 930 del 27-04-2016; situación validada 2.Falta de control de los documentos derivados del acto 1. Exp. 57495: Solicitar mesa trabajo al grupo de minería de En comité realizado el 30 de noviembre de 2017 se abordó el tema Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Acta de Comité y Listado a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
258 y el Eje Transversal H16-2017 con los reportes de riesgos del proceso AAM del primer y segundo semestre del administrativo requeridos para continuar con el trámite la sede central para evaluar el expediente y solicitar una
de Asistencia
2 5/26/2017 3/15/2018 100% AAM DRUB frente a este expediente y se solicitará mesa de trabajo para dar Cerrada 3/31/2018 3/15/2018
Información y 2016, donde la DRUB publicó 129 de 229 es decir 56% para el 1 Sem y 154 de adelantado. directriz para abordar esta evaluación. trámite al mismo. Se anex copia del acta . de seguimiento 24-04-2018.
Comunicación del MECI 277 para el 2do Semestre. 3. De acuerdo a lo descrito en el desarrollo consideramos que
2014. * Del Exp. 41137 se evidenció Informe Técnico 041 del 21-01-2015 suscrito por no se generó No conformidad.
un solo funcionario, y no por un equipo interdisciplinario, informe con el cual se
decidió de fondo a través de la Res. 1404 del 22 de Junio del 2016.
Lo anterior, permite evidenciar que los servicios ofrecidos a través del proceso
de autoridad ambiental se presta de manera no controlada, al no atender las
instrucciones de trabajo y las características propias de cada servicio.

establecer, que:
la producción y de la * Del Exp. 51662, no se evidenció publicación de los actos administrativos Auto que se adelanta en este expediente. Con el formato de adición de documento el día 26 de mayo de 2017
prestación del servicio A1 582 de 09-09- y Resolución CAR Nro. 930 del 27-04-2016; situación validada 2.Falta de control de los documentos derivados del acto Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
2.Exp. 51662: Imprimir las publicaciones e ingresarlas al se ingresaron al expediente a folios del 526 al 528 las publicaciones a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
259 y el Eje Transversal H16-2017 con los reportes de riesgos del proceso AAM del primer y segundo semestre del administrativo requeridos para continuar con el trámite
expediente y actualizar en el SAE
Notificación 1 5/26/2017 11/15/2017 100% AAM DRUB Cerrada 3/31/2018 11/15/2017
Información y 2016, donde la DRUB publicó 129 de 229 es decir 56% para el 1 Sem y 154 de adelantado. del auto 582 de 2015 y de la Resolución 930 de 2016. Se envía de seguimiento 24-04-2018.
Comunicación del MECI 277 para el 2do Semestre. 3. De acuerdo a lo descrito en el desarrollo consideramos que evidencia

establecer, que:
Numeral 7.5.1 Control de 14-09-2016. 1 . Complejidad en el trámite por los antecedentes del trámite Se verifica según
Se verifica según evidencia que
la producción y de la * Del Exp. 51662, no se evidenció publicación de los actos administrativos Auto que se adelanta en este expediente. En comité realizado el 30 de noviembre se realizó autoevalución y se evidencia que la actividad la actividad propuesta se llevo a
prestación del servicio A1 582 de 09-09- y Resolución CAR Nro. 930 del 27-04-2016; situación validada 2.Falta de control de los documentos derivados del acto 3. Llevar un control tanto de lo que se publica como de lo que Esta actividad fue cerrada, haciendo la Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo propuesta se llevo a cabo
260 y el Eje Transversal H16-2017 con los reportes de riesgos del proceso AAM del primer y segundo semestre del administrativo requeridos para continuar con el trámite se imprime y se ingresa al expediente y hacer una Informe 2 5/26/2017 3/20/2018 100% AAM DRUB
generó un informe de todas las publicaciones que se han realizado
trazabilidad desde la DJUR se puede verificar en a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha en debida forma cabo en debida forma
Cerrada 11/30/2017 3/20/2018
durante todo el año y las cuales fueron impresas y entregadas en el cumpliendo con lo
Información y 2016, donde la DRUB publicó 129 de 229 es decir 56% para el 1 Sem y 154 de adelantado. autoevaluación trimestral. el memorando de seguimiento enviado por la de seguimiento 06-07-2018. cumpliendo con lo establecido. .Fecha de
Comunicación del MECI 277 para el 2do Semestre. 3. De acuerdo a lo descrito en el desarrollo consideramos que SAE para su repectivo archivo. (FALTA INFORME) establecido. .Fecha de
OCIN 20183134085 del 06/07/2018
2014. * Del Exp. 41137 se evidenció Informe Técnico 041 del 21-01-2015 suscrito por no se generó No conformidad. seguimiento 19-07-2018. seguimiento16-10-2018.

establecer, que:
la producción y de la * Del Exp. 51662, no se evidenció publicación de los actos administrativos Auto que se adelanta en este expediente.
4. Elaborar una circular emitiendo una directriz por parte de la Se emitió Circular DRUB No. 14174100006 del 09/06/2017 en la que Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
prestación del servicio A1 582 de 09-09- y Resolución CAR Nro. 930 del 27-04-2016; situación validada 2.Falta de control de los documentos derivados del acto
DRUB, instando tanto afuncionarios como a contratistas a
261 y el Eje Transversal H16-2017 con los reportes de riesgos del proceso AAM del primer y segundo semestre del administrativo requeridos para continuar con el trámite Memorando 1 5/26/2017 3/30/2018 100% AAM DRUB se solicitó tanto a funcionarios como contratistas realizar evaluación a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 3/30/2018 6/9/2017
evaluar interdiciplinariamente los E.I.A. para los trámites de de seguimiento 24-04-2018.
Información y 2016, donde la DRUB publicó 129 de 229 es decir 56% para el 1 Sem y 154 de adelantado. interdisciplinaria de todos los trámites de Licencias Ambientales
Licencia Ambiental
Comunicación del MECI 277 para el 2do Semestre. 3. De acuerdo a lo descrito en el desarrollo consideramos que
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Revisados los Expedientes Ambientales Nros. 53495 y 61489:
* Exp. 53495, se generó IT Nro. 752 del 16-09-2016 en el cual se hacen unos
requerimientos, así como el IT Nro. 021 del 18/-01-2017, así como el
memorando 05173100314 en los cuales se menciona la necesidad de unos
requerimientos para el cliente, los cuales aún no se han solicitado,
Numeral 7.5.2 Validación
adicionalmente, se pudo observar que en el SAE se registra la siguiente
de los procesos de la
Observación "SE DEBE ENVIAR A BOGOTA PARA CORRECCIÓN DE LA
producción y de la Falta de control de los documentos derivados del acto Se generó memorando 05183100088 dirigido a DJUR, El expediente Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
CONTESTACIÓN DEL DERECHO DE PETICIÓN Y SE DEBE SOLICITAR a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
262 prestación del servicio, H17-2017 administrativo requeridos para continuar con el trámite 1. Revisión del procedimiento para dar tamite al Exp. 53495 Memorando 1 5/26/2017 12/15/2017 100% AAM DRCH 53495 se encuentra en estado RESULETO y se puede verificar en Cerrada 12/15/2017 12/15/2017
FORMATO PARA PROYECCIÓN DEL PERMISO". de seguimiento 24-04-2018.
de la Norma adelantado. SAE
NTCGP:1000:2009,ISO:9
Adicionalmente, el Rad. 05171101045 fue atendido con el Oficio 20172115469
001:2008
del 20-04-2017, el cual no tiene nada que ver con el Exp. en mención.
Entrevistados los involucrados en el proceso, este trámite no se está llevando
tal como está descrito en el procedimiento, pues el área jurídica de la DRCH
solicita un formato, desconociendo la emisión del Acto Administrativo de que
trata la actividad 11 del mismo.
Revisados los Expedientes Ambientales Nros. 53495 y 61489:

* Exp. 53495, se generó IT Nro. 752 del 16-09-2016 en el cual se hacen unos
requerimientos, así como el IT Nro. 021 del 18/-01-2017, así como el
memorando 05173100314 en los cuales se menciona la necesidad de unos
requerimientos para el cliente, los cuales aún no se han solicitado,
Numeral 7.5.2 Validación
adicionalmente, se pudo observar que en el SAE se registra la siguiente
de los procesos de la
Observación "SE DEBE ENVIAR A BOGOTA PARA CORRECCIÓN DE LA
producción y de la Falta de control de los documentos derivados del acto Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
CONTESTACIÓN DEL DERECHO DE PETICIÓN Y SE DEBE SOLICITAR 2. Realizar el acto administativo requiriendo y acogiendo lo a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
263 prestación del servicio, H17-2017
FORMATO PARA PROYECCIÓN DEL PERMISO".
administrativo requeridos para continuar con el trámite
dispuesto en el I,T.752/2016
Acto Administrativo 1 5/26/2017 3/15/2018 100% AAM DRCH Se generó Resolucion 3213 del 27/10/2017. Cerrada 10/27/2017 3/15/2018 No
de la Norma adelantado. de seguimiento 24-04-2018.
NTCGP:1000:2009,ISO:9
Adicionalmente, el Rad. 05171101045 fue atendido con el Oficio 20172115469
001:2008
del 20-04-2017, el cual no tiene nada que ver con el Exp. en mención.
Entrevistados los involucrados en el proceso, este trámite no se está llevando
tal como está descrito en el procedimiento, pues el área jurídica de la DRCH
solicita un formato, desconociendo la emisión del Acto Administrativo de que
trata la actividad 11 del mismo.

que a la fecha del seguimiento la
observa que a la fecha del
Se relizaron actuaciones administrativas de apertura en 6 actividad propuesta no reporta
Numeral 8.2.3 seguimiento la actividad
expedientes: avance efectivo, no obstante Con preocupación se observa que a la fecha del
Seguimiento y medición 58124: Resolución 4033 de 30 Noviembre 2018, por la Se observa que a la fecha del seguimiento la actividad propuesta no reporta habiendose
55880, Auto 456/2017. 56244, Auto 571/2017. hecho la seguimiento la actividad propuesta no reporta avance
de los procesos
Se evidenció que existen 10 Exp. Sancionatorios (55880, 56244,56386 ,56530, Falta de control de los documentos derivados del acto cual se decide un tramite administrativo de carecter propuesta no reporta avance efectivo , se recomienda dar avance efectivo , se recomendación en el efectivo, no obstante habiendose hecho la
NTCGP:1000:2009,ISO:9 Decidir de fondo los expedientes 55880, 56224, 56386, Falta por decidir los expedientes 56667 - 57113 - recomienda dar impulso a
264 001:2008 y 2.1.1
H18-2017 56667, 56913, 57016, 57113, 57612, 58124) en etapa de indagación preliminar administrativo requeridos para continuar con el trámite
56530, 56667, 56913, 57016, 57113, 57612, 58124
Acto Administrativo 10 5/26/2017 5/15/2018 80% AAM DRCH sancionatorio impulso a las actuaciones respectivas de manera urgente
las actuaciones
seguimiento anterior , se recomendación en el seguimiento anterior , se En ejecución
que están vencidos. adelantado. 56530, Auto 523/2017. 56913, Auto 449/2017. 58124 dado que la actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha recomienda dar impulso recomienda dar impulso inmediato a las actuaciones
Autoevaluación del 57016, Auto 450/2017. 57612, Auto 700/2017 respectivas de manera
Pendente por decidir: 56667 y 57113 de seguimiento 24-04-2018 inmediato a las actuaciones respectivas dado que la actividad se encuentra vencida
Control y Gestión del 56386 mediante Auto 1001/2017. urgente dado que la
respectivas dado que la actividad hace casi 8 meses Fecha de seguimiento 10-01-2019
MECI 2014. actividad se encuentra
se encuentra vencida hace 5
vencida Fecha de
meses Fecha de seguimiento16-
seguimiento 19-07-2018
10-2018
Una vez se surta el informe de indicadores con corte a 31/12/2017 se

procedera a programar la mesa de trabajo para el analisis estadistico Se verifica según
de los estadisticos. Se observa que a la fecha del seguimiento la actividad evidencia que la actividad
Aunque se recopilan los datos de resultados de cumplimiento de metas,
propuesta no reporta avance efectivo , se recomienda dar propuesta se llevo a cabo
ISO 9001. 8.4. MECI indicadores y riesgos del proceso de los años anteriores (ni comparativos), no Falta de análisis de indicadores, metas y resultados para la 1. Realizar analisis estadistico semestral de los indicadores, Se realizo mesa de trabajo el día 28/02/2018 para análizar el
265 H19-2017 Informe 2 5/26/2017 3/15/2018 100% AAM DJUR impulso a las actuaciones respectivas de manera urgente en debida forma Cerrada 6/30/2018 3/15/2018 No
Control de Evaluación. se evidencia los análisis realizados que permitan la mejora continua del proceso toma de decisiones dentro del proceso riesgos y metas del proceso de AAM resultado a los indicadores del proceso, a riesgos y metas que estan dado que la actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha cumpliendo con lo
y que sean fundamento de la toma de decisiones o acciones de mejora. en cabeza de la Dirección Jurídica, se deja acta como evidencia y establecido. .Fecha de
de seguimiento 24-04-2018
soporte del cumplimiento del indicador, esto corresponde a la seguimiento 19-07-2018.
medición del año 2017.
Se verifica según
Una vez se realice el analisis de los indicadores se le dara a conocer Se observa que a la fecha del seguimiento la actividad evidencia que la actividad
Aunque se recopilan los datos de resultados de cumplimiento de metas, a las regionales. propuesta no reporta avance efectivo , se recomienda dar propuesta se llevo a cabo
ISO 9001. 8.4. MECI indicadores y riesgos del proceso de los años anteriores (ni comparativos), no Falta de análisis de indicadores, metas y resultados para la 2. Socializar con las regionales el resultado del analisis
266 H19-2017 Memorando 2 5/26/2017 3/15/2018 100% AAM DJUR Mediante memorando 20183113443 del 01/03/2018 se remite a las impulso a las actuaciones respectivas de manera urgente en debida forma Cerrada 6/30/2018 3/15/2018 No
Control de Evaluación. se evidencia los análisis realizados que permitan la mejora continua del proceso toma de decisiones dentro del proceso estadistico que se realice dentro del proceso
Dirección Regionales el resultado del analisis que realizo el lider del dado que la actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha cumpliendo con lo
y que sean fundamento de la toma de decisiones o acciones de mejora. establecido. .Fecha de
proceso de seguimiento 24-04-2018
Se reporto el PAP mediante memorando Nros, 09173100916 del 12- Se verifica según
ISO 9001. 7.1. y 8.2.3 07-2017.Se reporto el PAP mediante memorando Nros, Se observa que a la fecha del seguimiento la actividad evidencia que la actividad
MECI Control de Se evidencia la planificación realizada por el proceso mediante el PAP. No Falta de socializacion del Plan de Acción por procesos por parte propuesta no reporta avance efectivo , se recomienda dar propuesta se llevo a cabo
1. Enviar reporte PAP trimestral en las fechas establecidas 09173100913 del 11-07-2017 y 09173100916 del 12-07-2017,
267 Planeación y Gestión. H21-2017 obstante, la Dirección Regional Sabana Centro no ha cumplido con reportar el de la Oficina de Planeación, a esta Dirección Regional, y Memorando 4 5/26/2017 5/30/2018 100% AAM DRSC impulso a las actuaciones respectivas de manera urgente en debida forma Cerrada 6/30/2018 5/30/2018
por Planeación 09173101396 del 2-10-2017, 09173101998 del 14-12-2017,
Control de Planeación y avance a la Oficina Asesora de Planeación. reproceso en el diligenciamiento del PAP dado que la actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha cumpliendo con lo
Seguimiento 09183100066 del 12-01-2018 y 0918310068 del 12-01-2018, se da de seguimiento 24-04-2018 establecido. .Fecha de
por cumplida esta actividad. seguimiento 19-07-2018.
Se verifica según
ISO 9001. 7.1. y 8.2.3 Mediante memorando No. 09173101552 del 18 de octubre se envió Se observa que a la fecha del seguimiento la actividad evidencia que la actividad
MECI Control de Se evidencia la planificación realizada por el proceso mediante el PAP. No Falta de socializacion del Plan de Acción por procesos por parte informe del analisis que se realizó al PAP del primer Semestre, Se propuesta no reporta avance efectivo , se recomienda dar propuesta se llevo a cabo
2. Realizar analisis semestrales de lo que se reporta en el
268 Planeación y Gestión. H21-2017 obstante, la Dirección Regional Sabana Centro no ha cumplido con reportar el de la Oficina de Planeación, a esta Dirección Regional, y Informe 2 5/26/2017 4/15/2018 100% AAM DRSC realizo el informe de Analisis del PAP, correspondiente al primer impulso a las actuaciones respectivas de manera urgente en debida forma Cerrada 6/30/2018 4/15/2018
PAP
Control de Planeación y avance a la Oficina Asesora de Planeación. reproceso en el diligenciamiento del PAP semestre de 2017 y Se realizó el informe de Analisis del segundo dado que la actividad se encuentra a punto de vencer. Fecha cumpliendo con lo
Seguimiento semestre de 2017, se da por cumplida esta actividad. de seguimiento 24-04-2018 establecido. .Fecha de
Numeral 8.4 Análisis de

Revisadas las actas de comité técnico de la DRUB se pudo evidenciar: En comité realizado el 18 de mayo de 2017 se designaron los
Datos de la Norma
* Que no permiten identificar análisis de información para la toma de decisiones responsables del seguimiento a las metas del plan de acción y de los
NTCGP:1000:2009,ISO:9
por parte de la DRUB, frente al avance, seguimiento y cumplimiento de las Debilidad en la asignación de roles y responsabilidades de los demás instrumentos de seguimiento que contribuyen al cumplimiento
001:2008 y Numerales
metas del Plan de Acción. funcionarios de la Dirección Regional. Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
1.2 Componente 1. Designar a los responsables del seguimiento de las de procesos establecidos por la Corporación a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
269 Direccionamiento
H22-2017 * No definen claramente responsabilidades, responsables y no se hace Al no existir identificación de los responsables de las
actividades de la DRUB
Memorando 1 5/26/2017 8/30/2017 100% AAM DRUB Cerrada 8/30/2017 8/30/2017
seguimiento a las instrucciones dadas (En acta 14 del 21-07-2016) se actividades de la Dirección Regional no se hacía el respectivo de seguimiento 24-04-2018.
Estratégico y 1.2.1
identificaron 68 Exp. Sancionatorios en etapa de Indagación Preliminar, se seguimiento de las metas establecidas para la misma.
Planes, Programas y
define seguimiento para el mes de Agosto del mismo año, sin embargo dicha
Proyectos del MECI
revisión no se realizó).
2014.
Numeral 8.4 Análisis de

Revisadas las actas de comité técnico de la DRUB se pudo evidenciar:
Datos de la Norma Se verifica según
* Que no permiten identificar análisis de información para la toma de decisiones
NTCGP:1000:2009,ISO:9
por parte de la DRUB, frente al avance, seguimiento y cumplimiento de las Debilidad en la asignación de roles y responsabilidades de los En acta de comité realizado el 12 de enero de 2018 se presento Se observa con preocupacion que esta actividad, no se ha evidencia que la actividad
001:2008 y Numerales Esta actividad fue cerrada, haciendo la
metas del Plan de Acción. funcionarios de la Dirección Regional. 2. Realizar el respectivo seguimiento y analisis estadistico a cumplido en su totalidad, recordando que es una actividad se propuesta se llevo a cabo
1.2 Componente informe de cumplimiento de las metas y de los indicadores a fin de
270 H22-2017 * No definen claramente responsabilidades, responsables y no se hace Al no existir identificación de los responsables de las las metas, indicadores semestralmente, de acuerdo a los Informe 2 5/26/2017 3/20/2018 100% AAM DRUB trazabilidad desde la DJUR se puede verificar en encuentra vencida, se recomienda al lider del proceso tomar en debida forma Cerrada 6/30/2018 3/20/2018
Direccionamiento tomar decisiones que conlleven al cumplimiento de los objetivos
seguimiento a las instrucciones dadas (En acta 14 del 21-07-2016) se actividades de la Dirección Regional no se hacía el respectivo resultados el memorando de seguimiento enviado por la medidas urgentes frente al tema.Fecha de seguimiento 24-04- cumpliendo con lo
Estratégico y 1.2.1 propuestos. (FALTA INFORME) establecido. .Fecha de
identificaron 68 Exp. Sancionatorios en etapa de Indagación Preliminar, se seguimiento de las metas establecidas para la misma. OCIN 20183134085 del 06/07/2018 2018
Planes, Programas y seguimiento 19-07-2018.
define seguimiento para el mes de Agosto del mismo año, sin embargo dicha
Proyectos del MECI
revisión no se realizó).
2014.
Revisado el SAE y el SIDCAR se pudo establecer:

Numeral 8.2.3 Esta actividad fue cerrada, haciendo la
* Existen con corte 31-03-2017, 92 Exp. Sancionatorios en etapa de Indagación Se verifica según
Seguimiento y medición trazabilidad desde la DJUR se puede verificar en
Preliminar vencidos. Se realizó plan de trabajo con el personal de la DRUB de las Se observa con preocupacion que esta actividad, no se ha evidencia que la actividad
de los procesos Complejidad en la evaluación del trámite. el memorando de seguimiento enviado por la
* Que existen 4 quejas ambientales que según el SIDCAR están vencidas cumplido en su totalidad, recordando que es una actividad se propuesta se llevo a cabo
NTCGP:1000:2009,ISO:9 Demora en la revisión de los trámites por parte de las áreas 1. Realizar una revisión en el SAE para saber el estado indagaciones preliminares que se encontraban a la fecha para
271 H24-2017 (Revisadas las quejas : 1471100143, 162 y 283 tienen informe técnico del mes Informe 1 5/26/2017 11/30/2017 100% AAM DRUB OCIN 20183134085 del 06/07/2018 esta encuentra vencida, se recomienda al lider del proceso tomar en debida forma Cerrada 6/30/2018 11/30/2017
001:2008 y 2.1.1 encargadas actual que cada Indagación Preliminar decidirlas. Acta de comité 15 del 22 de junio de 2017 e informe de
de marzo de 2017 como última actuación, sin informar al usuario). actividad se encuentra cerrada desde el medidas urgentes frente al tema.Fecha de seguimiento 24-04- cumpliendo con lo
Autoevaluación del Exceso de carga laboral del personal de la DRUB preliminares (FALTA INFORME) establecido. .Fecha de
* Existen 131 expedientes que reposan en Bogotá Sede Central y no se pudo 27/04/2018, esto de acuerdo a la matriz de 2018
Control y Gestión del seguimiento 19-07-2018.
evidenciar seguimiento por parte de la DRUB frente al grado de avance en su PUMI remitida por la OCIN en dicho
MECI 2014.
gestión.
memorando.

Numeral 8.2.3 Esta actividad fue cerrada, haciendo la
* Existen con corte 31-03-2017, 92 Exp. Sancionatorios en etapa de Indagación Se verifica según
Seguimiento y medición trazabilidad desde la DJUR se puede verificar en
Preliminar vencidos. Se realizó plan de trabajo con el personal de la DRUB de las Se observa con preocupacion que esta actividad, no se ha evidencia que la actividad
de los procesos Complejidad en la evaluación del trámite.
* Que existen 4 quejas ambientales que según el SIDCAR están vencidas el memorando de seguimiento enviado por la cumplido en su totalidad, recordando que es una actividad se propuesta se llevo a cabo
NTCGP:1000:2009,ISO:9 Demora en la revisión de los trámites por parte de las áreas 2. Tomar las decisiones pertinentes para atender las indagaciones preliminares que se encontraban a la fecha para
272 H24-2017 (Revisadas las quejas : 1471100143, 162 y 283 tienen informe técnico del mes Informe 1 5/26/2017 4/30/2018 100% AAM DRUB OCIN 20183134085 del 06/07/2018 esta encuentra vencida, se recomienda al lider del proceso tomar en debida forma Cerrada 6/30/2018 4/30/2018
001:2008 y 2.1.1
de marzo de 2017 como última actuación, sin informar al usuario).
encargadas preliminares y las peticiones vencidas decidirlas. Acta de comité 15 del 22 de junio de 2017 e informe de medidas urgentes frente al tema.Fecha de seguimiento 24-04- cumpliendo con lo
Autoevaluación del Exceso de carga laboral del personal de la DRUB actividad se encuentra cerrada desde el
* Existen 131 expedientes que reposan en Bogotá Sede Central y no se pudo preliminares (FALTA INFORME) 2018 establecido. .Fecha de
Control y Gestión del 27/04/2018, esto de acuerdo a la matriz de
evidenciar seguimiento por parte de la DRUB frente al grado de avance en su PUMI remitida por la OCIN en dicho seguimiento 19-07-2018.
MECI 2014.
gestión. memorando.

Numeral 8.2.3
* Existen con corte 31-03-2017, 92 Exp. Sancionatorios en etapa de Indagación
Seguimiento y medición
Preliminar vencidos. Se realizó capacitación el día 5 Dic por parte del lider del proceso de
de los procesos Complejidad en la evaluación del trámite. Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
* Que existen 4 quejas ambientales que según el SIDCAR están vencidas
NTCGP:1000:2009,ISO:9 Demora en la revisión de los trámites por parte de las áreas 3. Solicitar capacitación a área encargada para determinar la derechos de petición. Se envía copia del acta. Se evidencio a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
273 001:2008 y 2.1.1
H24-2017 (Revisadas las quejas : 1471100143, 162 y 283 tienen informe técnico del mes
encargadas importancia de atender los trámites oportunamente
Memorando 1 5/26/2017 12/15/2017 100% AAM DRUB Cerrada 12/15/2017 12/15/2017
de marzo de 2017 como última actuación, sin informar al usuario). capacitacion según consta en el acta del 5/12/17, sobre nueva de seguimiento 24-04-2018.
Autoevaluación del Exceso de carga laboral del personal de la DRUB normatividad derechos de peticion.
* Existen 131 expedientes que reposan en Bogotá Sede Central y no se pudo
evidenciar seguimiento por parte de la DRUB frente al grado de avance en su
MECI 2014.
gestión.

técnico referido.
43799 se observó: tiene aprobado PUEAA de 28/10/2015, no se evidencia Actualmente se está revisando la digitalización e indexación del
seguimiento a la implementación. Digitalizado hasta el folio 136 de 166 folios expediente.27982, el cual espera tenerse al día en el mes de
que obran al expediente. septiembre de 2017, se espera que el expe se encuentre digitalizado
1. 2. No se realiza en debida forma el cargue de información
31712, tiene PUEAA aprobado en el 2016, sin embargo, se evidencia que a Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
4.2.4 ISO 9001: 2008, dentro del Sistema Administrador de Expedientes - SAE frente a 1 Digitalizar y acoger por parte de la regional Bogota la Informe SAE/ al 100%. a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha 20193101683 Actividades cerradas
274 H25-2017 partir del folio 100 hasta el folio 162 faltan algunos documentos por digitalizar, 2 7/10/2017 2/20/2018 100% AAM DRBC 20193101683 Cerrada 3/31/2018 2/20/2018
NTCGP 1000:2009 la realidad de los expedientes. Calera el expdiente 27982 Acto Administrativo de seguimiento 24-04-2018.
encontràndose saltos de paginas en el aplicativo SAE, ejemplo de esto es que
2.Incumplimiento de un procedimiento preestablecido. Acorde con lo verificado el 24/11/2017 por el encaRGAdo del SAE en
en SAE no aparece digitalizado el I.T1240 del 12/12/2017.
26084 : No se ha surtido el proceso de notificacion del auto 1144 de la DRBC, el expediente 27982, se encuentra totalmente digitalizado,
03/11/2016, por lo cual se deduce que el usuario no conoce los requerimientos evidencia en el SAE
201.

técnico referido.
43799 se observó: tiene aprobado PUEAA de 28/10/2015, no se evidencia Mediante correo Electrónico se solicita a la contratista para que
seguimiento a la implementación. Digitalizado hasta el folio 136 de 166 folios priorice la digitalización y actualización de los expediente, los cuales
que obran al expediente. se encuentran actualziados y pueden ser verificados en el SAE, se
1. 2. No se realiza en debida forma el cargue de información Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
31712, tiene PUEAA aprobado en el 2016, sin embargo, se evidencia que a
4.2.4 ISO 9001: 2008, dentro del Sistema Administrador de Expedientes - SAE frente a 2. Digitalizar y acoger por parte de la regional Alemidas y Informe SAE/ envia reporte con memorando 02183100339: a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
275 NTCGP 1000:2009
H25-2017 partir del folio 100 hasta el folio 162 faltan algunos documentos por digitalizar,
la realidad de los expedientes. Guatavita los expedientes 43799, 31712, 26084 y 28593 Acto Administrativo
2 7/10/2017 2/20/2018 100% AAM DRAG 20193101683 Cerrada 2/20/2018 2/20/2018 No
encontràndose saltos de paginas en el aplicativo SAE, ejemplo de esto es que 43799: digitalizado en el SAE de seguimiento 24-04-2018.
2.Incumplimiento de un procedimiento preestablecido. 26084: digitalizado en el SAE
26084 : No se ha surtido el proceso de notificacion del auto 1144 de 31712: digitalizado en el SAE
03/11/2016, por lo cual se deduce que el usuario no conoce los requerimientos 28593: digitalizado en el SAE
201.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

técnico referido.
seguimiento a la implementación. Digitalizado hasta el folio 136 de 166 folios
que obran al expediente. la dirección juridica realizo seguimiento a la digitalización e
1. 2. No se realiza en debida forma el cargue de información
31712, tiene PUEAA aprobado en el 2016, sin embargo, se evidencia que a 4. Realizar seguimiento trimestral por parte del administrador Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
4.2.4 ISO 9001: 2008, dentro del Sistema Administrador de Expedientes - SAE frente a indexación del SAE con los siguientes memorandos 20173130481, a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
276 NTCGP 1000:2009
H25-2017 partir del folio 100 hasta el folio 162 faltan algunos documentos por digitalizar,
la realidad de los expedientes.
SAE a la digitalización e indexación de los expedientes en Informe Sae / Memorando 3 7/10/2017 2/20/2018 100% AAM DJUR 20193101683 Cerrada 2/20/2018 2/20/2018 No
encontràndose saltos de paginas en el aplicativo SAE, ejemplo de esto es que SAE 20173133271, 20173138200, 20163130633, 20173142471, de seguimiento 24-04-2018.
2.Incumplimiento de un procedimiento preestablecido. 20173149844, 2017315390
26084 : No se ha surtido el proceso de notificacion del auto 1144 de
201.
Revisado el procedimiento GJU-PR-10 Provisión Contable Procesos Judiciales,

se evidenciaron las siguientes deficiencias:
- El nombre del procedimiento indicado en el encabezado de cada página
("Defensa Judicial") no es coherente con el nombre del procedimiento.
- No se tienen en cuenta ciertas actividades y/o no se detallan lo suficiente
(dificultando su comprensión). 1. Realizar mesa de trabajo con el grupo de mejoramiento Listado de Asistencia En comité del 10 de julio se reune el grupo de mejorameinto del Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
277 4.2.3.
H1-2017 - No se tienen documentados puntos de control que se están ejecutando en el Falta de actualización y documentación de los procedimientos para la revisión del procedimiento GJU-PR-10 Provisión 2 5/18/2017 7/31/2017 100% GJU DJUR proceso de gestión jurídica para la actualización del procedimeinto Cerrada 3/31/2018 12/31/2017 No
proceso (revisar que la información cargada previamente en el e-kogui sea Contable. Acta de reunión GJU-PR-10 Provisión contable, en el sexto piso de seguimiento 24-04-2018.
consecuente con la denuncia, revisión que los datos cargados por los abogados
en el e-kogui sean los correctos, revisar que la calificación del riesgos se
realice semestralmente).
- La sección de "Control de cambios" (numeral 7), no se encuentra
correctamente diligenciada.

- El nombre del procedimiento indicado en el encabezado de cada página
("Defensa Judicial") no es coherente con el nombre del procedimiento.
- No se tienen en cuenta ciertas actividades y/o no se detallan lo suficiente
(dificultando su comprensión). Con memorando 20173132684 del 27/7/2017 se envia a la OAP el Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. 2. Actualizar el procedimiento GJU-PR-10 Provisión a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
278 4.2.3.
H1-2017 - No se tienen documentados puntos de control que se están ejecutando en el Falta de actualización y documentación de los procedimientos
Contable.
Memorando 1 5/18/2017 7/31/2017 100% GJU DJUR procedimiento actualizado y se solicita su publicación en Procesos y Cerrada 3/31/2018 2/28/2016 No
proceso (revisar que la información cargada previamente en el e-kogui sea procedimientos de seguimiento 24-04-2018.
consecuente con la denuncia, revisión que los datos cargados por los abogados
en el e-kogui sean los correctos, revisar que la calificación del riesgos se
realice semestralmente).

- El nombre del procedimiento indicado en el encabezado de cada página Con memorando
("Defensa Judicial") no es coherente con el nombre del procedimiento. 20173132684 del
- No se tienen en cuenta ciertas actividades y/o no se detallan lo suficiente 27/7/2017 se envia a la
(dificultando su comprensión). 3. Solicitar a SIGESPU codificar la planilla de entrega de OAP el procedimiento Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
279 4.2.3.
H1-2017 - No se tienen documentados puntos de control que se están ejecutando en el Falta de actualización y documentación de los procedimientos pasivos contingentes que es manejada dentro del proceso de Memorando 1 5/18/2017 7/31/2017 100% GJU DJUR actualizado y la planilla de Cerrada 7/27/2017 7/27/2017 No
proceso (revisar que la información cargada previamente en el e-kogui sea Povisión contable. entrega de pasivos de seguimiento 24-04-2018.
consecuente con la denuncia, revisión que los datos cargados por los abogados contingentes para su
en el e-kogui sean los correctos, revisar que la calificación del riesgos se publicación en Procesos y
realice semestralmente). procedimientos
En el PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

GJU-PR-03 se evidenció lo siguiente:
- En el numeral 5 RESPONSABILIDADES, no se relacionan las
responsabilidades que tienen cada uno de los cargos mencionados en el
numeral 4.
- Los cargos de los responsables del procedimiento relacionados en los
numerales 4 y 7 son diferentes.
- En el numeral 5. RESPONSABILIDADES, se establece que los actos
administrativos se expiden "oportunamente", sin embargo, en el numeral 7. Acta del grupo de mejormaiento del proceso el día 11 de septiembre
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO no se relacionan los tiempos en 4. Realizar mesa de trabajo con el grupo de mejoramiento Listado de Asistencia de 2017 en el cual se establecio la eliminación del procedimeinto ya Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. El procedimiento GJU - PR- 03 Elaboración de actos a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
280 4.2.3.
H2-2017 ninguna de las actividades.
administrativos se encuentra desactualizado desde su creación
para la revisión del procedimiento GJU-PR-03 Elaboración 2 5/18/2017 9/15/2017 100% GJU DJUR que carece de objeto, toda vez que el cada procedimiento del Cerrada 3/31/2018 5/30/2017 No
- En el numeral 9. ANEXOS se nombra el "Formato acuerdo", el cual no se de Actos Administrativos. Acta de reunión proceso de autoridad Ambiental se regula la forma y términos de de seguimiento 24-04-2018.
relaciona en el numeral 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. emitir el acto administrativo.
En el PROCEDIMIENTO CONCEPTO JURÍDICO - GJU-PR-04 se evidenció lo
siguiente:
- El numeral 6. GENERALIDADES se encuentra sin diligenciar.
- - En el numeral 5 RESPONSABILIDADES, no se relacionan las
numeral 4.
numerales 4 y 7 son diferente
En el PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

GJU-PR-03 se evidenció lo siguiente:
- En el numeral 5 RESPONSABILIDADES, no se relacionan las
numeral 4.
- En el numeral 5. RESPONSABILIDADES, se establece que los actos
administrativos se expiden "oportunamente", sin embargo, en el numeral 7.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO no se relacionan los tiempos en Con memorando 20173139423 a la Oficina Asesora de Planeación Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. El procedimiento GJU - PR- 03 Elaboración de actos 5. Actualizar el procedimiento GJU-PR-03 Elaboración de
281 H2-2017 ninguna de las actividades. Memorando 1 5/18/2017 11/24/2017 100% GJU DJUR se Solicitud Eliminación del Procedimiento GJU-PR-03 Actos a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 3/31/2018 8/30/2017 No
4.2.3. administrativos se encuentra desactualizado desde su creación Actos Administrativos. de seguimiento 24-04-2018.
- En el numeral 9. ANEXOS se nombra el "Formato acuerdo", el cual no se Administrativos.
relaciona en el numeral 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
En el PROCEDIMIENTO CONCEPTO JURÍDICO - GJU-PR-04 se evidenció lo
siguiente:
- - En el numeral 5 RESPONSABILIDADES, no se relacionan las
numeral 4.
numerales 4 y 7 son diferente
Al revisar la serie documental de conceptos Jurídicos 500 - 28, se evidenció

que la carpeta que reposa en la Secretaría de la Dirección Jurídica, no esta
foliada en su totalidad (foliada hasta el 15), no se identifica el número de la
carpeta y no están todos los conceptos emitidos por la dirección archivados, ya Se realiza mesa de trabajo y se deja la evidencia en el Acta No. 2 del
que no se encontró el memorando No. 20173101604 de 17/01/2017. 6. Realizar mesa de trabajo con el grupo de mejoramiento Listado de Asistencia Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. fecha 15 de agosto de 2017 junto con formato de lista de asistencia, a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
282 4.2.3.
H3-2017 De igual manera se identifico que el reporte de procesos de alto riesgo Falta de actualización y documentación de los procedimientos para la revisión del procedimiento GJU-PR-04 Concepto 2 5/18/2017 8/31/2017 100% GJU DJUR Cerrada 3/31/2018 8/30/2017 No
(denominado reporte de pasivos contingentes), que es resultado de la Jurídico. Acta de reunión donde consta la aprobación y acuerdo de publicación del de seguimiento 24-04-2018.
planeación de la caracterización del proceso y así mismo se remite a la procedimiento GJU-PR-04
Dirección Administrativa y Financiera, no se encuentra controlado, ya que no
está codificado en el SIGESPU.

carpeta y no están todos los conceptos emitidos por la dirección archivados, ya
que no se encontró el memorando No. 20173101604 de 17/01/2017. Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm.
283 H3-2017 De igual manera se identifico que el reporte de procesos de alto riesgo Falta de actualización y documentación de los procedimientos 7. Actualizar el procedimiento GJU-PR-04 Concepto Jurídico. Memorando 1 5/18/2017 8/31/2017 100% GJU DJUR a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 8/28/2017 3/31/2018 No
4.2.3. de seguimiento 24-04-2018.
(denominado reporte de pasivos contingentes), que es resultado de la
planeación de la caracterización del proceso y así mismo se remite a la

carpeta y no están todos los conceptos emitidos por la dirección archivados, ya 8. Socializar el Procedimiento Concepto Jurídico a
que no se encontró el memorando No. 20173101604 de 17/01/2017. funcionarios y contratistas de Gestión Jurídica a fin de darles Con Circular 20174100207 del 31/08/2017 se envia a funcionarios y Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
284 4.2.3.
H3-2017 De igual manera se identifico que el reporte de procesos de alto riesgo Falta de actualización y documentación de los procedimientos las directrices debidas, para que al efectuarsen dichos Circular 1 5/18/2017 8/31/2017 100% GJU DJUR contratistas de las DJUR la actualziación del procedimeinto y se Cerrada 3/31/2018 3/30/2017 No
(denominado reporte de pasivos contingentes), que es resultado de la conceptos, sean anexados debidamente en la serie dictan otras recomendaciones de seguimiento 24-04-2018.
planeación de la caracterización del proceso y así mismo se remite a la documental a cargo de la Secretaria de la Dirección Jurídica.

carpeta y no están todos los conceptos emitidos por la dirección archivados, ya
que no se encontró el memorando No. 20173101604 de 17/01/2017. El día 17/08/2017 de envia a la OAP con memorando 20173135793 Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
285 4.2.3.
H3-2017 De igual manera se identifico que el reporte de procesos de alto riesgo Falta de actualización y documentación de los procedimientos 9. Actualizar la Caracterización de Gestión Jurídica Memorando 1 5/18/2017 8/31/2017 100% GJU DJUR la actualización de la caracterización del proceso de gestión jurídica y Cerrada 8/30/2017 8/30/2017 No
(denominado reporte de pasivos contingentes), que es resultado de la autoridad ambiental de seguimiento 24-04-2018.
planeación de la caracterización del proceso y así mismo se remite a la
En el procedimiento ENTRADA BUZÓN JUDICIAL GJU-PR-06 se evidenció lo

siguiente:
- En el numeral 3. DEFINICIONES se relaciona el significado de "ACCIONES
JUDICIALES", "AUTO ADMISORIO", "ARCHIVAR", "BORRAR", "CORREO
ELECTRÓNICO", "DATOS ADJUNTOS", "DEMANDA", "FALLO", "REENVIAR
(O REMITIR), "REMITENTE", "RESPONDER", "SENTENCIA DE PRIMERA
INSTANCIA" y "SENTENCIA EN SEGUNDA INSTANCIA", sin embargo, en el
procedimiento no se menciona.
- El numeral 6. GENERALIDADES se encuentra sin diligenciar. Se realiza mesa de trabajo y se deja la evidencia en el Acta No. 10
10. Realizar mesa de trabajo con el grupo de mejoramiento Listado de Asistencia Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. - Los cargos de los responsables del procedimiento relacionados en los de fecha 30 de octubre de 2017 junto con formato de lista de a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
286 4.2.3.
H4-2017
Falta de actualización y documentación de los procedimientos para la revisión del procedimiento GJU-PR-06 Entrada Buzón 2 5/18/2017 10/31/2017 100% GJU DJUR DJUR: Expediente 47830 se niega el permiso de Cerrada No
Judicial. Acta de reunión asistencia, donde consta los comentarios acerca del procedimiento de seguimiento 24-04-2018.
- No se presentó el soporte de en la Dirección Jurídica se verifique que el grupo vertimentos con Resolución 2387 de 29/08/2018
GJU-PR-06
de informática y sistemas de la Oficina de las Tecnologías y la Comunicación
realice los backups diarios y mensual, establecido en el numeral 6.
RESPONSABILIDADES .
- En el numeral 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, ítem 4, el cargo
responsable de la actividad corresponde al coordinador del proceso y no al
administrador de contenido de buzón y en el ítem 5 la actividad la realizan
también los contratistas.
- En el procedimiento no se presentó un punto de control.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

En el procedimiento ENTRADA BUZÓN JUDICIAL GJU-PR-06 se evidenció lo
siguiente:
- En el numeral 3. DEFINICIONES se relaciona el significado de "ACCIONES
JUDICIALES", "AUTO ADMISORIO", "ARCHIVAR", "BORRAR", "CORREO
ELECTRÓNICO", "DATOS ADJUNTOS", "DEMANDA", "FALLO", "REENVIAR
(O REMITIR), "REMITENTE", "RESPONDER", "SENTENCIA DE PRIMERA
INSTANCIA" y "SENTENCIA EN SEGUNDA INSTANCIA", sin embargo, en el
procedimiento no se menciona.
- El numeral 6. GENERALIDADES se encuentra sin diligenciar. Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. - Los cargos de los responsables del procedimiento relacionados en los 11. Actualizar el procedimiento GJU-PR-06 Entrada Buzón a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
287 4.2.3.
H4-2017
Falta de actualización y documentación de los procedimientos
Judicial
Memorando 1 5/18/2017 10/31/2017 100% GJU DJUR Cerrada 10/31/2017 10/31/2017 No
de seguimiento 24-04-2018.
- No se presentó el soporte de en la Dirección Jurídica se verifique que el grupo
de informática y sistemas de la Oficina de las Tecnologías y la Comunicación
realice los backups diarios y mensual, establecido en el numeral 6.
RESPONSABILIDADES .
- En el numeral 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, ítem 4, el cargo
responsable de la actividad corresponde al coordinador del proceso y no al
administrador de contenido de buzón y en el ítem 5 la actividad la realizan
también los contratistas.
- En el procedimiento no se presentó un punto de control.
En el PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO AGENDA LEGISLATIVA - GJU-PR-05

se evidenció lo siguiente:
- En el numeral 3. DEFINICIONES se relaciona el significado de "ACTO
ADMINISTRATIVO", sin embargo, en el procedimiento no se menciona.
- En el numeral 9 no se relaciona el formato de SEGUIMIENTO AGENDA
LEGISLATIVA - GJU-PR-05-FR-01, con el cual se lleva el seguimiento a la
realización del procedimiento.
numerales 4 y 7 son diferentes. Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Listado de Asistencia
NTC-ISO 9001:08 Núm. - Se diligencia el formato SEGUIMIENTO AGENDA LEGISLATIVA - GJU-PR- El procedimiento GJU-PR-05 Segimiento Agenda Lejislativa se 12. Realizar mesa de trabajo con el grupo de mejoramiento El procedimiento fue actualziado por parte del grupo de mejoramiento a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
288 4.2.3.
H5-2017
05-FR-01, sin embargo, cuando no se encuentra información para actualizar se encuentra desactualizado desde su creación para la revisión del procedimiento GJU-PR-05.
2 5/18/2017 11/28/2017 100% GJU DJUR Cerrada 2/20/2017 2/20/2017 No
Acta de reunión el día 16/11/2017 como se peude verificar en la lsita de asistencia de seguimiento 24-04-2018.
dejan en blanco las columnas de "NORMA", "TEMA", "ESTADO" y
"PUBLICADO POR".
- No se realiza la revisión "permanentemente" de la agenda legislativa,
incumpliendo el numeral 5, ya que no se encontró el reporte para los periodos
del 20/01/2016 a 30/06/2016 y del 22/12/2016 a 28/02/2017.
En el numeral 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, en las actividades de
los ítems 6 y 7, el cargo responble es el Director Jurídico.
- No se evidencia la trazabilidad de la normatividad que requiere ser analizada
por parte de la Dirección Jurídica, siendo éste el punto de control del ítem 3 del
numeral 7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
En el PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO AGENDA LEGISLATIVA - GJU-PR-05

se evidenció lo siguiente:
- En el numeral 3. DEFINICIONES se relaciona el significado de "ACTO
ADMINISTRATIVO", sin embargo, en el procedimiento no se menciona.
- En el numeral 9 no se relaciona el formato de SEGUIMIENTO AGENDA
LEGISLATIVA - GJU-PR-05-FR-01, con el cual se lleva el seguimiento a la
realización del procedimiento.
numerales 4 y 7 son diferentes. Con memorando 20173154390 se remite a la Oficina Asesora de Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. - Se diligencia el formato SEGUIMIENTO AGENDA LEGISLATIVA - GJU-PR- El procedimiento GJU-PR-05 Segimiento Agenda Lejislativa se 13. Actualizar el procedimiento GJU-PR-05 Segimiento a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
289 4.2.3.
H5-2017
05-FR-01, sin embargo, cuando no se encuentra información para actualizar se encuentra desactualizado desde su creación Agenda Lejislativa
Memorando 1 5/18/2017 12/15/2017 100% GJU DJUR Planeación la actualziación del procedimiento GJU-PR-05 y el Cerrada 12/15/2017 No
formato GJU-PR-05-FR-01 de seguimiento 24-04-2018.
dejan en blanco las columnas de "NORMA", "TEMA", "ESTADO" y
"PUBLICADO POR".
- No se realiza la revisión "permanentemente" de la agenda legislativa,
incumpliendo el numeral 5, ya que no se encontró el reporte para los periodos
del 20/01/2016 a 30/06/2016 y del 22/12/2016 a 28/02/2017.
En el numeral 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, en las actividades de
los ítems 6 y 7, el cargo responble es el Director Jurídico.
- No se evidencia la trazabilidad de la normatividad que requiere ser analizada
por parte de la Dirección Jurídica, siendo éste el punto de control del ítem 3 del
numeral 7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
Revisado el procedimiento GJU-PR-01 Defensa judicial, se evidenciaron las

siguientes deficiencias:
En los numerales 13 y 15 del procedimiento, se verifica que existe una planilla Mesa de trabajo realizada el día 19 de Febrero de 2018 en la oficina
que debe ser diligenciada al momento de la entrega de piezas procesales por de las DJUR para la revisión de los procedimientos GJU-PR-01
14. Realizar mesa de trabajo con el grupo de mejoramiento Listado de Asistencia Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. parte de los servidores, sin embargo no se encuentra debidamente codificada y a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
290 4.2.3.
H6-2017
no es un documento controlado dentro del sistema.
Falta de actualización y documentación de los procedimientos para la revisión del procedimiento GJU-PR-01 Defensa 2 5/18/2017 2/20/2018 100% GJU DJUR Defensa Judicial y GJU-PR-08 Cumplimiento de Sentencias y Cerrada 2/20/2018
Judicial. Acta de reunión Conciliaciones, se adjunta acta y lsitado de asistencia como de seguimiento 24-04-2018.
No hay un control para verificar que los documentos o piezas procesales a
cargo de los contratistas sean entregados en su totalidad al encargado de evidencia.
archivo (técnico administrativo) para su archivo dentro de las carpetas de la
serie documental procesos judiciales.

En los numerales 13 y 15 del procedimiento, se verifica que existe una planilla
que debe ser diligenciada al momento de la entrega de piezas procesales por Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 Núm. parte de los servidores, sin embargo no se encuentra debidamente codificada y Con memorando 20183111974 del 21/02/2018 se envio a la OAP a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
291 4.2.3.
H6-2017
Falta de actualización y documentación de los procedimientos 15. Actualizar el procedimiento GJU-PR-01 Defensa Judicial. Memorando 1 5/18/2017 2/20/2018 100% GJU DJUR Cerrada 2/20/2018
para publicación en procesos y procedimientos de seguimiento 24-04-2018.
cargo de los contratistas sean entregados en su totalidad al encargado de

En los numerales 13 y 15 del procedimiento, se verifica que existe una planilla
que debe ser diligenciada al momento de la entrega de piezas procesales por Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
16. Solicitar a SIGESPU codificar la planilla de entrega de
NTC-ISO 9001:08 Núm. parte de los servidores, sin embargo no se encuentra debidamente codificada y Con memorando 20183111974 del 21/02/2018 se envio a la OAP a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
292 4.2.3.
H6-2017
Falta de actualización y documentación de los procedimientos piezas procesales que hace parte del procedimiento de Memorando 1 5/18/2017 2/20/2018 100% GJU DJUR Cerrada 2/20/2018
Defensa Judicial. para publicación en procesos y procedimientos de seguimiento 24-04-2018.
cargo de los contratistas sean entregados en su totalidad al encargado de
Verificado el procedimiento GJU - PR-09, se pudo establecer que al no haber Necesidad de modificar la Politica de Prevencion del Daño
NTC-ISO 9001:08 política de prevención del daño antijurídico adoptada por medio de acto Antijuridico elaborada por la CAR, de acuerdo a las directrices 1. Aprobacion por parte del Comité de Conciliación de la Con acta del 11/12/2017 se realizo la publicación del procedimiento a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
293 Núm. 4.2.4
H7-2017
administrativo, el procedimiento carece de sustento y por ende no fue posible impartidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Politica 2017
Acta de Comité 1 5/18/2017 12/15/2017 100% GJU DJUR Cerrada 12/15/2017 No
GJU-PR-09 porparte de los integrantes del grupo de seguimiento 24-04-2018.
auditarlo, de tal manera que se está incumpliendo un deber legal Estado - ANDJE
Verificado el procedimiento GJU - PR-09, se pudo establecer que al no haber Necesidad de modificar la Politica de Prevencion del Daño 2.Realizar mesa de trabajo con el grupo de mejoramiento El procedimiento fue actualziado por parte del grupo de mejoramiento Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Listado de Asistencia
NTC-ISO 9001:08 política de prevención del daño antijurídico adoptada por medio de acto Antijuridico elaborada por la CAR, de acuerdo a las directrices para la revisión y actualización del procedimiento GJU-PR-09 a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
294 Núm. 4.2.4
H7-2017
administrativo, el procedimiento carece de sustento y por ende no fue posible impartidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Formulación e Implementación de Políticas de Prevención del
2 5/18/2017 12/15/2017 100% GJU DJUR el día 11/12/2017 como se peude verificar en la lista de asistencia y Cerrada 12/15/2017 No
Acta de reunión el acta de seguimiento 24-04-2018.
auditarlo, de tal manera que se está incumpliendo un deber legal Estado - ANDJE Daño Antijurídico.
Verificado el procedimiento GJU - PR-09, se pudo establecer que al no haber Necesidad de modificar la Politica de Prevencion del Daño Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
3. Actualizar el procedimiento GJU-PR-09 Formulación e
NTC-ISO 9001:08 política de prevención del daño antijurídico adoptada por medio de acto Antijuridico elaborada por la CAR, de acuerdo a las directrices Con memorando 20173154872 del 12/12/2017 se envio a planeación a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
295 Núm. 4.2.4
H7-2017
administrativo, el procedimiento carece de sustento y por ende no fue posible impartidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Implementación de Políticas de Prevención del Daño Memorando 1 5/18/2017 12/15/2017 100% GJU DJUR Cerrada 12/15/2017 No
Antijurídico. la actualziación del procedimiento GJU-PR-09 de seguimiento 24-04-2018.
auditarlo, de tal manera que se está incumpliendo un deber legal Estado - ANDJE
Verificado el procedimiento GJU - PR-09, se pudo establecer que al no haber Necesidad de modificar la Politica de Prevencion del Daño Con memorando 20174100191 del 26/07/2017 se socializo la
NTC-ISO 9001:08 política de prevención del daño antijurídico adoptada por medio de acto Antijuridico elaborada por la CAR, de acuerdo a las directrices Politica Publica de Prevención del Daño Antijuridico, la cual fue a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
296 Núm. 4.2.4
H7-2017
administrativo, el procedimiento carece de sustento y por ende no fue posible impartidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
4. .Socialización de la Política Circular 1 5/18/2017 12/15/2017 100% GJU DJUR Cerrada 12/15/2017 No
aprobada mediante acta No. 12 de 14/06/2017 por parte del comité de seguimiento 24-04-2018.
auditarlo, de tal manera que se está incumpliendo un deber legal Estado - ANDJE de conciliación
Existe desorden del procedimiento generando confusiones para la toma Mesa de trabajo realizada el día 19 de Febrero de 2018 en la oficina
decisiones como se puede verificar en los numerales 5, al 19; además, se de las DJUR para la revisión de los procedimientos GJU-PR-01 Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
5. Realizar mesa de trabajo con el grupo de mejoramiento Listado de Asistencia
NTC-ISO 9001:08 establecen pasos dentro del procedimiento que realizan otras dependencias y a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
297 Núm. 4.2.4
H8-2017
que no tienen que ver con los procedimientos jurídicos ya que los procesos
Falta de actualizacion del procedimiento para la revisión del procedimiento GJU-PR-08 Cumplimiento 2 5/18/2017 2/15/2018 100% GJU DJUR Defensa Judicial y GJU-PR-08 Cumplimiento de Sentencias y Cerrada 2/15/2018
de Sentencias y Conciliaciones Acta de reunión Conciliaciones, se adjunta acta y lsitado de asistencia como de seguimiento 24-04-2018.
deben ser congruentes con la realidad, es decir, estos deben reflejar las
actividades que se llevan a cabo en la dependencia. evidencia.
Existe desorden del procedimiento generando confusiones para la toma

decisiones como se puede verificar en los numerales 5, al 19; además, se
NTC-ISO 9001:08 establecen pasos dentro del procedimiento que realizan otras dependencias y 6. Actualizar el procedimiento GJU-PR-08 Cumplimiento de Con memorando 20183111974 del 21/02/2018 se envio a la OAP a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
298 H8-2017 Falta de actualizacion del procedimiento Memorando 1 5/18/2017 2/15/2018 100% GJU DJUR Cerrada 2/15/2018
Núm. 4.2.4 que no tienen que ver con los procedimientos jurídicos ya que los procesos Sentencias y Conciliaciones para publicación en procesos y procedimientos de seguimiento 24-04-2018.
deben ser congruentes con la realidad, es decir, estos deben reflejar las
actividades que se llevan a cabo en la dependencia.
Existe desorden del procedimiento generando confusiones para la toma

decisiones como se puede verificar en los numerales 5, al 19; además, se 7. Socialización del procedimiento de Cumplimiento de Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 establecen pasos dentro del procedimiento que realizan otras dependencias y Sentencias y Conciliaciones con la oficina de Talento Se adjunta listado de asistencia del 19/02/2018 por la cual se a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
299 Núm. 4.2.4
H8-2017
que no tienen que ver con los procedimientos jurídicos ya que los procesos
Falta de actualizacion del procedimiento
Humano y Financiera para que se conozca el paso a paso
Listado de Asistencia 1 5/18/2017 3/15/2018 100% GJU DJUR Cerrada 3/15/2018
modifica el procedimiento GJU-PR-01 y GJU-PR-08 de seguimiento 24-04-2018.
deben ser congruentes con la realidad, es decir, estos deben reflejar las del mismo.
actividades que se llevan a cabo en la dependencia.
De acuerdo el numeral 8 del procedimiento GJU-PR-10 Provisión Contable

Procesos Judiciales, no se evidenció el envío oportuno del reporte de la Se envio la información de los pasibos contengentes a DAF
1. Envío de la información de los pasivos contingentes a Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NTC-ISO 9001:08 provisión contable a la DAF (Reporte de marzo-17: 11-04-2017, reporte de mediante radicados 20173124092, 20173129050, 20173134039, a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
300 Núm.. 5.5.3.
H9-2017
febrero-17: 10-04-2017, reporte de diciembre-16: 25-01-2017), generando
Incumplimiento del procedimiento través de Memorando SIDCAR dentro de los 5 primeros días Memorando 11 5/18/2017 4/5/2018 100% GJU DJUR Cerrada 4/5/2018
hábiles de cada mes al DAF 20173138741, 20173143722, 20173148461, 20173153682, de seguimiento 24-04-2018.
retrasos para la consolidación contable, incumpliendo con los mecanismos de 20183100132, 20183107633, 20183114315, 20183119170
comunicación oportuna entre dependencias.
De acuerdo el numeral 8 del procedimiento GJU-PR-10 Provisión Contable

Procesos Judiciales, no se evidenció el envío oportuno del reporte de la
NTC-ISO 9001:08 provisión contable a la DAF (Reporte de marzo-17: 11-04-2017, reporte de Se adjunta listado deln asistencia del 12/03/2018 por la cual se a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
301 Núm.. 5.5.3.
H9-2017
febrero-17: 10-04-2017, reporte de diciembre-16: 25-01-2017), generando
Incumplimiento del procedimiento 2. Socializar el procedimiento GJU- PR-10 Listado de Asistencia 1 5/18/2017 4/5/2018 100% GJU DJUR Cerrada 4/5/2018
socailiza los procedimientos GJU-PR-08 y GJU-PR-10 de seguimiento 24-04-2018.
retrasos para la consolidación contable, incumpliendo con los mecanismos de
comunicación oportuna entre dependencias.
El procedimiento GJU - PR- 03 Elaboración de actos administrativos está Acta del grupo de mejormaiento del proceso el día 11 de septiembre
dirigido a al proceso de autoridad ambiental y no de gestión jurídica, esto se 1. Realizar mesa de trabajo con el grupo de mejoramiento de Listado de Asistencia de 2017 en el cual se establecio la eliminación del procedimeinto ya Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
7.2.1. ISO 9001 NTC El procedimiento GJU - PR- 03 Elaboración de actos a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
302 GP1000:2009
H10-2017 puede evidenciar a partir del análisis y verificación del paso a paso del
los procesos de Gestión Jurídica y Autoridad Ambiental para 2 5/18/2017 9/15/2017 100% GJU DJUR que carece de objeto, toda vez que el cada procedimiento del Cerrada 9/15/2017 No
procedimiento, y en el alcance del mismo, de tal manera que se incumple la la revisión del procedimiento GJU-PR-03. Acta de reunión proceso de autoridad Ambiental se regula la forma y términos de de seguimiento 24-04-2018.
determinación de requisitos relacionados con el producto. emitir el acto administrativo.
El procedimiento GJU - PR- 03 Elaboración de actos administrativos está

dirigido a al proceso de autoridad ambiental y no de gestión jurídica, esto se 2. Actualizar el procedimiento GJU-PR-03 o en su defecto Con memorando 20173139423 a la Oficina Asesora de Planeación Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
7.2.1. ISO 9001 NTC El procedimiento GJU - PR- 03 Elaboración de actos a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
303 GP1000:2009
H10-2017 puede evidenciar a partir del análisis y verificación del paso a paso del
establecer parametros su eliminación; enviar a la oficina Memorando 1 5/18/2017 11/24/2017 100% GJU DJUR se Solicitud Eliminación del Procedimiento GJU-PR-03 Actos Cerrada 11/24/2017 No
procedimiento, y en el alcance del mismo, de tal manera que se incumple la asesora de planeación memorando informando los resultados Administrativos. de seguimiento 24-04-2018.
determinación de requisitos relacionados con el producto.
En la auditoría se evidenció que el personal no tiene claridad acerca de los

elementos de protección personal (EPP) que deben utilizar de acuerdo a sus
Desconocimiento de la necesidad de los elementos de Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
4.4.6 OHSAS actividades y desconoce el profesiograma establecido en la Corporación (GHU- 1. Solicitar a través de memorando a la oficina de Talento
proteccion personal, Riesgos en Seguridad y salud en el Con memorando 20183119663 del 11/04/2018 se solicita a la OTH la a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
304 18001:2007 Control H11-2017 PN-01-MT-03), en el cual se encuentran los EPP de acuerdo al cargo.
trabajo, así como del profesiograma establecido por la
Humano capacitación en Riesgos en Seguridad y Salud en el Memorando 1 5/18/2017 4/2/2018 100% GJU DJUR Cerrada 4/2/2018
operacional Trabajo, EPP asi como en el Profesiograma capacitación en seguridad y salud en el trabajo, EPP y profesiograma de seguimiento 24-04-2018.
Corporación
De igual manera se desconocen los riesgos en seguridad y salud en el trabajo
de acuerdo a sus actividades.
Durante la auditoria, se evidenció lo siguiente:

- El personal del proceso no identifica a todos los brigadistas del área.
- El listado de personal por área que se encuentra en el botiquín está
desactualizado, debido a que no se relacionan los contratistas nuevos.
4.4.7 OHSAS Mediante circular 20184100122 del 12/04/2018 se socializa a los Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
- En los planos de la ruta de evacuación del piso no se ubica la camilla, ni el
18001:2007 Preparación Desconocimiento por parte de algunos funcionarios y 1. Socializar con los Funcionarios y contratistas del área para
305 H12-2017 extintor, ni el botiquín. Circular 1 5/18/2017 4/15/2018 100% GJU DJUR funcionarios y contratisatas de la dependencia los brigadistas del a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha Cerrada 4/15/2018
y respuesta ante contratistas frente a las normas OHSAS que tengan pleno conocimiento respecto a los brigadistas de seguimiento 24-04-2018.
- En el botiquín se identificó elementos vencidos, tales como Sodio Cloruro área.
emergencias
(suero) (vence FEB/2017), y la gasa (vence 02/06/15).
Lo anterior incumple el numeral 4.4.7 Preparación y respuesta ante

emergencias de la Norma OHSAS 18001:2007.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

- El personal del proceso no identifica a todos los brigadistas del área. Se realizaron las revisiones al botiquen de la DJUR del 6 piso, en la
- El listado de personal por área que se encuentra en el botiquín está fechas 16/05/2017, 19/07/2017, 12/09/2017, 16/11/17 se deja
desactualizado, debido a que no se relacionan los contratistas nuevos. cosntancia en las actas escaneadas.
4.4.7 OHSAS Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
18001:2007 Preparación Desconocimiento por parte de algunos funcionarios y 2. Revisar bimensualmente los elementos del Botiquin para a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
306 y respuesta ante
H12-2017 extintor, ni el botiquín.
contratistas frente a las normas OHSAS precaver un posible vencimiento
Acta 6 5/18/2017 4/15/2018 100% GJU DJUR Cerrada 4/15/2018 No
- En el botiquín se identificó elementos vencidos, tales como Sodio Cloruro Para el año 2018 por el traslado de la sede a las nuevas de seguimiento 24-04-2018.
emergencias instalaciones el botiquen fue entregado por la OTH en el mes de
marzo, siendo este nuevo, por lo tanto se solicita a la OCIN dar cierre
Lo anterior incumple el numeral 4.4.7 Preparación y respuesta ante a la actividad.

desactualizado, debido a que no se relacionan los contratistas nuevos. Los planos a los que hace referencia el hallazgo hacian parte del
4.4.7 OHSAS Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
18001:2007 Preparación Desconocimiento por parte de algunos funcionarios y 3. Solicitar a la oficina de talento humano actualizacion de los antiguo edificio, por lo tanto se solicita a la OCIN ver la posiblidad de a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
contratistas frente a las normas OHSAS planos del piso 6.
Memorando 1 5/18/2017 4/15/2018 100% GJU DJUR Cerrada 4/15/2018
- En el botiquín se identificó elementos vencidos, tales como Sodio Cloruro dar cierre a esta actividad, en cuanto la Corporación se encuentra en de seguimiento 24-04-2018.
emergencias nuevas instalaciones, y esta tienen los planos actualziados


desactualizado, debido a que no se relacionan los contratistas nuevos.
4.4.7 OHSAS
- En los planos de la ruta de evacuación del piso no se ubica la camilla, ni el 4. Actualizar el listado del personal que se encuentra en el Se anexa listado del personal que se encuentra en el Botiquín al Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
18001:2007 Preparación Desconocimiento por parte de algunos funcionarios y Formato GHU-PN-22-FR- a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
contratistas frente a las normas OHSAS
Botiquín al momento de vincularse o desvincularse un
03
1 5/18/2017 4/15/2018 100% GJU DJUR momento de vincularse o desvincularse un funcionario o contratista. Cerrada 4/15/2018
- En el botiquín se identificó elementos vencidos, tales como Sodio Cloruro funcionario o contratista. Formato GHU-PN-22-FR-03 de seguimiento 24-04-2018.
emergencias

emergencias
1. OAM-PR-18 de la Norma OHSAS
"Metodología 18001:2007.
Ronda Hídrica Ajustada a Cuerpos Hídricos
Superficiales". En responsabilidades no se evidencia las 10 cuencas que
pertenecen a la jurisdicción CAR. Aclarar ítem 1, en ítem 2 no menciona la guía
OAM-PR-13-GI-01 Evaluación y Calificación de Predios Criterios. No se
observa la proyección de acto administrativo por parte de los profesionales
DGOAT, en ítem 6 y 7 cambiar responsable. No se observa en el procedimiento
la comunicación del producto final a entes territoriales y direcciones regionales.
2. Procedimiento OAM- PR- 17, Gestión del PUEAA:

- No se evidenció el cumplimiento de las actividades 1, 6, 7, 8 y 9 del
4.2.3 NTCGP 1000:2009,
procedimiento. La DMMLA no tiene identificados el 100% de los usuarios que Falta de revisión documental del procedimiento de manera
ISO 9001:2008 y 3.1.2.
aún no han presentado PUEAA, tampoco el estado de implementación de los periódica para ajustar conforme a cambios que se presenten en
de MECI.
presentados. Las Direcciones Regionales auditadas, DRAG, DRBC Y DRSU, la Corporación.
desconocen el estado actual de los PUEAA aprobados y no llevan un control
4.2.3 NTCGP 1000:2009,
del estado de implementación, el mejor control y seguimiento de PUEAA lo lleva No se han tenido en cuenta las 10 cuencas de la jurisdicción de
ISO 9001:2008 y 3.1.2.
la DRSU. la CAR, debido a que cuando se implementó el procedimiento
de MECI.
OAM-PR-18 la prioridad eran las 3 cuencas priorizadas en el Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
3. Procedimiento OAM PR-11 Monitoreo del Recurso Hídrico Superficial y anterior plan de acción (PA), en el actual PA se está trabajando Ajustar los procedimientos . OAM-PR9 ; OAM-PR-10 ; documentos ajustados Con memorando radicado 20173143613 del 05/10/2017 se enviaron a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
309 2.1.1 MECI,7.5.1 f) ISO HI3-2017 5 8/1/2017 12/31/2017 100% AAM DJUR Cerrada 3/31/2018 12/31/2017 No
Calidad del Aire. No se evidenció cómo se da cumplimiento a las actividades: sobre todas las cuencas. Respecto a la Guía OAM-PR-13-GI- OAMPR-11 ; OAM-PR-17 ; OAM-PR-18. procedimientos ajustados los procedimientos a la OAP para su publicación. de seguimiento 24-04-2018.
9001: 2008 NTCGP
1."Identificar necesidades de monitoreo del recurso hídrico y de calidad del aire 01 Evaluación y Calificación de Predios Criterios, no pertenece
1000:2009 Control de la
para la gestión ambiental" y 4 "revisar y calibrar los equipos e instrumentos de a este procedimiento, sin embargo tendremos en cuenta la guía
producción y la
monitoreo", en lo relacionado con los equipos de monitoreo de la red de metodológica para la definición, delimitación de zonas de ronda
prestación del servicio.
calidad hídroclimatológica automáticos y satelitales. Los formatos que utilizan adoptada en la resolución 0608
en la operación del procedimiento no están asociados a éste, formatos OAM PR
7.5.2 ISO 9001:2008,
11 FR 01 a FR 11, por lo que el procedimiento no se constituye en un estándar, Procedimientos desactualizados acorde con la dinamica de la
NTCGP 1000:2009
no es un paso a paso que cualquier operador pueda seguir para repetir el entidad y alineados al PA
Control operacional.
mismo procedimiento y obtener el mismo resultado.
4. No se da cumplimiento a la actividad 1 de los procedimientos OAM-PR-09 y

OAM-PR-10: "Producto de la labor desarrollada, se genera un documento
técnico de priorización a corto, mediano y largo plazo, que será revisado y
aprobado por la Dirección de la DMMLA y presentado a la Dirección General
para su aprobación. Este documento se revisará y ajustará periódicamente
(bianualmente)". No se evidenció el cumplimiento de esta actividad. Así mismo,
en dichos procedimientos mencionan realizar identificación, inventario,
1. OAM-PR-18
monitoreo "Metodologíaaire;
del componente Ronda
del Hídrica Ajustada
componente aire anoCuerpos Hídricos
se evidenció la
Superficiales".
ejecución en esteEn procedimiento.
responsabilidades
Este notema
se que
evidencia las 10 inmerso
se encuentra cuencasenque el
pertenecen a la"OAM
procedimiento jurisdicción
PR-11,CAR. Aclarar
Monitoreo deítem 1, enHídrico
Recurso ítem 2 yno menciona
calidad la guía
del aire".
OAM-PR-13-GI-01 Evaluación y Calificación de Predios Criterios. No se
observa la proyección de acto administrativo por parte de los profesionales
DGOAT, en ítem 6 y 7 cambiar responsable. No se observa en el procedimiento
la comunicación del producto final a entes territoriales y direcciones regionales.
2. Procedimiento OAM- PR- 17, Gestión del PUEAA:

- No se evidenció el cumplimiento de las actividades 1, 6, 7, 8 y 9 del
4.2.3 NTCGP 1000:2009,
procedimiento. La DMMLA no tiene identificados el 100% de los usuarios que Falta de revisión documental del procedimiento de manera
ISO 9001:2008 y 3.1.2.
aún no han presentado PUEAA, tampoco el estado de implementación de los periódica para ajustar conforme a cambios que se presenten en
de MECI.
presentados. Las Direcciones Regionales auditadas, DRAG, DRBC Y DRSU, la Corporación.
desconocen el estado actual de los PUEAA aprobados y no llevan un control
4.2.3 NTCGP 1000:2009,
del estado de implementación, el mejor control y seguimiento de PUEAA lo lleva No se han tenido en cuenta las 10 cuencas de la jurisdicción de
ISO 9001:2008 y 3.1.2.
la DRSU. la CAR, debido a que cuando se implementó el procedimiento Se ajustaron los procedimientos . OAM-PR9 ; OAM-PR-10 ;
de MECI.
OAM-PR-18 la prioridad eran las 3 cuencas priorizadas en el OAMPR-11 ; OAM-PR-17 ; OAM-PR-18. los cuales se pueden
3. Procedimiento OAM PR-11 Monitoreo del Recurso Hídrico Superficial y anterior plan de acción (PA), en el actual PA se está trabajando Ajustar los procedimientos . OAM-PR9 ; OAM-PR-10 ; documentos ajustados
310 2.1.1 MECI,7.5.1 f) ISO HI-2017 5 8/1/2017 12/31/2017 100% OOA DRN evidenciar en el sistema :PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - Cerrada 12/31/2017
Calidad del Aire. No se evidenció cómo se da cumplimiento a las actividades: sobre todas las cuencas. Respecto a la Guía OAM-PR-13-GI- OAMPR-11 ; OAM-PR-17 ; OAM-PR-18. procedimientos ajustados
9001: 2008 NTCGP Manual de procesos y procedimientos SIGESPU -Proceso Oferta y
1."Identificar necesidades de monitoreo del recurso hídrico y de calidad del aire 01 Evaluación y Calificación de Predios Criterios, no pertenece
1000:2009 Control de la Ordenamiento Ambiental.
para la gestión ambiental" y 4 "revisar y calibrar los equipos e instrumentos de a este procedimiento, sin embargo tendremos en cuenta la guía
producción y la
monitoreo", en lo relacionado con los equipos de monitoreo de la red de metodológica para la definición, delimitación de zonas de ronda
prestación del servicio.
calidad hídroclimatológica automáticos y satelitales. Los formatos que utilizan adoptada en la resolución 0608
en la operación del procedimiento no están asociados a éste, formatos OAM PR
7.5.2 ISO 9001:2008,
11 FR 01 a FR 11, por lo que el procedimiento no se constituye en un estándar, Procedimientos desactualizados acorde con la dinamica de la
NTCGP 1000:2009
no es un paso a paso que cualquier operador pueda seguir para repetir el entidad y alineados al PA
Control operacional.
mismo procedimiento y obtener el mismo resultado.
4. No se da cumplimiento a la actividad 1 de los procedimientos OAM-PR-09 y

OAM-PR-10: "Producto de la labor desarrollada, se genera un documento
técnico de priorización a corto, mediano y largo plazo, que será revisado y
aprobado por la Dirección de la DMMLA y presentado a la Dirección General
para su aprobación. Este documento se revisará y ajustará periódicamente
(bianualmente)". No se evidenció el cumplimiento de esta actividad. Así mismo,
en dichos procedimientos mencionan realizar identificación, inventario,
monitoreo del componente aire; del componente aire no se evidenció la
ejecución en este procedimiento. Este tema que se encuentra inmerso en el
El proceso no"OAM
procedimiento respondió enMonitoreo
PR-11, términos 167 solicitudes
de Recurso externas.
Hídrico La DMMLA
y calidad del aire".de
términos y DGOAT de 2.161 radicaciones recibidas, respondió fuera de
términos 159, lo que genera un riesgo de tipo legal para la organización por
posibles tutelas.
En cuanto a las respuestas a usuarios internos, DMMLA respondió 51 fuera de
términos del 1 de junio de 2016 al 30 de abril de 2017. esto genera un riesgo,
pues dificulta la ejecución de la operaciones internas, no se responde
oportunamente a los usuarios internos, partes interesas en el proceso.
1. Falta de seguimiento por parte de los supervisores en los
No se evidenció la publicación y comunicación de las nueve (9) Evaluaciones
trámites asignados a los diferentes contratistas supervisados.
Regionales del Agua a las partes interesadas, informan que actualmente estos
2. Falta de de compromiso por parte de los contratistas y
funcionarios de la Dirección en darle respuesta atendiendo el
principio de eficiencia a los trámites asignados a su cargo.
3. Los documentos de las Evaluaciones Regionales del Agua –
estar disponibles para las partes interesada.
ERA, NO están diagramados y digitalizados para poder ser
1. Realizar el seguimiento a través de los reportes que tramitar el 100% de las
3. MECI Información y publicados. Deben además, tener visto bueno por parte de la
No se da cumplimiento a la actividad 5 del procedimiento OAM-PR-09 genera el SIDCAR, Determinar el total de peticiones solicitudes que llegen a la
comunicación 5.5.3 y Oficina Asesora de Comunicaciones de la Corporación.
"Disponer los resultados generados por los inventarios y evaluaciones de la recibidas, Estadísticas de atención de las mismas y Temas Direccion. Se tramitaron el 100% de las solicitudes que llegaron a la Dirección
311 7.2.3 ISO 9001:2009, H2-2017
biodiversidad, para su divulgación y conocimiento de los diferentes usuarios
4. Los boletines generados por el Centro de monitoreo,
centrales de consulta.
100 7/17/2017 12/31/2017 100% OOA DRN Cerrada 12/31/2017
4.4.3 OHSAS e ISO hidrológico y del Clima no se publicaron debido a que dichos con respuestas de fondo y oportunas
(internos y externos) en el sistema de información de la Corporación, pagina Respuestas de fondo y
14001 boletines fueron enviados vía correo electrónico a los
Web institucional, Portales de información pública institucionales". Respecto de Dar respuesta de fondo a las radicaciones asignadas oportunas
interesados para toma de decisiones internas y externas, así En la página Web de la Corporación esta creado el LINK,
los siguientes documentos resultantes:
mismo la oficina de comunicaciones emitió boletines de prensa http://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=80556, el cual fue
en base a la información hidrometeoro lógica suministrada por solicitado mediante Memorando DMMLA No. 20173127176 de fecha
Plan de Manejo y Conservación de la Nutria Neo tropical (Contra longicaudis)
esta Dirección. Además no se conto con el personal suficiente 22/06/2017; esto, con el fin de subir a la página Web las
en la Jurisdicción de la CAR Cundinamarca.
para el periodo faltante.
• Plan de Manejo y Conservación del Venado Soche (Mazana Rufina) en la Evaluaciones Regionales del Agua – ERA; este documento cuenta
6. No se contaba con un link en la pagina para publicar la
Jurisdicción CAR. con su respectiva Constancia de publicación. Mediante Memorandos
informacion
• Plan de Manejo y Conservación de Perezoso Choloepus Hoffman ni en la DMMLA No. 20173152016 (27/11/2017), 20173153221 (04/12/2018)
Jurisdicción CAR. y DRN No. 20183105485 (26/01/2018), 20183115374 (14/03/2018) y
20183116886 (22/03/2018), se realizó la respectiva solicitud de subir
Lo mismo ocurre con los resultados del procedimiento OAM PR-10, en cuanto a
la información de la Evaluación Regional del Agua – ERA de: Cuenca
las responsabilidades de DMMLA " Liderar y orientar las acciones necesarias
para la divulgación y socialización de la gestión realizada y los resultados de los Alta del río Bogotá, cuenca media del río Bogotá, cuenca baja del río
monitorios, reportes, estadísticas e informes de la biodiversidad (Fauna, Flora, Bogotá, cuenca ríos Ubaté – Suárez, cuenca río Blanco, cuenca río
Suelo, Ecosistemas, Poblacionales, Especies priorizadas) y los servicios eco Sumapáz, cuenca río Minero, cuenca río Negro, cuenca río Machetá,
sistémicos asociados para la jurisdicción CAR". cuenca río Gachetá, cuenca río Seco y otros directos al Magdalena;
documentos que ya cuentan con los requisitos de imagen
Institucional exigidos por la Oficina Asesora de Comunicaciones –
términos y DGOAT de 2.161 radicaciones recibidas, respondió fuera de OAC de la Corporación). Mediante memorando DRN No.
términos 159, lo que genera un riesgo de tipo legal para la organización por 20183111095 (15/02/2018), se presenta el Informe de publicación en
posibles tutelas. página Web de la Evaluación Regional del Agua – ERA de la Cuenca
En cuanto a las respuestas a usuarios internos, DMMLA respondió 51 fuera de Alta del rio Bogotá. Los siguientes son los números de memorandos
términos del 1 de junio de 2016 al 30 de abril de 2017. esto genera un riesgo, y oficios con los que se han radicado 117 publicaciones de la
pues dificulta la ejecución de la operaciones internas, no se responde Evaluación Regional del Agua – ERA de la Cuenca Alta del rio
oportunamente a los usuarios internos, partes interesas en el proceso. Bogotá: 20182105607, 20182105608, 20182105609, 20182105610,
1. Falta de seguimiento por parte de los supervisores en los
No se evidenció la publicación y comunicación de las nueve (9) Evaluaciones 20182105611, 20182105612, 20182105619, 20182105644,
trámites asignados a los diferentes contratistas supervisados.
Regionales del Agua a las partes interesadas, informan que actualmente estos 20182105645, 20182105646, 20182105647, 20182105766,
2. Falta de de compromiso por parte de los contratistas y
funcionarios de la Dirección en darle respuesta atendiendo el 20182105767, 20182105768, 21082105769, 20182105770,
principio de eficiencia a los trámites asignados a su cargo. 20182105771, 20182105772, 20182105773, 20182105774,
3. Los documentos de las Evaluaciones Regionales del Agua – 20182105775, 20182105776, 20182105777, 20182105778,
estar disponibles para las partes interesada. Se realiza verificación en la página web de la CAR, y se
ERA, NO están diagramados y digitalizados para poder ser 20182105779, 20182105780, 20182105841, 20182105842, evidencia las publicaciones de las Evaluaciones Regionales
3. MECI Información y publicados. Deben además, tener visto bueno por parte de la Publicación de los documentos de las Evaluaciones 20182105844, 20182105845, 20182105846, 20182106450,
No se da cumplimiento a la actividad 5 del procedimiento OAM-PR-09 del Agua Link: http://www.car.gov.co/index.php?
comunicación 5.5.3 y Oficina Asesora de Comunicaciones de la Corporación. Regionales del Agua, Estudios de biodiversidad y los
"Disponer los resultados generados por los inventarios y evaluaciones de la 20182106651, 20182106652, 20182106653, 20182106655, idcategoria=80556, Estudios de biodiversidad Link:
312 7.2.3 ISO 9001:2009, H2-2017
biodiversidad, para su divulgación y conocimiento de los diferentes usuarios
4. Los boletines generados por el Centro de monitoreo, boletines generados por el Centro de monitoreo hidrológico y documentos publicados 4 7/17/2017 12/31/2017 100% OOA DRN https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=79372 y los
Cerrada 12/31/2017
4.4.3 OHSAS e ISO hidrológico y del Clima no se publicaron debido a que dichos del clima de la jurisdicción CAR en la Página Web de la 20182106656, 20182106690, 20182106691, 20182106692,
(internos y externos) en el sistema de información de la Corporación, pagina 20182106693, 20182106694, 20182106695, 20182106696, boletines generados por el Centro de monitoreo hidrológico y
14001 boletines fueron enviados vía correo electrónico a los Corporación.
Web institucional, Portales de información pública institucionales". Respecto de 20182106756, 20182108192, 20182108359, 20182108360, del clima de la jurisdicción CAR Link: https://www.car.gov.co/?
interesados para toma de decisiones internas y externas, así
los siguientes documentos resultantes: 20182108361, 20182108362, 20182108363, 20182108364, idcategoria=10545
mismo la oficina de comunicaciones emitió boletines de prensa
en base a la información hidrometeoro lógica suministrada por 20182108365, 20182108366, 20182108367, 20182108368,
Plan de Manejo y Conservación de la Nutria Neo tropical (Contra longicaudis)
en la Jurisdicción de la CAR Cundinamarca.
esta Dirección. Además no se conto con el personal suficiente 20182108369, 20182108370, 20182108371, 20182108372,
para el periodo faltante. 20182108373, 20182108374, 20182108375, 20182108376,
• Plan de Manejo y Conservación del Venado Soche (Mazana Rufina) en la
6. No se contaba con un link en la pagina para publicar la 20182108377, 20182108378, 20182108409, 20182108410,
Jurisdicción CAR.
informacion 20182108411, 20182108412, 20182108413, 20182108414,
• Plan de Manejo y Conservación de Perezoso Choloepus Hoffman ni en la
Jurisdicción CAR. 20182108415, 20182111860, 20182111859, 20182111858,
20182111798, 20182111797, 20182111796, 20182111778,
Lo mismo ocurre con los resultados del procedimiento OAM PR-10, en cuanto a 20182111795, 20182111857, 20182111794, 20182111793,
las responsabilidades de DMMLA " Liderar y orientar las acciones necesarias 20182111856, 20182111855, 20182111792, 20182111811,
para la divulgación y socialización de la gestión realizada y los resultados de los 20182111810, 20182111809, 20182111808, 20182111807,
monitorios, reportes, estadísticas e informes de la biodiversidad (Fauna, Flora,
20182111806, 20182111805, 20182111804, 20182111803,
Suelo, Ecosistemas, Poblacionales, Especies priorizadas) y los servicios eco
sistémicos asociados para la jurisdicción CAR". 20182111801, 20182111800, 20182111799, 20182111791,
20182111790, 20182111789, 20182111788, 20182111787,
20182111786, 20182111785, 20182111784, 20182111783,
Revisada la meta: 4.2. "Monitorear, diagnosticar y modelar el cien por ciento 20182111782, 20182111781, 20182111780, 20182111779,
1.2.1 MECI, 7.1 ISO
(100%) de dos (2) acuíferos priorizados en el Territorio CAR", indicador:
9001:2008 Y NTCGP 20182110457, 20182110459, 20182110461, 20182112680,
"porcentaje de avance en el monitoreo, diagnóstico y modelación de los Ajustar los documentos: Se
1000:2009, 4.4.6 OHSAS
acuíferos" se observó: Documentos de definición de acuíferos priorizados, sin Falta de claridad en la elaboracion del documento de 1) Definición de acuíferos priorizados 20182110458. En cuanto a los boletines generados porde
ajustaron los documentos : 1) Definición acuíferos
el Centro de
e ISO 14001. priorizados . 2) Definición
monitoreo hidrológico y deldeclima
oferta
sehídrica
puedensubterránea
consultar en. 3)la Avance
página
H3-2017 determinar cuál es el 100% del áreas de los acuíferos a monitorear, priorizacion de acuiferos y desorganización de los documentos 2) Definición de oferta hídrica subterránea documentos 3 7/17/2017 12/31/2017 100% OOA DRN Cerrada 12/31/2017
diagnosticar y modelar. Se evidenció documento de definición de oferta hídrica de oferta y demanda del recurso hidrico subterraneo 3) Avance en la determinación de la demanda hídrica en la determinación de la demanda hídrica
https://www.car.gov.co/?idcategoria=10545 y lossubterráneas.
documentos Ver de
realización del producto. evidencia Consecutivo
estudios de biodiversidad de Acciones 3
en https://www.car.gov.co/index.php?
subterránea en construcción y documento de avance en la determinación de la subterránea s.
C). MECI 1.2.1 Planes,
demanda hídrica subterránea en construcción, por lo que no se cumplió la meta idcategoria=79372.
programas y proyectos
para el 2016.
La TRD, 200-86, 200-86.12, Planes de Manejo Recurso Hídrico Subterráneo,

que hace parte de la DMMLA, no se evidenció físicamente.
La TRD 200-97, 200.97.02, Programa Uso Eficiente y Ahorro del Agua PUEAA,
4.2.4 ISO 9001:2009 y DRSU DRAG, no se observaron los registros: Actas de Reunión y Listas de La tabla de retención documental de PUEAA 200,97,02 de las DRAG
Falta de revisión documental de los procedimientos y de
NTCGP 1000: 2008, Asistencia.
314 4.5.4 OHSAS e ISO
H4-2017
La TRD 200-52 Estudios, Diseños y Proyectos de Monitoreo y Modelamiento
solicitud de eliminación de tablas de retención no utilizadas por Revisar y actualizar las tablas de retencion documental . Documentos 3 7/17/2017 12/31/2017 100% OOA DRN y DRSU, se encuentran actualizadas con la información de actas de Cerrada 12/31/2017
DMMLA. reunión y listados de asistencia 2017.
14001 Ambiental, contiene del informe 1 al 9 y el informe final, sin firmar, del contrato
de prestación de servicios 580 de 2016,, lo que sugiere una duplicidad de
registros, pues los mismos reposan en el contrato en el archivo de la Secretaría
General. La TRD debe contener: informes de avance, estudios, diseños, planos,
informe final.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Revisadas las actas de comité técnico, TRD 200.01.19, comité técnico, actas,
listas de asistencia, 21-12-2016 y 2017: actas de fechas 13/02, 15/02, 24/02,
16/03 y 25/04/2017 se observa que el proceso de autoevaluación está
parcialmente documentado, no se consigna en las actas las dificultades, causas
2.1. y 2.1.1 o razones de los incumplimientos, y no se evidencia seguimiento a los Incluir en la agenda de citacion a reuniones del comite
Autoevaluación compromisos que se dejan consignados en las actas, tampoco se hace tecnico como primer punto la revision de los compromisos del El grupo PUEAA de la DRN, en reuniones efectuadas los días 04 y
Institucional del control y seguimiento trimestral al PAP- OAM, tal como lo establece la Resolución 2864 Citacion a reuniones a los integrantes del comité tecnico sin acta anterior y/ o realizar reuniones de autovaluacion de los 25 de septiembre de 2017 definieron las acciones para mejorar las
Acta reunion
la Gestión 8,1 de la NTC de 2016 en su título III, artículo 8, líderes de procesos CAR, literal j. "Realizar incluir en el orden del dia el punto de seguimiento a temas de DMMLA.
de reuniones de actividades que adelanta el grupo de trabajo , así como la
315 GP1000:2009, ISO H5-2017 autoevaluaciones trimestrales en comités técnicos del cumplimiento y/o compromisos y autoevaluacion Desarrollar con el equipo del PUEAA, reuniones en las 2 7/17/2017 12/31/2017 100% OOA DRN Cerrada 12/31/2017
9001:2008, 4.5.1 avance", podría generar un riesgo para la entidad por el incumplimiento de las cuales de realizará un análisis de las actividades ejecutadas;
seguimiento y coordinación de temas que manejan los profesionales y la forma de
autoevaluacion adelantarlos. Existen actas de reunión de las fechas anteriormente
OHSAS e ISO 14001, metas de los planes PA 2016-2019 y PAP - OAM 2017. Carencia de un programa de seguimiento de los PUEAS tomando como parámetro las metas propuesta por el equipo.
Seguimiento, medición y Se detallaran las debilidades y fortalezas del grupo con el fin mencionadas.
mejora. No se evidenció autoevaluación y seguimiento de los resultados de los de buscar acciones de mejora.
procedimientos: OAM PR-09, y OAM PR -17 Procedimiento para la gestión del
programa de uso eficiente y ahorro del agua - PUEAA. Tampoco se observó
documentalmente acciones implementadas como consecuencia de
autoevaluaciones realizadas.

técnico referido.
seguimiento a la implementación. Digitalizado hasta el folio 136 de 166 folios
que obran al expediente. Digitalizar los informes técnicos según los parámetros
7.5.2 ISO 9001:2008, 31712, tiene PUEAA aprobado en el 2016, sin embargo, se evidencia que a establecidos por el SIDCAR, a partir del 01 de enero de Carque de los informes Se cargan los informe técnicos que están asociados a un expediente
316 NTCGP 1000:2009 H6-2017 partir del folio 100 hasta el folio 162 faltan algunos documentos por digitalizar, Carque de la informacion al SAE no oportuna 2017. tecnicos generados por 100% 7/17/2017 12/31/2017 100% OOA DRN en el SAE antes de ser remitidos a la dirección regional .Ver Cerrada 12/31/2017
Control operacional. encontrándose saltos de paginas en el aplicativo SAE, ejemplo de esto es que Solicitar a la Direccion Regional el cargue de la informacion DMMLA en el SAE evidencia Consecutivo de Acciones 6
en SAE no aparece digitalizado el I.T1240 del 12/12/2017. en el SAE dentro de los terminos
26084 : No se ha surtido el proceso de notificación del auto 1144 de
que debe cumplir respecto del PUEEA. Se evidencia digitalización hasta el
28593, allegaron PUEAA el 01/02/2017, el mismo día fue evaluado y a la fecha
no ha sido acogido jurídicamente, no está totalmente digitalizado.
sido acogido jurídicamente, se ha digitalizado hasta el folio 50 y el último es el
201.
Revisados los planes de mejoramiento suscritos ante la CGR se evidenció

incumplimiento en los términos para las siguientes acciones formuladas: " 5.
Elaboración del procedimiento de reporte de información al SIAC", "6.
Soacializar el procedimiento a los operadores del SIAC de las diferentes Se cerraron las acciones pendientes así : Elaboración del
dependencias para garantizar que se reporte en términos y con calidad la procedimiento de reporte de información al SIAC y Socializar el
8.5.2 de la NTC GP procedimiento a los operadores del SIAC de las diferentes
información al SIAC" y "11. Elaborar un reporte de monitoreo a las 84 cuencas Gestionar con los responsables el cierre de los hallazgos
1000:2009, ISO Las acciones adelantadas no presentaron los resultados para ser
317 9001:2009, Acción
H7-2017 de tercer orden incluyendo el cáculo del ICA", de ésta última esta pendiente el conformes. identificados que no de han cerrado, con el proposito de realizar acciones cerradas 2 7/17/2017 12/31/2017 100% OOA DRN dependencias para garantizar que se reporte en términos y con Cerrada 12/31/2017
cálculo del ICA. Por lo que se incumple con el numeral 8.5.2 de las normas ISO seguimiento a la eficacia de las actividades. calidad la información al SIAC.
correctiva
9001:2008 NTCGP 1000:2009 Y EL NUMERAL 2.3.1 Planes de mejoramiento Estas actividades ya se realizaron, se puede verificar que el
del MECI. procedimiento está publicado en DELLBOGOTA.
Lo anterior, genera un riesgo de tipo legal para la organización por el
incumplimiento al plan de mejoramiento suscrito ante la CGR
Al verificar las cinco (5) políticas de operación del proceso, se evidencia que Se realizo la revisión de las politicas en el comité tecnico de la OCIN
con respecto a la política 1, 2 y 5 se cuenta con los soportes que dan Falta de actualización de la política de acuerdo con su el dia 15 de septiembre donde se aprobo la eliminaciòn de las
1.2.5 MECI Políticas de Documento actualizado y
318 operación por procesos
H1-2017 cumplimiento a lo establecido en cada una de ellas, sin embargo para la implementación y seguimiento generando claridad el objetivo y Revisión y actualización de las políticas de operación
remitido por SIDCAR
1 7/10/2017 12/31/2017 100% MSM OCIN politicas 3 y 4. Cerrada 12/31/2017 No
política 3 y 4 no se contó con evidencias claras que permitieran verificar el la forma de medir la misma
cumplimiento de lo establecido. Se remitio el SIDCAR No. 20173142517.
Se evidencian desactualizado el procedimientos: MSM-PR-02 Asesoría y Se realizo la revisión de los documentos Procedimiento auditorías
Acompañamiento a la Gestión Institucional en cuanto a la serie documental - Evaluación de auditores internos
referenciada (130.75.24) no coincide con la descrita en la TRD (130.70.10). El - Formato programa general de auditorias
Procedimiento MSM-PR-01 Auditorias no establece los criterios para elaborar el porcentaje de - Procedimiento asesoría y acompañamiento a la gestión
Al actualizar los documentos no se realizo la revisión de la TRD,
4.2.3 ISO 9001:2008 - Programa Anual de Auditorias, así mismo el procedimiento establece que para Revisión de los documentos del proceso y realizar la documentos revisados,
319 NTCGP 1000:2007
H2-2017 remitir la evaluación de auditores por parte del Líder se tienen cinco días sin
ni otros documentos como es el caso de la Guía lo que genera
respectiva actualización actualizado y remitido por
100% 7/10/2017 12/31/2017 100% MSM OCIN institucional Cerrada 12/31/2017 No
inconsistencia en los documentos En el comité tecnico de la OCIN el dia 15 de septiembre donde se
embargo en la Guía MSM-PR-01-GI-01 Metodología para la selección y/o SIDCAR
Evaluación de auditores Internos menciona que se tiene tres. Así mismo en los aprobo las modificaciones respectivas.
procedimientos se enuncian los formatos sin el código correspondiente.
Se remitio el SIDCAR No. 20173142517.
Se evidencian desactualizado el procedimientos: MSM-PR-02 Asesoría y

Acompañamiento a la Gestión Institucional en cuanto a la serie documental
referenciada (130.75.24) no coincide con la descrita en la TRD (130.70.10). El
Procedimiento MSM-PR-01 Auditorias no establece los criterios para elaborar el Se realizo la modificaciòn de la trd como se evidencia en
Al actualizar los documentos no se realizo la revisión de la TRD,
4.2.3 ISO 9001:2008 - Programa Anual de Auditorias, así mismo el procedimiento establece que para Documento actualizado y PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS / PROCESO GESTION
320 H2-2017 ni otros documentos como es el caso de la Guía lo que genera Revisar y actualizar la TRD 1 7/10/2017 6/30/2018 100% MSM OCIN Cerrada 6/30/2018
NTCGP 1000:2007 remitir la evaluación de auditores por parte del Líder se tienen cinco días sin
inconsistencia en los documentos
remitido por SIDCAR DOCUMENTAL : GDO-PR-07-MT-01 Tabla de Retencion documental
embargo en la Guía MSM-PR-01-GI-01 Metodología para la selección y/o publicada el 05/03/2018
Evaluación de auditores Internos menciona que se tiene tres. Así mismo en los
procedimientos se enuncian los formatos sin el código correspondiente.
Se realizo la revisión de los documentos Procedimiento auditorías

La Guía MSM-PR-01-GI-01 Metodología para la selección y/o Evaluación de - Evaluación de auditores internos
auditores Internos establece que el líder de una auditoria debe tener una - Formato programa general de auditorias
experiencia de 20 horas actuando como líder de un equipo Auditor, al verificar porcentaje de - Procedimiento asesoría y acompañamiento a la gestión
el Programa Anual de Auditorias versus el Listado de Auditores Internos del Error de digitación en la Guía MSM-PR-01-GI-01 Metodología Revisión de los documentos del proceso y realizar la documentos revisados,
321 6.2.2 ISO 9001:2008 H3-2017 2016, se evidencio que los lideres auditores correspondientes a los procesos para la selección y/o Evaluación de auditores Internos respectiva actualización actualizado y remitido por
100% 7/10/2017 12/31/2017 100% MSM OCIN institucional Cerrada 12/31/2017 No
Gestión Jurídica, Gestión de Servicio al Ciudadano y Gestión de la SIDCAR En el comité tecnico de la OCIN el dia 15 de septiembre donde se
Comunicación solo contaban con 14, 18 y 14 Horas en el orden aprobo las modificaciones respectivas.
correspondiente.
Se remitio el SIDCAR No. 20173142517.
Al verificar la ejecución de las actividades en el Programa General de Medición, De manera periodica se realiza seguimiento al Programa General de
Seguimiento y Mejora se evidencia que en el programa correspondiente al año Medición, Seguimiento y Mejora como se evidencia en las actas
2016, la actividad 43 Evaluación y Seguimiento al SIGESPU (MECI-MIPYG-
AMBIENTAL-SISO) se califica en un 100%, al verificar la evidencia esta solo - 12 de julio 2017
Por error en la transcripción del archivo enviado por el Realizar dos comités técnicos realizar el respectivo
322 7.5.2 ISO 9001:2008 H4-2017 refleja la evaluación a dos componentes de cuatro establecidos en la actividad.
responsable y la persona que realizo la consolidación seguimiento
Actas de Comité 2 7/10/2017 1/30/2018 100% MSM OCIN -31 de julio2017 Cerrada 1/30/2018 No
Así mismo para la actividad correspondiente al seguimiento al mapa de riesgos - 15 septiembre 2017
del proceso Gestión Contractual (Programa 2017) la evidencia descrita no - 23 Octubre 2017
corresponde a la actividad (Memorando de seguimiento al proceso Gestión - 21 Noviembre 2017
Ambiental Participativa - 2017310582).
Para el seguimiento del proceso se tienen establecidos indicadores, al verificar

el cumplimiento de los mismos se evidencia en el reporte a corte junio 30 2016 Se realizo el seguimiento al cumplimiento de los indicadores como se
del indicador Instrumentos de Planeación la meta propuesta fue del 90% para evidencia en el acta del 12 de julio del 2017.
Se realiza el análisis de toman acciones pero algunas no se Realizar dos comités técnicos realizar el respectivo
323 8.2.3 ISO 9001:2008 H5-2017 dicho corte el resultado del reporte fue del 86,11% al solicitar el análisis de
dejan documentadas seguimiento como control a los indicadores del proceso
Actas de Comité 2 7/10/2017 1/31/2018 100% MSM OCIN Cerrada 1/31/2018
incumplimiento del indicador, no fue posible evidenciarlo, dado que el proceso En el acta de 2 de febrero frl 2018 se reviso y analizo los resultados
allego un acta de comité en donde se realizó una socialización de los de los indicadres del proceso MSM como estrategia de autocontrol.
indicadores pero la misma fue de Abril del 2016, antes del reporte del indicador
De acuerdo a las observaciones realizadas por

la OCIN y por la DCASC y de acuerdo a la
interpretación de la norma ISO 9001:2015, se
realizaron ajustes en los procedimientos GSG-
PR-03 y GSG-PR-06. Lo anterior se realizó bajo
No se evidencia seguimiento y evaluación a las acciones derivadas del el liderazgo de la DCASC y la OAP.
producto no conforme (PNC), registrado a través de los Planes de
mejoramiento, ni frente a los resultados de la medición de la percepción del Con respecto al procedimiento de producto no
Se realizo la revisión del procedimiento Procedimiento de
cliente desarrollada por el proceso Gestión de Servicio al Ciudadano en el conforme, se realizaron varias mesas de trabajo
No se tiene establecido lineamientos para el desarrollo de la Revisar, analizar y determinar los lineamientos necesarios Satisfacción al Cliente bajo el SIDCAR 20173153878.
periodo comprendido entre junio y diciembre 2016, de acuerdo a lo establecido en conjunto con planeación y se determinó
324 8.4 ISO 9001:2008 H6-2017 evaluación del seguimiento al producto no conforme, ni de las para el seguimiento a encuestas de percepción y planes de Lineamientos 2 7/10/2017 6/30/2018 100% MSM OCIN Cerrada
en el procedimiento medición de la satisfacción/percepción del cliente. Así
evaluaciones de percepción. mejoramiento de productos no conforme establecer un nuevo plan de mejoramiento de
mismo el análisis del cumplimiento de los riesgos del proceso, planes de Se viene realizando el proceso de actualización del procedimiento
SNC por parte de la DJUR y en el mes de
mejoramiento y herramientas de planificación se hace a través de comités, sin con la Oficina asesora de planeación
noviembre, iniciar con su evaluación.
embargo las actas no describen los análisis, con lo cual no fue posible
evidenciarlo.
Los nuevos lineamientos quedaron
documentados en el GSG-PR-03 Control de
Productos y Servicios no Conformes por parte
de la OAP, y en el MSM-PR-03 Procedimiento
Formulación Planes de Mejoramiento por parte
de la OCIN.
Al verificar la evaluación de la efectividad de las actividades del plan de Se realizo la revisión de los documentos
Mejoramiento 2015, se solicita la evaluación para la actividad: Actualizar el
manual y los procedimientos de la No conformidad 1 del Proceso gestión Procedimiento formulación planes de mejoramiento
Estratégica, así mismo para la actividad 1: Actualización trimestral de la matriz - Guía para la medición de la efectividad
porcentaje de
de verificación del cumplimiento de la Ley 1712, de la No conformidad 5 del
Error en el momento de generar dos reportes y documentos Revisión de los documentos del proceso y realizar la documentos revisados, - Formato del plan único de mejoramiento institucional
325 8.5.2 ISO 9001:2008 H7-2017 proceso Gestión de TIC's y la actividad 4: Adelantar una jornada de
del proceso con diferentes directrices respectiva actualización actualizado y remitido por
100% 7/10/2017 12/31/2017 100% MSM OCIN Cerrada 12/31/2017 No
socialización del instrumento publicado, dirigida a las Direcciones Regionales y
SIDCAR En el comité tecnico de la OCIN el dia 15 de septiembre donde se
nivel central de la no conformidad 1 del proceso Gestión Ambiental Participativa
y no se logro verificar la medición de estas, de acuerdo a lo establecido en la aprobo las modificaciones respectivas.
caracterización del proceso como resultado del actuar y lo establecido en el
documento MSM-PR-03-GI-01 Guía para la Medición de la Efectividad. Se remitio el SIDCAR No. 20173142517.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y

ISO 9001:2008 4.2.4 recuperables. En el procedimiento GES-PR 04 Gestión Internacional e
interinsticional, se debe hacer seguimiento a los convenios para verificar su
correcto cumplimiento. Al revisar el procedimiento se evidencia que no se
cuenta con un archivo físico o magnético adecuado que permita establecer la La información no se encuentra organizada de manera que se 1-Verificar los convenios internacionales existentes en la
totalidad de los convenios internacionales e institucionales para su respectivo pueda realizar una facil búsqueda, análisis y comprensión. Corporación.
seguimiento tal como lo establece el procedimiento a partir del numeral 17.
Base de datos de
326 H1-2017 Los documentos como convenios de cooperación internacional 2-Registrar e inventariar los convenios internacionales en una
convenios internacionales
1 10/15/2016 10/15/2017 100% GES DGEN Ver memorando No. 20183112343 del 23/02/2018 Cerrada 10/15/2017 10/15/2017 No
Los documentos para proporcionar evidencia de conformidad con los requisitos no están controlados por el sistema lo cual genera un riesgo y base de datos.
deben controlarse. En el procedimiento GES-PR - 04, numeral 4 se tiene el PC, además no hay seguimiento a su contenido.
donde se determina que se debe elaborar un memorando de entendimiento y/o
convenio; para el caso de los memorandos de entendimiento no es un
documento controlado y no se establece el trámite y seguimiento que se le
debe dar a los mismos, lo que genera un riesgo para la entidad al no cumplirse
los compromisos suscritos a través de esta figura.
Se deben planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización de

los productos o servicios. En el procedimiento GES-PR 04 Gestión
Internacional e interinsticional, No se evidencia el cumplimiento del alcance del El procedimiento no está actualizado y sus alcances no son
Revisión del procedimiento actual Actualización
procedimiento, en cuanto éste define que se inicia con la identificación de las precisos respecto a la función que se realiza..
Aprobación Procedimiento ajustado y
327 ISO 9001 : 2008 7.2.1 H2-2017 necesidades para la suscripción de los convenios con entidades internacionales
Publicación actualizado
1 10/15/2016 6/15/2017 100% GES DGEN Ver memorando No. 20183112343 del 23/02/2018 Cerrada 6/15/2017 Si
e interinstitucionales. Por lo que se recomienda establecer los mecanismos o La restructuración organizacional, generó cambios grandes en
estrategias que permita una identificación por parte de las dependencias de la el procedimeinto y el mismo no está acorde a las funciones
entidad, respecto a la necesidad justificada y lo que se pretende con la actuales.
suscripción de los convenios a suscribir.
Se deben planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización de

los productos o servicios. En el procedimiento GES-PR 04 Gestión
Internacional e interinsticional, No se evidencia el cumplimiento del alcance del El procedimiento no está actualizado y sus alcances no son
procedimiento, en cuanto éste define que se inicia con la identificación de las precisos respecto a la función que se realiza..
328 ISO 9001 : 2008 7.2.1 H2-2017 necesidades para la suscripción de los convenios con entidades internacionales Elaboración, aprobación y publicación del nuevo formato Formato 1 10/15/2016 6/15/2017 100% GES DGEN Ver memorando No. 20183112343 del 23/02/2018 Cerrada 6/15/2017 Si
e interinstitucionales. Por lo que se recomienda establecer los mecanismos o La restructuración organizacional, generó cambios grandes en
estrategias que permita una identificación por parte de las dependencias de la el procedimeinto y el mismo no está acorde a las funciones
entidad, respecto a la necesidad justificada y lo que se pretende con la actuales.
suscripción de los convenios a suscribir.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

8.5.2 de la norma ISO
9001:2008, NTCGP Mediante memorando 20173119946 del 10/05/2017, se solciito a la
1000:2009 y 2.1. si DAF, realizar las tareas necesarias para dar cumplimiento a las
MEC . >No se evidenció que la organización tome acciones para eliminar las causas acciones referidas a las adecuaciones de la cubierta de la cafetería
de las NC con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir, en recorrido por las del piso 9, los sectores de la secretaría del piso 8 y el cambio de los
instalaciones del 8 piso se evidencio el no cumplimiento al cierre del hallazgo extintores.
No. 1 de la auditoría interna de 2016, cuyo propósito de la acción fue: "Solicitar Insuficiente mantenimiento de las instalaciones del 8 y 9 piso de Oficiar a la DAF para que se adecue la estaciòn de café del memorando /Estación de
329 4.4.7. OHSAS
H1-2017 a la Dirección Administrativa y Financiera se efectúe el análisis de la planta la sede central. piso 8 café adecauda
1 5/1/2017 7/15/2017 100% GES DGEN Cerrada 7/15/2017 No
18001:2007 física del octavo piso, a fin de que se programen todas las adecuaciones a que Asi mismo mediante memorando 20173129081 del 06/07/2017, se
haya lugar, dentro de las cuales se contemple todos los puestos de trabajo y el solicito a la Dirección Administrativa y Financiera que se remitiera
espacio físico de la cafetería, en el marco de la Resolución 2400 de 1979. evidencias del avance de las tareas solicitadas en el memorando
anteriormente citado.
4.46. OHSAS
18001:2007

MEC . acciones referidas a las adecuaciones de la cubierta de la cafetería
del piso 9, los sectores de la secretaría del piso 8 y el cambio de los
>En inspección a zonas de trabajo se evidenciaron filtraciones en la cocina del extintores.
9 piso, así como, en la zona de secretarias del 8 piso, igualmente, se observo Insuficiente mantenimiento de las instalaciones del 8 y 9 piso de
330 4.4.7. OHSAS
H2-2017 cilindro de gas sobre la cubierta del edificio. Lo anterior evidencia que no se la sede central.
Impermeabilizar y resanar los techos de pisos 8 y 9 Techo impermeabilizado 1 4/17/2017 7/15/2017 100% GES DGEN Cerrada 7/15/2017 No
18001:2007 aseguran las operaciones y actividades asociadas con los peligro identificados. Asi mismo mediante memorando 20173129081 del 06/07/2017, se
solicito a la Dirección Administrativa y Financiera que se remitiera
evidencias del avance de las tareas solicitadas en el memorando
4.46. OHSAS
18001:2007

MEC . acciones referidas a las adecuaciones de la cubierta de la cafetería
del piso 9, los sectores de la secretaría del piso 8 y el cambio de los
>No se mantiene la respuesta ante emergencias, toda vez que durante el
extintores.
recorrido por el piso 8, se identificaron los extintores de No. 272226 vencido Insuficiente mantenimiento de las instalaciones del 8 y 9 piso de
331 4.4.7. OHSAS
H3-2017 desde 1/09/2016, y extintor amarillo No. 24194 ubicado en sala privada de la la sede central.
Reemplazar de extintores vencidos Cambio de equipos 1 4/17/2017 7/15/2017 100% GES DGEN Cerrada 7/15/2017 No
18001:2007 DG, se encuentra vencido desde septiembre de 2013. Asi mismo mediante memorando 20173129081 del 06/07/2017, se
solicito a la Dirección Administrativa y Financiera que se remitiera
evidencias del avance de las tareas solicitadas en el memorando
4.46. OHSAS
18001:2007
4.2.4 y 7.2.3 ISO

9001:2008
No se evidenció el cumplimiento de la actividad 16, del procedimiento GES-PR-
Seguimiento insuficiente y falta de comunicación para la oferta Oferta e información
332 NTCGP 1000:2009.
H4-2017 04, consistente en informar a la Oficina de condiciones la agenda de eventos
internacional
Realizar consulta y selección de cooperación internacional.
consolidada
1 4/17/2017 9/15/2017 100% GES DGEN Ver memorando No. 20183112343 del 23/02/2018 Cerrada 9/15/2017 Si
internacionales.
Numeral 3 del MECI.
4.2.4 y 7.2.3 ISO

9001:2008
Seguimiento insuficiente y falta de comunicación para la oferta
333 NTCGP 1000:2009.
internacional
Consolidar agenda Agenda consolidada 1 4/17/2017 9/15/2017 100% GES DGEN Ver memorando No. 20183112343 del 23/02/2018 Cerrada 9/15/2017 Si
internacionales.
Numeral 3 del MECI.
4.2.4 y 7.2.3 ISO

9001:2008
Seguimiento insuficiente y falta de comunicación para la oferta
334 NTCGP 1000:2009.
internacional
Remitir información Información remitida 1 4/17/2017 9/15/2017 100% GES DGEN Ver memorando No. 20183112343 del 23/02/2018 Cerrada 9/15/2017 Si
internacionales.
Numeral 3 del MECI.
4.2.4 y 7.2.3 ISO

9001:2008
No se evidenció el seguimiento de los convenios internacionales y
Falta de concreción de acciones para cumplir el plan y realizar
335 NTCGP 1000:2009.
H5-2017 institucionales de acuerdo con lo establecido en las actividades 17 a 21 del
aportes al proceso de mejoramiento continuo.
Actualizar los procedimientos 17 al 21 Ejecuación del PUMI 1 4/17/2017 9/15/2017 100% GES DGEN Ver memorando No. 20183112343 del 23/02/2018 Cerrada 9/15/2017 Si
procedimiento GES-PR-04
Numeral 3 del MECI.
4.2.4 y 7.2.3 ISO

9001:2008
No se evidenció el seguimiento de los convenios internacionales y
Falta de concreción de acciones para cumplir el plan y realizar Revisión y verificación
336 H5-2017 institucionales de acuerdo con lo establecido en las actividades 17 a 21 del Adelantar acciones de verificación de documentación 1 4/17/2017 9/15/2017 100% GES DGEN Ver memorando No. 20183112343 del 23/02/2018 Cerrada 9/15/2017 Si
NTCGP 1000:2009. aportes al proceso de mejoramiento continuo. realizada
procedimiento GES-PR-04
Numeral 3 del MECI. Se evidencia el memorando No.
20183133460 del 04/07/2018
donde se solicita la información
referente al avance de los
Mediante memorando 20183133460 se solicito a Convenios y Memorandos de
las dependencias reporte del avance de los Entendimiento suscritos por la
conveniós. Corporación durante el primer
4.2.4 y 7.2.3 ISO
Una vez compilada la información fue emitida semestre de 2018. De igual
9001:2008
No se evidenció el seguimiento de los convenios internacionales y manera, se evidenció el
Falta de concreción de acciones para cumplir el plan y realizar Informe presentado a tanto a la Oficina de Control Interno, como a la No existe reporte de evidencia según memorando de OCIN
337 NTCGP 1000:2009.
H5-2017 institucionales de acuerdo con lo establecido en las actividades 17 a 21 del
aportes al proceso de mejoramiento continuo.
Efectuar reporte
secretaría.
1 4/17/2017 9/15/2017 100% GES DGEN Ver memorando No. 20183112343 del 23/02/2018 No. 20183117611
memorando No. 20183143357 Cerrada 8/27/2018 8/27/2018
procedimiento GES-PR-04 Secretaria General medinate memorando de 27/08/2018, remitiendo una
20183143357 del 27 de agosto de 2018. matriz consolidad con los
Numeral 3 del MECI. Como ya se habia manifestado con esta convenios de las depencnias
actividad cumplida se cierran las actividades (DCASC, OTH, OTIC, DLIA, DIA
pendiente de este PUMI. y DESCA)
No obstante, vale la pena aclarar

que la actividad se culminó de
forma extemporánea.
7.2.1. ISO 9001 En el desarrollo de la auditoria, se evidenció lo siguiente:
NTC GP1000:2009-
numeral 4.4.7 - Que no cuenta con brigadista
No existe personal designado para brigadas de Solicitar mediante memorando la renovación de los
Preparación y - El listado de personal por área que se encuentra en el botiquín está elementos del botiquín y asignar brigadista del área con el fin
338 H1-2017 emergencia en el área, sin embargo existe brigadistas en de mantener actualizado el botiquín, listado de personal y Memorando 1 6/15/2017 6/30/2017 100% GDO DAF En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 6/12/2017
respuesta ante desactualizado, debido a que no se relacionan los contratistas nuevos.
el primer piso reducir posibles riegos al personal por falta de orientación
emergencias de la - En el botiquín se identificó elementos vencidos, tales como Sodio
Norma OHSAS Cloruro
En (suero) (vence FEB/2017), y gasa.
los procedimientos:
18001:2007.
GDO-PR-03 ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN, se evidenció
lo siguiente:
En el punto 6. GENERALIDADES no se relaciona ninguna norma.
En el punto 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO en:
ITEM 1. No se relaciona la codificación de la Tabla de documentación.
(GDO-PR-07-MT-01)
ITEM 4. En PC. No se relaciona la codificación de Manual Gestión
Documental.(GDO-MN-01)
En el punto 9. Los anexos no están codificados
GDO-PR-04 RECIBO COMUNICACIONES EXTERNAS

ITEM 4 y 9. En PC. No se relaciona la codificación procedimiento de
distribución de documentos internos sede Central.(GDO-PR-02
ITEM 10. No se registra codificación de la Tabla de Documentación
(GDO-PR-07-MT-01)."
NTC-ISO 9001:08 Memorando enviado a la
Incumplimiento normatividad y aplicación indebida de formatos Actualizar y revisar los 7 procedimientos, con énfasis en: OAP solicitando la
339 Núm. 4.2.3. CONTROL H2-2017 GDO-PR-05 ENVIO COMUNICACIONES EXTERNAS y del procedimiento Responsables, Generalidades y descripción de los formatos actualización en el
1 6/15/2017 9/30/2017 100% GDO DAF En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 7/5/2017
DE DOCUMENTOS. En el punto 5 Responsabilidades. Los cargos de los responsables del SIGESPU
procedimiento relacionados en los numerales 4 y 7 son diferentes.
En el punto 6. GENERALIDADES no se relaciona ninguna norma
En el punto 9. Los anexos no están codificados
GDO-PR-06 OPERACIÓN Y MANEJO BUZÓN CORREO

ELECTRÓNICO CERTIFICADO DE SALIDA
En el punto 4. RESPONSABLE. Falta ingresar demás personas. En el
punto 6. GENERALIDADES no se relaciona ninguna norma
En el punto 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO en: ITEM 5. En
el tercer punto de control se puede evidenciar que no es claro a que
procedimiento me debo remitir junto a su codificación.
GDO-PR-07 ELABORACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

DE TABLAS DE RETENCIÓN
En el punto 6. GENERALIDADES no se relaciona ninguna norma - En el
punto 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: en donde se
Una vez la
menciona revisado el informeno20173101796
Tabla documental Oficios por entrega a
se relaciona codificación.
ciudadanos con corte a Diciembre 2016 Regionales. Se pude evidenciar
la falta de compromiso y seguimiento por parte de los funcionarios de las
Direcciones Regionales a la hora de radicar documentos externos, ya
que con corte a 31 de diciembre 2016 se encontraron 410 oficios
devueltos por errores de dirección, falta de anexos etc. pero lo mas
7.2.1 de ISO 9001 2008 delicado es que a la fecha de la auditoria aún persisten documentos Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala Requerir a las Direcciones Regionales, mediante
DETERMINACIÓN DE
pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si imagen para la entidad, por la NO entrega de las respuestas a memorando, con el fin de realizar plan de mejora, con
340 LOS REQUISITOS H3-2017 los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su Memorando 1 6/15/2017 6/30/2017 100% GDO DAF En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 6/17/2017
RELACIONADOS CON fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de mayoría son respuestas a derechos de petición y notificaciones acciones efectivas y reducir así la cantidad de
2009, Artículo Sexto: "Es obligación y es responsabilidad de los de actos administrativos. comunicaciones sin entregas
EL PRODUCTO
funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, revisión y
atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del
aplicativo SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios
eficiencia, eficacia y efectividad, contenidos en la ley 1437 de 2011
modificada por la Ley 1755 de 2015, es necesario seguir el instructivo
descrito y entregar las comunicaciones al usuario
Una vez revisado el informe 20173101796 Oficios por entrega a

que con corte a 31 de diciembre 2016 se encontraron 410 oficios
7.2.1 de ISO 9001 2008 devueltos por errores de dirección, falta de anexos etc. pero lo mas
DETERMINACIÓN DE LOS delicado es que a la fecha de la auditoria aún persisten documentos Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala imagen para la
REQUISITOS Requerir a las Direcciones Regionales, mediante memorando, con el fin de
pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites
341 RELACIONADOS CON EL H4-2017 realizar plan de mejora, con acciones efectivas y reducir así la cantidad de Memorando 1 6/15/2017 6/30/2017 100% GDO DAF En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 6/17/2017
PRODUCTO
fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a comunicaciones sin entregas
2009, Artículo Sexto: "Es obligación y es responsabilidad de los derechos de petición y notificaciones de actos administrativos.
GDO funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, revisión y
atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del

que con corte a 31 de diciembre 2016 se encontraron 410 oficios 07183100735
devueltos por errores de dirección, falta de anexos etc. pero lo mas Esta Dirección
7.2.1 de ISO 9001 2008 delicado es que a la fecha de la auditoria aún persisten documentos Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala Regional, mediante memorando No.
DETERMINACIÓN DE imagen para la entidad, por la NO entrega de las respuestas a
pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si Emitir circular interna de la DRMC, para cumplir con los 07183100449 envío el Plan de Mejoramiento
342 LOS REQUISITOS H1-2017 los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su Circular 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRMC En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada
RELACIONADOS CON fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de mayoría son respuestas a derechos de petición y notificaciones procedimientos Institucional PUMI de Auditoria Interna
EL PRODUCTO 2009, Artículo Sexto: "Es obligación y es responsabilidad de los de actos administrativos. vigencia 2016-2017, con los soportes de los
funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, revisión y 10 informes, finalizando de esta manera la
atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del Actividad 3
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

DETERMINACIÓN DE
pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si imagen para la entidad, por la NO entrega de las respuestas a 07183100449 envío el Plan de Mejoramiento
343 LOS REQUISITOS H1-2017 los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su Designar funcionario para realizar seguimiento a los oficios. Acta 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRMC En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada
RELACIONADOS CON fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de mayoría son respuestas a derechos de petición y notificaciones Institucional PUMI de Auditoria Interna

DETERMINACIÓN DE imagen para la entidad, por la NO entrega de las respuestas a
pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si Generar conciencia en los funcionarios frente a los 07183100449 envío el Plan de Mejoramiento
344 LOS REQUISITOS H1-2017 los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su Acta 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRMC En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada
RELACIONADOS CON fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de mayoría son respuestas a derechos de petición y notificaciones procedimientos Institucional PUMI de Auditoria Interna
Una vez revisado el informe 20173101796 Oficios por entrega a ciudadanos

con corte a Diciembre 2016 Regionales. Se pude evidenciar la falta de Se evidencio en el SIDCAR la
compromiso y seguimiento por parte de los funcionarios de las Direcciones circular 02184100014 del
7.2.1 de ISO 9001 Regionales a la hora de radicar documentos externos, ya que con corte a 31 de 30/10/2018 en el que se solicitra
2008 diciembre 2016 se encontraron 410 oficios devueltos por errores de dirección, cumplir con los
DETERMINACIÓN DE falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala procedimientos establecidos
persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos imagen para la entidad, por la NO entrega de las respuestas a para la atención de trámites
LOS REQUISITOS Emitir circular interna de la DRAG, para cumplir con los Actas de comité Regional y memorando
345 H2-2017 indicar si fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su Circular 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRAG En Verificación de evidencias para ser evaluadas radicados ante la entidad. Cerrada 11/1/2018
RELACIONADOS procedimientos 02184100014 y 02183101239
2009, Artículo Sexto: "Es obligación y es responsabilidad de los funcionarios y mayoría son respuestas a derechos de petición y notificaciones Activida cerrada
CON EL PRODUCTO contratistas de la Corporación el manejo, revisión y atención de todos los de actos administrativos. extemporaneamente. se exhorta
tramites que se generan y asignan a través del aplicativo SIDCAR..." e a tomar las acciones pertinentes
DRAG igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad, que permitan atender las
contenidos en la ley 1437 de 2011 modificada por la Ley 1755 de 2015, es actividades dentro de los
necesario seguir el instructivo descrito y entregar las comunicaciones al usuario tiempos propuestos.
De la informacion reportada con

memoradno 02183101239 del
30/10/2018, se pudo evidenciar
Una vez revisado el informe 20173101796 Oficios por entrega a ciudadanos 2183100526 del 18/05/2018, en
con corte a Diciembre 2016 Regionales. Se pude evidenciar la falta de el que de acuerdo con los
compromiso y seguimiento por parte de los funcionarios de las Direcciones compromisos designo como
7.2.1 de ISO 9001 Regionales a la hora de radicar documentos externos, ya que con corte a 31 de funcionario responsable de la
2008 diciembre 2016 se encontraron 410 oficios devueltos por errores de dirección, gestión y seguimiento a los
DETERMINACIÓN DE falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala José Manuel Hernández Navarrete, Blanca oficios a enviar y oficios o
persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos imagen para la entidad, por la NO entrega de las respuestas a correspondencia devueltos al
LOS REQUISITOS Nubia Campos y seguimiento del funcionario
346 H2-2017 indicar si fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su Designar funcionario para realizar seguimiento a los oficios. Acta 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRAG En Verificación de evidencias para ser evaluadas funcionario encargado del Cerrada 11/30/2017 Si
RELACIONADOS 2009, Artículo Sexto: "Es obligación y es responsabilidad de los funcionarios y mayoría son respuestas a derechos de petición y notificaciones que hace las veces de administrativo manejo de la correspondencia y
CON EL PRODUCTO contratistas de la Corporación el manejo, revisión y atención de todos los de actos administrativos. (memorando No. 02183100526). la funcionaria Blanca Nubia
tramites que se generan y asignan a través del aplicativo SIDCAR..." e campos Colorado. en las actas
DRAG igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad, de comité regional registradas en
contenidos en la ley 1437 de 2011 modificada por la Ley 1755 de 2015, es la intranet. La actividad estada
necesario seguir el instructivo descrito y entregar las comunicaciones al usuario propuesta para la realizacion de
un acta, no obstantte en el
cuerpo del documento se
evidencia la desipnacion del
funcionario.
Una vez revisado el informe 20173101796 Oficios por entrega a ciudadanos Se evidencio en el SIDCAR la
con corte a Diciembre 2016 Regionales. Se pude evidenciar la falta de circular 02184100014 del
compromiso y seguimiento por parte de los funcionarios de las Direcciones 30/10/2018 en el que se solicitra
7.2.1 de ISO 9001 Regionales a la hora de radicar documentos externos, ya que con corte a 31 de cumplir con los rocedimientos
2008 diciembre 2016 se encontraron 410 oficios devueltos por errores de dirección, establecidos para la atención de
DETERMINACIÓN DE falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala trámites radicados ante la
persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos imagen para la entidad, por la NO entrega de las respuestas a entidad. Las evidencias de
LOS REQUISITOS Generar conciencia en los funcionarios frente a los Actas de comité Regional y memorando
347 H2-2017 indicar si fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su
procedimientos
Acta 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRAG En Verificación de evidencias para ser evaluadas cumplimiento se encuentran en Cerrada 11/1/2018
RELACIONADOS 2009, Artículo Sexto: "Es obligación y es responsabilidad de los funcionarios y mayoría son respuestas a derechos de petición y notificaciones 02184100014 y 02183101239 las actas de comité regional
CON EL PRODUCTO contratistas de la Corporación el manejo, revisión y atención de todos los de actos administrativos. registradas en la intranet.Activida
tramites que se generan y asignan a través del aplicativo SIDCAR..." e cerrada extemporaneamente. e
DRAG igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad, exhorta a tomar las acciones
contenidos en la ley 1437 de 2011 modificada por la Ley 1755 de 2015, es pertinentes que permitan atender
necesario seguir el instructivo descrito y entregar las comunicaciones al usuario las actividades dentro de los
tiempos propuestos.

con corte a Diciembre 2016 Regionales. Se pude evidenciar la falta de
compromiso y seguimiento por parte de los funcionarios de las Direcciones
Regionales a la hora de radicar documentos externos, ya que con corte a 31 de
7.2.1 de ISO 9001 2008 diciembre 2016 se encontraron 410 oficios devueltos por errores de dirección,
DETERMINACIÓN DE falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún
LOS REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos DRBM: Se realiza la solicitud mediante
Reproceso en los tramites de la DRBM, lo cual ocasiona un Mediante memorando enviado a la oficina de Gestión
348 RELACIONADOS CON H3-2017 indicar si fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de
gasto inncesario para la Corporación. documental solicitarel cambio de mensajero.
Memorando 1 6/12/2017 9/16/2017 100% GDO DRBM En Verificación de evidencias para ser evaluadas memorando No. 04173100613 del 27/07/2017. Cerrada 9/16/2017 7/27/2017
EL PRODUCTO 2009, Artículo Sexto: "Es obligación y es responsabilidad de los funcionarios y Memorando 04173100794
contratistas de la Corporación el manejo, revisión y atención de todos los
DRBM tramites que se generan y asignan a través del aplicativo SIDCAR..." e
igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
contenidos en la ley 1437 de 2011 modificada por la Ley 1755 de 2015, es
necesario seguir el instructivo descrito y entregar las comunicaciones al usuario
Una vez revisado el informe 20173101796 Oficios por entrega a ciudadanos con corte a
Diciembre 2016 Regionales. Se pude evidenciar la falta de compromiso y seguimiento por parte
de los funcionarios de las Direcciones Regionales a la hora de radicar documentos externos, ya
7.2.1 de ISO 9001 2008 que con corte a 31 de diciembre 2016 se encontraron 410 oficios devueltos por errores de Mendiante memorando
DETERMINACIÓN DE LOS dirección, falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún 03173100558 del 20 de agosto
Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala imagen para la Solicitar a Gestion Documental que en el aplicativo SIDCAR se genere
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron DRAM: Con memorando No. 03173100558 del de 2017, SE solicito a GDO que
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites una alerta especial y con terminos y plazos establecidos para documentos
349 RELACIONADOS CON EL H4-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es
adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a devueltos donde se genere la alerta al redactor y al Director o al encargado
Memorando 1 6/15/2017 8/31/2017 100% GDO DRAM En Verificación de evidencias para ser evaluadas 20 de agosto de 2017, da cumplimiento a la en el aplicativo SIDCAR se Cerrada 8/31/2017
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, acción propuesta genere una alerta especial y con
derechos de petición y notificaciones de actos administrativos. de el envio de la correspondencia
revisión y atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del aplicativo terminos y plazos establecidos
DRAM SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad, para documentos devueltos
contenidos en la ley 1437 de 2011 modificada por la Ley 1755 de 2015, es necesario seguir el
instructivo descrito y entregar las comunicaciones al usuario
Diciembre 2016 Regionales. Se pude evidenciar la falta de compromiso y seguimiento por parte DRAM. CON MEMORANDOS No.03174100001,
de los funcionarios de las Direcciones Regionales a la hora de radicar documentos externos, ya 03183100303, 03183100302, 03183100366, 03183100365,
DRAM. CON MEMORANDOS No.03174100001, 03183100364, 03183100363, 03183100362, 03183100373,
7.2.1 de ISO 9001 2008 que con corte a 31 de diciembre 2016 se encontraron 410 oficios devueltos por errores de 03183100303, 03183100302, 03183100366, 20183158375
03183100603, 03183100952, 03183100958, 03183100957,
DETERMINACIÓN DE LOS dirección, falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún 03183100365, 03183100364, 03183100363, De los 27 propuestos solo se
Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala imagen para la La persona encargada de enviar los oficios debera enviar al administrativo 03183100953, 03183100956, 03183100955, 03183100954,
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron eviencian relacionados 10. Es
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites de la DRAM el reporte semanal de los oficios devueltos para que estos oficios devueltos/ oficios 03183100362, 03183100373, 03183100603, SE 03183100960, 03183100975, 03183100974, 03183100973, Se eviendiciaron soportes de la actividad propuesta.
350 RELACIONADOS CON EL H4-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es 27 6/26/2017 12/31/2017 100% GDO DRAM En Verificación de evidencias para ser evaluadas 03183100972, 03183100971, 03183100970, 03183100969, importante que se tomen Cerrada
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo,
adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a sean devueltos al funcionario que lo redacto por medio de memorando con corregidos LES SOLICITO A LOS FUNCIONARIOS Y/O acciones de manera urgente,
Actidiad cumplida extermporaneamente.
derechos de petición y notificaciones de actos administrativos. un plazo maximo de tres dias y con respuesta al mismo CONTRATISTAS CORREGIR EL 03183100968, 03183100967, 03183100966, 03183100961,
revisión y atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del aplicativo 03183100965, 03183100962, 03183100964, 03183100963, dado que la actividad se vencio
DRAM SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad, INCONVENIENTE DANDO TRAMITE AL el 31/12/2017.
RADICADO DEVUELTO. SE LES SOLICITO A LOS FUNCIONARIOS Y/O CONTRATISTAS
contenidos en la ley 1437 de 2011 modificada por la Ley 1755 de 2015, es necesario seguir el CORREGIR EL INCONVENIENTE DANDO TRAMITE AL
instructivo descrito y entregar las comunicaciones al usuario RADICADO DEVUELTO.
Diciembre 2016 Regionales. Se puede evidenciar la falta de compromiso y seguimiento por parte
7.2.1 de ISO 9001 2008 que con corte a 31 de diciembre 2016 se encontraron 410 oficios devueltos por errores de
DETERMINACIÓN DE LOS dirección, falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún
Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala imagen para la
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron Socializacion en comité de Oficina del procedimiento a funcionarios y
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites 20193101683 Actividades cerradas
351 RELACIONADOS CON EL H5-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es contratistas con el fin de concientizarlos sobre responsabilidad de la Acta de comité 1 6/20/2017 9/30/2017 100% GDO DRBC En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 4/23/2018 4/23/2018
adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, respuesta y la entrega oportuna a los usuarios.
derechos de petición y notificaciones de actos administrativos.
revisión y atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del aplicativo
DRBC SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
Diciembre 2016 Regionales. Se puede evidenciar la falta de compromiso y seguimiento por parte
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron Envío de correos internos a funcionarios y contratistas con la relación de
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites 20193101683 Actividades cerradas
352 RELACIONADOS CON EL H5-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es todos los oficios devueltos en la semana a fin de que cada uno de ellos Correeos electrónicos 15 6/20/2017 9/30/2017 100% GDO DRBC En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 4/23/2018 4/23/2018
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, sanee la situación.
DRBC SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
de los funcionarios de las Dirección Regional a la hora de rrecibir devoluciones reportadas en el
7.2.1 de ISO 9001 2008
SIDCAR, haciendo caso omiso a las instrucciones impartidas y reiteradas en cada comité de
DETERMINACIÓN DE LOS
Dirección Regional, ya que con corte a 31 de diciembre 2016 se encontraron 2 oficios devueltos Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala imagen para la Ratificar mediante circular de la DRCH a funcionarios y contratista la
REQUISITOS
por dirección errada o incompleta. Es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites obligación de verificar, actualizar o corregir la dirección del destinatario con
353 RELACIONADOS CON EL H6-2017
"Es obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a la ultima registrada y en caso de ser devueltos, buscar oportunamente otra
Circular 1 6/16/2017 6/30/2017 100% GDO DRCH En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 6/16/2017
PRODUCTO
manejo, revisión y atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del aplicativo derechos de petición y notificaciones de actos administrativos. forma de envío.
SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
DRCH
DETERMINACIÓN DE LOS dirección, falta de anexos etc. pero lo más delicado es que a la fecha de la auditoria aún
Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala imagen para la En reunión interna de la DRGU retroalimentar el procedimiento a
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el SIDCAR por ser enviados. o por lo menos indicar si
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites funcionarios y contratistas en con el fin de dar claridad y toma de Respuesta 06183100861
354 RELACIONADOS CON EL H7-2017 fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es Acta de comité 1 6/15/2017 8/15/2017 100% GDO DRGU Cerrada 6/22/2017
adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a conciencia de la responsabilidad de respuesta; con eficacia, eficiencia y Acta de comité No. 7 del 22/06/2017
derechos de petición y notificaciones de actos administrativos. efectividad a los usuarios.
DRGU SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala imagen para la La funcionaria encargada de la correspondencia enviará semanalmente
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el SIDCAR por ser enviados. o por lo menos indicar si Respuesta 06183100861:
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites vía correo electrónico, las alertas a cada funcionario informando los oficios correo electronico y
355 RELACIONADOS CON EL H7-2017 fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es 6 6/15/2017 8/15/2017 100% GDO DRGU Pantallazo Correos Electronicos seguimiento oficios y Memorando Cerrada 8/12/2017
adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a pendientes de envió y mensualmente se enviara memorando a los memorando
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, 06173100635 11/08/2017 oficios pendientes por enviar
derechos de petición y notificaciones de actos administrativos. funcionarios que hagan caso omiso al correo electronico.
DRGU SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,

ciudadanos con corte a Diciembre 2016 Regionales. Se pude evidenciar la
falta de compromiso y seguimiento por parte de los funcionarios de las
Direcciones Regionales a la hora de radicar documentos externos, ya que
con corte a 31 de diciembre 2016 se encontraron 410 oficios devueltos por
errores de dirección, falta de anexos etc. pero lo más delicado es que a la
Generar mala imagen de la Corporación debido a posibles reclamación dentro fecha de la auditoria aún persisten documentos pendientes en el SIDCAR
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el SIDCAR por ser enviados. o por lo menos indicar si
de los trámites solicitados o procesos jurídicos debido a no entregar los oficios por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron comunicados por edicto.
356 RELACIONADOS CON EL H8-2017 fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es Acta de comité 1 7/15/2017 12/31/2017 100% GDO DRRN En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada
en los cuales se da respuesta a los trámites presentados por los usuarios es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es obligación
(derechos de petición y notificaciones de actos administrativos). y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el
manejo, revisión y atención de todos los tramites que se generan y asignan
DRRN SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
a través del aplicativo SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los
principios eficiencia, eficacia y efectividad, contenidos en la ley 1437 de
2011 modificada por la Ley 1755 de 2015, es necesario seguir el
DETERMINACIÓN DE LOS dirección, falta de anexos etc. pero lo más delicado es que a la fecha de la auditoria aún Delegar al funcionario del proceso de Gestión Documental
Generar mala imagen de la Corporación debido a posibles reclamación dentro
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el SIDCAR por ser enviados. o por lo menos indicar si “correspondencia” para que adelante el seguimiento y control a las
de los trámites solicitados o procesos jurídicos debido a no entregar los oficios
357 RELACIONADOS CON EL H8-2017 fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es
en los cuales se da respuesta a los trámites presentados por los usuarios
devoluciones de correspondencia de manera semanal enviara por medio correo electronico 6 7/15/2017 12/31/2017 100% GDO DRRN En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, del correo institucional a los funcionarios que le sean devuelto la
(derechos de petición y notificaciones de actos administrativos).
revisión y atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del aplicativo correspondencia con copia al interlocutor SAC
DRRN SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron socializacion del procedimiento a funcionarios y contratistas con el fin de
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites
358 RELACIONADOS CON EL H9-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es concientiozarlos sobre responsabilidad de la respuesta y la entrega Circular 1 6/16/2017 9/15/2017 100% GDO DRSC En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 3-10-2017
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, oportuna a los usuarios
DRSC SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron La funcionaria encargada de la correspondencia enviará alertas a cada
359 RELACIONADOS CON EL H9-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es funcionario informando las devoluciones vía correo electrónico al correo electrónico 4 6/16/2017 10/31/2017 100% GDO DRSC En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 29 de junio de 2017
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, responsable.
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron Enviar correo electrónico al supervisor de contratos, para que revise el
360 RELACIONADOS CON EL H9-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es
SIDCAR, antes de liquidar contratos, con el fin de verificar que el correo electrónico 1 6/16/2017 9/15/2017 100% GDO DRSC En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 9/26/2017
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, contratista no tengan oficios devueltos.
1-Se evidencia el cumplimiento
de la actividad mediante el envío
Una vez revisado el informe 20173101796 Oficios por entrega a ciudadanos con corte a del memorando # 10173101106
Diciembre 2016 Regionales. Se puede evidenciar la falta de compromiso y seguimiento por parte en el que se le emitió instrucción
de los funcionarios de las Direcciones Regionales a la hora de radicar documentos externos, ya a los funcionarios respecto al
7.2.1 de ISO 9001 2008 que con corte a 31 de diciembre 2016 se encontraron 410 oficios devueltos por errores de 10183101085: Mediante memorando OCIN hallazgo de la no entrega de
DETERMINACIÓN DE LOS dirección, falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún 20183122875 se informa a DRSO lo referente al comunicaciones.
Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala imagen para la memorando del punto c,
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites memorando individual, y socializacion en comité regional, respecto a las 2-Se evidencia el memorando
361 RELACIONADOS CON EL H10-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es memorando y acta de comité 2 6/16/2017 9/30/2017 100% GDO DRSO En Verificación de evidencias para ser evaluadas ratificando que el hallazgo ha sido cerrado. número 20183122835 con el
Cerrada 9/29/2017 9/29/2017
adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a obligaciones del procedimiento en el aplicativo Sidcar.
derechos de petición y notificaciones de actos administrativos. cierre de la actividad. Así mismo
revisión y atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del aplicativo De igual forma se emitió el memorando # se evidencia adjunta el Acta # 15
DRSO SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad, 20183144725, se confirmó cierre del hallazgo de octubre de 2017, con la
contenidos en la ley 1437 de 2011 modificada por la Ley 1755 de 2015, es necesario seguir el socialización referente al tema
instructivo descrito y entregar las comunicaciones al usuario del hallazgo.
3-Se ratifica el cierre del hallazgo
de acuerdo al memorando de
Una vez revisado el informe 20173101796 Oficios por entrega a ciudadanos con corte a OCIN # 20183122875
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites DRSOA: Se envío con numero de radicado
362 RELACIONADOS CON EL H11-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es Emitir circular interna de la DRSOA, para cumplir con los procedimientos Circular 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRSOA En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 11/30/2017 7/13/2017
adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a 11173100870 13/07/2017
DRSOA SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
DETERMINACIÓN DE LOS dirección, falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún DRSOA: Esta función la realiza el profesional
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron administrativo y financiero. Saul Rodriguez
363 RELACIONADOS CON EL H11-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es Designar funcionario para realizar seguimiento a los oficios. Acta 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRSOA En Verificación de evidencias para ser evaluadas Hurtado. 1-11-2017. Mediante memorando Cerrada 11/30/2017 11/1/2017
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, 11173100870 del 13/07/2017 se emiten
revisión y atención de todos los tramites que se generan y asignan a través del aplicativo linemientos
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites DRSOA: Mediante memorando 11173100870
364 RELACIONADOS CON EL H11-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es Generar conciencia en los funcionarios frente a los procedimientos Acta 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRSOA En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada 11/30/2017 7/13/2017
adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a del 13/07/2017 se emiten linemientos
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron Demora en los trámites, reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o
1. Capacitar sobre la causa de las devoluciones, tramite a seguir tan 20183158375
365 RELACIONADOS CON EL H12-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es mala imagen para la entidad, por la no entrega de las respuestas a los
pronto se reciban y la responsabilidad del servidor
capacitacion 1 7/15/2017 8/30/2017 100% GDO DRSU En Verificación de evidencias para ser evaluadas Actividad Cerrada
Cerrada 8/30/2017
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, usuarios en los tiempos establecidos
DRSU SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron Demora en los trámites, reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o
2. Realizar seguimiento semanal sobre las devoluciones que tienen los 20183158375
366 RELACIONADOS CON EL H12-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es mala imagen para la entidad, por la no entrega de las respuestas a los Correos o memrandos 24 7/15/2017 12/31/2017 100% GDO DRSU En Verificación de evidencias para ser evaluadas Actividad Cerrada
Cerrada 12/31/2017 12/26/2017
funcionarios enviando correo o memorando a los que persistan
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, usuarios en los tiempos establecidos
DRSU SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron Realizar una socializacion del procedimiento a funcionarios y contratistas
367 RELACIONADOS CON EL H13-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es con el fin de concientiozarlos sobre responsabilidad de la respuesta y la Comité realizados 1 6/16/2017 9/15/2017 100% GDO DRUB En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, entrega oportuna a los usuarios
DRUB SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,
REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos indicar si fueron La funcionaria encargada de la correspondencia enviará alertas a cada
entidad, por la NO entrega de las respuestas a los distintos trámites correo electrónico , memorando
368 RELACIONADOS CON EL H13-2017 comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de 2009, Artículo Sexto: "Es funcionario informando las devoluciones vía correo electrónico, y SIDCAR 1 6/16/2017 9/15/2017 100% GDO DRUB En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada
adelantados por los ciudadanos, que en su mayoría son respuestas a y circulares enviadas
PRODUCTO obligación y es responsabilidad de los funcionarios y contratistas de la Corporación el manejo, al responsable,.
DRUB SIDCAR..." e igualmente teniendo en cuenta los principios eficiencia, eficacia y efectividad,

DETERMINACIÓN DE falta de anexos etc. pero lo mas delicado es que a la fecha de la auditoria aún Posibles reprocesos, reclamaciones, procesos jurídicos o mala
LOS REQUISITOS persisten documentos pendientes en el sidcar por ser enviados. o por lo menos imagen para la entidad, por la NO entrega de las respuestas a
Emitir circular interna de la DRTE, para cumplir con los
369 RELACIONADOS CON H14-2017 indicar si fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su
procedimientos
Circular 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRTE En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada SI
EL PRODUCTO 2009, Artículo Sexto: "Es obligación y es responsabilidad de los funcionarios y mayoría son respuestas a derechos de petición y notificaciones
contratistas de la Corporación el manejo, revisión y atención de todos los de actos administrativos.
DRTE tramites que se generan y asignan a través del aplicativo SIDCAR..." e
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

370 RELACIONADOS CON H14-2017 indicar si fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su Designar funcionario para realizar seguimiento a los oficios. Acta 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRTE En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada SI

Generar conciencia en los funcionarios frente a los
371 RELACIONADOS CON H14-2017 indicar si fueron comunicados por edicto. es de recordar La Resolución 1522 de los distintos trámites adelantados por los ciudadanos, que en su
procedimientos
Acta 1 7/1/2017 11/30/2017 100% GDO DRTE En Verificación de evidencias para ser evaluadas Cerrada SI
De acuerdo con el Procedimiento "GAL-PR-14 Administración Sistema A la fecha se estan adelantando mesas de trabajo con los Para el presente No se evidencia reporte de avance en ningún
7.1- 7.5.1 ISO seguimiento, no se
Hidráulico de Manejo Ambiental y Control de Indundaciones", no fue responsables dentro de la DOI para determinar las acciones a Para el presente seguimiento, no se reporto avance, teniendo trimetre de 2018, la actividad esta vencida un poco
9001:2008 No atender de manera planeada las necesidades del Informe con diagnóstico de los sistemas hidráulicos, uno reporto avance, teniendo
372 H6-2016 suministrado el diagnóstico de la situacion de los Sistemas Hidráulicos, Informe 2 9/1/2016 1/31/2017 0% IAM DIA programar dentro de los sistemas hidraulicos de manejo ambiental y en cuenta que la fecha de terminacion de la actividad fue el
mas de un año por lo que es prioritario dar celeridad En ejecución
NTCGP 1000:2009 y SHMACI. (1) por polígono. 31/01/17
tal cual lo menciona y requiere el procedimiento en el item 1, necesario control de inundaciones a partir de la implementación del modelo de terminacion de la a su cumplimiento y evitar con esto la materialización
1.2 de MECI
para llevar a cabo la Planificiacion del mismo. DMI como instrumento de planeación. actividad fue el 31/01/17 de riesgos e incumplimiento normativo.
A la fecha se estan adelantando mesas de trabajo con los

responsables dentro de la DOI para determinar las acciones a
La entidad debe revisar los documentos cuando sea necesario y
programar dentro de los sistemas hidraulicos de manejo ambiental y
aprobarlos nuevamente. Al verificar el procedimiento GAL-PR-14
control de inundaciones a partir de la implementación del modelo de
Administración Sistema Hidráulico de Manejo Ambiental y Control de
DMI como instrumento de planeación. No se observa reporte de avance. Para el próximo
Indundaciones" es posible evidenciar que el mismo, sólo obedece a
A la fecha de seguimiento periodo deberá remitirse las actas de reunión con
tramitar el proceso contractual de los servcios que requieren, no se Se evidenciaron dos (2) actas mencionadas como soporte de
no se anexo el acta OAP asi como los procedimientos actualizados con
4.2.3 y ISO 9001:2008 identifican las responsabilidades concretas de cada operador y no El documento no es soporte de la Administración de los la actividad propuesta, no obstante, se requiere que reporten
31 marzo 2018: Mediante memorando N°20183107327 del 2 febrero pendiente, Teniendo en el cumplimiento de los requisitos para su
373 NTCGP 1000:2009 y 3 H7-2016 evidencia el ciclo PHVA en el ejercicio de la administración de los SHMACI generando vacios en la aplicación del Mesas de trabajo DOI / OAP Actas de reunión. 3 9/1/2016 1/31/2017 67% IAM DIA un (1) acta de reunion para completar el numero d En ejecución
2018 se remiten los procedimienttos del proceso IAM, así como la eactividades propuestas. Teniendo en cuenta que la fecha de
cuenta que la fecha de elaboración. La actividad esta vencida un poco mas
de MECI Sistemas Hidrúalicos de la entidad. Lo anterior incumple los procedimiento. culminacion de la
caracterización, politicas de operación y formatos asociados. culminacion de la actividad fue el 31/01/17 de un año por lo que es prioritario dar celeridad a su
requerimientos del Procedimiento "GSG-PR-01 de Elaboración y Control actividad fue el 31/01/17 cumplimiento y evitar con esto la materialización de
de Documentos y Registros", desconoce su adecuacón y apego al
Se realizan reuniones para ajustar por soliictud de OAP. riesgos e incumplimiento normativo.
Acuerdo CAR 22 de 2014 y conlleva a un ejercicio inadecuado de la
planificación al interior de la DOI por cuanto no reunen actividades de
verificación, validación, seguimiento, medición e inspección.
La entidad debe revisar los documentos cuando sea necesario y

aprobarlos nuevamente. Al verificar el procedimiento GAL-PR-14
31 marzo 2018: Mediante memorando N°20183107327 del 2 febrero
Administración Sistema Hidráulico de Manejo Ambiental y Control de
2018 se remiten los procedimienttos del proceso IAM, así como la
Indundaciones" es posible evidenciar que el mismo, sólo obedece a
caracterización, politicas de operación y formatos asociados.
tramitar el proceso contractual de los servcios que requieren, no se
4.2.3 y ISO 9001:2008 identifican las responsabilidades concretas de cada operador y no
El documento Administración de los SHMACI generando Mesas de trabajo para la construcción del Se realizan reuniones para ajustar por soliictud de OAP. Se evidencio el acta mencionada como soporte de la
374 NTCGP 1000:2009 y 3 H7-2016 evidencia el ciclo PHVA en el ejercicio de la administración de los Procedimiento 1 9/1/2016 1/31/2017 100% IAM DIA
actividad propuesta, dando por cerrada la actividad.
vacios en la aplicación del procedimiento. Procedimiento
de MECI Sistemas Hidrúalicos de la entidad. Lo anterior incumple los
Reuniones: Evidencia H9 AI 2016
requerimientos del Procedimiento "GSG-PR-01 de Elaboración y Control
de Documentos y Registros", desconoce su adecuacón y apego al
Acuerdo CAR 22 de 2014 y conlleva a un ejercicio inadecuado de la
planificación al interior de la DOI por cuanto no reunen actividades de
verificación, validación, seguimiento, medición e inspección.
Para lograr el cumplimiento de la meta, se dispuesto dos (2)

abogados de planta que apoya el cumplimiento de ésta. A la fecha
se han decidido 31 expedientes y se encuentran 32 expedientes en la
Dirección Jurídica para revisión y firma de acto administrativo de
fondo.
Mediante memorando No. 14163100506 del 29/06/2016 se solicito al

lider del proceso el cierre de esta actividad teniendo en cuenta que
3. ISO 9000: 2008, los expedientes auqi relacionados hacen parte del Plan de Acción
De acuerdo con el reporte de la Dirección Jurídica, con corte 23 de junio
NTCGP 1000:2009, 2016-2019.
del año en curso, se evidencia retraso en el cumplimiento de la meta Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
numeral 8.2.4 - Retraso en las decisiones adoptadas en los trámites que se a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
375 H-2015 5.5.1 de la Dirección Regional Ubaté, la evidencia encontrada se adelantan en esta D.R. 275 Decisiones de fondo que pongan fin a los trámites Actos Administrativos 275 8/21/2015 2/28/2016 100% AAM DRUB Cerrada 3/31/2018 2/28/2016 NO
Seguimiento y mediciòn De los 222 expedientes que se encuentran por decidir 93 se de seguimiento 24-04-2018.
del producto. MECI 1.2.4 describe a continuación: Ubaté: 10% de avance y 288 expedientes para
encuentran en la dirección jurídica,12 en otras Direcciones, y 117 en
- Indicadores de Gestiòn. cumplir en la presente vigencia
la dirección Regional los cuales se encuentran en reparto para la
decisión que ponga fin al proceso. Avance remitido con memorando
14163101025 del 13/12/2016.
Se adjunta base de expedientes decididos por la regional desde el

2015 al 2017, dando una base de 395 por lo tanto se solicita dar
cierre a esta actividad, se adjunta base de datos con el detalle de los
expedientes.
con memorando 13163100624 se recibe un acta de entrega de

motosierra.
Se realizo la entrega de dos motosierras en el mes de 8 de enero y observa que a la fecha del
18 de mayo de 2016, se adjuntan actas. Con preocupación se observa
seguimiento la actividad
Mediante acta de entrega de fecha 12 de julio de 2017 se realizó que a la fecha del seguimiento la
propuesta no reporta
En la bodega de la sede de la Dirección Tequendama, se encontró entrega de máquina, marca JUSQVARNA, modelo 445, seria actividad propuesta no reporta
5. Se realiza entrega por el Dr Ibañez el día 24 Con preocupación se observa que a la fecha del seguimiento avance efectivo , se
varias motosierras decomisadas amontonadas, material de divulgación, 20120300193, color naranja; en el proceso sancionatorio numerado avance efectivo , se recomienda
4.4.6. OHSAS la actividad propuesta no reporta avance efectivo , se recomienda dar impulso a
Realizar la disposicion de acuerdo a lo indicado en el Acto de septiembre de 2018, según ACTA DE dar impulso a las actuaciones
376 18001:2007 Control H-2015 equipos de medición, monitores, lo cual genera una condición peligrosa Desorganización en el área de Bodega de la DRTE Administrativo
acta de entrega 25 9/3/2015 6/30/2016 20% AAM DRTE 61931, auto NO. 0665 del 14 de junio de 2017 ordena archivar y
ENTREGA adjunta al memorando 13183101074
recomienda dar impulso a las actuaciones respectivas de las actuaciones
respectivas de manera urgente
En ejecución
Operacional fuera de control operacional. Igualmente no se encontraron las fichas entragar la misma. manera urgente dado que la actividad se encuentra vencida respectivas de manera
del 26/09/2018 dado que la actividad se
toxicológicas para elementos de aseo. Mediante acta de fecha 12 de julio de 2017 se hizo entrega de hace mas de 2 años. Fecha de seguimiento 24-04-2018 urgente dado que la
encuentra vencida hace mas de
motosierra al señor MARCOS BAQUERO ROA, marca Husqvarna, actividad se encuentra
2 años. Fecha de seguimiento
modelo 445, serie 20120300193, color naranja, auto DRTE No 0504 vencida hace mas de 2
16-10-2018
años. Fecha de
de 24 de abril de 2017 seguimiento 19-07-2018
Se realizo la entrega de dos motosierras en el mes de 8 de enero y
18 de mayo de 2016, se adjuntan actas
1. ISO 9001:2008 Avance a Sep de 2017: Mediante correos del 07/07/2017 y

NTCGP 1000:2009, 21/07/20107 se envio solicitud de cumplimiento de los tiempos
Posibles incidencias disciplinarias.
numeral 7.5.1. Control establecidos en los acuerdo del servicio, realizado por el ingeniero
de la producción En el expediente No. 51233 no se evidencia informe técnico de la visita Alexis Fajardo.
Incumplimiento en el procedimiento del trámite de Realizar un control bimensual del reparto de visitas para Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
prestación del servicio y programada para el día 22 de Febrero de 2016, toda vez que esta ha Avance 30_11_2017: Mediante correo del 01 Dic. se envio solicitud a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
377 numeral 8.2.4.
H-2016 autoridad ambiental verificar los informes técnicos que hacen falta por elaborar, Correo Electrónico 4 8/31/2016 5/30/2017 100% AAM DRUB Cerrada 3/31/2018 5/30/2017 NO
sido reprogramada tres (3) veces. Situación que genera dilación en la dejar la evidencia mediante correo electrónico de cumplimiento de los tiempos establecidos en los acuerdo del de seguimiento 24-04-2018.
Seguimiento y medición continuidad de los tramites. servicio, realizado por el ingeniero Alexis Fajardo.
del producto. MECI Poca credibilidad de la comunidad con la Corporacion en
Avance enero 2018: Mediante correo del 25 enero/2018. se envio
2.1 .1 - Autoevaluación cuanto a los tramites que adelanta.
solicitud de cumplimiento de los tiempos establecidos en los acuerdo
del control y gestión.
del servicio, realizado por el ingeniero Alexis Fajardo.
1. 5 primeros dias de cada mes se realizará la alerta,mediante correo

electronico, a parir de 5 de noviembre/16
2. Se envió correo el 25 de octubre de 2016, a los funcionarios y
contratistas responsables, se anexa correo enviado con memorando
09163101444
3. Se envió correo el 6 de Diciembre de 2016, a los funcionarios y
contratistas responsables, remitiendo listado por vencer en diciembre
y enero. se anexa correo enviado. enviado con memorando
09163101537.
4. Se envió correo el 11 de Enero de 2017, a los funcionarios y
contratistas responsables, remitiendo listado por vencer en enero,
2. Con la finalidad de efectuar los correctivos necesarios de manera
febrero y marzo. se anexa correo enviado. enviado con memorando
oportuna con respecto a los Productos No Conformes en la Dirección
09173100041.
2.1.1. MECI Regional, se evidenció que desde el 29 de febrero de 2016 al 31 de Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Sanciones con incidencia disciplinaria para el personal de Hacer seguimiento mensual al cumplimiento de las alertas 5. Se envió correo el 03 de febrero de 2017, a los funcionarios y a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
378 Autoevaluación del H-2016 mayo de 2016 no se envió ninguna alerta al equipo de trabajo de la emitidas para prevenir no conformidades.
Correo 10 8/31/2016 8/30/2017 100% AAM DRSC Cerrada 3/31/2018 8/30/2017
control y gestión. la Corporación. contratistas responsables, remitiendo listado por vencer en febrero y de seguimiento 24-04-2018.
Dirección para aplicar los respectivos correctivos, incumpliendo de esta
marzo. se anexa correo enviado.
manera lo establecido en el numeral 2.1.1 Autoevaluación del control y
6. Se envió correo el 03 de febrero de 2017, a los funcionarios y
gestión del MECI.
contratistas responsables, remitiendo listado por vencer en febrero y
marzo. se anexa correo enviado.
7. Se
envió el 16 de marzo de 2017 a los responsables
8. Se envió correo electronico el 18 de abril de 2017, a los

responsables.
9. Se envió correo electronico el 19 de mayo de 2017, a los
responsables.
10. Se enviaron 19 correos electronicos el 31-08-2017, a los
responsables
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Una vez realizada una revisión aleatoria de los expedientes de la
Dirección Regional Sabana Centro se pudo evidenciar lo siguiente:
*En el expediente No. 20926 de concesión de aguas superficiales con

fecha de apertura del 28/12/2001 se encuentran cuatro reprocesos, así
mismo, se evidencia que la visita técnica se realizó el 20/11/2014 y
estaba programada para el 28/10/2014 y desde el 28/11/2014 se realizó
el informe No. 1754 para otorgar la concesión, lo anterior incumple con 1. Se realizará alerta a los técnicos que programaron visitas y que no
el procedimiento AAM-PR-12 Permisivo de Concesión de Aguas II. se realizarón, el 15 de cada mes y
2. 30 de cada mes. Se revisó la programación de visitas técnicas y se
ISO 9001: 2008, NTCGP *En el expediente No. 45250 de Plan de manejo, restauración y evidencio que se ralizaron todas las visitas programas.
1000:2009, numeral 7.2.1 recuperación ambiental -PMRRA con fecha de apertura del 22/01/2014, 3. Se revisó la programación de visitas técnicas y se evidencio que
"c", requisitos legales se evidenció que en la Resolución 299 del 09/03/2015 se inició el tramite se ralizaron todas las visitas programas.
aplicables 7.5.1 Control y no se realizó el cobro de evaluación ambiental ni la publicación 4. Se envió alerta por correo electronico el 22 de marzo de 2017, al
de la producción y de la Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
correspondiente, así mismo el 19/06/2015 el usuario radicó un recurso Sanciones con incidencia disciplinaria para el personal de Generar alertas al área técnica, advirtiendo sobre las visitas Director Operativo del Area Técnico, enviando las visitas que se a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
379 prestación del servicio H-2016 Informe de Alertas 8 8/31/2016 8/30/2017 100% AAM DRSC Cerrada 3/31/2018 8/30/2017
8.2.4. Seguimiento y de reposición No. 09151102452, la visita por parte de la CAR se realizó la Corporación. técnicas programadas y que aún no se hayan realizado. programaron para que realice el seguimiento de la programación, de seguimiento 24-04-2018.
medición del producto. el día 10/03/2016 y el informe de la visita No. 412 se realizó el día anexo correo y reporte sidcar visitas.
MECI 2.1.1 - 25/04/2016 y a la fecha de la auditoria no se ha decidido el recurso de 5. Se envio alerta por correo electronica el dia 24/04/2017 se envia
Autoevaluación del reposición, lo anterior incumple el procedimiento AAM-PR-05 Permisivo evidencia con memorando 09173100506
control y gestión. y Demás Instrumentos de Control, la Ley 1437 de 2001 y el Decreto 01 6. Se envió correo electronico el 18 de abril de 2017
de 1984. 7.Se envia correo el 19 de mayo de 2017,
8. Se envia correo el 22/06/2017 envaida con memorando
*En el expediente No. 33885 de Permiso de vertimientos, solicitado por 09173100885
Promotora Quinta Avenida S.A., se expidieron las resoluciones: 022 del
7 enero de 2015 por la cual se otorgó el permiso de vertimientos y se
autorizó la ocupación de cauce y 1045 del 1 de junio de 2015 por
medio de la cual se resolvió un recurso de reposición, en las
resoluciones mencionadas no se emitió el cobro por concepto de
servicio de evaluación ambiental incumpliendo lo establecido en el
procedimiento AAM-PR-10 Permiso de Vertimientos.
Se recibe con memorando 13163101104 del 4/11/2016 estado de los

expedientes y solicitan resolver los recursos que se encuentran en la
DJUR.
Expediente 29329, se genero Resolución 1702 de 2016, por la cual
se resuelve recurso de reposición.
se resuelve recurso de reposición.
ISO 9001: 2008, se resuelve recurso de reposición.
NTCGP 1000:2009, Expediente 34634, se genero Resolución 1776 de 2016, por la cual observa que a la fecha del
numeral 7.2.1 "c", se resuelve recurso de reposición. Con preocupación se observa
requisitos legales Expediente 34811, se genero Resolución 2131 de 2016, Resuelve que a la fecha del seguimiento la
propuesta no reporta
aplicables 7.5.1 De la muestra seleccionada, en los expedientes No 11229; 12117; recurso de reposición. actividad propuesta no reporta
Proyectar acto administrativo mediante el cual se resuelve el Con preocupación se observa que a la fecha del seguimiento avance efectivo , se
avance efectivo , se recomienda
Control de la 16718; 17823; 19121; 29328; 29329; 30639; 32170; 32684; 33408; recurso de reposición obrante de los expediente 11229, Expediente 39223, se genero Resolución 2055 de 2016, Resuelve la actividad propuesta no reporta avance efectivo , se recomienda dar impulso a
Sanciones con incidencia disciplinaria para el personal de la dar impulso a las actuaciones 36477: se resuelve recuerso de reposición mediante
380 producción y de la H-2016 33694; 34634; 34811; 34868; 34969; 36181; 36477; 39223; 40804 y Corporación. 12117, 16718, 17823, 19121, 29328, 29329, 30639, 32170, Acto Administrativo 21 8/31/2016 8/30/2017 100% AAM DRTE recurso de reposición. Pendiente el expediente 36477 recomienda dar impulso a las actuaciones respectivas de las actuaciones
respectivas de manera urgente Resolución 3164 de 16/10/2018
Cerrada SI
prestación del servicio 41015 no se han resuelto recurso de reposición, los cuales se 32684, 33408, 33694, 34634, 34811, 34868, 34969, 36181, Expediente 40804, se genero Resolución 1896 de 2016, por la cual manera urgente dado que la actividad se encuentra vencida respectivas de manera
dado que la actividad se
8.2.4. Seguimiento y encuentran fuera de los términos de acuerdo con la normativa vigente. 36477, 39223, 40804, 41015 se resuelve recurso de reposición. hace casi un año Fecha de seguimiento 24-04-2018 urgente dado que la
encuentra vencida hace casi un
medición del producto. Expediente 41015, se genero Resolición 1883 de 2016, por la cual se actividad se encuentra
año Fecha de seguimiento 16-
MECI 2.1.1 - resuelve recurso de reposición. vencida hace casi un año
10-2018
Fecha de seguimiento 19-
Autoevaluación del De 24 expedientes que estaban para resolver recurso de reposición 07-2018
control y gestión. a la fecha se han cambiado de estado 7 y 2 expedientes se
encuentran en proceso de notificación. Ver los memorandos
13153100578, 13163100101, 13163100141, 13163100193.
30639, Resuelto con Resolución 4087 de 2017 - 34868 Resuelto
mediante Resolución 66 de 16 enero de 2018
34969 resuelto meidnate Resolución 4217 de 2017 -
Memorando del 04 dic 2017 13173101322 solicitud DJUR resolver

recursos,los expdientes ya no se encuentran en la DR a cargo
ISO 9001: 2008,

Expediente 44295, por temas de notificación se asignó el expediente
NTCGP 1000:2009,
al doctor Jairo Chaparro, para reprogramación de visita. Se realiza
numeral 7.2.1 "c",
informe técnico 1695 del 22 de diciembre de 2017.
requisitos legales Se evidenció incumplimiento del procedimiento AAM-PR-06
Expediente 53623, se elaboró informe técnico No DRTE 717 del 13
aplicables 7.5.1 Sancionatorio, ya que los expedientes, asociados a afectación de
de septiembre de 2016, a la fecha el expediente se encuentra
Control de la recursos Nos. 44295 (se realiza visita el 22 de enero de 2015), 53623 Generar el Informe técnico por parte del profesional Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
asignado al doctor Gilberto Ávila Cifuentes, para evaluación Jurídica a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
381 producción y de la H-2016 (se realiza visita el 20 de abril de 2016), 43928 (se realiza visita el 25 de Incumplimieto al procedimiento encargado de las visitas correspondientes a los expedientes Informe técnico 3 8/31/2016 3/30/2017 100% AAM DRTE Cerrada 3/31/2018 3/30/2017 NO
44295, 53623, 43928 Expediente 43928, se generó el informe técnico No 1189 de fecha de seguimiento 24-04-2018.
prestación del servicio noviembre de 2015), 47044 (se encuentra desde el 23 de octubre de
21 de diciembre de 2016.
8.2.4. Seguimiento y 2015 para visita), sin evidenciar a la fecha informe técnico después de la
Expediente 47044, se elaboró informe técnico No DRTE 648 del 30
medición del producto. visita realizada.
de agosto de 2016, a la fecha el expediente se encuentra asignado a
MECI 2.1.1 -
la doctor Martha Melo Ramos, para evaluación Jurídica; avance
Autoevaluación del
reportado con memorando 13173100047.
control y gestión.
Estado de los expedientes según SAE:* 51546:archivado

La DRBM debe asegurarse de que los expedientes que no sean
*51547:archivado * 45337: Sancionatorio (No cuenta) * 45336:
conformes con los requisitos establecidos se les realizan acciones para
sancionatorio(NC) * 46825: Informe tecnico Social (Licencia) * 45866
8.3 de la norma la eliminar la causa de la no conformidad detectada. Al verificar la El efecto del hallazgo está directamente relacionado con
Informe tecnico social, Seg y Control * 54148: Seguimiento y Control Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
NCTGP 1000:2009, trazabilidad a los 10 expedientes reportados como "Servicio No el total de 10 expedientes con servicio no conforme Decisión de fondo en los 10 expedientes identificados como a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
382 H-2016 Acto Administrativo 10 8/31/2016 8/30/2017 100% AAM DRBM * 40872 en Seguimiento y Control. * 38350: Resuelto Cerrada 8/30/2017 8/30/2017
ISO 9001:2008 y Conforme" de la DRBM para el periodo de alcance de la DRBM, se durante el periodo de la auditoria SNC de seguimiento 24-04-2018.
49904: Archivado
2.1.3. MECI observan 6 de ellos con tiempos de vencimiento desde 95 a 304 días. Lo
46972: Resuelto
anterior refleja que las acciones establecidas para eliminar la(s) causa(s)
52545: Seguimiento y Control
no son apropiadas o no se realizan con la celeridad requerida.
53775: Seguimeinto y Control
observa que a la fecha del
8. Dentro del expediente 47830 no se encuentran diligenciados los propuesta no reporta
ISO 9001:2008 Se verifica según evidencia que
documentos control de tiempos y lista de chequeo. Actuacion dentro de expediente 47830. mediante Auto 1069 de 2016 Se observa con preocupacion que esta actividad, no se ha avance efectivo , se
NTCGP 1000:2009, la actividad propuesta se llevo a
se realizan requerimientos al usuario se da plazo de seis meses cumplido en su totalidad, recordando que es una actividad se recomienda dar impulso a
numeral 4.2.4 - Control DJUR: Expediente 47830 se niega el permiso de cabo en debida forma
383 H-2016 En los expedientes 41976 13931, no se observan los documentos, Incumplimiento de un procedimiento preestablecido. Decidir de fondo los expedientes 47830, 41976 y 13931 Acto Administrativo 3 8/31/2016 3/30/2017 100% AAM DRCH apartir de ejecutoriado el mencionado acto administrativo. Palzo que encuentra vencida, se recomienda al lider del proceso tomar las actuaciones Cerrada
de Registros. MECI. vertimentos con Resolución 2387 de 29/08/2018 medidas urgentes frente al tema.Fecha de seguimiento 24-04- respectivas de manera
cumpliendo con lo
control de tiempos y lista de chequeo. Así mismo, se estableció que el vence el 2727 de mayo de 2017. establecido. .Fecha de
2.1.1 Autoevaluación 2018 urgente dado que la
trámite superó el tiempo establecido en el acuerdo de servicios (360 El expediente 41976 y 13931 se encuentra en seguimiento y control seguimiento 16-10-2018.
Control y Gestión. actividad se encuentra
días).
vencida hace mas un año
07-2018
ISO 9001: 2008,

NTCGP 1000:2009, observa que a la fecha del
numeral 7.2.1 "c", Con preocupación se observa
Se verificó la trazabilidad del radicado 09161100224 del 2/02/2016 DRAG: El Memorando No. 09161100224, descrito en Descripción del seguimiento la actividad
requisitos legales que a la fecha del seguimiento la Con preocupación se observa que a la fecha del
evidenciándose lo siguiente: 1. La visita se realizo el 16/02/2016 y el Hallazgo / No Conformidad / Observación / Inconsistencia / propuesta no reporta
aplicables 7.5.1 DJUR: 30/06/2018 Enviar los correos de actividad propuesta no reporta seguimiento la actividad propuesta no reporta avance
informe técnico se realizó el 10/05/2016 pasando al área jurídica donde Oportunidad de Mejora / Función de Advertencia, corresponde a una Se observa que esta actividad no tiene ningun grado de avance efectivo , se avance efectivo , se recomienda efectivo, no obstante habiendose hecho la
Control de la Se puede presentar debilidad en la aplicación de los Realizar por parte de la regional los actos administrativos seguimiento al expediente para subsanar el
se genera el 27/06/2016 el auto 607 de inicio de procedimiento para tramitar el expediente 56815 y se cambie de etapa solicitud de pasantía de un estudiante de la Universidad Uniminuto, avance, asi mismo la DRSC, expone que la actividad no recomienda dar impulso a dar impulso a las actuaciones recomendación en el seguimiento anterior , se
384 producción y de la H-2016 procedimientos y formatos definidos por el proceso de procesal. Reporte de Seguimineto 4 8/31/2016 5/20/2017 0% AAM DRAG 1. DRSO:else hallazgo y dar cierre.DRSC: envia memorando las actuaciones En ejecución
sancionatorio (ordena apertura de expediente) y la resolución 071 que radicada díaanexa acta de
4 de agosto de comité
2016 enNo. 026 de fecha
la Dirección 19/12/2016,
Regional Sabana es de su competencia, se solicita la actuaación urgente respectivas de manera respectivas de manera urgente recomienda dar impulso inmediato a las actuaciones
prestación del servicio autoridad ambiental con corte a 30 de noviembre. Donde la D.O. Técnica presenta el 09183102403 del 27/09/2018 informado error en dado que la actividad se respectivas dado que la actividad se encuentra
impone medida preventiva y a la fecha no se ha aperturado el respectivo Centro. de los enlaces a fin de aclarar la situación. urgente dado que la
8.2.4. Seguimiento y reporte respectivo.en comité delmes de Enero de 2017 se presentará la descripcion del hallazgo encuentra vencida hace mas un vencida hace mas de 2 años Fecha de seguimiento
expediente; dando incumplimiento al procedimiento sancionatorio AAM- actividad se encuentra
medición del producto. el reporte a 30 de diciembre para su respectivo año Fecha de seguimiento 16- 10-01-2019
PR-11 DRSC: la regional informa que la actividad no escierre.
de ellos vencida hace mas un año
MECI 2.1.1 - 2. DRSU: Se anexa acta No. 1 de 2017, en donde el tema de planes 10-2018
Autoevaluación del de mejoramiento, se aborda la presentación de los indicadores del 07-2018
control y gestión. proceso correspondientes al año 2017 , enviada con memorando
12173100609
3. DRRN: Acta Comite Regional 11-01-2017 Socializaciòn analisis de
Indicadores de Gestion y reportes de visitas y publicaciones corte
Febrero 2017, recibida con memorando 08173100218
4. DRGU: Acta de comité No. 1 de enero de 2017, enviada con
memorando 06173100220
5. DRBC. En comité de oficina desarrollado el 24 de enero de 2017,
se dieron a conocer y socializaron a funcionarios y contratistas los
informes generados en la DRBC que son solicitados en Dirección
Jurídica. Se aclararon inquietudes presentadas. Se anexa copia en
PDF del acta del 24 de febrero de 2017 de la Dirección Regional.
Debe cerrarse esta actividad para la DRBC, enviada con memorando
01173100321
6. DRMC: Envio acta No. 001del 11 de enero de 2017, donde
socializa memorando No.0717310003 del 03 de Enero de 2017
donde se envia el informe de indicadores de procesos de 2016.
21. Al indagar sobre el reporte de los indicadores de proceso, metas del
7. DRCH: En comité del 12 de enero de 2017, en el punto literal c y
8.2.4 ISO 9001:2008 plan de acción y riesgos del proceso se evidenció que los reportes se Reporte por parte de las Direcciones Regionales del análisis Se verifica según evidencia que la actividad propuesta se llevo
Retraso en las decisiones que se adopten en las Reportes/ Actas de Direcciones d se presenta un reporte del comportamiento de los indicadores de a cabo en debida forma cumpliendo con lo establecido. .Fecha
385 Seguimiento y H-2016 realizan al líder del proceso; sin embargo, en las Direcciones Regionales de los reportees entregados con corte a 30 de Diciembre de 14 8/31/2016 2/20/2017 100% AAM Cerrada 2/20/2017 2/20/2017 No
Direcciones Regionales 2016
Comité regionales riesgo así como del proceso ESCA para la vigenica 2016 en sus dos de seguimiento 24-04-2018.
medición del producto no se hace análisis de datos, análisis de los resultados obtenidos que
semestres. (Se adjunta acta No. 1 del comite y lista de asitencias del
permita la toma de decisiones gerenciales al interior del proceso.
mismo, recibida con memorando 05173100359
8. DRAG: Se adjunta Acta de comite del 05/05/2017, el acta se recibe
con memorando 02183100339
9. DRBM: En comite regional del 17 de mayo de 2017, de la cual se
elaboró el Acta No. 04, se socializa el plan de acción por procesos y
se dan directrices para el cumplimiento de las metas. se recibe
avance con memorando 04173100546
10. DRTE: En actas No 02, 03, 05, 06 de 2017 se trató el tema
relacionado en este punto, para lo cual adjunto. enviada con
memorando 13173100818
11. DRUB: En acta del 11 de enero de 2017 se socializarron los
indicadores de gestión
12.DRAM: se envia copia de acta de comité de 15/02/2017 donde se
socializa metas 2016, se envia presentacion de la socializacion a
cargo de JUAN CARLOS ESCOBAR DIRECTOR REGIONAL DRAM,
lista de asistencia a comité. Recibida con memorando 03173100229
Se
13. da cierre con
DRSOA: conmemorando
memorando No.11173100722
20153132787 la deldirección
16 de septiembre
regional
en el cual
envia acta se
del proporcionaron
comite realizadolosel siguientes documentos
día 12/012/2016 con se
en el cual corte a
trato
No se logro eviedenciar los controles definidos para los riesgos de
4.1 ISO 9001 31 de Agosto.
el tema de seguimiento a las metas y a las actividades de los planes
386 H1-2015 gestión, asi como los reportes remitidos de acuerdo a lo establecido por No se accede fácilmente a la información Documental Registro 1 9/1/2015 10/1/2015 100% GAM DLIA Cerrada 10/1/2015 no
NTC GP1000:2009 Mapa de Riesgos por Gestión
de mejoramiento.
la Oficina de Control Interno
Mapa de Riesgos
14. DRSC: por Corrupción
Con memorando 09183100700 se recibe analisis del PAP
Hoja de Vida de Indicadores GAM
Se ejecutó el contrato 1440 de 2016 con la empresa AITE

SOLUTIONS SAS, cuyo objeto fue: “Enseñar, desarrollar e
implementar un sistema de información para analizar y hacer
seguimiento al sistema integrado de gestión del Laboratorio
Ambiental de la CAR. El contrato terminó el 8 de septiembre del 2018
e inició su etapa de implementación. Se evidencia el informe final del contrato y la implemenatción del
No se logro eviedenciar los controles definidos para los riesgos de sistema (www.singelia.car.gov.co) como documentos se encuentra
4.1 ISO 9001 El software implementado consta de los siguientes módulos:1. los manuales del sistema.
387 H1-2015 gestión, asi como los reportes remitidos de acuerdo a lo establecido por No se accede fácilmente a la información Documental Registro 1 9/1/2015 10/30/2017 100% GAM DLIA Cerrada 10/30/2017 no
NTC GP1000:2009 Administrador 2. HSEQ 3. Gestor documentación electrónica y física
la Oficina de Control Interno
4. Atención y servicio al cliente 5. Operación en campo (muestreo y Se da cierre a la actividad
monitoreo) 6. Análisis 7. Validación de metodologías 8. Calidad de
datos 9. Compras e Inventario 10. Manejo de equipos 11. Colección
biológica 12. Modelación de la información
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Para el control de registros se manejan las Tablas de retención
documental, durante la auditoria, en el laboratorio Ambiental, se
evidencia que se cuenta con carpetas que compilan los registros de
analisis, para las estaciones de aire Serie Documental 1600-111-09 se
evidencian el incumplimiento a lo establecido en la serie para los
informes 836 de 1 de Julio de 2014 y 833 del 28 de agosto de 2014 ya
que no se incluye la asignación de programación, el informe de comisión
y el envio de resultados.
Para la serie documental registros de ususarios externos 200-111-07 no Se realizó jornada de actualización de carpetas de gestión y de
4.2.4 ISO 9001 se evidencio para el cliente Asosiación de ususarios del acueducto de Incumplimiento a los lineamientos de las tablas de Documental series de retención. Se revisaron, y se completaron los faltantes de
388 NTC GP1000:2009 H2-2015 Registro 1 7/3/2015 9/15/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/15/2015 no
las veredas pasquillita y Santa rosa AAcupasa: soporte de la solicitud del retención documental las mismas. Quedó constancia por medio de las actas 086, 090, 092
servicio, concepto tecnico, ni el envio de los resultados. y 096
Se evidencia una carpeta de apoyo en la cual se archivan 229 folios de

solicitudes externas de verificación de equipos de calidad de aire, la cual
no esta dentro de las series documentales de la dependencia por lo cual
no se evidencia un control y uniformidad de los registros que debe
contener dicha carpeta, para los clientes. Asi mismo se evidenció copias
del formato original lista de chequeo GA-FT-141-VR-03 2013-05-08, en
donde se deja todo igual y solo se cambia el número de la muestra.

Para la serie documental registros de ususarios externos 200-111-07 no
4.2.4 ISO 9001 se evidencio para el cliente Asosiación de ususarios del acueducto de Incumplimiento a los lineamientos de las tablas de Documental Se elaboró y aprobó el procedimiento de Gestión de Archivo
389 NTC GP1000:2009 H2-2015 Procedimiento 1 9/1/2015 10/1/2015 100% GAM DLIA Cerrada 10/1/2015 no
las veredas pasquillita y Santa rosa AAcupasa: soporte de la solicitud del retención documental Documental GAM-PR-33 Versión 01 2015-09-22
servicio, concepto tecnico, ni el envio de los resultados.


Para la serie documental registros de ususarios externos 200-111-07 no Se elaboró , aprobó e implementó el formato GAM-FT-223 Vr. 01
4.2.4 ISO 9001 se evidencio para el cliente Asosiación de ususarios del acueducto de Incumplimiento a los lineamientos de las tablas de Documental 2015-09-01:
390 NTC GP1000:2009 H2-2015 Registro 1 7/3/2015 9/15/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/15/2015 no
las veredas pasquillita y Santa rosa AAcupasa: soporte de la solicitud del retención documental En el cual se relaciona la matriz de orden de carpetas del archivo e
servicio, concepto tecnico, ni el envio de los resultados. ingreso de documentos al Archivo


Para la serie documental registros de ususarios externos 200-111-07 no
Se Autoriza al lider de archivo Angela Rodrigez bajo el esquema del
4.2.4 ISO 9001 se evidencio para el cliente Asosiación de ususarios del acueducto de Incumplimiento a los lineamientos de las tablas de
391 NTC GP1000:2009 H2-2015 Documental Registro 1 9/1/2015 10/1/2015 100% GAM DLIA procedimiento GAM-PR-33 y el formato de ingreso y matriz GAM- Cerrada 10/1/2015 no
las veredas pasquillita y Santa rosa AAcupasa: soporte de la solicitud del retención documental
FT-223, el 8 de Octubre.
servicio, concepto tecnico, ni el envio de los resultados.

Se adiciona en el PAC el Producto No. 1: Formulación, Seguimiento y

Se verifican las capacitaciones dictadas durante la vigencia 2014 se evidencian un gran control Plan de Capacitaciones internas OLAM; bajo el esquema de
numero de capacitaciones en calidad, sin embargo se evidencia debilidad en cuanto a la actividad 1 (Fortalecer y mantener la capacidad técnica y
4.4.2 ISO 14001: 2004 las capacitaciones dictadas en Medio Ambiente y seguridad no se lograron evidenciar
técnológica del Laboratorio Ambiental para la generación de
392 OHSAS 18001:2007 H3-2015 registros. En entrevista con dos de los analistas del laboratorio se evidencia debilidad Riesgos de mal manejo de los reactivos Documental Registro 1 9/1/2015 10/1/2015 100% GAM DLIA Cerrada 10/1/2015 no
en el conocimiento y manejo de las fichas de seguridad de los productos quimicos información de calidad, confiable y oportuna) de la Meta 4.2
6.2.2 ISO 9001: 2008
(Cloruro de Mercurio, Nitrato de plata y Acido Sulfurico), que utilizan para los analisis (Fortalecer y optimizar al 2015 el 100% de la capacidad tecnológica y
que desarrollan. humana del usuario interno y externo, para la gestión de la
información) de la Corporación
Se elabora Plan de Capacitación Interna del Laboratorio Ambiental

para el año 2016, GAM-PSGI-01-04 Vr. 05, donde se incluyen los
Se verifican las capacitaciones dictadas durante la vigencia 2014 se evidencian un gran siguientes temas:
numero de capacitaciones en calidad, sin embargo se evidencia debilidad en cuanto a "Manejo Seguro de Sustancias Químicas
4.4.2 ISO 14001: 2004 las capacitaciones dictadas en Medio Ambiente y seguridad no se lograron evidenciar
socialización Guia MSPQR y videos EPPS y uso de fichas de
393 OHSAS 18001:2007 H3-2015 registros. En entrevista con dos de los analistas del laboratorio se evidencia debilidad Riesgos de mal manejo de los reactivos Documental Registro 1 9/1/2015 11/1/2015 100% GAM DLIA Cerrada 11/1/2015 no
en el conocimiento y manejo de las fichas de seguridad de los productos quimicos seguridad y libro Naranja"
6.2.2 ISO 9001: 2008
(Cloruro de Mercurio, Nitrato de plata y Acido Sulfurico), que utilizan para los analisis Comando de Incidentes
que desarrollan. Trabajo Eficiente (5Ss, Agua y Energía)
Tarjetas de Emergencias y uso de GTS en procedimientos
No se aseguran los controles asociados a las actividades de muestreo de fuentes fijas,

teniendo en cuenta que de dicha actividad genera el riesgo de alturas evidenciado al
revisar las actividades de muestreo del contratista Walter Ospina el 13 de junio de 2014
(Informe 833, cliente interno: Subdirección de Recursos Naturales), se encontró que
contaba con curso de competencias para trabajo en alturas otorgado por el SENA No.
230101093 el cual tenía fecha de vencimiento en abril 2014, así mismo se encontró que Se realizó jornada de actualización de carpetas de los equipos,
4.4.6 ISO 14001: 2004 contaba con curso para trabajo en alturas avanzado No. 3090529 realizado en 2011, es
verificando plan de mantenimiento y fichas técnicas de cada uno.
394 OHSAS 18001:2007 H4-2015 decir, que para la fecha en que realizó el muestreo no contaba con curso para trabajo en Riesgo de Alturas Documental Registro 1 7/3/2015 9/15/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/15/2015 no
alturas debido a que el de competencia ya había vencido dos meses antes y para el de Quedó constancia en el nuevo plan de mantenimiento y las actas
alturas (avanzado) no había realizado el reentrenamiento anual como lo exige la 086, 090, 092 y 096
legislación vigente. Al revisar el informe 833 (Medición de aire, cliente interno:
Subdirección de Recursos Naturales), se encontró que la persona que instala el equipo
no registra en la lista de chequeo No. GA-FT-141-VR-03 2013-05-08 el kit de trabajo en
alturas requerido para la actividad como es el caso de Walter Ospina el día 13 de junio
de 2014.

230101093 el cual tenía fecha de vencimiento en abril 2014, así mismo se encontró que
4.4.6 ISO 14001: 2004 contaba con curso para trabajo en alturas avanzado No. 3090529 realizado en 2011, es Se realiza actualización de la matríz de roles y responsabilidades del
395 OHSAS 18001:2007 H4-2015 decir, que para la fecha en que realizó el muestreo no contaba con curso para trabajo en Riesgo de Alturas Documental Registro 1 9/1/2015 9/18/2015 100% GAM DLIA Laboratorio Ambiental, definiendo el alcance, funciones y autoridades Cerrada 9/18/2015 no
alturas debido a que el de competencia ya había vencido dos meses antes y para el de de los servidores públicos.
alturas (avanzado) no había realizado el reentrenamiento anual como lo exige la
Subdirección de Recursos Naturales), se encontró que la persona que instala el equipo
de 2014.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Se actualizó el procedimiento GAM-PR-24 Controles Operacionales,
en el cual se esquematiza el seguimiento a los sistemas de control de
los procesos, dentro de los cuales se tiene el seguimiento al proceso
No se aseguran los controles asociados a las actividades de muestreo de fuentes fijas, HSEQ, parámetros en general, actividades, entrenamientros, y
teniendo en cuenta que de dicha actividad genera el riesgo de alturas evidenciado al evaluación de la conformidad con el cumplimiento del sistema de
revisar las actividades de muestreo del contratista Walter Ospina el 13 de junio de 2014 control rankiando en tres niveles de aseguramiento:
230101093 el cual tenía fecha de vencimiento en abril 2014, así mismo se encontró que CAR 1: Calidad Administración Ratificada. Quiere decir que la forma
4.4.6 ISO 14001: 2004 contaba con curso para trabajo en alturas avanzado No. 3090529 realizado en 2011, es del Sistema de Control (precontrol, control y poscontrol) y la forma
396 OHSAS 18001:2007 H4-2015 decir, que para la fecha en que realizó el muestreo no contaba con curso para trabajo en Riesgo de Alturas Documental Registro 1 9/1/2015 9/18/2015 100% GAM DLIA como es implementado permite detectar y controlar potenciales Cerrada 9/18/2015 no
alturas debido a que el de competencia ya había vencido dos meses antes y para el de mecanismos o modos de fallo.
alturas (avanzado) no había realizado el reentrenamiento anual como lo exige la
Subdirección de Recursos Naturales), se encontró que la persona que instala el equipo CAR 2: Calidad de Administración Reconocida: El personal a cargo
no registra en la lista de chequeo No. GA-FT-141-VR-03 2013-05-08 el kit de trabajo en demuestra competencia para el desarrollo de su proceso, pero la
alturas requerido para la actividad como es el caso de Walter Ospina el día 13 de junio administración del sistema de control no se realiza eficazmente.
de 2014.
CAR 3: Calidad de Administración Reproducida: El personal
demuestra competencia para el desarrollo del proceso, pero falta el
acople con el sistema de control en las actividades rutinarias.

(Informe 833, cliente interno: Subdirección de Recursos Naturales), se encontró que Se actualiza el procedimiento con Control Operacional, el cual tiene
contaba con curso de competencias para trabajo en alturas otorgado por el SENA No. por objeto el seguimiento de la administración de la calidad en los
230101093 el cual tenía fecha de vencimiento en abril 2014, así mismo se encontró que procesos.
4.4.6 ISO 14001: 2004 contaba con curso para trabajo en alturas avanzado No. 3090529 realizado en 2011, es
Además se proyectó un formato para la Corporación el cual permite
397 OHSAS 18001:2007 H4-2015 decir, que para la fecha en que realizó el muestreo no contaba con curso para trabajo en Riesgo de Alturas Documental Registro 1 7/3/2015 9/18/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/18/2015 no
alturas debido a que el de competencia ya había vencido dos meses antes y para el de demostrar los implementos (EPP) requeridos contractualmente al
alturas (avanzado) no había realizado el reentrenamiento anual como lo exige la momento de firmar el acta de inicio
legislación vigente. Al revisar el informe 833 (Medición de aire, cliente interno: GHU-PN-22-FR-07Formato de Verificcion Elementos de proteccion
Subdirección de Recursos Naturales), se encontró que la persona que instala el equipo EPP
de 2014.
Para el proceso de Gestión Analítica se cuenta con el Plan de Emergencias que incluye
las emergencias ambientales debido a la criticidad de las actividades allí realizadas (Ev. Se realizó jornada de actualización de carpetas de gestión y de
derrames), se verifica simulacro (SISMO) realizado el dia 16 de Octubre de 2014, se
4.4.7 ISO 14001: 2004 series de retención. Se revisaron, y se completaron los faltantes de
398 OHSAS 18001:2007
H5-2015 verifican los registros sin embargo no se evidencia el diligenciamiento de los registros de Pérdida de trazabilidad de los implicados Documental Registro 1 7/3/2015 9/15/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/15/2015 no
bitacora de todos los integrantes del sistema comando de incidente, asi mismo el las mismas. Quedó constancia por medio de las actas 086, 090, 092
almacenamiento de los registros esta en diferentes carpetas lo que dificulta la revisión y 096
precisa de los registros
Para el proceso de Gestión Analítica se cuenta con el Plan de Emergencias que incluye
las emergencias ambientales debido a la criticidad de las actividades allí realizadas (Ev.
derrames), se verifica simulacro (SISMO) realizado el dia 16 de Octubre de 2014, se Se realiza reunión del comando de incidente con Acta No. 128 con fin
4.4.7 ISO 14001: 2004
399 OHSAS 18001:2007 H5-2015 verifican los registros sin embargo no se evidencia el diligenciamiento de los registros de Pérdida de trazabilidad de los implicados Documental Registro 1 9/1/2015 11/1/2015 100% GAM DLIA de realizar la recapacitación, realizar la simulación y preparar el Cerrada 11/1/2015 no
bitacora de todos los integrantes del sistema comando de incidente, asi mismo el simulacro nacional de sismo del 28 de Octubre.
almacenamiento de los registros esta en diferentes carpetas lo que dificulta la revisión
precisa de los registros

Para el proceso de Gestión Analítica se cuenta con el Plan de Emergencias que incluye siguientes temas:
las emergencias ambientales debido a la criticidad de las actividades allí realizadas (Ev. "Manejo Seguro de Sustancias Químicas
derrames), se verifica simulacro (SISMO) realizado el dia 16 de Octubre de 2014, se socialización Guia MSPQR y videos EPPS y uso de fichas de
4.4.7 ISO 14001: 2004
400 OHSAS 18001:2007 H5-2015 verifican los registros sin embargo no se evidencia el diligenciamiento de los registros de Pérdida de trazabilidad de los implicados Documental Registro 1 9/1/2015 10/1/2015 100% GAM DLIA Cerrada 10/1/2015 no
bitacora de todos los integrantes del sistema comando de incidente, asi mismo el seguridad y libro Naranja"
almacenamiento de los registros esta en diferentes carpetas lo que dificulta la revisión Comando de Incidentes
precisa de los registros Trabajo Eficiente (5Ss, Agua y Energía)
Se adiciona en el PAC el Producto No. 1: Formulación, Seguimiento y

Se evidencian procesos de capacitación, formación y entrenamiento en asusntos
control Plan de Capacitaciones internas OLAM; bajo el esquema de
6.2.2 ISO 9001 referentes al Sistema de Gestión en Calidad y parametros de los analisis de las matrices la actividad 1 (Fortalecer y mantener la capacidad técnica y
NTC GP1000:2009 ambientales realizados por el proceso, que garantizan el fortalecimiento y cumplimiento técnológica del Laboratorio Ambiental para la generación de
401 4.4.2 ISO 14001: 2004 H6-2015 de la competencia del personal, sin embargo se evidencia debilidad en los procesos de
Riesgos de mal manejo de los reactivos Documental Registro 1 9/1/2015 10/1/2015 100% GAM DLIA Cerrada 10/1/2015 no
información de calidad, confiable y oportuna) de la Meta 4.2
OHSAS 18001:2007 formación y capacitación en SISO en lo rerefente a los principales riesgos y peligros, (Fortalecer y optimizar al 2015 el 100% de la capacidad tecnológica y
manejo de fichas tecnicas de sustancias quimicas.
humana del usuario interno y externo, para la gestión de la
información) de la Corporación

Se evidencian procesos de capacitación, formación y entrenamiento en asusntos
siguientes temas:
6.2.2 ISO 9001 referentes al Sistema de Gestión en Calidad y parametros de los analisis de las matrices "Manejo Seguro de Sustancias Químicas
NTC GP1000:2009 ambientales realizados por el proceso, que garantizan el fortalecimiento y cumplimiento socialización Guia MSPQR y videos EPPS y uso de fichas de
402 4.4.2 ISO 14001: 2004 H6-2015 de la competencia del personal, sin embargo se evidencia debilidad en los procesos de
Riesgos de mal manejo de los reactivos Documental Registro 1 9/1/2015 11/1/2015 100% GAM DLIA Cerrada 11/1/2015 no
seguridad y libro Naranja"
OHSAS 18001:2007 formación y capacitación en SISO en lo rerefente a los principales riesgos y peligros, Comando de Incidentes
manejo de fichas tecnicas de sustancias quimicas.
Trabajo Eficiente (5Ss, Agua y Energía)
No se cuentan con la infraestructura adecuada que garantice el desarrollo de las

actividades en condiciones de Seguridad y Salud para los trabajadores, se evidencian
6.3 ISO 9001 La Corporación Adquirió la nueva sede del Laboratorio Ambiental en
403 NTC GP1000:2009 H7-2015 grietas en techos y paredes, los lugares de almacenamiento de las sustancias quimicas Riesgo laboral Funcionamiento del Laboratorio en la Nueva Sede 1 9/1/2015 6/1/2016 100% GAM DLIA Cerrada 6/1/2016 no
no son los adecuados, almacenados sobre icopor, carton y otros materiales no el Parque Industrial Santo Domingo Mosquera
compatibles.
Se inicia el contrato No. 1745-15 para la adecuación interna de la

Sede del Laboratorio con la firma AQUALAB S.A.S. el 2015-12-03
con una duración de 6 meses.
No se cuentan con la infraestructura adecuada que garantice el desarrollo de las Se realiza traslado a nueva sede en Avenida Troncal Occidente #18-
actividades en condiciones de Seguridad y Salud para los trabajadores, se evidencian 76 Centro Empresarial Santodomingo Manzana C Bodega 13
6.3 ISO 9001
404 NTC GP1000:2009 H7-2015 grietas en techos y paredes, los lugares de almacenamiento de las sustancias quimicas Riesgo laboral Funcionamiento del Laboratorio en la Nueva Sede NA 1 9/1/2015 6/1/2016 100% GAM DLIA Mosquera, Cundinamarca el día 27 de julio del 2016, como consta en Cerrada 6/1/2016 no
no son los adecuados, almacenados sobre icopor, carton y otros materiales no planillas de entrada de personal adjuntas a la presente.
compatibles.
Se realiza la inauguración de la Nueva sede el día 4 de agosto, como
consta en documento adjunto.
El día 7 de agosto de 2016 se inicia la recepción de muestras como
consta en el listado de entrada de muestras adjunto.
Para los equipos de seguimiento y Medición utilizados en el laboratorio se cuenta con

una carpeta de verificación que solo incluye los equipos de muestreo, para los demas
equipos se cuentan con carpetas independientes, sin embago no se evidenciaron los
certificados de calibración para la vigencia 2014 de los equipos oximetron 0780 y Se realizó jornada de actualización de carpetas de gestión y de
7.6 ISO 9001 conductimetro 0752, termometro #7 serie 14431, Ph-metro 1767, Ph-metro 0241, Pérdida de trazabilidad de los equipos y del Plan de Mantenimiento, series de retención. Se revisaron, y se completaron los faltantes de
405 NTC GP1000:2009 H8-2015 Micromolinete 1609, equipo Roots Meter de placa 29751y conductimetro 0877 los cuales Calibración y Verificación.
Documental Registro 1 7/3/2015 9/15/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/15/2015 no
las mismas. Quedó constancia por medio de las actas 086, 090, 092
dentro de su ficha tecnica manifiestan que requieren calibración anual, asi mismo se y 096
evidencian inconsistencias en la periodicidad y en la necesidad o no de las verificaciones
y/o calibraciones en las fichas tecnicas de los equipos.

certificados de calibración para la vigencia 2014 de los equipos oximetron 0780 y
7.6 ISO 9001 conductimetro 0752, termometro #7 serie 14431, Ph-metro 1767, Ph-metro 0241, Pérdida de trazabilidad de los equipos y del Plan de Mantenimiento, Se elaboró y aprobó el procedimiento de Gestión de Archivo
Documental Procedimiento 1 9/1/2015 10/1/2015 100% GAM DLIA Cerrada 10/1/2015 no
Documental GAM-PR-33 Versión 01 2015-09-22
dentro de su ficha tecnica manifiestan que requieren calibración anual, asi mismo se

certificados de calibración para la vigencia 2014 de los equipos oximetron 0780 y Se elaboró , aprobó e implementó el formato GAM-FT-223 Vr. 01
7.6 ISO 9001 conductimetro 0752, termometro #7 serie 14431, Ph-metro 1767, Ph-metro 0241, Pérdida de trazabilidad de los equipos y del Plan de Mantenimiento, 2015-09-01:
407 NTC GP1000:2009
H8-2015 Micromolinete 1609, equipo Roots Meter de placa 29751y conductimetro 0877 los cuales Calibración y Verificación.
Documental Registro 1 7/3/2015 9/15/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/15/2015 no
En el cual se relaciona la matriz de orden de carpetas del archivo e
dentro de su ficha tecnica manifiestan que requieren calibración anual, asi mismo se ingreso de documentos al Archivo

certificados de calibración para la vigencia 2014 de los equipos oximetron 0780 y Se Autoriza al lider de archivo Angela Rodrigez bajo el esquema del
7.6 ISO 9001 conductimetro 0752, termometro #7 serie 14431, Ph-metro 1767, Ph-metro 0241, Pérdida de trazabilidad de los equipos y del Plan de Mantenimiento,
Documental Registro 1 9/1/2015 10/1/2015 100% GAM DLIA procedimiento GAM-PR-33 y el formato de ingreso y matriz GAM- Cerrada 10/1/2015 no
dentro de su ficha tecnica manifiestan que requieren calibración anual, asi mismo se FT-223, el 8 de Octubre.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

HSEQ, parámetros en general, actividades, entrenamientros, y
evaluación de la conformidad con el cumplimiento del sistema de
Para los equipos de seguimiento y Medición utilizados en el laboratorio se cuenta con control rankiando en tres niveles de aseguramiento:
equipos se cuentan con carpetas independientes, sin embago no se evidenciaron los CAR 1: Calidad Administración Ratificada. Quiere decir que la forma
certificados de calibración para la vigencia 2014 de los equipos oximetron 0780 y del Sistema de Control (precontrol, control y poscontrol) y la forma
7.6 ISO 9001 conductimetro 0752, termometro #7 serie 14431, Ph-metro 1767, Ph-metro 0241, Pérdida de trazabilidad de los equipos y del Plan de Mantenimiento,
Documental Registro 1 9/1/2015 9/18/2015 100% GAM DLIA como es implementado permite detectar y controlar potenciales Cerrada 9/18/2015 no
dentro de su ficha tecnica manifiestan que requieren calibración anual, asi mismo se mecanismos o modos de fallo.
y/o calibraciones en las fichas tecnicas de los equipos. CAR 2: Calidad de Administración Reconocida: El personal a cargo
demuestra competencia para el desarrollo de su proceso, pero la
administración del sistema de control no se realiza eficazmente.

Se ejecutó el contrato 1440 de 2016 con la empresa AITE

SOLUTIONS SAS, cuyo objeto fue: “Enseñar, desarrollar e
implementar un sistema de información para analizar y hacer
seguimiento al sistema integrado de gestión del Laboratorio
Ambiental de la CAR. El contrato terminó el 8 de septiembre del 2018
e inició su etapa de implementación. Se evidencia el informe final del contrato y la implemenatción del
Se evidencia una planificación y ejecución en la prestación del servicio bajo condiciones sistema (www.singelia.car.gov.co) como documentos se encuentra
controladas, sin emabrgo dicho control se registra en bases de datos las cuales solo se El software implementado consta de los siguientes módulos:1. los manuales del sistema.
410 7.5.1 H9-2015 consultan a través de la persona que lidera la actividad, lo que particulisa el acceso y la
Documental Software 1 9/1/2015 10/30/2017 100% GAM DLIA Cerrada 10/30/2017 no
Administrador 2. HSEQ 3. Gestor documentación electrónica y física
disponibilidad de dicha información. 4. Atención y servicio al cliente 5. Operación en campo (muestreo y Se da cierre a la actividad
monitoreo) 6. Análisis 7. Validación de metodologías 8. Calidad de
datos 9. Compras e Inventario 10. Manejo de equipos 11. Colección
biológica 12. Modelación de la información
Se evidencia debilidad en la validación y seguimiento de las actividades realizadas

dentro del area de análisis una vez que los registros de control como registro de Se realizó jornada de actualización de carpetas de los equipos,
7.5.2 ISO 9001 temperaturas neveras Haceb 5170 y registro carta control estufas o incubadorasRevco verificando plan de mantenimiento y fichas técnicas de cada uno.
411 NTC GP1000:2009
H10-2015 24725 no se evidencia la validación de los datos tomados por el area de calidad,
Los registros y valores pueden salir de control afectando parámetros. Documental Registro 1 7/3/2015 9/15/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/15/2015 no
Quedó constancia en el nuevo plan de mantenimiento y las actas
teniendo en cuenta que en dichos registros se evidencian observaciones y parametros 086, 090, 092 y 096
por fuera de los niveles permitidos.
Las responsabilidades se definen claramente en el Plan de Acción y

Cumplimiento Anual GAM-PAC-01 socializado mediante Acta No.
Se evidencia debilidad en la validación y seguimiento de las actividades realizadas
004 2016-03-07 y 007 2016-03-30.
dentro del area de análisis una vez que los registros de control como registro de Se actualizó el procedimiento GAM-PR-24 Controles Operacionales a
7.5.2 ISO 9001 temperaturas neveras Haceb 5170 y registro carta control estufas o incubadorasRevco la versión 07 del 2015-11-25, en el cual se esquematiza el
412 NTC GP1000:2009 H10-2015 24725 no se evidencia la validación de los datos tomados por el area de calidad,
Los registros y valores pueden salir de control afectando parámetros. Documental Registro 1 9/1/2015 9/18/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/18/2015 no
seguimiento a los sistemas de control de los procesos, dentro de los
teniendo en cuenta que en dichos registros se evidencian observaciones y parametros cuales se tiene el seguimiento al proceso HSEQ, parámetros en
general, actividades, entrenamientros, y evaluación de la
conformidad con el cumplimiento del sistema de control rankiando en
tres niveles de aseguramiento.

control rankiando en tres niveles de aseguramiento:
Se evidencia debilidad en la validación y seguimiento de las actividades realizadas CAR 1: Calidad Administración Ratificada. Quiere decir que la forma
dentro del area de análisis una vez que los registros de control como registro de del Sistema de Control (precontrol, control y poscontrol) y la forma
7.5.2 ISO 9001 temperaturas neveras Haceb 5170 y registro carta control estufas o incubadorasRevco
413 NTC GP1000:2009 H10-2015 24725 no se evidencia la validación de los datos tomados por el area de calidad,
Los registros y valores pueden salir de control afectando parámetros. Documental Registro 1 9/1/2015 9/18/2015 100% GAM DLIA como es implementado permite detectar y controlar potenciales Cerrada 9/18/2015 no
teniendo en cuenta que en dichos registros se evidencian observaciones y parametros mecanismos o modos de fallo.
CAR 2: Calidad de Administración Reconocida: El personal a cargo

Se verifica el proceso de auditorias se evidencia el Programa de Auditorias GA-PR-09-

FR-01 v 06 dentro del que se contemplan las auditorias anuales por proceso (areas del
laboratorio); se evidencian los registros definidos dentro del procedimiento, registro
reunión de apertura y reunion de cierre GA-PR-09-FR-06 V06, Plan de audirotia N 001, Se actualizó a versión 08 el formato GAM-PR-08-FR-03 Análisis de
8.2.2 ISO 9001
414 NTC GP1000:2009 H11-2015 informes de los auditores para el proceso de atención y servicio al cliente; informe Documental Registro 1 9/1/2015 9/7/2015 100% GAM DLIA Causas y Plan de Acción incluyendo dos fechas propuestas de Cerrada 9/7/2015 no
preliminar de muestreo 29 de abril de 2014, informe preliminar de analisis de muestro del revisión de avance y cierre.
23 de abril; informe preliminar para DBO del 03 de abril, sin embargo el informe final se
elaboro hasta el 29 de agosto de 2014 y reportado a las áreas el 10 de noviembre de
2014.
Se evidencia el control, seguimiento y tratamiento del Producto No conforme según lo Se realizó jornada de actualización de carpetas de los equipos,
establecido en el procedimiento interno del Laboratorio. Sin embargo no se realiza un
8.3 ISO 9001 verificando plan de mantenimiento y fichas técnicas de cada uno.
415 NTC GP1000:2009 H12-2015 seguimiento en relación a el tipo de trabajo no conforme generado que permita Documental Registro 1 7/3/2015 9/15/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/15/2015 no
determinar hacia qué tema se estan generando los productos no conformes y generar Quedó constancia en el nuevo plan de mantenimiento y las actas
acciones que permitan eliminar la generación de este. 086, 090, 092 y 096
Las responsabilidades se definen claramente en el Plan de Acción y

Cumplimiento Anual GAM-PAC-01 socializado mediante Acta No.
004 2016-03-07 y 007 2016-03-30.
Se evidencia el control, seguimiento y tratamiento del Producto No conforme según lo Se actualizó el procedimiento GAM-PR-24 Controles Operacionales a
establecido en el procedimiento interno del Laboratorio. Sin embargo no se realiza un
8.3 ISO 9001 la versión 07 del 2015-11-25, en el cual se esquematiza el
416 NTC GP1000:2009 H12-2015 seguimiento en relación a el tipo de trabajo no conforme generado que permita Documental Registro 1 9/1/2015 9/18/2015 100% GAM DLIA Cerrada 9/18/2015 no
determinar hacia qué tema se estan generando los productos no conformes y generar seguimiento a los sistemas de control de los procesos, dentro de los
acciones que permitan eliminar la generación de este. cuales se tiene el seguimiento al proceso HSEQ, parámetros en
general, actividades, entrenamientros, y evaluación de la
conformidad con el cumplimiento del sistema de control rankiando en
tres niveles de aseguramiento.

control rankiando en tres niveles de aseguramiento:
Se evidencia el control, seguimiento y tratamiento del Producto No conforme según lo CAR 1: Calidad Administración Ratificada. Quiere decir que la forma
establecido en el procedimiento interno del Laboratorio. Sin embargo no se realiza un del Sistema de Control (precontrol, control y poscontrol) y la forma
8.3 ISO 9001
417 NTC GP1000:2009 H12-2015 seguimiento en relación a el tipo de trabajo no conforme generado que permita Documental Registro 1 9/1/2015 9/18/2015 100% GAM DLIA como es implementado permite detectar y controlar potenciales Cerrada 9/18/2015 no
determinar hacia qué tema se estan generando los productos no conformes y generar mecanismos o modos de fallo.
acciones que permitan eliminar la generación de este.
CAR 2: Calidad de Administración Reconocida: El personal a cargo

MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Se identifican desviaciones a los controles operacionales establecidos por la
organización para algunos de sus riesgos, como es el caso de:
Durante la visita a la bodega de almacenamiento de material incautado en la Regional
Ubaté se evidencia:
• La altura de almacenamiento de los productos incautados (carbón vegetal) toca el techo
de la bodega en por lo menos una sección, llegando aproximadamente a 5 metros de
altura, sin estibas de almacenamiento; adicionalmente no se mantienen distancias de
seguridad entre las paredes de la bodega y producto almacenado; se encuentran
guantes deteriorados sin disposición en la bodega; estás condiciones pueden generar un
accidente durante las labores de manipulación de los productos almacenados.
Durante la visita a la regional del Alto Magdalena se encuentra que:
• Si bien la organización ha implementado el uso de maletines ergonómicos para los
funcionarios que realizan visitas en campo, se observa que éstos aún mantienen la
costumbre de caminar con objetos en las manos como son GPS, tablets o libretas de
notas, aumentando el riesgo de caída del mismo nivel.
• Se encuentran varios tableros eléctricos sin señalización de riesgo eléctrico y sin
señalización del voltaje máximo que contienen. Actualización del procedimiento Lavado de Material GAM-POE-36 a
• Se tiene a disposición del personal que lleva su almuerzo un comedor dentro de la
bodega, donde se almacenan productos químicos peligrosos, así como los implementos la versión 12 con fecha 2016-04-12 con la siguiente información:
para el decomiso de animales, los cuales representan riesgo biológico. Verificar y actualizar los procedimientos del laboratorio incluyendo el "Inclusión del uso de la pantalla facial cuando se manipulan
Falta de controles operacionales a peligros y riesgos que pueden afectar la salud
418 4.4.6 OHSAS 18001:2007 H13-2015 En la regional Tequendama se encontró que: y seguridad de funcionarios, contratistas y visitantes
uso de EPP según los descrito en el profesiograma CAR por puesto Procedimientos actualizados 1 11/1/2015 9/30/2016 100% GAM DLIA sustancias corrosivas en el numeral 11.1 Guía de Trabajo Seguro". Cerrada 9/30/2016 no
• Existe un muro perimetral contiguo a la puerta de entrada y que da a la zona de tipo. Se inicia el cronograma de revisión documental 2016 el día 1 de
parqueo, el cual está agrietado y presenta falla en su estructura.
En la regional La Calera se encontró que:
febrero del 2016 y al momento cuenta con avance del 53% de
• Se tiene un deficiente manejo de la iluminación: se observan luminarias en mal estado y revisión documental incluyéndo 36 instructivos.
sin difusores, sin los tubos completos, con tubos fundidos y/o en mal estado;
adicionalmente, los funcionarios no siempre utilizan las lámparas que inciden
directamente sobre la superficie de trabajo.
En el Laboratorio Ambiental se encuentra que:
• Si bien el personal de lavado de materiales por propia conciencia utiliza protección de
cara completa durante la manipulación de los ácidos utilizados para el enjuague de parte
del material, el uso de dicha protección no se encuentra establecido en el procedimiento
correspondiente a la actividad: “Procedimiento de lavado de material” GAM-POE-36
Versión 10.
• Se encuentra en la caseta de gases presencia de cilindros de gases comprimidos sin
anclar a la pared.
• En el área de análisis se encuentra el cielorraso en mal estado, con riesgo de caída de
objetos sobre las mesas donde se manipulan sustancias químicas peligrosas.
Lo anterior incumple con el requisito 4.4.6., de la norma OHSAS 18001:2007, que
estipula que la organización debe implementar controles para todas aquellas actividades
o situaciones que impliquen riesgos.
No Conformidad: La Entidad no asegura que al planificar las acciones

para abordar riesgos y oportunidades identificadas, las mismas se
integren e implementen a los procesos del sistema de gestión y se
evalue la eficacia de estas acciones.
Evidencia: Al realizar la auditoria a los procesos con el fin de verficar la

gestión de los riesgos y oportunidades se evidenció lo siguiente:
* Gestion Ambiental Participativa: Si bien es cierto que el proceso GAP

tiene identificados los riesgos, estos no estan asociados a la totalidad de
sus actividades y/o proyectos, tampoco se han tenido en cuenta las
oportunidades ni sus correspondientes planes para abordarlas.
* Autoridad Ambiental: Se evidencio con el expediente 66667, que en el
SAE, existe un renglón de control de tiempo del expediente, donde se El día 08/10/2018 se brindó capacitación sobre Se evidenció la lista de asistencia de la capacitación
En el momento de establecer las acciones para mitigar los 1. Realizar capacitación al proceso GAP para recordar
establece el tiempo estipulado para el trámite en total para todo el Administración de riesgos de gestión y oportunidades al realizada.
419 Auditoría Interna 8/17/2018 riesgos, éstas no se elaboraron para cada proyecto la metodología de Administración de Riesgos y Lista de asistencia 1 9/24/2018 10/12/2018 100% GSG OAP Cerrada 2/12/2019
proceso estableces: 60 dias para radicación (tiempo real 19 en este proceso de Gestión Ambiental participativa, fecha
debido al volumen de actividades del proceso GAP. Oportunidades.
caso), 210 para para admisión y evaluación y 150 expedición de acto programada mediante memorando No. 20183152233. La actividad se ejecutó oportunamente.
administrativo (62días en este caso), con el fin de controlar este riesgo
establecido por el proceso. Las acciones asociadas a la mitigación del
riesgo en caso de presentarse, no apuntan a la mitigación del impacto.
* Sigespu: Está identificado un riesgo asociado al desconocimiento de
los requisitos ambientales, sin embargo se realizan mayor cantidad de
actividades de las que se encuentran documentadas en la matriz de
riesgos.
* Así mismo se verificó que los procesos no reconocen las
Oportunidades identificadas en los procesos.
Rerefencia: ISO 9001:20015 e ISO 14001:2015 establece ..."se debe

asegurar que al planificar las acciones para abordar riesgos y
oportunidades las mismas se integren e implementen a los procesos".



oportunidades ni sus correspondientes planes para abordarlas. El día 21/09/2018 se realizó reunión con el equipo del De acuerdo con el memorando No. 20193102543 de
* Autoridad Ambiental: Se evidencio con el expediente 66667, que en el En el transcurso del desarrollo de las acciones Sistema de Gestión Ambiental para revisar el riesgo 18/01/2019, donde la OAP remite el reporte
SAE, existe un renglón de control de tiempo del expediente, donde se establecidas en la matriz para el riesgo (Desconocimiento 6. Actualizar la matriz de riesgos del proceso GSG referente al desconocimiento de los requisitos legales, consolidado de los riesgos de gestión, se puede
Mapa de riesgos
establece el tiempo estipulado para el trámite en total para todo el u omisión de los requisitos ambientales, lo que incide en el incluyendo en el riesgo referente al desconocimiento de se realizó la inclusión de tres (3) acciones a observar que para el proceso de gestión del
420 Auditoría Interna 8/17/2018 actualizado proceso 1 9/24/2018 10/17/2018 100% GSG OAP Cerrada 2/12/2019
proceso estableces: 60 dias para radicación (tiempo real 19 en este control operacional del SGA) del SIGESPU), se evidenció los requisitos legales ambientales las acciones que desarrollar en el mapa de riesgos de gestión GSG. De SIGESPU, se encuentra la actualización del riesgo
GSG
caso), 210 para para admisión y evaluación y 150 expedición de acto la necesidad de realizar mas acciones que no se dejaron actualmente no se reflejan en la matriz. igual manera, se realizó reunión el día 12 y 22 de en el factor ambiental con (3) actividades.
administrativo (62días en este caso), con el fin de controlar este riesgo plasmadas en la construcción de la matriz de riesgos. octubre de 2018 para la revisión y ajuste de los riesgos
establecido por el proceso. Las acciones asociadas a la mitigación del del Porceso GSG. La actividad se ejecutó oportunamente.
riesgos.




El día 19/10/2018 se solicitó todos los procesos
Aunque los procesos identificarón para la vigencia 2018 mediante memorando No. 20183155237 realizar la Se evidenció el memorando de solicitud
SAE, existe un renglón de control de tiempo del expediente, donde se 7. Solicitar a los procesos de la Corporación que
sus riesgos y oportunidades, asi como sus planes para socialización a sus funcionarios y contratistas de los (20183155237 de 19/10/2018) remitido a los líderes
establece el tiempo estipulado para el trámite en total para todo el realicen la divulgación a su Dependencia de los riesgos
421 Auditoría Interna 8/17/2018 abordarlos, en algunos procesos hace falta que Memorando de solicitud 1 9/24/2018 10/20/2018 100% GSG OAP riesgos y oportunidades identificados en el año 2018. de proceso. Cerrada 2/12/2019
proceso estableces: 60 dias para radicación (tiempo real 19 en este y oportunidades identificados en el proceso de la
socialicen las oportunidades y que se profundice en el En el mismo memorando se solicitó dar respuesta con
caso), 210 para para admisión y evaluación y 150 expedición de acto vigencia 2018.
planteamiento de los controles y acciones. el envío de la evidencia de las socializaciones La actividad se ejecutó oportunamente.
realizadas.
riesgos.




Se tomaron al azar los memorandos de respuesta de
algunos procesos para evidenciar el cumplimiento de
lo solicitado.
Aunque los procesos identificarón para la vigencia 2018 *Memorando de
SAE, existe un renglón de control de tiempo del expediente, donde se 8. Solicitar a todos los procesos la evidencia de
sus riesgos y oportunidades, asi como sus planes para solicitud GHU: 20183156080 de 23/10/2018
establece el tiempo estipulado para el trámite en total para todo el socialización de los riesgos y oportunidades
422 Auditoría Interna 8/17/2018 abordarlos, en algunos procesos hace falta que *Consolidado de 2 9/24/2018 10/26/2018 100% GSG OAP GSC: 20183155755 de 22/10/2018 Cerrada 2/12/2019
proceso estableces: 60 dias para radicación (tiempo real 19 en este identificados en el proceso de la vigencia 2018
socialicen las oportunidades y que se profundice en el evidencia GAP: 20183156003 de 23/10/2018
caso), 210 para para admisión y evaluación y 150 expedición de acto (Procesos CAR)
planteamiento de los controles y acciones. socializaciones IAM: Se cumple con acta de reunión del 15/11/2018.
IDI / GAM: 20183156426 de 24/10/2018.
La actividad se ejecutó oportunamente.
riesgos.




* Autoridad Ambiental: Se evidencio con el expediente 66667, que en el 9. Realizar capacitación a los Procesos de la
Aunque los procesos identificarón para la vigencia 2018
SAE, existe un renglón de control de tiempo del expediente, donde se Corporación para la construcción de riesgos de la
sus riesgos y oportunidades, asi como sus planes para
establece el tiempo estipulado para el trámite en total para todo el próxima vigencia (2019) a fin de recordar la
423 Auditoría Interna 8/17/2018 abordarlos, en algunos procesos hace falta que Listas de asistencia 18 9/24/2018 4/26/2019 GSG OAP En ejecución
proceso estableces: 60 dias para radicación (tiempo real 19 en este metodología de administración de riesgos y profundizar
socialicen las oportunidades y que se profundice en el
caso), 210 para para admisión y evaluación y 150 expedición de acto en la elaboración de controles y acciones, así como en
planteamiento de los controles y acciones.
administrativo (62días en este caso), con el fin de controlar este riesgo la identificación las oportunidades.
riesgos.

MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018



* Autoridad Ambiental: Se evidencio con el expediente 66667, que en el 1o. Asesorar a todos los procesos de la Corporación en
SAE, existe un renglón de control de tiempo del expediente, donde se la construcción del mapa de riesgos de gestión y
sus riesgos y oportunidades, asi como sus planes para Mapa de riesgos de
establece el tiempo estipulado para el trámite en total para todo el oportunidades de la próxima vigencia (2019)
424 Auditoría Interna 8/17/2018 abordarlos, en algunos procesos hace falta que gestión y oportunidades 1 9/24/2018 4/26/2019 GSG OAP En ejecución
proceso estableces: 60 dias para radicación (tiempo real 19 en este considerando como insumo la caracterización de los
socialicen las oportunidades y que se profundice en el vigencia 2019
caso), 210 para para admisión y evaluación y 150 expedición de acto procesos a fin de tener en cuenta las actividades que
administrativo (62días en este caso), con el fin de controlar este riesgo desarrollan los mismos.
riesgos.




SAE, existe un renglón de control de tiempo del expediente, donde se 11. Solicitar a los procesos de la Corporación que
sus riesgos y oportunidades, asi como sus planes para
establece el tiempo estipulado para el trámite en total para todo el realicen la divulgación a su Dependencia de los riesgos
425 Auditoría Interna 8/17/2018 abordarlos, en algunos procesos hace falta que Memorando 1 9/24/2018 5/31/2019 GSG OAP En ejecución
proceso estableces: 60 dias para radicación (tiempo real 19 en este y oportunidades identificados en el proceso de la
socialicen las oportunidades y que se profundice en el
caso), 210 para para admisión y evaluación y 150 expedición de acto vigencia 2019.
riesgos.




Aunque los procesos identificarón para la vigencia 2018 *Memorando de
SAE, existe un renglón de control de tiempo del expediente, donde se 12. Solicitar a todos los procesos la evidencia de
sus riesgos y oportunidades, asi como sus planes para solicitud
establece el tiempo estipulado para el trámite en total para todo el socialización de los riesgos y oportunidades
426 Auditoría Interna 8/17/2018 abordarlos, en algunos procesos hace falta que *Consolidado de 2 9/24/2018 5/31/2019 GSG OAP En ejecución
proceso estableces: 60 dias para radicación (tiempo real 19 en este identificados en el proceso de la vigencia 2019
socialicen las oportunidades y que se profundice en el evidencia
caso), 210 para para admisión y evaluación y 150 expedición de acto (Procesos CAR)
planteamiento de los controles y acciones. socializaciones
riesgos.




Aunque los procesos identificarón para la vigencia 2018 13. Incluir en la matriz del PAP una actividad referente
SAE, existe un renglón de control de tiempo del expediente, donde se
sus riesgos y oportunidades, asi como sus planes para a la autoevaluación y cumplimiento del mapa de
establece el tiempo estipulado para el trámite en total para todo el
427 Auditoría Interna 8/17/2018 abordarlos, en algunos procesos hace falta que riesgos de gestión por parte del líder de cada proceso PAP 2019 1 9/24/2018 4/26/2019 GSG OAP En ejecución
proceso estableces: 60 dias para radicación (tiempo real 19 en este
socialicen las oportunidades y que se profundice en el con el fin de revisar la efectiva implementación de las
caso), 210 para para admisión y evaluación y 150 expedición de acto
planteamiento de los controles y acciones. acciones de los riesgos.
riesgos.

No Conformidad: La Entidad no asegura que cuando se determine la

necesidad de cambios, estos se lleven de manera planificada, para
asegurar la integridad del Sistema de Gestión.
Evidencia: Se observó durante la auditoria que en varios procesos se

vienen adelantando cambios que tienen una relación directa con el
SIGESPU pero que los mismos no se están llevando de manera
planificada:
* Dirección Regional Sabana Centro: Se evidencia mejora locativa en las

oficinas administrativas en segundo nivel. Cambio de cubierta, cambio
de cielo razos y redes eléctricas. Se está implementando cambios de
uso de teléfonos, encuestador digital fuera de servicio. Falta de interiorización de la intención de los numerales Se documentó el cambio referente a las obras de Se evidenció el memorando con el formato de
* Dirección Regional Rio Negro: Se evidenció que en campo se está 6.3, 8.1 y 4.3.1. lo que no permitió construir un 1. Documentar el cambio asociado al mantenimiento de mejoramiento de la infraestructura administrativa de la gestión del cambio debidamente diligenciado.
428 Auditoría Interna 8/17/2018 Formato 1 9/27/2018 10/19/2018 100% GSG DAF OAP DRSC Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
utilizando un aplicativo Visitas técnicas CAR que sustituye el uso del herramienta adecuada para llevar de manera planificada y la infraestructura. sede DRSC. Se remitió a la Oficina Asesora de
GPS. En el Procedimiento Evaluación Técnica y Seguimiento Ambiental asegurar la gestión del cambio. Planeación mediante memorando No 20183155508. La actividad se ejecutó oportunamente.
AAM-PR-07 Versión 3, 21-12-2016 no está actualizado respecto al uso
de la app; igualmente durante esta auditoria no se pudo evidenciar que
exista un plan para gestionar este cambio en el sistema de gestión.
* Dirección de Laboratorio e Innovación Ambiental: Se verifica que se
realizan cambios en los puntos de referenciación utilizados para el
modelamiento en caso de tener una estación fuera de servicio, pero
estos cambios no se documentan, así como las posibles consecuencias
que se puedan presentar.
Referencia: ISO 9001:20015 e ISO 14001:2015 establece ..."los

cambios se deben llevar de manera planificada y asegurar que los
mismos no afecten la integridad del sistema de Gestión".


planificada:

Se evidenció el procedimiento AAM-PR-07 publicado
de cielo razos y redes eléctricas. Se está implementando cambios de El 4 de octubre de 2018 el proceso de Autoridad
en el servidor oficial de la Corporación, con fecha de
uso de teléfonos, encuestador digital fuera de servicio. Falta de interiorización de la intención de los numerales Ambiental envió la solicitud de publicación del
vigencia 9-10-2018 (Versión 4) y con la inclusión en
* Dirección Regional Rio Negro: Se evidenció que en campo se está 6.3, 8.1 y 4.3.1. lo que no permitió construir un 2. Documentar el cambio asociado al uso del aplicativo Procedimiento procedimiento AAM-PR-07 mediante memorando
429 Auditoría Interna 8/17/2018 1 9/27/2018 10/19/2018 100% GSG OTIC su numeral 6, el uso de los medios tecnológicos Cerrada 10/3/2018 10/3/2018 NO
utilizando un aplicativo Visitas técnicas CAR que sustituye el uso del herramienta adecuada para llevar de manera planificada y de Visitas Técnicas CAR. Actualizado 20183152509, el cual fue publicado en el servidor
disponibles.
GPS. En el Procedimiento Evaluación Técnica y Seguimiento Ambiental asegurar la gestión del cambio. oficial de la Corporación el 9 de octubre de 2018 por
AAM-PR-07 Versión 3, 21-12-2016 no está actualizado respecto al uso parte del SIGESPU.

MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018


planificada:
* Dirección Regional Sabana Centro: Se evidencia mejora locativa en las Se realizó mesa de trabajo el día 23 de octubre con la
oficinas administrativas en segundo nivel. Cambio de cubierta, cambio Dirección de Laboratorio e Innovación Ambiental - DLIA
de cielo razos y redes eléctricas. Se está implementando cambios de para realizar la documentación de los cambios con
Se evidenció el procedimiento GAM-PG-21 publicado
uso de teléfonos, encuestador digital fuera de servicio. Falta de interiorización de la intención de los numerales relación al monitoreo y modelamiento de calidad de
3. Documentar los cambios en el modelamiento de en el servidor oficial de la Corporación, con fecha de
* Dirección Regional Rio Negro: Se evidenció que en campo se está 6.3, 8.1 y 4.3.1. lo que no permitió construir un aire, compromiso de la reunión se acordó la
430 Auditoría Interna 8/17/2018 calidad de aire en los casos en los cuales se tengas Programa Actualizado 1 9/27/2018 10/31/2018 100% GSG DLIA vigencia 24-10-2018 (Versión 5). Cerrada 11/13/2018
utilizando un aplicativo Visitas técnicas CAR que sustituye el uso del herramienta adecuada para llevar de manera planificada y actualización del programa GAM-PG-21 V05 Programa
estaciones o equipos de monitoreo fuera de servicio.
GPS. En el Procedimiento Evaluación Técnica y Seguimiento Ambiental asegurar la gestión del cambio. general de monitoreo calidad de aire y olores por parte
AAM-PR-07 Versión 3, 21-12-2016 no está actualizado respecto al uso de la DLIA, el programa quedo actualizado en el
de la app; igualmente durante esta auditoria no se pudo evidenciar que servidor de la corporación con fecha 24 de octubre de
exista un plan para gestionar este cambio en el sistema de gestión. 2018 en versión 5.



planificada:

Se realizó mesa de trabajo el dia 01 de Octubre de
uso de teléfonos, encuestador digital fuera de servicio. Falta de interiorización de la intención de los numerales Se evidenció la lista de asistencia de la reunión
2018 en la cual se realizó la revisión de la intención de
* Dirección Regional Rio Negro: Se evidenció que en campo se está 6.3, 8.1 y 4.3.1. lo que no permitió construir un 4. Revisión de la intención de los numerales asociados realizada.
431 Auditoría Interna 8/17/2018 Lista de Asistencia 1 9/27/2018 10/19/2018 100% GSG OAP los numerales asociados a la Gestión del Cambio. Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
utilizando un aplicativo Visitas técnicas CAR que sustituye el uso del herramienta adecuada para llevar de manera planificada y a la gestión del cambio.
Listado de Asistencia - Serie Documental 160-30.18
GPS. En el Procedimiento Evaluación Técnica y Seguimiento Ambiental asegurar la gestión del cambio. La actividad se ejecutó oportunamente.
Registros de actividades de Gestión del SIGESPU.



planificada:

Se realizó la revisión, ajuste y actualización del Se evidenció el procedimiento GSG-PR-07 publicado
uso de teléfonos, encuestador digital fuera de servicio. Falta de interiorización de la intención de los numerales
5. Revisión y ajuste del procedimiento GSG - PR - 07 - procedimiento GSG-PR-07 Gestión del Cambio versión en el servidor oficial de la Corporación, con fecha de
* Dirección Regional Rio Negro: Se evidenció que en campo se está 6.3, 8.1 y 4.3.1. lo que no permitió construir un Procedimiento
432 Auditoría Interna 8/17/2018 Gestión del Cambio y verificar la pertinencia de las 1 9/27/2018 10/19/2018 100% GSG OAP 3 del 19 de Octubre de 2018. Mediante memorando N° vigencia 19-10-2018 (Versión 3). Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
utilizando un aplicativo Visitas técnicas CAR que sustituye el uso del herramienta adecuada para llevar de manera planificada y Actualizado
acciones allí planteadas. 20183155431 se realizó la solicitud de publicación en
GPS. En el Procedimiento Evaluación Técnica y Seguimiento Ambiental asegurar la gestión del cambio.
manual de procesos y procedimientos. La actividad se ejecutó oportunamente.



planificada:
* Dirección Regional Sabana Centro: Se evidencia mejora locativa en las Se evidenció la lista de asistencia de la reunión
oficinas administrativas en segundo nivel. Cambio de cubierta, cambio realizada. No obstante, se evidencia que a dicha
Se realizó la socialización del procedimiento GSG-PR-
de cielo razos y redes eléctricas. Se está implementando cambios de reunión no asistieron la totalidad de las
07 Gestión del Cambio el dia 10 de Octubre de 2018 a
uso de teléfonos, encuestador digital fuera de servicio. Falta de interiorización de la intención de los numerales dependencias citadas. Por lo tanto, se sugiere que
6. Realizar socialización del procedimiento GSG - PR - los enlaces de los grupos de mejora de los procesos.
* Dirección Regional Rio Negro: Se evidenció que en campo se está 6.3, 8.1 y 4.3.1. lo que no permitió construir un se realice otra jornada de socialización (más
433 Auditoría Interna 8/17/2018 07 - Gestión del Cambio con las dependencias Listas de Asistencia 1 9/27/2018 10/19/2018 100% GSG OAP Listado de Asistencia - Serie Documental 160-30.18 Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
utilizando un aplicativo Visitas técnicas CAR que sustituye el uso del herramienta adecuada para llevar de manera planificada y teniendo en cuenta que es un tema nuevo dentro del
responsables. Registros de actividades de Gestión del SIGESPU.
GPS. En el Procedimiento Evaluación Técnica y Seguimiento Ambiental asegurar la gestión del cambio. sistema), y /o se remita vía circular a las personas
La convocatoria se realizó mediante memorando N°
AAM-PR-07 Versión 3, 21-12-2016 no está actualizado respecto al uso que se consideren convenientes.
20183152237.
exista un plan para gestionar este cambio en el sistema de gestión. La actividad se ejecutó oportunamente.


Se tomaron al azar los memorandos de respuesta de
algunos procesos para evidenciar el cumplimiento de
lo solicitado.
DCDI: 20183158074 de 31/10/2018 (solicita mesa de
planificada:
trabajo).
OTIC: 20183158003 de 31/10/2018 (No identificó
cambios).
DAF-GDO: No se evidenció memorando de
de cielo razos y redes eléctricas. Se está implementando cambios de El dia 17 de Octubre de 2018 se solicito mediante
7. Solicitar a través de memorando a los lideres de respuesta.
uso de teléfonos, encuestador digital fuera de servicio. Falta de interiorización de la intención de los numerales memorando N° 20183154866 a las dependencias la
proceso que realicen reunión con el fin de identificar los DCASC: 20183159238 de 07/11/2018.
* Dirección Regional Rio Negro: Se evidenció que en campo se está 6.3, 8.1 y 4.3.1. lo que no permitió construir un Identificación de Cambios que pueden llegarse a
434 Auditoría Interna 8/17/2018 posibles cambios que se estén adelantando con el fin Memorando 1 9/27/2018 10/19/2018 100% GSG OAP OTH: 20183156180 de 23/10/2018. Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
utilizando un aplicativo Visitas técnicas CAR que sustituye el uso del herramienta adecuada para llevar de manera planificada y generar o se estén generando en su dependencia de
de documentarlos de acuerdo al procedimiento GSG - DIA: 20183158067 de 31/10/2018 (responde pero no
GPS. En el Procedimiento Evaluación Técnica y Seguimiento Ambiental asegurar la gestión del cambio. acuerdo a lo establecido en el procedimiento GSG-PR-
PR - 07. remite cambios) y 20183161367 de 19/11/2018.
AAM-PR-07 Versión 3, 21-12-2016 no está actualizado respecto al uso 07 Gestión del Cambio.
DAF: 20183157451 de 29/10/2018.
DLIA: 20183154866 de 17/10/2018.
Se sugiere revisar dependencias como OTIC, pues
en sus respuestas no reportan cambios y siendo esta
una oficina de tecnologías, es posible que si se
tengan que aplicar la gestión del cambio.


planificada:
Mediante el memorando N° 20183154866 del 17 de
Octubre de solició a los procesos la identificación de
* Dirección Regional Sabana Centro: Se evidencia mejora locativa en las Se evidenciaron los registros de la planificación del
cambios a fin de documentarlos de acuerdo al
oficinas administrativas en segundo nivel. Cambio de cubierta, cambio cambio. No obstante, éstos no se encuentran
procedimiento GSG - PR - 07 Gestión del Cambio, con
de cielo razos y redes eléctricas. Se está implementando cambios de cargados en la carpeta de "reportes" del proceso de
lo cual se aplicó el procedimiento a los siguientes
uso de teléfonos, encuestador digital fuera de servicio. Falta de interiorización de la intención de los numerales GSG en el servidor oficial. Dado lo anterior, se
8. Aplicar el procedimiento a los cambios identificados, cambios:
* Dirección Regional Rio Negro: Se evidenció que en campo se está 6.3, 8.1 y 4.3.1. lo que no permitió construir un Procedimiento sugiere que todos los cambios se caguen en el
435 Auditoría Interna 8/17/2018 con el fin de validar las acciones planteadas en el 1 9/27/2018 11/30/2018 100% GSG OAP * N 001 Transición ISO 9001-ISO 14001 Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
utilizando un aplicativo Visitas técnicas CAR que sustituye el uso del herramienta adecuada para llevar de manera planificada y Actualizado servidor, tal y como se encuentra cargado el
procedimiento. GSG - PR - 07. * N 002 Infraestructura
GPS. En el Procedimiento Evaluación Técnica y Seguimiento Ambiental asegurar la gestión del cambio. gestionado por el SIGESPU (Cambios o
* N 003 Convocatoria CAR v2
AAM-PR-07 Versión 3, 21-12-2016 no está actualizado respecto al uso actualización de las Normas del Sistema de Gestión).
* N 004 Adquisición Sistema de Atención al Ciudadano
* N 005 Convocatoria CAR_OCIN
exista un plan para gestionar este cambio en el sistema de gestión. La actividad se ejecutó oportunamente.
* N 006 Transición 17025 - Implem 50001-5801
* N007 Gestión del Cambio IAM

MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

No Conformidad: No se asegura que la información documentada
establecida para el Sistema de Gestión, se controle en cuanto a la
revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación; de
igual forma no se asegura que esté protegida adecuadamente (por
ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida
de integridad).
Evidencia: Al realizar la auditoria a los diferentes procesos se evidenció

lo siguiente:
* Dirección Regional Almeidas y Guatavita (Chocontá - Oficina de

atención al ciudadano): Se encontraron archivadores de fácil acceso al
público en general, sin llave.
* Dirección Regional Alto Magdalena: Se transportan archivos hacia
Bogotá sin realizar la digitalización previa.
Se evidenció el formato GDO-PR-07-MT-01
* Dirección Regional Rionegro: Se evidencia registro FORMULARIO Se encuentra publicada en el servidor oficial de la
6. Ajustar el formato, GDO-PR-07-MT-01 Tabla de publicado en el servidor oficial de la Corporación, con
UNICO NACIONAL DE SOLICITUD DE CONCESION DE AGUAS No se tiene definido que información documentada va a corporacion procesos y procedimientos, en el proceso
436 Auditoría Interna 8/17/2018 Retención Documental, con el fin de contar con la Formato 1 9/26/2018 10/19/2018 100% GSG OAP fecha de vigencia 20-04-2017 (Versión 3). Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
SUPERFICIALES. Base Legal : ley 99 de 1993, Decreto 1541 de 1978. ser objeto de control de actualizaciones. de Gestión Documental, solicitud que fue realizada
versión y fecha de publicación correspondiente.
(AAM-PR-02-FR-03, VER 2 20-06-2016). Al consultar a los auditados mediante memorando 20183141429
acerca de donde se verifica la disponibilidad de esta ley de referencia
indican que en internet o en la página web de la corporación, no se
evidencia que la fuente de internet sea controlada.
* Gestión Jurídica: No se pudo verificar el control de cambios aplicados
al normograma derivado de la actualización de los documentos de
Gestión Jurídica.
* Gestión Documental: No hay correspondencia entre las versiones del
formato disponible en servidor, el formato en que se encuentra
registrado la Tabla de Retención vigente a la fecha y el historial de
modificaciones o control de cambio registrado en la primera pestaña del
documento Excel que contiene la Tabla de Retención vigente.
Referencia: ISO 9001:20015, ISO 14001:2015 (7.5), OHSAS 18001:2007

(4.4.5) establece ..."La información documentada se debe controlar y
asegurar
No que esté protegida
Conformidad: adecuadamente."
No se asegura que la información documentada
de integridad).

lo siguiente:

El día 9 de octubre de 2018 el proceso de Gestión del Se evidenció el procedimiento GSG-PR-01 publicado
* Dirección Regional Rionegro: Se evidencia registro FORMULARIO 7. Definir dentro del procedimiento GSG-PR-01
SIGESPU envió mediante memorando 20183153388 la en el servidor oficial de la Corporación, con fecha de
UNICO NACIONAL DE SOLICITUD DE CONCESION DE AGUAS No se tiene definido que información documentada va a elaboración y control de documentos y registros, qué
437 Auditoría Interna 8/17/2018 Procedimiento 1 9/26/2018 10/19/2018 100% GSG OAP solicitud de publicación, el cual fue publicado en el vigencia 10-10-2018 (Versión 7). Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
SUPERFICIALES. Base Legal : ley 99 de 1993, Decreto 1541 de 1978. ser objeto de control de actualizaciones. información documentada va a ser objeto de control de
servidor oficial de la Corporación el 10 de octubre de
(AAM-PR-02-FR-03, VER 2 20-06-2016). Al consultar a los auditados actualizaciones y publicar.
2018 con el ajuste de control de actualizaciónes. La actividad se ejecutó oportunamente.
Gestión Jurídica.

asegurar
de integridad).

lo siguiente:

El día 18 de octubre de 2018 se envió mediante
* Dirección Regional Rionegro: Se evidencia registro FORMULARIO Se evidenció el memorando No. 20183155171 de
memorando numero 20183155171 el informe en
UNICO NACIONAL DE SOLICITUD DE CONCESION DE AGUAS No se tiene definido que información documentada va a 8. Identificar a que proceso pertenece la Información 18/10/2018, en cumplimiento del informe solicitado.
438 Auditoría Interna 8/17/2018 Informe 1 9/26/2018 10/19/2018 100% GSG OAP archivo adjunto en el cual, se relacionan las matrices Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
SUPERFICIALES. Base Legal : ley 99 de 1993, Decreto 1541 de 1978. ser objeto de control de actualizaciones. Documentada que requiere control de actualización.
de los diferentes procesos de la corporación, que son
(AAM-PR-02-FR-03, VER 2 20-06-2016). Al consultar a los auditados La actividad se ejecutó oportunamente.
objeto de incluir o ajustar el control de actualizaciones.
Gestión Jurídica.

asegurar
de integridad).

lo siguiente:

Se realizaron los siguientes memorandos para Informar
a los lideres de proceso sobre la información
documentada la cual debe incluir el control de
actualizaciones. Dentro de la misma se solicitó la
aprobación para realizar el respectivo ajuste y adopción
* Dirección Regional Rionegro: Se evidencia registro FORMULARIO 9. Informar a los lideres de proceso de la información Se evidenciaron los memorandos remitidos a los
en el servidor oficial de la Corporación:
UNICO NACIONAL DE SOLICITUD DE CONCESION DE AGUAS No se tiene definido que información documentada va a documentada a la cual se le debe incluir el control de procesos mencionados.
439 Auditoría Interna 8/17/2018 Memorando 1 9/26/2018 12/31/2018 100% GSG OAP Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
SUPERFICIALES. Base Legal : ley 99 de 1993, Decreto 1541 de 1978. ser objeto de control de actualizaciones. actualizaciones, solicitar su ajuste y adoptar en el
- TIC / 20183165580
(AAM-PR-02-FR-03, VER 2 20-06-2016). Al consultar a los auditados servidor oficial. La actividad se ejecutó oportunamente.
- GSG / 20183165577
- GHU / 20183165576
- GSC / 20183165575
- GDO / 20183165573
- GCT / 20183165572
Gestión Jurídica.

asegurar
de integridad).

lo siguiente:

Se evidenció la circular No. 20184100394 de
* Dirección Regional Rionegro: Se evidencia registro FORMULARIO
10. Sensibilizar a través de circular los cambios Se realizó circular número 20184100394 para 28/12/2018, en cumplimiento de la socialización
UNICO NACIONAL DE SOLICITUD DE CONCESION DE AGUAS No se tiene definido que información documentada va a
440 Auditoría Interna 8/17/2018 realizados a la información documentada referente al Circular 1 9/26/2018 12/31/2018 100% GSG OAP sencibilizar los cambios realizados a la información solicitada. Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
SUPERFICIALES. Base Legal : ley 99 de 1993, Decreto 1541 de 1978. ser objeto de control de actualizaciones.
control de actualizaciones documentada referente al control de actualizaciones.
(AAM-PR-02-FR-03, VER 2 20-06-2016). Al consultar a los auditados
Gestión Jurídica.

asegurar que esté protegida adecuadamente."
No Conformidad: La Entidad no asegura la implementación de los

controles operacionales en HSE asociados a las actividades ejecutadas
por contratistas de obras de infraestructura.
Evidencia: Al realizar la auditoria al proceso de Gestión Contractual,

Gestión de Infraestructura Ambiental, Gestión SIGESPU y Gestión de
Talento Humano SST, se logró evidenciar que contractualmente no
están claramente definidos los criterios en HSE que deben cumplir los
contratistas de obras de infraestructura y el seguimiento que debe
Se evidenció el instructivo GSG-PR-09-IS-02
ejecutar el Interventor cuando sea aplicable; así mismo se observa que Se ajustó el el GSG-PR-09-IS-02 Instructivo
publicado en el servidor oficial de la Corporación, con
no hay claridad frente a los controles y registros que deben dejar los Seguimiento Ambiental a Proveedores en su numeral
fecha de vigencia 03-01-2018 (Versión 3).
funcionarios HSE frente a los contratistas de obras de infraestructura. Memorando de 5. Generalidades, donde se definieron los criterios para
Porque no se encuentra taxativamente dentro del GCT- 1. Definir en el GSG-PR-09-IS-02 Instructivo
actualización en el llevar a cabo la caracterización de contratos de bienes
441 Auditoría Interna 8/17/2018 MN-01 Manual de Interventoría y Supervisión las Seguimiento Ambiental a Proveedores, la valoración de 1 9/24/2018 12/31/2018 100% GSG OAP Se sugiere revisar el encabezado de dicho Cerrada 2/12/2019
* Dirección Regional Soacha: Al verificar el preoperacional de inspección servidor oficial de la y servicios y definir su criticidad para la priorización de
obligaciones especificas HSE. la priorización del seguimiento a contratistas. documento, pues tiene como fecha de vigencia el
del vehículo TSM-886 asignado a la visita técnica para aprovechamiento corporación visitas y seguimientos. Se solicitó su publicación en el
año 2018.
forestal, se observa que el registro indicaba que el vehículo cumplía con servidor oficial de la Corporación mediante memorando
todos los requisitos exigidos. Al realizar la verificación se observó lo No 20183168700 del 28 de diciembre de 2018.
siguiente: * no cuenta con Kit Ambiental, * no tiene botiquín de primeros
auxilios, * no hay llave de expansión, * no fue posible abrir el candado
para sacar el extintor.
Referencia: ISO 14001:2015 (8.1) y OHSAS 18001:2007 (4.4.6)

establece ..."comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los
proveedores externos, incluidos los contratistas;... OHSAS...se deben
implementar los controles relacionados con contratistas y visitantes en el
lugar de trabajo.".
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018


ejecutar el Interventor cuando sea aplicable; así mismo se observa que
no hay claridad frente a los controles y registros que deben dejar los Se evidenció el memorando No. 20183153252 de
El día 8 de octubre de 2018 se envío memorando
funcionarios HSE frente a los contratistas de obras de infraestructura. 08/10/2018, con la solicitud a la SGEN. Así mismo,
Porque no se encuentra taxativamente dentro del GCT- numero 20183153252 al proceso de Gestión
3. Remitir a GCT la solicitud de actualización del GCT- Memorando de solicitud OAP, DIA, OTH, se evidenció respuesta de ésta misma con
442 Auditoría Interna 8/17/2018 MN-01 Manual de Interventoría y Supervisión las 1 9/24/2018 10/8/2018 100% GSG Contractual con recomendaciones realizadas para Cerrada 2/12/2019
* Dirección Regional Soacha: Al verificar el preoperacional de inspección MN-01 Manual de Interventoría y Supervisión. a GCT. SGEN, DLIA memorando No. 20183156060 del 23/10/2018.
obligaciones especificas HSE. ajuste del GCT-MN-01 Manual de Interventoría y
del vehículo TSM-886 asignado a la visita técnica para aprovechamiento
Supervisión.
forestal, se observa que el registro indicaba que el vehículo cumplía con La actividad se ejecutó oportunamente.
todos los requisitos exigidos. Al realizar la verificación se observó lo

lugar de trabajo.".


ejecutar el Interventor cuando sea aplicable; así mismo se observa que
no hay claridad frente a los controles y registros que deben dejar los
Memorando de
funcionarios HSE frente a los contratistas de obras de infraestructura.
Porque no se encuentra taxativamente dentro del GCT- Citación.
5.Realizar capacitación frente a las normas HSE dirigida
443 Auditoría Interna 8/17/2018 MN-01 Manual de Interventoría y Supervisión las Listas de Asistencia. 3 9/24/2018 2/14/2019 GSG OAP-OTH En ejecución
* Dirección Regional Soacha: Al verificar el preoperacional de inspección a supervisores de bienes y servicios.
obligaciones especificas HSE. Material De
del vehículo TSM-886 asignado a la visita técnica para aprovechamiento
Capacitación.
forestal, se observa que el registro indicaba que el vehículo cumplía con
todos los requisitos exigidos. Al realizar la verificación se observó lo

lugarConformidad:
No de trabajo.". La Entidad no asegura la implementación de los
controles asociados para la gestión de los servicios No conformes
identificados de acuerdo a lo requerido en el procedimiento de la
Organización.
Evidencia: Al realizar la auditoria sobre la gestión del producto No

Conforme en las Direcciones Regionales se observó lo siguiente:
* Dirección Regional Alto Magdalena: Para la vigencia desde el 2016, se

encuentran vencidos 13 expedientes. Se realiza seguimiento al numero
62858. Permiso de vertimientos. Vencido 19 de mayo de 2018. Este
caso aún no se ha analizado. El procedimiento GSG-PR-03. Control de
productos y servicios no conformes. Establece que trimestralmente los
profesionales del proceso deben remitir al líder del proceso la
identificación de los productos y/o servicios no conformes. Se observó
que no se han tomado las correcciones para este caso.
* Gestión Análitica y Metrologica: El proceso no asegura que se articulen Se evidenció el procedimiento GSG-PR-03 publicado
las salidas no conformes del proceso con el procedimiento GSG-PR-03. en el servidor oficial de la Corporación, con fecha de
Control de productos y servicios no conformes del SIGESPU. Se actualizó el procedimiento GSG-PR-03 Control de vigencia 18-10-2018 (Versión 9). No obstante, de
1. Realizar la actualizaciòn y divulgaciòn del
* Dirección Regional Sabana Occidente: Se evidencia presentación de Existe desconocimiento en el manejo y reportes de Procedimiento productos y servicios no conformes y se solicito acuerdo a lo requerido en la actividad, no se reportó
444 Auditoría Interna 8/17/2018 procedimiento GSG-PR-03 Control de productos y 1 9/24/2018 10/19/2018 100% GSG OAP Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
comité del 21-06-2018 donde se reporta el SNC y discriminación por Servicio No Conforme de la herramienta SAE. Actualizado y Publicado publicacion mediante Memo- 20183152873 de 5 de lo referente a la divulgación, para lo cual, se
servicios no conformes
proceso resonsable de SNC. Control interno registra seguimiento el 27 octubre de 2018 recomienda que ésta se realice.
de julio de 2018 No. 20183137636, donde identifica 23 servicios no
conformes de esta dirección regional entre otros datos. Aunque se La actividad se ejecutó oportunamente.
evidencia que se toman acciones para mejorar el desempeño no hay
anàlisis de causas que permitan atacar las causas que generan el
producto no conforme.
* Autoridad Ambiental: El Procedimiento Control de Productos y /o
Servicios No Conformes, GSG-PR-03, versión 7 del 16-05-2018
establece en el item 3. “Los procesos donde se identifique producto no
conforme debe consolidar semestralmente los productos o servicios no
conformes y determinar las causas en el formato MSM.PR-03-FR-01. No
se encontró evidencia del uso del formato establecido para el tratamiento
de servicio
No no conforme.
Conformidad: La Entidad no asegura la implementación de los
Rerefencia:
identificados ISO 9001:2015
de acuerdo a (8.7) establece
lo requerido en ..."La organización de
el procedimiento debe
la
conservar la información documentada que: describa la no conformidad;
Organización.
describa las acciones tomadas; describa todas las concesiones
obtenidas; identifique
Evidencia: Al realizarla la
autoridad
auditoriaque decide
sobre la lagestión
acción del
con respecto
producto aNo
la
no conformidad..".

* Gestión Análitica y Metrologica: El proceso no asegura que se articulen
las salidas no conformes del proceso con el procedimiento GSG-PR-03. El día 9 de octubre de 2018 se divulgó a las
Control de productos y servicios no conformes del SIGESPU. direcciones regionales mediante presentacion frente a Se evidenció la lista de asistencia de la reunión
* Dirección Regional Sabana Occidente: Se evidencia presentación de Existe desconocimiento en el manejo y reportes de 3. Realizar la divulgación de los conceptos corrección y la implementación y aplicabilidad del procedimeinto realizada.
445 Auditoría Interna 8/17/2018 Lista de Asistencia 1 9/24/2018 10/19/2018 100% GSG OAP Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
comité del 21-06-2018 donde se reporta el SNC y discriminación por Servicio No Conforme de la herramienta SAE. acción correctiva GSG-PR-03 Control de productos y servicios no
proceso resonsable de SNC. Control interno registra seguimiento el 27 conformes. Se convocó mediante memoradno No La actividad se ejecutó oportunamente.
de julio de 2018 No. 20183137636, donde identifica 23 servicios no memorando 20183150430.
conformes de esta dirección regional entre otros datos. Aunque se
de servicio
No no conforme.
Rerefencia: ISO
identificados 9001:2015
la
Organización.
autoridad
auditoriaque decide
sobre la lagestión
acción del
con respecto
producto aNo
la
no conformidad..".

las salidas no conformes del proceso con el procedimiento GSG-PR-03. Se llevó a cabo valdiación de los diez (10) documentos
4. Validar los acuerdos de prestación de servicios Se evidenciaron los diferentes memorandos entre las
Control de productos y servicios no conformes del SIGESPU. tramitados como acuerdo de servicio por la Dirección
establecidos por la Dirección de Laboratorio e OAP y la DLIA en los cuales se aprueban los
* Dirección Regional Sabana Occidente: Se evidencia presentación de Existe desconocimiento en el manejo y reportes de de Laboratorio e Innovación Ambiental- DLIA, dciha
446 Auditoría Interna 8/17/2018 Innovación Ambiental, de acuerdo con el procedimiento Memorando 1 9/24/2018 10/19/2018 100% GSG OAP documentos (acuerdos de servicio). Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
comité del 21-06-2018 donde se reporta el SNC y discriminación por Servicio No Conforme de la herramienta SAE. validación se remitió a la DLIA
GSG-PR-01 Elaboración de documentos y registros-
proceso resonsable de SNC. Control interno registra seguimiento el 27 mediante memorando No 20183153980 del 11 de
Tabla 3. La actividad se ejecutó oportunamente.
de julio de 2018 No. 20183137636, donde identifica 23 servicios no octubre de 2018.
de servicio
No no conforme.
Rerefencia:
identificados ISO 9001:2015
la
Organización.
autoridad
auditoriaque decide
sobre la lagestión
acción del
con respecto
producto aNo
la
no conformidad..".

las salidas no conformes del proceso con el procedimiento GSG-PR-03.
Se evidenciaron los diferentes memorandos entre las
Control de productos y servicios no conformes del SIGESPU. La solicitud de la evidencia de soicializacion del los
7. Solicitar a la Dirección de Laboratorio e Innovación OAP y la DLIA en los cuales se aprueban los
* Dirección Regional Sabana Occidente: Se evidencia presentación de Existe desconocimiento en el manejo y reportes de Memorando solictud acuerdos de servicios se realizo mediante memorando
447 Auditoría Interna 8/17/2018 Ambiental, la evidencia de la socialización de los 2 9/24/2018 10/19/2018 100% GSG OAP documentos (acuerdos de servicio). Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
comité del 21-06-2018 donde se reporta el SNC y discriminación por Servicio No Conforme de la herramienta SAE. Memorando respuesta 20183154998 del 17oct2018. La DLIA socializó los
acurdos de servicio establecidos por dicha dirección.
proceso resonsable de SNC. Control interno registra seguimiento el 27 acuerdos de servicio mediante circular 20184100316.
de servicio no conforme.
Rerefencia: ISO 9001:2015 (8.7) establece ..."La organización debe

obtenidas; identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la
no conformidad..".
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

identificados de acuerdo a lo requerido en el procedimiento de la
Organización.
Evidencia: Al realizar la auditoria sobre la gestión del producto No


Se ajustó el procedimeinto GSG-PR-03 en lo
relacioando a aque para el Proceso Autoridad
las salidas no conformes del proceso con el procedimiento GSG-PR-03.
Ambiental el analisis de causas y la construccion del Se evidenció el procedimiento GSG-PR-03 publicado
Control de productos y servicios no conformes del SIGESPU.
8. Documentar en el procedimiento GSG-PR-03 Control Plan de Mejoramiento-PUMI de los productos no en el servidor oficial de la Corporación, con fecha de
* Dirección Regional Sabana Occidente: Se evidencia presentación de Existe desconocimiento en el manejo y reportes de
448 Auditoría Interna 8/17/2018 de productos y servicios no conformes lo asociado al Documento 1 9/24/2018 10/19/2018 100% GSG OAP -DJUR conformes, lo realizaran las Direcciones Regionales y vigencia 18-10-2018 (Versión 9). Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
comité del 21-06-2018 donde se reporta el SNC y discriminación por Servicio No Conforme de la herramienta SAE.
análisis de causas y planes de mejoramiento. para los demas Procesos lo haran los lideres de
proceso resonsable de SNC. Control interno registra seguimiento el 27
Proceso o el funcionario que este delegue. Dicho La actividad se ejecutó oportunamente.
procedimiento se publicó mediante memorando
20183154997.
de servicio no conforme.
Rerefencia: ISO 9001:2015 (8.7) establece ..."La organización debe

obtenidas; identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la
no conformidad..".
No Conformidad: No se asegura que para la identificación de Aspectos e
Impactos Ambientales relacionados con las actividades, productos y
servicios se haya considerado la perspectiva de ciclo de vida.
Se verificó la matriz GSG-PR-09-MT-01 publicada en
Evidencia: el servidor y se encontró que para el proceso de
* Al evaluar el Procedimiento Identificación y Valoración de Aspectos e GSG se encuentra identificada la etapa de
Impactos Ambientales GSG-PR-09 Ver 7 del 6-Ago-2018, se determina "Transporte / entrega", no obstante, en el proceso de
que como resultado de la aplicación del mismo se diligencia una matriz IAM no se observó. Sin embargo, se aclaró con el
Se incluyó en la matriz GSG-PR-05 -MT-01 Matriz de
de Aspectos e Impactos Ambientales revisada el 6-Ago-2018 la cual en Se había considerado que con las etapas de Análisis de Matriz de aspectos e profesional de la OAP que esta etapa se encuentra
1. Incluir en GSG-PR-05 -MT-01 Matriz de aspectos e aspectos e impactos ambientales de los procesos de
GSG - IAM para las actividades Operativas no consideraron los aspectos Ciclo de Vida en el documento GSG-PR-05 -MT-01 Matriz impactos de GSG e inmersa en la de "Disposición final".
449 Auditoría Interna 8/17/2018 impactos ambientales de los procesos de GSG e IAM la 1 9/24/2018 10/2/2018 100% GSG OAP GSG e IAM la etapa de transporte/ Entrega Versión 4 Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
relacionados con transporte. OBS de aspectos e impactos ambientales era suficiente para IAM actualizada y
etapa de transporte/ Entrega. del 11-09-2018.
* Así mismo se verifica que se adelantó un ejercicio de ACV pero el dar cumplimiento al requisito de la Norma. publicada Se sugiere que para dicha matriz, se diligencie
Memorando de publicación N° 20183146708.
mismo no es consecuente con lo identificado en las matrices de AIA. totalmente lo referente al "Control de actualizaciones
(último libro de la hoja)", pues el documento ya se
Referencia: ISO 14001:2015 (6,1,2) establece ..."Dentro del alcance encuentra en su versión 4 y esta sección no tiene
definido del sistema de gestión ambiental, la organización debe relacionado ninguna información de los cambios
determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y realizados.
servicios que puede controlar y de aquellos en los que puede influir, y
sus impactos ambientales asociados, desde una perspectiva de ciclo de
vida.".

De acuerdo con el memorando relacionado por la
Evidencia: dependencia en el reporte (20183146708 del
* Al evaluar el Procedimiento Identificación y Valoración de Aspectos e 11/09/2018) y con base en el archivo que se adjuntó
Impactos Ambientales GSG-PR-09 Ver 7 del 6-Ago-2018, se determina (GSG-PN-04), no se pudieron evidenciar los
que como resultado de la aplicación del mismo se diligencia una matriz Se realizaron los flujogramas detallados de ciclo de flujogramas para los aspectos ambientales
de Aspectos e Impactos Ambientales revisada el 6-Ago-2018 la cual en Se había considerado que con las etapas de Análisis de vida para los aspectos ambientales significativos: significativos. No obstante, dentro de la matriz GSG-
GSG - IAM para las actividades Operativas no consideraron los aspectos Ciclo de Vida en el documento GSG-PR-05 -MT-01 Matriz 2. Realizar el flujograma detallado de ciclo de vida para Consumo de Agus - Consumo de Energia - Consumo PR-09-MT-01 publicada en el servidor, se evidenció
450 Auditoría Interna 8/17/2018 Flujogramas realizados 5 9/24/2018 10/2/2018 100% GSG OAP Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
relacionados con transporte. OBS de aspectos e impactos ambientales era suficiente para los aspectos ambientales significativos. de Combiustible - Consumo de Papel - Gestión de en uno de sus libros los respectivos flujogramas.
* Así mismo se verifica que se adelantó un ejercicio de ACV pero el dar cumplimiento al requisito de la Norma. Rresiduos versión 4 del 11/09/2018.
mismo no es consecuente con lo identificado en las matrices de AIA. Memorando de publicación N° 20183146708. Ahora bien, en los aspectos reportados por la
dependencia y lo contrastado con el GSG-PN-04, no
Referencia: ISO 14001:2015 (6,1,2) establece ..."Dentro del alcance se mencionó un aspecto ambientales significativo
definido del sistema de gestión ambiental, la organización debe (Generación de vertimientos), para lo cual se sugiere
determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y evaluar si realizar flujograma.
vida.".

Evidencia:
* Al evaluar el Procedimiento Identificación y Valoración de Aspectos e
Impactos Ambientales GSG-PR-09 Ver 7 del 6-Ago-2018, se determina
que como resultado de la aplicación del mismo se diligencia una matriz
Se realizó mesa de trabajo el dia 01 de Octubre de
de Aspectos e Impactos Ambientales revisada el 6-Ago-2018 la cual en Se había considerado que con las etapas de Análisis de Se evidenció la lista de asistencia de la reunión
3. Realizar una revisión de la intención de los numerales 2018 en la cual se realizó la revisión de la intención de
GSG - IAM para las actividades Operativas no consideraron los aspectos Ciclo de Vida en el documento GSG-PR-05 -MT-01 Matriz realizada.
451 Auditoría Interna 8/17/2018 de la Norma ISO 14001: 2015 asociados al ciclo de Lista de Asistencia 1 9/24/2018 10/15/2018 100% GSG OAP los numerales asociados al Ciclo de VIda. Listado de Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
relacionados con transporte. OBS de aspectos e impactos ambientales era suficiente para
vida. Asistencia - Serie Documental 160-30.18 Registros de
* Así mismo se verifica que se adelantó un ejercicio de ACV pero el dar cumplimiento al requisito de la Norma. La actividad se ejecutó oportunamente.
actividades de Gestión del SIGESPU.
mismo no es consecuente con lo identificado en las matrices de AIA.
Referencia: ISO 14001:2015 (6,1,2) establece ..."Dentro del alcance

definido del sistema de gestión ambiental, la organización debe
determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y
vida.".

Evidencia:
* Al evaluar el Procedimiento Identificación y Valoración de Aspectos e Se realizó el ajuste a de la GSG-PR-09-MT-01 Matriz
Impactos Ambientales GSG-PR-09 Ver 7 del 6-Ago-2018, se determina de Id. de Aspectos y Valorizacion de Impactos de
que como resultado de la aplicación del mismo se diligencia una matriz acuerdo a la intención de los numerales. Se incluyó la
Se verificó la matriz GSG-PR-09-MT-01 publicada
de Aspectos e Impactos Ambientales revisada el 6-Ago-2018 la cual en Se había considerado que con las etapas de Análisis de 4. Revisar, ajustar y publicar GSG-PR-05 -MT-01 Matriz de aspectos e perspectiva de ciclo de vida para cada uno de los
en el servidor oficial de la Corporación.
GSG - IAM para las actividades Operativas no consideraron los aspectos Ciclo de Vida en el documento GSG-PR-05 -MT-01 Matriz Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales de impactos de GSG e procesos y para los Aspectos Ambientales
452 Auditoría Interna 8/17/2018 1 9/24/2018 11/30/2018 100% GSG OAP Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
relacionados con transporte. OBS de aspectos e impactos ambientales era suficiente para acuerdo a la intención de los numerales de la Norma IAM actualizada y Significativos se identificaron las etapas del Ciclo de
Nota: La matriz GSG-PR-05 -MT-01 no existe en el
* Así mismo se verifica que se adelantó un ejercicio de ACV pero el dar cumplimiento al requisito de la Norma. ISO 14001: 2015 asociados al ciclo de vida. publicada Vida. Actividad realizada y publicada el 11 de
servidor.
mismo no es consecuente con lo identificado en las matrices de AIA. Septiembre de2018. Mediante memorando
20183146708 del 11 de Septiembre de 2018 se solicitó
Referencia: ISO 14001:2015 (6,1,2) establece ..."Dentro del alcance la publicación.
vida.".

Evidencia:
* Al evaluar el Procedimiento Identificación y Valoración de Aspectos e
Impactos Ambientales GSG-PR-09 Ver 7 del 6-Ago-2018, se determina
Se evidenció la circular No. 20184100383 del
que como resultado de la aplicación del mismo se diligencia una matriz
14/12/2018, en cumplimiento de la actividad.
de Aspectos e Impactos Ambientales revisada el 6-Ago-2018 la cual en Se había considerado que con las etapas de Análisis de El Grupo Ambiental socializó el documento GSG-PR-05
5. Socializar GSG-PR-05 -MT-01 Matriz de Aspectos e
GSG - IAM para las actividades Operativas no consideraron los aspectos Ciclo de Vida en el documento GSG-PR-05 -MT-01 Matriz -MT-01 Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales a
453 Auditoría Interna 8/17/2018 Impactos Ambientales a todas las Dependencias de la Circular 1 9/24/2018 12/14/2018 100% GSG OAP Nota: La matriz GSG-PR-05 -MT-01 no existe en el Cerrada 2/12/2019 2/12/2019
relacionados con transporte. OBS de aspectos e impactos ambientales era suficiente para través de la Circular N° 20184100383 del 14 de
Corporación. servidor.
* Así mismo se verifica que se adelantó un ejercicio de ACV pero el dar cumplimiento al requisito de la Norma. Diciembre de 2018
mismo no es consecuente con lo identificado en las matrices de AIA.
Referencia: ISO 14001:2015 (6,1,2) establece ..."Dentro del alcance
vida.".
No se asegura la implementación y mantenemiento de los procesos

necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones
potenciales de emergencia identificadas por la Entidad.
Evidencia:
* Ubaté: Los colaboradores de la regional identificaron durante el
transcurso de la auditoría como posible emergencia ambiental, un
accidente con el tonner. Al revisar el plan de emergencia no se encontró
identificado y por lo tanto no contaba con control asociado. Los
colaboradores tampoco tenían conocimiento del procedimiento a realizar
en caso de una emergencia con el tonner. La brigadista entrevistada es
nueva en el rol y por lo tanto no ha recibido esta capacitación. Se
evidencia igualmente que aùn se mantienen termometros de mercurio.
Se realizo la actividad correspondiente y se remite
* Chiquinquirá: Se evidenció durante la visita a campo que los botiquines
El personal brigadista es nuevo y no ha recibido toda la 1. Enviar circular informando a las dependencias que mediante circular 20184100268 del 19 de septiembre Se evidenció la circular No. 20184100268 del
de primeros auxilios de la camioneta WOO044 se encuentran vencidos
capacitaciòn que se en cuentra en el Plan de trabajo del las emergencias de tipo ambiental se encuentran de 2018, donde se relacionan los aspectos 19/10/2018, en cumplimiento de la actividad.
454 Auditoría Interna 8/17/2018 (gasas) y se encontró productos como Isodine y Alcohol. Se solicito el Circular 1 9/24/2018 10/19/2018 100% GSG OAP Cerrada 2/12/2019
SIGESPU y que incluye la realizaciòn de simulacros detalladas dentro de el documento GSG-PN-03 Plan de relacionados con el Plan de Mergencia Ambiental y las
kit de derrames evidenciando que se tiene aserrin en una bolsa y no se
ambientales. Emergencias Ambientales situacines que se pueden presentar en la Direcciones La actividad se ejecutó oportunamente.
encontraron más elementos para atender una emergencia ambiental.
Regionales.
* Tequendama: Cuando se realizó el ingreso a las instalaciones no se
realizó inducción sobre plan de emergencias de SST y Ambiental.
Durante la salida a campo no se brindo la información adecuada sobre el
manejo de emergencias y no se llevó el botiquín pernero a la visita dado
que este se dejó en el vehículo. Durante la visita en campo se revisó el
botiquin de la camioneta encontrando 2 recipientes con Alcohol Etílico.
* Chocontá: Se realizó simulacro de evacuación el 25 de octubre de
2017, se realizó en coordinación con las empresas vecinas y se convocó
policía y bomberos. Se activó el Sistema Comando de Incidentes, pero
no se obtuvo respuesta según el informe del simulacro. No se evidencia
que se haya analizado la causa ni se hayan tomado acciones. No se
logra evidenciar que todos los colaboradores hayan participado en el
simulacro.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Evidencia:
El personal brigadista es nuevo y no ha recibido toda la
de primeros auxilios de la camioneta WOO044 se encuentran vencidos 3. Articular el plan de emergencias ambiental con los
capacitaciòn que se en cuentra en el Plan de trabajo del
455 Auditoría Interna 8/17/2018 (gasas) y se encontró productos como Isodine y Alcohol. Se solicito el planes de emergencia de Seguridad y Salud en el Plan Articulado 24 9/24/2018 4/30/2019 GSG-GHU OAP-OTH En ejecución
SIGESPU y que incluye la realizaciòn de simulacros
kit de derrames evidenciando que se tiene aserrin en una bolsa y no se Trabajo.
ambientales.
simulacro.

Evidencia:
capacitaciòn que se en cuentra en el Plan de trabajo del 4. Socializar el Plan de emergencias articulado a todo el
456 Auditoría Interna 8/17/2018 (gasas) y se encontró productos como Isodine y Alcohol. Se solicito el Circular 1 9/24/2018 3/2/2019 GSG-GHU OAP-OTH En ejecución
SIGESPU y que incluye la realizaciòn de simulacros personal de la Corporación.
ambientales.
simulacro.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Evidencia:
capacitaciòn que se en cuentra en el Plan de trabajo del 6. Capacitar y evaluar al personal de la brigada el plan
457 Auditoría Interna 8/17/2018 (gasas) y se encontró productos como Isodine y Alcohol. Se solicito el Capacitación 1 9/24/2018 5/30/2019 GSG OAP En ejecución
SIGESPU y que incluye la realizaciòn de simulacros de emergencias.
ambientales.
simulacro.
No Conformidad: La organización no mantiene los recursos necesarios para Noasegurarse

se cuenta con
de la
unvalidez
mecanismo
y fiabilidad
de control
de los
efectivo
resultados
frente
cuando se realice el seguimiento o la medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos.
Revisado memorando 20183167863 de fecha
a la periodicidad de la verificación de los GPS de la
Se solicitó la información de usuarios y vnc de los 21/12/2018 con 25 respuestas indicando la vnc y
Evidencia: Al realizar la auditoria a los procesos se evidenció lo siguiente: corporación, por parte de las dependencias responsables 6. Solicitar a las dependencias nombres, usuarios y VNC del
equipo donde se debe instalar el aplicativo Access de hoja equipos donde se debe instalar el aplicativo Hoja de nombre del usuario donde debe ser instalado el
458 Auditoría Interna 8/17/2018 del uso de los equipos. Memorando 1 9/24/2018 10/31/2018 100% TIC OTIC Cerrada 12/21/2018 12/21/2018 NO
de vida de equipos Vida de los Equipos con el memorando No. aplicativo.
* Dirección Regional Rionegro: GPS identificado con: No. Placa CAR 43797, SERIAL NO LO REGISTRAN. Se solicitó el registro de Verificación de GPS año 2017 (GAM-PR-19-FR-01, V5, 30-09-2016), no se encontró registro de verificación del equipo. El día 14-08-2018 se encuentra según programación asignada la actividad de seguimiento de incendios en el municipio Yacopí, se tiene asignado el GPS Serial No. 43795, cuya verificación se encuentra vencida desde el 1-05-2018 según registro del equipo. Se evidenció que los registros de verificación de los equipos utilizados en la Dirección Regional Rio Negro identificados con los números de placa 47786, 46788, 43819, 43780, 43795 tienen como fecha de verificación 2-05-2017 y fecha sugerida de próxima calibración 1-05-2018, no hay evidencia de que se haya realizado verificación de los equipos en 2018. Los eq
20183167863 Se llamo a tres rregionales Rionegro Sumapaz y
El material y tamaño del "Rótulo de verificación de GPS"
Ubate, en donde aun no se ha instalado.
Referencia: ISO 9001:20015, ISO 14001:2015 y OHSAS establecen ..."seno debe
es elasegurar
adecuado.
que los equipos de seguimiento y medición estén calibrados o verificados o ambos, para garantizar la fiabilidad de los resultados".
Se realizó el analisis para el ajuste del aplicativo y se

decició por parte de la OTIC y DLIA, realizar un informe
con la programación de los mantenimientos de los
se cuenta con
de la
unvalidez
mecanismo
y fiabilidad
de control
de los
efectivo
resultados
frente
GPS, el cual se debe generar mensualmente y nos
muestra los datos de los equipos a los que se les debe
Evidencia: Al realizar la auditoria a los procesos se evidenció lo siguiente: corporación, por parte de las dependencias responsables 7. Habilitar en el aplicativo Access el mecanismo de control
para generar alertas de acuerdo a la periodicidad de la Alerta en el Aplicativo realizar la verificación anual. este informe lo pueden Esta en ejecución y fecha de terminación para marzo
459 Auditoría Interna 8/17/2018 del uso de los equipos. 1 9/24/2018 3/31/2019 0% TIC OTIC En ejecución 3/31/2019 3/31/2019
verificación yde
calibración Access generar las áreas responsables de GPS para que del 2019
* Dirección Regional Rionegro: GPS identificado con: No. Placa CAR 43797, SERIAL NO LO REGISTRAN. Se solicitó el registro de Verificación GPS añode los equipos.
2017 (GAM-PR-19-FR-01, V5, 30-09-2016), no se encontró registro de verificación del equipo. El día 14-08-2018 se encuentra según programación asignada la actividad de seguimiento de incendios en el municipio Yacopí, se tiene asignado el GPS Serial No. 43795, cuya verificación se encuentra vencida desde el 1-05-2018 según registro del equipo. Se evidenció que los registros de verificación de los equipos utilizados en la Dirección Regional Rio Negro identificados con los números de placa 47786, 46788, 43819, 43780, 43795 tienen como fecha de verificación 2-05-2017 y fecha sugerida de próxima calibración 1-05-2018, no hay evidencia de que se haya realizado verificación de los equipos en 2018. Los eq
envíen el equipo al Laboratorio.
El material y tamaño del "Rótulo de verificación de GPS"
Igualmente se acordó entre la OTIC y DLIA realizar un
es elasegurar
adecuado.
que los equipos de seguimiento y medición estén calibrados o verificados o ambos, para garantizar la fiabilidad de los resultados".
módulo para GPS ya que estos se encuentran junto
con los demás equipos de laboratorio, el cual se
programa realizar para el primer trimestre de 2019.

se cuenta con
de la
unvalidez
mecanismo
y fiabilidad
de control
de los
efectivo
resultados
frente
8. Instalar el aplicativo – Hoja de Vida de Equipos - y
Evidencia: Al realizar la auditoria a los procesos se evidenció lo siguiente: corporación, por parte de las dependencias responsables capacitar a los funcionarios responsables de la actividad para La capacitación a los funcionarios responsables del
Aplicativo Instalada Cuando se cree el modulo se procede a
460 Auditoría Interna 8/17/2018 del uso de los equipos. el manejo de dicho aplicativo de acuerdo con los equipos que 1 9/24/2018 12/31/2018 0% TIC OTIC control de los GPS se realizrá una véz se realice el En ejecución 7/30/2019 7/30/2019
(Informe) capacitación.
Mediante memoradno 20183153287 del 08/10/2018 - de verificación 2-05-2017 y fecha sugerida de próxima calibración 1-05-2018, no hay evidencia de que se haya realizado verificación de los equipos en 2018. Los eq
* Dirección Regional Rionegro: GPS identificado con: No. Placa CAR 43797, SERIAL NO LO REGISTRAN. Se solicitó el registro de Verificación de GPS año 2017 (GAM-PR-19-FR-01, V5, 30-09-2016), no se encontró registro de verificación del equipo. El día 14-08-2018 se encuentra según programación asignada la actividad de seguimiento de incendios en el municipio Yacopí, se tiene asignado el GPS Serial No. 43795, cuya verificación se encuentra vencida desde el 1-05-2018 según
tengan asignados módulo
registro
de del
GPS.equipo. Se evidenció que los registros de verificación de los equipos utilizados en la Dirección Regional Rio Negro identificados con los números de placa 47786, 46788, 43819, 43780, 43795 tienen como fecha
El material y tamaño del "Rótulo de verificación de GPS" Requerimientos acciones de mejora no
es elasegurar
adecuado.
que los equipos de seguimiento y medición estén calibrados o verificados o ambos, para garantizar la fiabilidad de los resultados". conformidades auditoria interna SIGESPU, se
efectuaron requerimientos a las DR, con el fin de
No Conformidad: No se asegura que la información documentada establecida para el Sistema de Gestión, se controle en cuanto a la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación; de igual forma no se asegura que esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad). realizar las accionares de mejora y evitar el daño y
pérdida de la documentación y archivos que se
Evidencia: Al realizar la auditoria a los diferentes procesos se evidenció lo siguiente: encuentran bajo la responsabilidad y custodia de la
1. Requerir a las Direcciones Regionales y
cada una de las regionales
Falta interiorización de las consecuencias por la perdida dependencias de nivel central que utilicen las Con memorando 20183153287 del 08/10/2018 conjunto
* Dirección Regional Almeidas y Guatavita (Chocontá - Oficina de atención al ciudadano): Se encontraron archivadores de fácil acceso al público en general, sin llave.
de archivos y falta de organización administrativa frente a herramientas de seguridad en el Archivo de Gestión y DAF-Documental entre la DJUR y DAF se realizan los requerimeintos y se
461 Auditoría Interna 8/17/2018 * Dirección Regional Alto Magdalena: Se transportan archivos hacia Bogotá sin realizar la digitalización previa. Memorando 1 9/26/2018 10/19/2018 100% GDO solicita definir la organización administrativa para el tramite Al igual, definir claramente las actividades y Cerrada
la asignación de actividades relacionadas con la definir organización administrativa frente a la asignación DJUR - AAM
* Dirección Regional Rionegro: Se evidencia registro FORMULARIO UNICO NACIONAL DE SOLICITUD DE CONCESION DE AGUAS SUPERFICIALES. Base Legal : ley 99 de 1993, Decreto 1541 de 1978. (AAM-PR-02-FR-03, VER 2 20-06-2016). Al consultar a los auditados acerca de donde se verifica la disponibilidad de esta ley de referencia indican que en internet o en la página web de la corporación, no se evidencia que la fuente de internet sea controlada. de expedientes en SAE responsables de la digitalización y demás actividades
digitalización y administración de expedientes. de actividades relacionadas con la digitalización y
* Gestión Jurídica: No se pudo verificar el control de cambios aplicados al normograma derivado de la actualización de los documentos de Gestión Jurídica. del SAE,
administración de expedientes en SAE
* Gestión Documental: No hay correspondencia entre las versiones del formato disponible en servidor, el formato en que se encuentra registrado la Tabla de Retención vigente a la fecha y el historial de modificaciones o control de cambio registrado en la primera pestaña del documento Excel que contiene la Tabla de Retención vigente.
Dar cumplimiento a la Circular No. 20184100259
Referencia: ISO 9001:20015, ISO 14001:2015 (7.5), OHSAS 18001:2007 (4.4.5) establece ..."La información documentada se debe controlar y asegurar que esté protegida adecuadamente.". mediante la cual se recuerdan las "responsabilidades
No Conformidad: No se asegura que la información documentada establecida para el Sistema de Gestión, se controle en cuanto a la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación; de igual forma no se asegura que esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad). en el manejo,
Mediante custodia20183153287
memoradno y archivo dedeldocumentación
08/10/2018 -
expedientes ambientales,
Requerimientos entre otros.
acciones de mejora no
Evidencia: Al realizar la auditoria a los diferentes procesos se evidenció lo siguiente: conformidades auditoria interna SIGESPU, donde se
Con memorando 20183153287 del 08/10/2018 conjunto solicito a las DR el paso a realizar si se requiere
Falta interiorización de las consecuencias por la perdida 2. Solicitar a las Direcciones Regionales que informen
* Dirección Regional Almeidas y Guatavita (Chocontá - Oficina de atención al ciudadano): Se encontraron archivadores de fácil acceso al público en general, sin llave. entre la DJUR y DAF se solicita a las Direcciones Regionales cualquier servisio de cerrajeria.
de archivos y falta de organización administrativa frente a acerca de cualquier servicio de cerrajería y/o que informen acerca de cualquier servicio de cerrajería y/o
462 Auditoría Interna 8/17/2018 * Dirección Regional Alto Magdalena: Se transportan archivos hacia Bogotá sin realizar la digitalización previa. Memorando 1 9/26/2018 10/19/2018 100% GDO DAF-Documental Cerrada
la asignación de actividades relacionadas con la mantenimiento que requieran con el fin de mantener la mantenimiento que requieran con el fin de mantener la
* Dirección Regional Rionegro: Se evidencia registro FORMULARIO UNICO NACIONAL DE SOLICITUD DE CONCESION DE AGUAS SUPERFICIALES. Base Legal : ley 99 de 1993, Decreto 1541 de 1978. (AAM-PR-02-FR-03, VER 2 20-06-2016). Al consultar a los auditados acerca de donde se verifica la disponibilidad de esta ley de referencia indican que en internet o en la página web de la corporación, no se evidencia que la fuente de internet sea controlada.
digitalización y administración de expedientes. seguridad en el Archivo de Gestión. seguridad en el Archivo de Gestión.
* Gestión Jurídica: No se pudo verificar el control de cambios aplicados al normograma derivado de la actualización de los documentos de Gestión Jurídica.
Referencia: ISO 9001:20015, ISO 14001:2015 (7.5), OHSAS 18001:2007 (4.4.5) establece ..."La información documentada se debe controlar y asegurar que esté protegida adecuadamente.".
No Conformidad: No se asegura que la información documentada establecida para el Sistema de Gestión, se controle en cuanto a la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación; de igual forma no se asegura que esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad). Mediante memoradno 20183153287 del 08/10/2018 -
Requerimientos acciones de mejora no
Evidencia: Al realizar la auditoria a los diferentes procesos se evidenció lo siguiente: conformidades auditoria interna SIGESPU, donde se
3. Requerir a las Direcciones Regionales el Con memorando 20183153287 del 08/10/2018 conjunto solicito a las DR el cumplimiento del instructivo GDO-
Falta interiorización de las consecuencias por la perdida entre la DJUR y DAF se requieren a las Direcciones
* Dirección Regional Almeidas y Guatavita (Chocontá - Oficina de atención al ciudadano): Se encontraron archivadores de fácil acceso cumplimiento
al público enalgeneral,
instructivo
sin GDO-PR-01-IS-02
llave. Instructivo Regionales el cumplimiento al instructivo GDO-PR-01-IS-02 PR-01 IS-02- Instructivo para el manejo de
de archivos y falta de organización administrativa frente a DAF-Documental
463 Auditoría Interna 8/17/2018 * Dirección Regional Alto Magdalena: Se transportan archivos hacia Bogotá sin realizar la digitalización previa. para el Manejo de Expedientes Ambientales y Series Memorando 1 9/26/2018 10/19/2018 100% GDO Instructivo para el Manejo de Expedientes Ambientales y expedientes. Cerrada
la asignación de actividades relacionadas con la DJUR - AAM
* Dirección Regional Rionegro: Se evidencia registro FORMULARIO UNICO NACIONAL DE SOLICITUD DE CONCESION DE AGUAS Complejas,
SUPERFICIALES.
que incluyeBaselaLegal
digitalización
: ley 99 decompleta
1993, Decreto
en 1541 de 1978. (AAM-PR-02-FR-03, VER 2 20-06-2016). Al consultar a los auditados acerca de donde se verifica la disponibilidad de esta ley de referencia indican que en internet o en la página web de la corporación, no se evidencia que la fuente de internet sea controlada. Series Complejas, que incluye la digitalización completa en
digitalización y administración de expedientes.
* Gestión Jurídica: No se pudo verificar el control de cambios aplicados al normograma derivado de la actualización de los documentos SAE
de antes
Gestión
delJurídica.
traslado a otra sede. SAE
Referencia: ISO 9001:20015, ISO 14001:2015 (7.5), OHSAS 18001:2007 (4.4.5) establece ..."La información documentada se debe controlar y asegurar que esté protegida adecuadamente.".
No Conformidad: No se asegura que la información documentada establecida para el Sistema de Gestión, se controle en cuanto a la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación; de igual forma no se asegura que esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad). Mediante memorandos:
20183145266 del 04/09/2018 Se evidencio que en los memorandos:
Evidencia: Al realizar la auditoria a los diferentes procesos se evidenció lo siguiente: 20183159278 del 07/11/2018 20183145266 del
20183162748 del 26/11/2018 04/09/2018
Falta interiorización de las consecuencias por la perdida 20183166374 del 14/12/2018
* Dirección Regional Almeidas y Guatavita (Chocontá - Oficina de atención al ciudadano): Se encontraron archivadores de fácil acceso al público en general, sin llave. Se realizaron los requerimeintos, desarrollo, socialización y 20183159278 del 07/11/2018
de archivos y falta de organización administrativa frente a 5. Generar documentos digitales en el aplicativo DAF-Documental
464 Auditoría Interna 8/17/2018 * Dirección Regional Alto Magdalena: Se transportan archivos hacia Bogotá sin realizar la digitalización previa. Requerimiento 1 9/26/2018 12/31/2018 100% GDO entrega de los modulos en SIDCAR para generar los AVISOS 20183162748 del 26/11/2018 Cerrada
la asignación de actividades relacionadas con la SIDCAR (edictos y avisos de los actos administrativos) DJUR - AAM
* Dirección Regional Rionegro: Se evidencia registro FORMULARIO UNICO NACIONAL DE SOLICITUD DE CONCESION DE AGUAS SUPERFICIALES. Base Legal : ley 99 de 1993, Decreto 1541 de 1978. (AAM-PR-02-FR-03, VER 2 20-06-2016). Al consultar a los auditados acerca de donde se verifica la disponibilidad de esta ley de referencia indican que en internet o en la página web de la corporación, no se evidencia que la fuente de internet sea controlada. Y PUBLICACIONES desde SIDCAR en la pagina web y se 20183166374 del 14/12/2018, seefectuaron en
digitalización y administración de expedientes.
* Gestión Jurídica: No se pudo verificar el control de cambios aplicados al normograma derivado de la actualización de los documentos de Gestión Jurídica. entregan para prueba y difusion a OAC en los links: conjunto con DJUR los requerimientos -
* Gestión Documental: No hay correspondencia entre las versiones del formato disponible en servidor, el formato en que se encuentra registrado la Tabla de Retención vigente a la fecha y el historial de modificaciones o control de cambio registrado en la primera pestaña del documento Excel que contiene la Tabla de Retención vigente. http://sidcar.car.gov.co/Modulos/Integracion/PortalAvisos.a PUBLICACIÓN ACTOS ADMINISTRATIVOS EN EL
spx BOLETIN OFICIAL Y AVISOS EN LA PAGINA WEB.
Referencia:
No ISO 9001:20015,
Conformidad: La Entidad noISOAsegura
14001:2015
que (7.5), OHSAS del
la prestación 18001:2007
servicio (4.4.5) establece ..."La información documentada se debe controlar y asegurar que esté protegida adecuadamente.". http://sidcar.car.gov.co/Modulos/Integracion/
PortalBoletines.aspx
se realice bajo condiciones controladas de la implementación de
actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas para
verificar que se cumplen los criterios para el control de los procesos o
sus salidas, y los criterios de aceptación para los productos y servicios
Evidencia: Al realizar la auditoria a los diferentes procesos misionales se

evidenció lo siguiente:
Mediante memorando 02193100019 del 08/01/2019,
enviado a OCIN , se indica que "Así mismo adjunto
* Autoridad Ambiental: Se encuentra disponible el registro AAM-PR-02-
estamos enviando las evidencias de las actividades
FR-04 Lista de Chequeo Solicitud Concesón de aguas subterráneas
realizadas en
correspondiente al trámite Solicitud 02171103026, debidamente firmado
cada una de las actividades" revisada la informacion
pero sin los campos diligenciados (no se puede verificar que se haya
no viene ningun adjunto, ahora nien la OCIN con
realizado la lista de chequeo , el responsable de esta actividad es un
memorando 20193101081 nuevamente invita a que
profesional o técnico administrativo del SAC) tampoco se encuentran
"se envíe
diligenciados los campos correspondientes al auto de inicio.
el PUMI a los líderes de los Procesos al que
* Recursos Naturales Estación la Ramada, Estación de bombas Chicú: Debilidad en la toma de conciencia de la responsabilidad 1.Diligenciar Lista de Chequeo correspondiente al trámite
Mediente memorando 02193100019 la DRAG remite a pertenece la Dirección Regional, como lo son
465 Auditoría Interna 8/17/2018 La medición del nivel que se realiza para tomar decisiones sobre la en el registro de los formatos asociados a listas de Solicitud 02171103026 de la Dirección Regional Almeidas y Lista de Chequeo 1 9/26/2018 10/15/2018 0% GDO DRAG OCIN con COPIA GDO las evidencias y PUMI En ejecución
Guatavita. Autoridad Ambiental y la Dirección Administrativa y
necesidad de poner en operación la estación (para el caso de la chequeo
Financiera (Gestión Documental), para que sean
Ramada) o incorporar una bomba adicional (en el caso de Chicú) la
dichos procesos quienes avalen y consoliden el
realizan los celadores de la empresa de vigilancia contratada. En Chicú
avance reportado y posteriormente nos alleguen el
se evidecia el documento Registro de Niveles y Gastos, IOA-PR-10-FR-
archivo consolidado a esta oficina para realizar el
03, Ver 1 del 05-04-2011, en el cual se reportan los niveles a las 6 am,
seguimiento correspondiente", lo cual se
12 m y 6 pm es diligenciado por el celador de turno. * La niveleta
cordialmente se solicita atender dicha
instalada en el puente de la estación la Ramada no registra la escala del
recomendación y enviar el soporte para el
instrumento ni la unidad de medida.
cumplimiento de la actividad. La actividad vencio el
Infraestructura Ambiental IAM. * En estación Chicù se evidenció el
15/10/2018.
Registro Cuadro de Bombeo (sin código), donde se registra el perìdo del
15 -07-2018 añ 14-08-2018, 15-05-18 al 14-06-18. Estos documentos no
se diligencian en los campos correspondientes a Responsable y Fecha.
Rerefencia: ISO 9001:20015 (8.5.1) establece ..."La implementación de

actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas para
verificar que se cumplen los criterios para el control de los procesos o
sus salidas, y los criterios de aceptación para los productos y servicios.".
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Fecha de medición
Conclusión
Las acciones planteadas para solucionar el
hallazgo
hallazgo si fueron efectivas, pues el resultado final,
fue la destinación del almacenamiento temporal de
los residuos peligrosos.
Ahora bien, teniendo en cuenta que la sede se

trasladó
Las acciones
al Centro
planteadas
Comercialpara Gran
solucionar
Estaciónel
(CostadosiEsfera),
hallazgo se recomienda
fueron efectivas, pues elque se analice
resultado final,
cómo
fue la destinación
afecta estodelpara
almacenamiento
el nuevo espacio
temporal de
almacenamiento
los temporal de los residuos
residuos peligrosos.
peligrosos, pues puede que se pueda la autonomía
y se deban
Ahora modificarenloscuenta
bien, teniendo lineamientos que se
que la sede
Las acciones
establecieron
trasladó al paraplanteadas
la sede
Centro para Gran
anterior.
Comercial solucionar
Estaciónel
hallazgo
(CostadosiEsfera),
fueron efectivas, pues elque
se recomienda resultado final,
se analice
fue
cómo la destinación
afecta estodelpara
almacenamiento temporal de
el nuevo espacio de
almacenamiento temporal de los residuos
Ahora bien, teniendo
y se deban modificarenloscuenta que la sede
lineamientos que sese
trasladó al para
establecieron Centro Comercial
la sede anterior. Gran Estación
(Costado Esfera), se recomienda que se analice
cómo afecta esto para el nuevo espacio de
y se deban modificar los lineamientos que se
establecieron para la sede anterior.
Cierre El normograma fue realizado por todos los líderes,

Extemporáneo permitiendo mayor legitimidad del documento
Se cumplieron todas las actividades establecidas

para subsanar la No Conformidad.
Verificando el procedimiento GSG-PR-10

Identificación Seguimiento y Evaluación de
Requisitos Legales Aplicables, se evidencia que
Se
existen cumplieron
frecuenciastodas las actividades
y fuentes establecidas
para la identificación
para
y revisión subsanar la No Conformidad.
de nuevos requisitos legales aplicables,
por lo tanto, si se ejecuta el procedimiento tal cual
Verificando
está establecido, el no procedimiento
habría motivo para GSG-PR-10
que la No
Identificación
Conformidad seSeguimiento y Evaluación
volviera a presentar. Así mismo, de
Requisitos
se sugiereLegales
Se cumplieron todasAplicables,
que esta se evidencia
actividad
las actividades de revisar
establecidasque
existen frecuencias
trimestralmente
para subsanar NoyConformidad.
laquede fuentes para la en
documentada identificación
algún tipo
yderevisión de para
"bitácora" nuevos requisitos
garantizar quelegales
se hizo aplicables,
la revisión
por
y para lo tanto,
Verificando si el
mantener seuna
ejecuta el procedimiento
trazabilidad.
procedimiento tal cual
GSG-PR-10
está establecido,
Identificación no habría motivo
Seguimiento para que la No
y Evaluación de
Conformidad
Por lo se
anterior, volviera
se a presentar.
sugiere cumplir
Requisitos Legales Aplicables, se evidencia que Así enmismo,
todo
se
momento
existen sugiere el queprocedimiento
frecuencias yesta
fuentesactividad de revisar
para yla identificación
permanecer
ytrimestralmente
actualizando lasquede
revisión de nuevos documentada
fuentes para legales
requisitos en aplicables,
algún tipo
identificación de
de
por "bitácora"
requisitos
lo tanto, para
si se garantizar
legales, para que
ejecuta el que
la noseconformidad
hizo la revisión
procedimiento no
tal cual
ysepara
está mantener
vuelva una
a presentar.
establecido, trazabilidad.
no habría motivo para que la No
Conformidad se volviera a presentar. Así mismo,
Por sugiere
se lo anterior,que seesta sugiere cumplirde enrevisar
actividad todo
momento
trimestralmente el quede
procedimiento
documentada y enpermanecer
algún tipo
actualizando
de las garantizar
"bitácora" para fuentes para que seidentificación
hizo la revisiónde
requisitos
ySe legales,
cumplieron
para mantener para
todas
una lasque la no conformidad
actividades
trazabilidad. establecidas no
se vuelva
para a presentar.
subsanar la No Conformidad.
Por lo anterior, se sugiere cumplir en todo
Verificando el procedimiento
momento el procedimiento y permanecer GSG-PR-10
Identificación
actualizando las Seguimiento
fuentes para y identificación
Evaluación de de
Requisitos legales,
requisitos Legalespara Aplicables,
que la nose conformidad
evidencia que no
existen
se vuelva frecuencias
a presentar. y fuentes para la identificación
y revisión de nuevos requisitos legales aplicables,
está establecido, no habría motivo para que la No
Conformidad se volviera a presentar. Así mismo,
se sugiere que esta actividad de revisar
trimestralmente quede documentada en algún tipo
de "bitácora" para garantizar que se hizo la revisión
y para mantener una trazabilidad.

momento el procedimiento y permanecer
actualizando las fuentes para identificación de
requisitos legales, para que la no conformidad no
se vuelva a presentar.
De acuerdo con el informe de auditoría interna de

la vigencia 2018 (remitido con memorando No.
20183152632 de 05/10/2018), se evidenció que se
detectó una (1) no conformidad asociada al
numeral 7.5, información documentada
(antiguamente numeral 4.2.3), por lo que se
considera que el hallazgo FUE RECURRENTE.
Por lo anterior, se sugiere analizar nuevamente las

causas que están originando la(s) no
conformidad(es) y establecer contramedidas
orientadas a la eliminación de ésta.


la vigenciaen2018
Teniendo cuenta (remitido con memorando
que dentro del hallazgo No. se
20183152632varias
identificaron de 05/10/2018),
situacionessepor evidenció
las cualesque sese
detectó la
originó una No(1) Conformidad,
no conformidad no asociada
es posible al
numeral
establecer si7.5, la totalidadinformación
de las accionesdocumentada
fueron
efectivas.
considera que
Teniendo el hallazgo
en cuenta queFUE RECURRENTE.
dentro del hallazgo se
Ahora bien, varias
identificaron de acuerdo a losporseguimientos
situaciones las cuales sey
Por lo anterior,
originó la Nose Conformidad,
acompañamientos sugiere
realizadosanalizar
por nonuevamente
la OCIN
es se las
han
posible
causas
establecer que
evidenciadosidiversas están
la totalidad originando
contramedidas
de las acciones la(s)
enfocadas no
fueron a
conformidad(es)
fortalecer
efectivas. el control y documental
establecer del contramedidas
sistema de
orientadas
gestión aAcompañamiento
(ej:en la eliminación de por ésta.
Teniendo cuenta que dentro parte de la OAP,
del hallazgo se
"auditorías"
Ahora bien, documentales,
identificaron de acuerdo
varias amayores
situaciones filtros
losporseguimientos
las en se
cuales lay
recepciónla deNo la Conformidad,
acompañamientos
originó documentación,
realizados por no jornadas
la OCINes se de
han
posible
sensibilización,
evidenciado
establecer laentre
sidiversas otras).
contramedidas
totalidad de las acciones enfocadasfueron a
fortalecer el control documental del sistema de
efectivas.
No obstante,
gestión
Teniendo (ej:en revisando
Acompañamiento
cuenta que eldentro
informedel de
por parte deauditoría
la OAP,
hallazgo se
interna bien,
Ahora de documentales,
"auditorías"
identificaron la acuerdo
de
varias vigencia 2018
amayores
situaciones (remitido
filtros
losporseguimientos
las encon
cuales lay
se
memorando
recepción la de
acompañamientos
originó No.
No la20183152632
documentación,
realizados
Conformidad, deno
por 05/10/2018),
la jornadas
OCIN
es se se
de
han
posible
evidenció
evidenciado
establecer que
sensibilización, lase
entre
sidiversas detectó
otras).una (1) acciones
contramedidas
totalidad de las no enfocadas
conformidad
fueron a
asociada alelnumeral
fortalecer
efectivas. control 7.5, información
documental deldocumentada
sistema de
(antiguamente
No obstante,
gestión numeral 4.2.3),
revisando
(ej: Acompañamiento el informe por de
por parte lo que
deauditoría
la OAP,se
Teniendo
considera
interna deen la
que cuenta
el hallazgo queFUE
vigencia dentro
2018 del
RECURRENTE.hallazgo se
(remitido
"auditorías"
de acuerdo amayores
los filtros encon lay
identificaron
memorando varias
No. situaciones porseguimientos
las cuales se
recepción
acompañamientosde la20183152632
documentación,
realizados de
por 05/10/2018),
la jornadas
OCIN se
de
originó
Por
evidenció laqueNose
lo anterior, se Conformidad,
sugiere
detectó una (1)no
analizar es se
nuevamente
no enfocadas
conformidad
han
posible
las
sensibilización,
evidenciado entre otras).
establecer
causas
asociada sidiversas
alque la totalidad
están
contramedidas
de las acciones
originando la(s)fueron
no
a
fortalecer
efectivas. elnumeral
control 7.5, información
documental deldocumentada
sistema de
conformidad(es)
(antiguamente
No obstante,
gestión y establecer
numeral
revisando
(ej: Acompañamiento 4.2.3),
el informe por
por partecontramedidas
lo
de que
deauditoría
la OAP,se
orientadas
considera
interna de
"auditorías" a lala
que eliminación
el hallazgo
vigenciaFUE de2018
ésta.
RECURRENTE.
(remitido
filtros encon
de acuerdo amayores los seguimientos lay
memorandode
recepción No.la20183152632
documentación, de 05/10/2018),
jornadas se
de
acompañamientos
Por lo anterior,
Teniendo en cuentase realizados
sugiere por la
que analizar
dentro OCIN se han
evidenció que
sensibilización, se
entredetectó
otras).una (1) del
nuevamente
hallazgo
no conformidad las
se
evidenciado
identificaron
causas alque diversas
varias contramedidas
situaciones
están por las
originando enfocadas
cuales no
la(s) sea
asociada numeral 7.5, información documentada
fortalecer el
conformidad(es)
originó control
la Norevisando documental
Conformidad,
y establecer del sistema
nocontramedidas
es de
posible
(antiguamente
No obstante, numeral 4.2.3),
el informe por lo auditoría
de que se
gestión (ej:asi
establecer
orientadas Acompañamiento
la totalidad por
de2018
las parte
accionesde lafueron
OAP,
considera
interna dequelala eliminación
el hallazgo
vigenciaFUE ésta.
RECURRENTE.
"auditorías"
efectivas. documentales, mayores(remitido
filtros encon la
memorandode
recepción No.la20183152632
documentación, de 05/10/2018),
jornadas de se
Por lo anterior,
evidenció que se se detectó
sugiere analizar (1) nuevamente las
sensibilización,
Ahora deentre otras).una no conformidad
causas bien,
asociada alque
numeral acuerdo
están a los seguimientos
originando
7.5, información la(s)
documentada noy
acompañamientos
conformidad(es)numeral
(antiguamente realizados
y establecer por
4.2.3), la
por OCIN se
contramedidas han
lo auditoría
que se
No obstante,diversas
evidenciado revisando el informe
contramedidas de
enfocadas a
orientadasque
considera a lael eliminación de ésta.
interna la hallazgo
fortalecerdeel control vigencia FUE2018
documental
RECURRENTE.
(remitido
del sistema con de
memorando
gestión No. 20183152632por
(ej: Acompañamiento departe
05/10/2018),
de la OAP, se
Por lo anterior,
evidenció que se detectó
se sugiere analizar
una (1) nuevamente
no filtros
conformidad las
"auditorías"
causas documentales, mayores la(s) en nola
asociada
recepción alque
numeral
de
están originando
7.5, información
la ydocumentación, documentada
jornadas de
conformidad(es)
(antiguamente numeral establecer
4.2.3), por contramedidas
lo que se
sensibilización,
orientadas a lael entre otras).
eliminación de ésta.
considera
Se cumplieron
que todas
hallazgo las FUE
actividades
RECURRENTE.
establecidas
para subsanar la
No obstante, No Conformidad.
revisando el informe de auditoría
Por lo anterior,
interna de lase vigencia
sugiere analizar
2018 nuevamente
(remitido con las
causas en
Teniendo
memorando que
cuenta
No. están
que laoriginando
20183152632 causadeque generó
la(s) la no
05/10/2018), se
conformidad(es)
conformidad
evidenció quefueseque y elestablecer
detectó procedimiento
una (1) no contramedidas
GSC-PR-02
conformidad
orientadas
Revisión
asociada
Se Por
alanumeral
cumplieron lalaeliminación
Dirección
todas 7.5, no
de ésta.
estaba documentada
lasinformación
actividades alineado a lo
establecidas
establecido
(antiguamente
para subsanar enlanumeral
los criterios
No Conformidad. de por
4.2.3), las lonormas
que en se
cuanto a las entradas
considera que el hallazgo FUE de revisión por la dirección,
RECURRENTE.
se sugiere
Teniendo en que
cuenta conquelala implementación
causa que generó dela las
no
nuevas
Por normas
conformidad
lo anterior,
fuesede
quegestión
sugiere (ISO 9001:2015
el procedimiento
analizar nuevamente e ISO
GSC-PR-02 las
14001:2015)
causas
Revisión quese
Por realice
están esta
la Dirección no verificación,
originando
estaba alineadoanálisis
la(s) a noloy
alineación antes
conformidad(es)
establecido en los de realizar
y criterios
establecerla Revisión
de las por en
contramedidas
normas la
Dirección
orientadas
cuanto con
a las
a la el
entradasfin de
eliminación que
de revisiónno se presente
de ésta.por la dirección, la
misma
se no conformidad.
sugiere que con la implementación de las
nuevas normas de gestión (ISO 9001:2015 e ISO
14001:2015) se realice esta verificación, análisis y
alineación antes de realizar la Revisión por la
Se cumplieron
Dirección con eltodas
fin las
de actividades
que no se establecidas
presente la
para
mismasubsanar la No Conformidad.
no conformidad.
Teniendo en cuenta que la causa que generó la no

conformidad fue que el procedimiento GSC-PR-02
Revisión Por la Dirección no estaba alineado a lo
establecido en los criterios de las normas en
cuanto a las entradas de revisión por la dirección,
se sugiere que con la implementación de las
Dirección con el fin de que no se presente la
misma no conformidad.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018




Se evidenció el cambio realizado al formato de

indicadores, donde se incluyó un espacio para que
el proceso en su análisis indique las acciones
implementadas o a implementar.
Se revisaron al azar varios reportes de indicadores

de diferentes procesos y se evidenció que se
diligencian estas secciones de análisis. Los
reportes de indicadores revisados fueron:
- POMCAS (OAM).
- Entrega de correspondencia interna (GDO).
- Bienes y Servicios Adquiridos (GCT).
- Ingresos (GFI).
- Cumplimiento en la entrega de la respuesta
(GSC).
- Evaluación Banco de Proyectos (GAL).
Nota: Los reportes fueron tomados directamente

de los archivos almacenados en DELL Bogotá
(Corte 31/12/217).
Mediante la Resolución 070 de 2018, la OAP

difunde e informa el la actualización del "Sistema
Integrado de Gestión Pública SIGESPU y se
conforman los equipos de trabajo con sus roles y
responsabilidades, y la implementación
del nuevo modelo de operación por procesos,
ajustados de acuerdo al Modelo Integrado de
Planeación yelGestión
Verificando informeMIPG.
de auditoría interna de la
vigencia 2018 (remitido con memorando No.
20183152632 de 05/10/2018), no se evidenciaron
hallazgos orientados a la competencia y toma de
conciencia por el SGA, e incluso, se generó la
siguiente conformidad: "De igual manera a través
de entrevistas a los funcionarios de GHU se pudo
evidenciar que
Verificando tienendeconciencia
el informe de ahorrar
auditoría interna de la
recursos, disponer
vigencia residuoscon
2018 (remitido en puntos ecológicos,
memorando No.
no usar icopor,de
20183152632 usar el pocillo personal
05/10/2018), etc.".
no se evidenciaron
Adicionalmente,
conciencia por else SGA,
evidenció que en se
e incluso, la jornada
generó dela
inducción de los nuevos
siguiente conformidad: "Defuncionarios
igual manera deacarrera
través
administrativa
de entrevistas (ganadores del concurso)
a los funcionarios de GHU realizada
se pudo
en el mes que
evidenciar de octubre,
tienen se realizó laderespectiva
conciencia ahorrar
inducción del
recursos, SGA. residuos en puntos ecológicos,
disponer
no usar icopor, usar el pocillo personal etc.".
De esta manera, se considera que las acciones
Verificando fueron
planteadas el informe de auditoría
efectivas interna
y lograron de la
el efecto
Adicionalmente,
vigencia 2018 se evidenció
(remitido conque en la jornada
memorando de
No.
deseado.
inducción de los nuevos funcionarios de carrera
administrativa (ganadores
hallazgos orientados del concurso)y realizada
a la competencia toma de
en el mes por
conciencia de eloctubre,
SGA, e se incluso,
realizó se
la respectiva
generó la
inducción conformidad:
siguiente del SGA. "De igual manera a través
De esta manera,
evidenciar se considera
que tienen que las
conciencia de acciones
ahorrar
planteadas fueron residuos
recursos, disponer efectivas eny puntos
lograronecológicos,
el efecto
deseado.
Adicionalmente, se evidenció que en la jornada de

administrativa
Verificando el (ganadores
informe de del concurso)
auditoría realizada
interna de la
en el mes2018
vigencia de octubre,
(remitido secon
realizó la respectiva
memorando No.
inducción del SGA.
De esta manera,
conciencia por el se considera
SGA, que se
e incluso, lasgeneró
accionesla
planteadasconformidad:
siguiente fueron efectivas y lograron
"De igual manera ela través
efecto
deseado.
evidenciar que tienen conciencia de ahorrar
recursos, disponer residuos en puntos ecológicos,

administrativa (ganadores del concurso) realizada
en el mes de octubre, se realizó la respectiva
inducción del SGA.

planteadas fueron
Verificando efectivas
el informe y lograron
de auditoría el efecto
interna de la
deseado. 2018 (remitido con memorando No.
vigencia

inducción del SGA.

planteadas fueron efectivas y lograron el efecto
deseado.


4/26/2018 trasladó al Centro Comercial Gran Estación




MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018


existen frecuencias y fuentes para la identificación
4/26/2018 Conformidad se volviera a presentar. Así mismo,











12/31/2018


12/31/2018


12/31/2018

MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Teniendo en cuenta que dentro del hallazgo se
identificaron varias situaciones por las cuales se
originó la No Conformidad, no es posible
establecer si la totalidad de las acciones fueron
efectivas.
Ahora bien, de acuerdo a los seguimientos y

acompañamientos realizados por la OCIN se han
evidenciado diversas contramedidas enfocadas a
gestión (ej: Acompañamiento por parte de la OAP,
"auditorías" documentales, mayores filtros en la
recepción de la documentación, jornadas de
12/31/2018 sensibilización, entre otras).
No obstante, revisando el informe de auditoría

interna de la vigencia 2018 (remitido con
memorando No. 20183152632 de 05/10/2018), se
evidenció que se detectó una (1) no conformidad
asociada al numeral 7.5, información documentada


efectivas.




efectivas.




efectivas.




efectivas.




efectivas.



MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018


3/31/2018


3/31/2018


3/31/2018


3/31/2018


3/31/2018
Se evidenció el cambio realizado al formato de

indicadores, donde se incluyó un espacio para que
el proceso en su análisis indique las acciones
implementadas o a implementar.
Se revisaron al azar varios reportes de indicadores

de diferentes procesos y se evidenció que se
diligencian estas secciones de análisis. Los
reportes de indicadores revisados fueron:
4/26/2018 - POMCAS (OAM).

- Entrega de correspondencia interna (GDO).
- Bienes y Servicios Adquiridos (GCT).
- Ingresos (GFI).
- Cumplimiento en la entrega de la respuesta
(GSC).
- Evaluación Banco de Proyectos (GAL).
Nota: Los reportes fueron tomados directamente

de los archivos almacenados en DELL Bogotá
(Corte 31/12/217).
Mediante la Resolución 070 de 2018, la OAP

difunde e informa el la actualización del "Sistema
Integrado de Gestión Pública SIGESPU y se
conforman los equipos de trabajo con sus roles y
30-Jun-18
responsabilidades, y la implementación
del nuevo modelo de operación por procesos,
ajustados de acuerdo al Modelo Integrado de
Planeación y Gestión MIPG.
Verificando el informe de auditoría interna de la

9/30/2018
inducción del SGA.

deseado.

9/30/2018
inducción del SGA.

deseado.

9/30/2018
inducción del SGA.

deseado.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

9/30/2018
inducción del SGA.

deseado.

9/30/2018
inducción del SGA.

deseado.

9/30/2018
inducción del SGA.

deseado.

numeral 8.2, 4.4.7, Preparación y respuesta ante
emergencia ambientales, por lo que se considera
12/31/2018
que el hallazgo FUE RECURRENTE.


12/31/2018


12/31/2018

12/31/2018


12/31/2018


12/31/2018


12/31/2018

12/31/2018

MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

hallazgo si fueron efectivas, pues se generaron
varias estrategias en pro del cumplimiento de la
30-Jun-18
normatvidad legal ambiental y se estandarizaron
procesos para asegurar que no se vuelvan a
presentar los inconvenientes.

30-Jun-18

30-Jun-18

30-Jun-18

30-Jun-18

30-Jun-18

30-Jun-18
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

30-Jun-18

30-Jun-18

30-Jun-18

30-Jun-18

30-Jun-18
La actividad se realizó dentro de los terminos

4/26/2018
establecidos.
CERRADA PERO SE REVISA EN PROXIMO

4/26/2018
REPORTE
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

LA DEPENDENCIA DIO TRAMITE DE FORMA
4/26/2018
OPORTUNA A LA ACTIVIDAD PROGRAMDA.
LA ACTIVIDAD CUMPLIO CON LOS

4/26/2018 INDICADORES DE EFICIENCIA EFICACIA Y
EFECTIVIDAD
La Actividad " Actualización del documento GCO-

PN-02 Plan Encuesta Comunicacion Interna y
4/26/2018
Externa" se cumpío dentro de los terminos
establecidos.
SE REALIZÓ LA ACTIVIDAD EN LOS TIEMPOS

4/26/2018 ESTABLECIDOS . PERO EL CORTE ES ASTA
SEPTIEMBRE 2017,
se verifico suscripcion de contrato de prestacion de

4/27/2018 servicios No 389 de 2017 del 1/03/2017 acta de
inicio del 6/03/17
Con memorando No.: 20173120893 del 16/05/2017

convoco a reunion de Seguimiento de las Metas
4/27/2018
del Plan de Acción y de los planes de contratación,
reunion llevada a cabo el 15/06/17
se verificaron las evidencias de la acción dentro de

4/27/2018
los tiempos establecidos

4/27/2018
se verifico la evidencia correspondiente a la acción

4/27/2018
dentro del tiempo establecido.
La actividad propuesta se ejecuto por fuera del

4/27/2018
tiempo establecido
se verifico la evidencia correspondiente a la acción

4/27/2018
dentro del tiempo establecido
9/30/2018
9/30/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

10/16/2018
Las actividades propuestas se ejecutaron por fuera

4/27/2018
del tiempo establecido
Las actividades propuestas se ejecutaron por fuera

4/27/2018
del tiempo establecido
Se realizaron los memorandos Nos. 20173137363

del 29/08/2017, 20173137743 del 30/08/2017, y
20173137748 del 30 dde Agosto de 2017, para
4/27/2018 dar cumplimiento a estas actividades
correspondientes a este hallazgo, se dan por
efectivas por cumplimiento de actividad y dentro de
la oportunidad establecida.
Con actualizar los procedimientos y la

4/27/2018 caracterización se contribuye a minimizar el
riesgo.

del 29/08/2017, 20173137743 del 30/08/2017, y
4/27/2018 dar cumplimiento a estas actividades

4/27/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

del 29/08/2017, 20173137743 del 30/08/2017, y
dar cumplimiento a estas actividades

del 29/08/2017, 20173137743 del 30/08/2017, y
dar cumplimiento a estas actividades
En el reporte suministrado por OTH respecto de la

recolección de los medicamentos vencidos se
menciona que estos no se recogerían hasta tanto
no se llevara a cabo la entrega de los nuevos
botiques, actividad que fue soportada con los
documentos anexos en el memorando OTH No.
20183119865,
Se debe tener en cuenta que la actividad tenia

programada fecha de cierre 15 de septiembre de
7/26/2018
2017 y como entrega de producto por cumplimiento
a la actividad un memorando (no se realizó)
solicitando la entrega de los insumos vencidos
para tramitar su disposición final, y que las
actividades fueron realizadas así:
Entrega de Botiquines: 26 de diciembre de 2017

Actividades de Auditoría de Botiquines (recolección
de medicamentes) y capacitación en manejo de los
botiquines 22 de marzo de 2018 y otras fechas.
La circular deja claro los tiempos y documentos

7/26/2018 que se requieren para el cierre contable, evitando
el incumplimiento en la entrega de los informes.
Se verifica en SGEN la carpeta del contrato No.

1766/2017, este se legalizó con fecha 19 de
octubre de 2017, se dío inició el 30 de octubre de
2017, se dío por terminado el 21 de feb/2018 y
liquidado el 9 de julio de 2018. La actividad tenia
programada como fecha de cierre el 31 de agosto
7/26/2018
de 2017, como su complimiento eran la entrega de
los estudios previos y sobre estos no figura fecha
de entrega en SGEN (verificado en carpeta del
contrato), se toma como fecha de cierre de esta
actividad el día de legalización del contrato es
decir el 19 de octubre de 2017.
Se verificaron los ingresos y salidas de almacén

correspondiente a la entrega de elementos del
contrato No. 1766 de 2017, y tiene como fechas de
ingreso los días 5, 6 y 15 de diciembre de 2017 y
como fecha de salida para ser distribuidos el día 27
de enero de 2018. Tenía como fecha programada
de cierre el 31 de dic/2017, y se culminó la
actividad el dia 27 de enero de 2018.
7/26/2018
Su producto de cumplimiento fueron las salidas de
almacén , (por soportes estas tienen fechas de 26
y 30 de enero de 2018) la actividad fue cumplida
fuera de tiempo de la fecha establecida en este
Plan de Mejoramiento, por lo cual se toma como
fecha de cierre el día 30 de enero de 2018.
A la fecha la actividad se encuentra CERRADA.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Se verifica en SIDCAR los memorandos Nos.
20173138595 y 20173138596 mediatnte los cuales
anexan las cartillas para socialización del SST,
7/26/2018
tenia como fecha programada de cierre el 31 de
agosto pero el cumplimiento se dio con los
memorandos el 5 de septiembre de 2017.

7/26/2018
Se solicita a OTH los soportes documentales de la
verificación de la socialización e interiorización
dicha cartilla enviado por las jefaturas de la
dependencias de la entidad, entre los cuales se
pudo evidenciar los memorandos Nos.
20173142769, 20173141377, 20173141394 y
20173141397.
El normograma fue realizado por todos los líderes,

permitiendo mayor legitimidad del documento

7/26/2018
Se verifica en SIDCAR el memorando No.

20173137748 dirigido a OCIN mediante el cual se
hace solicitud de actividad para implementación del
7/26/2018
Plan Único de Mejoramiento del SGSST. El
cumplimiento de está actividad se dió en las fechas
establecidas.
El plan de trabajo fue eficaz toda vez que la

10/9/2017 Dirección se puso al día en la respuestas sobre los
diferentes requerimientos.
A la fecha se observa por parte de DAF en el

cumplimiento de reportes y cierre de las
3/8/2018
actividades planteadas en los planes de
mejoramiento.
A la fecha se observa por parte de DAF en el

cumplimiento de reportes y cierre de las
9/25/2017
actividades planteadas en los planes de
mejoramiento.
A la fecha no se observa en la caracterización el

11/30/2017
riesgo de fenecimiento de las cuenta.
6/13/2017 Los riesgos fueron incluidos en el mapa de riesgos
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Se revisaron el total de los procedimientos
6/13/2017
verificando la actualidad y pertenecía
En reunión establecida mediante acta se

11/29/2017 identificaron los procedimientos propios de cada
Dirección para ser unificados
En reunión establecida mediante acta se revisaron

11/29/2017
los procedimientos pertinentes
En reunión establecida mediante acta se unificaron

11/29/2017
los formatos asociados a los procedimientos
11/29/2017 Las capacitaciones sobre el tema son permanentes
El plan de trabajo inicia en el mes de agosto, se

establece efectividad en la implantación de la
12/26/2017
herramienta por cuanto que se dio respuesta al
total de requerimientos.
En la actualidad los Planes de Mejoramiento se

12/26/2017 reportan oportunamente y las actividades están
cerradas
3/23/2018 Las capacitaciones sobre el tema son permanentes
A la fecha DAF se encuentra al día en reportes de

12/4/2017 Planes de Mejoramiento, por lo tanto se establece
que fue efectiva la gestión realizada.
La efectividad quedo en evidencia, toda vez que se

cerró el 100% de las actividades del PUMI y el PM
CGR presenta un 99.2 % en cumplimiento a junio
11/29/2017
30 de 2018.
Con los ajustes al procedimiento se minimiza la

9/25/2017
ocurrencia de riesgos.
La actualización del normograma, contribuye a

12/21/2017
corregir de fondo la causa raíz del hallazgo.
La actualización del formato, contribuye a corregir

11/21/2017
de fondo la causa raíz del hallazgo.
La actividad busca solicitar capacitación sobre

11/29/2017
SIGESPU y no solo actualizar los procesamientos
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

La actualización de los procedimientos, contribuye
11/20/2017
a corregir de fondo la causa raíz del hallazgo.
Efectuado la trazabilidad al memorando

mencionado, se puede establecer que se
actualizaron los procedimientos mencionados en
6/29/2017
las auditorías internas.
Con la aplicación estricta del procedimiento

11/30/2017 mencionado se controla el riesgo que se da sobre
el manejo de Fondo de Compensación Ambiental.
Mediante conciliaciones periódicas entre los

valores transferidos al Ministerio de Ambiente
11/29/2017
frente a la apropiación de ingresos se controla el
riego de transferir valores inexactos
Se evidencia aprobación de la política con fecha

del 20-11-2017.
11/29/2017
Actividad finalizada fuera de términos.
Se evidencia aprobación de la política con fecha

del 20-11-2018.
11/20/2017
12/27/2017 Se verifica que se actualizó en Dell Bogotá.
El plan de continuidad se evidencia que fue

11/30/2017 publicado en la Página de Intranet de la
Corporación.
Se evidencia la actualización de la política con

fecha del 22-11-2017.
3/27/2018
La caracterización de usuarios se encuentra

publicada en la página de la entidad:
Jan-18
http://www.car.gov.co/index.php?
idcategoria=16683
Se evidencia el cierre de la actividad mediante la

circular # 20174100287. De igual forma se
10/5/2017 evidencia la actualización de las políticas de
seguridad informática, el cual fueron aprobadas 20-
11-2017.
10/30/2018
10/30/2018
10/30/2018
No se ha presentado nuevamente este hallazgo,

4/30/2018
por ende, la acción ha sido efectiva.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

La acción no ha sido efectiva por cuanto se siguen
4/30/2018
presentando solicitudes sin respuesta en términos.

4/30/2018

4/30/2018
10/30/2018
10/30/2018
La acción no ha sido efectiva por cuanto se aún

4/30/2018 continúan acciones del Plan de Mejoramiento de la
CGR sin cumplirse.
A pesar de cerrar las actividades propuestas se

cerraron por fuera del tiempo establecido, estas se
han implementado con los siguientes documentos:
10/16/2018
Caracterización del Proceso IAM. *Procedimientos
asociados a la DIA. *Formatos Asociados a
procedimientos DIA.
9/30/2018
Se verificaron los soportes que dan cuenta del

cierre de la actividad, cumpliendo asi las mismas,
10/16/2018
no obstante estas se ejecutaron por fuera de los
tiempos establecidos

10/16/2018
las cuales se ejecutaron dentro de los tiempos
establecidos

10/16/2018
las cuales se ejecutaron dentro de los tiempos
establecidos

10/16/2018
9/30/2018

10/16/2018
procedimientos DIA.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

10/16/2018
procedimientos DIA.

10/16/2018
A partir de Acuerdo 28/17 se implemento proceso

IAM, por lo cual los documentos e infomres
10/16/2018
solicitados se remitiran directamente del lider del
procesos DIA.
A partir de Acuerdo 28/17 se implemento proceso

IAM, por lo cual los documentos e infomres
10/16/2018
solicitados se remitiran directamente del lider del
procesos DIA.
Se cierra la actividad teniendo en cuenta que

durante la fecha de ejecucion de la actividad NO
9/30/2018
fueron devueltos proyectos de adecuacion
hidraulica para complementar informacion.
8/22/2018
8/22/2018
8/22/2018
8/22/2018
8/22/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

8/22/2018
8/22/2018
8/22/2018
8/22/2018
8/22/2018
8/22/2018
8/22/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

9/30/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

LA ACTIVIDADES SE CUMPLIERON EN LOS
4/24/2018 TIEMPO ESTABLECIDOS Y NO PRESENTO
RECURRENCIA
9/30/2018
7/24/2018

RECURRENCIA

RECURRENCIA
Se evidencia en memorando DJUR No.

20183113168 del 28 de febrero de 2018 que la
3/31/2018 DROSA presenta un porcentaje de avance en la
actualización del SAE en 72 %
Se evidencia en SAE, digitalización del expediente

3/31/2018 ambiental No. 53210
Si bien aparece cerrada la actividad no parecen las

evidencias de dicha decisión. En consecuencia se
3/31/2018 oficiará a la DRSOA para que las aporte o en su
defecto se procederá a abrir nuevamente el
hallazgo. 28 02 19
En visitas de seguimiento a la Dirección Regional

se observa que algunas ventanas NO cuentan con
3/31/2018 cortinas para protección del sol, situación que no
permite desarrollar activudades laborales en
condiciones optimas.
Teniendo en cuenta que las actividades propuestas

10/30/2018 para cumpñir con el hallazgo se cumplieron tal y
como se programaron. 28 02 19

Se verificó que el expediente 58393 efectivamente

9/30/2018 fue resuelto con un auto de desistimiento. 28 02
19

Si bien aparee cerrada la actividad. Sólo se hace

referencia a que se dictó una en el mes de octubre
de 2017 y no se aporta la evidencia ni de la
10/30/2018
primera ni de la segunda capcitación. El no hacerlo
dará lugar a la a pertura del hallazgo por tnato se
oficiariá a la DRSOA. 28 02 19
4/24/2018 NO PRESENTÓ RECURRENCIA.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Mediante memorando de avance
7/31/2018 06163100916,06173100003, 06173100323. Se dio
por cerrada.
memorando 06163100916 Se envío avance al exp

52295, se observa que el mismo fue archivado a
7/31/2018 través del AUTO DRGU 1504 del 19 de julio de
2016.
SE CUMPLIO CON LA ACTIVIDAD

4/24/2018 PROGRAMADA.
La actividad NO cumplio en los tiempos

establecidos.
10/30/2018
La actividad no presenta recurrencia.
De acuerdo con el archivo adjunto del SIDCAR

20183123033, se indicó: "La regional trató los
4/27/2018 temas en comité bajo las actas 9 y 11de 2016. Por
tal razón la actividad se cumplió dentro de los
términos establecidos".
Se observa memorando 12163101018 del

30/12/2016 donde se remite plan de trabajo
solicitado y en este se incorporan las metas
asociadas al proceso de autoridad ambiental
cumpliendo entonces con la actividad que se
planteo.
Adicionalmente en los comentarios de seguimiento

de la OCIN de este ITEM se indicó: "Se verifica
según evidencia que la actividad propuesta se llevo
a cabo en debida forma cumpliendo con lo
establecido. .Fecha de seguimiento 19-07-2018"
por lo tanto se pone como fecha de cierre del
hallazgo 19 de julio de 2018, precisando que de
acuerdo al procedimiento la medición de la
efectividad debe realizarce 6 meses siguientes a la
fecha de cierre de la actividad que para este caso
fue 30 de diciembre de 2016.
Se observa relacion de SIDCAR de los años 2016
y 2017 donde se remite actas de reunión
cumpliendo entonces con la actividad que se
planteo.
Adicionalmente en los comentarios de seguimiento

de la OCIN de este ITEM se indicó: "Se verifica
según evidencia que la actividad propuesta se llevo
a cabo en debida forma cumpliendo con lo
establecido. .Fecha de seguimiento 19-07-2018"
por lo tanto se pone como fecha de cierre del
hallazgo 19 de julio de 2018, precisando que de
acuerdo al procedimiento la medición de la
efectividad debe realizarce 6 meses siguientes a la
fecha de cierre de la actividad que para este caso
fue 30 de diciembre de 2016.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Si bien aparece cerrada la actividad no aparecen
las evidencias de dicha decisión. En consecuencia
se oficiará a la DrSOA para que las aporte o en su
defecto se procederá a abrir nuevamente el
hallazgo, teniendo en cuenta que el informe debía
rendirse en relación con tres expedientes y lo
mencionado no define ni el expediente ni aporta el
informe del contratista respectivo.. 28 02 19
Se observa que si bien es cierto se realizan comités

al interior de la Dirección Regional en los cuales se
recuerda constamente el tema de los tiempos en
los expedientes así como los diferentes formatos y
documentos que los componen, no se evidencia el
control mensual a los tiempos de los informes
7/26/2018 técnicos para ser o nó acogidos o para continuar
con la siguiente etapa.
Teniendo en cuenta que no se lograron evidenciar

los soportes de esta actividad, la misma continua
en ejecución.
Se evidencian el la Intrenet las Actas de Comité de

fechas 31-01-2018, 28-02-2018 y 23-04-2018. En
comités realizados en la Dirección Regional se
viene haciendo énfasis en el manejo y consulta
7/26/2018 permanente de la pagina Procesos y
Procedimientos, para mantener acutalizados todos
los formatos que la DRAG debe manejar. Se
anexan listados de asistencia a estos comités.
Se evidencian el la Intrenet las Actas de Comité de

fechas 31-01-2018, 28-02-2018 y 23-04-2018. En
comités realizados en la Dirección Regional se
viene haciendo énfasis en el manejo y consulta
7/26/2018 permanente de la pagina Procesos y
Procedimientos, para mantener acutalizados todos
los formatos que la DRAG debe manejar. Se
anexan listados de asistencia a estos comités.
Se verificó el sistema de Administración de

Expedientes SAE y se logró evidenciar que los
expedientes Nos. 49664 28593 36517 7013 38613
43799 26084 y 31712 tomados como prueba
quedaron debidamente digitalizados en dichos
sistema. De igual forma esta información fue
remitada a la DJUR con memorando No.
02183100339 del 6 de abril de 2018.
7/26/2018
Se aclara que se da esta actividad por cerrada
teniendo en cuenta que se cumplio con la
digitalización en SAE de los expedientes
mencionados en el Hallazgo, pero de igual forma la
DRAG contínua constantemente con la
digilitalización de todos los expedientes que
corresponden a su Dirección Regional.
Se verificó el sistema de Administración de

Expedientes SAE y se logró evidenciar que los
expedientes Nos. 49664 28593 36517 7013 38613
43799 26084 y 31712 tomados como prueba
quedaron debidamente digitalizados en dichos
sistema. De igual forma esta información fue
remitada a la DJUR con memorando No.
02183100339 del 6 de abril de 2018.
9/30/2018
Se aclara que se da esta actividad por cerrada
teniendo en cuenta que se cumplio con la
digitalización en SAE de los expedientes
mencionados en el Hallazgo, pero de igual forma la
DRAG contínua constantemente con la
digilitalización de todos los expedientes que
corresponden a su Dirección Regional.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

La activiada se cerro fuera de los tiempos fijados
4/23/2018 para su ejecución.
La activiada se cerro fuera de los tiempos fijados

4/23/2018 para su ejecución.
Verificado el Sistema de Administración de

Expedientes SAE, se evidenció que el expediente
No. 49646 tiene como última actuación la
Resolución No. 1977 del 29 de junio de 2018,
mediante la cual se modifica un permiso de
vertimientos y la autorización para obras de
7/26/2018 ocupación de cauce y se toman otras
determinaciones. Documento debidamente
digitalizado en SAE.
Se aclara que se toma como cerrada esta actividad

toda vez que se solicita actuación y celeridad sobre
el expediente No. 49646.
Se observa que si bien es cierto se realizan comités

al interior de la Dirección Regional en los cuales se
recuerda constamente el tema de los tiempos en
los expedientes así como los diferentes formatos y
documentos que los componen, no se evidencia
que se hayan dictado "capacitaciones" como tal en
el tema del manejo de Dell Bogotá.
7/26/2018
Teniendo en cuenta que la actividad consiste en
"Realizar capacitación al personal de la regional
referente al cumplimiento de los tiempos
establecidos en el procedimiento AAM-PR-07
Evaluación Técnica y Seguimiento" y que esta no
se evidencia, la actividad continua EN EJECUCIÓN.
Se verificó la elaboración de la CIRCULAR en

9/30/2018 cumplimiento a esta actividad.
En los seguimientos efectuados a la DRMC, se ha

3/31/2018 evidenciado la gestión para realizar las
notificaciones de los autos en forma oportuna.
9/30/2018
Se dio cumplimiento a la accion formulada, dentro

7/24/2018 de tiempos.
Hasta el 06/10/2017 se envió memorando donde

se solicitaba la publicacion, revisada la informcion
7/24/2018 se evidencio que el 20 de octubre de 2017 se
efectuó publicacion en boletin de la CAR.
Actividad con fecha de finalizacion 30/09/2017
Se evidenció que se impartió lineamiento al

personal de la dirección regional, donde se invito a
7/24/2018 verificar la notificación y publicación de los actos
administrativos de los expedientes asignados

7/31/2018 los tiempos establecidos

MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018


3/31/2018
7/24/2018
10/30/2018
10/30/2017
9/30/2018
10/30/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

La actividad cumple en los tiempos establecidos.
10/30/2018
La actividad SI se cumplio en los tiempos

establecidos.
7/30/2018
9/30/2018
7/24/2018
7/24/2018
10/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
10/30/2018
El producto para dar cumplimiento a esta actividad

consistia la digitalización en SAE de los expedientes
Nos. 43799 - 31712 -26084 - 28593, verificado en
SAE dichos expedientes se encuentran
digitalizados. Razón por la cual la actividad se da
por cerrada.
7/26/2018
Se aclara que las actividades se están cumpliendo
pero fuera de los tiempos establecidos.
Aun así se recomienda continuar con la

actualización y digitalización permanente de todos
los documentos de todos los expedientes.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

7/24/2018
7/24/2018
3/31/2018
9/30/2018
9/30/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

9/30/2018
3/31/2018
7/24/2018
7/24/2018
7/24/2018
7/24/2018
3/31/2018
3/31/2018
3/31/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

7/24/2018
7/24/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
No se ha evidenciado que se repita el

12/31/2017 hallazgo, se evidencia quye se viene
implementando las politicas
No se evidencia que se halla repetido el

10/31/2018 hallazgo, se informa que los
procedimientosestan actualizados y la TRD
10/31/2018

12/31/2017 hallazgo, se informa que los
procedimientosestan actualizados y la TRD

12/31/2017 hallazgo, se informa que los comites se hacen
periodicamente y se realiza la evaluación.
10/31/2018
9/30/2018

12/31/2017 hallazgo, y se encuentra realizando la
efectividad
De acuerdo al informe de auditoría interna de

20183152632 de 05/10/2018) y de acuerdo a
los últimos seguimientos realizados en el
9/30/2018 último semestre a la dependencia, se
evidenció que el hallazgo por el cuál se generó
la No Conformidad NO ES RECURRENTE,
por lo que se considera que las acciones
planteadas fueron efectivas.
La actividad no se cumplio en los tiempos

establecidos.
4/27/2018

establecidos.
4/27/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Teniendo memorandos de solicitud dirigidos a
4/27/2018 DAF, y debido al cambio de sede la actividad
cumple frente a las acciones propueestas.

cumple frente a las acciones propueestas.

cumple frente a las acciones propuestas.

establecidos.
4/27/2018

establecidos.
4/27/2018

establecidos.
4/27/2018

establecidos.
4/27/2018

establecidos.
4/27/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
LA DIRECCIÓN REGIONAL CUMPLÍO CON

9/30/2018
LA ACTIVIDAD PLANTEADA.
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
No se realiza efectividad por no estar dentro

9/30/2018
de los tiempos esetblecidos
9/30/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
9/30/2018
Se evidencia el cierre del hallazgo de acuerdo

9/30/2018 a lo expuesto en el memorando
#10183101085 y 20183122875
se envío con numero de radicado

9/30/2018
11173100870 13/07/2017. 28 02 19
Esta función la realiza el profesional

9/30/2018 administrativo y financiero. Saul Rodriguez
Hurtado. 1-11-2017. 28 02 19
mediante memorando # 11173100870

9/30/2018
13/07/2017. 28 02 19
Mediante memorando 12183100251 se envía

9/30/2018
la evidencia de la capacitación.
9/30/2018 se emite circular # 12174100015 26/12/2017
9/30/2018
9/30/2018
En los seguimientos realizados en el año 2018

a la DRTE, se observa que persisten las
devoluciones con motivo de dirección a falta
de anexos, por lo que se concluye que la
acción planteada por la DRTE no fue efectiva.
Evidencia: feb: 20183113409 de 01/03/2018

mar: 20183117758 de 28/03/2018
2/21/2019 abr: 20183121480 de 20/042018
may: 20183126805 de 23/05/2018
jun: 20183131894 de 22/06/2018
jul: 20183136017 de 18/07/2018
ago: 20183143475 de 27/08/2018
sep: 20183151068 de 28/09/2018
oct: 20183158129 de 31/10/2018
nov: 20183163597 de 29/11/2018
dic: 20183167841 de 21/12/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Evidencia: feb: 20183113409 de 01/03/2018

mar: 20183117758 de 28/03/2018
2/21/2019 abr: 20183121480 de 20/042018
may: 20183126805 de 23/05/2018
jun: 20183131894 de 22/06/2018
jul: 20183136017 de 18/07/2018
ago: 20183143475 de 27/08/2018
sep: 20183151068 de 28/09/2018
oct: 20183158129 de 31/10/2018
nov: 20183163597 de 29/11/2018
dic: 20183167841 de 21/12/2018
Evidencia: feb: 20183113409 de 01/03/2018

mar: 20183117758 de 28/03/2018
2/21/2019 abr: 20183121480 de 20/042018
may: 20183126805 de 23/05/2018
jun: 20183131894 de 22/06/2018
jul: 20183136017 de 18/07/2018
ago: 20183143475 de 27/08/2018
sep: 20183151068 de 28/09/2018
oct: 20183158129 de 31/10/2018
nov: 20183163597 de 29/11/2018
dic: 20183167841 de 21/12/2018
9/30/2018
9/30/2018

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procedimientos DIA.
La actividad se cumplio en los tiempos

establecidos.
10/30/2018
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La actividad NO se cumplio en los tiempos

establecidos.
10/30/2018
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

Realizndo el analizas exclusivo de las
acciones correctivas planteadas para resolver
los recursos de los expedientes tramtados por
la regional, se cumplió con las actividades
planteadas.
Respecto de la efectividad, esto es, que con

las acciones realizadas se eliminen las causas
del hallazgo y que la situación evidenciada en
9/30/2018
su momento por el auditor no se vuelva a
presentar, se toma una muestra aleatoria de
expedientes en cabeza de la DRTE,
observando 5 casos (expedientes 40411,
43341, 43910, 44046, 46110, 46449 y 47240)
en los cuales el recurso de reposición fue
resuelto en terminos mayores a 3 meses,
motivo por el cual no es efectiva la acción
tomada.
En sidcar 20183157675 la OCIN había

validado la efectividad de este hallazgo
indicando: " El hallazgo durante los seis meses
transcurridos no fue recurrente, sin embargo
10/30/2018
se recomienda seguir las indicaciones
procedimentales para futuras auditorias y
evitar hallazgos provenientes del
incumplimiento procedimental "
La actividad no se encuentra dentro de los

9/30/2018 tiempos establecidos para su medicion de
efectividad.
9/30/2018
3/31/2018
se verificaron las evidencias de la acción

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dentro de los tiempos establecidos
La actividad propuesta se ejecuto por fuera del

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tiempo establecido
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cierre de la actividad, cumpliendo asi las
mismas, las cuales se ejecutaron dentro de los
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se realizó la respectiva visita a la nueva sede
evidenciandose su cumplimiento
se realizó la respectiva visita a la nueva sede

9/30/2018
evidenciandose su cumplimiento

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MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

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se verificaron las actividades realizadas
encontrandose el cumplimiento de las mismas.
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MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

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MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

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Una vez revisada la actividad se encuentra

que es cohrente con las evidencias plasmadas
1/16/2018
en la descripcion del hallazgo, por o cual se
cierra de acuerdo a lo evidenciado.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

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1/16/2018
Se cumple con la actividad establecida en el
plan, pero es necesario continuar con el
proceso para culminar lo que se inició con la
actividad planteada.
1/16/2018 Se encuentra en terminos de ejjecución.
1/16/2018 Se encuentra en terminos de ejjecución.
MSM-PR-03-FR-03 VERSIÓN 6 06-04-2018

5 C 82 CBC 681 Ac 6

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