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GESTIÓN DE LA CALIDAD

5s Pilares de la Mejora Continua


Introducción:

La metodología de las 5S se creó en Toyota, en los años 60, y agrupa una serie
de actividades que se desarrollan con el objetivo de crear condiciones de
trabajo que permitan su ejecución de forma organizada, ordenada y limpia.
Dichas condiciones se crean a través de reforzar los buenos hábitos de
comportamiento e interacción social, creando un entorno de trabajo eficiente y
productivo.

Las 5s debido a las iníciales de la palabra que la identifican en el idioma Japonés.

1 Seiri: Clasificar y seleccionar ítems necesarios e innecesarios.

2 Seiton: Ordenar los ítems necesarios para que sean fácilmente accesibles.

3 Seison: Limpieza de los útiles y del entorno de trabajo.

4 Seiketsu: Estandarizar las condiciones establecidas en las 3 primeras “s”.

5 Shitsuke: Adiestramiento para crear Hábito en el cumplimiento de los


procedimientos establecidos.

Esta metodología es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total


que se originó en el Japón bajo la orientación de Deming y que está incluida
dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o kaizen, cuya
traducción del japonés significa cambie (kai) para llegar a ser bueno (zen).

Señaladas dentro del manual de calidad en el punto 6.4.

En los 80´s se implementó en los países asiáticos Singapur, Taiwan y Korea y a


a partir de los 90´s prolifero en países de todos los continentes.
El rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje
de automóviles hasta el escritorio de una secretaría administrativa.

Desarrollo del tema:

El método de las 5s es conciderado por las organizaciones de clase mundial,


como la base para la aplicación del Just in Time (JIT), el Mantenimiento
Productivo Total (TPM), la Gestión de la Calidad Total (TQM) y la excelencia. Es
también uno de los principios básicos de la manufactura esbelta (lean
manufacturing) para maximizar la eficiencia en los lugares de trabajo.

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¿Qué significan y cómo trabajar con cada una de las cinco palabras
que incluyen la metodología?

IS) SEIRI ES CLASIFICAR Y SIGNIFICA REMOVER DE NUESTRA ÁREA DE


TRABAJO TODO LO QUE NO NECESITAMOS PARA REALIZAR NUESTRAS
OPERACIONES DIARIAS.
Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción. Mientras que los
innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir o eliminar.
EN EL DÍA A DÍA POCO A POCO SE ACUMULAN A NUESTRO ALREDEDOR
GRAN CANTIDAD DE COSAS QUE NO EMPLEAMOS Y DIFICULTAN
NUESTRO TRABAJO. “CONSERVAR POR SI ACASO...”.
Es decir lo innecesario se acumula por falta de criterio.

Las preguntas a realizarse son:

¿Se necesita todo lo que ahí se encuentra? ¿Están en la cantidad adecuada?


¿Hay objetos que no se usan?.

El paso fundamental para hacer posible la Clasificación. Puede ser aplicando el


método de las tarjetas rojas, consiste en colocar tarjetas rojas sobre los
elementos que tienen que evaluarse para ver si son necesarios realmente o no.
Un objeto con tarjeta roja está pidiendo que se dé respuesta a las siguientes
preguntas:

1. ¿Es necesario este elemento?


2. ¿De ser necesario, lo es en esta cantidad?
3. ¿De ser necesario y en esta cantidad, es necesario que esté en esta ubicación?

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A continuación un ejemplo de una Tarjeta roja:

Beneficios de implementar SEIRI (primera s):

Seguridad, ya que se preparan los lugares de trabajo para que éstos sean más
seguros y productivos.
Libera espacio útil en la organización.
Menor costo de inventarios por no tener objetos de más. Reduce los tiempos de
acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.
Mejora el control visual de áreas de trabajo, elementos de producción, carpetas
con información, planos, señalamientos, etc.
Elimina las pérdidas de materiales que se deterioran por permanecer expuestos
en un ambiente no adecuado para ellos.
Facilitar las acciones oportunas de mantenimiento, ya que se pueden apreciar con
facilidad las fallas existentes en los equipos, que frecuentemente quedan ocultas
por los elementos innecesarios que se encuentran cerca de éstos.

II) SEITON ES ORGANIZAR LAS COSAS NECESARIAS PARA QUE PUEDA


OBTENERLAS FACILMENTE CUANDO SE LAS NECESITE.

Es necesario definir:
a) Qué artículos se van a almacenar,
b) Dónde se ubicarán y
c) Qué cantidad se va a almacenar

Teniendo en cuenta 3 puntos claves: fácil de encontrar, utilizar y regresar.

Cómo aplicarlo:

Paso 1: Decidir la localización más apropiada de los elementos, tomando en


consideración:

a) la manera más rápida de encontrarlas y utilizarlas,


b) reducir al mínimo el traslado interno de materiales (layout)
c) reducir de espacios
d) evitar movimientos innecesarios, y sobre todo perjudiciales (ergonomía), y

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e) asegurar que no se generan riesgos o peligros en función de su ubicación y


cercanía a otros elementos o componentes.

Paso 2: Determinar con claridad y precisión las localizaciones. Una vez que se
hayan determinado, proceder a la identificación de las mismas a los efectos de
que todos puedan encontrar con facilidad y prontitud los objetos y/o espacios,
además de saber con rapidez cuantas cosas hay en cada sitio (control visual).

(CONTROL VISUAL: Es un sistema de comunicación que tenemos incorporado en nuestra vida


cotidiana, por el cual mediante imágenes se explicitan mensajes claros y precisos que permiten
conocer, ubicar y recordar normas de comportamiento en un lugar determinado).

CONTROL VISUAL EN LA ORGANIZACIÓN


Dónde deben estar los elementos o materiales.
Cuántas cosas deben estar allí.
Cuál es el procedimiento estándar para hacer algo.
El estatus del trabajo en curso.
La forma de llegar a un sitio de la fábrica, la oficina o los almacenes. Si una
operación está procediendo de forma normal o no.

HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN EL CONTROL VISUAL


Marcación de la ubicación: identificar de forma tal que cada colaborador sepa
donde están las cosas, y cuántas cosas de cada elemento hay en cada sitio.
Para esto se pueden emplear:
Uso de letreros, etiquetas o tarjetas para los nombres de objetos, mobiliario,
maquinaria y áreas de trabajo.
Mapa 5 s
Marcación con colores.
Identificación de contornos, que permiten establecer indicadores de ubicación y de
cantidad.

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Aplicar los siguientes seis principios:

1. Mejorar la accesibilidad.
2. Adecuar el contenedor al contenido.
3. Estandarización de contenedores.
4. Nada sobre el suelo.
5. Todo sobre ruedas.
6. Linealidad.

Porque es necesario SEITON (segunda s):


• Existen pérdidas de tiempo en buscar y localizar piezas, herramientas,
materiales, documentos, etc.
• Gasto de dinero en comprar materiales que no se localizan.
• Reemplazar material deteriorado por mal almacenamiento.
• Imagen negativa de lugar desordenado.

Beneficios de aplicar SEITON:


Disponer de un sitio adecuado para cada elemento de trabajo, facilitando su
acceso y retorno al lugar y evitando despilfarros de tiempo y de movimientos por
búsquedas.
Mejora la productividad al minimizar o eliminar los tiempos improductivos. Se
eliminan pérdidas por errores y se mejora el cumplimiento de las órdenes de
trabajo.
Mejora la distribución de muebles, máquinas, equipos, mejora el lay‐out del lugar
de trabajo.
El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad.
En el caso de maquinaria, facilita la identificación visual de los elementos de los
equipos, sistemas de seguridad, alarmas, controles, sentidos de giro, etc.
Permite identificar y marcar todos los sistemas auxiliares del proceso como
tuberías, aire comprimido, combustibles; incrementa el conocimiento de los
equipos por parte de los operadores de producción.
Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de
riesgo potencial, incrementando la seguridad.
Mejora la apariencia del lugar de trabajo, comunica orden, responsabilidad y
compromiso con el trabajo, mejorando con ello el ambiente laboral.

Ejemplo de identificación de ubicación de las cosas:

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III) SEISO ES LIMPIAR Y QUIERE DECIR MANTENER EN BUENAS


CONDICIONES NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO Y CONSERVAR LIMPIO
NUESTRO AMBIENTE DE TRABAJO.

1.‐Determinar un programa de limpieza.


2.‐Definir las actividades y métodos de limpieza.
3.‐ Crear disciplina (entrenamiento).

Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, lugares difíciles de


limpiar, piezas deterioradas y dañadas, de forma que todos los medios se
encuentren en perfecto estado de uso.

Como se aplica:

Paso 1. Jornada de limpieza.

Es frecuente realizar una campaña de limpieza general como un primer paso para
implantar las 5S, en la que se limpian el equipo, pasillos, armarios, almacenes,
etc.
Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma en que
deben estar las áreas permanentemente. Ayuda a comprometer al personal.

Paso 2. Determinar las metas de la limpieza.

Existen tres categorías o tipos de limpieza que deben considerarse:


Elementos almacenados (materiales, accesorios, útiles).
Equipos (Máquinas, accesorios, útiles de trabajo, equipo de oficina)
Espacios (Pisos, áreas de trabajo, pasillos, paredes, columnas, techos, ventanas,
estantes, cuartos de servicio, salas y luces).

Paso 3. Determinar las responsabilidades de la limpieza.

La limpieza de cada estación o área de trabajo es una responsabilidad de todos


los que trabajan en ella y pueden emplearse dos herramientas para esto:

Mapa de asignación de 5’S: En un mapa se muestran las áreas y quién es el


responsable de cada una de ellas.
Programa de Limpieza: En un programa se muestra en detalle el responsable de
la limpieza de cada área, los días y las veces en el día. Puede rotarse la
responsabilidad entre los miembros del grupo.

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Mapa de asignación:

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Paso 4. Determinar los métodos de limpieza.

Elaborar el manual o los procedimientos de limpieza. Este manual debe incluir:


a) Propósito de la limpieza
b) Fotografías o gráfico de asignación de áreas (estándar)
c) Los elementos de limpieza y seguridad necesarios y la forma de utilizarlos
(detergentes, jabones, aire, agua), así como también, la frecuencia y tiempo medio
establecido para esta labor.
d) Descripción de las actividades de limpieza, incluyendo la inspección antes del
comienzo de turnos, las actividades de limpieza durante el trabajo, y las que se
hacen al final del turno. Es importante establecer tiempos para estas actividades
de modo que lleguen a formar parte natural del trabajo diario.

Paso 5. Preparar las herramientas y útiles de limpieza.

Aquí aplicamos la segunda S Seiton a los elementos de limpieza, almacenados en


lugares fáciles de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el
empleo y uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y
conservación de estos.

Paso 6. Implantar la limpieza.


Realizar las acciones de limpieza retirando polvo, aceite, pintura y otras materias
extrañas en las superficies; asegurar la limpieza de pisos, paredes, cajones,
maquinaria, etc.
Durante la limpieza se toma información sobre las áreas de acceso difícil, que
permitirá realizar acciones de mejora continua para su eliminación.
La limpieza debe llevarse a la práctica, siendo muy estrictos en los detalles finos
en el cumplimiento de los estándares y perseverante para no abandonar el
esfuerzo de que ésta se convierta en un hábito.
El reforzamiento de los comportamientos deseados es vital para el éxito.
Además cabe aclarar que Seiso implica un pensamiento superior a limpiar, exige
realizar un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad y
contaminación para tomar las acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario,
sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo.

Inspección continua y mantenimiento mediante limpieza.

Es importante luego de la limpieza la inspección las posibles mejoras que requiere


el equipo. La información debe guardarse en fichas o listas para su posterior
análisis y planificación de las acciones correctivas (Tarjetas amarillas).
Ejemplo de tarjetas amarillas:

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Lección 1: Cuanto más tiempo transcurre entre el momento en que se produce la


suciedad y el instante en que se limpia, más molestia produce.
Lección 2: Es importante que las mismas personas que trabajan en un área se
impliquen en mantenerla limpia.
Lección 3: El desorden no anima a limpiar.

IV) SEIKETSU ES MANTENER, SIGNIFICA DEFINIR UNA MANERA


CONSISTENTE DE LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES DE SELECCIÓN,
ORGANIZACIÓN Y LIMPIEZA.

Tiene como propósito preservar altos niveles de organización, orden y limpieza.


Consolidar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas
precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo
lo que se ha realizado y aprobado anteriormente.
Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de
trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza
alcanzada con nuestras acciones.
La estandarización es el medio que permite uniformizar criterios con todo el
personal, establecer claramente el ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?,
¿Dónde? y ¿Por qué?. Además se encarga de no dejar lugar a interpretaciones,
gustos o inclinaciones personales.
Es importante distinguir claramente entre lo correcto e incorrecto y tener
estándares claros que todos puedan entender, es importante que éstos se
desplieguen visualmente para que identifiquen problemas.
Debe tenerse en cuenta que las personas que controlan y administran las cosas
debe tener la capacidad de diferenciar entre lo que es normal y las condiciones
anormales y poder actuar de acuerdo a la situación.

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¿Cómo?

Mantener el estado de la situación obtenida con las 3S anteriores (estándar)


Es mejor no ensuciar que limpiar.
Énfasis en controles visuales (colores, señales, luces, etc.)
Establecer procedimientos y planes para mantener orden y limpieza.
Creación de hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.
“Cualquiera” puede distinguir una situación normal de otra anormal, mediante
normas sencillas y visibles para todos.
Requiere establecer el cómo actuar para corregir las anomalías.

Teoría del Cambio


Todo el personal del área, comenzando por el directivo, deben tener claro que las
acciones que realizan los grupos deben nacer del propio grupo; de esta forma sus
integrantes las sienten como propias al ser los autores intelectuales y materiales.
Por ello es de vital importancia que en la elaboración de los estándares y
procedimientos participen quienes realizan las actividades de las primeras 3”S”; lo
que crea un sentido de pertenencia y facilita avanzar en este esfuerzo.
A partir de esta nueva forma de hacer las cosas se producen el compromiso de las
personas, se obtienen logros y comienza su proceso de incorporación al
producirse un cambio real y permanente.

Beneficios del Seiketsu (cuarta s):

Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el


sitio de trabajo en forma permanente.
Los operarios y usuarios aprenden a conocer con profundidad el equipo y
elementos de trabajo.
Se evitan errores de limpieza que puedan conducir accidentes o riesgos laborales
innecesarios.

V) SHITSUKE ES DISCIPLINA, SIGNIFICA CREAR LAS CONDICIONES QUE


FOMENTE EL COMPROMISO DE LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN
PARA FORMAR UN HÁBITO CON LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS A LAS
5S.

Consiste en:
Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.
Hacer de la organización, orden y limpieza una práctica diaria en la empresa,
asumida por todos.
La realización de evaluaciones periódicas. Ayuda a identificar desviaciones y
nuevas oportunidades de mejora.
Asumir el compromiso de todos para mantener y mejorar el nivel de
organización, orden y limpieza.

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Algunos pasos para crear disciplina:


1. Uso de ayudas visuales
2. Recorrido a las áreas, por parte de los directivos
3. Publicación de fotos del “Antes” y “Después”
4. Boletines informativos, carteles,
5. Establecer rutinas diarias de aplicación como “5 minutos de 5s”, actividades
mensuales, semestrales, etc.
6. Realizar evaluaciones periódicas (auditorias), utilizando criterios pre-
establecidos, con grupos de verificación independientes.

Shitsuke (quinta s) es el puente entre las 5 S y el concepto Kaizen o de mejora


continua; los hábitos desarrollados con la práctica del ciclo PHVA se constituyen
en un buen modelo para lograr que la disciplina sea un valor fundamental en la
forma de realizar un trabajo.

En una organización, la combinación favorable de factores físicos y humanos


influyen en la motivación, satisfacción y resultados del personal.
También impacta en otros aspectos tan importantes como la seguridad,
productividad y calidad.
Estos factores están considerados como un requisito en el sistema de gestión de
la calidad (SGC), de conformidad con la norma ISO 9001 (6.4 Ambiente de
trabajo).
En el contexto del SGC, las 5 S es una metodología que concede especial valor a
la mejora de lo existente, apoyándose en la creatividad, la iniciativa y la
participación del personal.

Como parte final hacemos una breve reseña de la tendencia actual de extender de
5 S a 9 S, según el siguiente gráfico:

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Implementación de un programa 5 “S” en un caso practico


Se presenta a continuación el proceso y las consecuencias de la implementación
de un programa de las 5 “S” en una planta de fabricación de Esmaltes
Vitrificables. Estos esmaltes son suspensiones acuosas, similares a las pinturas,
que se aplican sobre piezas arcillosas prensadas, como pueden ser cerámicas,
artesanías, etc. A su vez pueden ser empleados en serigrafía.

Se suelen fabricar más de 200 esmaltes por mes de formulaciones diferentes, a


partir de más de 500 materias primas distintas.

Sin un programa adecuado donde el orden y la limpieza sean prioritarios, el


resultado del proceso de fabricación de los esmaltes sería desastroso. El
programa de las "5S" es una herramienta indispensable para asegurar la calidad
de los productos fabricados en este proceso.

Algunos aspectos a tener en cuenta del proceso productivo:

 Los distintos tipos de materias primas deben mantenerse almacenadas


según propiedades físicoquímicas similares, no es aconsejable que las
incompatibles estén próximas unas a otras.
 Las materias primas se transportan con autoelevadores a las balanzas de
carga, donde se dosifican en recipientes de acero, según distintas
formulaciones.
Luego se introducen en el interior de los molinos para su molienda.
 Los esmaltes se originan por molienda de una mezcla de estas materias
primas más la dosificación de agua.
Una vez controladas las principales propiedades físicas de los esmaltes:
densidad, granulometría, viscosidad, éstos se descargan utilizando
mangueras, bombas, a piletas de almacenamiento con agitación.
Luego de las piletas se almacenan en bidones, los cuales son
transportados a las líneas de esmaltado donde son utilizados para fabricar
los productos finales.
 En todas las etapas del proceso, se debe evitar que un esmalte se mezcle
con otro, pues la contaminación originará defectos en el producto final,
desmejorando el brillo, el color, la resistencia al desgaste y otras
propiedades físico-químicas.
.

En todos los casos, se siguieron las siguientes premisas:

 Se implementaron Planes de Capacitación previa a todos los integrantes de


cada grupo de trabajo sobre las 5s y los aspectos mencionados a
continuación.
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 Se comenzó por áreas piloto, y aplicando las tres primeras "S" (SEIRI,
SEITON Y SEISON).
 Cada grupo de Mejora Continua se constituyó con un líder, un facilitador,
registrándose en planillas las conclusiones de cada reunión.
 En cada caso, se fijaron los límites del área donde se aplicaría el Plan de
las "5S".
 Se utilizaron gran cantidad de fotografías del estado inicial de cada
proceso, para poder compararlas con los estados sucesivos.
 Se ejecutó una Campaña de tarjetas rojas.
 Se realizaron evaluaciones de la evolución de las tareas de cada Grupo
de Mejora Continua: comparando estado inicial, estados intermedios y
situación final con la ayuda de las fotografías de la opinión de los operarios
y responsables y el análisis de la comparación de los objetivos fijados y los
alcanzados.

La aplicación de la campaña 5 “S” en los siguientes aspectos:

 Ordenamiento del depósito de insumos.


 Optimización del proceso de molienda, para evitar contaminaciones y/ó
pérdidas.
 Mejoras en la identificación de los esmaltes almacenados en piletas y en
recipientes.
 Organización de la sala de recipientes con esmaltes sobrantes de
producción anterior.
 Organización de los archivos de:
a) Muestras de materia prima.
b) Esmalte molido, para ser utilizados como patrones.
c) Registros de cada molienda
d) Placas esmaltadas (control de calidad de cada molienda realizada).

 Actividades de Mejoramiento de la sala para los refrigerios: pintura,


ventilación, iluminación, etc.
 Instalación de varios Sets de limpieza, seguridad y primeros auxilios
A través de la implementación de un Programa de las "5S" se alcanzaron
importantísimos logros:

 Se eliminaron los materiales obsoletos: herramientas, bidones rotos,


vibrotamices sin uso, mangueras averiadas, etc.
 Se realizó un ordenamiento adecuado de los insumos según sus
características, en sectores diferentes del depósito: vidriados, pigmentos,
micronizados, arcillas y caolines.

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 Se pintaron las máquinas y los equipos, según Normas: molinos de


color naranja; cañerías de agua de color celeste, cañerías de aire de color
verde, cañerías de gas de color amarillo, columnas de amarillo y negro.
 Se demarcaron las sendas de circulación y los lugares para la
ubicación de herramientas, autoelevadores, matafuegos, elementos de
seguridad, elementos de primeros auxilios, elementos para limpieza.
 Se eliminaron animales roedores, palomas, perros, gatos.
 Se redujeron las pérdidas de aceites en los autoelevadores, agitadores de
piletas, bidones y derrames de aditivos oleosos.
 Se mejoró notablemente en la limpieza y el ordenamiento de escritorios,
recipientes para recoger la basura, cabinas de esmaltado para el control de
calidad y canales de recolección de aguas de lavado.
 Se logó el trabajo en equipo, destacándose la participación de todo el
personal, el enriquecimiento mutuo, el trabajo solidario con compromiso e
involucramiento de todos.
 Se confeccionaron Normas y Prácticas Operativas (estándares),
referentes al Mantenimiento del Orden y la Pulcritud, a partir de la Política
de la Calidad de la Empresa, punto de partida del Sistema de Calidad.
 Se minimizó la contratación de personal para realizar exclusivamente
tareas de ordenamiento y limpieza.
Habiendo adquirido cada operario conocimientos sobre actividades de
limpieza, orden, mantenimiento y mejora de su puesto de trabajo cada
día. “Filosofía de las 5 s”.
Conclusión:

La implantación de las 5s en cualquier ámbito implica la aplicación de una


metodología de trabajo constante, día a día y no una actividad de orden y
limpieza de un solo día, con el objetivo de lograr mayor eficiencia y calidad en los
productos como así también mayor eficiencia en los recursos productivos.
Logrando mayor economía mejor ambiente de trabajo y salud del trabajador.

Además la capacitación constante y la busca de la mejora continua permiten a las


personas mejorar su educación y lograr autodiciplina.

Bibliografía:

 Cura, Hugo Máximo. “Las "cinco S": Una filosofía de trabajo, una filosofía
de vida” Congreso de Productividad Empresarial 2003
 Instituto Politécnico Nacional. Secretaría de Extensión e Integración Social
Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial
(UPDCE). Departamento de Gestión de la Calidad y Normalización.
Metodología de las 5´S. Mayo 2013

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 UAN Sistema Administrativo de Calidad, Manual de 5S, para el personal de


la Universidad Autónoma de Nayarit. Noviembre 2010.
 Corporación Autónoma Regional de Santander. Manual de implementación
programa 5s, oficina de control interno año 2004.

Anexos

Indicadores de la implementación del programa 5 “S” caso planta de Esmalte:

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