Conta Antología Sistemas de Infromación III

Universidad
Americana de Comercio e Informatica

«La universidad del Éxito»
Sistemas de
Información
Universidad Americana de comercio e Informática Software de aplicaciones
Excel
En este curso Intermedio de Excel aprenderemos más de 30 funciones. Todos los

Módulos hacen referencia a un archivo Excel que se encuentra en la carpeta “Archivos
base” que nos permitirán poner en práctica lo aprendido.
Nota: No importa qué versión de Excel se tenga igualmente será útil. Las funciones
son las mismas, lo que cambia (muy poco) es el diseño del entorno de Excel.
Introducción
Este curso está dividido en 2 partes.
En la primera ampliaremos nuestro repertorio de funciones. Nuestro objetivo ha de ser

el de dominar las más importantes y recurrentes. Veremos:
- Funciones lógicas
o SI
o SI ANIDADA
o O
o Y
- Funciones de texto
o DERECHA
o IZQUIERDA
o EXTRAE
o CONCATENAR
o SUSTITUIR
o NOMPROPIO
o MAYUSC
o MINUSC
o ESPACIOS
- Funciones estadísticas y matemáticas,

o SUMAR.SI
o CONTAR.SI
o PROMEDIO.SI
o K.ESIMO.MENOR
o K.ESIMO.MAYOR
o SUMAPRODUCTO
o SUMAR.SI.CONJUNTO
o CONTAR.SI.CONJUNTO
o PROMEDIO.SI.CONJUNTO
- Funciones de referencia y búsqueda.

o BUSCARV
o BUSCARH
- Y Funciones de Fecha.
o HOY
o DIA
o MES
o AÑO
o FECHA
o DIAS.LAB
Aprenderemos más de 30 funciones. Dentro de las más importantes, la función:
En la segunda parte nos centraremos en las bases de datos y obtener reportes de

ellas.
- Aprenderemos a trabajar con tablas,

- aplicar formatos condicionales y a
- filtrar datos.
Finalmente, y para que tengamos una idea general de lo que Excel es capaz,
terminaremos con una introducción a Tablas dinámicas y a las macros.
Índice
Excel .......................................................................................................................... III

Introducción ................................................................................................................ IV
Índice .......................................................................................................................... VI
1 Pruebas lógicas y operadores de comparación ................................................... 9
1.1 ¿Qué es un valor lógico? ............................................................................... 9
1.2 ¿Qué es una prueba lógica? .......................................................................... 9
1.3 Operadores de comparación .......................................................................... 9
1.3.1 Ejemplo 1: Comparación numérica .......................................................... 9
1.3.2 Ejemplo 2: Comparación con texto ........................................................ 10
2 Función SI .......................................................................................................... 11
2.1 Argumentos .................................................................................................. 11
2.1.1 Ejemplo 1 ............................................................................................... 11
2.1.2 Ejemplo 2 ............................................................................................... 12
3 Función SI anidada ............................................................................................ 13
3.1 Descripción .................................................................................................. 13
3.1.1 Ejemplo 1 ............................................................................................... 13
3.1.2 Ejemplo 2 ............................................................................................... 14
4 Funciones lógicas O e Y .................................................................................... 15
4.1 Función Y ..................................................................................................... 15
4.2 Función O..................................................................................................... 15
4.2.1 Ejemplo 1 ............................................................................................... 16
4.2.2 Ejemplo 2 ............................................................................................... 17
5 Coincidencia exacta ........................................................................................... 18
5.1 BuscarV y BuscarH ...................................................................................... 18
5.1.1 Ejemplo 1 ............................................................................................... 19
5.1.2 Ejemplo 2 ............................................................................................... 19
6 Coincidencia aproximada ................................................................................... 21
6.1 Introducción .................................................................................................. 21
6.1.1 Ejemplo 1 ............................................................................................... 21
6.1.2 Ejemplo 2 ............................................................................................... 21

6.2 Puntos importantes ...................................................................................... 22
7 Sumar.si, contar.si y promedio.si ....................................................................... 24
7.1.1 Ejemplo 1 ............................................................................................... 24
7.2 Introducción .................................................................................................. 24
7.2.1 Ejemplo 2 ............................................................................................... 24
7.2.2 Ejemplo 3 ............................................................................................... 25
7.2.3 Ejemplo 4 → sumar.si ............................................................................ 26
7.2.4 Ejemplo 5 → promedio.si ....................................................................... 26
8 Contar.si.conjunto y otras funciones .................................................................. 28
8.1 Introducción .................................................................................................. 28
8.1.1 Ejemplo 1 ............................................................................................... 28
8.1.2 Ejemplo 2 ............................................................................................... 29
8.1.3 Ejemplo 3 → promedio.si.conjunto ........................................................ 29
9 Funciones sumaproducto y k.esimo ................................................................... 31
9.1 Suma.producto ............................................................................................. 31
9.1.1 Ejemplo 1 ............................................................................................... 31
9.1.2 Ejemplo 2 ............................................................................................... 32
9.1.3 Ejemplo 3 ............................................................................................... 32
9.1.4 Ejemplo 4 ............................................................................................... 33
9.1.5 Ejemplo 5 ............................................................................................... 33
10 Funciones de texto 1 ....................................................................................... 35
10.1 Concatenar ............................................................................................... 35
10.1.1 Ejemplo 1 ........................................................................................... 35
10.2 Derecha, izquierda .................................................................................... 35
10.2.1 Ejemplo 2 ........................................................................................... 35
10.3 Función sustituir ........................................................................................ 37
10.3.1 Ejemplo 3 ........................................................................................... 37
11 Funciones de texto 2 ....................................................................................... 38
11.1 Introducción .............................................................................................. 38
11.1.1 Ejemplo 1 ........................................................................................... 38
12 Funciones de fecha ......................................................................................... 41

12.1 Hoy ........................................................................................................... 41
12.1.1 Ejemplo 1 ........................................................................................... 41
12.2 Día, mes y años ........................................................................................ 41
12.2.1 Ejemplo 2 ........................................................................................... 42
12.3 Fecha ........................................................................................................ 42
12.3.1 Ejemplo 3 ........................................................................................... 42
12.3.2 Ejemplo 4 ........................................................................................... 42
12.3.3 Ejemplo 5 ........................................................................................... 43
13 Validación de datos en Excel........................................................................... 44
13.1 Introducción .............................................................................................. 44
13.1.1 Ejemplo .............................................................................................. 44
13.2 Validación tipo lista ................................................................................... 46
13.2.1 Ejemplo 2 ........................................................................................... 46
14 Formatos condicionales ................................................................................... 47
14.1 Introducción .............................................................................................. 47
14.1.1 Ejemplo 1 ........................................................................................... 47
14.1.2 Ejemplo 2 → barra de datos ............................................................... 48
15 Filtrar datos...................................................................................................... 50
15.1 Introducción .............................................................................................. 50
15.1.1 Ejemplo .............................................................................................. 50
16 Función Subtotales .......................................................................................... 53
16.1 Introducción .............................................................................................. 53
16.1.1 Ejemplo 1 ........................................................................................... 53
16.1.2 Ejemplo 2 ........................................................................................... 54
17 Formato de tablas............................................................................................ 56
18 Tablas dinámicas: Introducción ....................................................................... 59
18.1.1 Ejemplo .............................................................................................. 59
1 Pruebas lógicas y operadores de comparación
Algunas de las funciones más importantes en Excel trabajan con valores lógicos,
pruebas lógicas y operadores de comparación.
1.1 ¿Qué es un valor lógico?
Es una variable que toma sólo 2 posibles valores: Verdadero o Falso. Tan simple como
eso.
1.2 ¿Qué es una prueba lógica?
Es una pregunta que se responde con un valor lógico. Por ejemplo:
- Prueba lógica: ¿Es esta persona un médico?

- Valor lógico: Sí., es decir, se responde con un valor lógico (Verdadero)
- Prueba lógica: ¿El médico es mayor a 100 años?

- Valor lógico: No., La respuesta es Falso
1.3 Operadores de comparación
Existen 6 tipos de operadores de comparación que nos servirán para realizar pruebas
lógicas:
Mayor que > Mayor o igual que >= Igual =
Menor que < Menor o igual que <= Distinto <>
1.3.1 Ejemplo 1: Comparación numérica
- Abrir archivo de Excel → clase 2
9
En esta tabla vemos 10 mediciones de peso de objetos

similares:
• Primero queremos saber cuáles de ellos son

menores de 23 gramos
Utilizamos la siguiente fórmula:
= C2 < 23
Como podemos observar, Excel entrega un valor

lógico para cada prueba lógica.
Ejercicio: Completar la tabla
Debemos tomar en cuenta que siempre que hagamos comparaciones con mayor igual
o menor igual, el signo mayor o menor va siempre antes que el signo igual. De lo
contrario dará un error.
1.3.2 Ejemplo 2: Comparación con texto
También podemos utilizar los operadores para textos
• Mostrar quiénes de esta lista tiene el nombre de “Ana”.
• Mostrar que celdas de nuestra lista están vacías.
Para representar un texto vacío, se escriben

solamente dos comillas seguidas: “”
10
2 Función SI
En la clase anterior revisamos los valores lógicos, las pruebas lógicas y los operadores
de comparación. Ahora los aplicaremos en la función SI. Veamos dos ejemplos en
donde esta función nos va a ser útil.
2.1 Argumentos
La función SI tiene 3 argumentos:

• Prueba lógica: En este caso, si la edad de la
persona es mayor o igual a 18
• Valor_si_verdadero: Mostrará este valor si la
prueba lógica es verdadera: en nuestro ejemplo
será ADULTO
• Valor_si_falso: Mostrará este valor si la
prueba lógica es falsa: en neustro ejemplo será
FALSO
2.1.1 Ejemplo 1
- Abrir archivo de Excel → Clase 3
Si(edad >= 18, “ADULTO”, “JUVENIL”)
En este ejemplo en particular los datos

que me arroja Excel son textos: ADULTO
y JUVENIL pero pueden ser valores
numéricos o lógicos.
11
2.1.2 Ejemplo 2
Una contratista necesita calcular el presupuesto para

pintar una muralla de 40 metros cuadrados. Tiene la
siguiente escala de precios:
• Si la superficie es menor a 100m2 cobrará $45 * m2

• Si la superficie es mayor o igual a 100m2 cobrará $40
Imaginemos que la primera muralla será de

40m2:
Debemos tener en cuenta que la función SI permite cambiar el contenido de una celda
pero no su formato. Si quisiéramos cambiar el formato, como por ejemplo el color del
relleno, entonces la herramienta que deberemos utilizar se llama Formato Condicional.
12
3 Función SI anidada
3.1 Descripción
Existe un concepto fundamental a la hora de resolver problemas más complejos en

Excel. Es el concepto de anidar una función.
Anidar una función implica:
• Utilizar una función como argumento dentro de otra función
= función1( función2 () )
= si( si() )
3.1.1 Ejemplo 1
• Obtener el monto de descuento

para cada una de las siguientes
6 compras.
• La política de descuento se
basa en la cantidad vendida:
o Si la cantidad vendida es menor a 10 no se le aplicará descuento → 0%

o Si es mayor o igual a 10, pero menor a 20 se le aplicará un 5% de
descuento
o Si la cantidad es mayor o igual a 20 unidades el descuento es de un 10%
En este ejemplo tengo tres opciones, sin embargo la función SI sólo permite 2
funciones en sus argumentos: el valor si la forma lógica es verdadera o si es falsa.
La forma de resolverlo es anidando la función SI
La idea es la siguiente:
• Parto con la función SI

• Prueba lógica: cantidad < 10
13
• Si es verdadero: 0%
• Si es falso: Quiere decir que la cantidad vendida es mayor o igual a 10
unidades, por lo que deberemos decidir entre las dos opciones restantes: si es
menor o igual a 20 o si es mayor a 20; como son dos opciones, podemos recurrir
a otra función SI
• Si anidada
• Prueba lógica: cantidad > 20
• si es verdadero: 5%
• Si es falso: 10%
3.1.2 Ejemplo 2
Rellenar la columna: número de región de la siguiente manera:
• Si la venta es de la sucursal norte →

escribir el número 1
• Si es del centro → el número 2
• Si es del sur → el número 3
• Si es costa → con el número 4
Como tenemos 4 opciones, vamos a

requerir 3 funciones SI anidadas.
En resumen: anidar una función es usar una función dentro de otra función. Pueden
ser funciones distintas o iguales como en los ejemplos que hemos realizado.
14
4 Funciones lógicas O e Y
Las funciones O e Y son funciones que evalúan una prueba lógica y devuelven como
resultado los valores lógicos: Verdadero o Falso
4.1 Función Y
- Devuelve verdadero si todas las pruebas lógicas se cumplen
-
- Basta que una no se cumpla para que la función Y entregue como resultado,
el valor lógico Falso
4.2 Función O
- Devuelve verdadero si al menos una prueba lógica se cumple
- La única forma en que la Función O devuelva Falso es que todas las pruebas
lógicas no se cumplan.
15
4.2.1 Ejemplo 1
En nuestra tabla tenemos una lista de los socios de un club que muestra los montos
donados y la cantidad de años que llevan como socios, entonces
• Enviar un email a todos aquellos

socios que hayan donado más de
$2000 y que, además tengan 5 o
más años de antigüedad (>=5)
• Deben cumplirse ambas
condiciones para que el resultado
el correcto.
• Utilizamos la función Y
• El primer argumento es la prueba
lógica → que haya donado más de
$2000 a la fecha
• El segundo argumento es que los
años como socio sean 5 o más
Ahora, en vez de mostrar Verdadero que muestre Enviar email y en caso que no sea
verdadero No enviar email
• Para hacerlo se utiliza

la función SI como
sigue:
16
4.2.2 Ejemplo 2
Supongamos que se ha decidido cambiar el criterio:
• Se enviará un email en caso de que se cumpla al menos una de las siguientes

condiciones:
o Que el socio haya donado más de $2000
o O que el socio tenga 5 o más años de antigüedad
• Aquí basta que al menos una de las condiciones se cumpla para que el
resultado sea verdadero.
La función O es menos restrictiva que la función Y por lo mismo obtuvimos más socios
que cumplen con este criterio
Ahora lo mostramos el texto Enviar email o no enviar email
17
5 Coincidencia exacta
5.1 BuscarV y BuscarH
Por su gran utilidad, las funciones buscarv y buscarh son ampliamente utilizadas
cuando se trabaja con bases de datos
EN el siguiente ejemplo tenemos productos de un supermercado en el que todos tienen

un código único. Cada dato tiene distintas variables como:
- Tipo de producto
- Categoría a la que pertenece
- El precio
- En qué pasillo se encuentran ubicados
Si quisiéramos saber en qué pasillo se encuentra el producto ei192 que corresponde

a 1kg. De manzanas tendríamos que buscar el código y luego desplazarnos hasta la
columna pasillo
Las funciones buscarv y buscarh permiten automatizar la búsqueda. La diferencia

entre ambas es que:
- Buscav lo hace verticalmente

- Buscarh lo hace horizontalmente
18
5.1.1 Ejemplo 1
Esta función tiene 4 argumentos
• El dato que queremos buscar. En este caso es el código del producto

• El rango de los datos donde vamos a buscar el código y el número de pasillo
o Es importante tomar en cuenta que l variable que queremos buscar (el
código) deberá estar en la primera columna de los datos seleccionados
• El número de la columna de la variable que queremos que Excel nos devuelva.
Como queremos que nos devuelva el número del pasillo, esa columna
pertenece a la 5ta de los datos seleccionados
• El último argumento toma el valor verdadero o falso dependiendo si estamos
haciendo una coincidencia exacta o aproximada
o Coincidencia exacta: se aplica cuando cada elemento tiene un valor
distinto al otro. En nuestra tabla cada producto tiene un código único, por
lo que nuestra opción sería coincidencia exacta.
5.1.2 Ejemplo 2
Queremos encontrar la categoría de un producto al digitar su código.
Tenemos las mismas variables del ejemplo anterior pero ordenados en filas en vez de
columnas. Los códigos están horizontalmente dispuestos.
19
Argumentos de buscar:
• El código del producto

• La matriz de los datos. Como aquí las variables están en filas, los códigos deben
estar en la primera fila de la selección
• Número de la fila de la variable que queremos que nos entregue. EN nuestro
ejemplo queremos que nos devuelva la categoría de nuestro producto que está
en la tercera fila.
• Búsqueda exacta
20
6 Coincidencia aproximada
6.1 Introducción
Ya sabemos realizar búsquedas exactas, pero, qué sucede cuando buscamos un valor
cercano al dato pero que no es exactamente igual. Aquí es en donde utilizamos la
coincidencia aproximada.
6.1.1 Ejemplo 1
Tenemos una tabla de descuentos de un producto
• Si la venta en menor a 500 unidades no se le aplicará descuento

• De 500 a 999 unidades se le aplicará un 55 de descuento
• Entre 1000 y 1999 se le aplicará un 7% de descuento
• Entre 2000 y 4999se le aplicará un 10% de descuento
• Para 5000 o más unidades se le aplicará un 15% de descuento
Si quisiéramos saber qué porcentaje de descuento tiene una venta de 1500 unidades,
debemos utilizar la función buscarv con coincidencia aproximada
6.1.2 Ejemplo 2
Si mis variables están grupadas en filas, usaríamos la función buscarh
21
6.2 Puntos importantes
• Cuando se utilice coincidencia aproximada los datos deben estar ordenados de

forma ascendente, es decir, de menor a mayor
• La función siempre encontrará el valor igual o inferior al que se hace

referencia.
o En nuestro ejemplo, si colocamos 500 unidades, tomará el 5% de
descuento.
o Pero si coloco 499 no aplicará ningún descuento En este sentido no es

una aproximación al valor más cercano, sino a la escala inmediatamente
inferior.
22
• Si Excel no encuentra una escala inmediatamente inferior dará un error. Por

ejemplo, si eliminamos la primera fila de nuestra tabla, vemos que Excel nos
indica que no encuentra ese valor aproximado
• De aquí la importancia de incluir todos los rangos posibles en la tabla
23
7 Sumar.si, contar.si y promedio.si
7.1.1 Ejemplo 1
- Abrir el archivo de Excel → clase 8
En este ejemplo tenemos una serie de transacciones de diferentes sucursales de una

compañía.
• Para saber el número de transacciones de la sucursal de Santiago, utilizaremos

la función contar.si
• Argumentos:
o El rango del criterio. Como el criterio se basa en la sucursal, se
selecciona la columna sucursal
o El criterio es que sea “Santiago”
7.2 Introducción
Estas funciones tienen en común lo siguiente:
• Realizan una operación matemática, ya sea sumar, contar o promediar un grupo

de datos que cumplan con una condición
7.2.1 Ejemplo 2
En este ejemplo utilizaremos una celda para seleccionar la sucursal
24
• El rango es el mismo
• El requisito es que sea Santiago
• Ahora podemos cambiar el nombre de la sucursal directamente en la celda para

obtener la cantidad de transacciones
7.2.2 Ejemplo 3
Queremos obtener la cantidad de transacciones menores a $10,000
Cunado utilizamos operadores de comparación en las funciones contar.si, sumar.si

y promedio.si debemos siempre colocarlas entre comillas
• El rango es el monto de venta

• La restricción, que debe ir entre comillas, a de ser menor a 10,000
25
Las funciones sumar.si y promedio.si se diferencian de la función contar.si en que

tienen un tercer argumento: los datos numéricos que quiero sumar y obtener el
promedio.
7.2.3 Ejemplo 4 → sumar.si
Obtener las ventas totales de la sucursal Valparaiso. La función a utilizar es sumar.si.

argumentos:
• El rango del criterio. Como se quiere restringir según la sucursal, seleccionamos

la columna sucursal
• El criterio es Valparaiso
• Los datos que se quieren sumar es decir, al columna que contiene el monto de
cada transacción}
7.2.4 Ejemplo 5 → promedio.si
Esta función funciona igual a la anterior.
Para obtener el promedio de ventas de la sucursal Buenos Aires
• Seleccionamos el rango del criterio

• El criterio, que es la sucursal
• El rango de los datos a obtener el promedio
26
Un punto importante a tener en cuenta: estas funciones sólo se usan para una
restricción. Para incorporar más restricciones. Se deben usar las funciones
sumar.si.conjunto, contar.si.conjunto y promedio.si.conjunto
27
8 Contar.si.conjunto y otras funciones
8.1 Introducción
Ahora veremos las funciones sumar.si.conjunto, contar.si.conjunto y

promedio.si.conjunto la diferencia con las funciones sumar.si, contar.si y
promedio.si está en que, con estas nuevas funciones podemos aplicar más de una
restricción a la vez.
8.1.1 Ejemplo 1
- Abrir archivo de Excel → clase 9
En la tabla tenemos distintas transacciones con su fecha, la sucursal y el monto.
• Para saber la cantidad de transacciones mayores a $10,000 ocurridas el 15 de

septiembre del 2015, usaremos la función contar.si.conjunto
o El primer criterio es que las ventas sean mayores a $10,000, por lo que
seleccionamos la columna del monto de venta y escribimos, entre
comillas, el criterio, que sea mayor a 10,000
o Luego, seleccionamos la columna del segundo criterio, que es la fecha y
escribimos el criterio entre comillas “15-09-2015”
28
8.1.2 Ejemplo 2
Calcular el total de ventas de la sucursal Valparaiso para el 16 de septiembre del 2015.

Como es el total, utilizaremos la función sumar.si.conjunto
Hay que tener cuidado ya que las funciones sumar.si.conjunto y

promedio.si.conjunto el rango a sumar o promediar va primero. En cambio en las
funciones sumar.si y promedio.si van al final..
• Entonces, primero selecciono el rango que queremos sumar, es decir, el monto

de las ventas
• Luego seleccionamos el rango del primer criterio, que es la sucursal y
escribimos entre comillas el criterio “Valparaiso”
• Luego el rango del segundo criterio, que corresponde a la fecha escribiendo el
segundo criterio entre comillas
8.1.3 Ejemplo 3 → promedio.si.conjunto
Obtener el promedio de las ventas para la sucursal e Miami entre los días 14 y 15 de
septiembre
Criterios
• El rango que queremos obtener el promedio es el monto de las ventas

• El rango del primer criterio es la sucursal
• El criterio sería “Miami”
• El rango del segundo criterio es la fecha
29
• El criterio sería “>=14-9-2015”

• Seleccionamos el rango de tercer criterio que sería nuevamente la fecha
• El criterio es que sea “<= 15-9-2015”
• Así obtenemos el total de ventas de Miami entre el 14 y el 15 de septiembre del
2015
30
9 Funciones sumaproducto y k.esimo
En esta clase exploraremos tres funciones
• Sumaproducto
• K.esimo.menor
• K.esimo.mayor
Son funciones útiles para instructores o profesores para calificar a los alumnos.
9.1 Suma.producto
Como su nombre lo indica, suma la multiplicación entre dos o más series
9.1.1 Ejemplo 1
• Abrimos el archivo de Excel → clase 10
En nuestro primer ejemplo, tenemos una tabla con 4 calificaciones realizadas a un

alumno con sus ponderadores y su calificación que va del 1 al 5.
Para obtener la calificación final del alumno, debemos multiplicar cada ponderador con
cada calificación y luego sumarlos. Esto se puede hacer uno por uno pero tomaría
mucho tiempo. Utilizaremos la función suma.producto
• Primer argumento: Selecciono lo valores de los ponderadores

• Luego las calificaciones
Así obtengo el promedio final
31
Hay que tomar en cuenta que los valores a multiplicar deberán estar todos en filas o
todos en columnas. En este ejemplo, tanto los ponderadores y las calificaciones están
en columnas. Si uno estuviera en columna y otro en fila arrojaría error
9.1.2 Ejemplo 2
Tenemos un cuso de 10 alumnos que tienen 6 evaluaciones que representan el 100%

de la nota final.
• Debajo de cada evaluación está el ponderador

• Tanto las calificaciones como las notas están en filas, por lo que puedo usar la
función sumaproducto
• Selecciono los ponderadores y los fijo pulsando la tecla f4
• Luego selecciono las filas con las notas del primer alumno
9.1.3 Ejemplo 3
A función k.esimo.menor obtiene el enésimo menor número de una serie
32
Tenemos una tabla con un conjunto de datos del cual queremos obtener el tercer
menor número de todos, para ello
• Escribo la función k.esimo.menor

• Luego, selecciono el rango de los datos
• Como quiero obtener el tercer número más pequeño, escribimos el 3
9.1.4 Ejemplo 4
La función k.esimo.mayor funciona de la misma forma
• Si queremos obtener el quinto número más alto
9.1.5 Ejemplo 5
En este ejemplo tenemos 5 controles para una serie de alumnos y
• queremos obtener el promedio de los controles

• pero se deben eliminar las dos peores notas
para sacar el promedio debemos:
33
• obtener la suma de los controles

• restarle los dos peores y
• dividir entre 3
34
10 Funciones de texto 1
Ahora exploraremos 5 funciones de texto
• Concatenar
• Derecha-izquierda
• Extraer
• Sustituir
10.1 Concatenar
Esta función junta dos o más textos
10.1.1 Ejemplo 1
• Abrir archivo de Excel → clase 11
En nuestro ejemplo tenemos una tabla con nombres y apellidos en dos columnas.
Para poder juntarlos en una sola celda utilizaremos la función concatenar
Cada argumento es un texto
• El primero es el nombre
• El segundo es un espacio que deberá ir entre comillas ya que el espacio es un
carácter
• El tercero es el apellido
10.2 Derecha, izquierda
Ambas funciones funcionan de la misma manera. Extraen una cantidad de caracteres

comenzando por la derecha o por la izquierda de un texto
10.2.1 Ejemplo 2
tenemos una serie de códigos compuestos por:
35
• Una serie de números

• Un guion
• Tres letras
• Otro guion
• Termina con un número
Para obtener los números que están a la izquierda, debemos utilizar la función
izquierda
- El primer argumento es el texto

- El segundo es la cantidad de caracteres que se quiere extraer. En nuestro
caso, 2
- El segundo argumento, si no se pone tomará el valor de 1
Para obtener los números que están a la izquierda, debemos utilizar la función
derecha
La función extraer es similar a las funcione derecha e izquierda pero es más flexible
ya que con ella puedo extraer cualquier cantidad de caracteres desde cualquier parte
de un texto, lo único que necesitamos decirle es desde qué parte del texto empezar y
cuántos caracteres extraer.
Si queremos extraer las tres letras centrales
36
• El primer argumento es el código

• El segundo el número de carácter a partir del cual se comenzará a extraer
• El tercero es la cantidad de caracteres a extraer
10.3 Función sustituir
Nos permite cambiar una parte de un texto por otra
10.3.1 Ejemplo 3
Cambiemos los guiones por una barra inclinada
• El primer argumento es el texto al que aplicaremos la sustitución

• El segundo es el texto original a sustituir, en nuestro caso el guion
• El tercero es el nuevo texto, que sería la barra inclinada
37
11 Funciones de texto 2
11.1 Introducción
Vamos a ver 4 nuevas funciones de texto que sirven cuando se trabaja con listas de
nombres y son:
• Mayusc
• Minusc
• Nompropio
• Expacios
11.1.1 Ejemplo 1
Tenemos una tabla que contiene nombres, apellidos y actividades de un grupo de

trabajadores
• Vemos que la forma en qué están escritos los textos es dispar

o Algunos encabezados tienen letras minúsculas
o Otros mayúsculas
o Los nombres tampoco siguen el formato de nombre propio, es decir, que
inicien con mayúsculas y continúen en minúsculas
o Además, hay espacios de más en los textos por ejemplo, el nombre
pedro parece estar bien escrito pero, si vamos a la barra de fórmulas nos
percataremos que tiene espacios de más
Los espacios pueden traer problemas al momento de utilizar otras
funciones y en el uso de tablas dinámicas…
38
Vamos a corregir esta tabla utilizando estas cuatro funciones de texto utilizando la
técnica de columnas auxiliares la cual consiste en trabajar fuera de la tabla misma para
realizar cálculos intermedios
• La primera función a usar es mayusc que deja un texto en mayúsculas

o Lo aplicaremos a los encabezados para que destaquen
• La segunda función a usar será minusc

o Dejaré la actividad de los empleados dejándolos a todos en minúsculas
• Ahora usamos la función nompropio que permitirá dejar en mayúsculas la letra

inicial y el resto inicial en minúsculas
o Lo aplicamos a los nombres y apellidos de los empleados
39
• Ahora quitamos los espacios con la función espacios que aplicaremos en otras
columnas auxiliares
• Copiamos los datos y los pegamos con la opción de pegar sólo los valores
para mantener el formato original de la tabla y no copiará las formulas
40
12 Funciones de fecha
Ahora veremos 5 funciones de fecha
• Hoy
• Día
• Mes
• Año
• Fecha
12.1 Hoy
Entrega la fecha del día en que estamos y es de las pocas funciones que no requieren
argumentos pero toda función, tenga o no argumentos, debe incluir paréntesis
12.1.1 Ejemplo 1
12.2 Día, mes y años
Nos entrega el día, el mes y el año de una fecha
41
12.2.1 Ejemplo 2
12.3 Fecha
Permite ingresar el año, mes y día y que Excel los transforme en una fecha
12.3.1 Ejemplo 3
12.3.2 Ejemplo 4
En la siguiente tabla tenemos un grupo de clientes suscriptores de una revista.
42
• Enviar un saludo a todos los que cumplan años en este mes, de lo contrario que
aparezca vacío
Lo que acabamos de comparar es la fecha en que nació el trabajador con la fecha del
computador.
12.3.3 Ejemplo 5
Supongamos que todos los que se suscribieron antes del 15 de noviembre del 2015
se les quiere enviar un suplemento gratis.
En la columna correspondiente deberá aparecer un si en caso de cumplirse o vacío

en caso contrario
Debemos de comparar dos fechas. Las fechas de suscripción están en celdas pero la
fecha 15 de noviembre del 2015 no lo está. Aquí utilizaré la función fecha
43
13 Validación de datos en Excel
13.1 Introducción
La validación de datos en Excel permite minimizar la posibilidad de cometer errores al

ingresar datos a nuestra planilla.
13.1.1 Ejemplo
En la siguiente tabla tenemos compras hechas por una empresa a sus proveedores.
• Tenemos el número de transacción

• El cliente
• El monto
Queremos asegurarnos que, al momento de digitar el número de transacción, este sea

un entero entre el 1 y el 1000. Si por error ingresáramos un número decimal fuera de
ese rango, que Excel arroje una advertencia. De esto se trata la validación de datos
• Seleccionamos las celdas a las que queremos se aplique la validación

• En la pestaña datos seleccionamos validación de datos
• En configuración elegimos número entero: El valor mínimo 1, el máximo 1000
• En la pestaña mensaje de entrada podemos colgar un título y un mensaje que
aparecerá cada vez que seleccionemos esa celda
• En título escribimos celdas validadas y en mensaje de entrada ingresar
número entero entre 1 y 1000
44
• También puedo personalizar el mensaje de error

o Si elegimos detener no permitirá ingresar el dato si no cumple con la
condición
o Advertencia pregunta si quiero o no ingresar el dato en caso de que no
sea válido
o Información ingresa el dato aunque no sea válido
• Elegimos detener y personalizamos el título error y en mensaje no ingresaste
un entero entre 1 y 1000
Podemos validar muchos tipos de datos como fechas, textos y fórmulas

personalizadas
45
13.2 Validación tipo lista
Lo que hace es crear una lista desplegable en las celdas
13.2.1 Ejemplo 2
En la hoja 2 tenemos los datos de los clientes y los utilizaremos para llenar la columna
clientes en la hoja transacciones
• Primero selecciono las celdas que quiero validar

• En la pestaña validación de datos elijo lista
• En origen selecciono a los clientes
46
14 Formatos condicionales
14.1 Introducción
El formato condicional en Excel es una herramienta que permite resaltar celdas cada
vez que se cumple con una prueba lógica. Es muy parecida a la función si respecto a
que hay una condición pero la función si sólo permite aplicar fórmulas y valores. No es
capaz, por ejemplo, de cambiar el valor de una celda.
14.1.1 Ejemplo 1
En la siguiente tabla, queremos resaltar con color a aquellas ventas cuyos montos
sean mayor $200
• Primero seleccionamos la columna monto

• Pestaña inicio→ formato condicional → reglas para resaltar celdas → es mayor
que
• En la ventana que arroja escribimos → 200 → y elegimos un formato

personalizado
47
• En relleno: color azul → y la fuente: blanca

• Ahora ya podemos visualizar que montos son mayores a $200
Veamos otros tipos de reglas. Borramos los formatos recién aplicados → opción borrar
reglas
14.1.2 Ejemplo 2 → barra de datos
En el menú de formato condicional → barra de datos basta posicionarnos sobre un

ícono para tener una vista previa.
Este formato crea una barra dentro de la celda que me indica el valor en relación a los
demás datos.
48
También puedo seleccionar un formato que se llama → escala de color. Con este
aparecerá el relleno de la celda de color:
• Verde intenso para el dato más alto

• Rojo para el más bajo
• Con un degradado para valores intermedios
También podemos tener íconos conjunto de íconos el cual

puede funcionar como un semáforo
• Verde para el tercio superior de los datos

• Rojo para el tercio inferior
• Amarillo para el resto
En nuestra tabla, queremos dejar en fondo rojo y letras

blancas aquellos montos que son mayores de $300 y que a
su vez provengan de la región sur
• Selecciono nueva regla en el menú formato condicional

• Elegimos la opción utilice una fórmula
• lo importante es que la fórmula debe entregar un valor lógico→ verdadero o
falso
o en caso sea verdadero se aplicará el formato deseado
o Y(monto > 300, región = “Sur”
o debemos cambiar las referencias absolutas por relativas utilizando f4 de
esta forma Excel aplicará el formato a todas las celdas
49
15 Filtrar datos
15.1 Introducción
Filtrar es dejar visible sólo aquellos datos que cumplan cierta condición
15.1.1 Ejemplo
En la siguiente tabla tenemos varias transacciones ocurridas entre el 14 y 17 de

septiembre del 2015 en distintas sucursales de una empresa. Sólo queremos dejar
visible los datos de la sucursal de Sao Paulo
• Me posiciono en cualquier parte de la tabla

• Pestaña: datos → filtro
• Aparecen flechas en los encabezados de cada columna
• Como filtraremos por sucursal pulsamos → Sucursal
• Seleccionamos sólo Sao Paulo
• Para borrar el filtro pulsamos borra filtro
50
Otra forma de filtrar
• Botón derecho sobre la celda a filtrar → filtrar → filtrar por el valor de la celda
seleccionada
También se puede filtrar por reglas predeterminadas. Para mostrar aquellas

transacciones cuyo código comience con zo
• Aplico filtro
• En la columna código → filtro de texto → comienza por → escribo zo
51
También es posible filtrar por el color de una celda
Supongamos que queremos revisar ciertos montos que no nos cuadran.
• Los marco con un color de relleno. Amarillo por ejemplo

• Filtro → filtrar por color
Otra forma es con botón derecho:
52
16 Función Subtotales
16.1 Introducción
Ya hemos visto cómo filtrar datos. Ahora veremos la función subtotales.
Uno de los errores más comunes es utilizar directamente las funciones, suma,
promedio y otras para datos filtrados. Lo que puede ocasionar un error grave de
cálculo. Vamos a ver un ejemplo para entender qué es lo que sucede al aplicar
directamente estas funciones
16.1.1 Ejemplo 1
• En el total aplico la suma de las

ventas
• Luego el promedio
53
• Si filtramos los datos por cualquier sucursal, veremos que los datos no cambian
Al revisar la fórmula de la suma, puedo observar que las celdas consideradas son de
la e2 a al e21, es decir, todos los datos. Por lo que incluye los filtrados y los no filtrados.
Si lo que queremos es mostrar los cálculos sólo en base a lo que está visible.
Deberemos utilizar la función subtotales.
• Escribimos =subtotales
• El primer argumento corresponde al número de la función que vamos a aplicar.
En este caso es la suma. Si vemos, las funciones están repetidas. Por ejemplo,
la función suma tiene el 9 y el 109. Si se trata de trabajar con datos filtrados
ambas te sirven. La diferencia entre ambos sólo se aprecia en datos no filtrados
16.1.2 Ejemplo 2
• En nuestra tabla utilizamos la función subtotales con el argumento 9

• Seleccionamos el rango de los costos
• La suma es: 5522
• Si ocultamos la 3ra y 4ta fila, la suma no cambia, sigue en 5522

• Si cambiamos el argumento por 109, vemos que la suma no considera las filas
ocultas y el monto total baja
54
Volvamos a nuestro ejemplo original
• Escribimos =subtotales
• Seleccionamos la suma, es decir, 9. En datos filtrados no hace la diferencia
entre el 9 y el 109. Da igual ya que siempre considerará los datos visibles
• El segundo argumento es el rango de la suma
Hacemos lo mismo para el promedio
• En este caso, el primer argumento es el 1 y seleccionamos el rango
55
17 Formato de tablas
Al dar formato de tabla a nuestros datos, requiere tener los datos con sus encabezados
• Seleccionamos cualquier dato de la tabla

• Inicio → dar formato como tabla
• Seleccionamos algún diseño de la tabla
• Vemos que los filtros de la tabla están activados. Podemos desactivarlos desde
la pestaña diseño que se activa al posicionarnos en la tabla. También podemos
dar diseño a nuestra tabla
o Tener filas con bandas o columnas con bandas

o También podemos incorporar una fila de totales. Lo interesante de esta
fila es que automáticamente asume la función subtotales que hemos
visto
Podemos elegir otras funciones
56
Si nos posicionamos en la esquina de la última celda, podremos expandir o contraer

la tabla
Una de las cualidades que tienen las tablas es que se adaptan automáticamente
• Si agrego la columna costo por unidad, automáticamente la tabla se expandirá

• Y escribimos la fórmula: el costo por unidad es el costo total dividido por las
unidades
• Observamos que la tabla ya no hace referencia a las celdas sino que al nombre
de la columna
• Al pulsar enter, automáticamente se rellena la columna correspondiente
57
Otra característica es que, si estoy posicionado dentro de la tabla y nos desplazamos

hacia abajo, los encabezados de columna cambian al nombre de los encabezados de
columna
También puedo crear segmentación de datos que es una forma gráfica y rápida de
filtrar
• Diseño → insertar segmentación de datos

• Elijo → categoría
Y ya podemos filtrar: por iluminación o pintura
58
18 Tablas dinámicas: Introducción
Aunque aprender en profundidad a usar tablas dinámicas puede tomar un curso entero
de Excel. Lo básico puede ser entendido y aplicado rápidamente.
Las tablas dinámicas sirven para resumir y agrupar datos. La idea es simplificar el
proceso sin la necesidad de aplicar funciones.
18.1.1 Ejemplo
Tenemos una base de datos de 200 películas y series de televisión que son vendidas
al público mediante descargas en Internet: el nombre, el año de lanzamiento, el tipo,
es decir, si son películas o series, el rating que corresponde a la calificación e la
película por parte de los clientes y la cantidad de descargas durante los últimos 12
meses
• En este ejemplo vamos a obtener el total de descargas por tipo de película

• Lo vamos a realizar a través de una tabla dinámica
o Primero: nos posicionamos en cualquier dato
o Pestaña: Insertar → tabla dinámica
o Elegimos la que no tiene el signo de interrogación ya que ofrece más
flexibilidad
o Decidimos si deseamos colocar la tabla en otra hoja o en la misma.
Elegimos en otra hoja
59
Nos crea una nueva hoja que nos muestra la ubicación de la tabla dinámica y los
campos (variables)
Como queremos obtener la cantidad total de descargas por tipo de película. Entonces
se que las descargas corresponden a los valores que queremos resumir
• Arrastro el campo descargas y lo dejo en valores

• Por defecto, a las variables numéricas se le aplica suma y a las variables de
texto cuenta
• Arrastramos el campo tipo al cuadrante filas
• Ya tenemos nuestra primera tabla
60
• También pudimos haber arrastrado tipo a columnas. Eso depende de cómo

uno quiere que se vea la tabla pero los valores son los mismo
Ahora, creamos una tabla que indique, por año de lanzamiento cuántas descargas
se han realizado
• deselecciono tipo y arrastro año de lanzamiento a filas
ahora, podríamos diferenciar, no sólo por año, sino por tipo: arrastramos tipo a
columnas
61
La tabla se leería así:
El año 1990 se descargaron un total de 595 películas o series de las cuales 447 son
películas y 148 son series de televisión
Ahora, queremos obtener el máximo de descargas y el promedio de rating por tipo de

película
• tipo lo dejamos en fila

• en valores arrastramos descargas
• vemos que en valores aparecen la suma de las descargas y no el máximo
• pulsamos la flecha → configuración de campo de valor
• Elegimos máximo
• Arrastramos rating y en configuración e campo de valor elegimos promedio
62
Ya tenemos una tabla dinámica con el máximo de descargas y el promedio de rating

por tipo de película
Podemos filtrar por año de lanzamiento
se crea una lista desplegable en la que podemos decidir qué años quiero mostrar y
calcular los valores, por ejemplo, el 2011
63
64

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Universidad

Americana de Comercio e Informatica

En este curso Intermedio de Excel aprenderemos más de 30 funciones. Todos los

Este curso está dividido en 2 partes.

En la primera ampliaremos nuestro repertorio de funciones. Nuestro objetivo ha de ser

- Funciones estadísticas y matemáticas,

- Funciones de referencia y búsqueda.

Aprenderemos más de 30 funciones. Dentro de las más importantes, la función:

En la segunda parte nos centraremos en las bases de datos y obtener reportes de

- Aprenderemos a trabajar con tablas,

Excel .......................................................................................................................... III

6.1.2 Ejemplo 2 ............................................................................................... 21

12 Funciones de fecha ......................................................................................... 41

1 Pruebas lógicas y operadores de comparación

1.1 ¿Qué es un valor lógico?

1.2 ¿Qué es una prueba lógica?

Es una pregunta que se responde con un valor lógico. Por ejemplo:

- Prueba lógica: ¿Es esta persona un médico?

- Prueba lógica: ¿El médico es mayor a 100 años?

1.3 Operadores de comparación

Mayor que > Mayor o igual que >= Igual =

Menor que < Menor o igual que <= Distinto <>

1.3.1 Ejemplo 1: Comparación numérica

- Abrir archivo de Excel → clase 2

En esta tabla vemos 10 mediciones de peso de objetos

• Primero queremos saber cuáles de ellos son

Utilizamos la siguiente fórmula:

Como podemos observar, Excel entrega un valor

Ejercicio: Completar la tabla

1.3.2 Ejemplo 2: Comparación con texto

También podemos utilizar los operadores para textos

• Mostrar quiénes de esta lista tiene el nombre de “Ana”.

• Mostrar que celdas de nuestra lista están vacías.

Para representar un texto vacío, se escriben

La función SI tiene 3 argumentos:

- Abrir archivo de Excel → Clase 3

Si(edad >= 18, “ADULTO”, “JUVENIL”)

En este ejemplo en particular los datos

Una contratista necesita calcular el presupuesto para

• Si la superficie es menor a 100m2 cobrará $45 * m2

Imaginemos que la primera muralla será de

Existe un concepto fundamental a la hora de resolver problemas más complejos en

Anidar una función implica:

• Utilizar una función como argumento dentro de otra función

- Abrir archivo de Excel → Clase 4

• Obtener el monto de descuento

o Si la cantidad vendida es menor a 10 no se le aplicará descuento → 0%

La forma de resolverlo es anidando la función SI

• Parto con la función SI

Rellenar la columna: número de región de la siguiente manera:

• Si la venta es de la sucursal norte →

Como tenemos 4 opciones, vamos a

- Devuelve verdadero si todas las pruebas lógicas se cumplen

- Devuelve verdadero si al menos una prueba lógica se cumple

- Abrir archivo de Excel → Clase 5

• Enviar un email a todos aquellos

• Para hacerlo se utiliza

Supongamos que se ha decidido cambiar el criterio:

• Se enviará un email en caso de que se cumpla al menos una de las siguientes

Ahora lo mostramos el texto Enviar email o no enviar email

5.1 BuscarV y BuscarH

EN el siguiente ejemplo tenemos productos de un supermercado en el que todos tienen

Si quisiéramos saber en qué pasillo se encuentra el producto ei192 que corresponde